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CIC Provider e la Normativa ECM

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Agenda

1. Contesto di Riferimento

2. Piano Formativo

3. Documenti per Accreditamento

4. Termini per l’aggiornamento degli eventi

5. Verifica dell’apprendimento

6. Crediti ECM

7. Kit ECM

8. Rapportazione Evento e attestato

9. Programma scientifico

10. Sponsorizzazioni

11. Relazione annuale

12. Visite onsite

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CIC Provider nr. 696

Accreditamento provvisorio in data 18.01.2011

Scadenza 18.01.2013

� per tutte le tipologie di formazione: RES, FAD, FSC

� per le seguenti figure professionali:

Luglio 2013 - fatta domanda di Accreditamento Standard

Verifica ispettiva in data 5 febbraio 2014

Professione Discipline

LOGOPEDISTA LOGOPEDISTA;

MEDICO CHIRURGO CHIRURGIA MAXILLO-FACCIALE;

ODONTOIATRA ODONTOIATRIA;

FISIOTERAPISTA FISIOTERAPISTA;

IGIENISTA DENTALE IGIENISTA DENTALE;

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�A.I.C. ACCADEMIA ITALIANA DI CONSERVATIVA

�A.I.E. ACCADEMIA ITALIANA DI ENDODONZIA

�A.I.G. ASSOCIAZIONE ITALIANA DI GNATOLOGIA

�A.I.O.M. ACCADEMIA ITALIANA DI ODONTOIATRIA MICROSCOPICA

�A.I.O.P. ACCADEMIA ITALIANA DI ODONTOIATRIA PROTESICA

�S.I.C.O.I. SOCIETA’ ITALIANA CHIRURGIA ORALE E IMPLANTOLOGIA

�S.I.d.P. SOCIETA’ ITALIANA DI PARODONTOLOGIA E IMPLANTOLOGIA

�S.I.E. SOCIETA’ ITALIANA DI ENDODONZIA

Società Scientifiche che si avvalgono di CIC Provider

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NORMATIVA di RIFERIMENTO

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REGOLAMENTO APPLICATIVO PER L'ACCREDITAMENTO –

Accordo Stato-Regioni del 05.11.2009 – approvato dalla

CNFC il 13.01.2010

Accordo Stato Regioni del 19 aprile 2012 e relativo

regolamento denominato “Linee Guida per i Manuali di

accreditamento dei provider nazionali e regionali/province

autonome”

14.05.2012 pubblicato il documento come supplemento alla

Gazzetta Ufficiale n. 98

�COMUNICATI pubblicati sul sito Agenas con DETERMINE

CNFC che aggiornano/integrano la normativa ECM

�FAQ pubblicate sul sito Agenas

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PIANO FORMATIVO

ENTRO IL 10/12 di ogni anno il Provider deve presentare il piano formativo per l'anno successivo e ha l'obbligo di svolgere almeno il 50% degli eventi in esso indicati.Il Piano Formativo non può essere modificato ma il numero degli eventi compresi nello stesso può essere integrato senza limiti e non sono previsti limiti all’implementazione dell’offerta formativa. Occorre però tener presente che non possono essere inseriti nuovi eventi se riferiti ad obiettivi formativi diversi da quelli enunciati nel Piano Formativo e per professioni diverse da quelle destinatarie del Piano.

Obiettivi e Professioni non possono essere oggetto di modifica per tutto il periodo di vigenza del Piano Formativo.

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OBIETTIVI FORMATIVI

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua (CNFC) ha aggiornato gli obiettivi formativi, suddividendo gli stessi in tre AREE:

� Obiettivi tecnico-professionali – finalizzati allo sviluppo delle competenze e delle conoscenze tecnico professionali individuali nel settore specifico di attività (professione e disciplina di appartenenza)

� Obiettivi di processo – finalizzati allo sviluppo delle competenze e delle conoscenze nelle attività e nelle procedure idonee a promuovere il miglioramento della qualità, efficienza, efficacia, appropriatezza e sicurezza degli specifici processi di erogazione delle attività sanitarie (operatori ed équipe che intervengono in un determinato segmento sanitario)

� Obiettivi di sistema - finalizzati allo sviluppo delle competenze e delle conoscenze nelle attività e nelle procedure idonee a promuovere il miglioramento della qualità, efficienza, efficacia, appropriatezza e sicurezza dei sistemi sanitari(interprofessionali – per tutti gli operatori del sistema sanitario)

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PIANO FORMATIVO 2014

OBIETTIVI FORMATIVI UTILIZZABILI:

Obiettivi formativi tecnico-professionali

� contenuti tecnico-professionali (conoscenze e competenze) specifici di ciascuna professione, di ciascuna specializzazione e di ciascuna attività ultraspecialistica. malattie rare (18)

Obiettivi formativi di sistema� applicazione nella pratica quotidiana dei principi e delle procedure dell'evidence based

practice (ebm - ebn - ebp) (1)

� linee guida - protocolli - procedure (2)

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� La CNFC ha inoltre stabilito che l’obiettivo formativo assegnato a ciascun evento accreditato deve essere comunicato ai professionisti sanitari che partecipano all’evento ECM.

� L’obiettivo formativo dovrà essere facilmente identificabile dal professionista

sanitario e indicato in maniera chiara ed in posizione evidente nella documentazione

relativa all’evento (file unico - programma scientifico), nell’attestato di attribuzione

crediti e anche nei materiali (informatici, cartacei, etc.)di promozione dell’evento e

nel programma dei lavori (brochure stampata).

DETERMINA della CNFC del 17/07/2013

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FIGURE PROFESSIONALI UTILIZZABILI:

FIGURA PROFESSIONALE DISCIPLINA

MEDICO CHIRURGO CHIRURGIA MAXILLO-FACCIALE

ODONTOIATRA ODONTOIATRIA

IGIENISTA DENTALE IGIENISTA DENTALE

Nella programmazione di un evento NON esiste un limite di inserimento di categorie professionali a cui l’evento è rivolto.L'UNICO LIMITE è CHE DEVONO ESSERE COMPRESE TRA QUELLE INSERITE NEL PIANO FORMATIVO DELL'ANNO DI RIFERIMENTO.

Il contributo alle spese (TASSA ECM) deve essere versato dal Provider per ogni singolo evento erogato indipendentemente dal numero delle categorie professionali destinatarie dell’evento.

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Informativa sui programmi

ECM - Educazione Continua in Medicina

L’evento (corso/congresso)è inserito nel Piano Formativo anno 2014 di CIC –

Provider nr. 696 ed è stato accreditato presso la Commissione Nazionale per la Formazione Continua con Obiettivo Formativo___________________________ esclusivamente per la Figura Professionale______________ con specializzazione nelle seguenti discipline_____________________________ per un numero massimo di ______partecipanti.

Oltre tale numero e per professioni/discipline differenti da quelle accreditate non sarà possibile rilasciare i crediti formativi.

Si precisa che i crediti verranno erogati a fronte di una partecipazione del 100% ai lavori scientifici e del superamento della prova di apprendimento con almeno il 75% delle risposte corrette.

L’EVENTO HA OTTENUTO NR.___________CREDITI FORMATIVI

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INVIO MATERIALI AL PROVIDER PER

ACCREDITAMENTO EVENTI

TEMPISTICHE:

inserimento dati completi fino a 30 gg prima dell'inizio

invio materiale al Provider :

� 75 gg prima della data di inizio evento se tra gli sponsor ci sono aziende farmaceutiche che necessitano di autorizzazione AIFA

� 40 gg prima della data di inizio evento

MODULI di APERTURA PRATICA

� MODULO RICHIESTA ACCREDITAMENTO EVENTO (anno 2014)

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DOCUMENTI PER ACCREDITAMENTO

FILE UNICO (MAX 4 mega):� documento Word (possibilmente su carta intestata della SS) con le seguenti informazioni:� titolo – luogo – data – sede� razionale (con evidenza degli obiettivi formativi e scopo dell’evento)� OBIETTIVO FORMATIVO� dettaglio quote di iscrizione (se previste)� programma scientifico dettagliato con orari e nominativi

relatori/tutor/moderatori/presidenti di seduta (indicare eventuali sostituti)� CV DEI RELATORI aggiornati, datati (data recente) e con firma autografa (possono essere

raccolti anche mezzo fax o scanner) - in formato europeo*

� * Qualora non fosse possibile reperire il CV in formato europeo, il CV dovrà riportare dati aggiornati (personali – istruzione/formazione e professionali) e dovrà essere datato (data recente) e con firma autografa.

NB: i CV dei moderatori/presidenti di seduta sono al momento facoltativi.===============================================================

� CON FILE A PARTE CV DEL/I RESPONSABILE/I SCIENTIFICO/I obbligatoriamente in formato europeo, datato (data recente) e con firma autografa – possibilmente in originale -POSSONO ESSERCI MASSIMO 3 RESPONSABILI SCIENTIFICI

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CONFLITTO DI INTERESSI

Il conflitto di interesse è la condizione in cui un soggetto svolge contemporaneamente due ruoli differenti con possibilità di interferenza dell’uno sull’altro.

Il Provider può accreditare eventi solo se in grado di garantire che l’informazione e l’attività educazionale sia obiettiva e non influenzata da interessi diretti o indiretti che ne possano pregiudicare la finalità esclusiva di educazione/formazione dei professionisti della salute.

Al fine di garantire la trasparenza delle fonti di finanziamento e dei rapporti con soggetti portatori di interessi commerciali in campo sanitario, il Provider deve richiedere ai relatori/tutor/moderatori/ presidenti di seduta una dichiarazione esplicita sulla presenza di conflitto d’interessi.

Il Provider deve acquisire OBBLIGATORIAMENTE la dichiarazione dei rapporti, degli ultimi due anni, di relatori/moderatori/formatori con soggetti portatori d’interessi commerciali in campo sanitario QUALORA SI CONFIGURI UN EVENTUALE CONFLITTO DI INTERESSI. I docenti, i moderatori, i formatori devono QUINDI dichiarare eventuali rapporti con aziende con interessi commerciali in ambito sanitario (Sponsor o meno dell’evento).

Il Provider CIC ritiene inoltre eticamente necessario che la dichiarazione venga sottoscritta anche dai relatori/moderatori/formatori che non hanno in atto, negli ultimi due anni, un conflitto di interessi.

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CONFLITTO DI INTERESSI

I docenti (relatori/tutor/moderatori/presidenti di seduta) devono quindi compilare la Dichiarazione fonti di finanziamento con firma autografa.

(possono essere raccolte anche mezzo fax o scanner)

Qualora un relatore abbia ricevuto un qualunque tipo di beneficio da parte di un soggetto Sponsor dovrà provvedere alla dichiarazione formale sottoscritta delle fonti di finanziamento, prevista dal regolamento, e dovrà dichiarare ai partecipanti i benefici predetti, e dunque il conflitto di interessi, prima dell’inizio del corso. Quindi se un docente ha rapporti ad es. con una ditta farmaceutica, deve in primo luogo rilasciare al Provider o all’organizzatore la dichiarazione di conflitto d’interessi e successivamente informarne l’aula all’atto della sua presentazione o comunque prima della lezione/relazione

Questi documenti vanno conservati ed inviati al provider successivamente con tutti i materiali dell’evento.

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Dati relativi a docenti/relatori/tutor

Comunicato Agenas 16/05/2013

� 16/05/2013 Inserimento eventi definitivi - Dati relativi a

docenti/relatori/tutor

a partire dal giorno 20/05/2013, per ogni soggetto deputato

all’insegnamento dovranno essere inseriti nella form: nome, cognome, codice

fiscale, ruolo (Docente/Relatore/Tutor) .

I curricula dovranno essere allegati al file pdf del programma, come

avveniva precedentemente.

Per i docenti /Relatori/Tutor stranieri non è richiesto il codice fiscale.

(MODELLO file .xls per dati docenti)

� I dati suddetti non sono richiesti per Moderatori/Presidenti di seduta

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DOCUMENTI PER ACCREDITAMENTO

� All’atto dell’accreditamento andrebbero inseriti i contratti stipulati con le aziende sponsor dell’evento.

� DICHIARAZIONE SPONSOR – lista aziende con indicazione della esatta ragione sociale (evinta dalla contrattualistica in essere)

se il logo pubblicato sul programma, indicasse un nome diverso o altri dati, è necessario inserire anche queste informazioni

(ES. PROCTER & GAMBLE PROFESSIONAL ORAL HEALTH (LOGO)ORAL B)

� DICHIARAZIONE ASSENZA DI FINANZIAMENTI qualora l’evento non sia sponsorizzato

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DAL 1 GIUGNO 2012 comunicato Agenas

AGGIORNAMENTI/MODIFICHE AGLI EVENTI ECM– in vigore dal 1° giugno 2012

� Fino al 30° giorno prima della data di inizio dell’evento sono consentite tutte le modifiche. � Dal 29° giorno fino al 10° prima della data di inizio dell’evento sono consentite tutte le

modifiche con l’esclusione dell’anticipo della data d’inizio evento.Il numero di modifiche apportate e la loro tipologia verranno registrate dal sistema informatico e messi a disposizione della CNFC per ogni valutazione, controllo e/o provvedimento.

� Dal 9° giorno precedente l’evento è esclusa ogni modifica.

Eventuali deroghe potranno riguardare i seguenti argomenti:� Inserimento dei contratti con Sponsor, già indicati all’atto della compilazione della

form (inserimento senza autorizzazione della Segreteria o della CNFC), e comunque entro e non oltre 90 giorni successivi alla data di inizio dell’evento.

Si sottolinea che i termini sopra descritti non sono applicabili alle seguenti tipologie di evento:� Eventi all’estero – il termine di registrazione nel sistema informatico è di 60 giorni prima

della data dell’evento; � Eventi che trattano tematiche inerenti l’alimentazione della prima infanzia, soggetti al DM 82

del 9 aprile 2009 – il termine di registrazione nel sistema informatico è di 90 giorni prima della data dell’evento;

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Aggiornamento eventi

� Comunicato del 20 dicembre 2013

20/12/2013 Modifica dei termini per l’aggiornamento dell’elenco dei

docenti e del programma degli eventi formativi nazionali

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua, nella seduta del 4 novembre 2013, ha stabilito che è consentito ai provider di effettuare autonomamente modifiche per gli eventi formativi nazionali, alla lista dei

docenti e al programma anche nei 9 giorni precedenti l’inizio

dell’evento, fino al giorno di inizio dell’evento.

Il numero di modifiche apportate e la loro tipologia verranno registrate dal sistema informatico e saranno a disposizione della CNFC per ogni valutazione, controllo e/o provvedimento.

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DAL 1 GIUGNO 2012….inserimento contratti

Si tratta di una possibilità data ai provider di completare la pratica ECM con l’inserimento di tutti i contratti.

� La normativa vuole che vadano inseriti tutti all’atto dell’accreditamento (30 gg prima della data di inizio). Nel caso non fossimo in possesso di tutti i contratti, potremo usare questa possibilità di aggiornamento.

� Nel caso le dimensioni degli allegati superino i 4 MB, sarà possibile inserire in alternativa un'autocertificazione (DICHIARAZIONE SPONSOR). I contratti originali devono essere comunque tenuti a cura del Provider a disposizione della Commissione per eventuali controlli.

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DAL 1 GIUGNO 2012…. aggiornamenti

Ecco i messaggi che appaiono sul sito Agenas:Dal 29° giorno fino al 10° giorno prima dell’evento sono possibili tutte le modifiche

� Il termine per apportare modifiche all'evento è scaduto (30 giorni dall'inizio). La Commissione Nazionale ha stabilito che le variazioni potranno essere apportate fino a 10 giorni prima della data di inizio, e che tutte le modifiche apportate dopo la scadenza del termine di 30 giorni saranno registrate e rappresenteranno un elemento di valutazione sotto il profilo dell'efficienza dell'attività del Provider. La modifica che si intende effettuare sarà pertanto oggetto di storicizzazione e sarà sottoposta all'attenzione della Commissione Nazionale in occasione della relazione annuale.

Dal 9° giorno precedente l’evento è esclusa ogni modifica

� Il termine per apportare modifiche all'evento è scaduto. La Commissione Nazionale ha stabilito che l’unica variazione che può essere apportata all’evento, entro e non oltre 90 gg successivi alla data di inizio, riguarda il documento del contratto di sponsorizzazione. Tale variazione sarà registrata e rappresenterà un elemento di valutazione sotto il profilo dell'efficienza dell'attività del Provider.

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Verifica dell’apprendimento

� Questionario (quesiti a scelta multipla)

� prova scritta (quesiti a risposta aperta)

� esame orale

� esame pratico

� autocertificazione (solo per eventi con nr. Pax >200 senza verifica apprendimento)

La verifica dell’apprendimento può essere effettuata con diversi strumenti:

quesiti a scelta multipla o quesiti a risposta aperta, esame orale, esame

pratico.. Se vengono usati i quesiti (questionario – prova scritta), devono

essere standardizzati in almeno 3 quesiti per ogni credito ECM erogato e

nel caso si predispongono quesiti a scelta multipla saranno a scelta

quadrupla con una sola risposta esatta.

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Verifica dell’apprendimento

� Il questionario con domande a scelta multipla dovrà essere standardizzato con almeno 3 quesiti per ogni credito ECM erogato.

I quesiti dovranno essere a risposta quadrupla con una sola risposta esatta

� Per gli eventi FAD deve essere prevista la doppia

randomizzazione (varia l’ordine delle domande e l’ordine delle risposte)

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CREDITI ECM

I crediti ECM sono indicatori della qualità/quantità della

formazione /apprendimento effettuata dagli operatori sanitari

in occasione di attività ECM. Sono assegnati dal Provider ad

ogni evento formativo e da questo attestati ai partecipanti a

seguito dell’accertamento dell’apprendimento e ai

docenti/tutor del programma formativo. Sono validi su tutto il

territorio nazionale

Vengono assegnati dal sistema MinSal sulla base del nr.

dei partecipanti e del nr. ore formative

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CREDITI ECM

EVENTI RESIDENZIALI:1,0 credito per ogni ora di formazione.- Da 1 a 20 pax premio del 25% - 1,3 crediti- Da 21 a 50 pax - da 1,2 decrescente- Da 51 a 100 pax – 1 credito- Da 101 a 150 – 0,75 crediti- Da 151 a 200 – 0,5 crediti

Dal calcolo dei crediti da attribuire all’evento è possibile ottenere un numero frazionale, non essendo previsto l’arrotondamento all’unità, devono essere quindi attribuite anche frazioni di credito

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CREDITI ECM

In caso di eventi residenziali con oltre 200 partecipanti i crediti vengono

calcolati nel seguente modo:

- con la prova di apprendimento si acquisiscono 0.50 crediti per ora

- senza prova di apprendimento (autocertificazione) si acquisiscono 0,20

crediti per ora fino ad un massimo di 5 crediti per evento

50 CREDITI – nr. massimo di crediti acquisibili da un evento

TASSE ECM EVENTI RESIDENZIALI:

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RILASCIO CREDITI FORMATIVI

I crediti ECM possono essere assegnati non oltre il nr. dei partecipanti previsti, indicati in fase di accreditamento

PARTECIPANTI

I partecipanti aventi diritto ai crediti, che verranno inseriti nel rapporto finale di un evento residenziale, sono i discenti che:- abbiano preso parte all’intera durata dell’evento - siano soggetti con l’obbligo di acquisire i crediti formativi- abbiano superato la verifica finale dell’apprendimento con almeno il 75% delle risposte corrette- svolgano professione/disciplina pari a una di quelle accreditate

Per eventi con più di 200 partecipanti (SENZA PROVA APPRENDIMENTO):� abbiano preso parte almeno all’80% della durata

dell’evento(autodichiarazione firmata)� svolgano professione/disciplina pari a una di quelle accreditate� siano soggetti con l’obbligo di acquisire i crediti formativi

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RILASCIO CREDITI FORMATIVI

DOCENTI/RELATORI/TUTOR

Il docente/tutor/relatore può acquisire crediti formativi in proporzione al tempo dedicato alla lezione/relazione. Per ogni mezz’ora continuativa

di lezione ha diritto ad un credito formativo. Il docente/relatore/tutor acquisisce i crediti che si sono sommati nell’arco della giornata formativa anche se il tempo dedicato alla formazione è frazionato (più interventi di minimo 30 minuti l’uno).

La co-docenza (2 relatori impegnati in una relazione) è riconosciuta.

Il criterio di attribuzione dei crediti è sempre 1 credito per ogni

mezz’ora continuativa di lezione.

In questi casi è necessario specificare la durata dell’intervento di ciascun docente (es. 30 min.)

Per co-docenze con più di 2 relatori non è prevista l’erogazione dei crediti.

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CREDITI AI DOCENTI

Il Provider CIC attribuisce i crediti a tutti i docenti/tutor inseriti nel programma scientifico dell’evento, effettivamente presenti allo stesso, e aventi diritto secondo la normativa.Ai fini dell’attribuzione dei crediti ECM ai docenti/tutor è necessaria la compilazione della scheda anagrafica docente perché la stessa contiene tutti i dati necessari per la rapportazione.

Nel report di ogni evento dovranno quindi essere inseriti, oltre ai partecipanti, tutti i docenti/tutor aventi diritto ai crediti con tutte le informazioni richieste e con l’attribuzione di un numero di crediti calcolato come sopra indicato.

SI PRECISA CHE NON POSSONO ESSERE ERGOATI I CREDITI ALLE SEGUENTI FIGURE:PRESIDENTI DI SEDUTA – MODERATORI – RESPONSABILI SCIENTIFICI

PER I DOCENTI:

� SCHEDA ANAGRAFICA DOCENTI (modello CIC)

� DICHIARAZIONE CONFLITTO DI INTERESSI

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VERIFICA PRESENZA DEI PARTECIPANTI

Per ogni evento ECM, oltre alla scheda di valutazione dell’apprendimento firmata dai partecipanti, va garantita la presenza effettiva degli stessi da attuare con strumenti obiettivi:

�firma di presenza (REGISTRO FIRME)

�sistema elettronico a badge

le due modalità hanno stessa valenza ai fini dell’assegnazione dei crediti formativi all’evento

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KIT ECM

Il Kit ECM da distribuire ai partecipanti in sede di evento deve essere obbligatoriamente così composto:

�NOTA INFORMATIVA�ANAGRAFICA PARTECIPANTE�ANAGRAFICA+AUTODICHIARAZIONE PARTECIPANTE (eventi >200pax)�QUESTIONARIO di APPRENDIMENTO (con nome + cognome + firma) �SCHEDA DI VALUTAZIONE EVENTO (deve assolutamente essere anonima e non pinzata agli altri documenti)

�AUTODICHIARAZIONE RECLUTAMENTO DIRETTO da parte di AZIANDA SPONSOR (nel caso sia previsto)

TUTTI I SUDDETTI MODELLI VI SONO STATI FORNITI E SONO A DISPOSIZIONE SU RICHIESTA

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Entro 70 gg dal termine dell’evento devono essere inviati al seguente indirizzo ([email protected]) i seguenti documenti:

�Report generale Partecipanti/Docenti:

inserire tutti i docenti presenti all’evento ed i partecipanti a cui è stato consegnato il kit ECM (NB: CONTROLLARE CHE LE PROFESSIONI E LE DISCIPLINE DEI PARTECIPANTI INSERITI SIANO QUELLE ACCREDITATE – PRESTARE ATTENZIONE ALLA CORRETTEZZA DEL CODICE FISCALE E DI TUTTI I RESTANTI DATI) (evidenziando in giallo i NON aventi diritto ai crediti)

Indicare per tutti luogo e data di nascita in modo da rendere più agevole l’eventuale correzione dei codici fiscali.

�Report Questionario a persona (per tutti i partecipanti a cui è stato consegnato il kit ECM):

come richiesto dal MinSal è necessario che il questionario venga elaborato ad personam ai fini dell’attribuzione crediti ai soli partecipanti che hanno superato la prova rispondendo correttamente almeno al 75% delle domande.-EVIDENZIARE CHI NON HA RAGGIUNTO IL 75%

�Report Ministero Partecipanti/Docenti AVENTI DIRITTO AI CREDITI:

utilizzare esclusivamente il file fornito senza fare nessuna modifica/eliminazione fogli – compilare in MAIUSCOLO –

Il rapporto compilato verrà trasformato in formato .xlm ed inviato al Rappresentante Legale CIC per la firma digitale, prima di poter essere inserito nel sistema ECM.

PER AVER DIRITTO AI CREDITI è NECESSARIA LA PRESENZA AL 100% DELL’EVENTO

�Report Valutazione evento (solo per i PARTECIPANTI AVENTI DIRITTO AI CREDITI):

elaborazione statistica del questionario di valutazione che i partecipanti devono aver compilato in ogni sua parte.

RAPPORTAZIONE EVENTO

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ATTESTATO PARTECIPANTI/DOCENTI

� L’attestato di attribuzione crediti va redatto su modello Agenas personalizzato dal Provider CIC, compilato con le informazioni relative all’evento specifico ed al partecipante/docente

� Dopo la comunicazione di avvenuta rapportazionedell’evento, va inviato al Provider CIC per approvazione il prototipo di attestato

� Data su attestato: successiva alla data di rapportazioneevento.

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� Il programma stampato che viene distribuito in sede di evento deve rispecchiare il programma scientifico inserito all’atto dell’accreditamento.

� I loghi delle aziende sponsor non possono comparire all’interno del programma scientifico

� È consentito inserire i loghi in quarta di copertina in maniera discreta (con apposita dicitura) – tutte le aziende che hanno visibilità sul programma devono aver stipulato apposito contratto di sponsorizzazione.

� Se ci sono sessioni sponsorizzate non accreditate vanno tenute separate dal programma scientifico accreditato

� Va inserita la frase relativa all’ECM indicando che il Provider è CIC

� E’ preferibile che il Provider visioni il programma prima della stampa

Programma stampato/brochure

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“Unrestricted grant”

La normativa dice che il supporto finanziario non deve essere in alcun modo condizionante sull’attività formativa (“unrestricted grant”)

Si deve quindi usare una delle seguenti frasi per «ringraziare» le

aziende sponsor nell’ultima pagina del programma dell’evento:

CON IL CONTRIBUTO EDUCAZIONALE NON VINCOLANTE DI…..

CON IL CONTRIBUTO NON VINCOLANTE DI…..

GRAZIE AL GRANT ISTITUZIONALE NON VINCOLANTE/INCONDIZIONATO DI…..

GRAZIE AL CONTRIBUTO EDUCAZIONALE INCONDIZIONATO DI…….

GRAZIE AL CONTRIBUTO VOLONTARIO NON VINCOLANTE DI…….

E’ importante che sia esplicito il concetto di UNRESTRICTED.

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DURATA ATTIVITA’ FORMATIVA

ORE DI EFFETTIVA FORMAZIONE

esclusi dal calcolo:

registrazione partecipanti – pause - coffee break – lunch –saluti delle autorità – premiazioni – compilazione questionari ECM

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PAUSE

� E’ assolutamente vietato consumare pasti in sala/aula durante lo svolgimento di una relazione/sessione formativa. (sono vietati: Luncheon Panel – coffee station in aula)

� Deve essere prevista da programma scientifico una o più pause per permettere ai discenti di recuperare la necessaria concentrazione e mantenere un buon livello di attenzione.

� Coffee break e lunch sono infatti sponsorizzabili senza limitazioni dalle aziende, perché si prevede che si svolgano in spazi adiacenti rispetto a dove si eroga l'attività formativa e nelle pause dedicate.

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SESSIONI PARALLELE

PER ESSERE CONSIDERATE TALI PREVEDONO UNO SVOLGIMENTO IN ORARI IDENTICI

(svolgimento in contemporanea)

� Le sessioni parallele possono essere previste solo all’interno di eventi che presentano anche delle sessioni di apprendimento in comune/plenaria.

� Una sessione plenaria deve aprire/chiudere l’evento

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Simposi sponsorizzati

In eventi accreditati ECM possono essere organizzati simposi/workshop sponsorizzati da aziende farmaceutiche (non ECM) a patto che non si svolgano in parallelo con l’attività formativa ECM.

Possono cioè svolgersi in orari diversi rispetto alle sessioni scientifiche accreditate.

Non possono cioè distogliere il partecipante dal percorso formativo ECM (in termini di ore di formazione) che consente l’attribuzione dei crediti ECM.

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SPONSORIZZAZIONI

SPONSOR

qualsiasi soggetto privato che fornisce finanziamenti, risorse o servizi a un Provider mediante un contratto a titolo oneroso in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali per il proprio nome/marchio e/o i propri prodotti.

� La normativa ECM prevede che i rapporti con le Aziende Sponsor siano chiari, trasparenti e regolati da specifici contratti, quindi negli stessi deve essere esplicitata la forma di sponsorizzazione per cui l’Azienda eroga il suo contributo e la visibilità data allo Sponsor.

� I contratti con le aziende sponsor devono essere firmati da tutte le parti in originale. (assolutamente no firma scannerizzata). Pertanto l’invio per posta certificata non è possibile.

� Lo Sponsor può concorrere totalmente (MONOSPONSOR) o parzialmente (PLURISPONSOR) per le spese inerenti l’evento.

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COSA è PERMESSO ALLO SPONSOR?

“Lo sponsor può essere indicato, in modo discreto, nell’ultima pagina di depliant e programmi di attività ECM residenziali”, cioè in ultima pagina possono essere inseriti solo i loghi delle aziende sponsor.

È consentita la presenza del logo dello Sponsor in modo discreto: � ringraziamenti con logo su programma(IV di copertina)e locandina del congresso� cartellonistica e segnaletica congressuale� fornitura laccetti porta badge� cartelle congressuali� penne e blocchi� proiezione in sala del logo aziendale (prima dell’inizio/dopo la fine – non durante le pause)� stampa atti congressuali � coffee break � cene� lunch – colazioni di lavoro � cena relatori e moderatori� esposizione cavalieri con ringraziamento allo Sponsor sui tavoli durante i servizi di cateringLa pubblicità e le attività promozionali di qualsiasi genere non devono interferire ne

disturbare l’attività ECM

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COSA è PERMESSO ALLO SPONSOR?

Nelle sedi adiacenti a quelle dove si svolge l’attività formativa, aree congressuali comuni/area espositiva:

- Distribuire/esporre schede tecniche di prodotto/apparecchiatura

- Distribuire/esporre riviste, syllabus, pubblicazioni non riguardanti l’attività formativa ECM contenenti pagine pubblicitarie/ istituzionali delle aziende sponsor

- Fare pubblicità di farmaci e apparecchiature elettromedicali

- Distribuire/esporre brochure/programmi di eventi/corsi futuri

NB: Nelle attività formative ECM (RES, FAD) devono essere indicati i

nomi generici/principi attivi (di farmaci, strumenti, presidi) e non

può essere riportato alcun nome commerciale, neanche se non

correlato con l’argomento trattato.

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Corsi ECM con sede Depositi Dentali

� Il CIC è perfettamente consapevole della necessità di svolgere certe tipologie di corsi in sedi adatte, quali, ad es. depositi dentali, attrezzate con apposita e specifica strumentazione, per poter effettivamente raggiungere gli obiettivi formativi dell’evento, in particolare se sono previste parti pratiche.

� In una professione esercitata principalmente in regime libero-professionale e nella quale le scelte di utilizzo di presidi medico chirurgici o comunque di materiali specifici rappresentano scelte autonome del professionista, di cui comunque l’Odontoiatra è responsabile direttamente nei confronti del proprio paziente, si ritiene fattibile lo svolgimento di eventi accreditati ECM presso sedi di sponsor, ma precisa che deve essere sempre e comunque garantita l’assenza di influenza dello sponsor sul contenuto scientifico formativo e che la sala che ospita il corso deve essere “asettica”, priva cioè di ogni riferimento all’azienda ospitante (assenza di loghi, poster, targhe che identifichino l’azienda o prodotti da questa commercializzati).

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RECLUTAMENTO DIRETTO

� Per reclutamento si intende la promozione di attività ECM da parte di sponsor commerciali che si realizza con il supporto economico (per iscrizione, viaggi, spese di permanenza, etc.) fornito al professionista della sanità. In questa situazione potrebbe realizzarsi una situazione di condizionamento, più o meno esplicito, del professionista da parte dello sponsor commerciale. Potrebbe anche realizzarsi una selezione dell’utenza di un evento formativo basata non esclusivamente sulle priorità di aggiornamento dei professionisti della sanità. Per questi motivi la CNFC ha deliberato di limitare il reclutamento diretto da parte di sponsor commerciali al massimo ad un terzo (50 su 150 crediti nel triennio) del debito formativo di ogni professionista della sanità.

� L’Azienda che invita professionisti sanitari a frequentare un determinato evento formativo, con spese a carico dell’azienda stessa, deve fornire al Provider l’elenco con i nomi dei partecipanti invitati all’evento formativo.

Il Provider invierà al COGEAPS, all’atto della rapportazione, l’elenco ricevuto.

� Nel caso di reclutamento diretto è possibile per il Provider dare un riscontro all'azienda sponsor solamente sui nominativi segnalati dalla stessa.

� E' possibile per un discente avere una doppia Sponsorizzazione sullo stesso evento, ad esempio la quota d’iscrizione è versata da uno Sponsor mentre il pernottamento è a carico di un secondo Sponsor. Il Provider deve annotare nel report entrambi gli Sponsor.

� Nella tipologia formativa FAD non è consentito il reclutamento dei partecipanti

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CONTRATTI di SPONSORIZZAZIONE

� Qualora un’azienda sponsor abbia visibilità all’interno dell’evento accreditato (es. logo su programma/spazio espositivo) va stipulato un contratto di sponsorizzazione.

� Il Provider CIC fornisce il modello di contratto di sponsorizzazione che va OBBLIGATORIAMENTE utilizzato dalle SS

� Nei contratti annuali/biennali con i MAJOR SPONSOR vanno indicati tutti gli eventi oggetto della sponsorizzazione

� Lo stesso vale per i contratti stipulati con i PUBLISHING SPONSOR/MEDIA PARTNER

� Le conferme d’ordine (DAY sponsor) non possono in nessun modo essere considerate contratti di sponsorizzazione

� Gli sponsor inseriti nel form di accreditamento devono essere gli stessi di

cui inseriamo i loghi nel programma stampato (nome sponsor=logo)

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Partnership

Ente/organizzazione che apporta un qualsiasi contributo (scientifico, organizzativo, ecc.) all’attività di formazione del Provider. Contribuisce quindi all'erogazione dell'attività formativa senza chiedere in cambio alcuna forma di pubblicità. Il rapporto deve essere regolato da contratto/accordo.

� Il partner può essere accreditato (altro Provider) o non (segreteria organizzativa).

� Nessun soggetto che produca, distribuisca, commercializzi e pubblicizzi prodotti farmaceutici, omeopatici, fitoterapici, dietetici, dispositivi e strumenti medici può assumere il ruolo di Partner di un Provider ECM.

� Può essere considerato partner l'ente che fornisce l'aula a titolo gratuito.

� I patrocini (es. Senato della Repubblica, Camera dei Deputati, Comune, Dicastero, etc.) se accordati vanno inseriti nel sistema informatico ECM sotto la voce “Partner” e possono essere indicati oltre che nelle locandine anche sull’attestato dei crediti formativi.

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ALTRE FORME DI FINANZIAMENTO

Quando un soggetto (enti – associazioni) non chieda al

Provider alcuna pubblicità in cambio del proprio contributo

economico per lo svolgimento di un evento e non abbia

contribuito all’erogazione dell’attività formativa. Il rapporto

deve essere regolato da contratto/accordo.

Se il Provider non riceve da un soggetto terzo alcun contributo in denaro, beni

o servizi, può avvalersi della riduzione di 1/3 del contributo alle spese per

l’erogazione di un evento rilasciando la relativa dichiarazione

� L’importo da versare non potrà però essere inferiore a €258,22. Gli importi potranno cioè essere ridotti fino al limite minimo di € 258,22.

� Pertanto, di fatto, gli eventi RES, FAD che rientrano nella fascia minima con tassa ECM pari a € 258,22 non vedranno ridotto l’importo da versare.

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Agenda


2. Piano Formativo




6. Crediti ECM

7. Kit ECM





12. Visite onsite

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RELAZIONE ANNUALE ATTIVITA’

FORMATIVA

ENTRO IL 31 MARZO DELL’ANNO SUCCESSIVO IL PROVIDER DEVE PRESENTARE LA RELAZIONE SULL’ATTIVITA’ FORMATIVA SVOLTA NELL’ANNO APPENA CONCLUSO.

E’ NECESSARIO inviare al MinSal i dati aggregati relativi agli eventi svolti ed il dettaglio di ogni singolo evento:

TITOLO – SEDE – DATA -NR. IDNR. TOTALE PARTECIPANTINR. PARTECIPANTI CON CREDITINR. PARTECIPANTI NO CREDITI (con elenco nome-cognome-CF - motivazione)=================================ANALISI STATISTICA QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE =================================SPONSORIZZAZIONE (attività ECM):- SPONSOR COMMERCIALI: azienda sponsor con corretta ragione sociale (come da contratto) - importo della

sponsorizzazione - tipologia di contributo (es. spazio espositivo, distribuzione scheda tecnica, blocchi, penne, quote di iscrizione.....ecc.)

- CONTRIBUTI IN NATURA

- ALTRE FORME DI FINANZIAMENTO (Società Scientifiche/Associazioni/Fondazioni)

===============================

DATI ECONOMICI

SU RICHIESTA DEL PROVIDER DOVRA’ ESSERE INVIATA LA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DI OGNI SINGOLO EVENTO CHE PER NORMATIVA ECM DEVE ESSERE CONSERVATA PER 5 ANNI

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Agenda


2. Piano Formativo




6. Crediti ECM

7. Kit ECM





12. Visite onsite

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VISITE ONSITE della CNFC

In seguito all’accreditamento standard dei provider la CNFC dispone verifiche a sorpresa in sede di evento per verificare che gli eventi vengano svolti in conformità alla normativa ECM vigente e che continuino a sussistere i requisiti per il mantenimento della qualifica di provider.

Le conseguenze di eventuali violazioni riscontrate possono essere:� Ammonizione con indicazione dei correttivi da apportare� Sospensione temporanea� Revoca dell’accreditamento

Da febbraio 2014 sono iniziate anche le verifiche a sorpresa dell’Osservatorio nazionale sulla formazione continua dell’Agenas (Onfocs) i cui ispettori valutano la qualità della formazione erogata:Conflitti di interesse, svolgimento della verifica dell’apprendimento (non deve assolutamente essere un’assemblea collettiva), registrazione di entrata/uscita, corretta compilazione delle schede di valutazione evento, controllo dei partecipanti e dell’identità dei docenti, corrispondenza dei contenuti annunciati con quelli effettivamente presentati.

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