BILANCIO DI MANDATO DEL COMUNE DI CREMONA 1999 -2003: VALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATO Paolo Bodini...
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BILANCIO DI MANDATO BILANCIO DI MANDATO
DEL COMUNE DI CREMONA 1999 -2003:DEL COMUNE DI CREMONA 1999 -2003:
VALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATOVALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATO
Paolo Bodini
Sindaco di Cremona
Dal 1995 al 2004Padova 15 gennaio 2005
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
CITTA’ DI CREMONACITTA’ DI CREMONA
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
PERCHÈ ABBIAMO DECISO DI FARE IL BILANCIO DI MANDATO?
•Processo di trasformazione, nuovo modello di relazione con i cittadini: accountability
•Esigenza di rendere conto a fine mandato dell’operato, delle azioni e dei risultati raggiunti per avere il feedback che si ottieni dalla partecipazione e dal dialogo
•Comunicare ai propri cittadini in modo chiaro, semplice e accessibile la risposta ai bisogni e al miglioramento del benessere, attraverso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti per rafforzare il legame fiduciario
IL BILANCIO DI MANDATO E L’INTEGRAZIONE TRA LIVELLO STRATEGICO PROGRAMMATICO E GESTIONALE
PIANIFICAZIONE STRATEGICA
PROGRAMMAZIONE E ATTUAZIONE
CONTROLLO
RENDICONTAZIONE
Programma di mandatoPiano strategico
Programma di mandatoPiano strategico
Relaz. Prev. ProgramaticaBilancio di previsione
Piani Esecutivi Gestione
Relaz. Prev. ProgramaticaBilancio di previsione
Piani Esecutivi Gestione
Controllo strategicoControllo di gestioneControllo strategicoControllo di gestione
Relazione al rendicontoConto consuntivo
Bilancio di mandato
Relazione al rendicontoConto consuntivo
Bilancio di mandato
OBIETTIVI
• Elaborare un documento chiaro che fornisse un quadro completo e dotato di senso dell’attività svolta negli anni di mandato, per collegare le scelte politiche e la loro attuazione, attraverso obiettivi, strategie, attività realizzate e risultati raggiunti con una valutazione consapevole e corretta dell’operato dell’ente da parte dei cittadini.
• Miglioramento della comunicazione all’esterno e apertura dei canali con i portatori d’interesse e i cittadini per sviluppare forme di collaborazioni crescenti
• Raggiungimento di una visione unitaria e completa da parte del dipendente per superare la settorialità e motivare maggiormente i singoli
IL BILANCIO DI MANDATO COME?
• PRODOTTO: documento che rappresenta la complessità dell’azione dell’ente, integrando i dati patrimoniali ed economico finanziari, indicatori quantitativi e descrizioni qualitative
• PROCESSO: percorso interno (formazione condivisione e formalizzazione) che prevede la ricostruzione della catena di senso, la progressiva integrazione con gli altri strumenti gestionali e comunicativi esistenti e il coinvolgimento dei diversi portatori d’interesse
STRUMENTI TRADIZIONALI IN USO INSUFFICIENTI
• Non rilevano gli aspetti non quantificabili finanziariamente, quindi non consentono di verificare l’efficacia e valutare l’efficienza
• Non offrono una visione d’insieme e dotata di senso dell’azione e delle politiche dell’ente
• Non sono facilmente leggibili, fruibili e accessibili per la maggior parte dei cittadini
I PRESUPPOSTI
• Servizio Comunicazione
• Servizio programmazione e Controllo di Gestione
• Pubblicazione “La città che cambia”
OBIETTIVO
• Elaborare un documento chiaro e fruibile da parte di tutti i cittadini, che fornisse un quadro completo e dotato di senso dell’attività svolta negli anni di mandato (1999 –2003), per collegare le scelte politiche e la loro attuazione, attraverso obiettivi, strategie, attività realizzate e risultati raggiunti con una valutazione consapevole corretta dell’identità dell’ente da parte dei cittadini.
FASI DEL PROCESSO DI COSTRUZIONE DEL DOCUMENTO
FASE PREPARATORIA
ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI DI PREBILANCIO
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI PORTATORI D’INTERESSE
REDAZIONE DEL DOCUMENTO FINALE
STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUME
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
Costituzione del gruppo di lavoro
Definizione dei destinatari del documento
Scelta della società di consulenza
Presentazione e coinvolgimento della struttura interna
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
Sindaco, Vicesindaco
Direttore Generale,
Ragioniere capo, Consulente d’azienda
Direttore Personale, Sviluppo organizzativo, Comunicazione Politiche Giovanili
Posizione Organizzativa Comunicazione,
Posizione Organizzativa Programmazione e Controllo di Gestione,
Operatore comunicazione
Operatore Programmazione e Controllo di Gestione
Addetto Stampa
GRUPPO DI LAVOROGRUPPO DI LAVORO
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
DESTINATARI DEL DOCUMENTODESTINATARI DEL DOCUMENTO
Cittadini
Amministratori attuali e futuri
Dirigenti e funzionari
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
SCELTA SOCIETÀ DI CONSULENZASCELTA SOCIETÀ DI CONSULENZA
Esperienze a livello nazionale
Trattativa informale
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
PRESENTAZIONE E COINVOLGIMENTO PRESENTAZIONE E COINVOLGIMENTO INTERNOINTERNO
Presentazione e formazione sul bilancio a Sindaco e Assessori
Presentazione e formazione ai dirigenti e alle Posizioni Organizzative
Comunicazione a tutti i dipendenti (articolo giornale interno e sulla intranet aziendale)
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
FATTORI DI SUCCESSO FATTORI DI SUCCESSO Coinvolgimento internoCoinvolgimento interno
Novità e sfida per l’ente, ed interesse
Coinvolgimento dall’inizio di assessori e dirigenti, che si sono sentiti parte integrante del progetto
Maggiore disponibilità da parte di tutti a fornire le informazioni necessarie per la stesura dei documenti
FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003
FATTORI DI CRITICITÀ FATTORI DI CRITICITÀ Coinvolgimento internoCoinvolgimento interno
Incertezza e preoccupazione per il confronto aperto con la città nel periodo prelettorale (bilancio mostra luci ed ombre dell’attività)
Tempi stretti per l’elaborazione del documento
ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003
Sicurezza e rapporti con il cittadino
Politiche sociali
Attività produttive
Politiche culturali
Politiche educative e giovanili
Mobilità, territorio, ambiente e urbanistica
LE 6 AREE DI RENDICONTAZIONELE 6 AREE DI RENDICONTAZIONE
ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003
Raccolta dati e documenti di partenza
Incontro con Assessori e Dirigenti
Articolazione di ogni documento
Verifica finale
IL PERCORSO DI ELABORAZIONEIL PERCORSO DI ELABORAZIONE
ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003
Discorso d’insediamento del sindaco
Tabella di sintesi
Situazione ereditata all’inizio mandato
Obiettivi, strategie, interventi realizzati, da completare, non ancora realizzati
Risultati raggiunti
L’ARTICOLAZIONE DI OGNI DOCUMENTOL’ARTICOLAZIONE DI OGNI DOCUMENTO
ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003
ESEMPIO
Individuazione dei cittadini portatori d’interesse
Momenti di coinvolgimento
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
INDIVIDUAZIONE DEI CITTADINIINDIVIDUAZIONE DEI CITTADINI
Cittadini scelti in rappresentanza di ogni area (69 scelti – 62 coinvolti)
Raccolta indirizzari del Comune di Cremona
Incontro Gruppo di lavoro con Sindaco e Assessori e Dirigenti
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Prefetto (rinuncia) Questore (rinuncia) Rappresentanti Mercoledì del Cittadino Presidente Associazione Incontro Donne
Antiviolenza Punto nuova impresa (Camera di Commercio) Rappresentante dei comitati spontanei dei
cittadini
Direttori dei giornali locali (3 quotidiani +1 settimanale)
Sicurezza e rapporti con il cittadinoSicurezza e rapporti con il cittadino
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Politiche socialiPolitiche sociali
Presidente II.PP.A.B Istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza
Direttore Caritas diocesana
Presidente Centro Interprovinciale servizi volontariato
Presidente Forum del III settore
Direttore Confcoperative
Presidente Centro Geriatrico cremonese
Direttore sociale Azienda Sanitaria Locale
Sindacati Pensionati CGIL, CISL, UIL
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Attività produttiveAttività produttive
Presidenti associazioni artigiani (2 associazioni)
Presidente Associazione Industriali Presidente Associazione Piccole
medie imprese Presidenti Associazioni Commercianti
(2 associazioni) Presidente coltivatori diretti Presidente associazione Agricoltori Segretari provinciali CGIL, CISL, UIL
segue
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Attività produttiveAttività produttive
Presidenti Camera di Commercio
Presidenti Confcooperative e Lega Cooperative
Rappresentante associazioni consumatori
Presidente Aziendaenergetica municipalizzata
Presidente Banca PopolareCremona
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Politiche culturaliPolitiche culturali Presidente Fondazione musicale
Stauffer Presidente Associazione Culturale
ADAFA Presidente Amici del Museo Artista Direttore Archivio Diocesano e
conoscitore storia cremonese Docente di storia dell’arte Direttore biblioteca governativa Direttore archivio di stato Rappresentante liutai
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Politiche educative e giovaniliPolitiche educative e giovanili
Presidente Centro Sportivo italiano (CSI)
Presidente Unione Italiana Sport per Tutti (UISP)
Presidente Associazione Culturale ADAFA
Associazioni genitori (Age e CDG)
Presidente Federazione Oratori Cremonesi
segue
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Politiche educative e giovaniliPolitiche educative e giovanili
Presidente consulta giovanile scuole superiori
Dirigente scolastico scuola obbligo
Responsabile corsi economia Università cattolica
Docente scuola edile
Preside istituto scolasticosuperiore
Presidente Comitato mensascuole
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Mobilità,territorio, ambiente, urbanisticaMobilità,territorio, ambiente, urbanistica
Coordinatrice Ordini professionali
Presidente Collegio Geometri
Presidente Ordine Ingegneri
Presidente Ordine Architetti
Rappresentante associazioni ambientaliste
segue
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
Mobilità, territorio, ambiente, urbanisticaMobilità, territorio, ambiente, urbanistica
Presidente azienda dei porti Cremona-Mantova
Presidente Automobile Club Italiano
Presidente Autostrade Centropadane
Presidente Reindustria
Presidente Associazioni Trasportatori
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
FATTORI DI CRITICITA’ – scelta cittadiniFATTORI DI CRITICITA’ – scelta cittadini
Difficoltà a ridurre ad un numero piccolo (8 persone ) i cittadini per ogni area
Difficoltà nella scelta di persone significative e non solo rappresentative per carica istituzionale delle 6 aree
Non sempre i cittadini coinvolti avevano una visione d’insieme sugli obiettivi delle aree
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
FASI DI COINVOLGIMENTOFASI DI COINVOLGIMENTO
Telefonata ad ognuno da parte dell’assessore di riferimento (luglio)
Conferenza stampa per anticipare ai cittadini le lettere (luglio)
Invio lettera a firma del Sindaco (luglio)
Contatto telefonico per intervista da parte consulente (ottobre)
COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004
FASI DI COINVOLGIMENTOFASI DI COINVOLGIMENTO
Consegna del documento di prebilancio (ottobre)
Intervista (ottobre)
Focus 1 (novembre)
Focus 2 (gennaio)
Tavola rotonda convegno (febbraio)
REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004
Struttura del documento - Indice
Stile e linguaggio del documento
Grafica del documento
Stampa del documento
REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004
IDENTITA’ DELL’ENTE E RISORSE
RELAZIONE SOCIALE
STRUTTURA DEL DOCUMENTOSTRUTTURA DEL DOCUMENTO
INDICE
È articolato in due sezioni, precedute da introduzione del Sindaco e da nota metodologica:
REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004
La città
Valori e visione politica
Le risorse umane
Le risorse economico finanziarie
Le opere pubbliche
Le risorse di rete
IDENTITA’ DELL’ ENTE E RISORSEIDENTITA’ DELL’ ENTE E RISORSE
REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004
Sicurezza e Rapporti con il cittadino
Politiche Sociali
Attività Produttive
Politiche Culturali
Politiche Educative e Giovanili
Mobilità, Territorio, Ambiente e Urbanistica
RELAZIONE SOCIALERELAZIONE SOCIALE
REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004
I criteri guida sono stati:
COERENZA
CHIAREZZA E LEGGIBILITA’
OMOGENEITA’
ARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGI
STILE E LINGUAGGIO DEL DOCUMENTOSTILE E LINGUAGGIO DEL DOCUMENTO
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
• Coerenza tra le aspettative dei destinatari e i contenuti del Bilancio di mandato
• Coerenza tra i linguaggi usati all’interno del documento: contenuto scritto, visivo e numerico (coerenza di prodotto)
• Coerenza tra Bilancio di mandato e gli altri prodotti di comunicazione realizzati dal Comune di Cremona (coerenza di sistema)
COERENZACOERENZA
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
• Utilizzo di un linguaggio il più possibile chiaro e diretto
• Lavoro impegnativo di revisione e semplificazione dei testi pervenuti, senza scadere nell’imprecisione
• Particolare attenzione nello spiegare i termini tecnici, ogni volta che si sono presentati
CHIAREZZA E LEGGIBILITA’CHIAREZZA E LEGGIBILITA’
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
ARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGIARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGI
• Utilizzo di forme narrative, descrittive per i contenuti
• Utilizzo di linguaggio visivo nelle diverse forme (immagini, grafici) per rappresentare i contenuti
• Utilizzo del linguaggio numerico (tabelle di dati) per descrivere i risultati raggiunti
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
•Omogeneità stilistica del testo (rielaborazione di tutti i testi pervenuti, secondo un unico stile)
•Omogeneità stilistica tra testo scritto, grafica e contenuti matematici (tabelle di dati e grafici)
•Omogeneità di strutturazione dei contenuti, pur essendo argomenti tra loro molto diversi
OMOGENEITA’OMOGENEITA’
REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004
Grafica pensata come percorso di lettura
Studio dell’uso del colore, a seconda degli argomenti
Richiami visivi per non perdersi durante la lettura
Ricerca fotografica accurata
GRAFICA GRAFICA
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
RICERCA FOTOGRAFICARICERCA FOTOGRAFICA
• Selezione fotografie corrispondenti agli argomenti
• Richiami di campagne di comunicazione per rafforzare il messaggio di coerenza con altri prodotti dell’ente
• Difficoltà a reperire foto con formato usabile per la stampa (necessità archivio)
STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUMEGennaio – Aprile 2004
• Stampa di 3000 copie
• Convegno di presentazione del bilancio alla città (10 febbraio 04)
• Distribuzione a chi ne fa richiesta presso gli sportelli aperti al pubblico del Comune
• Invio del documento ai cittadini coinvolti, autorità, sindaci di altri comuni, presenza in siti d’interesse
• Articolo sul giornale esterno che arriva a tutte le famiglie e categorie economiche
• Pubblicazione sul sito in formato PDF, per favorire la diffusione e limitare le spese
DIFFUSIONE ESTERNADIFFUSIONE ESTERNA
STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUMEGennaio – Aprile 2004
• Distribuzione a Consiglieri, Assessori, Dirigenti e Posizioni Organizzative
• Incontri con tutti i servizi per illustrare il Bilancio di mandato e impostare la nuova metodologia di lavoro
• Pubblicazione sul sito Intranet aziendale del documento in formato Pdf
• Estratti da pubblicare sul giornalino interno
DIFFUSIONE INTERNADIFFUSIONE INTERNA
DURATA E PERSONE COINVOLTE
11 mesi
Gruppo di lavoro: 11 persone
Personale coinvolto: 120 (ufficiali)
Persone coinvolte per la redazione: 5
Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003
Tempi stretti, per condivisione del progetto e realizzazione
Informazioni disponibili in parte e non secondo la logica del Bilancio di mandato
Rendicontazione di 4 anni, come prima esperienza
Lungo lavoro di integrazione dei materiali raccolti
DIFFICOLTÀ INCONTRATE
VANTAGGI
Una nuova riflessione interna sulla propria identità e sul modo di formalizzare politiche, obiettivi e strategie in relazione con i portatori d’interesse esterni
Creazione di momenti sistematizzati di confronto e scambio d’informazioni e metodi di lavoro tra i diversi servizi dell’ente
VANTAGGI
Conoscenza approfondita di tutti gli obiettivi, strategie ed interventi dell’ente
Sviluppo di buone relazioni con tutti i servizi, che agevolano il lavoro del servizio comunicazione
Sviluppo di una nuova organizzazione e consolidamento del senso di appartenenza dei dipendenti grazie al Bilancio di mandato, perché dotata di senso l’attività
PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE Programma di Governo Relazione Previsionale e Progr. Piano Obiettivi Bilancio Previsionale Peg
SISTEMA DI RENDICONTAZIONE Controllo Strategico Controllo di gestione Bilancio economico Bilancio finanziario
Bilancio sociale
Formulazione di programmi e obiettivi, tenendo conto dei risultati attesi
Rendicontazione sociale e analisi degli scostamenti
È uno degli elementi del sistema Condiziona e qualifica il sistema
Il processo di rendicontazione socialeIl processo di rendicontazione sociale