Case history: Lago Arredamenti migliorare l’organizzazione...

Case history:

Lago ArredamentiIntranet 2.0: migliorare l’organizzazionecon i social media

Deliverable finale

Caso:Lago Arredamenti] (p. 1)

1. Obiettivi del progetto

2. Risultati e storie di successo

3. Percorso del progetto

4. Analisi dei dati di partecipazione

5. Lessons learned

6. Prossimi passi

Agenda

http://www.lago.it/azienda.html


Lago: tanti strumenti partecipativi interni ed esterni

Utilizzato per supportare i processi tecnici di produzione

Utilizzato per raccogliere tutte le interazioni con l’esterno in un unico feed rss

Utilizzato per gestire i progetti con individui abituati a lavorare in rete

Utilizzato per permettere all’azienda di comunicare con i rivenditori e stabilire ed agli stessi rivenditori di entrare in contatto l’un l’altro

I corporate blog e twitter vengono utilizzati per stimolare un dialogo tra i dipartimento di Lago (azienda, PR, Marketing, Operation, Risorse Umane) ed i clienti

Utilizzato per gestire il Lagostudio, un centro creativo che ospita giovani creativi da tutto il mondo in una serie di workshop estivi

Condividere informazioni sui prodotti e sull’azienda online


L’obiettivo del progetto Intranet 2.0

Tanti strumenti diversiPoche persone coinvolteI dipartimenti lavorano come silos

Un solo luogo dove fare tuttoTutta l’azienda viene coinvoltaPiù dipartimenti sullo stesso compito

----------------------------------------------------Da tante piattaforme ad una solaMigrazione di tutte le attività precedenti verso il nuovo strumento

----------------------------------------------------Coinvolgimento attivo del management aziendaleTutti si sentono parte

Obiettivo generale del progetto è stato il passaggio da un utilizzo prettamente tecnico di alcuni strumenti collaborativi ad un utilizzo più strutturato dal punto di vista organizzativo, tecnologico e culturale

organizzativo

tecnologico

culturale

INTRANET 2.0

“ Un nuovo modo di condividere, lavorare insieme e prendere decisioni’migliori’

“ Un nuovo modo di condividere, lavorare insieme e prendere decisioni’migliori’

Passare da … a


L’oggetto del nostro lavoro: il processo di sviluppo e modifiche di prodotto






5. Lessons learned

6. Prossimi passi

Agenda


Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura sviluppo Top Cucina 1/2

-41%

3,0 h 1,45 h

Tempi di attivazione persone a inizio processo

-70%

13 h 4 h

Tempi totali

Processo standard

Nuova Intranet 2.0

Processo standard

Nuova Intranet 2.0


Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura sviluppo Top Cucina 2/2

-97%6,0 h 0,1 h

Tempi di riunioni operative

+67%

Valore3

Valore5

Qualità delle decisioni

Processo standard

Nuova Intranet 2.0

Processo standard

Nuova Intranet 2.0


Storia di successo: la maggior efficacia decisionale nel caso “Che facciamo con Colors?”


Storia di successo: la maggior razionalizzazione del lavoro nel caso delle correzioni per il nuovo listino


Gli esiti del progetto rispetto alle potenziali criticità iniziali

Piena adeguatezza del processo “Modifiche e sviluppo del nuovo prodotto”:• Coinvolgimento attivo dei responsabili del processo• Molteplicità delle funzioni attivate• Elevato interesse professionale dei partecipanti

Congruità del periodo programmato per le operazioni di lancio e avviamento:• Consistenti risultati numerici in termini di contributi (vedi analisi sulla

partecipazione) • Migrazione completata delle attività da altri strumenti collaborativi (es. Social

Text e Zoho Project)• Buon numero di modifiche trattate con la nuova Intranet

Rapida individuazione di potenziali aree di efficientamento del processo:• Forte riduzione dei tempi per le decisioni• Forte riduzione dei tempi delle fasi di lavoro comuni• Forte riduzione degli errori di comunicazione• Maggiore visibilità sul processo• Tutti gli scambi vengono registrati

Evidenze

Scelta del processo su cui lavorare

Tempi di attivazione della community

Valore concreto dei risultati


Ulteriori benefici del progetto

Creazione e affermazione di una cultura attiva sugli strumenti di collaborazione

Costruzione di una piattaforma di base per l’apertura potenziale a tutti i processi aziendali e a tutte le funzioni aziendali

Predisposizione di una mentalità positiva del management e degli operatori all’utilizzo di strumenti collaborativi anche con il mondo esterno

Affermazione di trasparenza e condivisione come presupposto del comportamento organizzativo

1

2

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5. Lessons learned

6. Prossimi passi

Agenda


Il percorso di progetto in quattro passaggi fondamentali

Progettazione Avvio e attivazione Esecuzione

e revisione Conclusione

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•Co-progettazionedegli strumenti ed avvio del pilot

•Attivazione del gruppo di progetto e identificazione dei friends

•Esecuzione della fase pilota

•Sperimentazione del servizio per sei settimane

•Revisione del lavoro svolto e proseguimento delle attività di coltivazione

•Chiusura delle attivitàcon i friends

•Dossier finale e presentazione dei risultati al management

• Identificazione dell’oggetto di sperimentazione

•Set up obiettivi e criteri di valutazione dell’efficacia del pilot


Organizzazione ed evoluzione degli spazi (metaplan)Ci siamo concentrati sul processo di sviluppo prodotto schematizzandolo con i diretti interessati:

Abbiamo progettato insieme un modello di collaborazione dentro la intranet

Discussione proposta Validazione Discussione soluzione in spazio dedicato

Approvazione e scheda modifica


Due spazi diversi

Due aree: una di preparazione e l’altra di Sviluppo Prodotto vero e proprio

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L’uso della piattaforme è stato guidato dalle personeProblema Soluzione OK/KO

Guida chiara al lavoro: quale strumento utilizzare in relazione ai vari obiettivi della piattaforma Abbiamo preparato QUANDO VOGLIO... UTILIZZO... OK

Come tenere traccia dei vari contributi nel tempo Tramite i tag, l'organizzazione degli spazi, ultime attività. I nuovi contenuti ancora non letti vengono segnati con il grassetto OK

Come caricare contenuti tramite la mail, da casa o dal blackberry? Abbiamo installato un nuovo plugin per permettere di postare via mail OK

Rendere più facile l'accesso alla piattaforma Gli utenti non vengono più disconnessi e Francesco estenderà il tempo di scadenza della connessione OK

Integrazione di strumenti di Project Management nella piattaforma I progetti iniziano ad essere migrati in Clearspace. Manca solamente l’assegnazione di un task a più persone OK

Nomi delle aree: migliorare la comprensione delle finalità Le aree sono state rinominate OK

Capire quanto si concludono le discussioni La conclusione avviene inserendo un ultimo messaggio e bloccando la discussione OK

Confusione tra proposte e soluzioni Chiarito durante l'incontro del 26 OK

Selezione rapida delle informazioni chiave Tramite l’utilizzo dei tag e della homepage personale. Selezionati tag condivisi (es. codicerosso) OK

Indirizzo di contenuto solo a persone specifiche Tramite la segnalazione via mail di messaggi importanti OK

Installazione di instant messenger Installare Openfire in corso di realizzazione


Organizzazione finale degli spazi• Organizzare bene gli spazi tra i temi principali emersi dalla survey• Abbiamo guidato i partecipanti ad adattare gli spazi alle loro esigenze per raffinamenti successivi• Sviluppo Prodotto come modello e guida per tutti gli altri spazi che Lago creererà da sola

Chi sta facendo che

cosa?

Quali modifiche e soluzioni?

Tutto organizzato per linea di

prodotto o tema

Su cosa stiamo lavorando di più?

Modifica approvata. Facciamo il lavoro!






5. Lessons learned

6. Prossimi passi

Agenda


Gli utenti attivi crescono velocemente (e non si tratta dei soliti noti)

Caricamento 30 utenti

Caricamento 30 utenti


Le persone lavorano insieme e le discussioni diventano memoria dell’azienda

35

10

5

Vengono create anche più di dieci discussioni al giorno

Più di 5 risposte per ogni discussione mostrano un forte scambio tra le persone

A solo un mese dal lancio, in totale vengono inseriti più di 35 messaggi al giorno ed i numeri stanno crescendo!


Tanti documenti, ancora più collaborazione nella intranet delle persone

10

30

Più di 10 documenti condivisi al giorno con punte di 12-16

Più del numero di documenti stupisce quanto la scrittura avvenga in gruppo! La intranet oggi sta diventando delle persone..


Non c’è ancora convergenza nei tag, ma alcuni temi iniziano ad emergere

Tag più utilizzati dall’inizio

Tag più utilizzati nell’ultima settimana


La popolazione è prevalentemente giovane, al di sotto dei 30 anni

LAGO Intranet 2.0 Final Survey

Caso:Lago Arredamenti] (p. 24)LAGO Intranet 2.0 Final Survey

Le funzioni di appartenenza sono trasversali, mentre il periodo di permanenza in azienda è inferiore ai 5 anni


La conoscenza e la diffusione di social media più popolari tra i partecipanti al progetto appare essere piuttosto alta



L’esperienza è stata giudicata molto positivamente: un partecipante su due ha elevata fiducia nel valore potenziale dello strumento



I partecipanti si sono sentiti supportati nel corso del progetto



La aspettativa più importante è in linea con il taglio dato al progetto



Il livello di soddisfazione è considerato elevato



Reperibilità, qualità delle decisioni e bontà degli input per il lavoro sono i fattori più importanti per le persone. L’intranet 2.0 supporta questi fattori in modo non ancora forte



La grande maggioranza delle funzionalità è stata giudicata utile



La parte degli spazi è da migliorare significativamente e urgentemente



La maggior parte dei partecipanti ha capito che valeva buttarsi nel progetto da subito



E’ percepito un vantaggio sostanziale dell’uso della Intranet 2.0 per tutti i processi aziendali



Comunicazione e coinvolgimento come maggiori fattori di successo



Il maggiore vantaggio futuro percepito sta nella diminuzione degli errori e nella condivisione delle esperienze



Il valore della nuova Intranet è universalmente riconosciuto dai partecipanti



Il 100% dei partecipanti proseguirebbe nell’esperimento!




2. Risulti e storie di successo



5. Lessons learned

6. Prossimi passi

Agenda


Abbiamo imparato che…. 1/2

1. E’ la community che guida. E’ possibile guidare l’utilizzo dello strumento e supportare le nuove modalità di lavoro, ma è il gruppo che decide dove partecipare

2. Il cambiamento è possibile ma richiede tempo ed impegno. I partecipanti vedono valore in una maggiore condivisione di contenuti e trasparenza, ma cambiare gli schemi di collaborazione richiede tempo ed una presenza costante all’interno della community.

3. Il commitment e la partecipazione attiva da parte del senior management sono fondamentali. Le persone di Lago conoscono piuttosto bene gli strumenti e sono predisposte alle iniziative 2.0. Messaggi chiari e supporto da parte dei responsabili possono però dare continuità e direzione alla partecipazione

4. E’ necessario il presidio delle attività da parte di un facilitatore interno. Al fine di ridurre costi e tempo di ingaggio delle persone, è fondamentale prevedere una figura che conosca il contesto, segua quotidianamente i partecipanti, gestisca lo strumento e risponda alle richieste di aiuto più semplici


Abbiamo imparato che…. 2/2

5. Bisogna condividere dall’inizio modalità d’impiego e strutturazione degli spazi, correggendo tempestivamente eventuali comportamenti non allineati con gli obiettivi della community o causa di rumore

6. E’ bene introdurre attivamente ed immediatamente i partecipanti, dedicando tempo all’apprendere insieme i concetti base di utilizzo degli strumenti

7. Un’alta trasparenza porta forti benefici all’azienda. Poter osservare gli scambi tra altri dipartimenti e l’essere messi a conoscenza di tutto quanto avviene in azienda porta ad una crescita professionale dell’individuo e ad un maggiore senso di appartenenza

8. Mantenere un forte coinvolgimento emotivo dei partecipanti può fare la differenza tra un’iniziativa di successo o di fallimento. L’energia viene creata consentendo alle persone di esprimersi ed ascoltando i loro bisogni



2. Risulti e storie di successo



5. Lessons learned

6. Prossimi passi

Agenda


Ed ora?

Cavalcando il lavoro di evangelizzazione, coltivazione e coinvolgimento fatto in queste settimane, Lago è pronta ad applicare il modello 2.0 in modo diffuso sia verso l’interno che verso l’esterno.

Open Knowledge si propone come partner per guidare strategicamente ed operativamente alcuni prossimi passi :

1.Il progetto è pronto ad uscire dalla fase sperimentale per diventare la nuova intranet di Lago. Il modello dello Sviluppo Prodotto può ora essere applicato ad altri ambiti e processi (es. Lean)

2.L’esperienza fatta all’interno dell’azienda può essere portata verso consumatori finali utilizzando lo stesso strumento e sfruttando la sensibilità, prontezza, trasparenza che tutta l’azienda ha acquisito

3.Le community dei rivenditori ed il LagoStudio possono essere migrate e potenziate tramite il nuovo strumento per consentire una partecipazione più forte da parte dell’azienda e degli utenti

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