Business Process Management & Business Process Mapping Progetto di mappatura dei processi del Gruppo...

Business Process Management &Business Process Management &Business Process MappingBusiness Process Mapping

Progetto di mappatura dei processi del Gruppo Progetto di mappatura dei processi del Gruppo Boehringer Ingelheim Italia tramite il tool ARISBoehringer Ingelheim Italia tramite il tool ARIS

Candidato: Candidato: Mantione AlessandroMantione Alessandro

Relatori:Relatori: Prof. Chiavaccini RobertoProf. Chiavaccini Roberto

Prof.ssa Lazzerini BeatriceProf.ssa Lazzerini Beatrice

Laurea Specialistica in Ingegneria Informatica per la Gestione d’AziendaLaurea Specialistica in Ingegneria Informatica per la Gestione d’Azienda

Università degli Studi di Pisa Università degli Studi di Pisa Facoltà di Ingegneria Facoltà di Ingegneria a.a. 2006/2007 a.a. 2006/2007

BusinessProcessStrategy

Business Process ManagementBusiness Process Management

BusinessProcess

Implemen-tation

BusinessProcess

Monitoring

BusinessProcessDesign

Business Process Strategy

Definire i Fattori Critici di Successo

Sviluppare la strategia

Identificare gli obiettivi

Business Process Design

Mappare i processi

Analizzare i processi

Identificare i potenziali miglioramenti

Business Process Implementation

Implementare le nuove soluzioni

Allineare i sistemi al business

Business Process Monitoring

Monitorare i processi

Misurare le performance

Calcolare i KPI

Change Management

Porre al centro le persone

Accompagnare i cambiamenti

Vincere le resistenze

Ragioni per un progetto di BPMRagioni per un progetto di BPM

Organizzazione

Efficienza interna

Clienti

Information Technology

Personale

Normative

Adeguamento leggi e certificazioni (IAS-SOX-ISO)

Incremento customer satisfaction

Riduzione time to market, incremento livelli di servizio

Bassi livelli qualitativi Maggiore controllo dei processi Costi fuori controllo

Introduzione nuovi sistemi Disallineamento dai bisogni del business

Allineare strategia con livello operativo Fusioni, acquisizioni riorganizzazioni Maggiore flessibilità

Alto turnover Bassa motivazione Formazione

Il Gruppo Boehringer IngelheimIl Gruppo Boehringer Ingelheim

#14 Industria farmaceutica nel

mondo

37.500 dipendenti

(1.100 Italia) BITSpA

IDA srl

Bidachem SpA

Fatturato 10 mld

(400 mln Italia )

3 Divisioni commerciali

ICS Direzione trasversale

Strategia Corporate sul BPM finalizzata a:Strategia Corporate sul BPM finalizzata a:

Promuovere l’approccio per processiPromuovere l’approccio per processi

Formalizzare le attività e renderle più Formalizzare le attività e renderle più trasparentitrasparenti

Confrontare i processi fra le varie OPU Confrontare i processi fra le varie OPU condividendo le best practicescondividendo le best practices

Mappare i processi delle areeMappare i processi delle aree M&S - Finance - Operation per:M&S - Finance - Operation per:

Identificare criticità e opportunità di Identificare criticità e opportunità di miglioramentomiglioramentoRidurre gli sprechiRidurre gli sprechiAllinearsi alle norme IAS, GMP e ISO 9000Allinearsi alle norme IAS, GMP e ISO 9000Training del personaleTraining del personaleValutare allineamento IT - BusinessValutare allineamento IT - Business

Il Progetto ITALIAIl Progetto ITALIA

Project Sponsor&

Steering Committee ICS ManagerA&F ManagerHR Manager

BPM & IS Project Manager

IS Quality Manager

BPM & ISProject Team

IS Quality

Conoscenza Conoscenza

strumenti informaticistrumenti informaticiVisione trasversale Visione trasversale

dell’aziendadell’azienda

Scelta funzione IS:Scelta funzione IS:

Tool scelto per la mappatura:Tool scelto per la mappatura:Si basa su una metodologia di BPMSi basa su una metodologia di BPMFavorisce l’analisiFavorisce l’analisiScalabileScalabileDB centralizzatoDB centralizzatoDiversi livelli di dettaglio Diversi livelli di dettaglio Rappresentazione delle informazioni su Rappresentazione delle informazioni su viste separateviste separate

BITSpA O2C Order toCash

BITSpA 06 Apply andVerify Prices

BITSpA 07 CheckCustomer Credit

BITSpA 08 CheckInventory


BITSpA 09 Release &Confirm Order


BITSpA 10 OutboundLogistics (pick, pack and

ship)

BITSpA 11 InvoicingBITSpA 12 ManageCash Application

BITSpA 14 ManageReturns

BITSpA 16 MaintainAccounts Receivable

Sub-Ledger

BITSpA 17 MonitorPerformance

BITSpA 04 Create andMaintain Prices and

Commercial Conditions

BITSpA 03 ManageCredit Risk

BITSpA 02 Create andMaintain Contract Info

BITSpA 01 Create andMaintain Customer Info

BITSpA 05 Receive andEnter Order Information

Name: BITSpA O2C Order to Cash

BITSpA 15 CreditManagement

BITSpA-IDA 13 ManageComplains & Inquires

Riceverecomunicazione

variazioneanagrafica clienti

Documentocliente inviato

Inviare documentoCliente

Inviarevariazione

anagrafica clienti

Planning

InternationalDistribution

Comunicazionevariazione

anagrafica...

Fax

Mail

Telefono

Aggiungereinformazioni di

sistema

CreditManagementMS Excel

Riceveredocumento

cliente

CreditManagement

MS Outlook

MS Outlook

Customer ServiceSpecialist

Order and TenderOffice

Management

MS Outlook

Nuovo Cliente ?

Modificareanagrafica

cliente

no

BIO

Documento Cartaceo

Fax

Mail

Telefono

Documento Cartaceo

CreditManagement



Management

Inserire modificasu BPCS

BIO

BPCS

Local Distribution

Cliente particolare ?

Controllaredocumentazione

del cliente

si

si



Management

Nuovo Cliente o Subentro ?

no

Documentazione nuovocliente

Inserire nuovocliente

Inseriresubentro

nuovo cliente subentro

BIOBIO

Fax

Mail

Telefono

Documento Cartaceo

Fax

Mail

Telefono

Documento Cartaceo

CreditManagement



Management

CreditManagement



Management

Clienteprovvisiorio

creato

Inserire nuovocliente in BPCS

BIO

BPCS

Local Distribution

Verificarevariazione

anagrafica clientiBPCS

Inviare inautomaticoanagrafica aField Force

Anagrafica clientiricevuta

BIO

BITSpA 02 Createand MaintainContract Info

Verificare edevent.

correggere datifiscali cliente

attività periodica

CreditManagementBPCS

dati fiscaliverificati e/o

corretti

Anagraficaclienti aggiornata



Management

Clienti solo BITSpA Clienti comuni IDA / BITSpA

CreditManagement

Modulo anagraficoclienti


O.C.S.

O.C.S.

O.C.S. O.C.S.

O.C.S.

O.C.S.

Inserire nuovocliente osubentro

Agente CHCBIOInviare in sede

richiesta diservizio modifica

anagrafica...

Agente CHCBIO

CHC o HPPM e VETMED ?

Ogni notte

Sincronizzareanagrafica clientida BPCS a BIO

BPCS

BIO


anagrafica clienti

O.C.S.BIO

CHC HPPM e VETMED



SOP GestioneAnagrafica Clienti





CountryManagement Italy

Human Resources Administration &Finance

Ethics & IntegrityCompliance

Legal Affairs &Licensing

Istituto De Angeli Bidachem

Information &Communication

Solutions

BoehringerIngelheim SpA

Gruppo BoehringerIngelheim Italia

256 Diagrammi:

- 124 EPCs - 50 VaCD - 42 Organizational Charts - 28 IT Context Models - 12 Technical Term Models

3066 OGGETTI

Function

event

Process Interface

Business unit /division

PositionApplication

Technical term

creates

activates

supports

is input for

decides on

carries out

must be informedcontributes tocarries out

decides on

Technical term

has output of

Process Interface

event

creates

activates

Technical termreads

ARIS Business ServerARIS Site Manager

ARIS Web Client Components

FIREWALL

INTRANET

INTERNET

Thin Client

Multi-utente

Business Architect

Function ViewProcess/Control View

Data View

Organization View

Product/Service View

Appli-cation

ModuleA

ModuleB

ModuleC

Technicalterm

Technicalterm

Technicalterm

Technicalterm

O. U. 1

O. U. 2 O. U. 3

Role 1

operating figures

SubActiv...

Activity A

SubActiv...

ARISARIS

Generazione delle mappe Generazione delle mappe dettagliatedettagliate

Verificare Informazioni

Ordine cliente

Ordine Confermat

o

Ordine Cliente

Ricevuto

Siebel CRM

Form richiesta ordine Ricevuta ordine

CustomerSupport Center

Applicazione di supporto

Output

Input

Evento scatenante

Evento risultante

Attività

Unità Organizzativa

Analisi Processi RappresentatiAnalisi Processi Rappresentati

Riceverecomunicazione

variazioneanagrafica clienti



Inviarevariazione

anagrafica clienti

Planning

InternationalDistribution

Comunicazionevariazione

anagrafica...

Fax

Mail

Telefono

Aggiungereinformazioni di

sistema

CreditManagementMS Excel

Riceveredocumento

cliente

CreditManagement

MS Outlook

MS Outlook



Management

MS Outlook

Nuovo Cliente ?

Modificareanagrafica

cliente

no

BIO

Documento Cartaceo

Fax

Mail

Telefono

Documento Cartaceo

CreditManagement



Management

Inserire modificasu BPCS

BIO

BPCS

Local Distribution

Cliente particolare ?

Controllaredocumentazione

del cliente

si

si



Management

Nuovo Cliente o Subentro ?

no

Documentazione nuovocliente

Inserire nuovocliente

Inseriresubentro

nuovo cliente subentro

BIOBIO

Fax

Mail

Telefono

Documento Cartaceo

Fax

Mail

Telefono

Documento Cartaceo

CreditManagement



Management

CreditManagement



Management

Clienteprovvisiorio

creato

Inserire nuovocliente in BPCS

BIO

BPCS

Local Distribution


anagrafica clientiBPCS

Inviare inautomaticoanagrafica aField Force

Anagrafica clientiricevuta

BIO

BITSpA 02 Createand MaintainContract Info

Verificare edevent.

correggere datifiscali cliente

attività periodica

CreditManagementBPCS

dati fiscaliverificati e/o

corretti

Anagraficaclienti aggiornata



Management

Clienti solo BITSpA Clienti comuni IDA / BITSpA

CreditManagement



O.C.S.

O.C.S.

O.C.S. O.C.S.

O.C.S.

O.C.S.

Inserire nuovocliente osubentro

Agente CHCBIOInviare in sede

richiesta diservizio modifica

anagrafica...

Agente CHCBIO

CHC o HPPM e VETMED ?

Ogni notte

Sincronizzareanagrafica clientida BPCS a BIO

BPCS

BIO


anagrafica clienti

O.C.S.BIO

CHC HPPM e VETMED








Processo: BITSpA O2C/01 Create and Maintain Customer Info

Punti di forza (Strengths):1. Comunicazioni

variazioni anagrafiche riportate in automatico agli agenti

2. Bassa possibilità di errori nella gestione dell’anagrafica clienti

Punti di debolezza (Weaknesses):

1. Stesse informazioni ripetute su due sistemi, BPCS e BIO

2. Stesse informazioni inserite sia dalle Divisioni che dalla Distribuzione

Opportunità (Opportunities):

1. Eliminare il doppio inserimento

2. Integrare le informazioni anagrafiche dei clienti su un unico sistema

3. Automatizzare ed integrare in un unico canale la segnalazione di modifica dell’anagrafica.

Minacce – Rischi (Threads):

1. Disallineamento fra le informazioni dell’anagrafica clienti in BIO e in BPCS

2. Ritardi nell’evasione dell’ordine a causa di inserimenti e verifiche ripetute

Integrazione Processi/ApplicazioniIntegrazione Processi/Applicazioni

Prototipo per integrazione in ARIS di Prototipo per integrazione in ARIS di

portofolio applicativo portofolio applicativo

e rappresentazione applicazioni/processie rappresentazione applicazioni/processi

Realizzazione secondo 2 prospettive:Realizzazione secondo 2 prospettive:

ProcessiProcessi

SistemiSistemi

BITSpA O2C Order toCash

BITSpA 06 Apply andVerify Prices

BITSpA 07 CheckCustomer Credit



BITSpA 10 OutboundLogistics (pick, pack and

ship)BITSpA 11 Invoicing

BITSpA 12 ManageCash Application

BITSpA 13+14 ManageComplains & Inquires

and Returns

BITSpA 16 MaintainAccounts Receivable

Sub-Ledger

BITSpA 17 MonitorPerformance

BITSpA 04 Create andMaintain Prices and

Commercial Conditions

BITSpA 03 ManageCredit Risk

BITSpA 02 Create andMaintain Contract Info

BITSpA 01 Create andMaintain Customer Info

BITSpA 05 Receive andEnter Order Information

Name: BITSpA O2C Order to Cash

BITSpA 15 CreditManagement

Order to CashApplication Mapping

Systems that support process

BPCS

Documentum

PTPOSTEL

DAFNE

Datagon

BIBIP

BIO

SCA

CreditAnalisys

DB Resi

DB Sales

1,2

9,12,17

6

5,11

1 -16

1,3,4

2

8

1,5

13,14

17

1 - 9, 11 -16

Contenzioso...

BPCS

Documentum

PTPOSTEL

invoices

DAFNE

Datagon

customer orders

invoice to customer,order ack

tender price

customer info

BIBIP

customer registry,orders, invoices...

BIO

customer orders.territories

customer ordersack, product in...

FF structure,territories, campai...

SCA

Finance &Accounting Info

Credit Analisys date

customer registry

block customerorder

Credit Analisys

customer credit,overdue credit,...

customer registry

DB Resishippingdocuments,...

DB Salescustomer creditrisk, credit ris...

sales cycle

Order to Cash Application Mapping

ContenziosoClienti

ERP & Accounting

ERP & Accounting Application System Structure

BPCS

SCA

SIC2000

CS

BPCS

WOMS

SCA

Futurcast BIX@ PARSRCCP PIRS

BIO

BIBIP

Documentum

TracciabilitàLotti

Warning Lotti CSContenzioso

ClientiDatagon

DAFNE

DB Sales

MMS

VRM

monthly sales

domestic...

order acks,...

custom...

products,...

invoices, cli...

shipping d...

costs, it...

shop orders,... invent... sales invoic... custom...

tender... customer info

external inp...

invoice...

logistic info

sales invoices

purcha...

standard co...

purchase...

production...

stock mast...

manual...

BPCS schema

ConclusioniConclusioni

Identificazione criticità e opportunità di Identificazione criticità e opportunità di miglioramentomiglioramento

Formazione nuovi collaboratori, consulenti Formazione nuovi collaboratori, consulenti esterniesterni

Audit CorporateAudit Corporate

Condivisione conoscenza fra OPUCondivisione conoscenza fra OPU

Valutazione impatto nuove applicazioniValutazione impatto nuove applicazioni

Business Process Management & Business Process Mapping Progetto di mappatura dei processi del Gruppo...

Documents

Transcript of Business Process Management & Business Process Mapping Progetto di mappatura dei processi del Gruppo...