BIBLIOSANSistema Bibliotecario degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani

Ministero della SaluteProgetto di ricerca finalizzata 2003

Progettazione logica ed implementazione operativa del Sistema Bibliotecario degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani (BIBLIOSAN)

BIBLIOSANRoma, 15 Gennaio 2003:

convocazione di IRCCS, IZS, ISS, ISPESL, ASSR

definizione del gruppo di lavoro

Irccs San matteo - pvIrccs Besta - miIrccs S.Lucia - rmIrccs oncologico - baIZS BresciaISSISPESLMinistero della Salute

BIBLIOSAN

Il progetto, per fini organizzativi, è stato affidato dal Ministero della Salute ad un gruppo ristretto rappresentativo degli Enti interessati, ma è rivolto direttamente a tutti gli IRCCS(32), IZS(10), ISS, ISPELS e ASSR.

BIBLIOSAN

Il progetto è nato con lo scopo di porre le basi organizzative per la creazione di un servizio in rete di collaborazione efficace ed efficiente tra le biblioteche e i servizi di documentazione scientifica degli Enti di Ricerca Biomedici Italiani

BIBLIOSANAttività svolta nel 2003:

censimento delle biblioteche

raccolta dati riviste correnti

analisi opportunità

stesura del progetto

Inizio progetto: 15 dic.2003

BIBLIOSANObiettivo principale:

Operativamente: • creazione su web di un catalogo collettivo delle riviste;• sua condivisione via rete (web);• suo utilizzo al fine dell’interscambio di documentazione scientifica

condivisione delle attuali risorse disponibili attraverso l’interscambio di documentazione

BIBLIOSANAltri obiettivi:

• razionalizzazione degli acquisti• abbonamenti collettivi a riviste on-line • allargamento della rete

la realizzazione di questi obiettivi è dipendente dal raggiungimento del primo che rappresenta le fondamenta dell’intero progetto (nessuno smetterà abbonamenti a periodici se non sicuro dell’esistenza di efficienti fonti

alternative).

BIBLIOSANIl sogno:

• migliaia di riviste biomediche online consultabili in tempo reale direttamente al letto del malato o nello studio di ciascun medico e/o ricercatore

BIBLIOSANLe biblioteche (dati 2003):

• 45 enti• oltre 10.000 abbonamenti cartacei attivi• circa 350 mila monografie • oltre 20.000 abbonamenti online e 252 banche dati • copertura disciplinare pressochè completa• circa 250 pc nelle biblioteche e oltre 13000 nelle reti• tutte hanno un indirizzo di posta elettronica • 34 hanno pagine di presentazione su web• 24 biblioteche svolgono attività di formazione• Collaborazione interbibliotecaria in oltre 30 strutture: 15 sono in SBBL, 11 nel GIDIF,RBM e 19 in ACNP.• Tutte hanno un catalogo dei periodici, svolgono un servizio di fotocopiatura e oltre il 95% il document delivery.

BIBLIOSANIl personale (dati 2003):

• 174 unità di personale per lo più di ruolo e a tempo pieno • 67 sono i laureati e 84 i diplomati • 30 unità hanno svolto corsi di specializzazione in biblioteconomia e/o master ad indirizzo biblioteconomico.

BIBLIOSANLe riviste scientifiche (dati 2003):

• circa 10125 abbonamenti correnti con 3506 titoli• € 7.898.873, il costo complessivo delle riviste• Elsevier, Lippincott, Springer e Blackwell rappresentano circa il 40% dell’intero fatturato • Elsevier da solo rappresenta il 26,8%• sottoscrizioni multiple di uno stesso abbonamento: si va da un solo abbonamento (1842 riviste) tra tutte le biblioteche ai 47 abbonamenti di Lancet.

BIBLIOSANPer la gestione del Catalogo Collettivo e del Documen Delivery ci si avvale del Catalogo Nazionale dei periodici ACNP (realizzazione congiunta di CNR ed Università di Bologna) e del network NILDE (CNR di Bologna).

Queste scelte permettono di realizzare gli obiettivi di Bibliosan attraverso l’adozione di strumenti di condivisione ed interscambio già esistenti, testati, validati ed utilizzati su scala nazionale con il minor dispendio di tempo e di risorse

BIBLIOSANFasi per la realizzazione del Catalogo Collettivo:

In tempi rapidissimi implementazione su ACNP del catalogo dei soli periodici attivi Entro l‘anno, implementazione di tutte le testate

possedute dalle biblioteche Bibliosan.

BIBLIOSANNell’ambito di ACNP viene creato un sottoinsieme Bibliosan dove le biblioteche “BIBLIOSAN” potranno consultare il proprio catalogo collettivo.

All’Istituto Zooprofilattico di Brescia viene demandato il compito di raccogliere i dati dei periodici correnti e di strutturarli come richiesto da ACNP per un caricamento con file batch.

Ogni biblioteca deve garantire l’invio dei dati sul proprio posseduto entro il termine che verrà concordato con l’ IZS di Brescia.

Dopo la fase del caricamento iniziale, ogni Biblioteca deve aggiornare sistematicamente il proprio posseduto. A tale fine verrà svolta adeguata attività di formazione sull’uso di ACNP

BIBLIOSANPer il Documen Delivery ci si avvale del sistema NILDE (Network Inter-Library Document Exchange)

È collegato al catalogo periodici ACNP Effettua il Document Delivery via web Già standardizzato, registra le transazioniCalcola la produttività e altre statistiche.

BIBLIOSANTutte le biblioteche di Bibliosan devono iscriversi a Nilde

Lo scambio di documenti tra le biblioteche di Bibliosan avviene a titolo gratuito

L’utilizzo di Nilde implica l’accettazione del suo regolamento in particolare la disponibilità di effettuare DD con tutte le biblioteche aderenti a Nilde (anche con quelle non BIBLIOSAN).

BIBLIOSAN

E’ previsto entro i primi 10 giorni di Aprile un corso per l’uso di ACNP e di NILDE.

Ogni Ente aderente a BIBLIOSAN si impegna a mandare ai corsi una delle persone che si occuperanno operativamente di usare ACNP e NILDE.

BIBLIOSAN

I dati di produttività relativi al DD ed automaticamente estrapolati da NILDE, verranno proposti quale criterio di valutazione per l’assegnazione di una quota dei fondi di ricerca corrente vincolata al miglioramento dei servizi delle biblioteche e centri di documentazione scientifica di bibliosan.

BIBLIOSAN

Presentazione progetto e regolamenti ai Direttori Scientifici Sottoscrizione dei regolamenti Effettuazione dei corsi di formazione (fine Marzo) Aggiornamento dati su ACNP (riviste correnti) Iscrizione a Nilde

Creazione mailing list

Lunedì, 3 maggio 2004: inizio fase sperimentale del Document Delivery

BIBLIOSAN

adeguamento agli standard minimi di personaleadeguamento agli standard minimi di strumentazioninomina di un referente operativo di Bibliosanformazione del personale all’uso di “Bibliosan”adesione ad ACNP ed accettazione suo regolamentoadesione a NILDE ed accettazione suo regolamentoaccettazione indicazioni e regolamentazioni

ministeriali relative a BIBLIOSAN

IL REGOLAMENTO

BIBLIOSANLa formazione:

• gestire il document delivery• aggiornare i propri dati sul catalogo collettivo informatizzato• aggiornare i dati anagrafici della propria biblioteca.

• ciascun bibliotecario/documentalista deve diventare fonte di formazione per i propri utenti medici e/o ricercatori:

BIBLIOSAN

Il problema del copyright La visibilità su internet (link portale della sanità) La creazione di sottogruppi di lavoro Le banche dati Le riviste elettroniche La formazione in itinere Lo sviluppo interfaccie web personalizzate

Altri aspetti:

BIBLIOSANIl progetto non è dotato di risorse economiche per acquistare a livello consortile abbonamenti a riviste online

Il Gruppo di Lavoro si impegna nell’arco del progetto (due anni) a formulare una proposta per trasformare il progetto stesso in un sistema permanente fornito di adeguati mezzi che gli consentano di garantire la continuità del servizio.