www.docflow.com

CDA, COMITATI e STAFF MEETING …passa alla Digital Collaboration!

SALVATORE PIU| BUSINESS PROCESS STRATEGIST

28 Giugno 2016

2

1. Descrizione del processo

2. Attività e funzionalità collaborative

3. Attività e funzionalità documentali

4. Funzionalità d’integrazione nell’ambiente del Cliente

5. Funzionalità di reportistica

6. Benefici della soluzione

Sommario

3

Descrizione del processo

• Definizione di una nuova seduta

• Creazione dei punti all’ordine del giorno

Segretario, Proponente

1

• Definizione dei punti all’ordine del giorno

Richiedenti, /Partecipanti

2

• Consolidamento punti all’ordine del giorno

• Ordinamento dei punti

3

Segretario, Proponente

• Avvio seduta • Gestione Presenze • Eventuale

sospensione punti ad altra seduta

4

• Verbalizzazione di ogni punto (brogliaccio)

Proponente

5

• Approvazione verbale per punto e parte generale

6

Proponente

• Invio verbale e/o stralci

7

4

Accedendo al sistema si visualizzano le sedute attive organizzate in To Do e Watch list:

To Do: le attività in cui sono chiamato a fare;

Watch: le attività del processo in cui ho un ruolo ma in carico ad altri;

Ricerca Item.

Template personalizzabili in linea con le esigenze dei layout aziendali.

Pagina di accesso

Accedendo al case l’utente visualizza a colpo d’occhio:

dati della seduta;

documenti associati alla seduta o al singolo punto;

cronologia della azioni e delle conversazioni, funzionalità integrata di blog;

processo attuale (case e sub-case) e delle azioni permesse.

Pagina di dettaglio

5

6

Per ogni seduta viene creato un case da cui è possibile:

definire e gestire i singoli punti all’ordine del giorno;

consolidare l’ordine del giorno;

registrare le presenze e verbalizzare i singoli punti all’ordine;

verificare i verbali dei singoli punti in modo collaborativo e consolidare un documento finale.

Gestione del processo del CdA, Comitati

Interni e Staff Meeting

7

Ciascun richiedente, in base alle regole definite, può proporre un punto dell’ordine del giorno.

Il punto è approvato da un responsabile.

Ogni punto ha una sua sezione documentale.

Ogni punto è discusso collaborativamente ed infine verbalizzato.

Definire un punto dell’ordine del giorno

8

Le azioni eseguite sull’applicativo sono evidenziate in versione social e integrate con

funzionalità di blog.

I contributori possono fare domande, assegnare attività anche all’esterno del gruppo e richiedere l’approvazione e la firma di specifici documenti.

Attività e funzionalità collaborative

9

La soluzione ha le seguenti funzionalità:

pre-compilazione dei verbali con copertina, elenco punti dell’ordine del giorno, stato di ogni punto, elenco presenti, verbalizzante, consolidamento di un verbale unico;

trasformazione automatica PDF e gestione della firma elettronica e marca temporale;

gestione della lista di distribuzione;

versionamento dei documenti e co-authoring;

applicazione di watermark;

crittografia;

gestione degli stralci e degli omissis.

Attività e funzionalità documentali

Punto 1 v1

Punto 1 v2

Punto 1 v3

Punto 2 v1

Punto 3 v1

Punto 3 v2

Verbale Verbale firmato

La soluzione si integra in modo nativo a tutti i framework tecnologici e alle applicazioni legacy presenti presso il Cliente.

10

Integrazione nell’ambiente del Cliente

11

Un plugin di Outlook permette di associare velocemente mail e documenti allegati alle sedute o ai punti all’ordine del giorno.

Integrazione nell’ambiente del Cliente

E’ presente una dashboard completamente configurabile con gli indicatori del processo:

Comitati e Staff Meeting effettuati;

tempo di chiusura di ciascun punto all’ordine del giorno;

gestione dei SAL di progetto.

Supporta dashboard di qualunque genere integrando dati provenienti da sorgenti esterne.

Funzionalità di reportistica

12

13

Miglioramento della collaborazione:

creazione collaborativa dell’ordine del giorno;

redazione collaborativa di documenti mediante «co-authoring».

Automazione delle attività a basso valore aggiunto:

consolidamento automatico del verbale;

invio automatico dei calendar Outlook;

generazione e invio automatico dell’ordine del giorno.

Miglioramento del controllo del processo:

tracciabilità delle attività per eventuali audit;

gestione centralizzata delle informazioni e della documentazione;

attivazione e controllo delle azioni collegate ai punti discussi.

Funzionalità di ricerca efficaci

Benefici

www.docflow.com

DocFlow Italia S.p.A.

Centro Direzionale Milanofiori

Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano (MI)

Tel. 02.57503366 | marketing@docflow.it

SALVATORE PIU salvatore.piu@docflow.it

GRAZIE