Bozza soluzione fi 2_v4-5

PSM – Programma Sistemi Merci

Piano dei sistemi Short Haul

Processi Amministrazione Finanza e Controllo

Soluzione SAP ECC 6.0 – Modulo FI

Direzione Sistemi Informativi 09 Maggio 2014

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Obiettivo dell’incontro

Contabilità Cespiti

Contabilità Fornitori

Contabilità Clienti

Sommario

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Obiettivo dell’incontroAl fine di illustrare le soluzioni individuate in ambito SAP ECC 6.0 per la gestione della Contabilità

Generale di SERFER “Short Haul” e di raccogliere esigenze e informazioni mancanti per poter progettare la soluzione definitiva sono stati programmati i seguenti incontri:

Contabilità Generale 1 (05/05/2014): Piano dei Conti, Principi Contabili, Tipi Documento, Regole Contabili

Contabilità Generale 2 (09/05/2014): Contabilità Cespiti, Contabilità Fornitori e Contabilità Clienti

Contabilità Generale 3 (19/05/2014): IVA, Tesoreria

Gli argomenti che verranno trattatati nell’incontro di oggi sono:

Il sistema SAP ECC 6.0 gestisce la Contabilità Fornitori attraverso il sottomodulo FI – AP ( Accounts Payable)

Il sistema SAP ECC 6.0 gestisce la Contabilità Cespiti attraverso il sottomodulo FI – AA (Asset Accounting)

CONTABILITA’ CESPITI

CONTABILITA’ FORNITORI

Il sistema SAP ECC 6.0 gestisce la Contabilità Clienti attraverso il sottomodulo FI – AR ( Accounts Receivable)

CONTABILITA’ CLIENTI

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Cespiti

La Gestione Cespiti, effettuata attraverso il sottomodulo FI – AA, è una contabilità sezionale della contabilità generale ed è utilizzata per gestire e documentare dettagliatamente le transazioni relative ai cespiti.

I cespiti che alimenteranno il sottomodulo FI – AA e di conseguenza anche la Contabilità Generale del sistema SERFER SH, si distinguono nelle seguenti categorie:

Cespiti Ex CARGO, di cui deve essere ancora definito il perimetro d’intervento

Cespiti SERFER

La struttura del sottomodulo FI – AA prevede la parametrizzazione di una serie di oggetti SAP tra i quali:

Classi Cespiti

Aree di Valutazione

Parametri di ammortamento

Tipi Movimento

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Cespiti – Classe Cespite 1/2

Classe Cespite

La Classe Cespite costituisce l’elemento principale del sottomodulo FI – AA.

I task principali della Classe Cespite sono i seguenti:

Definizione Cespite: il cespite è caratterizzato da un numero primario (cespite primario) e un numero secondario (es. component del cespite primario, manutenzione effettuata sul cespite primario).

Assegnazione di valori di default al momento della creazione del cespite, in particolare i parametri di ammortamento;

Raggruppamento di cespiti con i medesimi parametri di ammortamento per analisi specifiche;

Individuazione dei campi anagrafici da visualizzare/alimentare al momento della creazione, modifica o visualizzazione del cespite.

Individuazione dei conti Co.Ge. da alimentare in fase di registrazione di operazioni contabili.

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Cespiti – Classe Cespite 2/2

Di seguito si riporta, in allegato, il dettaglio delle Classi Cespite, Determinazione Conti, Layout di videata e Range di numerazione definite sul sistema SAP ECC 6.0 di Trenitalia.

CLASSE CESPITE Classe Cespite

DETERMINAZIONE

CONTIDeterminazione

Conti

LAYOUT DI VIDEATALayout di Videata

RANGE DI

NUMERAZIONERange di

Numerazione

Parametrizzazioni Classi Cespite

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Cespiti – Aree di Valutazione

Aree di Valutazione

L’Area di Valutazione definisce i criteri di valorizzazione dei Cespiti e determina le modalità di calcolo degli ammortamenti.

Sul sistema SAP ECC 6.0 di Trenitalia sono state definite le seguenti Aree di Valutazione:

Area 01 – Civilistico: i cespiti sono valutati secondo la normativa civilistica (IAS – IFRS);Area 02 – Fiscale: i cespiti sono valutati secondo la normativa fiscale ai fini della

determinazione delle imposte sul reddito;Area 20 – Ammortamento Gestionale: i cespiti sono valutati secondo esigenze di carattere

gestionale (ammortamento gestionale);Area 40 – Gestione Rivalutazioni: i cespiti sono valutati per le Rivalutazioni del Costo

StoricoArea 41 – Gestione Svalutazioni: i cespiti sono valutati per le Svalutazioni del Costo StoricoArea 42 – Svalutazioni da Deemed: i cespiti sono valutati per le Svalutazioni da Deemed

Cost dovute al passaggio ai principi contabili IFRSArea 43 – Svalutazioni da Impairment : i cespiti sono valutati per le Svalutazioni da

Impairment dovute al passaggio ai principi contabili IFRS

L’insieme delle Aree di Valutazione definisce il Piano di Valutazione che sul sistema SAP di Trenitalia è denominato “RSMS”.

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Cespiti – Parametri di ammortamentoParametri di ammortamento

L’oggetto SAP “Chiave di Ammortamento” contiene tutte le parametrizzazioni necessarie al calcolo degli ammortamenti dei cespiti.

Le Chiavi di Ammortamento sono caratterizzati da i seguenti metodi di calcolo:

Metodo di base (es. Ammortamento Ordinario calcolato con percentuale esplicita, Ammortamento Ordinario calcolato con percentuale che varia secondo la vita utile del cespite, ecc.);

Metodo a quote decrescenti (es. Ammortamento Ordinario calcolato con percentuale di ammortamento decrescenti);

Metodo a importo massimo (es. Ammortamento Ordinario con quota massima di ammortamento stabilita per un determinato periodo);

Metodo scalare (es. Ammortamento Ordinario con percentuale di ammortamento valida per un determinato periodo);

Metodo periodo (es. Ammortamento Ordinario con data di inizio ammortamento corrispondente con la data di acquisizione).

Di seguito si riporta, in allegato, il dettaglio delle Chiavi di Ammortamento definite sul sistema SAP ECC 6.0 di Trenitalia.

Chiavi di Ammortamento

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Cespiti – Tipi Movimento

Tipi Movimento

L’oggetto SAP “Tipo Movimento” consente di distinguere, classificare e archiviare con maggior dettaglio le operazioni contabili già distinte per Tipo Documento.

In ambito “FI – AA” i Tipi Movimento sono legati alle seguenti operazioni contabili:

AcquisizioniEliminazioniTrasferimentiIncentivi Rivalutazioni

Di seguito si riporta, in allegato, il dettaglio dei Tipi Movimento definiti sul sistema SAP ECC 6.0 di Trenitalia.

Tipi Movimento

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori

La Contabilità Fornitori, gestita attraverso il sottomodulo FI – AP, è caratterizzata dalla Gestione dell’Anagrafica Fornitori che comprende le attività di creazione / modifica / cancellazione.

I Fornitori che alimenteranno il sottomodulo FI – AP e di conseguenza anche la Contabilità Generale del sistema SERFER SH, si distinguono nelle seguenti categorie:

Fornitori Ex CARGO, di cui deve essere ancora definito il perimetro d’intervento

Fornitori SERFERI principali oggetti che caratterizzano la Gestione dell’Anagrafica Fornitori sono:

Gruppo Conti FornitoriPartita IVA/Codice Fiscale

Società Partner

Banca Pagamenti

Conto di Riconciliazione (o Conto Mastro)Ritenuta d’Acconto

Metodi di Pagamento

Condizioni di Pagamento

Blocco al Pagamento

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 1/7Gestione Anagrafica Fornitori

L’Anagrafica Fornitori è creata a livello di Mandante per i dati di carattere generale e poi “attivata” a livello di Società per l’integrazioni dei dati.

L’anagrafica è gestita dalle seguenti view:

Al fine di evitare la duplicazione dei fornitori, sul sistema SAP di Trenitalia è stata sviluppato un controllo che garantisce l’univocità della partita IVA e del Codice Fiscale e verrà replicato per SERFER SH.

Dati Generali: nella sezione relativa ai dati generali sono inserite informazioni generiche come la ragione sociale, la partita IVA, il codice fiscale, gli eventuali appoggi bancari ed è possibile definire se il fornitore è soggetto a ritenuta d’acconto. Se il soggetto è al tempo stesso anche cliente della società, tale informazione può essere riportata in anagrafica, permettendo così l’evidenza tra le partite a debito e a credito sul sezionale cliente.

Dati Società: i dati riguardanti la vista di società sono quelli più propriamente contabili, come il conto di contabilità generale (conto di riconciliazione o conto mastro) che consente di riportare in Contabilità Generale tutte le movimentazioni effettuate mediante l’anagrafica del fornitore. In questa sezione sono inserite anche le condizioni e le modalità di pagamento, che saranno ereditate dal sistema all’atto della registrazione. Si rilevano inoltre i codici di ritenuta d’acconto, laddove previsti.

Dati Acquisti:nella sezione acquisti sono gestite le informazioni tipiche del Ciclo Passivo come per esempio l’Organizzazione Acquisti.

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 2/7

Oggetto SAP fondamentale per la gestione dell’anagrafica Fornitori è il Gruppo Conto Fornitori:

I Gruppi Conto Fornitori permettono di

raggruppare il database anagrafico per tipologie di fornitori;

associare all’anagrafica fornitore un Range di Numerazione per determinarne la codifica;

Definire le informazioni necessarie, facoltative o non necessarie alla definizione dell’anagrafica.

Di seguito si riportano i Gruppi Conto Fornitori definiti sul sistema di Trenitalia (mandante 400).

I dati anagrafici Fornitori sono organizzati nelle seguenti schede SAP di input:

Indirizzo;Controllo;Pagamenti;Gestione Conto Contabilità;Pagamenti Contabilità.

Gruppo Conti Fornitori

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 3/7Indirizzo: principali campi da valorizzare

Intestazione: Spett.le, Azienda, ecc.

Nome: Ragione Sociale del Fornitore

Chiave di ricerca: Denominazione breve usata per “help di ricerca”

Via/numero civico

CAP/Località

Paese: Codice Paese (IT per Italia)

Regione: Il campo Regione corrisponde a Provincia

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 4/7Controllo: principali campi da valorizzare

Cliente: Campo valorizzato nel caso in cui il Fornitore sia anche Cliente

Società Partner: Codice identificativo di una società appartenente al Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane.

Partita IVA: Campo valorizzato con la partita IVA del fornitore

Partita IVA/Codice Fiscale: Campo valorizzato con il Codice Fiscale del fornitore

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 5/7Pagamenti: principali campi da valorizzare

Paese: Identifica il paese relativo alla sede della banca

Chiave Banca: Codice ABI/CAB della banca.

Conto Bancario: Numero del C/C del fornitore

IBAN: Campo calcolato in automatico dal sistema

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 6/7Gestione Conto Contabilità: principali campi da valorizzare

Conto riconc.: Conto Mastro della Contabilità Generale a cui viene legato il codice del Fornitore in base al Gruppo Conti Fornitori a cui appartiene

Chiave di classificazione: Valorizza il campo “Attribuzione” nei singoli documenti contabili.

Gruppo Cash Management: Gruppo di Cash Management a cui il Fornitore appartiene. Il gruppo di cash management viene utilizzato per effettuare previsioni di liquidità

Ritenuta d’acconto:Il codice Ritenuta d’Acconto consente al sistema SAP di rilevare e contabilizzare in automatico l’importo che si riferisce alla ritenuta d’acconto.

Di seguito si riportano i codici “Ritenuta d’Acconto” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Ritenuta d'Acconto

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Gestione Anagrafica Fornitori 7/7Pagamenti Contabilità: principali campi da valorizzare

Condizione Pagamento: Codice che permette di definire i termini di pagamento in forma di termini di sconto e dilazioni del pagamento

Di seguito si riportano le “Condizioni di Pagamento” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Modalità di Pagamento: Codice che identifica la Modalità di Pagamento dei pagamenti automatici.

Di seguito si riportano i codici “Modalità di Pagamento”” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Blocco Pagamento: Codice che determina il blocco dei pagamenti automatici di tutte le partite a credito del fornitore.

Doppia Fattura: Impostazione che indica la verifica di una doppia acquisizione di fatture


Modalità di Pagamento

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Sezionale Vs Mastro

In SAP esiste un legame anagrafico tra sezionale Fornitore e mastro caratterizzato dalle seguenti regole:

un sezionale deve avere obbligatoriamente un mastro associato in anagrafica;

un sezionale può avere associato in anagrafica uno ed un solo mastro;

un conto mastro non può MAI essere alimentato direttamente da scritture contabili ma può esserlo solo attraverso un sezionale.

Tali regole consentono di avere sempre la garanzia della perfetta quadratura tra contabilità sezionale e contabilità generale.

Fornitore AXSezionale

1000

Fornitore BXSezionale

1200

Fornitore CXSezionale

1600Debito Vs/Fornitore

MASTRO

1600

1000

1200

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Mastro Speciale

I Mastri Speciali sono dei conti Mastro collegati ai mastri ordinari attraverso uno specifico codice in customizing. L’utilizzo dei mastri speciali ha la funzione di destinare la contabilizzazione di un sezionale su un conto mastro diverso da quello definito in anagrafica, come illustrato nell’esempio di seguito :

Fornitore100039901SERFER

L311101005Deb. comm.li per fatture ricevute

Collegato in anagrafica a Sezionale MASTRO

Codice Co.Ge Spec.

Mastro ordinario Mastro speciale

N L311101005Deb. comm.li per fatture

ricevute

L311103030Fatt. da ricevere da controllate -

immob

Q L311101005Deb. comm.li per fatture

ricevute

L991505892Deb x Dep cauz. da Versare

U L311101005Deb. comm.li per fatture

ricevute

L311116020Deb.div.per cess cred. da fornit

contr

…

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti

La Contabilità Clienti, gestita attraverso il sottomodulo FI – AR, è caratterizzata dalla Gestione dell’Anagrafica Clienti che comprende le attività di creazione / modifica / cancellazione.

I Clienti che alimenteranno il sottomodulo FI – AR e di conseguenza anche la Contabilità Generale del sistema SERFER SH, si distinguono nelle seguenti categorie:

Clienti Ex CARGO, di cui deve essere ancora definito il perimetro d’intervento

Clienti SERFERI principali oggetti che caratterizzano la Gestione dell’Anagrafica Clienti sono:

Gruppo Conti Clienti

Partita IVA/Codice Fiscale

Società Partner

Conto di Riconciliazione (o Conto Mastro)

Calcolo Interessi



Procedure di sollecito

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 1/7Gestione Anagrafica Clienti

L’Anagrafica Clienti è creata a livello di Mandante per i dati di carattere generale e poi “attivata” a livello di Società per l’integrazioni dei dati.

L’anagrafica è gestita dalle seguenti view:

Al fine di evitare la duplicazione dei clienti sul sistema SAP di Trenitalia è stata sviluppato un controllo che garantisce l’univocità della partita IVA e del Codice Fiscale che verrà replicato per SERFER SH.

Dati Generali: nella sezione relativa ai dati generali sono inserite informazioni generiche come la ragione sociale, la partita IVA e il codice fiscale. Se il soggetto è al tempo stesso anche fornitore della società, tale informazione può essere riportata in anagrafica, permettendo così l’evidenza tra le partite a debito e a credito sul sezionale fornitore.

Dati Società: i dati riguardanti la vista di società sono quelli più propriamente contabili, come il conto di contabilità generale (conto di riconciliazione o conto mastro) che consente di riportare in Contabilità Generale tutte le movimentazioni effettuate mediante l’anagrafica del cliente. In questa sezione sono inserite anche le condizioni e le modalità di pagamento, che saranno ereditate dal sistema all’atto della registrazione. Si rilevano inoltre le procedure di sollecito.

Dati Area Vendite:nella sezione vendite sono gestite le informazioni tipiche del Ciclo Attivo come per esempio l’Organizzazione Commerciale, Canale Distribuzione, Settore Merceologico

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 2/7

Oggetto SAP fondamentale per la gestione dell’anagrafica Clienti è il Gruppo Conto Clienti:

I Gruppi Conto Clienti permettono di

raggruppare il database anagrafico per tipologie di clienti;

associare all’anagrafica fornitore un Range di Numerazione per determinarne la codifica;

Definire le informazioni necessarie, facoltative o non necessarie alla definizione dell’anagrafica.

Di seguito si riportano i Gruppi Conto Clienti definiti sul sistema di Trenitalia (mandante 400).

I dati anagrafici Clienti sono organizzati nelle seguenti schede SAP di input:

Indirizzo;Dati di Controllo;Gestione Conto;Pagamenti Contabilità.Corrispondenza

Gruppo Conti Clienti

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 3/7Indirizzo: principali campi da valorizzare

Intestazione: Spett.le, Azienda, ecc.

Nome: Ragione Sociale del Fornitore

Chiave di ricerca: Denominazione breve usata per “help di ricerca”

Via/numero civico

CAP/Località

Paese: Codice Paese (IT per Italia)

Regione: Il campo Regione corrisponde a Provincia

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 4/7Dati di Controllo: principali campi da valorizzare

Fornitore: Campo valorizzato nel caso in cui il Cliente sia anche Fornitore

Società Partner: Codice identificativo di una società appartenente al Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane.

Partita IVA: Campo valorizzato con la partita IVA del fornitore

Partita IVA/Codice Fiscale: Campo valorizzato con il Codice Fiscale del fornitore

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 5/7Gestione Conto: principali campi da valorizzare

Conto riconc.: Conto Mastro della Contabilità Generale a cui viene legato il codice del Cliente in base al Gruppo Conti Clienti a cui appartiene

Chiave di classificazione: Valorizza il campo “Attribuzione” nei singoli documenti contabili.

Gruppo Cash Management: Gruppo di Cash Management a cui il Cliente appartiene. Il gruppo di cash management viene utilizzato per effettuare previsioni di liquidità

Codice Interessi:Il codice Interessi consente al sistema SAP di rilevare e contabilizzare in automatico l’importo che si riferisce agli interessi maturati.

Di seguito si riportano i codici “Interessi” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Codice Interessi

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 6/7Pagamenti: principali campi da valorizzare

Condizione Pagamento: Codice che permette di definire i termini di pagamento in forma di termini di sconto e dilazioni del pagamento

Di seguito si riportano le “Condizioni di Pagamento” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Modalità di Pagamento: Codice che identifica la Modalità di Pagamento dei pagamenti automatici.

Di seguito si riportano i codici “Modalità di Pagamento”” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Compensazione con fornitore: Codice per eseguire la compensazione con il relativo conto fornitori durante l'esecuzione del pagamento automatico.

Registrare Regolarità Pagamenti: questa impostazione consente di elencare per ogni mese calendario gli importi ed il numero di pagamenti effettuati ed i possibili giorni di ritardo.



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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Gestione Anagrafica Clienti 7/7Corrispondenza: principali campi da valorizzare

Procedura sollecito: Codice che permette di definire i termini di pagamento in forma di termini di sconto e dilazioni del pagamento

Di seguito si riportano le “Procedure di Sollecito” definiti sul sistema SAP di Trenitalia

Procedure di Sollecito

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Clienti – Sezionale Vs Mastro

In SAP esiste un legame anagrafico tra sezionale Cliente e mastro caratterizzato dalle seguenti regole:

un sezionale deve avere obbligatoriamente un mastro associato in anagrafica;

un sezionale può avere associato in anagrafica uno ed un solo mastro;

un conto mastro non può MAI essere alimentato direttamente da scritture contabili ma può esserlo solo attraverso un sezionale.

Tali regole consentono di avere sempre la garanzia della perfetta quadratura tra contabilità sezionale e contabilità generale.

Cliente DXSezionale

1000

Cliente EXSezionale

1200

Cliente FXSezionale

1600Credito Vs/Clienti

MASTRO

1600

1000

1200

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Soluzione Modulo FI – Financial AccountingContabilità Fornitori – Mastro Speciale

I Mastri Speciali sono dei conti Mastro collegati ai mastri ordinari attraverso uno specifico codice in customizing. L’utilizzo dei mastri speciali ha la funzione di destinare la contabilizzazione di un sezionale su un conto mastro diverso da quello definito in anagrafica, come illustrato nell’esempio di seguito :

Cliente7100015445SERFER

D211101005 Cred. comm.li X ft emesse v/impr.contr.

Collegato in anagrafica a Sezionale MASTRO

Codice Co.Ge Spec.

Mastro ordinario Mastro speciale

J D211101005 Cred. comm.li X ft emesse

v/impr.contr

D311105117Cred.XDep.Incas.(COGE-

Spec.J)v/control

N D211101005 Cred. comm.li X ft emesse

v/impr.contr

D211101030Cred.Comm.V/

Contr.ateQuietanze no attrib

Z D211101005 Cred. comm.li X ft emesse

v/impr.contr

D311100001Cred.diversiXpartite varie v/impr.

C.ate

…

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