Il caso

In conservazione elettronica

70.000 Fatture Passive35.000 Fatture Attive

Bollati IvaGiornali BollatiLibri InventariLibri Cespiti

 Archiviati in Arxivar5.000 ordini e contratti Documenti di supporto alla contrattualisticaContratti in originale

Bilanci e documentazioni di supporto alla chiusura

civilistico/fiscale

RE:SOURCES ITALY centrale servizi per il GRUPPO PUBLICIS

 

terzo gruppo pubblicitario al mondo che opera nel mercato della Comunicazione

attraverso una organizzazione complessa che comprende un network di 23 Legal

Entity dislocate sul territorio.

 

2

La richiesta del Cliente

Passare all’era digitale, attraverso la dematerializzazione dei processi amministrativi e la conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti.

Gestire tutti i processi nel rispetto dei vincoli di riservatezza, tenendo conto della struttura organizzativa interna estremamente complessa e specifica per ogni Legal Entity del gruppo.

Governare gli aspetti di intercomunicazione tra la Centrale Servizi e le varie Agenzie del Gruppo, nonché i rapporti con il mondo esterno (studi commercialisti, studi paghe e stipendi,…) attraverso l’accesso diretto allo strumento Arxivar e con l’eventuale supporto di processi di work flow autorizzativo.

Ottemperare ai vincoli delle normative Internazionali di internal e esternal Audit (il gruppo ha mantenuto il modello di controllo interno Sox) 

Condividere le informazioni ed i dati sui sistemi, in modo strutturato senza ridondanza.

Rendere organizzate e controllate tutte le attività all’interno della Centrale Servizi Re:Sources Italy e delle varie Legal Entity del Network.

3

Progetto

LO SVILUPPO DEL PROGETTO

 Il progetto è stato condotto in stretta collaborazione tra Matrix Solution ed Able Tech,

principalmente per lo sviluppo di una innovativa

gestione della protocollatura delle fatture passive

attraverso la tecnica del timbro digitale.

 Tale percorso è stato

affrontato nel contesto della nuova tecnologia WCF messa a disposizione da Able Tech.

Presentazione al management del prodotto Arxivar attraverso uno degli eventi istituzionali proposti costantemente sul territorio.

Prima offerta dopo la rilevazione in dettaglio delle necessità.

Supporto costante al Cliente, da parte di Matrix Solution, per info comparative tra Arxivar e il prodotto Read Soft indicato dagli internazionali.

Offerta finale con la copertura di ulteriori esigenze emerse nel corso dell’analisi progettuale.

Approvazione del progetto da parte degli internazionali.

La struttura organizzativa del Cliente

4

Centrale Servizi per il Gruppo

Circa 1.200 dipendenti nel Gruppo

Circa 80 dipendentidi cui più di 30

utenti che gestiscono il

caricamento delle fatture passive con

timbro digitale

Creative Agencies

Design

Production

Public Relation

Media Agencies

Digital

Employer Branding

Ciclo passivo con Timbro Digitale (PAPERLESS)

5

Caricamento fattura nel sistema contabile

Viene generato un profilo generico su

Arxivar, associato all’immagine della

fattura

1

7

34

Scansione fatture

6

ABC

MTX

2

Il documento è sottoposto a processo di workflow

approvativo

?

APPROVAZIONESTOP

Applicazione a video del

timbro digitale

Aggiornamento immagine

documento in Arxivar

Aggiornamento profilo documento 5

Conservazione elettronica

6

I documenti generati (o ricevuti) nel sistema gestionale creano un file pdf inviato ad Arxivar

completo del suo profilo documento.

MTX

ARCHIVIAZIONE OTTICA

Firma digitale dei documenti pdf

Generazione di un volume di conservazioneChiusura dell’archivio

sostitutivo con apposizione della firma

digitale

Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale, ove

richiesto per legge

Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale

Memorizzazione del lotto sulla cartella del

server adibita a repository

1

2

3

456

7

TEMPISTICHE CONSERVAZIONE(senza stampa)

Ciclo Attivo entro 90 gg dalla Dichiarazione RedditiCiclo Passivo entro 90 gg dalla Dichiarazione Redditi

Registri IVA, Giornale Bollato, Libro Inventari, Libro Cespiti,

E/C, F24 e F23, Bilancio, etc. entro 90 gg dalla

Dichiarazione Redditi LUL entro la fine del mese

successivoTutti gli altri Annuali

7

La fatturazione alla Pubblica Amministrazione attraverso il modulo IX

formato xml

(già in formato xml firmata attraverso il

sistema Arxivar)

Caratteristica fatture PA•  il contenuto è rappresentato in un file XML, secondo un formato predefinito e accettato dal SdI;

•  l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;

•  la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco (codice IPA) dell'ufficio destinatario della fattura.

Il modulo IX di Arxivar si pone come software di

intermediazione per la gestione dei flussi da e

verso il SdI.

8

Risultati

Raggiungimento di tutti gli obiettivi prefissati, con la chiara consapevolezza dei possibili ampliamenti a copertura di ulteriori esigenze del Gruppo, scalabili nel tempo, sia localmente che negli altri paesi. Ampia soddisfazione del Cliente, fin dai primi momenti dello start-up.