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Ciclo passivo

Ordini

•  Dal punto di vista della ges4one magazzino (GM) rappresentano previsioni di uscite o entrate di materie prime, semilavora4 o prodo< fini4

•  Informazioni sull’ordine rilevan4 per GM sono: –  Cosa: codice materiale –  Quando: data di consegna/prelievo –  Quanto: quan4tà –  Dove (opzionale): magazzino, ubicazione –  Segno: + (entrata) -‐ (uscita)

•  Altre informazioni: cliente, fornitore, 4po trasporto, prezzo, scon4, iva, ecc...

Tipologie di ordini

•  Ordini clien4 (prevista uscita) •  Ordini fornitori (prevista entrata) •  Ordini di produzione (prevista uscita + prevista entrata)

•  Ordine di conto lavoro (terzista): analogo all’ordine di produzione

Ordine di produzione (o di lavoro)

•  Prevista entrata del codice prodoNo alla data di consegna)

•  Prevista uscita dei componen4 (consumo) alla data di consegna meno il lead 4me

StruNura informa4ca di un ordine

•  Un record di testata + n record di deNaglio •  Eventuali record aggiun4vi (es. note) •  Chiave testata: 4po, anno, numero

•  Chiave deNaglio: 4po, anno, numero, riga

Obie<vi

•  Funzioni base dei sistemi per il flusso passivo –  Definire le condizioni commerciali dei prodo< e contraNuali con

i fornitori –  Fornire i suppor4 informa4vi per le funzioni opera4ve

•  traNamento richieste d’acquisto, richieste d’offerte e ordini esecu4vi, ricezione materiali, faNurazione passiva, definizione sta4s4che commerciali di primo livello

•  Nei sistemi più evolu4 –  Gruppi d’acquisto e catene commerciali

–  Ordini aper4 –  Flussi complessi di controllo e validazione

Obie<vo del ciclo passivo •  Acquisizione e pagamento delle risorse necessarie all’azienda per produrre i prodo<

che vende

Le risorse includono:

-‐  Terreni, impian4 e macchinari -‐  Materiali per l’uso direNo nel processo produ<vo -‐  Materiali vari di produzione e non -‐  Utenze (eleNricità, acqua, telefono) -‐  Prestazioni di servizio (lavorazioni, consulenze tecniche, legali, audit) -‐  Affi<, leasing

•  A"vità: -‐ Analizzare il mercato di forniture -‐ Selezionare e qualificare i fornitori dell’azienda -‐ Acquistare i beni tecnici, i materiali ed i servizi -‐ Disporre il pagamento delle forniture -‐ Mantenere la contabilità dei debi4 verso i fornitori

•  Emissione e ges0one di ordini di materiali e servizi, ges0one e controllo delle consegne dei fornitori

StruNure di base

•  Anagrafiche commerciali dei fornitori e dei prodo< o servizi di acquisto

•  StruNure da4 che definiscono lis4ni e scon4 •  Documen4 di processo, che rappresentano i fenomeni transazionali complessi

Anagrafiche commerciali •  Fornitori

–  Di materiale, di lavorazioni, di traspor4, altri fornitori –  Riferimen4 commerciali, valuta e lingua, modalità di pagamento con

eventuali scon4 finanziari, coordinate bancarie, eventuale appartenenza a catene commerciali o gruppi d’acquisto, condizioni commerciali, parametri di classificazione per le analisi.

•  Prodo< di acquisto –  Codice e descrizione commerciale propria del fornitore, unità di

misura di acquisto, 4po di confezione/imballo richies4;aliquota IVA; documentazione commerciale/tecnica di supporto; parametri di classificazione per le analisi.…

•  C/lavoro –  Di livello, di fase

•  Traspor4 ed altri servizi

Anagrafiche commerciali •  Condizioni commerciali

–  Aree di intervento •  lis4ni, condizioni di scon4s4ca

•  Lis4ni di acquisto –  Tenere traccia evoluzione prezzi nel tempo –  Importazione lis4ni –  U4lizzo prezzi ul4mo ordine –  Lis4ni traspor4

•  zona di trasporto •  elemento caraNerizzante il prezzo, usualmente il peso o il volume

•  prezzo di riferimento •  soglia minima

Anagrafiche commerciali

•  Esempio di modello conceNuale per lis4no

Anagrafiche commerciali

•  Condizioni di scon4s4ca –  Soluzioni molto semplificate –  Sconto concordato per i singoli ar4coli o servizi del singolo fornitore

–  Possibilità di u4lizzare scon4 compos4 o scaglioni di sconto lega4 a quan4tà e valore dell’ar4colo/servizio ordina4

Processi di

acquisto

Documen4 di processo

•  Testa dei documen4 di processo –  Iden4ficazione documento

•  protocollo, data inserimento, data conferma, stato, causale –  Iden4ficazione fornitore

•  ragione sociale e indirizzo del fornitore, eventuali indirizzi aggiun4vi (per l’inoltro degli ordini, per i rappor4 con il deposito che consegnerà i materiali)

–  Condizioni commerciali •  valuta di riferimento, modalità di pagamento, prezzo e

sconto da u4lizzare –  Spedizione

•  4po di trasporto –  Da4 generali

•  4po di movimentazione logis4ca, 4po di movimentazione contabile e IVA, note descri<ve del documento.

Documen4 di processo •  Riga dei documen4 di processo

–  Iden4ficazione riga •  numero di riga, stato della riga, legami con righe documen4 origine e

des4nazione, 4pologia della riga –  Iden4ficazione prodoNo o servizio

•  codice e descrizione ar4colo/servizio, codice e descrizione del fornitore,unità di misura nel flusso acquis4 e nel flusso logis4co, con eventuale faNore di conversione

–  Spedizione •  data di consegna richiesta e prevista eventualmente scaglionate

–  Condizioni commerciali •  quan4tà ar4colo o servizio, prezzo, scon4s4ca, prezzo neNo

–  Logis4ca •  magazzino da movimentare ed eventuale 4pologia di movimento

–  Amministrazione •  aliquota IVA , nomenclatura combinata, contropar4ta contabile, competenze

contabili, centri di costo/ricavo loro valori –  Da4 generali

•  note ad uso del fornitore, tes4 aggiun4vi o ogge< collega4


•  Piede dei documen4 di processo – Da4 generali •  tes4 o ogge<

– Condizioni commerciali finali •  sconto complessivo e finanziario, spese aggiun4ve (trasporto, incasso, ecc.)

– Totalizzatori •  totale documento, totale imponibile e IVA, con eventuale castelleNo IVA, scadenze di pagamento

Procedure di base •  Procedure di flusso

–  Richieste d’acquisto –  Preven4vazione

•  spesso u4lizzato per gli acquis4 non ripe44vi o per le “prime forniture” •  richieste di offerte che vengono indirizzate a fornitori a<vi o potenziali

–  Emissione ordini •  selezione delle RDA •  validazione commerciale •  inoltro al fornitore può essere aNuato in più modalità •  altri flussi interessa4

–  produ<vi e logis4ci per conoscere la disponibilità dei materiali –  flusso vendite per pianificare le spedizioni –  flusso finanziario per conoscere le previsioni dei pagamen4

Procedure di base

– Ricezione materiali, esecuzione servizi •  interazione con il flusso logis4co •  lavorazioni dei terzis4 •  movimentazione automa4ca dei deposi4 interessa4 (quello di carico e quello del terzis4, che viene scaricato) e l’avanzamento degli ordini di produzione collega4

– Controllo e registrazione faNure •  altri flussi interessa4: amministrazione e finanza

Procedure di base

•  Procedure di Analisi – Repor4ng •  ordinato (conceNo di portafoglio), faNurato, cos4 •  dimensioni di analisi

–  fornitori o loro raggruppamen4

–  ar4coli o loro raggruppamen4 –  tempo e sua gerarchia (giorno, mese, trimestre e anno)

– U4lizzo di sistemi informazionali con metodologie di data warehousing

Flussi evolu4

•  Condizioni commerciali – Gruppi d’acquisto e catene commerciali

– Accordi Quadro •  il valore della merce acquistata deve tenere conto di fenomeni lega4 all’accordo –  costo degli ar4coli –  valorizzazione dei movimen4 di magazzino Ordini aper4

– Ordini Aper4

Flussi evolu4

•  Processi –  Validazione

•  4pologia ed en4tà degli acquis4 •  gerarchia di “buyer” autorizza4

–  Controllo qualità •  ar4coli carica4 in un deposito “acceNazione”, controlli di

qualità approfondi4 e passaggio nei deposi4 opera4vi •  puntualità del fornitore

–  E-‐Procurement •  uffici acquis4 definiscono poli4che di acquisto di beni non

“core-‐business” –  analisi dei fabbisogni d’acquisto –  ges4one di gare –  interazione con i fornitori (acquis4 da catalogo, emissione

ordini e analisi collegate)

Listini ed offerte Buyer

Offerte

RDA manuali e da MRP

Emissione Ordini

conferma data prezzo e quantità

Variazioni

Messa a disposizione della merce

Ritiro da fornitore

Entrata merce

Collaudo assegnazione mag/ubicaz.

Controllo fatture

Ordini aperti

Flusso e documen4 del ciclo passivo

•  Richiesta di offerta •  Lis4ni di acquisto •  Richiesta di acquisto •  Ordine a fornitore •  Buono di entrata a magazzino

•  Controllo faNure

Controllo fatture

Ciclo passivo

Registrazione di entrata

Ordine a fornitore

Richiesta di acquisto (RdA)

Elemen4 di ges4one

•  Prezzi degli ar4coli •  Rappor4 con i fornitori •  Preven4vi •  Ordini di acquisto •  Carichi di magazzino

•  Controllo faNure passive

Lis4ni fornitori e terzis4 •  Determinano le condizioni di fornitura (prezzo, scon4,

modalità di pagamento) •  Validità temporale (data inizio, data fine) •  Ar4colazione per data, loNo, condizioni di pagamento,

unità di misura •  ANribu4 di qualità per classificazione fornitori (puntualità,

non conformità, quan4tà, …) •  Indicazione di fornitore preferenziale e % di preferenza •  Possibilità di re<fiche di massa (es. aumento del 10% di

tu< il lis4ni di un fornitore) •  Possibilità di acquisizione automa4ca da file o rete

Internet

Prezzi e scon4

•  Ogni contraNo commerciale (lis4no), cioè coppia ar4colo-‐fornitore con4ene: •  Prezzo base •  Scon4 •  Unità di misura •  Date di validità •  Tempi di consegna •  Quan4tà minima di ordinazione •  Condizioni di pagamento •  Valuta •  …

Lis4ni fornitori

Ges4oni par4colare dei lis4ni

•  Lis4ni per gruppi di ar4colo •  Lis4ni per gruppi di fornitori •  Combinazione dei due casi preceden4

•  Numero di lis4no

•  Lis4ni della case costruNrici

Scon4 sul pagamento

•  Lo sconto può essere in percentuale o a valore •  Può essere riferito all’ar4colo, al gruppo di ar4coli

•  Può essere legato ad un fornitore o a un gruppo di fornitori

•  Lo sconto a valore, può essere legato ad una riga d’ordine, a più righe, o all’intero ordine

Funzioni speciali

•  Modifica massima ai lis4ni di acquisto

•  Esempio: aumentare del 2% tu< i prezzi degli ar4coli di un certo fornitore

•  E’ impensabile manutenere i lis4ni facendo le modifiche riga per riga (milioni di record)

•  Importazione automa4ca da file forni4 su CD o dal Web

Tipologie di ordini di acquisto

•  Ordine di acquisto classico (chiuso) •  Ordine di acquisto aperto: contraNo di fornitura annuale, con date di consegna e quan4tà fissate di volta in volta, fino ad esaurire la quan4tà stabilità

•  Abbonamento: contraNo di fornitura periodica di una certa quan4tà fissa

•  e’ un accordo stipulato con il fornitore sia in termini di condizioni sia in termini di singole consegne

•  vengono automaticamente valorizzati tramite i listini di acquisto

•  possibilità di rettificare i listini di acquisto direttamente dall’ ordine

•  si possono riferire sia a materie prime che a voci di spesa (ad.es. consulenza,manutenzione,ecc.)

Ordine di acquisto

Ges4one degli OF nei sistemi ERP

•  Ges4one di una des4nazione diversa dalla sede del commiNente

•  Ges4one di più date di consegna (richiesta, confermata,…) per ogni ar4colo

•  Invio automa4co dell’ordine: fax, email, sistemi EDI (enterprise data interchange)

•  Manutenzione semplice del portafoglio ordini (inserimento, variazione, annulli)

•  Ges4one di più unità di misura

Ges4one acquis4

•  Ges4one automa4ca dei solleci4 ai fornitori

•  Ges4one delle consegne parziali •  Interrogazioni e sta4s4che: curve ABC, ordinato, consegnato, faNurato

•  Generazione automa4ca degli ordini da MRP

•  Ges4one di codici generici (cancelleria, servizi, consulenze)

•  Ges4one di note e commen4

Ordine di lavorazione esterna

•  Un ordine di lavorazione esterna e’ formato da una par4colare 4pologia di ordine di acquisto e di lavorazione

•  Il collegamento tra l’ ordine di acquisto e di lavorazione e’ mantenuto in automa4co dal sistema

•  Possibilità di ges4re separatamente l’ ordine di fornitura da quello di lavorazione (quando la produzione del terzista e’ asincrona rispeNo alle consegne)

•  Differen4 possibilita’ di movimentazione dei materiali

Ordine a fornitore: testata

•  Chiave ordine, 4po ordine, fornitore •  Data ordine, lingua, riferimento interno ed esterno

•  Informazioni sulla spedizione (resa, spedizione, imballo, veNore, des4nazione, magazzino)

•  Informazioni contabili (divisa, aliquota IVA, condizioni di pagamento, conto faNurazione, banca di appoggio)

•  Note libere •  Proposte da anagrafiche materiali e fornitori

Ordine a fornitore (testata)

Ordine a fornitore: deNaglio

Ordine a fornitore (deNaglio)

Consultazioni frequen4 •  Scadenzario per materiale •  Scadenzario per fornitore •  Solleci4 per fornitore •  Ordini per commessa •  Ordini per fornitore •  Ordini per materiale (ordinato, evaso, …) •  Totale ordinato/consegnato/faNurato per materiale •  Totale ordinato/consegnato/faNurato per fornitore •  Curve ABC sul valore ordinato per materiale •  Curve ABC sul valore ordinato per fornitore

Pagina ***1

Spett.le FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due Viale Manzoni 234/B 40150 Savignano sul Panaro MO

Oggetto : Ordine d'acquisto Ns.Rif. : Zini Numero : ACQ /2003/ 17 del 11/06/2003 Vs.Rif. : Sig. Rossi C.Pagam. : RIMESSA DIRETTA A VISTA Resa : FRANCO VETTORE Imballo : SACCONI BIG BAG SU PALETTE A PERDERE Spedizione: CORRIERE Div/Cambio: EUR/ 1 Iva : IVA ACQUISTI 20% Ns.Cod.For: 00700/0000003 Banca app.: Spedire a : LCT Srl Lavorazioni Conto Terzi VIA COGNENTO COGNENTO ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Riga Cod.articolo Esp. Descrizione UmI Quantita' UmP Prezzo %Sc1 %Sc2 Totale netto Consegna Vs.cod.articolo mod. ____________________________________________________________________________________________________________________________________

10 60629 Vite NR 1.000,00 NR 0,0200 12,00 17,60 15/07/2003 VT234 Note di acquisto 20 60629 Vite NR 1.000,00 NR 0,0200 12,00 17,60 15/09/2003 VT234 Note di acquisto 30 69883 Vernice KG 200.000,00 GR 15/07/2003 Allegare certificato di qualita' ISO 9001 ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Totale generale : 35,20 ______

VERDI OLEODINAMICA SpA

Entrata da ordine di acquisto

•  Ingresso merce automa4co a par4re da uno o più ordini

•  Controllo delle quan4tà •  Imputazione del magazzino e dell’ubicazione di carico

•  Carico su magazzino di collaudo degli ar4coli ges44 con controllo qualità


•  Righe con codice e quan4tà proposte da ordini •  Registrazione del documento di trasporto

•  Indicazione del magazzino di carico

•  Registrazione dei lo< di acquisto

•  Emissione di buono di entrata

•  Eventuale completamento automa4co mancan4

•  Eventuale collaudo •  Preparazione da4 per controllo faNure passive

Buono di entrata

Fornitore: 700 / 3 FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due

Oggetto : bolla ricevimento merci Bolla : MAG / 66/11-06-2003 Ordine : ACQ /2003/ 17 del 11-06-2003 Bolla forn: 1212 del 12-05-2003 Competenza: 11-06-2003 ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Riga Cod.articolo Esp. Descrizione UmI Quantita' UmP Quantita' Mag. Conto magazzino Cod.art.forn. mod. Variante Commessa Ubicaz. Lotto ____________________________________________________________________________________________________________________________________

10 60629 Vite NR 500,00 NR 500,00 CO 10000/ 3 VT234 coll Magazzino collaudo 20 60629 Vite NR 1.000,00 NR 1.000,00 CO 10000/ 3 VT234 coll Magazzino collaudo

VERDI OLEODINAMICA SpA

Controllo faNure passive

•  Visualizzazione e estrazione dei movimen4 di entrata non controlla4 (per fornitore ed elenco ddt)

•  Confronto con faNura ricevuta da fornitore •  Registrazione prima nota IVA in contabilità •  Aggiornamento (flag “controllato” dei movimen4 di entrata

•  Controllo incrociato tra da4 in faNura e da4 della bolla di entrata

Anagrafiche e tabelle u4lizzate

•  Ar4coli •  Fornitori •  Lis4ni

•  Testata ordine •  DeNaglio (riga) •  Testata bolla di entrata •  DeNaglio bolla •  Movimen4 di magazzino

•  Contabilità

Diagramma classi

ARTICOLI

ORDINE FORNITORI

n 1

n 1

1

n

RIGA_OF

BOLLA DI ENTRATA RIGA_BE n 1

1

n

LISTINO

1

1

n

n

Interazione ed integrazione

Pianificazione e

controllo

Reporting gestionale

Ciclo di contabilità

Ciclo finanziario

Ciclo passivo

Personale Produzione Ciclo attivo

1) Valori di piano/budget degli acquisti e degli investimenti

Politiche e procedure

2) Richieste di acquisto per beni tecnici, materiali e servizi di produzione

A1

B) OUTPUT

B2

B1 A2

B3

1) Fabbisogno di cassa per pagamenti fornitori

2) Totali delle spese e dei pagamenti

3) Beni tecnici, materiali e servizi di produzione

Costo degli acquisti di produzione

A) INPUT

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