POLITECNICO DI MILANO

Dipartimento di Elettronica, Informazione e Bioingegneria

AUTOMAZIONE E INFORMATIZZAZIONE DEI

PROCESSI CERTIFICATI DELLA S.C.

APPROVVIGIONAMENTI,

CON PARTICOLARE RIFERIMENTO ALLA GESTIONE

DEI DISPOSITIVI MEDICI

Relatore: Prof.ssa Veronica Cimolin

Correlatore: Ing. Gian Luca Viganò

Tesi di laurea di:

Rosa Sammartano Matr. 883063

Marco Scaloni Matr. 883060

Anno accademico 2017/2018

Ringraziamenti

Un ringraziamento a tutte le persone che hanno supportato lo svolgimento di questo nostro progetto di

tesi.

All’Ingegner Viganò, che ci ha dato l’opportunità di far parte di un grande gruppo come quello della

Struttura Complessa Approvvigionamenti e che ci ha seguito con premura in tutti questi mesi di

tirocinio.

Alla Professoressa Cimolin e alla sua infinita disponibilità e gentilezza, elementi determinanti per la

riuscita di questo lavoro.

A tutti i dipendenti della Struttura per averci accolto e coinvolto nelle loro attività, trovando sempre il

tempo di chiarire i nostri dubbi.

Ad Aurora, Martina e Maura, i nostri punti di riferimento, colleghe ed amiche: grazie per averci

supportato e sopportato ogni giorno.

Ad Orlando, per averci saggiamente consigliato durante i nostri primi passi in Struttura.

A Monica P. e ad Edda, per esserci state accanto.

Marco e Rosa

V

Sommario

Il presente lavoro di tesi si colloca nel contesto di ottimizzazione del sistema di gestione dei flussi

informativi nella realtà della Struttura Complessa (S.C.) Approvvigionamenti dell’Azienda Socio

Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano (ASST GOM) Niguarda. Tale ottimizzazione

mira, in generale, ad una amministrazione più celere dei flussi di dati grazie alla minimizzazione degli

inserimenti manuali, alla conseguente riduzione degli errori e della ridondanza degli stessi, nonché

all’automatizzazione della loro elaborazione.

I flussi informativi che interessano la Struttura avvengono prettamente tramite mezzi informatici e

sono indispensabili per la corretta amministrazione della stessa. Tuttavia, per procedere alla loro

ottimizzazione, non si può prescindere dalla comprensione dei dati alla loro base. Le conoscenze

informatiche e gestionali-amministrative non sono, quindi, le uniche da possedere per poter sviluppare

(ma soprattutto comprendere) nel modo più adeguato tale processo. I flussi di dati, difatti,

coinvolgono anche farmaci e dispositivi medici, nonché macchinari ed impianti. Si rende così

opportuna una preparazione multidisciplinare, al fine di riuscire ad individuare ed estrapolare in

maniera ottimale quelle caratteristiche di un oggetto che consentono la sua virtualizzazione in un dato

informatico adatto ad alimentare un flusso, o ad essere elaborato per altri scopi.

Multidisciplinare, infatti, è anche il personale della Struttura: quest’ultima può contare su funzionari

come ingegneri biomedici, ingegneri gestionali, biologi e matematici.

Oltretutto, durante lo svolgimento delle proprie attività, i dipendenti devono costantemente tenere

conto della normativa vigente: la maggioranza di tali attività è infatti condotta nell’osservanza del

D.Lgs. 50/2016, denominato Codice degli Appalti.

La concretizzazione dell’ottimizzazione dei flussi è stata attuata per mezzo della rilavorazione del

database di Struttura già esistente (sviluppato mediante il software Microsoft Access ® offerto nella

suite Microsoft Office ®), inoltre, sono stati automatizzati ed informatizzati alcuni processi critici

certificati tipici della Struttura.

Il database ha lo scopo di semplificare il salvataggio, la consultazione e l’estrazione di informazioni

relative alle varie attività di approvvigionamento. Grazie a maschere pre-impostate e facilmente

VI

interpretabili, il responsabile del processo può così alimentare le tabelle del database, immettendo i

dati secondo uno standard che renderà più agevole la loro futura analisi.

Le informazioni riguardanti le attività sopracitate sono relative a: provvedimenti emessi dalla Struttura

(principalmente di aggiudicazione di forniture), beni acquistati, contratti con i fornitori e generalità

legali di questi ultimi.

VII

Abstract

The following thesis project takes place in the major context of optimization of the information flows

management system within the Purchasing Department of the Niguarda Hospital (ASST Grande

Ospedale Metropolitano di Niguarda). This optimization aims to achieve a swifter data flows

administration through the minimization of manual data registration, the resulting reduction of errors

and data redundancy, but also by means of the automation of data elaboration.

The information flows related to the Department mainly take place through computerized means and

are fundamental to its administration. However, in order to optimize them, it is necessary to

comprehend the data they embrace. So, IT and management knowledge are not the only ones needed

to understand and carry out this process. In fact, data flows include drugs and medical devices, but

also machines and facilities. Given this, multidisciplinary preparation is appropriate to properly find

and extract the characteristics of an item which allow its virtualization into computer data suitable to

feed an information flow or to be elaborated for other purposes.

The staff of the Department is multidisciplinary indeed, it comprises employees with very different

aptitudes: biomedical engineers, management engineers, biologists and mathematicians.

Moreover, while carrying out their activities, the employees must constantly keep into account the

current legislation. They must especially observe the laws regulating the public contracts, primarily

listed in the Italian Legislative Decree no 50/2016 (Public Procurement Code – Codice degli Appalti).

The optimization process was realized principally improving and updating the pre-existing department

database (developed using the software Microsoft Access ® contained in the suite Microsoft Office ®).

Furthermore, several critical and certified processes of the Department have been computerized and

automated.

The database has the purpose of simplifying information saving and querying. This kind of

information concerns the various procurement activities carried out in the Department. Thanks to pre-

set and user-friendly forms, the process manager can populate the database tables according to

standards that will make later analyses easier.

The aforementioned information regards especially provisions issued by the Department (mostly

about supplies awarding), purchased goods, contracts with the supplier and their legal information.

VIII

IX

Indice dei contenuti

Sommario .......................................................................................................................................................... V

Abstract ........................................................................................................................................................... VII

Indice delle figure ........................................................................................................................................... XIII

Indice delle tabelle ............................................................................................................................................. V

Introduzione ...................................................................................................................................................... 1

Capitolo 1. Inquadramento generale sui flussi .................................................................................................. 5

1.1 Interazione S.C. Approvvigionamenti con altre strutture interne all’Azienda ................................. 6

1.2 Interazione S.C. Approvvigionamenti con altre strutture esterne all’Azienda ................................. 9

1.2.1 La spesa pubblica sanitaria e i soldi pubblici ............................................................................. 9

1.2.2 Principio di parità di trattamento, di rotazione dei fornitori e di trasparenza ......................... 10

1.2.3 Osservatori ................................................................................................................................ 12

1.2.4 Autorità Nazionale Anticorruzione e Codice Identificativo di Gara ......................................... 17

1.2.5 Controllo sui Consumi - Dispositivi Medici .............................................................................. 19

1.2.6 Benchmark e controllo sui prezzi .............................................................................................. 20

1.2.7 Strumenti di classificazione ....................................................................................................... 21

1.2.8 Razionalizzazione dei costi e centralizzazione degli acquisti .................................................... 27

Capitolo 2. Azienda Socio Sanitaria Grande Ospedale Metropolitano Niguarda .......................................... 45

2.1 Storia dell’ASST GOM Niguarda .......................................................................................................... 45

2.2 Organigramma ...................................................................................................................................... 46

2.2.1 Governance .................................................................................................................................... 49

2.2.2 Direzione Strategica ....................................................................................................................... 52

2.2.3 Dipartimento Tecnico ..................................................................................................................... 56

Capitolo 3. Struttura Complessa Approvvigionamenti .................................................................................... 61

3.1 Descrizione e compiti ............................................................................................................................ 61

3.2 Organizzazione e ruoli .......................................................................................................................... 63

3.3 Codice degli appalti .............................................................................................................................. 65

3.3.1 Codice degli appalti - soglie comunitarie ...................................................................................... 66

X

3.3.2 Codice degli appalti - principi comuni ........................................................................................... 67

3.3.3 Codice degli appalti - Modalità di affidamento dei contratti sotto-soglia ..................................... 69

3.3.4 Codice degli appalti - Modalità di affidamento dei contratti sopra-soglia .................................... 70

3.3.5 Codice degli appalti - Fasi principali dello svolgimento delle procedure di affidamento di contratti71

3.4 Ricorso alla centralizzazione degli acquisti .......................................................................................... 73

3.5 Piano triennale per la prevenzione della corruzione ............................................................................ 74

Capitolo 4. Stato attuale e reingegnerizzazione del processo di gestione dei dati .......................................... 75

4.1 Stato attuale ........................................................................................................................................... 75

4.1.1 Flussi verso gli Osservatori ............................................................................................................ 75

4.1.2 Rendicontazione aggiudicazioni e proroghe .................................................................................. 76

4.1.3 Controllo consumo dispositivi medici ............................................................................................ 77

4.1.4 Rendicontazione risparmio post negoziazione ............................................................................... 78

4.1.5 Ricerca dispositivi medici in ARCA e confronto con i dispositivi già in uso .................................. 79

4.2 Individuazione dei dati richiesti e standardizzazione dei documenti .................................................... 80

4.3 Database di Struttura pre-esistente ....................................................................................................... 82

4.3.1 Microsoft Access ............................................................................................................................. 82

4.3.2 Struttura ed oggetti ......................................................................................................................... 83

4.3.3 Criticità .......................................................................................................................................... 93

4.4 Nuovo database di Struttura .................................................................................................................. 95

4.4.1 Struttura.......................................................................................................................................... 96

4.4.2 Tabelle ............................................................................................................................................ 97

4.4.3 Maschere e funzioni ........................................................................................................................ 97

4.4.4 Query ............................................................................................................................................ 106

4.4.5 Macro e codice VBA ..................................................................................................................... 109

Capitolo 5. Risultati e discussione ................................................................................................................ 113

5.1 Prove sul database .............................................................................................................................. 113

5.1.1 Simulazioni Gruppo di Controllo ................................................................................................. 116

5.1.2 Simulazioni generali ..................................................................................................................... 118

5.1.3 Questionario di gradimento .......................................................................................................... 120

XI

5.2 Centralizzazione registrazione documenti ........................................................................................... 121

Capitolo 6. Conclusioni e sviluppi futuri ....................................................................................................... 125

Bibliografia e sitografia ................................................................................................................................ 131

Appendice ...................................................................................................................................................... 135

I. Categorie Merceologiche, soglie di obbligatorietà .......................................................................... 135

II. Questionario di Gradimento ............................................................................................................ 136

III. Manuale d’uso ............................................................................................................................. 137

Premessa e requisiti preliminari ..................................................................................................... 137

Apertura del database ..................................................................................................................... 138

Pagina iniziale ................................................................................................................................ 138

Le funzioni ....................................................................................................................................... 140

Registra nuovo documento .......................................................................................................... 140

Contratto ................................................................................................................................. 140

Provvedimento......................................................................................................................... 146

Proroga ................................................................................................................................... 148

Gara deserta ........................................................................................................................... 151

Aggiorna documento esistente .................................................................................................... 151

Apri provvedimento ..................................................................................................................... 152

Apri contratto .............................................................................................................................. 152

Estrai provvedimenti in scadenza ............................................................................................... 153

Ricerca convenzioni ARCA attive................................................................................................ 154

Estrai aggiudicazioni o proroghe in un determinato periodo ..................................................... 154

Estrai contratti di un anno specifico ........................................................................................... 155

Estrai lotti/prodotti...................................................................................................................... 155

Calcola risparmi ......................................................................................................................... 155

Estrai fideiussioni attive .............................................................................................................. 155

Osservatori .................................................................................................................................. 155

Osservatorio Acquisti .............................................................................................................. 156

Osservatorio Contratti ............................................................................................................ 156

Inserisci nuovo fornitore ............................................................................................................. 157

XII

Note finali ........................................................................................................................................ 159

IV. IOP.APPRP08 .................................................................................................................................. 160

V. IOP.APPRP05 .................................................................................................................................. 161

VI. IOP.APPRP26 .................................................................................................................................. 162

VII. IOP.APPRP04 .............................................................................................................................. 165

VIII. IOP.APPRP18 .............................................................................................................................. 166

IX. IOP.APPRP28 .................................................................................................................................. 167

X. IOP.APPRP29 .................................................................................................................................. 172

XIII

Indice delle figure

Figura 1: Attività clinica ASST GOM Niguarda ............................................................................................... 7

Figura 2: Consumo dei beni sanitari negli anni ................................................................................................. 8

Figura 3: Consumo dei beni sanitari negli anni nelle regioni italiane ............................................................... 8

Figura 4: Ricavi e Costi dell'ASST GOM Niguarda ......................................................................................... 9

Figura 5: Schermata Osservatorio Contratti Pubblici ...................................................................................... 14

Figura 6: Schermata Osservatorio Acquisti ..................................................................................................... 16

Figura 7: Esempio classificazione ATC .......................................................................................................... 22

Figura 8: Esempio classificazione AIC ........................................................................................................... 22

Figura 9: Relazione Banca dati e Repertorio ................................................................................................... 24

Figura 10: Esempio classificazione CND ........................................................................................................ 25

Figura 11: Esempio classificazione CPV ........................................................................................................ 26

Figura 12: Vetrina delle Convenzioni ............................................................................................................. 30

Figura 13: Indicatori e trend degli acquisti in rete per la Regione Lombardia ................................................ 33

Figura 14: Strumenti ARCA ............................................................................................................................ 37

Figura 15: Compiti di ARCA in quanto Centrale Acquisti ............................................................................. 37

Figura 16: Obiettivi Sintel ............................................................................................................................... 40

Figura 17: Iter procedura di gara svolta su Sintel ............................................................................................ 40

Figura 18: Strumenti a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni ........................................................... 41

Figura 19: Programmazione Acquisti .............................................................................................................. 43

Figura 20: Struttura organizzativa ASST GOM Niguarda .............................................................................. 47

Figura 21: Aree principali della S.C. Approvvigionamenti ............................................................................. 64

Figura 22: Schermata portale SMAF ............................................................................................................... 78

Figura 23: Mappa dei processi della S.C. Approvvigionamenti ...................................................................... 81

Figura 24: Relazioni fra le tabelle del database precedentemente sviluppato ................................................. 83

Figura 25:Tabella dei provvedimenti visualizzata in modalità foglio dati ...................................................... 84

Figura 26: Struttura gerarchica delle tabelle provvedimenti, contratti, lotti e prodotti .................................... 86

Figura 27: Maschera “Pagina Iniziale” del precedente database ..................................................................... 88

Figura 28: Maschera “Provvedimento” del precedente database .................................................................... 90

Figura 29: Maschera “Osservatorio Acquisti” del precedente database .......................................................... 92

Figura 30: Errore dovuto all'assenza della chiave primaria ............................................................................. 94

Figura 31: Avviso di esecuzione query ........................................................................................................... 95

Figura 32: Avviso di aggiornamento righe ...................................................................................................... 95

Figura 33: Schema relazionale delle tabelle nel nuovo database ..................................................................... 96

Figura 34: Maschera “Pagina Iniziale” del nuovo database ............................................................................ 98

XIV

Figura 35: Maschera “Provvedimento” del nuovo database .......................................................................... 100

Figura 36: Suggerimento sul campo “Spesa storica annua IVA inclusa” nella maschera “Provvedimento” 101

Figura 37: Maschera “Contratto” del nuovo database ................................................................................... 102

Figura 38: Maschera “Osservatorio Acquisti” del nuovo database ............................................................... 105

Figura 39: Avviso di assenza di un provvedimento ....................................................................................... 106

Figura 40: Elenco delle query del nuovo database ........................................................................................ 107

Figura 41: Query “Oss_Acquisti”.................................................................................................................. 108

Figura 42: Query “Ricerca ARCA” ............................................................................................................... 108

Figura 43: Query "Crea scadenziario" ........................................................................................................... 108

Figura 44: Macro come oggetti del database ................................................................................................. 109

Figura 45: Macro "Apertura maschera ARCA" ............................................................................................. 109

Figura 46: Elenco degli oggetti aventi funzioni in codice VBA e porzione di codice relativo alla maschera

“Provvedimento” ........................................................................................................................................... 110

Figura 47: Istruzioni in VBA che fanno apparire e scomparire un suggerimento ......................................... 110

Figura 48: Grafico rappresentante la risposta dei dipendenti al database. ..................................................... 120

V

Indice delle tabelle

Tabella 1: Benefici derivanti dall'uso delle Convenzioni ................................................................................ 31

Tabella 2: Benefici derivanti dall'uso del Mercato Elettronico ....................................................................... 32

Tabella 3: Benefici dall'uso degli Accordi quadro .......................................................................................... 34

Tabella 4: Benefici derivanti dall'uso dello SDAPA ....................................................................................... 36

Tabella 5: Tempistiche relative alla fase di "Inserimento dati" del gruppo di controllo................................ 116

Tabella 6: Tempistiche relative alle funzioni del gruppo di controllo ........................................................... 117

Tabella 7: Tempistiche relative alle funzioni del gruppo di controllo ........................................................... 117

Tabella 8: Tempistiche relative alla fase di "Inserimento dati", simulazioni generali ................................... 118

Tabella 9: Tempistiche relative alle funzioni, simulazioni generali .............................................................. 119

Tabella 10: Tempistiche relative alle funzioni, simulazioni generali ............................................................ 119

Tabella 11: Tempistiche relative alla centralizzazione della fase "Inserimento dati" .................................... 122

Tabella 12: Tempistiche relative alla fase "Inserimento dati" senza centralizzazione .................................. 122

Tabella 13: Tempi medi risparmiati, in alto per redattore del provvedimento, in basso per provvedimento. 122

VI

1

Introduzione

Lo scopo del seguente lavoro di tesi è quello di sviluppare un database di Struttura intuitivo ed

efficiente che consenta agli utenti incaricati di gestire i flussi informativi propri della realtà della

Struttura Complessa Approvvigionamenti dell’Azienda Socio Sanitaria Territoriale Grande Ospedale

Metropolitano (ASST GOM) Niguarda.

Una gestione intelligente dei flussi informativi non solo determina una minimizzazione delle possibili

cause di errore dovute a inserimenti manuali e a dati ridondanti, ma porta anche a una riduzione

significativa dei tempi dedicati all’esecuzione delle principali attività di Struttura, tempi al momento

lunghi a causa delle difficoltà riscontrate dal personale nel reperimento dei dati utili.

La Struttura Complessa gestisce direttamente i processi di acquisto finalizzati all’approvvigionamento

di ogni bene, lavoro e servizio di cui necessita l’intera Azienda Ospedaliera. Affinché le procedure di

negoziazione risultino efficaci per stipulare le migliori condizioni contrattuali possibili con i fornitori,

sono necessarie sia un’analisi rigorosa e dettagliata dei fornitori e dei prodotti attualmente disponibili

sul mercato, sia il rispetto delle norme previste dalla legge e sancite dal Decreto Legislativo 50-2016 e

successive rettifiche, denominato Codice degli Appalti.

L’ASST GOM Niguarda, in quanto Struttura Pubblica, si regge su un sistema di finanziamenti basato

su fondi pubblici e, proprio per tale ragione, è tenuta ad esporre e a giustificare con un rendiconto tutte

le spese effettuate.

Tra i compiti svolti dalla Struttura Complessa, ricopre sicuramente un ruolo di primaria importanza

l’attività di monitoraggio dei processi di acquisto, che richiede la redazione di report, l’invio di dati

specifici agli Osservatori nazionali e regionali, la valutazione dei fornitori in collaborazione con i

direttori di esecuzione dei contratti (DEC) e, in generale, la gestione qualitativa delle forniture e dei

servizi. In tal senso, diventa indispensabile un’ottimizzazione dei meccanismi di raccolta,

archiviazione ed estrazione dei dati presenti nei provvedimenti di aggiudicazione redatti dagli

impiegati della Struttura necessari per l’alimentazione dei flussi informativi.

Il percorso di ottimizzazione della gestione dei dati in ingresso e in uscita dalla Struttura Complessa

Approvvigionamenti da noi intrapreso nel seguente lavoro di tesi ha portato al miglioramento di un

database di

2

Struttura, sviluppato mediante il software Microsoft Access® offerto dalla suite Microsoft Office®,

che costituisce non solo un contenitore di tutti i provvedimenti/contratti realizzati, ma che rappresenta

anche un valido strumento di analisi, in grado di elaborare i dati salvati e di organizzarli in pratiche

tabelle riassuntive.

Per come è stato ideato e realizzato, un qualsiasi utente autorizzato può alimentare il database di

Struttura inserendo le informazioni richieste da alcune maschere di interfaccia che guidano l’upload di

dati in opportune caselle di testo, oppure muoversi all’interno del database visionando le informazioni

presenti e ricavando i dati utili ad alimentare i flussi informativi o a programmare il lavoro futuro.

Comprendere in cosa consistessero i flussi informativi già citati più volte in questa introduzione e

quali fossero le informazioni contenute in essi è stato il primo grande passo da noi mosso in questa

direzione. Il tempo dedicato allo studio delle dinamiche aziendali e all’affiancamento degli operatori

della Struttura è stato fondamentale per scegliere l’approccio più opportuno per sviluppare un

database che trovasse una sua reale applicazione nella quotidianità dei dipendenti.

Al nostro arrivo in S.C. Approvvigionamenti il criterio secondo cui veniva condotta l’attività di

approvvigionamento presupponeva una logica “a posteriori”: la gestione delle informazioni veniva

posticipata e condotta indipendentemente dai flussi, dando luogo a errori, rallentamenti ed

inefficienze.

Il nostro contributo vuole quindi essere quello di provare a rendere concomitanti le attività dedicate

all’alimentazione dei flussi e alla gestione dei dati con le normali attività dell’ufficio, senza generare

intralcio o eccessivo rallentamento ai processi principali della S.C.

Il presente lavoro di tesi si compone di sei capitoli.

Il primo capitolo vuole fornire una panoramica sui flussi informativi che caratterizzano l’Ospedale in

genere, andando poi a definire in modo più specifico come la S.C. Approvvigionamenti si relaziona

con le strutture interne ed esterne all’Azienda Ospedaliera (Consip, Arca, piattaforme di e-

procurement della regione Lombardia).

Nel secondo capitolo viene brevemente descritta la storia e la struttura organizzativa dell’ASST GOM

Niguarda, con dei cenni sulla Direzione Generale posta a capo della Struttura Ospedaliera, scendendo

un po’ più nel dettaglio nella trattazione delle varie strutture dipartimentali, con particolare riferimento

all’organizzazione interna della Struttura Complessa Approvvigionamenti.

3

Quest’ultima è la protagonista del terzo capitolo, in cui vengono analizzate sia l’organizzazione

interna della S.C. Approvvigionamenti che le attività da essa svolte. Vengono quindi esaminati alcuni

articoli e nozioni del Codice degli Appalti, di cui i membri della Struttura devono tenere

costantemente conto durante il loro operato.

Il quarto capitolo vuole invece raccontare il nostro contributo effettivo all’interno dell’ASST GOM

Niguarda. In esso viene descritto il lavoro di reingegnerizzazione del processo di gestione dei dati

svolto. Dopo una presentazione delle attuali modalità di gestione dei flussi informativi e di un

precedente lavoro di ottimizzazione svolto all’interno della Struttura, viene accuratamente descritto il

database da noi creato assieme alle nuove funzioni implementate. Il tutto è accompagnato da

schermate del software in funzione e riferimenti al manuale d’uso, redatto al fine di guidare l’utente al

corretto utilizzo dello stesso.

Nel quinto capitolo vengono esposti i risultati dell’utilizzo del database e le reazioni dei dipendenti

allo stesso, collezionate tramite l’utilizzo di test di gradimento.

Il sesto e ultimo capitolo raccoglie le conclusioni ed i possibili sviluppi futuri del lavoro di tesi.

4

5

Capitolo 1. Inquadramento generale sui

flussi

Il Niguarda è un grande ospedale pubblico generalista, sede di tutte le specialità cliniche e chirurgiche

per l’adulto e il bambino che, grazie alla sua capacità di integrare competenze e tecnologie, consente

di offrire al cittadino un servizio di cura completo, dalla diagnosi alla riabilitazione [1].

Proprio per queste sue caratteristiche, il Niguarda rappresenta ad oggi un ospedale di riferimento a

livello regionale e nazionale, grazie anche alla presenza al suo interno di strutture quali il Centro di

Trapianti, la Banca dei Tessuti e il Centro Grandi Ustionati.

Date le dimensioni dell’ASST GOM Niguarda, è di primaria importanza il ruolo ricoperto dalla

Struttura Complessa Approvvigionamenti. Tale Struttura da una parte gestisce tutte le procedure

relative alla selezione delle ditte fornitrici di beni, servizi e lavori, e dall’altra definisce delle

condizioni economiche ottimali delle acquisizioni di beni e servizi necessari per lo svolgimento

dell’attività aziendale e per l’erogazione di servizi di qualità ai pazienti [2].

La S.C. dialoga in modo attivo con due realtà: da una parte si interfaccia con l’Ospedale in quanto tale

che, essendo suddiviso in reparti, prevedrà per ognuno di essi, la comunicazione dei relativi

fabbisogni e dei prodotti (con le relative quantità) da approvvigionare; dall’altra si interfaccia con il

mercato, all’interno del quale deve anzitutto effettuare una ricerca accurata volta all’identificazione di

tutti i prodotti di cui l’Azienda necessita, e poi stipulare con i fornitori dei contratti il più possibile

vantaggiosi per l’ASST, che ne assicurino un rifornimento continuo.

Essendo il Niguarda un ospedale pubblico, il cui sistema di finanziamenti si basa su fondi pubblici, è

necessario che il flusso informativo raggiunga anche quegli Organi Regionali e Nazionali che

forniscono il budget economico e che monitorano come queste risorse vengono utilizzate, con lo

scopo di scongiurare l’insorgenza di fenomeni corruttivi e garantire trasparenza e liceità: gli

investimenti e gli acquisti non devono solamente produrre profitto all’Ospedale, ma devono anche

essere programmati e attuati considerando il paziente nella duplice veste di principale fruitore e

finanziatore delle attività dell’Azienda.

6

1.1 Interazione S.C. Approvvigionamenti con altre strutture

interne all’Azienda

Garantire al paziente elevate prestazioni in termini di servizi di cura è l’obiettivo principale di tutti gli

operatori che prestano servizio nella GOM Niguarda. Affinché ciò sia possibile, è necessario che tutti

gli operatori sanitari abbiano sempre a disposizione tutti gli strumenti, sia mezzi operativi che

logistici. Il complesso e delicato compito di gestione delle acquisizioni di beni e servizi necessari per

lo svolgimento dell’attività aziendale è delegato alla S.C. Approvvigionamenti.

Se da una parte la S.C. Approvvigionamenti deve costantemente aggiornarsi su tutti i dispositivi e le

apparecchiature mediche presenti sul mercato in modo tale da riuscire ad individuare le offerte più

vantaggiose per l’Ospedale, dall’altra deve dialogare in modo continuo con tutti i reparti di

quest’ultimo, così da comprendere le reali necessità di ogni reparto nel lungo e nel breve termine.

In quest’ottica, la programmazione anticipata degli investimenti della struttura ospedaliera risulta

essere un abile strumento per poter garantire una ricerca efficiente e efficace all’interno del mercato.

Come è possibile dedurre dalla Figura 1 [3] il ruolo affidato alla Struttura Complessa

Approvvigionamenti è estremamente delicato, principalmente a causa delle notevoli dimensioni

dell’Ospedale, in termini sia di grandezza della Struttura, sia di operatori che vi lavorano (oltre 4100,

di cui circa 750 medici e oltre 2000 tra infermieri, tecnici sanitari e della riabilitazione e ostetriche),

sia di tipologia di prestazioni erogate.

L’Azienda Socio-Sanitaria Territoriale è infatti sede di tutte le specialità cliniche e chirurgiche, sia per

l’adulto che per il bambino, e i servizi di cura che offre al cittadino si servono delle apparecchiature

tecnologicamente più avanzate, come RMN, PET, Gamma Knife, chirurgia robotica, camere

iperbariche, ultrasuoni focalizzati, acceleratori lineari.

7

Figura 1: Attività clinica ASST GOM Niguarda

La tabella in figura 2 e il relativo grafico visibile in figura 3 [4] mostrano chiaramente come, nel corso

degli anni (2014-2017), vi sia stata una crescita dei costi sostenuti per l’acquisto di dispositivi medici

e altri beni sanitari, con particolare riferimento ai primi (i dati rilevati nel 2017 a consuntivo mostrano

globalmente una crescita del 2,6% rispetto al 2016).

Tale complessivo aumento ha causato inevitabilmente un aumento della spesa nazionale.

8

Figura 2: Consumo dei beni sanitari negli anni

Figura 3: Consumo dei beni sanitari negli anni nelle regioni italiane

La sanità pubblica presenta notoriamente dei costi molto elevati: in media ogni anno la spesa a carico

del Sistema Sanitario Nazionale è compresa fra il 7 e l’8% del PIL totale (Prodotto Interno Lordo)

nazionale e nei prossimi anni è destinata ad aumentare [5].

9

1.2 Interazione S.C. Approvvigionamenti con altre strutture

esterne all’Azienda

Come già detto, la Struttura Complessa Approvvigionamenti deve stabilire un dialogo continuativo ed

efficace sia con la propria realtà interna, che si declina nelle necessità dei singoli reparti che la

compongono, sia con tutti quegli enti esterni ai quali è legata economicamente. La natura dell’Azienda

Ospedaliera stessa la rende infatti soggetta a monitoraggi continui da parte di Osservatori, Enti e

autorità nazionali, il cui obiettivo è garantire un servizio di cura di qualità ai cittadini tramite l’utilizzo

di fondi stanziati in primo luogo dai cittadini stessi.

1.2.1 La spesa pubblica sanitaria e i soldi pubblici

Da quanto si evince dai dati riportati in figura 4 [3], la complessità della gestione dell’Azienda

Ospedaliera risiede anche nella capacità di saper amministrare in modo opportuno i ricavi ottenuti

dall’erogazione delle prestazioni sanitarie e dalle attività riguardanti la Struttura nel suo insieme, così

da bilanciare correttamente le spese che l’Azienda si ritrova quotidianamente a sostenere.

Figura 4: Ricavi e Costi dell'ASST GOM Niguarda

10

1.2.2 Principio di parità di trattamento, di rotazione dei fornitori e di

trasparenza

L’impiego di denaro pubblico comporta l’obbligo di aderenza ai principi di trasparenza, rotazione dei

fornitori e di parità di trattamento. Informare infatti i cittadini circa l’utilizzo dei finanziamenti

pubblici è non solo uno dei principali doveri degli organismi politico-burocratici [6], ma anche un

obbligo regolamentato dal Decreto Legislativo n. 33/2013, che da una parte riconosce un ruolo

decisivo ai dati aperti, affermando che le informazioni oggetto di pubblicazione obbligatoria devono

essere reperibili online come open data, riusabili da tutti senza restrizioni, e dall’altra ribadisce il

potere che il cittadino possiede di attuare, qualora lo voglia, “un controllo democratico sull’attività

dell’amministrazione e della sua conformità ai precetti costituzionali di eguaglianza, di imparzialità,

di buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse pubbliche”.

Il principio di parità di trattamento degli operatori economici persegue un obiettivo condiviso anche

dal principio di rotazione dei fornitori: è necessario favorire lo sviluppo di una concorrenza sana ed

effettiva tra le imprese che partecipano ad un appalto pubblico, imponendo che tutti gli offerenti

dispongano delle medesime opportunità nella formulazione dei termini delle loro offerte e implicando

quindi che queste siano soggette alle stesse condizioni [7].

Il mancato rispetto di tale principio porterebbe alla conclusione che solo gli operatori economici così

come sono stati preselezionati possono presentare offerte e diventare aggiudicatari.

Il principio di rotazione dei fornitori è uno strumento che “assicura l’avvicendamento degli affidatari

di contratti pubblici, evitando che il carattere discrezionale dei soggetti da invitare, da parte

dell’amministrazione, si traduca in uno strumento di favoritismo” [8].

La rotazione costituisce un corollario del principio di parità di trattamento, ha carattere oggettivo ed è

diretto a garantire una concorrenza effettiva, onde evitare situazioni di esclusiva o monopolio

nell’esecuzione dell’appalto [9].

Se da un lato infatti assicura a qualunque procedura di acquisto massima apertura verso il mercato

coinvolgendo un numero elevato di ditte concorrenti, dall’altro consente a tutti gli operatori economici

adeguate possibilità di risultare aggiudicatari [10].

Infine, il principio di trasparenza, espressamente richiamato dall’art.30 d.lgs. n. 50/2016 [11],

stabilisce l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di effettuare le fasi salienti di una seduta di gara

in seduta pubblica, qualsiasi sia la tipologia di procedura, così da rendere visibile e controllabile

all’esterno il proprio operato [12].

11

Il Decreto Legislativo n. 33 del 2013 dà una chiara definizione del concetto di trasparenza quale

accessibilità totale alle informazioni che riguardano l’organizzazione e l’attività delle pubbliche

amministrazioni, con l’obiettivo di favorire il controllo diffuso da parte dei cittadini sull’operato delle

istituzioni e sull’utilizzo delle risorse pubbliche [13].

La trasparenza dell’attività amministrativa, che costituisce livello essenziale delle prestazioni

concernenti i diritti sociali e civili ai sensi dell'articolo 117 della Costituzione, è assicurata infatti

mediante la pubblicazione, nei siti web istituzionali delle pubbliche amministrazioni, delle

informazioni relative ai procedimenti amministrativi, secondo criteri di facile accessibilità,

completezza e semplicità di consultazione, nel rispetto delle disposizioni in materia di segreto di Stato,

di segreto d'ufficio e di protezione dei dati personali.

Ad essere pubblicati sono, inoltre, i relativi bilanci e conti consuntivi, nonché i costi unitari di

realizzazione delle opere pubbliche e di produzione dei servizi erogati ai cittadini.

L’articolo 23 del decreto legislativo n. 33 del 2013 [14] garantisce i livelli essenziali di trasparenza

con particolare riferimento ai procedimenti di:

● Scelta del contraente per l'affidamento di lavori, forniture e servizi anche con riferimento alla

modalità di selezione prescelta ai sensi del Codice dei Contratti Pubblici, relativi a lavori,

servizi e forniture, di cui al decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50, fermo restando quanto

previsto dall'articolo 9-bis;

● Concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi ed ausili finanziari, nonché attribuzione di

vantaggi economici di qualunque genere a persone, professionisti, imprese ed enti pubblici e

privati;

● Concorsi e prove selettive per l'assunzione del personale e progressioni di carriera.

Questo è il panorama in cui si inserisce il flusso delle rendicontazioni delle aggiudicazioni e delle

proroghe.

La regione Lombardia richiede che vengano trasmesse la rendicontazione dei contratti pubblici

stipulati, con cadenza trimestrale, e la rendicontazione delle proroghe dei contratti pubblici in

scadenza, con cadenza semestrale. Questa comunicazione deve avvenire tramite posta elettronica

certificata (PEC) e costituisce un ulteriore mezzo di controllo dell’attività e dell’impiego delle risorse

pubbliche da parte delle pubbliche amministrazioni. Un monitoraggio continuo delle P. A. inibisce

sensibilmente l’emissione di proroghe non giustificate da particolari condizioni e di frazionamenti

artificiosi degli appalti, questi costituiscono infatti motivo di illecito amministrativo.

12

In ambito giuridico, si definisce proroga “l’atto amministrativo di secondo grado di riesame ad esito

conservativo con cui la Pubblica Amministrazione protrae l’efficacia di atto non scaduto oltre il

termine già previsto” [15].

Prorogare un rapporto contrattuale vuol dire quindi emettere un provvedimento che applica un mero

differimento temporale del contratto originario.

Da questa breve ed esaustiva definizione si può comprendere quindi che la stipula di una proroga lede

fortemente i principi di parità di trattamento e di rotazione dei fornitori: una Stazione Appaltante

potrebbe infatti prorogare all’infinito un contratto stipulato con un fornitore, senza procedere

all’indizione di una nuova gara a cui far partecipare ogni operatore economico in grado di soddisfare i

requisiti descritti nel capitolato di gara. Al fine di scongiurare episodi simili, la legge esclude la

possibilità di prorogare un contratto oltre la data di scadenza a meno di eventuali particolari

condizioni.

Allo stesso modo, poiché per importi inferiori a 40.000 € una Stazione Appaltante è autorizzata a

procedere con un affidamento diretto dell’appalto, una P.A. potrebbe frazionare un singolo acquisto

sopra la soglia precedentemente citata in tanti acquisti di importo inferiore, così da poter affidare

direttamente l’appalto senza l’obbligo di indire una nuova gara.

Anche questa procedura è ritenuta illegale in quanto viola i principi citati in precedenza e per questi

motivi la Regione Lombardia chiede alle Stazioni Appaltanti di rendicontare le procedure effettuate,

sulle quali verranno svolti gli opportuni controlli per verificare che non si ricada nelle situazioni di

illecito precedentemente descritte.

1.2.3 Osservatori

Da quanto finora detto, appare evidente come il monitoraggio dei consumi di risorse e il controllo

delle spese sostenute dalle pubbliche amministrazioni siano attività di primaria importanza nella

gestione dei fondi pubblici. Tali attività vengono costantemente svolte da numerosi organi di

sorveglianza, alcuni dei quali si fondono con la normale attività delle pubbliche amministrazioni,

favorendone la supervisione e il controllo.

Tra questi organismi di sorveglianza, gli Osservatori ricoprono un ruolo principe.

Gli Osservatori si occupano prevalentemente della raccolta e dell’elaborazione dei dati concernenti i

contratti pubblici su tutto il territorio nazionale. Su richiesta dell’Autorità Nazionale Anti Corruzione,

si occupano anche dell’accertamento di eventuali inadempienze da parte delle stazioni appaltanti.

13

I tre Osservatori principali con cui l’ASST Grande Ospedale Metropolitano Niguarda comunica

costantemente:

1) Osservatorio Contratti Pubblici,

2) Osservatorio Servizi,

3) Osservatorio Acquisti.

1.2.3.1 Osservatorio Contratti Pubblici

L’Osservatorio Contratti Pubblici è generalmente composto da una stazione centrale e diverse stazioni

regionali satelliti, aventi sede presso le regioni e le province autonome, e collabora con altri organi di

analisi e raccolta di informazioni, quali ISTAT, INPS, INAIL, UPI e ANCI [16].

Al livello centrale, l’Osservatorio si serve delle sezioni regionali per acquisire le informazioni locali e

si occupa prevalentemente di raccogliere ed elaborare i dati informativi relativi ai contratti pubblici su

tutto il territorio nazionale e, in particolare, a quelli concernenti i bandi e gli avvisi di gara, le

aggiudicazioni e gli affidamenti, le imprese partecipanti, l'impiego della manodopera e le relative

norme di sicurezza, i costi e gli scostamenti rispetto a quelli preventivati, i tempi di esecuzione e le

modalità di attuazione degli interventi, i ritardi e le disfunzioni, i costi e la quantità di servizi erogati

dall’azienda sanitaria, determinando i costi medi regionali per unità di servizio e identificando gli

scostamenti tra il costo reale e il costo teorico medio.

Questa ricca e variegata banca dati viene alimentata dalle stazioni appaltanti stesse, che comunicano le

informazioni necessarie agli Osservatori per eseguire le loro funzioni.

Le loro principali attività sono:

● raccolta dei dati, consulenza ed assistenza a favore di tutte le stazioni appaltanti e loro

responsabili, che realizzano interventi sul territorio regionale;

● elaborazione dei dati raccolti;

● accertamento di eventuali inadempienze da parte delle stazioni appaltanti, su richiesta

dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC);

● raccolta ed elaborazione di ulteriori dati utili alla programmazione regionale nel settore.

L’Osservatorio Contratti Pubblici, inoltre, controlla l’evoluzione delle gare d’appalto delle pubbliche

amministrazioni in tutte le loro fasi, dall’indizione all’aggiudicazione, e permette continuamente

inserimenti e modifiche dei dati di gara da parte delle PA. In questo modo le gare inserite a sistema

14

evolvono seguendo cronologicamente i cambiamenti che avvengono nel reale processo di gestione

delle stesse.

Oltre che alla funzione di monitoraggio, l’osservatorio contratti pubblici è un applicativo che permette

alle pubbliche amministrazioni che devono realizzare contratti di lavori, servizi o forniture di inserire,

gestire e pubblicare i bandi di gara ed i relativi esiti, consentendo di ottemperare agli obblighi di

pubblicità, trasparenza, economicità e concorrenza previsti dalla normativa vigente.

In figura 5 è possibile osservare, a titolo esemplificativo, la prima delle differenti schede da compilare

sull’Osservatorio dopo aver inserito il CIG (Codice Identificativo Gara) di un nuovo contratto da

registrare. Da quanto è possibile vedere, sono presenti 11 schede, ognuna delle quali presenta dei

campi obbligatori da compilare. Fra queste, le schede numero 5, 6 e 10 raccolgono informazioni

rispettivamente sugli importi della gara (importi relativi al quadro economico dell’intervento a base

d’asta e importi relativi al quadro economico contrattuale), quindi sulle varie componenti di beni,

lavori e servizi dell’appalto, sulle modalità di aggiudicazione/affidamento e quindi la procedura di

scelta del contraente e infine sugli aggiudicatari con il codice fiscale e la denominazione dell’azienda

vincitrice della gara [17].

Figura 5: Schermata Osservatorio Contratti Pubblici

15

1.2.3.2 Osservatorio Acquisti

Il portale Osservatori Acquisti è un servizio on-line che consente l’inserimento di tutti i dati inerenti

Gare, Contratti e Acquisti in ogni loro aspetto. All’interno di tale portale è possibile monitorare e

modificare lo stato di evoluzione di una Gara, associare i prodotti con la relativa Categoria

Merceologica, fino ad arrivare ad abbinare ogni Item con la corretta codifica di Repertorio o AIC (a

seconda che si tratti di un dispositivo medico o di un farmaco) [18].

L’applicativo è rivolto all’utente:

- Capofila: crea, gestisce, ed eventualmente partecipa alla Gara;

- Aggregato: partecipa, se autorizzato, solo alle gare indette, inserendo offerte, contratti e acquisti sui

prodotti;

- Regione: può visualizzare tutte le gare presenti nel sistema, ma non ha facoltà di inserimento e/o

modifica.

In figura 6 è possibile vedere una scheda del portale Osservatorio Acquisti contenente differenti

oggetti:

- Gara: identificata dal numero di gara e riportante i dati principali (la forma di negoziazione, la

descrizione, l’ente capofila e la data di indizione);

- Lotti: ognuno identificato dal numero di lotto, collegato al CIG e riportante la data di

aggiudicazione e la data della delibera di aggiudicazione;

- Prodotti: ognuno con il rispettivo codice interno aziendale, la descrizione del prodotto, il

prezzo base d’asta e il prezzo aggiudicato, con l’annessa Categoria Merceologica (CND o

ATC).

16

Figura 6: Schermata Osservatorio Acquisti

1.2.3.3 Osservatorio Servizi

L’Osservatorio Servizi è l’organo di sorveglianza deputato alla raccolta delle performance registrate in

alcuni ambiti. Una volta raccolti tali dati, questi vengono comunicati all’Azienda, così da fornire alla

stessa un’idea concreta di quali siano le aree meglio gestite e quelle più critiche e, al contempo,

permetterle di decidere come allocare risorse ed energie in modo più efficiente. I risultati di gestione

sono ottenuti tramite meccanismi di benchmarking, che lavorano sui volumi e sull’insieme di servizi

propri di ogni azienda.

Al fine di ottenere i risultati indicati, è necessario percorrere le seguenti tappe:

1. Si deve effettuare una raccolta di tutte le informazioni relative ai costi e alla quantità di

servizio erogato da ciascuna Azienda Sanitaria;

2. Si determinano i costi medi regionali per unità di servizio in ciascun ambito;

3. Si identificano gli scostamenti tra il costo reale (ovvero quello realmente sostenuto da

ciascuna azienda) ed il costo teorico medio, ovvero quello che si sarebbe registrato se fossero

stati applicati i costi medi regionali.

17

L’output fornito dall’Osservatorio Servizi è:

● Per ogni servizio, i costi che ogni azienda dovrebbe sostenere se avesse una performance

gestionale pari a quella media regionale da confrontarsi con i costi realmente sostenuti;

● Per ciascuno servizio, un punteggio ad ogni azienda tra 0 e 100 che rappresenta il proprio

posizionamento;

● Uno score complessivo che rappresenta la media degli score di tutti i servizi;

● Indicazioni che aiutano le aziende sanitarie a valutare gli eventuali vantaggi che derivano da

economie di scala o che derivano dall’aumento/diminuzione del livello di esternalizzazione.

Per ciascuno dei servizi oggetto della rilevazione i dati da fornire possono essere suddivisi in:

- Costi totali (ovvero la somma dei costi interni e di quelli esterni, meno i ricavi);

- Indicatori di volume.

1.2.4 Autorità Nazionale Anticorruzione e Codice Identificativo di Gara

L’attività di vigilanza nell’ambito dei contratti pubblici, degli incarichi e in ogni settore della pubblica

amministrazione serve a prevenire lo sviluppo di potenziali fenomeni corruttivi. L’obiettivo degli enti

deputati a tale attività è creare una rete di collaborazione nell’ambito delle amministrazioni pubbliche

e, al contempo, aumentare l’efficienza nell’utilizzo delle risorse, riducendo i controlli formali, che

comportano appesantimenti procedurali e aumentano i costi della pubblica amministrazione senza

creare valore per i cittadini e le imprese [19].

Tale ruolo di primaria importanza viene svolto dall’ANAC, acronimo dell’Autorità Nazionale

AntiCorruzione, e da altri organi competenti a coordinare le misure di prevenzione e contrasto

dell’illegalità e della corruzione in Italia.

Nata con la Legge n. 190/2012, che ha attribuito alla Commissione indipendente per la valutazione, la

trasparenza e l’integrità delle amministrazioni pubbliche (CIVIT) la funzione di Autorità Nazionale

AntiCorruzione [20], nel 2014 l’ANAC ha incorporato anche l’Autorità per la vigilanza sui contratti

pubblici di lavori, servizi e forniture (AVCP), che è stata soppressa e dalla quale ha ereditato sia le

funzioni che il personale, con il decreto legge n. 90/2014 convertito in legge n. 114/2014 [21].

I compiti dell’ANAC sono definiti dalla legge n. 190 del 2012 “Disposizioni per la prevenzione e la

repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione” [22].

18

La legge 190/2012 prevede una complessa attività di pianificazione e controllo che coinvolge tutti i

diversi livelli di governo e che ha come elemento essenziale il “Piano Nazionale Anticorruzione” a cui

le singole amministrazioni devono uniformarsi approvando i relativi piani triennali di prevenzione

della corruzione.

I piani devono individuare le attività a maggior rischio corruzione e i relativi rimedi e devono

contenere l’indicazione di obiettivi, tempi e modalità di adozione e attuazione delle misure di

contrasto alla corruzione.

La legge prevede, inoltre, la nomina per ciascun ente di un responsabile della prevenzione della

corruzione e della trasparenza, disponendo le eventuali modifiche organizzative necessarie per

assicurare allo stesso tutte le funzioni e i poteri idonei per lo svolgimento dell’incarico con piena

autonomia ed effettività.

L’ANAC mette a disposizione una serie di servizi, alcuni sono relativi ai contratti pubblici, mentre

altri trovano maggiore utilità in materia di anticorruzione e trasparenza. “I servizi del settore contratti

pubblici consentono ai cittadini e agli operatori del mercato degli appalti pubblici - stazioni

appaltanti, pubbliche amministrazioni, società organismi di attestazione (SOA) ed operatori

economici - di acquisire o trasmettere informazioni sul settore. Quelli in materia di anticorruzione e

trasparenza forniscono indicazioni sulle modalità operative per lo svolgimento delle corrispondenti

attività istituzionali” [23].

Nell’ambito dell’attività di monitoraggio, il Sistema Informativo Monitoraggio Gare (SIMOG) ricopre

un ruolo estremamente importante: questo sistema consente alle Stazioni Appaltanti di richiedere il

Codice Identificativo Gara (CIG) necessario agli operatori economici per il versamento del contributo

a favore dell’Autorità, dovuto per la partecipazione alle gare di appalti pubblici [24].

Il CIG è un codice alfanumerico univoco e obbligatorio generato dal sistema SIMOG dell’Autorità,

che ha lo scopo di consentire:

● l’identificazione univoca di una procedura di selezione del contraente e il suo monitoraggio;

● la tracciabilità dei flussi finanziari di ciascuna stazione appaltante per affidamenti di lavori,

servizi e forniture, secondo la legge 136/2010, indipendentemente dalla procedura di scelta

del contraente adottata e dall’importo dell’affidamento stesso;

● l’adempimento degli obblighi contributivi e di pubblicità e trasparenza imposti alle stazioni

appaltanti e agli operatori economici per individuare in modo univoco gare, lotti e contratti,

secondo l’art. 7 del Codice dei Contratti, e per garantire il corretto funzionamento del

mercato;

19

● il controllo sulla spesa pubblica (considerando che l’Autorità non procede a rilasciare il CIG

alle stazioni appaltanti che ne facciano richiesta eccedendo i limiti loro imposti per procedere

direttamente ed autonomamente all’acquisizione di lavori, servizi e forniture dalla normativa

vigente) [25].

Il codice CIG è dunque lo strumento che consente una tracciabilità dei flussi finanziari estremamente

accurata, e favorisce in maniera molto significativa l’attività di monitoraggio e di valutazione

dell’attività delle pubbliche amministrazioni.

A seconda dell’importo per cui si richiede il CIG e alla modalità di approvvigionamento si presentano

sei diverse procedure da seguire a seconda che si tratti di:

● Acquisto finanziato dal budget per gli acquisti sotto i 40.000 euro dei centri di spesa;

● Acquisto sotto i 40.000 euro conseguente ad un provvedimento redatto dalla S.C.

Approvvigionamenti;

● Acquisto conseguente ad una adesione ad una gara centralizzata o aggregata (importo

superiore a 40.000 euro);

● Acquisto conseguente ad una aggiudicazione senza previa indizione di gara;

● Acquisto conseguente ad una aggiudicazione con previa indizione di gara;

● Contratto non ancora scaduto per il quale, per motivi di urgenza non previsti, risultano erosi i

quantitativi aggiudicati, il responsabile incaricato dell’acquisizione del codice CIG dovrà

segnalare al responsabile che segue il contratto l’avvenuta erosione dell’importo del CIG

richiesto in fase di aggiudicazione e tenere traccia di tutte le richieste pervenute di importi

superiori ai 40.000 euro.

Per tutti i CIG richiesti si dovrà procedere trimestralmente al loro pagamento e alla loro

rendicontazione annuale.

1.2.5 Controllo sui Consumi - Dispositivi Medici

Ai diversi meccanismi di controllo su acquisti e contratti delle Pubbliche Amministrazioni appena

trattati, vanno a sommarsi anche altre attività di controllo focalizzate sui consumi dei prodotti

approvvigionati dalle diverse P.A. Il monitoraggio continuo del consumo dei dispositivi medici è

un’attività rilevante che consente alle Aziende Ospedaliere del Sistema Sanitario Nazionale di tenere

traccia dell’impiego delle risorse economiche messe a disposizione delle Aziende stesse.

20

All’interno dell’ASST GOM Niguarda il bilancio dei consumi dei dispositivi medici viene

mensilmente effettuato tramite una procedura automatica implementata nel software gestionale NFS

(NetSol Financial Suite) di DEDALUS®, sul quale vengono registrati gli ordini di qualunque

tipologia merceologica che l’azienda acquista.

Le informazioni inserite ed elaborate dal software vengono infine trasmesse alla regione Lombardia,

la quale provvederà ad analizzare i consumi registrati e farà delle valutazioni di tipo statistico

integrando i dati di tutte le aziende presenti sul territorio, con l’obiettivo di evidenziare consumi

anomali e ingiustificati di risorse.

1.2.6 Benchmark e controllo sui prezzi

Tutti i dati raccolti da Osservatori, Regioni e dalle autorità competenti, relativi alle attività delle

Pubbliche Amministrazioni, alle spese da loro sostenute e ai consumi generati per erogare i servizi e le

prestazioni di loro competenza, vengono analizzati e utilizzati, quando possibile, come strumento di

comparazione e di valutazione della qualità dell’operato delle pubbliche amministrazioni.

Rapportando infatti i consumi registrati all’interno della singola Azienda Ospedaliera al numero di

pazienti che sono stati curati, viene confrontato il consumo di risorse materiali ed economiche delle

diverse Pubbliche Amministrazioni in modo da individuare, se presenti, quelle aziende che presentano

consumi anomali, sproporzionati rispetto alla media e intervenire per risolvere le cause che hanno

portato a questa anomalia nei consumi.

Tra i parametri che vengono presi in considerazione per effettuare valutazioni e confronti, uno dei più

utilizzati è la spesa sostenuta dalle differenti pubbliche amministrazioni per rifornirsi dei prodotti

necessari a ciascuna di esse per erogare i servizi ai cittadini.

Il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) insieme all’Osservatorio dei Contratti Pubblici

determina annualmente costi standardizzati per tipo di lavoro, servizio e fornitura in relazione a

specifiche aree territoriali e ad alcuni parametri di qualità, facendone oggetto di una specifica

pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale.

L’obiettivo di questa indagine è quello di individuare tutti quegli acquisti che non rispettano la media

dei prezzi di mercato: questo permette di riconoscere le aziende che, con le medesime risorse

economiche, riescono a gestirle in modo ottimale, sia acquistando prodotti di qualità a prezzi

21

economicamente vantaggiosi, sia facendo un uso adeguato di questi prodotti in modo da evitarne un

consumo sproporzionato che ne aumenterebbe il fabbisogno, garantendo qualità nel servizio di cura

offerto ai cittadini e contemporaneamente evitando uno spreco di risorse.

1.2.7 Strumenti di classificazione

Le attività di raccolta e analisi dei dati non possono prescindere da una corretta classificazione degli

elementi oggetto di analisi: un’efficiente catalogazione porta ad una migliore valutazione economica e

sanitaria.

I prodotti acquistati e consumati dalle aziende del Servizio Sanitario Nazionale sono numerosi e molto

diversificati: ciò rende particolarmente difficili sia, per le Aziende Sanitarie, l’attività di

identificazione e acquisto sul mercato dei prodotti più adeguati a soddisfare i propri fabbisogni, sia,

per gli enti e le Autorità nazionali, il compito di controllare e supervisionare le spese e i consumi delle

Pubbliche Amministrazioni. Proprio con lo scopo di organizzare i dati relativi agli acquisti e ai

consumi di dispositivi medici e farmaci, sono stati creati diversi metodi di classificazione, di cui oggi

ne esistono principalmente due tipologie: una riguarda i farmaci, l’altra riguarda i dispositivi medici.

1.2.7.1 Classificazione Prodotti Farmaceutici

Per quanto riguarda i farmaci, la loro classificazione segue due codici:

• CODICE AIC (Autorizzazione all’Immissione in Commercio);

• CODICE ATC (Classificazione Anatomica Terapeutica Chimica).

Il codice ATC è creato e manutenuto dal Centro Collaboratore dell’Organizzazione Mondiale della

Sanità “WHO Collaborating Centre for Drug Statistics Methodology”. La versione italiana è curata

dal DURG-Italia, centro di riferimento per il sistema ATC/DDD, un’associazione scientifica affiliata

all’European Drug Utilization Research Group (EURO DURG) che dal 1995 mantiene e distribuisce

un archivio de farmaci in commercio in Italia con ATC e DDD (Defined Daily Dose) [26].

Secondo tale classificazione “i farmaci sono suddivisi in gruppi sulla base degli organi o apparati su

cui agiscono e delle loro proprietà chimiche, farmacologiche e terapeutiche”.

La classificazione è articolata su cinque livelli gerarchici.

Al primo livello, i farmaci sono divisi in quattordici gruppi anatomici principali, ognuno

contraddistinto da una lettera, e, all’interno di questi, in gruppi terapeutici principali (II livello),

22

espressi da numeri di due cifre. I livelli III e IV sono sottogruppi chimici/farmacologici/terapeutici e

sono espressi da una lettera dell’alfabeto, mentre al V e ultimo livello sono classificati i singoli

principi attivi, contraddistinti da un numero composto da due cifre.

Nella figura 7 a sinistra è possibile vedere un esempio di classificazione ATC. Il Diazepam è uno

psicofarmaco della categoria delle benzodiazepine ed è identificato dal codice N05BA01.

Figura 7: Esempio classificazione ATC

La classificazione ATC da sola non consente però di confrontare confezioni diverse dello stesso

farmaco contenenti un diverso numero di unità posologiche o farmaci aventi diversa potenza o diversa

durata del ciclo terapeutico. Occorre dunque adottare una metodologia di classificazione da associare

alla prima con lo scopo di produrre stime affidabili dell’esposizione della popolazione ai farmaci, di

porre a confronto i consumi dei farmaci o classi di farmaci diversi e, infine, di confrontare l’uso di

farmaci in aree diverse.

Proprio a questo scopo è stata introdotta la classificazione AIC.

La concessione del codice AIC è un’attività di competenza di AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco)

che, con il supporto di un pool di esperti interni ed esterni dell’Istituto Superiore di Sanità (ISS) e

della Commissione Tecnico scientifica (CTS), su ciascun farmaco destinato ad essere immesso sul

mercato italiano effettua valutazioni chimico-farmaceutiche, biologiche, farmaco-tossicologiche e

cliniche al fine di assicurarne i requisiti di sicurezza ed efficacia. Il codice è alfanumerico ed identifica

in modo inequivocabile un solo farmaco.

Ad esempio, lo stesso farmaco diazepam con uguale codice ATC, può avere due codici AIC differenti,

come è possibile vedere in figura 8.

Figura 8: Esempio classificazione AIC

23

1.2.7.2 Classificazione Dispositivi Medici

Per i dispositivi medici, a differenza dei farmaci, non esiste una classificazione in grado di consentirne

un riconoscimento univoco sul territorio nazionale, non essendo gli stessi soggetti al rilascio di

un’autorizzazione al commercio da parte del Ministero della Salute, ma essendo semplicemente

soggetti ad una registrazione [27]. La mancanza di univocità nella classificazione rende

particolarmente complessa l’attività di monitoraggio dei dispositivi medici per il Ministero della

Salute.

La Classificazione Nazionale dei Dispositivi medici (CND) nasce quindi “dalla necessità di avere una

chiara conoscenza di un settore costituito da prodotti così numerosi ed eterogenei tra loro da rendere

necessario raggrupparli in modo omogeneo, secondo criteri che consentano un confronto tra prodotti

appartenenti allo stesso segmento di classificazione, anche dal punto di vista economico” [28] ed è

destinata ad essere utilizzata in tutte le attività attinenti alla commercializzazione dei dispositivi

medici sul territorio nazionale e all’attività di sorveglianza, vigilanza e certificazione da parte delle

autorità competenti e degli organismi notificati.

In aggiunta al CND esistono altri sistemi di registrazione di dispositivi medici, ovvero la Banca Dati

dei Dispositivi Medici (BD) ed il Repertorio dei Dispositivi Medici (RDM).

Il repertorio dei dispositivi medici è un sottoinsieme della Banca Dati ed è costituito dai dispositivi per

i quali è stata dichiarata la disponibilità alla visibilità anche alle strutture del SSN che posso acquistare

sia i dispositivi registrati nella sola BD, sia quelli inseriti nel RDM: la differenza sostanziale tra i due

sistemi di registrazione è che per i dispositivi registrati in banca dati è possibile accedere solo ad un

set informativo minimo, per quelli

iscritti al repertorio invece è possibile scaricare tutta la documentazione informativa presente sul

sistema.

Banca dati e repertorio dei dispositivi medici insieme formano il sistema BD/RDM.

Per maggiore chiarezza, si veda lo schema in figura 9.

24

Figura 9: Relazione Banca dati e Repertorio

La regolamentazione delle modalità di iscrizione nella Banca Dati e nel Repertorio è stata stabilita con

il decreto 21 dicembre 2009, “Modifiche ed integrazioni al decreto 20 febbraio 2007 recante nuove

modalità per gli adempimenti previsti per la registrazione dei dispositivi impiantabili attivi nonché

per l’iscrizione nel Repertorio dei dispositivi medici” [29], e raccoglie dati riguardanti tutti i

dispositivi medici messi in commercio in Italia, che i Fabbricanti o loro mandatari sono obbligati a

comunicare al Ministero della salute.

Tale obbligo riguarda:

● Dispositivi di classe I, IIa, IIb e III;

● Dispositivi Impiantabili Attivi;

● Dispositivi medici-diagnostici in vitro;

● Kit e assemblati.

In figura 10 è possibile vedere un esempio di classificazione CND.

25

Figura 10: Esempio classificazione CND

1.2.7.3 Classificazione Oggetti degli Appalti

Oltre ai sopracitati sistemi di classificazione dei Farmaci e Dispositivi Medici, esiste anche un sistema

di classificazione unico per gli appalti pubblici: il CPV (Common Procurement Vocabulary).

Il CPV, o dizionario comune degli appalti, è un dizionario in cui sono contenuti i codici per

identificare univocamente i prodotti (le forniture o i lavori) e i servizi.

Esso è volto quindi a unificare i riferimenti utilizzati dalle amministrazioni e dagli enti appaltanti per

la descrizione dell'oggetto degli appalti.

Il CPV comprende un vocabolario principale per la descrizione dell'oggetto degli appalti e un

vocabolario supplementare per aggiungere informazioni qualitative all'oggetto [30]. Il vocabolario

principale poggia su una struttura ad albero di codici che possono avere fino a 9 cifre (un codice di 8

cifre più una di controllo), ai quali corrisponde una denominazione che descrive le forniture, i lavori o

servizi, oggetto del mercato.

Analizzando più nel dettaglio il codice alfanumerico generato con il vocabolario principale:

- Le prime due cifre identificano le divisioni (XX000000-Y);

- Le prime tre cifre identificano i gruppi (XXX00000-Y);

- Le prime quattro cifre identificano le classi (XXXX0000-Y);

26

- Le prime cinque cifre identificano le categorie (XXXXX000-Y).

Ciascuna delle tre ultime cifre fornisce un grado di precisione supplementare all'interno di ogni

categoria.

Una nona cifra serve alla verifica delle cifre precedenti.

Il vocabolario supplementare può essere utilizzato per fornire ulteriori dettagli sulla natura o la

destinazione

specifiche del bene da acquistare. È un codice alfanumerico che comprende due livelli:

- il primo livello è costituito da una lettera corrispondente ad una sezione;

- il secondo livello è costituito da quattro cifre, le cui prime tre formano una suddivisione e le

ultime tre cifre sono di controllo.

Le amministrazioni aggiudicatrici devono individuare il codice che meglio descrive l'acquisto che

intendono effettuare. Nel caso in cui si debbano selezionare vari codici, è essenziale scegliere un solo

codice per il titolo del bando di gara. Se il livello di precisione del CPV non fosse sufficiente, si dovrà

fare riferimento alla divisione, gruppo, classe o categoria che meglio descrive l'acquisto che s'intende

effettuare: un codice

più generale è riconoscibile per il numero più elevato di zeri.

In figura 11 è possibile vedere un esempio di classificazione CPV.

Figura 11: Esempio classificazione CPV

27

1.2.8 Razionalizzazione dei costi e centralizzazione degli acquisti

Contemporaneamente allo sviluppo dell’attività di monitoraggio e di sorveglianza sull’operato delle

Pubbliche Amministrazioni, si sono sviluppati dei meccanismi di gestione il cui compito consiste

nell’aiutare le pubbliche amministrazioni stesse a contenere le spese necessarie per l’erogazione del

servizio per cui sono predisposte.

Il contesto in cui si inserisce l’attività di razionalizzazione della spesa pubblica sanitaria e di revisione

della spesa pubblica (spending review) è quello in cui diminuire la spesa per la sanità pubblica è una

priorità. Affinché ciò sia possibile, è importante stilare una nuova programmazione delle spese e degli

investimenti volti a ridurre le risorse impegnate per garantire il funzionamento delle pubbliche

amministrazioni.

In questo scenario hanno grande importanza le centrali di committenza, entità che raggruppano due o

più organizzazioni di acquisto indipendenti al fine di coniugare le loro esigenze individuali e di

volume per l'acquisto di materiali, servizi e beni, sfruttando la maggiore forza contrattuale, per

ottenere prezzi più conveniente, servizi più efficienti e tecnologie più moderne [31].

Ricorrere alle centrali d’acquisto (o gruppi d’acquisto) può portare a diversi vantaggi:

● Economia di scala: il volume della domanda di acquisto aggregato fornisce alle singole

imprese un potere d'acquisto che non potevano sperare individualmente;

● Prezzi più bassi: con l’aumento del volume d’acquisto, la centrale di committenza è

generalmente in grado di negoziare prezzi più bassi per il bene o il servizio che viene

acquistato;

● Economie di processo: la condivisione di informazioni di acquisti su fornitori, nuove

tecnologie, conoscenza del mercato, oltre alla condivisione di esperienza storica di acquisto,

creano un’economia di processo molto superiore a quella che ciascuna organizzazione

potrebbe raggiungere da sola;

● Riduzione del carico di lavoro: dal momento che la centrale di committenza gestisce tutte le

fasi per l'emissione e la relativa gestione dei contratti per conto della rete, le singole imprese

avranno una significativa riduzione del carico di lavoro.

I vantaggi appena elencati sono però principalmente teorici.

28

Nella pratica, oltre ad un aumento del rischio di corruzione, ci sono molte limitazioni:

● economia di scala: è difficile da attuare a causa della varietà di prodotti presenti in ambito

sanitario. Inoltre, il ricorso alla centralizzazione degli acquisti tra un gruppo di imprese, visto

l’aumento delle quantità e del relativo potere d’acquisto, porta al coinvolgimento di fornitori

nazionali e non, oltre a quelli locali. Nella fase di valutazione dei fornitori è necessario

prestare attenzione non solo al prezzo finale, ma anche alla qualità del prodotto e ai servizi

connessi alla fornitura;

● prezzi: una diminuzione delle spese d’acquisto non è sempre ottenibile, in quanto, essendovi

un processo minore con un maggior carico di lavoro, la centrale non riceve dati precisi e si ha

un aumento del prezzo d’acquisto.

A livello nazionale, in Italia, il Programma per la razionalizzazione degli Acquisti della P.A.,

realizzato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze tramite Consip S.p.A., è stato istituito con la

Legge Finanziaria per il 2000 e ha causato importanti variazioni nella missione strategica e nelle

modalità operative e di interazione con la Pubblica Amministrazione.

“Il Programma si è evoluto per caratteristiche e compiti, rafforzando progressivamente l'attenzione

sull'innovazione dei processi di acquisto delle Pubbliche Amministrazioni e sullo sviluppo di modelli

di e-Procurement, nell’ottica di garantire alla Pubblica Amministrazione un servizio continuativo,

affidabile, innovativo e di elevata qualità” [32].

Nonostante l'evoluzione normativa del Programma, l’obiettivo da conseguire rimane lo stesso:

ottimizzare gli acquisti pubblici di beni e servizi, contribuire allo sviluppo di modelli di

approvvigionamento basati su processi e tecnologie innovative e garantire trasparenza e tracciabilità di

tutti i processi d’acquisto [33].

Proprio questi ultimi aspetti promossi negli ultimi anni hanno inevitabilmente portato ad una

modernizzazione delle strutture acquisti delle pubbliche amministrazioni. In questo contesto, volendo

rendere il mercato della spesa pubblica sempre più efficiente e aperto, il Programma mette a

disposizione di amministrazioni e imprese modalità e strumenti innovativi di acquisto.

Il Programma assume quindi un ruolo di intermediatore tra le PA e le Imprese. Per assicurare che il

processo di cambiamento avvenga in modo strutturato e coerente con le dinamiche del mercato, è

necessario il coinvolgimento di numerosi soggetti pubblici e privati, con ruoli e funzioni diverse:

29

- Il Ministero dell'Economia e delle Finanze: indirizza e coordina, promuove le sinergie con

tutti gli altri soggetti istituzionali, definisce le linee guida del Programma;

- Consip: analizza il mercato della domanda e dell'offerta, rende più efficiente e trasparente

l’utilizzo delle risorse pubbliche, fornisce alle Amministrazioni strumenti e competenze per

gestire i propri acquisti di beni e servizi, stimola le imprese al confronto competitivo con il

sistema pubblico [34];

- Le Amministrazioni: usufruiscono degli strumenti offerti dal Programma e collaborano nella

definizione dei fabbisogni, sia da un punto di vista quantitativo che qualitativo;

- Le Imprese fornitrici: contribuiscono allo sviluppo del Programma con la propria offerta di

beni e servizi attraverso gli strumenti telematici disponibili e collaborano con Consip

nell'analisi dell'offerta;

- Le Autorità Garanti (AGCM / AgID / AGCOM / AEEG): assicurano, in base ai loro ambiti di

competenza, l'aderenza delle iniziative ai principi di trasparenza e concorrenza.

1.2.8.1 Consip - Acquisti in Rete PA

Consip (Concessionaria Servizi Informativi Pubblici) è la centrale acquisti della pubblica

amministrazione italiana; è una società per azioni il cui unico azionista è il Ministero dell’Economia e

delle Finanze (MEF) e opera secondo i suoi indirizzi strategici nell’esclusivo interesse dello Stato

[35], realizzando il Programma di realizzazione degli acquisti nella P.A. È la prima centrale di

committenza in Italia e tra le prime in Europa a ricevere la certificazione di qualità ISO 9001:2008 per

i processi d’acquisto di beni e servizi [34].

Nell’ambito del Programma di razionalizzazione degli acquisti della P.A., Consip fornisce alle

amministrazioni quattro validi strumenti di e-procurement per la gestione dei propri acquisti: le

Convenzioni, gli Accordi quadro, il Mercato elettronico e il Sistema dinamico di acquisizione.

I processi di ideazione, progettazione, sviluppo, attivazione e gestione delle Convenzioni, del Mercato

Elettronico, degli Accordi quadro e del Sistema dinamico di acquisizione sono oggetto di

certificazione ai sensi della norma ISO 9001:2015. La certificazione del Sistema di Gestione per la

Qualità attesta la conformità della struttura organizzativa di Consip, delle responsabilità, delle

procedure e delle risorse messe in atto per la conduzione aziendale ai requisiti previsti dalla norma

stessa.

30

Al fine di tener sotto controllo in modo efficiente la qualità dei servizi offerti, Consip annualmente

effettua una rilevazione della soddisfazione degli utenti del Programma, con focus sull’utilizzo delle

Convenzioni e del Mercato Elettronico e un’attività di monitoraggio delle forniture per la rilevazione

dei livelli di servizio erogati dai fornitori delle Convenzioni e del Mercato Elettronico.

1. Convenzioni

Le Convenzioni sono contratti quadro stipulati da Consip, per conto del Ministero dell’Economia e

delle Finanze (ex art. 26 della Legge 488/99), con cui Consip o le centrali di committenza regionali

definiscono, a seguito di una procedura di gara, i fornitori che si impegnano ad accettare ordinativi di

fornitura emessi dalle singole Amministrazioni di riferimento che hanno effettuato l’abilitazione al

sistema “Acquisti in Rete”, fino al raggiungimento del massimale contrattuale.

Il modello di funzionamento si basa su un rapporto trilaterale, che nasce dalla centrale di committenza

e che si perfeziona poi direttamente tra fornitore e amministrazione richiedente.

La modalità di approvvigionamento tramite convenzioni, particolarmente indicata per acquisti di beni

e servizi con caratteristiche standard, grazie all’aggregazione della domanda, permette di ottenere

rilevanti economie di scala sia in termini di processo sia di risparmi sugli acquisti.

Accedendo alla Vetrina delle Convenzioni (visibile in figura 12) o navigando sul catalogo prodotti è

possibile verificare l’offerta di beni e/o servizi offerti in Convenzione. L'invio on-line degli ordini

permette di velocizzare il processo di acquisto e di monitorare direttamente sul Portale lo stato degli

ordinativi effettuati.

Figura 12: Vetrina delle Convenzioni

31

Ricorrere alle Convenzioni risulta essere particolarmente vantaggioso sia per le Amministrazioni che

per i fornitori. Uno schema riassuntivo dei benefici derivanti dall’uso di tale modalità di acquisto è

rappresentato nella tabella 1 sottostante.

Per le Amministrazioni Per i Fornitori

Semplificazione del processo di acquisto Accesso facilitato al mercato della P.A.

con elevato potenziale di vendita

Riduzione dei prezzi unitari e dei tempi e oneri

di approvvigionamento

Possibilità di diventare fornitore per più

Amministrazioni con una sola gara

Aumento della trasparenza e della concorrenza Garanzia di un processo negoziale

improntato alla massima trasparenza

Abbattimento dei costi legati alla gestione dei

contenziosi

Miglioramento della qualità della fornitura di

prodotto e di servizi

Tabella 1: Benefici derivanti dall'uso delle Convenzioni

2. Il Mercato Elettronico

Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA) è uno mercato digitale, di tipo

Business to Government (B2G), in cui le Amministrazioni pubbliche italiane possono effettuare

acquisti di beni e servizi per valori inferiori alla soglia comunitaria (135 mila euro per le P.A. centrali

e 209 mila euro per le altre amministrazioni) offerti da fornitori abilitati a presentare i propri cataloghi

sul sistema.

È Consip stessa ad aver avviato e gestito il MePA dal 2003, ed è essa stessa che, da una parte,

definisce con appositi bandi le tipologie di beni e servizi e le condizioni generali di fornitura e,

dall’altra, gestisce l’abilitazione dei fornitori e la pubblicazione e l’aggiornamento dei cataloghi.

32

Accedendo alla Vetrina del Mercato Elettronico o navigando sul catalogo prodotti, le Amministrazioni

possono verificare l’offerta di beni e/o servizi e, una volta abilitate, effettuare acquisti on-line,

confrontando le proposte dei diversi fornitori e scegliendo quella più rispondente alle proprie

esigenze.

Tale modalità di acquisto, per le sue caratteristiche, è più adatta ad acquisti frazionati ed esigenze

specifiche.

I principali vantaggi del Mercato Elettronico sono schematizzati nella tabella 2 sottostante.

Per le Amministrazioni Per i Fornitori

Riduzione dei tempi dedicati al processo di

acquisizione di beni e servizi sotto soglia

Possibilità di immissione nel mercato della

P.A. anche lontano dalla propria sede

Aumento della concorrenzialità e della

competitività, con possibilità di confrontare

un’estesa platea di fornitori su tutto il

territorio nazionale

Scelta dell’ampiezza territoriale sul quale

operare, da singola provincia a intero

territorio nazionale

Trasparenza e tracciabilità dell’intero

processo d’acquisto

Diminuzione dei costi commerciali e

ottimizzazione dei tempi di vendita

Soddisfazione di esigenze anche specifiche

delle Amministrazioni, grazie ad un’ampia e

profonda gamma di prodotti disponibili e la

possibilità di emettere richieste di offerta

Aumento della competitività delle piccole e

medie imprese per vantaggio di

localizzazione e per specializzazione

dell’offerta

Tabella 2: Benefici derivanti dall'uso del Mercato Elettronico

In figura 13 è possibile vedere una schermata del sito https://www.acquistinretepa.it nella quale

vengono rappresentati i principali trend del 2017 rispetto al triennio precedente (tutti in forte crescita)

e alcuni indicatori predefiniti, come il numero di transazioni effettuate o il numero di contratti stipulati

nel primo semestre del 2018.

33

Figura 13: Indicatori e trend degli acquisti in rete per la Regione Lombardia

3. Accordi quadro

L’Accordo quadro è una tipologia di contratto introdotta dalle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE del

parlamento e del consiglio europeo, utilizzata negli appalti pubblici che ha come principale

caratteristica il non raggiungimento di un accordo completo, ma di sufficienti parti di esso per poter

comunque proseguire nel rapporto demandando i dettagli a successive fasi del lavoro.

34

Proprio per tale ragione, rappresenta uno strumento decisamente innovativo di contrattazione, che

stabilisce le regole relative ad appalti da aggiudicare durante un periodo massimo di quattro anni.

Gli Accordi quadro, aggiudicati da Consip a più fornitori a seguito della pubblicazione di specifici

Bandi, definiscono le clausole generali che, in un determinato periodo temporale, regolano i contratti

da stipulare. Nell’ambito dell’Accordo quadro, le Amministrazioni che hanno effettuato l'abilitazione

al sistema Acquisti in Rete, attraverso la contrattazione di "Appalti Specifici", provvedono poi a

negoziare i singoli contratti, personalizzati sulla base delle proprie esigenze.

Accedendo alla Vetrina del Mercato Elettronico o navigando sul catalogo prodotti è possibile

verificare l'offerta di beni e/o servizi disponibili tramite gli Accordi quadro.

I principali vantaggi degli Accordi quadro sono schematizzati nella tabella 3 sottostante.

Per le Amministrazioni Per i Fornitori

Garanzia maggiore, che si esplica nella

possibilità di invitare Imprese pre-selezionate

Tempistiche ridotte per l’esito delle

procedure in fase di Appalto Specifico

Miglior rapporto qualità/prezzo associato ad

una maggiore competizione dei fornitori su

aspetti economici e tecnici, anche in fase di

appalto specifico

Semplificazione e trasparenza della

relazione con la Pubblica Amministrazione,

tramite la standardizzazione delle

procedure

Grande flessibilità e possibilità di

“personalizzare” gli acquisti, pur mantenendo

i benefici delle economie di scala per

aggregazione della domanda

Possibilità di operare per un arco

temporale esteso all’interno di un mercato

preselezionato, di cui si conoscono i

concorrenti

Autonomia nell’impostazione della propria

strategia di gara

Tabella 3: Benefici dall'uso degli Accordi quadro

35

4. Sistema Dinamico di Acquisizione della P.A.

Il Sistema Dinamico di Acquisizione della P.A. (SDAPA) è un processo di acquisizione interamente

elettronico, aperto per tutto il periodo di validità dello stesso a qualsivoglia operatore economico che

soddisfi i criteri di selezione, introdotto a livello comunitario dalle direttive europee 2004/17/CE e

2004/18/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio Europeo (che riguardano rispettivamente le

procedure di appalto dei settori speciali come gas, acqua, servizi di trasporto, e le procedure di

aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, forniture e servizi).

Per l’aggiudicazione nell’ambito di un sistema dinamico di acquisizione, le amministrazioni

aggiudicatrici seguono le norme della procedura ristretta. Tale sistema può quindi essere visto come

un mercato elettronico per acquisti sotto/sopra soglia, dove l’acquisto avviene a seguito di un

confronto di tipo concorrenziale tra gli operatori ammessi al sistema. Tutti i candidati che soddisfano i

criteri di selezione sono ammessi al sistema e tutti i partecipanti ammessi sono invitati a presentare

un’offerta per ogni specifico appalto nell’ambito del sistema dinamico di acquisizione.

Il sistema dinamico è caratterizzato da una procedura bifasica:

● Fase 1: Consip pubblica un bando istitutivo per uno o più categorie merceologiche a cui ogni

fornitore può abilitarsi;

● Fase 2: Le Amministrazioni indicono e aggiudicano gli appalti specifici (con annessi i

quantitativi, il valore e le caratteristiche specifiche per ogni appalto), invitando tutti i

partecipanti ammessi a presentare un’offerta.

I principali vantaggi dello SDAPA sono schematizzati nella tabella 4.

36

Per le Amministrazioni Per i Fornitori

Il processo è interamente informatizzato Il processo è interamente informatizzato

Dinamismo della partecipazione grazie al

continuo ingresso di nuovi fornitori

Dinamismo della partecipazione dei

fornitori e delle offerte presentate grazie

all’entrata continua di nuovi fornitori

Trasparenza e concorrenzialità della

procedura

Garanzia di massima concorrenza,

trasparenza e parità di trattamento

Riduzione dei tempi dell’appalto specifico Il mercato è permanentemente aperto per

tutta la sua durata

Il sistema è aperto e mostra un’elevata

flessibilità nel soddisfare le esigenze

specifiche delle Amministrazioni

Tabella 4: Benefici derivanti dall'uso dello SDAPA

1.2.8.2 ARCA – Regione Lombardia

Sempre nell’ottica di razionalizzare in modo ottimale la spesa pubblica è possibile inquadrare gli

strumenti offerti dalla Regione Lombardia alle Pubbliche Amministrazioni lombarde. La Regione

Lombardia, infatti, oltre a far figurare una Centrale di Committenza Regionale Lombardia ARCA, il

cui compito primario è quello di aggiudicare gare per rifornire le P.A. di servizi e beni di cui hanno

bisogno, propone strumenti di acquisto telematico che devono essere utilizzati dalle singole stazioni

appaltanti per la gestione delle proprie gare autonome (come nel caso della piattaforma Sintel).

ARCA (Azienda Regionale Centrale Acquisti) è la centrale di committenza e Stazione Unica

Appaltante (SUA) della Regione Lombardia e, in qualità di Ente del Sistema Regionale (SiReg) opera

secondo il suo stretto controllo e coordinamento [36].

Viene fondata nel 2008 all’interno di Lombardia Informatica S.p.A. (L.I.S.P.A.) a seguito della Legge

Finanziaria 2007 (L.n. 296/2006) che ha conferito alle Regioni la possibilità di costituire Centrali di

Acquisto.

37

Grazie ai suoi ruoli di Centrale di Committenza e, dal 2015, anche di Soggetto Aggregatore nazionale,

oggi ARCA rappresenta il punto di riferimento per gli acquisti pubblici nella Regione Lombardia e,

sotto la direzione della Regione Lombardia e del Ministero dell’Economia e delle Finanze, svolge un

ruolo fondamentale sia nei processi di ottimizzazione e razionalizzazione delle procedure di acquisto

per le P.A., sia in termini di risparmi e di aumento di qualità delle forniture, di trasparenza, di

semplificazione dei processi per mezzo degli strumenti evoluti di e-procurement messi a disposizione

dalla stessa [37].

ARCA si occupa quindi dello sviluppo, delle evoluzioni e della promozione di soluzioni informatiche

per supportare gli Enti lungo tutto il processo di acquisto tramite opportuni portali/piattaforme. In

figura 14 è possibile guardare un’anteprima degli strumenti messi a disposizione da ARCA e con cui

la stessa si interfaccia, che verranno dettagliatamente descritti in questo capitolo.

Figura 14: Strumenti ARCA

Volendo sintetizzare al massimo l’iter che vede protagonista ARCA, lo si potrebbe così descrivere: si

provvede dapprima alla raccolta e alla definizione dei fabbisogni della singola ASST, poi si procede

con una consultazione del mercato, si crea un capitolato tecnico, si pubblica la gara e, infine, si arriva

alla fase di aggiudicazione della stessa.

Quanto appena detto è rappresentato a titolo esplicativo in figura 15.

Figura 15: Compiti di ARCA in quanto Centrale Acquisti

38

La fase iniziale di raccolta dei fabbisogni è estremamente delicata in quanto ARCA stipula

convenzioni per tutte le Pubbliche Amministrazioni lombarde, inclusi comuni ed enti locali oltre alle

già citate Aziende Socio Sanitarie Territoriali tra le quali il GOM Niguarda. Per questa ragione è di

fondamentale importanza comprendere quali siano gli effettivi fabbisogni delle diverse

organizzazioni, in modo tale da provvedere all’approvvigionamento dei prodotti più adeguati e idonei

allo svolgimento delle loro funzioni.

La necessità di un dialogo il più possibile diretto tra ARCA e le diverse ASST trova una sua

attuazione nella compilazione di questionari di raccolta fabbisogni inviati da ARCA e nella

convocazione dei rappresentanti delle Strutture a tavoli tecnici. Questi incontri costituiscono per le

aziende sanitarie l’opportunità di comunicare i propri fabbisogni alla centrale di committenza che

prova quindi a coniugare le diverse esigenze individuali e di volume per l'acquisto di prodotti e a

sfruttare i vantaggi dell’acquisto centralizzato precedentemente descritti.

Il NECA (Negozio Elettronico della Centrale Acquisti) è il catalogo elettronico delle Convenzioni

attivate da ARCA, grazie al quale gli Operatori Economici che hanno ottenuto l'abilitazione possono

offrire beni e servizi alle Amministrazioni registrate ai servizi. Queste ultime possono consultare il

catalogo dei prodotti, sottoscrivere direttamente on-line contratti di fornitura con i fornitori (sul NECA

“Ordinativi di Fornitura” o “OdF”) e inviare i relativi ordini di beni e servizi (sul NECA “Richieste di

consegna” o “RdC”) [38].

Le principali funzioni del NECA sono:

● Stipula dematerializzata del contratto con il relativo impegno economico;

● Acquisto online di beni e servizi con controllo dell'erosione del contratto per singolo Ente;

● Gestione della struttura organizzativa per ordini provenienti da diverse sedi dell'Ente;

● Workflow autorizzativo degli ordini;

● Tracking dell'ordine;

● Interfaccia telematica con i sistemi gestionali delle amministrazioni;

● Utilizzo autonomo in modalità SaaS (Software as a Service) per la gestione degli acquisti di

contratti pluriennali stipulati dall'Ente.

39

1.2.8.3 Sintel

Finora sono stati descritti gli strumenti di razionalizzazione degli acquisti in possesso delle P.A.

lombarde per la centralizzazione degli acquisti sia a livello regionale che nazionale.

Possono, tuttavia, verificarsi situazioni in cui il fabbisogno dell'amministrazione non può essere

soddisfatto dalle centrali di committenza, in questi casi l'azienda ospedaliera veste i panni di stazione

appaltante e provvede autonomamente alla creazione di una gara.

La Regione Lombardia ha messo a disposizione di tutti gli Enti di Pubblica Amministrazione abilitati

uno strumento comodo ed efficace per gestire questa eventualità, ovvero la piattaforma telematica di

e-procurement Sintel.

Lo scopo per il quale Sintel è stata istituita è realizzare un sistema di Intermediazione Telematica che

supporti la Regione e tutte le Pubbliche Amministrazioni della Lombardia nella realizzazione delle

proprie gare [39].

La piattaforma Sintel assicura la segretezza delle offerte, impedisce di operare variazioni sui

documenti inviati, garantisce l’attestazione e la tracciabilità di ogni operazione compiuta sulla

piattaforma e l’inalterabilità delle registrazioni di sistema (logs), quali rappresentazioni informatiche

degli atti e delle operazioni compiute valide e rilevanti ai sensi di legge [40].

Sintel consente agli Enti, in forma gratuita e in completa autonomia, di realizzare gare sopra e sotto

soglia comunitaria, interamente online, usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento

operativo.

Attraverso SINTEL si vogliono raggiungere i seguenti obiettivi:

- ridurre la spesa per le forniture di beni e servizi nella pubblica amministrazione;

- rendere le procedure più snelle e più rapide;

- garantire la massima trasparenza nelle operazioni di gara;

- aprire il mercato delle forniture e renderlo più competitivo tramite l’elenco fornitori

telematico.

Quanto appena detto è rappresentato a titolo esplicativo in figura 16.

40

Figura 16: Obiettivi Sintel

Analizziamo ora in dettaglio gli strumenti e i moduli presenti su Sintel offerti alle pubbliche

amministrazioni lombarde.

➢ Procedure di gara

La Piattaforma Sintel supporta gli Enti nello svolgimento delle procedure, dalla predisposizione del

modello fino all'aggiudicazione, per tutte le tipologie di gara previste dal Codice degli Appalti:

procedura aperta e ristretta, procedura negoziata con e senza pubblicazione di un bando, accordo

quadro, sistema dinamico di acquisizione, procedure in economia, richieste di offerta.

In figura 17 è possibile vedere l'iter di una procedura di gara svolta su Sintel.

Figura 17: Iter procedura di gara svolta su Sintel

41

➢ Budget

Il Modulo Budget permette di gestire il processo regionale di raccolta e gestione dei fabbisogni ai

sensi della DGR X/3440. Questo importante strumento, attualmente in fase sperimentale, è stato

messo a disposizione degli Enti del Sistema Sanitario Regionale, del Sistema Regionale e della Giunta

di Regione Lombardia per rispondere all’esigenza di gestione operativa delle attività di pianificazione

degli acquisti condotta tramite il Tavolo Tecnico per la programmazione regionale presieduto da

ARCA.

➢ Categorie Merceologiche

È un modulo per la gestione delle alberature merceologiche (CPV, ATECO, settori merceologici

specifici).

➢ Elenco Fornitori

Permette l’accesso ad informazioni sulle imprese registrate all'albo incluse le relative

autocertificazioni e documentazioni specifiche.

➢ Estrattore dati XML

Modulo per estrarre nel formato richiesto dalla L. 190/2012 tutte le procedure effettuate dal singolo

Ente.

➢ Personalizzazione

Modulo per personalizzare la piattaforma inserendo il Logo e la carta intestata nel report di procedura.

In figura 18 è possibile vedere una panoramica degli strumenti messi a disposizione delle P.A.

Figura 18: Strumenti a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni

42

1.2.8.4 Programmazione degli acquisti

Secondo quanto sancito dall’articolo 21 del Decreto Legislativo 50-2016, Codice degli Appalti, tutte

le amministrazioni aggiudicatrici devono provvedere all’invio del programma biennale degli acquisti

di beni e servizi (il cui importo unitario stimato sia pari o superiore a 40mila euro) e del programma

triennale dei lavori pubblici (il cui valore stimato sia pari o superiore a 100mila euro).

La programmazione degli acquisti è stata adottata per facilitare la collaborazione tra le Pubbliche

Amministrazioni: permettendo, infatti, a ciascuna di loro la pianificazione delle gare in anticipo,

assicura un margine temporale sufficiente per allineare le proprie esigenze a quelle delle altre

pubbliche amministrazioni e per organizzare, così, delle gare unificate e centralizzate.

La Struttura Complessa Approvvigionamenti si occupa della stesura del programma biennale degli

acquisti e per poter svolgere tale compito necessita di alcuni strumenti, tra cui il principale è

sicuramente lo Scadenziario degli acquisti: si tratta di un documento Excel contenente tutti i

provvedimenti attivi e per i quali verosimilmente si dovrà procedere con una nuova gara, una volta

scaduti i contratti presenti al suo interno.

In figura 19 viene mostrato il processo che porta alla stesura di una programmazione a livello

regionale.

43

Figura 19: Programmazione Acquisti

44

La procedura parte dalla singola struttura ospedaliera in particolare, all’interno dell’Azienda Socio

Sanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano Niguarda (ASST GOMN).

La prima fase è l’aggiornamento dello Scadenziario seguita, poi, dalla stesura di un elenco contenente

tutte le nuove attività presenti all’interno della struttura ospedaliera e per le quali sono necessarie

nuove forniture mai richieste in precedenza.

Questi documenti consentono di elaborare una prima bozza della programmazione degli acquisti

dell’ASST GOM Niguarda e di compilare il modulo budget.

Parallelamente a queste attività di programmazione, tutte le altre aziende appartenenti al consorzio

CAESP elaborano ciascuna la propria bozza di programmazione degli acquisti.

Nella fase successiva, i Responsabili del Procedimento di gara di ogni Ente sanitario appartenente al

Consorzio si riuniscono e discutono su quali gare, tra quelle previste da ciascuno, possono essere

svolte in qualità di capofila o aggregate.

A seguito di questa riunione, quindi, per ogni Azienda Sanitaria si hanno due differenti

programmazioni provvisorie: una che rappresenta la programmazione temporanea del consorzio

contenente al suo interno tutte le gare aggregate per le quali l’Azienda partecipa come aggregata,

l’altra è la programmazione di gare singole che essa indirà autonomamente, ovvero tutte quelle gare

per cui si è deciso di non procedere in maniera centralizzata a livello di consorzio.

Tutte queste programmazioni vengono in seguito inviate ad ARCA Lombardia il cui compito è, una

volta analizzate tutte le programmazioni ricevute dai vari consorzi presenti a livello regionale e dalle

singole aziende ospedaliere, decidere per quali gare è più conveniente centralizzare a livello regionale

l’acquisto e procedere essa stessa quindi con una gara d’appalto.

Per tutte queste procedure di gara la Regione Lombardia invierà alle singole strutture ospedaliere un

questionario da compilare per la raccolta dei fabbisogni così da delineare i quantitativi della fornitura

da mettere in gara.

Nel caso in cui ARCA indica una gara per soddisfare i fabbisogni si aderisce ad essa altrimenti si

provvede alla stesura della programmazione finale Gare Consorzio.

Nell’indire una gara, se ASST GOM Niguarda è capofila, si procede alla programmazione finale della

ASST GOM Niguarda, altrimenti si effettua una gara di consorzio con adesione ex-post/ex-ante [41].

45

Capitolo 2. Azienda Socio Sanitaria Grande

Ospedale Metropolitano Niguarda

2.1 Storia dell’ASST GOM Niguarda

L’Azienda Sociosanitaria Territoriale Grande Ospedale Metropolitano Niguarda è un grande ospedale

pubblico generalista di riferimento nazionale, progettato dall’ingegnere Giulio Marcovigi con la

collaborazione dell’architetto Giulio Ulisse Arata e la sovrintendenza sanitaria del professor Enrico

Ronzani [1].

Inaugurato nel 1939 e diventato autonomo nel 1978, l’Ospedale Niguarda Ca’ Granda (così chiamato

per il legame amministrativo con il più antico ospedale di Milano, l’Ospedale Maggiore Ca’ Granda) è

oggi riconosciuto come ospedale di rilievo nazionale e di alta specializzazione, grazie alle attività di

ricerca clinica e di base che si svolgono al suo interno e al perfetto connubio tra l’alta professionalità

degli operatori e le tecnologie avanzate ad uso di questi ultimi.

Questo imponente ospedale a padiglioni trova nella sua collocazione un evidente punto di forza: è

situato in un contesto fortemente urbanizzato e infrastrutturato che gli permette di accogliere un

bacino d’utenza provinciale.

Nell’ultimo decennio ha subito una complessa trasformazione strutturale ed organizzativa fondata su

integrazione, avanzamento tecnologico e multidisciplinarietà che lo ha reso un riferimento nazionale

traendo vantaggio anche dalla dimensione complessiva della struttura ospedaliera.

È stato riorganizzato in tre grandi poli:

• Blocco DEA: Dipartimento Emergenza (Urgenza) e Accettazione;

• Blocco SUD: Alta intensità (Trapianti, Oncoematologia e Chirurgia specialistica);

• Blocco NORD: Media intensità e materno infantile.

Il compito di ASST Niguarda è curare i pazienti che liberamente accedono alle sue strutture. Il

benessere e la salute del paziente devono quindi essere il fine a cui ogni dipendente della Struttura,

nell’utilizzo delle risorse messe a sua disposizione dal Sistema Sanitario Regionale, deve tendere.

Ciò detto, risulta chiaro che qualsivoglia attività svolta all’interno dell’ASST Niguarda non potrà

prescindere da questi tre capisaldi: cura, formazione e ricerca.

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I principi che devono stare alla base delle azioni dei dipendenti della Struttura e che si basano su

quanto appena espresso, sono di elencati di seguito.

- Il valore della persona, sia del paziente che di chi presta cura al paziente: ogni persona deve

essere accolta nella consapevolezza della sua unicità e nel rispetto di tutti i suoi diritti, tra cui

la privacy e il comfort. Tutti i percorsi di accesso e fruizione ai servizi devono essere

progettati in modo tale da non compromettere né la facilità di accesso, né la tempestività.

Infine, ogni dipendente deve poter lavorare al meglio delle sue capacità, così da poter offrire il

massimo apporto alla cura del paziente.

- L’appropriatezza: i percorsi assistenziali devono consentire l’erogazione dei servizi secondo il

bisogno della persona in cura. L’offerta di una cura adeguata porta numerosi vantaggi: se,

infatti, da una parte favorisce la ricerca e l’ottenimento del miglior stato di salute per il

paziente, dall’altra consente un utilizzo intelligente delle risorse, con un conseguente

risparmio economico, di tempo e di risorse umane.

- La responsabilità istituzionale: tutte le risorse di cui dispone l’ASST Niguarda (risorse

patrimoniali, tecnologiche ed economiche) sono un bene pubblico, affidato alla Direzione

Strategica e a ciascun collaboratore con il fine ultimo di curare, al meglio delle proprie

capacità, il cittadino. Ciò rende necessaria una gestione attenta delle risorse, che deve essere

sempre orientata verso cure sostenibili e servizi resi nel medio periodo, e una continua ricerca

di collaborazioni all’interno del Sistema Sanitario Regionale. Quanto appena detto va

effettuato nella piena trasparenza e rendicontabilità del proprio operato verso istituzioni,

associazioni, cittadini.

- Orientamento all’apprendimento e all’innovazione: è compito dell’organizzazione imparare

costantemente sotto il profilo delle competenze professionali individuali e nella capacità di

collaborare; questa è la condizione necessaria per evolvere e innovare nell’erogazione dei

servizi di cura e nei processi di gestione amministrativa e tecnologica.

2.2 Organigramma

Al fine di continuare a rendere l’organizzazione ospedaliera appropriata al mutare dei bisogni dei

cittadini e al progredire della scienza medica e delle tecnologie, è necessaria una trasformazione

continua della struttura del Niguarda.

L’attuale struttura organizzativa dell’azienda socio-sanitaria è rappresentata in figura 20 [42].

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Figura 20: Struttura organizzativa ASST GOM Niguarda

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La ASST GOM Niguarda è organizzata in dipartimenti.

In accordo alle linee guida regionali, in ogni dipartimento si colloca una struttura che assicura il

presidio della qualità e il buon uso delle risorse umane, strutturali e tecnologiche e che gestisce le

attività sanitarie e sociosanitarie.

Il Dipartimento è un’aggregazione organizzativa di strutture complesse (S.C.) e strutture semplici

(S.S) che realizza il governo clinico tramite la partecipazione delle professioni sanitarie al processo

decisionale.

Questi si formano in seguito al raggruppamento in base all’affinità del loro sistema tecnico di

riferimento o

dell’interdipendenza nell’assistenza erogata (di patologia, di organo/apparato). Coerentemente con gli

indirizzi strategici della Direzione Generale e dei relativi Uffici in Staff, i Dipartimenti possono

svolgere un ruolo prevalentemente gestionale o funzionale [43].

• Dipartimenti gestionali: producono prestazioni e servizi assistenziali centrati sul bisogno della

persona e caratterizzati da livelli elevati di appropriatezza, efficacia e qualità tecnica. Inoltre,

organizzano e gestiscono in modo efficiente le risorse ad essi assegnate in fase di negoziazione del

budget, così da garantire sempre qualità delle cure, continuo aggiornamento tecnologico e attenzione

al paziente.

• Dipartimenti funzionali: progettano, realizzano e verificano i risultati dei percorsi diagnostici

terapeutici e assistenziali (PDTA), sfruttando degli indicatori che gli stessi individuano per la

valutazione dell’appropriatezza e dell’efficacia delle prestazioni. Inoltre, coordinano e integrano le

diverse fasi assistenziali e i professionisti coinvolti, supportando così l’attività dei Dipartimenti

gestionali. Mirano allo sviluppo multidisciplinare e multiprofessionale dei processi clinici e

assistenziali.

Le strutture organizzative sono articolazioni aziendali in cui si concentrano competenze professionali

e risorse umane, tecnologiche e strumentali, finalizzate allo svolgimento di funzioni di

amministrazione, programmazione, committenza, produzione di prestazioni e servizi sanitari.

Si distinguono in strutture complesse e strutture semplici.

- Strutture complesse

Le strutture complesse rappresentano la principale articolazione settoriale del Dipartimento per

discipline e/o funzioni. Comprendono diversi livelli assistenziali e ognuna delle SS.CC. afferisce ad

un solo Dipartimento ed è caratterizzata da autonomia operativa per le specifiche competenze.

Ogni struttura complessa è individuata da una sua valenza strategica, definita dal livello di interfaccia

con istituzioni esterne all’ASST, dal valore delle risorse che usa, dall’importanza della sua funzione

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per raggiungere gli obiettivi aziendali, dal livello di intersettorialità che caratterizza gli interventi

specifici della funzione, dalla sua dimensione in risorse professionali e dalla loro eterogeneità, dalle

attrezzature che ha in dotazione e, anche, dal livello di autonomia e di responsabilità che è necessario

per l'assolvimento della sua funzione.

- Strutture semplici

Per strutture semplici si intendono sia le articolazioni interne alla struttura complessa, sia quelle a

valenza dipartimentale dotate della responsabilità e dell’autonomia delle risorse assegnate.

Ogni struttura semplice gestisce i processi e le relative funzioni, gestisce le risorse umane, tecniche,

finanziarie ad essa affidate e risponde annualmente degli obiettivi raggiunti. Nel caso di strutture

semplici che non erogano prestazioni sanitarie, la dimensione produttiva è sostituita dalla omogeneità

dei processi o delle funzioni

gestite.

2.2.1 Governance

Il sistema di corporate governance dell’ospedale si è consolidato e articolato nel tempo adeguandosi ai

processi di trasformazione, alle riforme, alla normativa nazionale e regionale.

Alla base di tale strutturazione vi è una complessa organizzazione composta dall’articolazione

organizzativa, dagli strumenti operativi e dai comportamenti: l’insieme di questi permette di definire

gli obiettivi aziendali che devono basarsi su efficacia, efficienza, economicità e trasparenza [44].

Il Niguarda, nonostante un triennio caratterizzato da una riduzione dei contributi per la gestione del

servizio sanitario, ha saputo sviluppare politiche di contenimento della spesa mirate, senza

compromettere la qualità delle cure offerte ai cittadini, mantenendo anzi i livelli essenziali

assistenziali (LEA) e migliorando l’efficienza dei processi produttivi.

La governance richiede un approccio multidisciplinare: il Direttore Generale, il Collegio di Direzione,

il Collegio Sindacale e il Nucleo di Valutazione sono gli organi aziendali che concorrono alla

definizione delle politiche aziendali per il raggiungimento degli obiettivi di salute dell’ospedale.

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1. Direttore Generale

Il Direttore Generale è il rappresentante legale dell’azienda, ne assicura il perseguimento degli

obiettivi servendosi della collaborazione con gli organi e le strutture aziendali e ne garantisce il

governo clinico e il governo economico-finanziario [45].

Secondo quanto stabilito dall’articolo 3-bis del D.Lgs. 502/1992, la Giunta Regionale nomina il

Direttore Generale tra i candidati che possiedono un diploma di laurea ed almeno cinque anni di

esperienza nella direzione tecnica o amministrativa di aziende, enti, strutture private o pubbliche, in

posizione dirigenziale.

Il suo rapporto di lavoro è esclusivo ed è regolato da contratto di diritto privato, di durata non inferiore

a tre e non superiore a cinque anni, rinnovabile.

Il Direttore Generale svolge le seguenti mansioni:

- esercita i poteri organizzativi e gestionali attribuiti dalle leggi coerentemente alle direttive

regionali e dei diversi livelli di governo e di programmazione del sistema dei servizi sanitari;

- fissa gli obiettivi di attività, di produzione e di qualità dei servizi in coerenza con la

programmazione regionale;

- nomina e revoca (con provvedimento adeguatamente motivato) il Direttore Sanitario, il

Direttore Amministrativo e il Direttore Sociosanitario;

- presidia lo svolgimento di tutte le funzioni necessarie alla direzione, all’organizzazione e

all’attuazione dei compiti di istituto nel rispetto dei principi di imparzialità e trasparenza;

- assume la responsabilità del budget generale dell’Azienda;

- esercita le funzioni di verifica e di controllo dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi

programmati.

In aderenza ai principi ispiratori dell'attività aziendale, il Direttore Generale esercita competenze di

gestione e di governo. Le prime possono essere delegate tramite mandati ai dirigenti di macro-

articolazioni aziendali; le seconde sono di competenza esclusiva del Direttore Generale che può

procedere ad eventuali deleghe solo in caso di assenza o impedimento al Direttore Sanitario o al

Direttore Amministrativo.

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2. Collegio di Direzione

Il Collegio di Direzione è uno strumento del quale si serve il Direttore Generale, che lo presiede, per il

governo di tutte le attività cliniche, per la programmazione e la valutazione delle attività sanitarie,

tecniche e ad alta integrazione sanitaria [46].

Tra gli incarichi propri del Collegio di Direzione, troviamo anche la valutazione dei risultati

conseguiti in relazione agli obiettivi clinici e la definizione dei programmi di formazione e delle

soluzioni organizzative per l’attuazione delle attività libero professionale.

La composizione di tale organo, insieme alle competenze e ai criteri alla base del suo funzionamento,

sono definite dalla Giunta Regionale, che si occupa pure di disciplinare le relazioni dello stesso con

tutti gli altri organi aziendali.

Il Collegio di Direzione è generalmente composto dal Direttore Generale, che è il presidente del

Collegio, dal Direttore Sociosanitario, dal Direttore Sanitario, dal Direttore Amministrativo di

presidio, dai

direttori dei Dipartimenti e della Direzione Infermieristica, riabilitativa e tecnica aziendale.

Possono partecipare, ma solo su invito e se l’argomento trattato è ritenuto pertinente alle attività

svolte, anche i Dirigenti di altre articolazioni organizzative aziendali.

3. Collegio Sindacale

Il Collegio sindacale è un organo nominato dal Direttore Generale, su istruzioni del Ministero

dell’Economia e delle Finanze, del Ministero della Regione e della Salute, ed è composto da tre

membri.

Le mansioni da esso svolte sono di seguito elencate [47]:

● verifica che l’azienda sia conforme dal punto di vista amministrativo ed economico;

● vigila sull'osservanza della legge;

● effettua accertamenti sulla conformità del bilancio ai risultati delle scritture contabili e sulla

regolare tenuta della contabilità, ed effettua periodicamente verifiche di cassa;

● trasmette con cadenza semestrale una relazione sugli sviluppi interni all’Azienda al sindaco

del comune di Milano e con cadenza trimestrale i risultati delle verifiche eseguite sulle

potenziali irregolarità alla Regione;

● può procedere ad ispezioni e controlli individuali.

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4. Nucleo di Valutazione delle Prestazioni

Il Nucleo di Valutazione delle Prestazioni, grazie alla sua collaborazione con la Struttura

Programmazione e Controllo di Gestione, permette l'adempimento degli obblighi previsti dall'art. 20

del D.Lgs. 29/93 e per quanto in esso non previsto o abrogato assolve le disposizioni di cui al D.Lgs.

30.7.1999, n. 286 [48].

Nello specifico, aiuta il Direttore Generale nella scelta dei criteri che dovranno essere usati dai

Direttori di Dipartimento e di Strutture Semplici/Complesse per valutare rendimenti e costi, stato di

realizzazione degli obiettivi, attribuzione delle risorse, imparzialità e buon andamento della gestione.

I compiti principali propri del Nucleo di Valutazione sono di seguito elencati:

● fornire supporto metodologico e tecnico nei processi di innovazione e cambiamento

organizzativo e nell'elaborazione delle scelte strategiche e programmatiche;

● valutare l'andamento generale della gestione aziendale e il raggiungimento degli obiettivi

delle strutture e dei servizi;

● ideare programmi per il miglioramento della qualità e congruità delle prestazioni e dei servizi

forniti al paziente e al dipendente;

● verificare l’appropriatezza del sistema di valutazione e la sua corretta applicazione.

2.2.2 Direzione Strategica

All’interno dell’ASST GOM Niguarda, un ruolo di primaria importanza viene ricoperto dalla

Direzione Strategica dell’Ospedale, organo composto dal Direttore Generale, dal Direttore Sanitario,

dal Direttore Sociosanitario e dal Direttore Amministrativo.

Tale direzione coordina e persegue le varie dimensioni gestionali della struttura ospedaliera, che sono:

governo clinico, governo della continuità di cura e governo economico-gestionale.

1. Governo Clinico

Il governo clinico mira a due obiettivi basilari e ben definiti: il miglioramento continuo dei servizi

erogati e il mantenimento di elevati standard assistenziali.

Tali scopi vengono perseguiti tramite l'uso corrente e sistematico di adeguati strumenti cooperativo-

gestionali volti ad individuare tempestivamente ed apertamente i rischi e gli eventi indesiderati ad essi

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annessi, a trarre insegnamento dagli errori commessi e a garantire che siano in opera adeguati sistemi

per il miglioramento continuo della qualità.

2. Governo dei percorsi di cura

La funzione indicata è presidiata dal Direttore Sociosanitario e dalle articolazioni dipartimentali e

strutture ad esso afferenti. Gli scopi primari di tale governo sono le prestazioni sanitarie appropriate e

di qualità da fornire al singolo paziente e l’organizzazione efficace ed efficiente dei servizi, che

devono portare ad una semplificazione dei processi di accesso alla cura per i pazienti e ad una corretta

allocazione delle risorse, siano esse professionali che strumentali.

In questo contesto, il centro servizi e la centrale operativa, insieme alla Rete per l’Integrazione della

Continuità di Cura e Assistenza (RICCA), vengono visti come strumenti fondamentali per il

raggiungimento degli obiettivi sopra definiti.

La struttura chiave è rappresentata dai Presidi Ospedalieri Territoriali (POT) presso Villa Marelli,

primo ed importante presidio territoriale della ASST. La funzione prevede l’interazione e il raccordo

con l’ATS (Agenzia di Tutela della Salute) e con il Comune di Milano.

3. Governo economico-gestionale

Il governo economico-gestionale dell'ASST GOM Niguarda si occupa di garantire massima

compatibilità tra i livelli di assistenza programmati in sede regionale e di allocare in modo appropriato

le risorse per l'esercizio delle funzioni di produzione. Le attività appena descritte vengono svolte dal

Direttore Amministrativo che, in collaborazione con il controllo di gestione e il nucleo di valutazione,

determina ogni anno l’allocazione più efficiente delle risorse all’interno dell’Azienda in funzione

degli obiettivi di salute e rispettando i principi alla base della missione dell’Ospedale (ovvero

accessibilità, tempestività, appropriatezza, continuità, completezza e riduzione dei rischi).

Come detto precedentemente, il Direttore Generale nomina i seguenti direttori: Sanitario,

Amministrativo e

Sociosanitario.

Di seguito verranno descritte le principali funzioni di questi.

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- Direttore Sanitario

Il Direttore Sanitario (definito anche “Responsabile sanitario”) è il garante per gli utenti e per gli

operatori del corretto esercizio delle prestazioni sanitarie erogate all’interno della struttura

ospedaliera, servizi ed attività che devono svolgersi in totale sicurezza, da personale sanitario

adeguatamente preparato ed in condizioni igienico-sanitarie opportune oltre al rispetto delle regole di

deontologia professionale.

Il Direttore Sanitario deve quindi aver conseguito una laurea in Medicina e Chirurgia, deve essere in

possesso dell’abilitazione all’esercizio della professione e deve essere iscritto all’Albo; deve avere

un’età inferiore a 65 anni ed almeno cinque anni di esperienza in qualifica dirigenziale.

Egli partecipa al processo di pianificazione strategica e concorre al governo aziendale occupandosi in

particolare di [49]:

- dirigere i servizi sanitari con scopi igienico-sanitari e tecnico-organizzativi e fornire una

consulenza al Direttore Generale relativa alle materie di competenza, così da identificare la

domanda di assistenza sanitaria a cui dare risposta;

- definire gli sviluppi strategici futuri dei servizi sanitari in un contesto di continua evoluzione

delle strutture circostanti;

- svolgere attività di indirizzo, supporto, coordinamento, controllo dei responsabili dei servizi

sanitari anche nelle loro attività libero professionali;

- promuovere l'integrazione dei servizi sanitari e concorrere al governo economico dell’azienda;

- affiancare il Direttore Generale nel mantenimento dei rapporti con tutti gli enti e organismi

che operano in ambito socio-sanitario;

- precisare gli ambiti di delega eventualmente conferiti ai Direttori di Dipartimento e ai

Direttori di S.C.

Svolge la sua attività in accordo con il Direttore Sociosanitario.

- Direttore Amministrativo

Il Direttore Amministrativo (anche definito “Responsabile Amministrativo”) si occupa della

supervisione, dell’organizzazione e del coordinamento dei servizi amministrativi, finanziari e contabili

della ASST.

Egli assicura una gestione nel rispetto delle normative vigenti della parte contabile delle transazioni

economiche finanziarie e patrimoniali; inoltre, sovrintende alla realizzazione del bilancio di esercizio.

Il Direttore Amministrativo deve possedere una laurea magistrale in discipline giuridiche o

economiche, un’età inferiore a 65 anni ed almeno cinque anni di esperienza in qualifica dirigenziale.

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Partecipa alla pianificazione strategica aziendale e collabora, in particolare, con il Direttore Generale

nella definizione e direzione del sistema di governo economico-finanziario aziendale.

Il Direttore Amministrativo svolge ulteriori compiti:

- garantisce l'efficienza e lo sviluppo dei servizi informativi necessari a permettere la

rappresentazione economica e finanziaria dell'attività aziendale secondo i principi di

completezza, correttezza e trasparenza;

- assicura il corretto funzionamento delle procedure organizzative tecniche e logistiche;

- definisce gli orientamenti operativi delle unità organizzative di tipo tecnico ed amministrativo

e ne assicura l’integrazione e il coordinamento.

- Direttore Sociosanitario

Il Direttore Sociosanitario è una figura istituita a fronte della Legge Regionale lombarda 23/2015

sull’evoluzione del sistema sociosanitario che forma, insieme al Direttore Generale, al Direttore

Sanitario e al Direttore Amministrativo, la Direzione Strategica dell’Ospedale [50].

In quanto membro della stessa, contribuisce alla direzione dell’Azienda Ospedaliera, coadiuvando il

Direttore Generale nella definizione delle politiche aziendali e delle linee strategiche.

È, inoltre, parte attiva dell’Advisory Board socio sanitario della città di Milano, comitato consultivo

che supporta il Collegio Direttori, il cui obiettivo è individuare l’assetto organizzativo migliore per

l’erogazione dei servizi sanitari e sociosanitari sulla componente di erogazione territoriale definita

dalla Legge 23.

L’Advisory Board deve sempre garantire che le prestazioni e i servizi forniti tra il polo ospedaliero e

quello territoriale dell’ASST siano coerentemente integrati e deve assicurare continuità assistenziale ai

pazienti di entrambi i settori aziendali. Quest’ultimo obiettivo viene perseguito dalla Direzione

Sociosanitaria secondo le seguenti modalità:

- direttamente, prendendo in carico il paziente ed erogando le prestazioni all’interno delle

proprie strutture;

- indirettamente, erogando i servizi in collaborazione con altri erogatori accreditati o

garantendo dei percorsi protetti di presa in carico da parte di altri erogatori accreditati

all’interno del Sistema Sanitario Lombardo tramite convenzioni specifiche.

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Inoltre, il Direttore Sociosanitario deve assolvere le sottoindicate funzioni:

- deve occuparsi del collegamento con la ATS;

- deve destinare parte delle risorse disponibili agli screening oncologici, alle vaccinazioni e alle

Unità Operative Ospedaliere di Medicina del Lavoro (UOOML) in qualità di Prevention

Process Owner;

- deve adeguatamente distribuire le risorse umane, strumentali e soprattutto economiche tra il

presidio ospedaliero, le attività territoriali alla DITRA (Direzione Infermieristica Tecnica

Riabilitativa Aziendale), i dipartimenti e le strutture di staff.

2.2.3 Dipartimento Tecnico

Il Dipartimento Tecnico è una struttura organizzativa che si occupa della gestione di tutte le attività

tecniche, amministrative e gestionali che riguardano il coordinamento delle procedure per gare per

lavori o per l’approvvigionamento di apparecchiature, beni e attrezzature, la gestione dei contratti di

servizi, forniture, manutenzioni, lavori, impianti e immobili [51].

I compiti che tale dipartimento deve svolgere sono di seguito elencati.

● Garantire una spesa confinata all’interno del budget concordato con la Direzione Strategica e

un utilizzo efficace ed efficiente delle risorse assegnate, volto al risparmio e alla riduzione

delle spese complessive.

● Collaborare con la Direzione Strategica nella redazione e nell’attuazione del piano degli

investimenti.

● Razionalizzare l’utilizzo delle risorse tecnologiche e umane, degli spazi, dei materiali di

consumo e di tutti i servizi intermedi.

● Migliorare i processi organizzativi attraverso il coordinamento e l’integrazione delle attività e

alla qualità dei servizi.

● Gestire le attività di formazione e aggiornamento delle strutture del dipartimento e dei

dipendenti, in modo da favorire un approccio interdisciplinare e multiprofessionale.

● Riorganizzare i settori di pertinenza.

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Il Dipartimento Tecnico è costituito dalle strutture:

- S.C. Approvvigionamenti;

- S.S. Gestione economale;

- S.C. Gestione della concessione e logistica;

- S.C. Gestione tecnico patrimoniale;

- S.C. Ingegneria Clinica.

- S.C. Approvvigionamenti

La Struttura Complessa Approvvigionamenti gestisce tutti i processi relativi alla selezione dei

fornitori e definisce le condizioni economiche dei contratti di fornitura di servizi, beni e lavori

necessari per lo svolgimento dell'attività aziendale [2].

La Struttura svolge anche l’importante ruolo di rappresentante dell’Ospedale Niguarda, per quanto

riguarda l’esecuzione di procedure d’appalto aggregate, nel CAESP Milano (Consorzio per gli

Acquisti Enti Sanitari Pubblici) e guida l’Azienda nel percorso di raggiungimento degli obiettivi

definiti dall’Assessorato alla Sanità della Regione Lombardia per i contratti di fornitura di servizi e

beni.

Nell’esercizio delle sue funzioni, assicura il rispetto della normativa vigente e collabora attivamente

nel raggiungimento degli obiettivi strategici dell’Azienda.

Maggiori informazioni riguardo la S.C. Approvvigionamenti sono contenute all’interno del capitolo 3,

interamente dedicato ad essa.

- S.S. Gestione economale

La Struttura Semplice Gestione economale dipende dalla S.C. Approvvigionamenti e si occupa della

gestione di servizi e attività trasversali ma comunque di importanza fondamentale per il

raggiungimento degli obiettivi aziendali.

I compiti propri della Struttura sono riassunti nell’elenco sottostante.

● Direzione dei servizi alberghieri a gestione diretta (fondo economale, guardaroba, buoni

pasto) e in appalto (ristorazione, pulizie, facchinaggio e ristorazione).

● Gestione dei servizi di accoglienza (portineria, centralino) e sicurezza (vigilanza).

● Gestione dei servizi logistici (magazzino economale, centro stampa e autisti).

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● Coordinamento dei servizi di supporto gestiti con il personale dipendente e con l’affidamento

agli operatori economici esterni.

● Amministrazione e ottimizzazione dei sistemi di ordinazione, ricevimento,

immagazzinamento e distribuzione dei beni di consumo e del livello delle scorte.

● Gestione dei fondi per le spese con cassa economale disciplinati da regolamenti specifici.

In generale, è possibile affermare che la funzione principale della Struttura risiede nella supervisione

di tutti i servizi economali e di importanti servizi sanitari e non in appalto, con verifica

dell’esecuzione dei contratti mediante appropriati sistemi di controllo, monitoraggio e di

rendicontazione.

- S.C. gestione della concessione e logistica

La Struttura Complessa Gestione della concessione e logistica coordina i rapporti contrattuali con le

ditte aggiudicatarie dell’appalto per la costruzione e gestione del Blocco Nord, del Blocco Sud, dei

poli tecnologico e logistico del Niguarda e dei padiglioni storici; gestisce i contratti per i servizi

commerciali e no core (relativi a ristorazione, pulizia, informativa distribuita, rifiuti); sovrintende le

attività di monitoraggio dei servizi; verifica la regolare esecuzione dei contratti; coordina e dirige il

personale dipendente di altre strutture; gestisce le controversie fino alla formalizzazione del

contenzioso [52].

La Struttura, grazie alla collaborazione delle altre strutture complesse del Dipartimento Tecnico, delle

SS.CC. Direzione amministrativa di presidio e Direzione medica di presidio ospedaliero e della

DITRA, raccoglie tutti i dati necessari alla gestione efficiente del Contratto di Concessione.

Relativamente alla gestione dei processi decisionali, grazie al supporto della Direzione Strategica,

svolge i seguenti compiti:

- identifica i contenuti oggetto di approfondimento, controversia o revisione contrattuale;

- effettua analisi economiche, giuridiche e tecniche;

- si occupa dell’aggiornamento dei documenti contrattuali/disciplinari;

- affianca il Concessionario nella fase negoziale e lo supporta nelle attività di analisi e

confronto nella fase di aggiornamento del Piano Economico Finanziario;

- predispone quanto necessario in relazione alla formalizzazione di Atti Aggiuntivi e Accordi

transattivi;

- all’attività diretta e di coordinamento per la predisposizione di Atti Aggiuntivi e degli accordi

transattivi.

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- S.C. Gestione tecnico patrimoniale

La Struttura Complessa Gestione tecnico patrimoniale si occupa della gestione del patrimonio

immobiliare e mobiliare dell’Azienda, principalmente tramite l’Ufficio Edile e Impianti,

preoccupandosi di mantenere alti livelli di efficienza e sicurezza come definito dalle norme regionali e

nazionali [53].

Nello specifico, la Struttura esegue i seguenti compiti:

- gestisce le fasi di progettazione ed effettiva realizzazione delle opere per il Nuovo Ospedale;

- dirige le installazioni delle apparecchiature più tecnologiche;

- segue le relazioni tecniche e le perizie;

- osserva e controlla le opere che devono essere realizzate;

- redige il Piano Triennale degli investimenti;

- esegue studi di fattibilità relativi agli interventi di manutenzione straordinaria previsti dal

piano annuale degli investimenti;

- si occupa dell’approvazione dei SAL (Stato Avanzamento dei Lavori) e della liquidazione dei

certificati di pagamento dei lavori;

- fornisce supporto tecnico ai servizi interni finalizzati all’accreditamento delle strutture.

- S.C. Ingegneria Clinica

L’Ingegneria Clinica è una Struttura Complessa il cui principale compito è legato alla gestione delle

tecnologie biomediche (dispositivi medici, software dispositivo medico, dispositivi medici diagnostici

in vitro, apparecchiature elettromedicali) durante tutto il loro ciclo di vita (dalla valutazione d’acquisto

alla dismissione) [54].

L’obiettivo che la Struttura deve perseguire è garantire un uso economicamente vantaggioso,

appropriato e soprattutto sicuro di tutte le tecnologie biomediche presenti in ogni reparto.

Il compito dell’Ingegneria Clinica non si limita però a questo. La Struttura partecipa alla stesura del

piano d’investimenti, collabora con la Direzione Generale e Sanitaria per la risoluzione delle

problematiche legate a tutte le tecnologie medicali presenti in ospedale, supporta, infine, la Direzione

Strategica con un prezioso strumento di gestione strategica, l’HTA (Health Technology Assessment),

essenziale per un’analisi esaustiva delle tecnologie.

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Capitolo 3. Struttura Complessa

Approvvigionamenti

3.1 Descrizione e compiti

Una descrizione esaustiva di quelli che sono i ruoli e le attività della S.C. Approvvigionamenti è

contenuta nel Piano di organizzazione aziendale strategico 2016-2018.

“La Struttura Complessa Approvvigionamenti, collegata funzionalmente al Dipartimento

amministrativo, gestisce il processo di selezione dei fornitori e la definizione delle condizioni dei

contratti di fornitura di beni, servizi e lavori dell’ASST. La Struttura rappresenta l’Azienda per

l’attività del consorzio interaziendale di Milano e provincia denominato CAESP, (che riguarda

l’esecuzione delle procedure d’appalto aggregate), e cura il raggiungimento degli obiettivi fissati

dall’Assessorato alla Sanità della Regione Lombardia per i contratti di fornitura di beni e servizi.

Garantisce, nello svolgimento della sua attività, il rispetto della normativa vigente e collabora

attivamente al raggiungimento degli obiettivi strategici dell’Azienda. La struttura è responsabile

dell’attuazione degli obiettivi di competenza della S.S. Gestione Economale e collabora alla

definizione del piano investimenti aziendale.

I principali compiti della Struttura Approvvigionamenti sono di seguito elencati:

● Attività di Responsabile Unico del Procedimento (RUP) per acquisti di beni e servizi (D. Lgs.

50-2016), come previsto da regolamento aziendale;

● Sviluppo di politiche di acquisto dei beni e di gestione dei servizi, orientate alla

razionalizzazione delle risorse come contributo al miglioramento gestionale dei processi;

● Collaborazione alla definizione del piano investimenti aziendale e programmazione degli

acquisti di forniture e lavori;

● Individuazione e proposta di nuove strategie che comportino un incremento della qualità dei

servizi o una riduzione dei rischi per gli operatori;

● Attività di programmazione degli investimenti di beni, servizi e lavori e gestione dei

finanziamenti correlati in collaborazione con la S.C. Gestione tecnico patrimoniale e le altre

strutture interessate;

● Supporto alle attività di controllo di gestione e di budget di spesa;

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● Supporto alle attività di gestione del contratto di concessione del nuovo ospedale;

● Marketing d’acquisto, ricerche di mercato e monitoraggio/controllo continuo dei prezzi;

● Sviluppo di politiche operative d’acquisto orientate alla riduzione dei costi;

● Ricognizione e previsione dei consumi interni anche in relazione alla metodica per budget,

individuazione dei potenziali fornitori e loro selezione qualitativa;

● Gestione dell’albo fornitori e controlli dei requisiti di qualità degli operatori economici;

● Definizione delle tipologie d’acquisto, stesura di capitolati, bandi di gara e/o di preselezione

delle ditte, richiesta e ricevimento delle offerte, valutazione delle offerte delle imprese,

adozione di provvedimenti di aggiudicazione, predisposizione di deliberazioni di

aggiudicazione, stipulazione e firma dei contratti; sono escluse le procedure di competenza

del soggetto aggregatore (ARCA e CONSIP), per le quali si procede ad adesione alle relative

convenzioni secondo le indicazioni regionali;

● Predisposizione degli atti di gara di tipo edile/impiantistico e relativo espletamento;

● Attività amministrativa di supporto al RUP nella gestione e controllo dell’esecuzione di

lavori, beni e servizi;

● Negoziazione con gli operatori economici;

● Gestione convenzioni passive con enti di cura, fondazioni e aziende per prestazioni sanitarie e

non;

● Monitoraggio dei processi di acquisto con emissione di report, invio dei dati richiesti agli

osservatori nazionali e regionali, valutazione dei fornitori in collaborazione con i Direttori di

Esecuzione dei Contratti (DEC) e, in generale, gestione qualitativa delle forniture e dei

servizi;

● Consulenza e supporto nella scelta dei prodotti, dei servizi per lo sviluppo di nuove metodiche

e/o l’evoluzione di quelle esistenti;

● Raccolta fabbisogni e previsione dei consumi interni per l’impostazione delle procedure di

acquisto, con la collaborazione delle strutture aziendali competenti e dei reparti utilizzatori,

organizzando eventuali tavoli tecnici interaziendali al fine di analizzare anche i problemi

nella gestione contrattuale in itinere;

● Rapporti con il consorzio di acquisto, con ARCA e con CONSIP, con verifica periodica delle

procedure in programmazione e aggiudicate;

● Rapporti con le strutture regionali di competenza;

● Gestione comodati d’uso e donazioni;

● Creazione dei Codice Identificativo di Gara (CIG), tramite il portale ANAC, richiesti dalle

varie strutture aziendali con attribuzione del RUP di competenza; per quanto riguarda gli

63

acquisti in economia, creazione del CIG da parte della S.C. Approvvigionamenti, ma

attribuzione della responsabilità di RUP al servizio richiedente;

● Rendicontazione CIG regionale e adempimenti relativi alla legge sulla trasparenza (L.

190/2012);

● Gestione degli incentivi derivanti dall’applicazione del codice degli appalti (art. 113 D.lg.

50/2016) tramite la definizione di un regolamento aziendale per beni, servizi e lavori”.

3.2 Organizzazione e ruoli

Il personale della Struttura consiste in ventidue membri: un direttore responsabile di Struttura e

ventuno funzionari.

Mentre in passato l’impostazione del settore era puramente amministrativa, negli ultimi anni (dopo il

nuovo Codice degli Appalti del 2016 e la conseguente centralizzazione degli appalti di cui si discuterà

nei prossimi paragrafi) le competenze della Struttura si sono spostate verso l’area tecnica-gestionale.

Ciò ha fatto sì che il personale acquisisse un carattere fortemente multidisciplinare: fra i funzionari,

infatti, sono presenti figure altamente specializzate come ingegneri biomedici, biologi e matematici.

Il direttore della S.C. (che è anche il RUP) coordina l’attività degli altri dipendenti, assumendo così la

veste di Project Manager. Oltretutto, egli si occupa di:

● favorire il rispetto delle procedure;

● verificare ed approvare la documentazione redatta dai dipendenti;

● stabilire la strategia della Struttura e la sua organizzazione generale;

● comunicare tale strategia a tutto il personale per realizzare i numerosi progetti della Struttura;

● approvare i piani di formazione del personale;

● sovrintendere i tirocini ed i rapporti con le università;

● rendicontare la documentazione relativa agli acquisti alla Direzione Strategica;

● ratificare la documentazione prodotta dal Gruppo Qualità.

Il dirigente amministrativo, invece, è la figura di riferimento quando il direttore è assente. È inoltre il

riferimento diretto per il personale dell’area operativa.

L’area amministrativa comprende due dei ventidue funzionari; la loro attività è primariamente di

segreteria, ma si occupano anche della pubblicazione di gare e bandi sul sito internet dell’Ospedale e

dell’archiviazione di documenti.

64

L’area acquisti ha come attività principali la programmazione, la gestione e l’attuazione di gare,

nonché la rinegoziazione di beni, lavori e servizi. Quest’area svolge anche numerose attività di

supporto.

Una rappresentazione schematica delle aree principali della S.C. Approvvigionamenti è mostrata

figura 21.

Figura 21: Aree principali della S.C. Approvvigionamenti

Per quanto concerne la Qualità, è importante sottolineare la presenza e le attività di due soggetti di

questo settore: il Gruppo Qualità e il Referente Qualità.

65

Il primo:

● programma le fasi e la realizzazione dell’iter di certificazione ISO 9001:2015 all’interno della

Struttura;

● redige la documentazione del Sistema di Gestione della Qualità (SGQ);

● si adopera insieme al Referente Qualità all’implementazione ed al progresso del SGQ;

● appura l’applicazione delle procedure e delle istruzioni operative all’interno della Struttura;

● prende parte all’esecuzione delle azioni correttive formalizzate.

Il Referente Qualità:

● verifica la documentazione prodotta dal Gruppo Qualità;

● come il Gruppo Qualità, anch’egli verifica l’attuazione delle procedure e delle istruzioni

operative all’interno della Struttura;

● si rapporta con il servizio Qualità e Rischio Clinico nelle fasi di implementazione e sviluppo

del SGQ;

● riporta al Direttore della S.C. le attività del Gruppo Qualità;

● coordina il Gruppo Qualità per tutte le operazioni relative all’implementazione ed al progresso

del SGQ.

3.3 Codice degli appalti

Ogni attività di realizzazione e gestione degli acquisti deve essere condotta nel rispetto delle norme

vigenti, a tal proposito è necessario fare riferimento al Decreto Legislativo n. 50/2016, chiamato

Codice degli Appalti, che disciplina le procedure di appalto per le PA.

Nei prossimi sottoparagrafi verranno descritti alcuni passaggi del Codice che regolamentano le

procedure di gara per la stipulazione di contratti di fornitura per beni, lavori o servizi. Ciò sarà utile

per comprendere meglio le prassi con cui agisce l’intera S.C.

66

3.3.1 Codice degli appalti - soglie comunitarie

Quest’ultima distinzione in beni, lavori e servizi è sostanziale per capire a quali obblighi di legge

dovrà sottostare la corrispettiva procedura di appalto pubblica. In base all’oggetto del contratto, infatti,

cambia la soglia che permette di avere procedure di gara più celeri e agevolate.

Tali soglie sono di rilevanza comunitaria e vengono ciclicamente rideterminate dalla Commissione

Europea per mezzo di provvedimenti che entrano in vigore dalla loro pubblicazione sulla Gazzetta

ufficiale dell’Unione Europea.

Dal 1° gennaio 2018 al 31 dicembre 2019 le soglie di rilevanza comunitaria sono:

● € 5.548.000 per i lavori;

● € 221.000 per servizi e forniture nei settori ordinari;

● € 443.000 per servizi e forniture nei settori speciali.

Come già anticipato, nel caso di importi inferiori alle soglie comunitarie le procedure risultano più

subitanee. Difatti, non bisogna dimenticare che la salute del paziente rappresenta l’obiettivo finale di

ogni impiegato di una struttura pubblica sanitaria, perciò avere la possibilità di ricorrere a procedure

semplificate nei casi d’urgenza è senza dubbio di fondamentale importanza.

Tuttavia, è proibito ricorrere alle procedure semplificate in assenza di legittime motivazioni a

supporto: frazionare un appalto con il fine di eludere le imposizioni più stringenti previste per le

procedure sopra-soglia, infatti, rappresenta una grave trasgressione del Codice.

Esistono, però, delle riserve che per le quali il frazionamento di un lotto è ritenuto legittimo:

- la natura funzionale del lotto e la possibilità tecnica di realizzazione (Cons. Stato, sez. II, 7

novembre 2007, n. 2803);

- la convenienza economica per la stazione appaltante.

Inoltre, nel caso in cui occorra favorire l’accesso delle piccole e medie imprese il frazionamento

dell’appalto è quasi doveroso. Infatti, l’art. 2, comma 1-bis, del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice dei

contratti pubblici) enuncia che "nel rispetto della disciplina comunitaria in materia di appalti

pubblici, al fine di favorire l’accesso delle piccole e medie imprese, le stazioni appaltanti devono, ove

possibile ed economicamente conveniente, suddividere gli appalti in lotti funzionali. Nella determina

a contrarre le stazioni appaltanti indicano la motivazione circa la mancata suddivisione dell’appalto

in lotti".

67

3.3.2 Codice degli appalti - principi comuni

Prima di procedere all’analisi delle diverse prassi di affidamento di beni, lavori e servizi in base al

superamento o meno della soglia corrispondente, è bene elencare alcuni principi fondamentali descritti

negli articoli 28, 29, 30, 31 e 32 del Codice degli Appalti.

Art. 28 Per i contratti misti, cioè quelli contenenti almeno due oggetti tra lavori, beni o servizi, vigono

le regole che si applicherebbero all’oggetto principale dell’appalto in questione (ovvero l’oggetto che

possiede il più grande valore stimato).

Le amministrazioni aggiudicatrici hanno comunque la possibilità di decidere se aggiudicare appalti

distinti per un contratto con parti oggettivamente separabili, oppure aggiudicare un unico appalto

avente un oggetto principale.

Art. 29 “Tutti gli atti delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori relativi alla

programmazione di lavori, opere, servizi e forniture, nonché alle procedure per l'affidamento di

appalti pubblici di servizi, forniture, lavori e opere, di concorsi pubblici di progettazione, di concorsi

di idee e di concessioni [...] devono essere pubblicati e aggiornati sul profilo del committente [...] sul

sito del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti e sulla piattaforma digitale istituita presso

l'ANAC.”

Art. 30 I principi sui quali si basano le modalità di affidamento di appalti e concessioni sono quelli di

libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza e proporzionalità.

“Le stazioni appaltanti non possono limitare in alcun modo artificiosamente la concorrenza allo

scopo di favorire o svantaggiare indebitamente taluni operatori economici o, nelle procedure di

aggiudicazione delle concessioni, compresa la stima del valore, taluni lavori, forniture o servizi.”

Art. 31 “Per ogni singola procedura per l'affidamento di un appalto o di una concessione le stazioni

appaltanti individuano [...] un responsabile unico del procedimento (RUP) [...]. In particolare, il

RUP:

a) formula proposte e fornisce dati e informazioni al fine della predisposizione del programma

triennale dei lavori pubblici e dei relativi aggiornamenti annuali, nonché al fine della

predisposizione di ogni altro atto di programmazione di contratti pubblici di servizi e di

forniture e della predisposizione dell'avviso di preinformazione;

68

b) cura, in ciascuna fase di attuazione degli interventi, il controllo sui livelli di prestazione, di

qualità e di prezzo determinati in coerenza alla copertura finanziaria e ai tempi di

realizzazione dei programmi;

c) cura il corretto e razionale svolgimento delle procedure;

d) segnala eventuali disfunzioni, impedimenti, ritardi nell'attuazione degli interventi;

e) accerta la libera disponibilità di aree e immobili necessari;

f) fornisce all'amministrazione aggiudicatrice i dati e le informazioni relativi alle principali fasi

di svolgimento dell'attuazione dell'intervento, necessari per l'attività di coordinamento,

indirizzo e controllo di sua competenza e sorveglia la efficiente gestione economica

dell'intervento;

g) propone all'amministrazione aggiudicatrice la conclusione di un accordo di programma, ai

sensi delle norme vigenti, quando si rende necessaria l'azione integrata e coordinata di

diverse amministrazioni;

h) propone l'indizione o, ove competente, indice la conferenza di servizi ai sensi della legge 7

agosto 1990, n. 241, quando sia necessario o utile per l'acquisizione di intese, pareri,

concessioni, autorizzazioni, permessi, licenze, nulla osta, assensi, comunque denominati;

i) verifica e vigila sul rispetto delle prescrizioni contrattuali nelle concessioni. ”

Art. 32 Le procedure di affidamento di un contratto pubblico hanno diverse fasi, le quali si basano sui

criteri elencati di seguito.

1. “Prima dell'avvio delle procedure di affidamento dei contratti pubblici, le stazioni appaltanti,

in conformità ai propri ordinamenti, decretano o determinano di contrarre, individuando gli

elementi essenziali del contratto e i criteri di selezione degli operatori economici e delle

offerte. [...]”

2. “La selezione dei partecipanti e delle offerte avviene mediante uno dei sistemi e secondo i

criteri previsti dal presente codice. ”

3. “Ciascun concorrente non può presentare più di un'offerta. L'offerta è vincolante per il

periodo indicato nel bando o nell'invito e, in caso di mancata indicazione, per centottanta

giorni dalla scadenza del termine per la sua presentazione. La stazione appaltante può

chiedere agli offerenti il differimento di detto termine. ”

4. “La stazione appaltante [...] provvede all'aggiudicazione. ”

5. “L'aggiudicazione non equivale ad accettazione dell'offerta. L'offerta dell'aggiudicatario è

irrevocabile fino al termine stabilito[...].”

6. “L'aggiudicazione diventa efficace dopo la verifica del possesso dei prescritti requisiti.”

69

7. “Divenuta efficace l'aggiudicazione, e fatto salvo l'esercizio dei poteri di autotutela nei casi

consentiti dalle norme vigenti, la stipulazione del contratto di appalto o di concessione ha

luogo entro i successivi sessanta giorni, salvo diverso termine previsto nel bando o nell'invito

ad offrire, ovvero l'ipotesi di differimento espressamente concordata con l'aggiudicatario. Se

la stipulazione del contratto non avviene nel termine fissato, l'aggiudicatario può, mediante

atto notificato alla stazione appaltante, sciogliersi da ogni vincolo o recedere dal contratto

[...]”.

8. “Il contratto non può comunque essere stipulato prima di trentacinque giorni dall'invio

dell'ultima delle comunicazioni del provvedimento di aggiudicazione.”

9. “L'esecuzione del contratto può avere inizio solo dopo che lo stesso è divenuto efficace, salvo

che, in casi di urgenza, la stazione appaltante ne chieda l'esecuzione anticipata [...]”

3.3.3 Codice degli appalti - Modalità di affidamento dei contratti sotto-soglia

Le modalità di affidamento per i contratti di importo inferiore alle soglie comunitarie vengono

regolamentate dall’articolo 36 del Codice.

Le stazioni appaltanti possono procedere “per affidamenti di importo inferiore a 40.000 euro,

mediante affidamento diretto anche senza previa consultazione di due o più operatori economici o per

i lavori in amministrazione diretta”.

Dal 1° gennaio 2019, inoltre, le stazioni appaltanti “possono procedere all’affidamento di lavori di

importo pari o superiore a 40.000 euro e inferiore a 150.000 euro mediante affidamento diretto

previa consultazione, ove esistenti, di tre operatori economici” (L. 145/2018); ciò, si ribadisce, sempre

dando una valida motivazione per la scelta dell’affidatario. In particolare, occorre dimostrare

dettagliatamente che quanto offerto dall’operatore economico selezionato possieda i requisiti richiesti

dalla stazione appaltante per l’interesse pubblico.

L’affidamento di lavori di importo pari o superiore a 150.000 euro e inferiore a 350.000 euro, invece,

avviene “mediante procedura negoziata previa consultazione, ove esistenti, di almeno dieci operatori

economici per i lavori, e, per i servizi e le forniture di almeno cinque operatori economici individuati

sulla base di indagini di mercato o tramite elenchi di operatori economici, nel rispetto di un criterio

di rotazione degli inviti. I lavori possono essere eseguiti anche in amministrazione diretta, fatto salvo

l'acquisto e il noleggio di mezzi, per i quali si applica comunque la procedura negoziata previa

consultazione di cui al periodo precedente.”

70

Oltre a ciò, l’articolo 36 specifica le seguenti modalità per l’affidamento di lavori:

● “per i lavori di importo pari o superiore a 150.000 euro e inferiore a 1.000.000 di euro,

mediante la procedura negoziata con consultazione di almeno quindici operatori economici,

ove esistenti, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti, individuati sulla base di

indagini di mercato o tramite elenchi di operatori economici; l'avviso sui risultati della

procedura di affidamento, contiene l'indicazione anche dei soggetti invitati”;

● “per i lavori di importo pari o superiore a 1.000.000 di euro mediante ricorso alle procedure

ordinarie”.

3.3.4 Codice degli appalti - Modalità di affidamento dei contratti sopra-soglia

Per beni e servizi aventi oggetto di valore superiore alle soglie del sottoparagrafo precedente e per

lavori di importo pari o superiore ad 1.000.000 di euro, “le stazioni appaltanti utilizzano le procedure

aperte o ristrette, previa pubblicazione di un bando o avviso di indizione di gara” (art. 59).

Le modalità proprie della procedura aperta sono disciplinate dall’art. 60, il quale sancisce che

“qualsiasi operatore economico interessato può presentare un'offerta in risposta a un avviso di

indizione di gara. Il termine minimo per la ricezione delle offerte è di trentacinque giorni dalla data

di trasmissione del bando di gara. Le offerte sono accompagnate dalle informazioni richieste

dall'amministrazione aggiudicatrice per la selezione qualitativa.”

Mentre per le procedure ristrette lo stesso articolo prevede che “qualsiasi operatore economico può

presentare una domanda di partecipazione in risposta a un avviso di indizione di gara [...] fornendo

le informazioni richieste dall'amministrazione aggiudicatrice ai fini della selezione qualitativa. Il

termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di trenta giorni dalla data di

trasmissione del bando di gara o, se è utilizzato un avviso di preinformazione come mezzo di indizione

di una gara, dalla data d'invio dell'invito a confermare interesse.

A seguito della valutazione da parte delle amministrazioni aggiudicatrici delle informazioni fornite,

soltanto gli operatori economici invitati possono presentare un'offerta. Le amministrazioni

aggiudicatrici possono limitare il numero di candidati idonei da invitare a partecipare alla procedura

in conformità all'articolo 91. Il termine minimo per la ricezione delle offerte è di trenta giorni dalla

data di trasmissione dell'invito a presentare offerte.”

71

È inoltre possibile per le amministrazioni aggiudicatrici ricorrere alla procedura negoziata senza

previa pubblicazione di un bando di gara, se sono verificate le condizioni descritte nell’art. 63, di

seguito riportate.

● “Qualora non sia stata presentata alcuna offerta o alcuna offerta appropriata, né alcuna

domanda di partecipazione o alcuna domanda di partecipazione appropriata, in esito

all'esperimento di una procedura aperta o ristretta, purché le condizioni iniziali dell'appalto

non siano sostanzialmente modificate e purché sia trasmessa una relazione alla Commissione

europea, su sua richiesta. Un'offerta non è ritenuta appropriata se non presenta alcuna

pertinenza con l'appalto ed è, quindi, manifestamente inadeguata, salvo modifiche sostanziali,

a rispondere alle esigenze dell'amministrazione aggiudicatrice e ai requisiti specificati nei

documenti di gara. Una domanda di partecipazione non è ritenuta appropriata se l'operatore

economico interessato deve o può essere escluso ai sensi dell'articolo 80 o non soddisfa i

criteri di selezione stabiliti dall'amministrazione aggiudicatrice ai sensi dell'articolo 83”.

● “Quando i lavori, le forniture o i servizi possono essere forniti unicamente da un determinato

operatore economico per una delle seguenti ragioni:

○ lo scopo dell'appalto consiste nella creazione o nell'acquisizione di un'opera d'arte o

rappresentazione artistica unica;

○ la concorrenza è assente per motivi tecnici;

○ la tutela di diritti esclusivi, inclusi i diritti di proprietà intellettuale.”

● “Nella misura strettamente necessaria quando, per ragioni di estrema urgenza derivante da

eventi imprevedibili dall'amministrazione aggiudicatrice, i termini per le procedure aperte o

per le procedure ristrette o per le procedure competitive con negoziazione non possono essere

rispettati.”

3.3.5 Codice degli appalti - Fasi principali dello svolgimento delle procedure

di affidamento di contratti

Esistono tre fasi in cui si articolano le procedure di affidamento descritte nei sottoparagrafi precedenti.

All’interno del Codice degli Appalti esse sono esposte nell’art. 66 al 113 bis e sono (nell’ordine con

cui compaiono di seguito):

● fase di pubblicazione;

72

● fase di valutazione delle offerte e di aggiudicazione;

● fase di esecuzione.

Durante la fase di pubblicazione l’amministrazione aggiudicatrice ha la possibilità di effettuare una

consultazione del mercato, così da reperire le informazioni e la documentazione adeguate per la

pianificazione e lo svolgimento della procedura. La raccolta di tali dati ha anche lo scopo di informare

gli operatori economici negli appalti programmati.

Nella fase di pubblicazione vengono oltretutto definite le specifiche tecniche dell’oggetto dell’appalto.

Queste ultime possono essere descritte secondo due diversi punti di vista:

● in termini di requisiti funzionali o prestazioni;

● riferendosi a norme nazionali, europee o internazionali.

Invece, nella fase di valutazione la stazione appaltante seleziona la migliore tra le offerte presenti. Una

prima scrematura viene effettuata escludendo le proposte degli operatori economici che non rispettano

i requisiti definiti nell’art. 80 del Codice. Ad esempio, un operatore economico viene escluso se:

● “ha commesso violazioni gravi, definitivamente accertate, rispetto agli obblighi relativi al

pagamento delle imposte e tasse o dei contributi previdenziali, secondo la legislazione

italiana o quella dello Stato in cui sono stabiliti”;

● si trova “in stato di fallimento, di liquidazione coatta, di concordato preventivo, salvo il caso

di concordato con continuità aziendale, o nei cui riguardi sia in corso un procedimento per la

dichiarazione di una di tali situazioni”;

● ha “tentato di influenzare indebitamente il processo decisionale della stazione appaltante o di

ottenere informazioni riservate a fini di proprio vantaggio”.

Successivamente, viene istituita dalla stazione appaltante una commissione aggiudicatrice, con il fine

di valutare l’offerta economicamente più vantaggiosa sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo.

Tale commissione è formata da esperti nel settore specifico che costituisce l’oggetto del contratto. Per

di più, i criteri di aggiudicazione “sono accompagnati da specifiche che consentono l'efficace verifica

delle informazioni fornite dagli offerenti al fine di valutare il grado di soddisfacimento dei criteri di

aggiudicazione delle offerte” (art. 95).

73

Infine, una volta che il contratto è divenuto attivo, si entra nella fase di esecuzione. Secondo l’art. 101

spetta dunque al RUP dirigere l’esecuzione del contratto, avvalendosi “del direttore dell'esecuzione

del contratto o del direttore dei lavori, del coordinatore in materia di salute e di sicurezza durante

l'esecuzione previsto dal decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, nonché del collaudatore ovvero della

commissione di collaudo, del verificatore della conformità” e accertando “il corretto ed effettivo

svolgimento delle funzioni ad ognuno affidate”.

3.4 Ricorso alla centralizzazione degli acquisti

Esiste, tuttavia, un aspetto negativo nelle modalità di approvvigionamento elencate fino ad ora: le PA

agiscono singolarmente ed indipendentemente dalle altre. In questa maniera non vengono sfruttati i

vantaggi dell’economia di scala e di processo, già menzionati nel capitolo 1, che si hanno

centralizzando gli acquisti.

Per sopperire a questa mancanza sono state emanate nel corso degli anni delle norme che spingono le

pubbliche amministrazioni ad approvvigionarsi presso Consip S.p.A. o presso le centrali di

committenza regionali di riferimento.

È questo il caso del D.L. 95/2012, che obbliga le pubbliche amministrazioni ad approvvigionarsi dagli

Enti sopramenzionati per le seguenti categorie merceologiche: energia elettrica, gas, carburanti rete e

carburanti extra-rete, combustibili per riscaldamento, telefonia fissa e telefonia mobile.

Occorre, inoltre, menzionare il D.P.C.M. 11 luglio 2018. Esso introduce un ventaglio di beni e servizi

(elencati in Allegato I) per cui l’ANAC non rilascia il CIG alle stazioni appaltanti. La pubblica

amministrazione che intende dunque approvvigionarsi di un bene o un servizio appartenente a tali

categorie esclusive deve:

● ricorrere ad ARCA;

● se il bene/servizio non è disponibile in ARCA, ricorrere a Consip;

● se il bene/servizio non è disponibile neanche in Consip, richiedere ad ARCA di individuare un

altro soggetto aggregatore;

● se non può essere individuato un altro soggetto aggregatore, ricorrere a contratti ponte, cioè

proroghe di contratti in essere;

● chiedere il rilascio di un CIG per motivata urgenza ad ANAC.

74

3.5 Piano triennale per la prevenzione della corruzione

L’ASST Niguarda, come le altre aziende sanitarie del Servizio Sanitario Nazionale, deve presentare e

mettere in atto un piano triennale di prevenzione della corruzione.

A tale scopo, viene redatta e presentata una prima bozza alla direzione strategica, che successivamente

la condivide con i responsabili delle Strutture aziendali.

La versione finale del documento viene poi ufficializzata con una delibera aziendale.

La S.C. Approvvigionamenti, proprio per l’attività di elaborazione dei contratti di fornitura di lavori,

beni e servizi con gli operatori economici, è sicuramente a rischio corruzione. Per tale ragione sono

state introdotte misure di prevenzione e sicurezza, che consistono nella documentazione delle

motivazioni delle richieste di acquisto per i prodotti. Vengono inoltre documentate tutte le fasi del

ciclo di approvvigionamento: dalla definizione delle necessità alla pianificazione dell’acquisto, fino ad

arrivare alla esplicitazione delle modalità di reperimento della fornitura.

Come già delucidato nel paragrafo 3.3.1, il frazionamento degli affidamenti è un evento da

scongiurare. Tale rischio è presente già nella fase di pianificazione dell’acquisto. A tal proposito, un

valido indicatore è dato dal rapporto tra il numero di affidamenti diretti e il totale degli acquisti.

Un ulteriore rischio operativo che può palesarsi nella fase di pianificazione di una gara è legato al

crearsi di condizioni di gara che ostacolano la libera concorrenza, generando così ineguaglianze. Al

fine di far fronte a quest’ultimo rischio, è possibile ricorrere a diversi indicatori (calcolabili sia in

termini di quantità che di valore):

● numero di affidamenti di beni esclusivi sul totale acquistato;

● numero di affidamenti di beni infungibili sul totale delle richieste pervenute per unità di

committenza;

● numero di proroghe e rinnovi sul totale degli affidamenti.

In merito ai concetti di esclusività ed infungibilità è importante richiamare ciò che l’ANAC definisce

nelle sue linee guida: un bene è esclusivo se protetto da un brevetto o da una privativa industriale che

è necessario rispettare per poterlo sfruttare; un bene infungibile, invece, è tale se è il solo capace di

soddisfare un determinato bisogno. È dunque importante tenere conto di questa distinzione durante il

processo di approvvigionamento, poiché, ad esempio, un bene ritenuto infungibile dopo un primo

esame può in realtà presentare alternative in seguito ad una premurosa ricerca di mercato.

75

Capitolo 4. Stato attuale e

reingegnerizzazione del processo di gestione

dei dati

Dopo un primo approfondimento sui flussi di dati nella S.C. Approvvigionamenti e sulla loro modalità

di trasmissione ad altri Enti pubblici, in questo capitolo descriveremo il nostro contributo alla

reingegnerizzazione del processo di gestione dei dati.

4.1 Stato attuale

In questa sezione verrà analizzato come attualmente i dipendenti della Struttura gestiscono i flussi

informativi che sono stati oggetto del processo di reingegnerizzazione da noi condotto.

4.1.1 Flussi verso gli Osservatori

Nel capitolo 1 sono stati già descritti i tre Osservatori (Acquisti, Contratti, Servizi) con cui l’ASST

GOM Niguarda è regolarmente in contatto.

Per quanto riguarda l’Osservatorio Contratti Pubblici, all’interno della S.C. Approvvigionamenti un

responsabile della gestione dei flussi informativi raccoglie in un elenco i CIG che sono stati richiesti

dalla Struttura sul portale SIMOG in un certo lasso di tempo. Egli accede poi al sito web

dell’Osservatorio e procede alla registrazione dei Codici nella sezione di inserimento di un nuovo

contratto. L’Osservatorio è in grado di ricavare alcuni dati automaticamente dal solo CIG (grazie alla

connessione con SIMOG), chiede però all’utente ulteriori informazioni, ovvero le 11 schede già

menzionate nel paragrafo 1.2.3.1. Si faccia riferimento alla figura 5 per avere un’idea di quali dati

vengono richiesti dall’Osservatorio.

76

La comunicazione dei dati verso l’Osservatorio Acquisti è, invece, supportata dall’applicativo

gestionale NFS, già citato nel paragrafo 1.2.5. Il responsabile della gestione dei flussi informativi

carica dapprima i dati relativi ad una gara espletata (se indetta dall’ASST GOM Niguarda) nel sito

dell’Osservatorio Acquisti (fare riferimento alla figura 6), mentre in seguito utilizza il programma

NFS per comunicare alla Regione Lombardia gli acquisti che sono stati registrati in esso (insieme alle

gare corrispondenti). La comunicazione viene effettuata secondo i procedimenti illustrati

nell’istruzione operativa IOP.APPRP08 “Inserimento dati per regione su NFS”, presente come

Allegato IV.

Spetta poi agli organismi di controllo confrontare quanto dichiarato sull’Osservatorio Acquisti con i

dati comunicati tramite il software di gestione.

L’Osservatorio Servizi, infine, richiede che venga riempita e caricata una tabella precompilata

scaricabile dallo stesso portale. Tale operazione viene compiuta dal medesimo responsabile di

Struttura sopramenzionato all’inizio del nuovo anno solare, quando sono disponibili i dati di dicembre

relativi ai servizi erogati dalle varie Strutture dell’Ospedale nel corso degli ultimi 12 mesi.

Per poter compilare la tabella, il responsabile invia il file a tutti i responsabili delle Strutture

interessate, i quali comunicheranno a loro volta i dati richiesti entro una certa scadenza.

L’istruzione operativa che mostra nel dettaglio quanto appena scritto è presente nell’allegato VIII

(IOP.APPRP18).

4.1.2 Rendicontazione aggiudicazioni e proroghe

La Regione Lombardia richiede alle varie aziende sanitarie lombarde la rendicontazione delle varie

aggiudicazioni e proroghe dei contratti; è infatti negli obiettivi della direzione generale della Regione

la riduzione del numero di proroghe effettuate dalle PA.

In primo luogo, l’Azienda riceve una comunicazione scritta contenente un template da compilare con i

dati richiesti entro una data definita; sarà poi compito del responsabile della S.C. Approvvigionamenti

provvedere alla raccolta e all’invio dei dati relativi ad aggiudicazioni e proroghe redatte nel periodo

specificato dalla Regione.

Fra le informazioni richieste è presente anche il conto bancario (secondo il formato Co.Ge Nisan) da

cui si ha attinto per il pagamento dei contratti. Ogni conto è rappresentato da un codice numerico, che

è appunto il codice Co.Ge; la lista delle corrispondenze tra i codici interni dei conti usati dal software

gestionale NFS ed i relativi codici Co.Ge è contenuta in un file di testo nella rete interna della S.C.

77

Approvvigionamenti. Il responsabile deve dunque consultare questo documento per poter rendicontare

correttamente.

Le istruzioni per la rendicontazione sono contenute nell’istruzione operativa IOP.APPRP05 della

Struttura (Allegato V).

4.1.3 Controllo consumo dispositivi medici

Il monitoraggio dei consumi dei dispositivi medici utilizzati nelle strutture sanitarie è previsto dal

decreto del ministro della Salute 11 giugno 2010.

Quest’ultimo richiede ogni mese solare la raccolta dei dati relativi alle consegne di dispositivi medici

alle strutture sanitarie, indicando, ove possibile, le unità operative destinatarie. Occorre specificare che

la raccolta dati interessa anche le distribuzioni dirette, ovvero i dispositivi medici ed i farmaci che le

strutture sanitarie distribuiscono al domicilio dei propri assistiti.

Di fondamentale importanza per la ricostruzione del percorso completo di un dispositivo medico è il

codice Repertorio, di cui si è già parlato nel capitolo 1.

Per alimentare la banca dati dei consumi dei dispositivi medici l’ASST GOM Niguarda si avvale del

software gestionale NFS. Nel dettaglio, è stata stabilita una procedura che ogni centro di spesa segue.

● Il primo giorno di ogni mese viene effettuato un test di scaricamento dei dati, il software NFS

restituisce quindi eventuali segnali di errore dovuti ad inesattezze/mancanze nei dati dei

dispositivi medici acquistati. Entro il quindicesimo giorno del mese i centri di spesa

correggono gli errori segnalati in questo primo test.

● Il quindicesimo giorno del mese si conduce un nuovo test per verificare l’effettiva correzione

degli errori.

● Il ventesimo giorno del mese si caricano i dati (sotto forma di un file con estensione .txt)

sull’apposito portale S.M.A.F. (Sistema Modulare Acquisizione Flussi, figura 22).

78

Figura 22: Schermata portale SMAF

Una volta caricate le informazioni, gli organi di competenza procedono alla loro analisi. I risultati

dell’analisi vengono successivamente resi pubblici sul medesimo portale.

4.1.4 Rendicontazione risparmio post negoziazione

La S.C. Approvvigionamenti, alla scadenza di un contratto stipulato, si adopera ad effettuare una

rinegoziazione con il fornitore al fine di ottenere un risparmio sulla spesa. L’ASST, infatti, si riserva

sempre la possibilità di rinegoziare le condizioni contrattuali con i fornitori; a tal proposito viene

apposta nei contratti la clausola di salvaguardia, che è riportata di seguito.

“Alla luce di quanto disposto dall’art. 15 c. 13 lettera d) del D.L. 6 luglio 2012 n. 95 convertito dalla

legge 7 agosto 2012 n.135, ed in forza dei principi ispiratori di tale norma, in caso di attivazione di

convenzioni CONSIP, convenzioni dell’Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA) o di

aggiudicazione di gare aggregate da parte di aziende del consorzio CAESP per oggetti di fornitura

analoghi, le condizioni contrattuali definite con l’aggiudicatario saranno adeguate a quelle

migliorative definite dalle convenzioni stesse (CONSIP, ARCA, gare aggregate CAESP). Ove il

contraente si rifiutasse di adeguare le condizioni contrattuali in linea con quanto sopra, le

Amministrazioni avranno il diritto di recedere in qualsiasi tempo dal contratto, previa formale

79

comunicazione, con preavviso di almeno 15 giorni e previo pagamento delle prestazioni già eseguite

senza che l’aggiudicatario abbia nulla a pretendere o di che rivalersi. In attuazione della normativa

regionale, qualora si proceda ad accorpamenti o aggregazioni di attività, le Amministrazioni si

riservano la facoltà di risolvere anticipatamente il contratto previa formale comunicazione, con

preavviso di almeno 15 giorni e previo pagamento delle prestazioni già eseguite. In tal caso nulla

sarà dovuto a titolo risarcitorio all’appaltatore da parte dell’Amministrazione.”

Come si evince dalla clausola, nel caso in cui le centrali di committenza, siano esse regionali o

nazionali, dovessero attivare delle convenzioni a prezzi più vantaggiosi per gli stessi oggetti di un

contratto attivo, l’ASST può recedere da quest’ultimo (qualora il fornitore si rifiutasse di rinnovare le

condizioni contrattuali).

Esistono, inoltre, altri due frangenti per cui i responsabili della Struttura contattano il fornitore per

accordarsi su condizioni economiche più favorevoli:

● l’importo per il quale è stato domandato il CIG si è esaurito prima del termine del contratto ed

occorre proseguire l’approvvigionamento della fornitura oggetto di quest’ultimo;

● il contratto già attivo permette l’estensione del periodo di fornitura solo per un intervallo di

tempo limitato dopo la scadenza.

In seguito ad ogni rinegoziazione si calcola e si tiene traccia del risparmio ottenuto. I relativi dati

vengono quindi inseriti in un documento che viene allegato al Conto Economico Trimestrale (CET).

Tali attività di rinegoziazione sono illustrate nella IOP.APPR26, mentre quelle relative alla

rendicontazione dei risparmi sono descritte nella IOP. APPR04 (entrambe le istruzioni operative sono

presenti negli allegati VI e VII).

4.1.5 Ricerca dispositivi medici in ARCA e confronto con i dispositivi già in

uso

Un’ulteriore mansione dei responsabili della Struttura, particolarmente dispendiosa in termini di

tempo, è quella di ricercare convenzioni ARCA attive da cui approvvigionarsi di dispositivi medici.

Al momento non esiste un unico processo seguito in modo unanime da ogni responsabile addetto a

tale attività. In generale, quest’ultimo effettua il login sul sito di ARCA Lombardia e ricerca tramite

una o più parole (ad esempio “siringa”) il dispositivo di cui è necessario rifornirsi. Il sito restituisce

80

quindi una serie di risultati, che vengono poi annotati dall’operatore su un file locale nel computer

della propria postazione (in genere tale file è un foglio di calcolo Excel).

In un secondo momento il responsabile esegue un confronto tra i risultati della sua ricerca sul sito

ARCA Lombardia ed i dispositivi medici attualmente in uso presso l’Ospedale; ciò al fine di ritrovare

nei prodotti offerti nella convenzione ARCA una corrispondenza diretta, oppure una similarità di

funzione/dimensioni, con quelli di cui appunto è necessario rifornirsi. Infine, gli esiti della

comparazione verranno esposti in un colloquio tra il responsabile ed i membri del personale sanitario

che saranno i principali fruitori dei nuovi dispositivi in questione.

Quanto appena riassunto viene spiegato nel dettaglio negli allegati IX e X (IOP.APPRP28 e

IOP.APPRP29).

4.2 Individuazione dei dati richiesti e standardizzazione dei

documenti

Dal precedente paragrafo si può evincere che i flussi informativi, sia in entrata che in uscita dalla S.C.

Approvvigionamenti, contengono una mole di dati non indifferente; per di più questi ultimi sono

notevolmente diversificati.

Tuttavia, è possibile prendere atto del fatto che la maggior parte delle informazioni alimentanti i flussi

è contenuta nei provvedimenti di aggiudicazione delle forniture, e quindi nei contratti che l’Azienda

stipula con i fornitori.

81

Figura 23: Mappa dei processi della S.C. Approvvigionamenti

Le informazioni in un documento di aggiudicazione possono infatti spaziare dalla tipologia della

procedura indetta alla descrizione della fornitura. Dunque, una strutturazione appropriata di tali

documenti secondo dei formati prestabiliti, in modo da poter rintracciare le informazioni d’interesse

nelle stesse sezioni anche in aggiudicazioni diverse, è imprescindibile ai fini del processo di

reingegnerizzazione. A tal proposito, negli ultimi anni, nella Struttura si è iniziato a redigere alcuni

documenti in accordo a determinati standard; ne costituiscono un esempio le determine dirigenziali,

che vengono arricchite con una tabella riassuntiva finale racchiudente le nozioni più rilevanti del

documento.

Siffatta standardizzazione è poi risultata estremamente vantaggiosa ai fini dell’informatizzazione dei

documenti: ha infatti permesso di poter archiviare i dati secondo modalità che ne hanno anche favorito

la successiva consultazione.

L’informatizzazione dei documenti verrà approfondita nei prossimi paragrafi.

82

4.3 Database di Struttura pre-esistente

In un precedente lavoro di tesi svolto all’interno della Struttura [55] era già stato sviluppato un

database che permetteva, previa archiviazione dei documenti redatti all’interno della Struttura, di

estrarre automaticamente i dati di interesse per l’alimentazione dei flussi.

Il processo di gestione dei dati era stato pensato per articolarsi in due fasi:

● il provvedimento, una volta approvato, sarebbe stato registrato all’interno del database da un

responsabile della Segreteria;

● il responsabile della Struttura addetto alla gestione dei flussi avrebbe poi estratto dal database

i dati d’interesse per alimentare questi ultimi.

4.3.1 Microsoft Access

Come il database relativo a questo lavoro di tesi, anche quello pre-esistente era stato realizzato con

Microsoft Access. Un file Access ha usualmente estensione .accdb e contiene al suo interno sei tipi

diversi di oggetti che permettono di utilizzare il database non solo come mero strumento di

archiviazione dati, ma anche come un applicativo gestionale.

Questi sei oggetti sono elencati di seguito.

● Tabelle: sono gli elementi essenziali del database in quanto contengono tutti i dati e gli altri

oggetti sono fortemente dipendenti da esse. La progettazione, dunque, parte proprio dalle

tabelle.

Le colonne di una tabella sono dette campi, mentre le righe possono anche essere chiamate

record.

● Query: particolari funzioni scritte secondo il linguaggio standard Structured Query Language

con cui l’utente può interrogare il database ed apportare modifiche alle tabelle.

● Maschere: elementi grafici con lo scopo principale di rendere più agevole all’utente finale

l’accesso ai dati.

● Report: elementi grafici simili alle maschere il cui scopo è presentare in forma strutturata

all’utente i dati ricavati da una query.

83

● Macro: strumenti raggruppanti un insieme di comandi che vengono eseguiti sequenzialmente

all’avvio della macro stessa. Consentono di automatizzare i procedimenti che richiedono la

frequente esecuzione di alcune istruzioni. All’interno di Microsoft Access le macro vengono

scritte nel linguaggio Visual Basic for Applications (VBA), ovvero un’implementazione di

Visual Basic all’interno della suite Microsoft Office.

● Moduli: sezioni di codice VBA in cui lo sviluppatore può implementare varie funzionalità.

4.3.2 Struttura ed oggetti

Il modello alla base del database di Struttura pre-esistente è quello relazionale.

Alcuni campi delle tabelle, infatti, costituivano delle chiavi: ciò significa che erano collegati a campi

di un’altra tabella aventi gli stessi valori.

Una chiave può essere primaria, se identifica in maniera univoca ogni record memorizzato nella

tabella, oppure esterna, se possiede valori corrispondenti a quelli di una chiave primaria di un’altra

tabella.

Nell’immagine sottostante è possibile osservare lo schema delle relazioni tra le varie tabelle del

precedente database.

Figura 24: Relazioni fra le tabelle del database precedentemente sviluppato

84

Il campo del numero di provvedimento, ad esempio, è una chiave primaria per la tabella dei

provvedimenti, ed è collegato alla chiave esterna “provvedimento originario” nella tabella delle

proroghe.

Dalla figura 24 si può anche notare che tabelle del database erano in totale otto, esse verranno

brevemente descritte qui di seguito.

● Provvedimenti

In questa tabella si trovano le informazioni salienti di un provvedimento di aggiudicazione di una

fornitura.

I tipi di dato sono vari: campi di testo libero (ad esempio l’oggetto del provvedimento, le eventuali

note del redattore), campi di tipo data (secondo il formato gg/mm/aaaa, per specificare informazioni

come la data di aggiudicazione), campi numerici (per gli importi in valuta delle forniture), campi in

cui è possibile scegliere tra varie opzioni (in cui, ad esempio, si può specificare il redattore del

provvedimento selezionandolo tra l’elenco dei dipendenti) ed infine un campo per collegamenti

ipertestuali in cui si salva il percorso del documento all’interno del server comune della Struttura. La

chiave primaria è il numero del provvedimento.

Figura 25:Tabella dei provvedimenti visualizzata in modalità foglio dati

85

● Contratti

Tabella che contiene la versione digitale dei contratti stipulati con gli operatori economici vincitori

degli appalti. Sono inglobati in questa tabella anche i dati delle fideiussioni relative a tali contratti (se

presenti).

Le fideiussioni non sono altro che uno strumento a cui l’Azienda Sanitaria ricorre per salvaguardarsi,

almeno parzialmente, in caso di inadempienza dell’operatore economico: stipulando una fideiussione,

infatti, una banca o un istituto di credito si impegna a risarcire l’ente sanitario per un valore pari al

10% dell’importo del contratto nel caso in cui l’operatore economico non rispetti le condizioni

contrattuali.

Anche qui, come per la tabella dei provvedimenti e per le tabelle successive, i tipi di dato spaziano dal

numerico al collegamento ipertestuale. Sono di particolare importanza gli importi del contratto

(presenti sia con IVA applicata sia senza IVA) e le date di validità di quest’ultimo.

La chiave primaria in questa tabella è una stringa che include sia il numero del provvedimento relativo

al contratto, sia il codice assegnato al fornitore dei beni, lavori o servizi. La chiave in questione viene

generata attraverso una macro di cui si parlerà nei prossimi paragrafi.

● Lotti

Essendo l’oggetto di un appalto frequentemente suddiviso in lotti, questa tabella risulta necessaria per

tenere traccia delle differenze presenti fra le varie forniture di un contratto.

I campi sono in totale sette, tutti descrittivi del lotto; la chiave primaria è il CIG. È presente inoltre il

campo “CIG padre”, che gestisce l’evenienza di una gara centralizzata.

● Prodotti

I campi di questa tabella consentono di registrare i prodotti contenuti nei lotti di un contratto gestendo

le svariate peculiarità che essi possono avere. Ad esempio, è possibile registrare il codice CND ed il

numero di Repertorio se si tratta di un dispositivo medico, oppure i codici ATC ed AIC nel caso dei

farmaci. Si può inoltre specificare l’unità di misura dell’oggetto in questione (pezzi, milligrammi,

ecc…).

Le quattro tabelle descritte fin qui sono le principali di questo database. Esse sono sì collegate tra di

loro tramite relazioni tra chiavi, ma a monte sono state concepite per seguire una struttura gerarchica,

come si può vedere in figura 26.

86

Figura 26: Struttura gerarchica delle tabelle provvedimenti, contratti, lotti e prodotti

Un provvedimento, infatti, può aggiudicare a dei fornitori diversi dei beni/lavori/servizi. Nascerà così

un contratto per ogni fornitore. I diversi contratti possono comprendere più lotti; a loro volta i lotti

possono essere costituiti da N prodotti.

● Fornitori

Questa tabella è stata importata direttamente dal software gestionale NFS. Ogni record identifica un

fornitore, mentre i campi riguardano le loro denominazioni, partite IVA, indirizzi e contatti.

La chiave primaria è in questo caso il codice interno fornitore, ovvero il codice alfanumerico con cui il

fornitore è univocamente identificato all’interno di NFS.

● Conti

All’interno di tale tabella si trovano solamente due colonne: in una sono elencati i conti bancari da cui

attingere per pagare le forniture, nell’altra sono presenti i codici numerici degli stessi conti bancari nel

formato Co.Ge Nisan. Questa tabella è presente per permettere di risalire al codice Co.Ge tramite una

query, così da automatizzare quanto descritto nel paragrafo 4.1.2.

87

● Proroghe

I provvedimenti con cui è stato esteso il periodo di validità di un contratto si trovano in questa tabella.

I campi di questa tabella sono inferiori in numero rispetto a quelli della tabella dei provvedimenti, ciò

perché le proroghe non prevedono l’indizione di una gara di appalto.

La chiave primaria è il numero del provvedimento di proroga, mentre la relazione con la tabella dei

provvedimenti si ha grazie al campo del numero di provvedimento originario.

● Redattori

In quest’ultima tabella ogni record rappresenta un responsabile della Struttura incaricato della

redazione dei provvedimenti di adesione, aggiudicazione, proroga, ecc…

La chiave primaria è il campo di testo libero contenente il nome ed il cognome del redattore; per

mezzo di questo campo la tabella è oltretutto collegata sia alla tabella dei provvedimenti, sia a quella

delle proroghe.

Le maschere, come già accennato in precedenza, sono gli elementi grafici che rendono più agevole ed

intuitiva l’interazione dell’utente finale con il database. Esse, inoltre, consentono all’utente di

utilizzare query e macro semplicemente cliccando i pulsanti che possono vi possono essere aggiunti.

Possono essere presenti anche dei “controlli”, cioè degli elementi (come ad esempio dei campi di

testo) collegati direttamente alle tabelle: essi sono in grado sia di mostrare all’utente dei dati presenti

in una tabella, sia di fungere da input per aggiungere dati alle tabelle senza accedervi direttamente.

La maschera più importante di questo database è la Pagina Iniziale, che si apre all’avvio del database.

88

Figura 27: Maschera “Pagina Iniziale” del precedente database

89

Come si può notare in figura 27 da questa maschera è possibile utilizzare le varie funzioni del

database cliccando sui relativi pulsanti che ne portano il nome.

La prima sfilza di bottoni presenti sotto la voce “Inserimento nuovo record” consente di aprire altre

maschere, aventi a loro volta delle sottomaschere, al fine di permettere al responsabile della Struttura

l’inserimento di nuovi provvedimenti di aggiudicazione, adesione e proroga, oppure di marcare come

deserta una gara a cui non ha preso parte nessun operatore economico.

Quando si clicca sul tasto “provvedimento di aggiudicazione di forniture di beni o servizi” viene

eseguita una macro e si apre automaticamente la maschera per inserire un nuovo provvedimento

all’interno del database, insieme ad i relativi contratti, lotti e prodotti.

In figura 28 viene mostrata la schermata della maschera in questione.

90

Figura 28: Maschera “Provvedimento” del precedente database

91

Le altre funzioni di questo database pre-esistente sono succintamente descritte qui di seguito.

● “Modifica/aggiornamento record”: consente, previa digitazione del numero di un

provvedimento, di modificare un record già inserito nel database. Viene quindi aperta la

maschera “Provvedimento” in una modalità che rende possibile l’editing.

● “Estrazione Provvedimenti prossimi alla scadenza”: cliccando sull’unico bottone presente in

questa sezione si può esportare (in una cartella predefinita) un foglio di calcolo Excel con i

provvedimenti che non saranno più validi tra trenta o meno giorni dalla data attuale.

● “Estrazione di aggiudicazioni e proroghe di un determinato periodo”: una volta che l’utente

definisce due date estreme e clicca su uno dei due pulsanti (“estrai Aggiudicazioni” ed “estrai

Proroghe”), viene esportato su una cartella predefinita nel server comune un foglio di calcolo

Excel contenente i provvedimenti del tipo scelto che sono stati redatti ed approvati nell’arco

temporale tra le due date specificate.

● “Aggiornamento Scadenziario”: funzione simile ad “Estrazione Provvedimenti prossimi alla

scadenza”, che però permette l’estrazione di tutti i provvedimenti/contratti attivi.

● “Estrazione Fidejussioni”: permette di visualizzare una tabella con le fideiussioni attivate in

un periodo di tempo specificato dall’utente tramite due date.

92

● “Visualizza Record Per Oss Acquisti”: grazie a questa funzione viene aperta una maschera che

mostra tutti i record corrispondenti a gare non ancora inserite sul portale Osservatorio

Acquisti. Viene dunque reso possibile apporre una spunta sui record che sono già stati

registrati anche sul portale (come è possibile vedere in figura 29).

Figura 29: Maschera “Osservatorio Acquisti” del precedente database

● “Visualizza Record Per Oss Contratti”: similarmente alla funzione precedente, questa

visualizza in una nuova maschera i contratti che non sono ancora stati caricati

sull’Osservatorio Contratti. Si potrà poi spuntare i record corrispondenti a contratti già

registrati sul portale.

● “Inserisci dati Nuovo Fornitore”: permette di memorizzare i dati di un nuovo fornitore

all’interno della tabella dei fornitori inserendoli in una maschera che si aprirà in seguito al

click sul tasto della funzione.

Le funzioni appena delineate si esplicano grazie a query e macro, che non verranno esposte in

dettaglio. Tuttavia, è doveroso riportare che questo precedente database poteva contare su ventuno

query totali, suddivisibili in query di aggiornamento e query di creazione di tabelle, e su più di dodici

93

macro esplicite (altre erano incorporate nei vari pulsanti, e quindi invisibili dall’elenco degli oggetti di

Access).

4.3.3 Criticità

Nonostante il database pre-esistente possedesse funzionalità in grado di portare numerosi benefici in

termini di tempo risparmiato ai dipendenti della Struttura, esso non ha trovato l’utilizzo che ci si

aspettava fra questi.

Durante il periodo trascorso affiancando i dipendenti abbiamo cercato di comprendere quali fossero le

ragioni che li avessero spinti ad evitare l’utilizzo di tale strumento.

Le motivazioni raccolte, seppur aventi varie sfaccettature, possono essere raggruppate in due macro-

concetti:

● il database era soggetto a numerosi blocchi e mancati salvataggi, principalmente dovuti

all’inefficace gestione degli errori e delle omissioni che i dipendenti potevano compiere;

● i dipendenti non trovavano il database intuitivo e di facile utilizzo.

I blocchi e gli errori menzionati nel primo di questi due problemi sono attribuibili all’incompatibilità

della struttura relazionale del database e dei controlli sui campi delle maschere con le modalità di

immissione ideate per registrare nuovi record.

Supponiamo, ad esempio, di voler inserire in questo database un provvedimento di aggiudicazione di

beni o servizi. Come si è già visto in figura 28 nella maschera “Provvedimento”, oltre che al

provvedimento in sé, bisogna anche procedere all’inserimento dei relativi contratti, quindi proseguire

con l’inserimento dei lotti di tali contratti ed infine registrare i singoli prodotti di ogni lotto.

Il primo blocco che potrebbe manifestarsi è dovuto all’assenza del codice fornitore nella

sottomaschera del contratto o alla presenza di un codice errato: ricordiamo infatti che in questo

database la tabella dei contratti e la tabella dei fornitori sono collegate tramite il codice interno del

fornitore; se questa relazione non dovesse essere rispettata, non sarà possibile salvare il contratto. Di

conseguenza risulterebbe impossibile salvare anche tutti i lotti ed i prodotti derivanti dal contratto. Se

invece il codice fornitore fosse presente, allora occorrerebbe cliccare sul tasto “Genera chiave

primaria” al fine di creare una chiave primaria per il nuovo contratto da registrare, altrimenti non

sarebbe possibile salvarlo.

94

Figura 30: Errore dovuto all'assenza della chiave primaria

Inoltre, qualora si volesse archiviare soltanto un provvedimento (e quindi nessun contratto o lotto),

sarebbe necessario inserire almeno un codice fornitore nella sottomaschera dei contratti ed almeno un

CIG nella sottomaschera dei lotti; ciò sempre per rispettare i vincoli di integrità referenziale delle

relazioni.

Questo tipo di problemi operativi ha quindi presentato il database agli occhi dei dipendenti come uno

strumento da utilizzare in maniera così rigorosa da esserne persino intimoriti.

A scoraggiarli ulteriormente contribuivano anche i molteplici avvisi di Microsoft Access riguardanti

l’esecuzione delle query (figura 31) e l’aggiornamento delle tabelle (figura 32), i quali richiedevano la

conferma dell’utente per ogni query eseguita e per ogni tabella aggiornata.

95

Figura 31: Avviso di esecuzione query

Figura 32: Avviso di aggiornamento righe

4.4 Nuovo database di Struttura

Preso atto dei pareri degli utenti e delle problematiche del database di Struttura già creato, abbiamo

deciso di realizzare un nuovo database volto ad un’interazione più fluida con l’utente finale.

Nei prossimi paragrafi si descriverà come il processo di reingegnerizzazione si sia concretizzato nello

sviluppo del nuovo archivio elettronico.

96

4.4.1 Struttura

Come già spiegato nel paragrafo 4.3.3, la struttura relazionale del precedente database, pur

introducendo dei vantaggi sul piano informatico, si era rivelata ostica e non perfettamente in linea con

le esigenze d’uso della realtà quotidiana. Abbiamo dunque pensato di potenziare le interfacce con cui

si trova a lavorare l’utente e di delegare la manipolazione e l’elaborazione dei dati archiviati nelle

tabelle quasi totalmente alle query e alle macro, secondo delle modalità che verranno chiarite nei

successivi paragrafi.

La prima azione da noi compiuta, che può suonare drastica a livello informatico, è stata quella di

sconvolgere la struttura relazionale del database eliminando le relazioni tra le tabelle e privando

queste ultime delle chiavi. Ne sono risultate tabelle sciolte con una funziona puramente

d’archiviazione dati, come mostrato nello schema in figura 33.

Figura 33: Schema relazionale delle tabelle nel nuovo database

97

4.4.2 Tabelle

Essendo le tabelle del precedente database assai valide, abbiamo deciso di mantenerle per usarle come

base di partenza. Le modifiche di questi oggetti sono quindi state di tipo minore ed hanno riguardato

l’eliminazione o l’aggiunta di alcuni campi.

L’unica nuova tabella inserita, che ha portato ad avere undici di questi oggetti, è quella delle

convenzioni ARCA; in essa sono contenuti i dati di tutte le convenzioni correntemente attive che

ARCA Lombardia ha aperto con i diversi operatori economici. Questa tabella contiene dunque

numerosi campi, ed anche svariati tipi di dati: si va da quelli relativi alla gara al periodo di validità

della convenzione, dalle generalità del fornitore alle caratteristiche dei prodotti, fino ad arrivare alle

note sullo stato di avanzamento di una convenzione (ad esempio si specifica se la convenzione verrà

chiusa anticipatamente).

4.4.3 Maschere e funzioni

Il nostro lavoro ha ovviamente compreso una rielaborazione completa, e a volte anche la produzione

ex novo, di tutte le maschere. Le maschere di questo nuovo database sono in totale dieci.

La nuova pagina iniziale, che si apre all’avvio del software, appare come in figura 34.

98

Figura 34: Maschera “Pagina Iniziale” del nuovo database

99

È possibile oltretutto notare come siano stati aggiunti dei suggerimenti sotto forma di messaggi che

appaiono quando l’utente si sofferma con il cursore del mouse su un certo campo.

La prima funzione supportata dal database è quella per inserire un nuovo documento all’interno

dell’archivio elettronico ed è chiamata “Registra nuovo documento”. Come si può evincere dal

confronto tra la figura 27 e la figura 34, alcune opzioni sono state accorpate; è il caso dell’inserimento

di un nuovo provvedimento: le varie eccezioni riguardanti il tipo di provvedimento (adesione o

aggiudicazione) vengono gestite nelle maschere corrispondenti, come si vedrà più avanti.

Se si clicca con sul pulsante “Provvedimento” verrà aperta la maschera omonima, che è mostrata in

figura 35.

100

Figura 35: Maschera “Provvedimento” del nuovo database

Rispetto al database precedente è inoltre stata implementata una funzione nel campo “Percorso file”

che consente, una volta cliccato sul campo, di navigare tra i file con l’Esplora Risorse di Windows per

101

selezionare il provvedimento d’interesse. Selezionato il file giusto, un’altra funzione implementata

con il linguaggio VBA estrapola il percorso di tale file e lo incolla nel campo, risparmiando così

all’utente di doverlo digitare manualmente.

In questa come nelle altre maschere, sono stati inseriti dei pulsanti che permettono, una volta salvate

le modifiche apportate, di tornare alla pagina iniziale o di pulire tutti i campi della maschera in uso per

procedere all’inserimento di un secondo documento.

Per guidare i dipendenti durante la compilazione dei campi nelle maschere, abbiamo implementato dei

suggerimenti che compaiono a lato del campo su cui ci si è appena posizionati con il cursore del

mouse (figura 36).

Figura 36: Suggerimento sul campo “Spesa storica annua IVA inclusa” nella maschera “Provvedimento”

Analogamente al tasto “Provvedimento”, anche il tasto “Contratto” apre la maschera corrispondente,

la quale è mostrata in figura 37.

102

Figura 37: Maschera “Contratto” del nuovo database

In questa maschera è possibile specificare anche delle informazioni restituite dall’Osservatorio

Contratti una volta che si è caricato il contratto in questo portale. I campi in questione sono “Codice

unico integrato (CUI)”, “Ultima fase disponibile” e “Stato dell’ultima fase”. Questi campi possono

anche essere lasciati vuoti in un primo momento, ad esempio se il contratto è stato appena stipulato

103

ma non caricato sull’Osservatorio; si potrà comunque modificare successivamente il record relativo al

contratto con delle funzioni che verranno descritte nelle righe seguenti.

In fondo alla maschera, oltre ad i tasti citati poc’anzi, è presente anche il tasto per proseguire

all’inserimento dei lotti. Di seguito, tuttavia, non si analizzeranno nel dettaglio tutte le maschere del

database, ciò al fine di non appesantire smodatamente la lettura.

Nel caso in cui si vogliano esaminare nel dettaglio anche le altre maschere, si faccia riferimento

all’allegato III - Manuale d’uso, che consiste in un manuale da noi redatto per guidare i dipendenti

nell’uso del database.

La seconda funzione utilizzabile è “Aggiorna documento esistente”: essa permette all’utente di

inserire il numero di un provvedimento oppure il CIG di un contratto da modificare. Cliccando poi sul

tasto “Modifica” si apriranno le maschere corrispondenti con i campi già compilati, l’utente può

quindi editare i campi d’interesse e salvare il documento aggiornato.

Le due funzioni “Apri provvedimento” ed “Apri contratto” consentono ai responsabili della Struttura

di aprire e visualizzare con il software predefinito impostato nel proprio PC (che usualmente è Adobe

Reader) un provvedimento oppure un contratto. Per i provvedimenti è sufficiente inserire il loro

numero, per i contratti, invece, la ricerca può essere effettuata sia per CIG che per CUI.

Con “Estrai provvedimenti in scadenza”, invece, è possibile selezionare da un menu a tendina il nome

di un redattore specifico per il quale estrarre, in una cartella scelta dall’utente tramite una finestra di

navigazione di Windows (e quindi non più in una cartella predefinita), un foglio Excel con i

provvedimenti che scadranno entro trenta giorni (cliccando su “Scadenza prossima”) o lo scadenziario

completo (tasto omonimo). Il menu a tendina comprende anche l’opzione “Tutti” nell’evenienza in cui

si vogliano estrarre i provvedimenti di ogni redattore.

“Ricerca convenzioni ARCA attive” è una funzionalità che si basa sulla nuova tabella aggiunta in

questo database. Per mezzo di essa è possibile ricercare all’interno delle convenzioni ARCA attive

una parola-chiave (di solito è il nome di un dispositivo) oppure un codice repertorio. I risultati della

ricerca vengono poi estratti in un foglio di calcolo Excel che viene salvato in una cartella scelta

dall’utente con le stesse modalità delineate nella funzione precedente.

104

La funzione “Estrai aggiudicazioni o proroghe di un determinato periodo” lascia specificare

all’utente tramite due date un arco temporale per il quale si vogliono visualizzare tutte le

aggiudicazioni o le proroghe redatte. Tale funzionalità risulta particolarmente utile per adempiere alle

richieste della Regione Lombardia di cui si è già parlato nel paragrafo 4.1.2.

“Estrai contratti di un anno specifico” richiede all’utente di specificare un anno per il quale si vuole

vedere i contratti che sono stati stipulati. Viene quindi aperta una nuova scheda in Access con i

risultati della ricerca.

“Estrai lotti/prodotti” permette di estrarre in un foglio di calcolo (sempre secondo le modalità già

descritte precedentemente) i lotti oppure i prodotti relativi ad un provvedimento o ad un contratto.

Tramite “Calcola risparmi” è invece possibile visualizzare il risparmio, in percentuale oppure in

valuta, che un provvedimento specificato dall’utente ha comportato rispetto alla spesa storica annua

relativa alla fornitura oggetto di tale provvedimento. Questa funzionalità risulta particolarmente utile

per l’attività di rendicontazione del risparmio post-negoziazione, di cui si è parlato nel sottoparagrafo

4.1.4.

“Estrai fideiussioni attive” permette di esportare un foglio Excel con la lista di tutte le fideiussioni

attive relative ad i contratti in essere.

Anche le funzionalità relative agli Osservatori sono state rimaneggiate. Nella sezione “Osservatori” è

possibile scegliere se aprire la maschera relativa all’Osservatorio Acquisti o quella relativa

all’Osservatorio Contratti. Supponiamo di voler verificare la presenza di una gara sull’Osservatorio

Acquisti, dopo aver cliccato sul pulsante omonimo si aprirà la maschera mostrata in figura 38.

105

Figura 38: Maschera “Osservatorio Acquisti” del nuovo database

All’utente basta inserire il numero del provvedimento relativo alla gara d’interesse e cliccare sul

pulsante “Cerca”. Se la gara è già stata inserita nell’Osservatorio Acquisti, la casella di spunta

mostrata in figura 38 apparirà già riempita; in caso contrario il responsabile di Struttura che si occupa

dei flussi verso gli Osservatori dovrà procedere a caricare la gara sul relativo portale, successivamente

potrà spuntare la casella bianca in questa maschera del database e cliccare su “Salva”.

L’ultima funzione supportata dal nuovo database è “Inserisci nuovo fornitore”. Come si evince dal

nome, con essa si può registrare un nuovo fornitore (tramite un’apposita maschera) all’interno del

database.

Un ulteriore tipo di misura che è stata implementata in ogni funzione, per aiutare l’utente e restituirgli

un feedback sulla propria interazione con i dati, consiste nella visualizzazione di avvisi non invasivi

che lo avvertono dell’assenza di un certo provvedimento nel database. A scopo esemplificativo si

prenda in considerazione la funzione “Aggiorna documento esistente”: nel caso in cui l’utente tenti di

modificare un provvedimento non presente nel database, apparirà l’avviso mostrato in figura 39.

106

Figura 39: Avviso di assenza di un provvedimento

4.4.4 Query

Avendo implementato nuove funzionalità all’interno del database ed avendo eliminato le relazioni tra

le diverse tabelle, il numero delle query che effettuano operazioni sui vari fogli di dati è

inevitabilmente aumentato.

All’interno del file Access del nuovo database sono presenti 62 query in totale.

107

Figura 40: Elenco delle query del nuovo database

Come si può notare in figura 40 le query presenti sono di cinque tipi diversi: sette di creazione record,

cinque di eliminazione record, tredici di creazione di nuove tabelle, ventitré di semplice selezione e

quattordici di aggiornamento record.

Tutte quante sono state implementate utilizzando il linguaggio SQL, a seconda della complessità

dell’istruzione da eseguire esse sono più o meno lunghe. Di seguito verranno riportate tre delle query

contenute nel file .accdb.

In figura 41 sono mostrate le linee di codice SQL della query “Oss_Acquisti”.

108

Figura 41: Query “Oss_Acquisti”

Questa query viene lanciata quando nella maschera “Osservatorio Acquisti” viene cliccato il bottone

di salvataggio, ma solo se l’utente ha marcato con una spunta l’apposito campo mostrato in figura 38

(condizioni ipotetiche di questo tipo vengono verificate dalla componente del database scritta in

codice VBA, di cui si parlerà nel prossimo paragrafo).

In figura 42, invece, sono mostrate le istruzioni della query “Ricerca ARCA”, la quale crea una nuova

tabella con i risultati della ricerca di una parola-chiave nelle convenzioni ARCA attive.

Figura 42: Query “Ricerca ARCA”

La query in esame svolge il proprio compito andando a selezionare nella tabella “Convenzioni ARCA”

soltanto i record che presentano all’interno del campo “descrizione_prodotto” la parola chiave

specificata dall’utente nella sezione “Ricerca convenzioni ARCA attive” della maschera della pagina

iniziale.

L’ultima query di cui si mostrerà il codice è “Crea scadenziario”. Essa crea una nuova tabella

temporanea contenente soltanto i provvedimenti i cui contratti non sono ancora scaduti. Le istruzioni

in linguaggio SQL sono mostrate in figura 43.

Figura 43: Query "Crea scadenziario"

109

4.4.5 Macro e codice VBA

Le macro che sono state create semplicemente concatenando azioni pre-listate con l’interfaccia messa

a disposizione da Microsoft Access sono solamente 6, come si può osservare in figura 44.

Figura 44: Macro come oggetti del database

Di seguito mostriamo anche come appare una macro, ad esempio “Apertura maschera ARCA”,

aprendola come semplice lista di azioni eseguibili.

Figura 45: Macro "Apertura maschera ARCA"

Tuttavia, come si è già accennato nei paragrafi precedenti, un potente alleato per implementare

un’ingente quantità di nuove funzioni e macro che interagissero anche con le query è stato il

linguaggio di programmazione VBA. Implementando le macro direttamente tramite il codice in VBA,

infatti, è possibile far compiere al calcolatore svariate operazioni sul database ed i suoi oggetti che non

sono comprese nelle liste preimpostate messe a disposizione da Access.

In questo nuovo database, quindi, ogni maschera possiede del codice proprio che interagisce con i

sottoelementi presenti in essa, ma anche con altri oggetti; a sinistra in figura 46 si può appurare tale

fatto. È inoltre presente un modulo chiamato “Funzioni” in cui sono state incluse funzioni che

vengono sfruttate da più maschere, come ad esempio quella per pulire i campi.

110

Figura 46: Elenco degli oggetti aventi funzioni in codice VBA e porzione di codice relativo alla maschera “Provvedimento”

A destra della figura 46 si può invece osservare la macro di salvataggio di un provvedimento scritta in

codice VBA. Come era già stato anticipato nel paragrafo precedente, in VBA è possibile eseguire dei

comandi al verificarsi di certe condizioni. Ad esempio, sempre nella macro di salvataggio in

questione, la query che “creazione numero gara” viene eseguita soltanto se nel provvedimento che si

sta salvando la stazione appaltante risulta essere l’Ospedale Niguarda come singolo oppure l’Ospedale

Niguarda quanto questo è capofila e sono presenti altri Enti aggregati.

La maggior parte delle macro implementate in questa maniera vengono attivate dal click dei pulsanti,

oppure quando l’utente si posiziona su un campo a lato del quale compare un suggerimento. Si

consideri di nuovo la figura 36, il suggerimento sul campo “Spesa storica annua IVA inclusa” non

viene generato e cancellato ogni volta, bensì è sempre presente all’interno della maschera: viene

soltanto reso visibile all’utente grazie a delle istruzioni in VBA quando egli clicca sul campo

corrispondente, mentre torna invisibile quando si sposta su un altro campo. Le corrispettive linee di

codice VBA sono mostrate in figura 47.

Figura 47: Istruzioni in VBA che fanno apparire e scomparire un suggerimento

111

Concludendo, si ribadisce come il miglioramento più grande rispetto al database pre-esistente è stato

possibile non solo grazie ad un perfezionamento delle interfacce grafiche con cui si relaziona l’utente

finale, ma soprattutto per mezzo di una massiccia implementazione di nuove funzionalità tramite

attraverso il linguaggio VBA.

112

113

Capitolo 5. Risultati e discussione

5.1 Prove sul database

Alla fase di progettazione e implementazione del database descritta nel capitolo 4, è naturalmente

seguita quella di test, indispensabile per provare la robustezza e l’efficienza delle funzioni sviluppate

al suo interno.

Gli obiettivi perseguiti durante lo svolgimento di queste prove sono stati fondamentalmente due: da

una parte si è voluta verificare la capacità del database di gestire la registrazione dei diversi documenti

redatti all’interno della S. C. Approvvigionamenti nella conformità degli stessi alla norma ISO

9001:2015, dall’altra si è voluta dimostrare l’utilità delle funzioni implementate in termini di

risparmio di tempo rispetto al tradizionale modus operandi degli impiegati della Struttura.

Proprio a tali scopi sono stati redatti dei protocolli specifici relativi ai processi di registrazione dei

documenti e all’esecuzione delle funzioni sviluppate. La standardizzazione delle prove alle quali i

dipendenti della Struttura sono stati sottoposti è stata indispensabile per poter passare alla seconda

fase di confronto fra le varie simulazioni effettuate: grazie ad essa è stato infatti possibile far

comprendere all’operatore il valore potenziale del database e la sua effettiva utilità in termini di

ottimizzazione di tempi e risorse.

Le prove eseguite in collaborazione con lo staff della Struttura hanno previsto due fasi.

Nella prima fase si è pensato di procedere tramite la selezione di un gruppo di controllo a cui far

testare il database. Tale gruppo è stato definito con la supervisione del direttore della S.C.

Approvvigionamenti e comprende sette dipendenti con mansioni differenti: tre addetti alla gestione

dei dispositivi medici, un addetto alla gestione dei farmaci, un addetto alla gestione della protesica

territoriale, un addetto all’ufficio tecnico e un addetto alla segreteria.

Gli obiettivi di questa attività sono stati valutare la prima reazione dell’utente al prodotto e raccogliere

eventuali suggerimenti di modifiche, così da rendere ancora più immediata e semplice la compilazione

di tutte le schede. Nella seconda fase si è estesa la simulazione agli altri dipendenti. Il gruppo

comprende undici dipendenti: i sette già menzionati nella prima fase e altri quattro operatori (due

114

addetti all’ICT, un addetto alle forniture relative alla nutrizione territoriale e ospedaliera e un addetto

alla gestione dei dispositivi medici).

In entrambi i casi, ovviamente, si è tenuta traccia delle tempistiche relative all’inserimento dei dati e

allo svolgimento delle varie funzioni implementate.

Tutte le simulazioni sono state strutturate in due sezioni:

1. inserimento dati;

2. confronto dei processi.

Inserimento dati

1. L’utente deve registrare, tramite la funzione “Registra nuovo documento” e selezionando il

tasto “Provvedimento”, una determina da lui stesso redatta e della quale è il referente.

2. L’utente deve registrare, tramite la funzione “Registra nuovo documento” e selezionando il

tasto “Contratto”, un contratto da lui stesso stipulato e del quale è il referente. Se l’utente non

ha stipulato alcun contratto durante la sua esperienza all’interno della Struttura, passare al

punto 3.

3. L’utente deve registrare, tramite la funzione “Registra nuovo documento” e selezionando il

tasto “Proroga”, una proroga da lui stesso stipulata e della quale è il referente. Se l’utente non

ha stipulato alcuna proroga durante la sua esperienza all’interno della Struttura, passare alla

seconda sezione.

Confronto dei processi

1. L’utente deve aprire il file (con estensione .pdf o .docx) relativo alla determina inserita al

punto 1 della sezione precedente nei seguenti modi:

a. utilizzando la funzione “Apri provvedimento” del database, compilando il campo

indicato e cliccando sul tasto “Apri”;

b. partendo dal server “Comune” della S.C. Approvvigionamenti e cercando nella

cartella opportuna il file di interesse.

2. L’utente deve ricercare all’interno di tutte le convenzioni ARCA attive il prodotto di interesse

nei seguenti modi:

a. utilizzando la funzione “Ricerca convenzioni ARCA attive” del database, inserendo la

parola chiave da cercare e cliccando sul tasto “Cerca”;

b. ricercando, all’interno del sito

http://www.arca.regione.lombardia.it/wps/portal/ARCA/, il prodotto di interesse fra

le convenzioni presenti.

115

3. L’utente deve estrarre tutti i provvedimenti di aggiudicazione registrati da tutti i dipendenti

della Struttura all’interno di un arco temporale definito dall’utente stesso nei seguenti modi:

a. utilizzando la funzione “Estrai aggiudicazione o proroghe di un determinato

periodo”, inserendo l’arco temporale di interesse e cliccando su “Aggiudicazioni”;

b. partendo dal server “Comune” della S.C. Approvvigionamenti e cercando nelle

cartelle opportune i file di interesse.

4. L’utente deve ricercare i provvedimenti da lui redatti la cui data di scadenza rientra nei 30

giorni immediatamente successivi al giorno in cui la simulazione è stata effettuata nei

seguenti modi:

a. utilizzando la funzione “Estrai provvedimenti in scadenza” del database, selezionando

il proprio nome dal menu a tendina e cliccando sul tasto “Scadenza prossima”;

b. partendo dal server “Comune” della S.C. Approvvigionamenti, cercando nella cartella

“Scadenziario” il file di interesse e filtrando i provvedimenti registrati in modo

opportuno.

5. L’utente deve ricercare tutti i provvedimenti da lui redatti non ancora scaduti nei seguenti

modi:

a. utilizzando la funzione “Estrai provvedimenti in scadenza” del database, selezionando

il proprio nome dal menu a tendina e cliccando sul tasto “Scadenziario completo”;

b. partendo dal server “Comune” della S.C. Approvvigionamenti, cercando nella cartella

“Scadenziario” il file di interesse.

Una volta terminate le simulazioni, a tutti i dipendenti è stato consegnato un questionario di

gradimento (presente in Allegato II).

Nei seguenti sottoparagrafi verranno presentati e commentati tutti i risultati relativi alle prove

effettuate e ai questionari di gradimento.

In tutte le tabelle presenti nei successivi sottoparagrafi i dati temporali seguono il formato definito

dalla norma ISO 8601 che è del tipo [hh]:[mm]:[ss], ove [hh] indica l’ora, [mm] i minuti, [ss] i

secondi.

116

5.1.1 Simulazioni Gruppo di Controllo

Nella tabella sottostante (tabella 5) è possibile vedere le tempistiche delle prove effettuate con il

gruppo di controllo, secondo le modalità definite nel paragrafo 5.1, riguardanti la fase del test relativa

all’inserimento dei dati e la media dei tempi misurati per effettuare la stessa attività fra i diversi

operatori.

Tabella 5: Tempistiche relative alla fase di "Inserimento dati" del gruppo di controllo

Dai dati raccolti è possibile notare una chiara omogeneità nei valori registrati, fatta eccezione per

l’utente 4 che, non intervenendo mai in modo diretto nella stesura di un provvedimento, impiega un

tempo circa 2 o 3 volte superiore rispetto al valor medio calcolabile per ogni attività escludendo i

record della segreteria.

Passando alla sezione di confronto dei processi, i tempi raccolti sono mostrati in tabella 6 e in tabella

7.

117

Tabella 6: Tempistiche relative alle funzioni del gruppo di controllo, parte 1

Tabella 7: Tempistiche relative alle funzioni del gruppo di controllo, parte 2

Anche in questo caso, è possibile vedere il tempo medio impiegato da ogni dipendente per svolgere la

medesima attività con e senza l’ausilio del database di Struttura.

Nelle tabelle soprastanti è possibile trovare anche la voce relativa alla quantità di tempo risparmiato

rispetto alla ricerca manuale.

Quello che è possibile dedurre dai valori riportati in entrambe le tabelle è la rilevante quantità di

tempo risparmiata: nel migliore dei casi è possibile registrare un’attività 5,6 volte più efficiente (per la

funzione “Estrai provvedimenti”) e nel peggiore di questi si ha comunque una funzione che lavora 1,5

volte più velocemente (la funzione in questione è “Apri provvedimento”).

118

5.1.2 Simulazioni generali

Dopo aver raccolto i dati definiti nel sottoparagrafo precedente, si è deciso di estendere la prova anche

ad altri dipendenti della Struttura.

Ancora una volta la simulazione ha previsto due fasi, una di inserimento dei dati e una di confronto

dei processi.

La fase di inserimento dei dati ha prodotto i risultati rappresentati in tabella 8.

Tabella 8: Tempistiche relative alla fase di "Inserimento dati", simulazioni generali

Per quanto riguarda i valori raccolti e calcolati è possibile fare le stesse considerazioni enunciate in

relazione alla tabella 5 del paragrafo 5.1.1: anche in questo caso i dati registrati risultano fra loro

coerenti, fatta eccezione per l’utente 4, non coinvolto nel processo di redazione della documentazione

analizzata.

I risultati derivanti, invece, dalla fase di confronto dei processi sono raccolti in tabella 9 e in tabella

10.

119

Tabella 9: Tempistiche relative alle funzioni, simulazioni generali

Tabella 10: Tempistiche relative alle funzioni, simulazioni generali

Estendere la simulazione ad altri dipendenti ha dunque confermato quanto già visto con il gruppo di

controllo; il risparmio di tempo per il dipendente nello svolgimento delle sue quotidiane attività è

tangibile ed è possibile osservarlo soprattutto nel caso della funzione “Ricerca di un prodotto fra le

convenzioni ARCA attive”: in questo caso si registra una ricerca ben 14 volte più veloce, pratica ed

efficiente.

120

5.1.3 Questionario di gradimento

Dopo aver sottoposto i dipendenti alle prove sopra descritte, è stato consegnato loro un questionario di

gradimento, in modo tale da poter avere un feedback costruttivo da coloro che saranno i reali fruitori

del database.

Il questionario, presente in allegato II, è stato progettato nel seguente modo:

- una domanda a risposta aperta, nella quale inserire il settore di competenza dell’utente;

- cinque brevi e semplici domande a risposta chiusa (Sì/No) per avere un’idea del gradimento

del database e delle funzioni implementate:

1. Pensi che l’interfaccia grafica del database sia intuitiva?

2. Ti senti guidato nella compilazione dei campi?

3. Riesci a svolgere le tue normali attività in modo più veloce?

4. Pensi che l’uso del database, così per com’è, possa giovare alla Struttura e

ai dipendenti?

5. Vorresti che venissero apportate delle modifiche al database?

- uno spazio di testo da compilare per condividere eventuali suggerimenti e proposte.

Le risposte sono state raccolte e rappresentate tramite il seguente grafico.

Figura 48: Grafico rappresentante la risposta dei dipendenti al database.

121

Appare evidente che, sebbene per questioni logistiche la prova non sia stata sottoposta a tutti i

dipendenti della Struttura, l’utilità e l’efficacia del database siano state riconosciute e apprezzate quasi

all’unanimità all’interno dei gruppi testati.

Le uniche risposte non positive collezionate tramite i questionari sono provenute da dipendenti le cui

mansioni non intersecano direttamente le funzioni offerte dal database, motivo per il quale durante le

simulazioni le loro attività sono risultate piuttosto rallentate, contrariamente al trend generale.

Relativamente al grafico riportato in figura 48, è possibile raccogliere un’ulteriore prova dell’utilità

del database percepita dai dipendenti: le modifiche suggerite dai due utenti nell’ultima domanda

riguardano la possibilità di far interagire il software con altri applicativi della Struttura.

5.2 Centralizzazione registrazione documenti

Una volta testati i dipendenti, si è voluto provare a cambiare il paradigma di registrazione dei

documenti con l’obiettivo di ridurre le tempistiche di immissione di alcuni provvedimenti (determine

e delibere) all’interno del database.

In questa nuova sfida, centralizzare la fase iniziale di inserimento dei dati ha significato scindere il

momento di registrazione degli stessi in due parti con le seguenti modalità:

- un impiegato addetto alla segreteria apre la maschera “Provvedimento” tramite la funzione

“Registra nuovo documento” del database, compila i dati richiesti al meglio delle sue

conoscenze e salva quanto fatto;

- il redattore del provvedimento, tramite la funzione “Aggiorna documento esistente”, inserisce

il numero del provvedimento da modificare/aggiornare, apre così la pagina salvata

precedentemente dall’impiegato e compila tutti i campi lasciati vuoti, avendo cura di

controllare la correttezza di quelli già inseriti.

Per poter valutare l’eventuale successo di tale esperimento si è pensato di confrontare i tempi richiesti

ad ogni soggetto coinvolto nella seguente prova (segreteria e redattore) con quelli registrati durante

l’inserimento dei dati da parte del solo redattore. Sono stati valutati in totale quattro dipendenti: uno

addetto alla segreteria e tre incaricati della stesura dei provvedimenti.

122

I risultati relativi alla prova in due fasi (centralizzata, “C”) sono mostrati in tabella 11, quelli relativi

alla prova singola (non centralizzata, “NC”) in tabella 12.

Tabella 11: Tempistiche relative alla centralizzazione della fase "Inserimento dati"

Tabella 12: Tempistiche relative alla fase "Inserimento dati" senza centralizzazione

Analizzando ed elaborando i dati temporali ricavati dai test, è stato possibile, infine, estrarre ulteriori

informazioni, presentate in tabella 13.

Tabella 13: Tempi medi risparmiati, in alto per redattore del provvedimento, in basso per provvedimento.

Dai valori riportati risulta chiaro l’esito di questa prova: centralizzare il processo di registrazione dei

documenti non rappresenta una strategia vincente nell’ottica di ottimizzazione delle risorse, propria

della S.C. Approvvigionamenti.

123

I tempi legati all’inserimento di un provvedimento, infatti, si riducono notevolmente, di circa 7 volte

per provvedimento e di 1,3 volte per redattore, in quanto non deve procedere ad attività di controllo,

superflue se l’attività di registrazione viene effettuata dalla stessa persona che ha scritto e quindi

conosce bene il provvedimento e la sua storia pregressa.

124

125

Capitolo 6. Conclusioni e sviluppi futuri

Il corretto sviluppo dei flussi informativi relativi alla realtà ospedaliera tramite la gestione ottimale dei

dati in ingresso e in uscita dalla stessa è ormai diventato non solo un obiettivo da raggiungere per un

controllo efficace dei beni acquistati dalle strutture, ma anche uno strumento necessario per la

pedissequa osservanza delle linee guida e delle norme sancite dalla legge per le Pubbliche

Amministrazioni.

Tutti i principi di trasparenza, che si declinano nella realtà quotidiana sotto le principali forme di

gestione e monitoraggio della spesa pubblica, devono poter trovare la loro attuazione tramite strumenti

efficaci ed efficienti: se da una parte devono portare ad una maggiore solerzia di tutte le attività

proprie di una struttura ospedaliera, a partire proprio dai provvedimenti di aggiudicazione delle

forniture di beni, lavori e servizi di cui si approvvigiona l’ospedale, dall’altra devono prevedere dei

sistemi di aggiornamento continuo, così da poter utilizzare i nuovi dati estratti per alimentare lo

scambio di informazioni tra l’Azienda Sanitaria e tutte le autorità di controllo presenti sul territorio.

Come visto nel capitolo 4, in un precedente percorso di tesi intitolato “Analisi e ottimizzazione del

processo di gestione dei flussi ospedalieri nella Struttura Complessa Approvvigionamenti di ASST

Grande Ospedale Metropolitano Niguarda” [55] si è provato a dar vita al sopracitato “strumento di

gestione e monitoraggio” tramite la creazione di un database relazionale sviluppato sulla piattaforma

Microsoft Access®, che permetteva, sfruttando gli elementi offerti dal software (query, macro e

maschere), una rapida gestione delle attività di archiviazione dei dati. Tutto ciò rende il processo di

acquisto per la PA efficace ed efficiente sia in termini di costi che di tempi, consentendo di reinvestire

i risparmi derivanti in tecnologie e nuovi dispositivi.

Alla base di quella che è stata poi una scelta portata avanti anche nel seguente lavoro di tesi, vi è stata

l’idea di rendere i principali processi di selezione ed estrazione dei dati i più automatici e celeri

possibili.

Ciò ha trovato un’effettiva realizzazione grazie all’utilizzo di macro e query, strumenti che

interrogano e manipolano opportunamente le informazioni contenute nei provvedimenti e registrate in

tabelle dedicate.

In tale contesto, è stato di fondamentale importanza il lavoro di standardizzazione dei documenti in

accordo alla norma ISO 9001:2015 svolto in un altro percorso di tesi intitolato “Ottenimento della

126

certificazione UNI EN ISO 9001:2015 ed ottimizzazione del processo di gestione dei flussi nella

ASST Grande Ospedale Metropolitano Niguarda” [41] : secondo quanto riportato dagli studi

precedentemente citati, grazie al lavoro di uniformazione e modifica della struttura dei documenti

effettuato, “i tempi di inserimento dei dati all’interno del database si sono ridotti di circa il 50%,

rendendo così l’utilizzo del database relazionale una risorsa e non più un problema” [55].

Il percorso di tesi da noi intrapreso ha voluto portare ad un potenziamento dell’idea originaria sopra

definita, che si è tradotto in un’ottimizzazione di alcune funzioni già parzialmente implementate e

nello sviluppo di nuove, ma anche ad una sostituzione delle strategie rivelatesi non vincenti nel tempo

trascorso a seguito della creazione del suddetto database.

Il mancato utilizzo di questo strumento è, infatti, dipeso soprattutto da tre fattori:

- l’assenza di un’interfaccia grafica intuitiva e chiara (come visibile in figura 28);

- l’incapacità del database di gestire gli inserimenti errati e tutti i possibili documenti prodotti;

- la realizzazione di relazioni tra tabelle tramite l’uso di campi chiave, proprietà caratterizzante

dei database relazionali, la cui mancata compilazione, però, impedisce all’utente di proseguire

con qualsiasi altra attività.

In questo senso, il nostro lavoro ha avuto come missione l’effettivo utilizzo del database sviluppato e

in quest’ottica sono stati risolti tutti i problemi riscontrati durante l’implementazione di ogni singola

funzione.

L’utente incaricato dell’inserimento dei dati, o che vuole estrarre dei dati particolari, è continuamente

guidato da suggerimenti a comparsa, finestre di avviso e, se ciò non dovesse bastare, ha anche la

possibilità di consultare un Manuale d’uso (allegato III), comprensivo di numerose schermate, redatto

al fine di rendere ogni operazione la più chiara possibile.

Inoltre, grazie alla rimozione delle chiavi primarie da tutte le tabelle, qualora il redattore del

provvedimento non fosse in grado di recuperare alcuni dei dati richiesti dalla maschera in questione,

per lo stesso sarebbe comunque possibile registrare quanto inserito e procedere successivamente alla

modifica del documento, senza causare il blocco del sistema.

La comprensibilità e semplicità delle varie maschere ha fatto sì che l’interpretazione delle nuove

funzioni fosse chiara e intuitiva.

127

Tra le nuove implementate, le funzioni che hanno riscosso maggiormente successo fra i dipendenti

sono state le seguenti:

- Estrai provvedimenti in scadenza;

- Ricerca convenzioni ARCA attive.

L’entusiasmo raccolto attorno a queste due funzioni è dipeso fortemente dalla consapevolezza del

tempo che effettivamente il dipendente può risparmiare per mezzo del loro utilizzo: mantenere il

proprio scadenziario aggiornato e ricercare in modo efficace un dispositivo di proprio interesse

all’interno del sito ARCA Lombardia sono due tra le attività più dispendiose in termini di tempo che il

funzionario si ritrova periodicamente a svolgere.

Attraverso uno strumento di raccolta unico come il database presentato è quindi possibile abbandonare

la compilazione manuale dei seguenti documenti:

- scadenziario;

- file risparmi;

- elenco fideiussioni;

- rendiconto semestrale delle proroghe.

Un ulteriore dato che è stato raccolto riguarda la centralizzazione del processo di alimentazione del

database: tale modalità di registrazione, auspicata nei precedenti lavori di tesi, è stata testata ed è,

purtroppo, risultata fallimentare.

Molte delle informazioni richieste dalle maschere, nonostante i documenti siano stati standardizzati,

non sono facilmente reperibili da un non addetto ai lavori (impiegato alla segreteria), che

generalmente non possiede la conoscenza della storia pregressa (proroghe, spese annue storiche, ...)

del documento in esame. Diventa, invece, sicuramente più rapido l’inserimento di un nuovo

documento da parte del redattore dello stesso.

Avendo come obiettivo il miglioramento continuo del database e il suo reale utilizzo, è stato

consegnato ad ogni utente che si è sottoposto alle simulazioni definite nel capitolo precedente un

questionario di valutazione all’interno del quale poter annotare eventuali suggerimenti di modifiche.

Tale questionario ha avuto un duplice scopo: ottenere un feedback su quanto realizzato e individuare i

possibili sviluppi futuri del software implementato.

128

La risposta è stata molto positiva e ci ha permesso di comprendere ancora più a fondo quali fossero le

reali esigenze dei dipendenti, principali fruitori dello strumento sviluppato.

Dalle informazioni ottenute tramite i questionari e le interviste ai funzionari della Struttura e dalle idee

che sono spontaneamente sorte durante le fasi di progettazione, è stato possibile individuare degli

sviluppi futuri che, se implementati, siamo fiduciosi porteranno ad un più diffuso utilizzo del database

e ad una migliore gestione delle risorse disponibili.

Un potenziamento del database è auspicabile: sono infinite le funzioni effettivamente sviluppabili,

tramite l’utilizzo combinato ed intelligente dei linguaggi di scrittura offerti dalla piattaforma Microsoft

Access® (SQL e Visual Basic).

L’implementazione di nuove funzioni consente infatti l’estrazione mirata e automatizzata di nuovi

dati con diversi livelli di dettaglio, indispensabili per tutte le Aziende Ospedaliere che, in quanto

Pubbliche Amministrazioni, devono essere in grado di alimentare quotidianamente e correttamente i

flussi ospedalieri, in continua trasformazione.

Tutte le informazioni estratte diventano, in quest’ottica, utili strumenti di contrattazione con i fornitori

in fase di acquisto: la Struttura può infatti esaminare le forniture di beni/lavori/servizi di cui si è

approvvigionata in precedenza e perfezionare la pianificazione degli acquisti, anche in termini di

scelta dei fornitori stessi.

Un’evoluzione interessante del database potrebbe essere quella di garantire un accesso multiutente ai

dipendenti tramite una procedura di autenticazione (del tipo “nome utente” e “password”) integrata

con l’active directory aziendale, così da assicurare al singolo utente un accesso dedicato alle risorse

disponibili. Ciò comporterebbe un oscuramento delle funzioni non necessarie, con una conseguente

maggiore leggibilità delle maschere, e una più efficace protezione dei dati inseriti.

Un altro sviluppo da noi considerato vincente potrebbe essere quello di creare un collegamento

diretto con i soggetti aggregatori ARCA e Consip e con gli Osservatori precedentemente citati

(Acquisti e Contratti).

Ciò consentirebbe da una parte l’alimentazione diretta dei flussi informativi tra l’Ospedale e gli enti di

monitoraggio della spesa, dall’altra l’aggiornamento in tempo reale delle tabelle relative a gare,

fornitori e provvedimenti presenti nel database. Infatti, un grosso limite di quanto finora implementato

è la necessità di procedere con un aggiornamento manuale almeno settimanale delle tabelle create (un

esempio è quella relativa alle convenzioni ARCA attualmente attive).

129

Calcando le orme di quanto sopra descritto e prendendo in considerazione i suggerimenti dei

dipendenti, risulta evidente che le funzionalità offerte dal database migliorerebbero nettamente con

l’instaurazione di una relazione online tra il database e il software di gestione aziendale NFS®.

Nell’ipotesi della realizzazione di tale collegamento, si avrebbe una crescita esponenziale dei dati

contenuti nel database in quanto sono gli stessi centri di spesa che inseriscono tutte le informazioni

relative agli oggetti dei contratti stipulati con i fornitori per effettuare gli ordini di consegna dei vari

prodotti.

Le informazioni in questione potrebbero essere estratte con una certa periodicità e in modo automatico

(tramite l’utilizzo di opportuni codici) e trasferite sul database di Struttura così da aggiungere ulteriori

dettagli sui prodotti forniti dalla ditta vincitrice dell’appalto.

Il seguente lavoro di tesi ha, quindi, provato a migliorare uno strumento di gestione utile e dalle

pressoché infinite potenzialità, in grado di supportare i dipendenti della Struttura nello svolgimento

delle loro funzioni, ottimizzando le risorse a disposizione degli stessi e riducendo drasticamente

l’impatto di alcune attività considerate collettivamente laboriose e impegnative.

Il nostro parere è che la realizzazione delle modifiche sopra suggerite e l’implementazione di ulteriori

arbitrari sviluppi del database di Struttura elaborato concorreranno a renderlo sempre più efficiente, di

facile utilizzo, nonché versatile ed in grado di soddisfare anche le richieste più specifiche.

130

131

Bibliografia e sitografia

[1] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/storia-e-futuro.

[2] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/approvvigionamenti.

[3] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/annual-report.

[4] M. d. S. Rapporto sulla spesa rilevata dalle strutture sanitarie pubbliche del SSN per l'acquisto di

dispositivi medici, 2017.

[5] http://www.cermlab.it/wp-content/uploads/cerm/PROJECTIONS.

[6] https://www.ilfattoquotidiano.it/2016/01/01/soldi-pubblici-come-sono-spesi-la-sfida-alla-trasparenza-

piu-e-aperta-che-mai/2342422/.

[7] https://www.nuovefrontierediritto.it/il-principio-di-parita-di-trattamento/.

[8] https://www.lavoripubblici.it/news/2018/06/LAVORI-PUBBLICI/20427/Appalti-pubblici-il-principio-di-

rotazione-uno-strumento-di-concorrenza.

[9] https://www.giurdanella.it/2017/03/09/appalti-sotto-soglia-si-applica-il-principio-di-rotazione/.

[10] http://quotidianoentilocali.ilsole24ore.com/art/edilizia-e-appalti/2016-10-11/via-libera-consiglio-stato-

principio-rotazione-gare-sotto-soglia-ue--143501.php?uuid=AB2Ci6WB&refresh_ce=1.

[11] https://www.codiceappalti.it/DLGS_50_2016/Art__30__Principi_per_l%E2%80%99aggiudicazione_e_l

%E2%80%99esecuzione_di_appalti_e_concessioni/8398.

[12] https://www.altalex.com/documents/news/2015/02/19/il-principio-di-trasparenza-dell-azione-

amministrativa.

[13] https://www.diritto.it/trasparenza-dell-azione-amministrativa-e-limiti-a-tutela-della-privacy/.

[14] http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/04/05/13G00076/sg.

[15] http://www.appaltinforma.it/proroga-rinnovo-differenze-principali.

[16] https://www.codiceappalti.it/art._7._osservatorio_dei_contratti_pubblici_relativi_a_lavori_servizi_e_for

niture.htm.

[17] http://www.regione.lombardia.it/wps/wcm/connect/cb16c459-a671-4df9-94c6-

d38190d94c18/Manuale+Contratti+Pubblici.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=cb16c459-a671-4df9-

94c6-d38190d94c18.

[18] https://www.ossacq.servizirl.it/og/.

[19] http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/Autorita.

132

[20] https://www.ilfattoquotidiano.it/2014/04/23/autorita-anticorruzione-si-dimettono-i-vertici/961546/.

[21] https://www.ilpost.it/2014/06/14/anticorruzione/.

[22] http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2012/11/13/012G0213/sg.

[23] https://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/Servizi.

[24] https://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/Servizi/ServiziOnline/SistemaSIMOG.

[25] http://areaformazione.legislazionetecnica.it/articolo/1461/codice-identificativo-gara-cig-istituzione-

funzionamento-richiesta-perfezionamento.

[26] https://www.fascicolosanitario.gov.it/sistemi-codifica-dati/informazioni/atc.

[27] L. Martinelli, «Indicazioni di base sulla banca dati e repertorio dispositivi medici,» vol. 29, 2013.

[28] http://www.salute.gov.it/portale/temi/p2_6.jsp?id=328&area=dispositivi-medici&menu=classificazione.

[29] http://www.salute.gov.it/portale/temi/p2_6.jsp?id=499&area=dispositivi-medici&menu=vuoto.

[30] https://simap.ted.europa.eu/it/web/simap/cpv.

[31] https://www.logisticaefficiente.it/procout/supply-chain/approvvigionamenti/centralizzazione-acquisti-

reti-imprese.html.

[32] https://www.senato.it/service/PDF/PDFServer/DF/305280.

[33] http://www.consip.it/attivit/programma-di-razionalizzazione.

[34] http://www.consip.it/azienda/chi-siamo.

[35] http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/1998/01/28/098A0474/sg;jsessionid=JX-

90m4IGdTrapWitfrpXw__.ntc-as2-guri2a.

[36] http://www.arca.regione.lombardia.it/wps/portal/ARCA/Home/chi-siamo/azienda.

[37] http://www.arca.regione.lombardia.it/wps/portal/ARCA/Home/bandi-convenzioni/centralizzazione-

acquisti.

[38] http://www.arca.regione.lombardia.it/wps/wcm/connect/31187e98-2ca4-4902-92fc-

67f8a822f8e7/MN03+NECA+Guida+per+le+PA+-

+Rel+5+31+4+1.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=31187e98-2ca4-4902-92fc-67f8a822f8e7.

[39] http://www.arca.regione.lombardia.it/wps/portal/ARCA/Home/e-procurement/piattaforma-sintel.

[40] http://www.arca.regione.lombardia.it/wps/wcm/connect/93b25f03-5d33-403f-a51c-

d1d665ca46d8/MA02+ARCA+Modalit%C3%A0+tecniche+utilizzo+-

+Rel+5+31+4+1.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=93b25f03-5d33-403f-a51c-d1d665ca46d8.

[41] K. Carota e C. Labate, Ottenimento della certificazione UNI EN ISO 9001:2015 ed ottimizzazione del

processo di gestione dei flussi nella ASST Grande Ospedale Metropolitano Niguarda, 2018.

133

[42] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione.

[43] https://www.ospedaleniguarda.it/uploads/default/attachments/amministrazione_trasparente/amministraz

ione_trasparente_m/5/files/allegati/18/regolamento_di_funzionamento_dei_dipartimenti_sanitari.pdf.

[44] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/governance.

[45] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/direzione-generale.

[46] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/collegio-di-direzione.

[47] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/collegio-sindacale.

[48] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/nucleo-di-valutazione-delle-prestazioni.

[49] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/direzione-sanitaria.

[50] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/direzione-sociosanitaria.

[51] https://www.ospedaleniguarda.it/uploads/default/attachments/amministrazione_trasparente/amministraz

ione_trasparente_m/5/files/allegati/318/poas_definitivo_-_per_intranet.pdf.

[52] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/gestione-della-concessione-e-logistica.

[53] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/gestione-tecnico-patrimoniale.

[54] http://www.ospedaleniguarda.it/chi-siamo/organizzazione/ingegneria-clinica.

[55] M. Gallace e A. Gallelli, Analisi e ottimizzazione del processo di gestione dei flussi ospedalieri nella

Struttura Complessa Approvvigionamenti di ASST Grande Ospedale Metropolitano Niguarda, 2017.

134

135

Appendice

I. Categorie Merceologiche, soglie di obbligatorietà

136

II. Questionario di Gradimento

137

III. Manuale d’uso

Manuale per l’utente al database di Struttura

Premessa e requisiti preliminari

Il database di Struttura è uno strumento che permette di eseguire varie funzioni che si

basano sull’elaborazione dei dati presenti principalmente nei provvedimenti.

A tal proposito, dunque, è fondamentale che ogni nuovo provvedimento venga registrato

nel database secondo le modalità che verranno specificate nei successivi paragrafi.

Quanto appena espresso vale anche per i fornitori.

Formati di inserimento

Date: le date in questo database vanno inserite con il formato GG/MM/AAAA, esempio:

20/02/2019 (20 Febbraio 2019)

Prezzi: i prezzi devono essere riportati senza separatori numerici prima dei decimali (ad

esempio i punti per le migliaia), occorre quindi lasciare solo la virgola per separare la

parte intera da quella decimale. Esempio: 37000,09 (trentasettemila e nove centesimi) e

NON 37.000,09.

Numero di provvedimento: “XX/AA” per una delibera, “DET XX/AA” per una determina.

Esempio: 54/12; DET 149/18. Prestare particolare attenzione a rispettare i caratteri

maiuscoli della parola “DET” e lo spazio tra quest’ultima e il numero del provvedimento.

Utilizzare solo “/” come carattere separatore.

È bene, inoltre, fare attenzione:

➢ alle istruzioni mostrate nelle righe di testo presenti in cima o in fondo alle

maschere;

➢ ai suggerimenti che possono comparire accanto alle caselle di testo quando ci si

posiziona con il cursore;

➢ a rispettare la presenza di caratteri maiuscoli, qualora richiesti, come ad esempio

nei codici CIG;

➢ spostarsi tra i vari campi con il cursore del mouse e non con il tasto TAB.

138

Apertura del database

Il database è stato realizzato con Microsoft Access, per aprirlo basta cliccare due volte

sull’icona corrispondente (mostrata in figura 1) come per qualsiasi altro programma del

computer.

Figura 1: icona del database

Pagina iniziale

All’apertura del database la prima schermata che apparirà è quella della maschera

chiamata Pagina Iniziale.

139

Figura 2: la pagina iniziale

140

Le funzioni hanno uno sfondo bianco ed il simbolo ✎ vicino al proprio nome. Il

database, quindi, consente di:

• registrare un contratto/provvedimento/proroga o segnare come gara deserta un

provvedimento già inserito;

• modificare un provvedimento/contratto già inserito;

• aprire il file (ad esempio con estensione .pdf) relativo ad un provvedimento;

• aprire il file relativo ad un contratto;

• estrarre i provvedimenti in scadenza;

• ricercare prodotto fra le convenzioni ARCA attive;

• estrarre aggiudicazioni o proroghe approvate in un determinato intervallo

temporale;

• estrarre i lotti o i prodotti relativi ad un provvedimento/contratto;

• calcolare i risparmi o gli aumenti di prezzo derivanti da un provvedimento;

• estrarre le fideiussioni attive;

• segnare quali provvedimenti/contratti sono stati inviati ai rispettivi Osservatori

regionali;

• registrare un nuovo fornitore.

Le funzioni

Registra nuovo documento

In questa sezione è possibile inserire nel database i dati relativi ad un provvedimento, ad

un contratto, ad una proroga oppure marcare come deserta una gara indetta con un

provvedimento già registrato. Per procedere all’inserimento basta cliccare sul pulsante

con il nome corrispondente al tipo di documento che si vuole inserire. Si aprirà quindi una

nuova maschera.

Contratto

La maschera per inserire un contratto si presenta come mostrato in Figura 3.

Sono presenti 3 campi da riempire solamente nel caso in cui il contratto sia già stato

caricato sul sito internet dell’Osservatorio Contratti.

Questi campi sono:

• codice unico integrato;

• ultima fase disponibile;

• stato dell’ultima fase.

Di seguito l’elenco degli altri campi con le relative indicazioni.

141

1. Codice identificativo di gara: da riempire con il CIG del contratto, nel caso ce ne fosse

più di uno occorre inserire soltanto il primo. Occorre rispettare le lettere maiuscole

contenute nel codice.

2. Percorso file: una volta cliccato in questo campo di testo, si aprirà una finestra

dell’esplora risorse di Windows, in cui bisognerà navigare fino alla cartella dov’è

contenuto il documento del contratto e selezionarlo. Nel caso non sia presente un

documento, passare al campo successivo.

3. Tipo di contratto: campo con menù a tendina, le opzioni possibili sono beni, lavori o

servizi.

4. Data di inizio contratto: occorre inserire la data di inizio del contratto. È possibile

anche selezionare la data tramite il calendario di Windows, la cui icona apparirà

accanto al campo di testo appena ci si posizionerà col cursore.

5. Data di fine contratto: inserire la data di fine del contratto con modalità analoghe al

punto precedente.

6. Numero del provvedimento: numero del provvedimento relativo al contratto,

rispettando il formato specificato nella sezione “Formati di inserimento” a pagina 2 del

manuale.

7. Importo aggiudicato (IVA esclusa): inserire l’importo del contratto non includendo

l’IVA, secondo le modalità indicate nella seconda pagina.

8. Descrizione NFS: inserire la stringa di testo contenuta nel campo “Note”

dell’anagrafica del contratto sull’applicativo NFS.

9. Codice fornitore: riportare il codice interno fornitore, reperibile nella voce “Fornitore”

dell’anagrafica del contratto su NFS.

10. Redattore: nome dell’operatore che ha redatto il provvedimento.

11. Eventuali note del redattore: campo opzionale nel caso in cui il redattore volesse

aggiungere commenti.

12. Fideiussione: campo con menù a tendina in cui le opzioni possibili sono “Presente” e

“Non presente”. Nel caso in cui si selezioni “Presente”, compariranno ulteriori campi

relativi alla fideiussione.

o Numero polizza fideiussoria.

o Data inizio fideiussione.

o Data fine fideiussione.

o Importo fideiussione (IVA esclusa).

o Percorso file fideiussione: il database consentirà di selezionare il file relativo

alla fideiussione con le stesse modalità del punto 2.

Una volta riempiti i campi, cliccare sul tasto “Salva” per memorizzare i dati nel database.

Dopo la compilazione è possibile, cliccando sul bottone corrispondente in fondo alla

pagina:

• tornare alla pagina iniziale;

• pulire tutti i campi per inserire un nuovo contratto;

• inserire, se presenti, i lotti del contratto.

142

Figura 3: maschera Contratto

Inserimento lotto

La maschera del lotto contiene 6 campi

• Numero del provvedimento

• CIG

• CIG padre

143

• CPV: inserire qui il codice Common Procurement Vocabulary, contenuto nel

provvedimento

• Numero del lotto: inserire il numero del lotto, ad esempio 1, 2, ecc …

• Importo lotto (IVA esclusa)

Figura 4: maschera Lotto

Al termine della compilazione, cliccare sul bottone “Salva” per salvare i dati relativi al lotto

appena inserito. Si potrà poi, cliccando sul tasto corrispondente

• Inserire un nuovo lotto, ripetendo le azioni descritte in questo paragrafo.

• Procedere all’inserimento di un prodotto presente nel lotto appena registrato.

• Tornare alla pagina iniziale.

Inserimento prodotto

Quest’ultima maschera relativa ad un contratto è composta da 12 campi:

• Numero provvedimento: numero del provvedimento a cui appartiene il lotto del

prodotto.

• Numero lotto: numero del lotto a cui appartiene il prodotto.

• ATC/CND: il codice del sistema di classificazione Anatomico Terapeutico e

Chimico nel caso di un farmaco, o il Codice Nazionale Dispositivi Medici nel caso

di un dispositivo medico.

• AIC/Repertorio: qui va inserito il codice dell’Autorizzazione all’Immissione in

Commercio per i farmaci, mentre per i dispositivi medici va inserito il codice di

Repertorio.

144

• Descrizione prodotto: inserire una breve descrizione del prodotto. Esempio: vetrino

3x5 cm.

• Esclusività: campo con menù a tendina, le cui opzioni sono “Sì” oppure “No”, a

seconda del fatto che il bene in questione sia esclusivo o meno.

• Unità di misura: in questo campo è possibile inserire l’unità di misura del prodotto

in questione in forma abbreviata. Ad esempio “pz” per “pezzi”, oppure “mg” per

milligrammi.

• Quantità: numero per quantificare il prodotto acquistato. Ad esempio inserire 100

se sono stati acquistati 100 milligrammi di un farmaco.

• IVA: campo con menù a tendina in cui va selezionata la percentuale d’IVA

applicata al prodotto.

• Prezzo storico (IVA esclusa): inserire il prezzo storico pagato per quel prodotto, se

disponibile.

• Prezzo base d’asta (IVA esclusa): importo minimo della procedura.

• Prezzo aggiudicato (IVA esclusa): prezzo a cui è stato aggiudicato il prodotto.

È bene inserire tutti i prodotti appartenenti ad un lotto. In seguito all’inserimento di un

prodotto occorre cliccare sul bottone “Salva” per registrare le modifiche apportate. Dopo il

salvataggio sarà possibile:

• Inserire un nuovo prodotto.

• Tornare alla maschera dei lotti.

• Tornare alla pagina iniziale.

145

Figura 5: maschera Prodotto

146

Provvedimento

Figura 6: maschera Provvedimento

147

Attraverso questa maschera è possibile registrare all’interno del database un

provvedimento, sia esso una delibera o una determina. Di seguito vengono elencati i

campi presenti e le modalità con cui compilarli.

1. Numero provvedimento: da completare con le stesse modalità del punto 6 della

maschera contratto.

2. Percorso file: selezionare il percorso del file con le stesse modalità del punto 2

della maschera contratto.

3. Oggetto provvedimento: inserire una breve descrizione del provvedimento, non

deve necessariamente essere uguale al corrispettivo campo sul documento.

4. Stazione appaltante: campo con menù a tendina dove è possibile selezionare la

stazione appaltante, le opzioni sono:

o Niguarda –singola;

o Niguarda – con aggregati (se Niguarda è capofila);

o ARCA;

o CONSIP;

o CAESP;

o altra PA (nel caso la stazione appaltante sia un altro ospedale).

5. Settore principale: campo con menù a tendina in cui si può scegliere tra beni,

lavori o servizi.

6. Codice CUP: inserire il Codice Unico di Progetto, se disponibile.

7. Data approvazione provvedimento: inserire la data di approvazione del

provvedimento, o, in mancanza di quest’ultima, la data di redazione che compare

sulla testata del documento.

8. Data inizio contratti: scrivere qui la data di inizio del primo contratto a partire.

9. Data scadenza contratti: riportare qui la data dell’ultimo contratto a scadere.

10. Data scadenza presentazione offerte: inserire solo se disponibile.

11. Atti di riferimento, anno: inserire soltanto l’anno degli atti di riferimento per esteso.

Esempio: “2018” e NON “18”.

12. Atti di riferimento, numero: inserire solamente il numero degli atti di riferimento.

Esempio: se gli atti di riferimento sono 547/18, riportare solamente 547.

13. Modalità di approvvigionamento: campo con menù a tendina, dove selezionare tra:

“Aggregata”, “Autonoma”, “Consip”, “ARCA”.

14. Procedura di scelta del contraente: campo con menù a tendina le cui opzioni sono:

o procedura aperta;

o procedura ristretta;

o affidamento diretto;

o procedura negoziata con previa pubblicazione;

o procedura negoziata senza previa pubblicazione;

o dialogo competitivo;

o sistema dinamico di acquisizione;

o procedura competitiva con negoziazione;

o affidamento in esclusiva

15. Criterio di aggiudicazione: campo con menù a tendina le cui selezionare, se

possibile per la natura del provvedimento, “Prezzo più basso” oppure “Offerta

economicamente più vantaggiosa”.

148

16. Importo totale provvedimento (IVA esclusa).

17. Importo totale provvedimento (IVA inclusa).

18. Spesa storica annua (IVA inclusa): riportare qui la spesa dell’anno precedente per

i provvedimenti con lo stesso oggetto.

19. Servizio: campo con menù a tendina dove è possibile selezionare tra i vari servizi

dell’Ospedale. Esempio: selezionare “FAR” per la farmacia.

20. Numero conto: inserire il numero del conto relativo al provvedimento, riportando i

punti separatori “.” ed omettendo il codice del servizio alla fine. Esempio: scrivere

40.01.19 per la farmacia, e NON 40.01.19/FAR.

21. Categoria settore: riportare in questo campo con menù a tendina la categoria

merceologica, le opzioni possibili sono: CND, ATC, SOA, PROF, Nessuna.

22. Descrizione categoria settore: descrivere brevemente, se possibile, il settore

scelto al punto precedente.

23. CPV principale: inserire il codice CPV contenuto nel provvedimento, rispettando il

trattino “-“ prima dell’ultimo numero.

24. Descrizione CPV principale: questo campo verrà compilato automaticamente dal

database qualora il campo precedente sia stato compilato correttamente. In caso

contrario procedere all’inserimento manuale della descrizione del codice CPV.

25. Ambito merceologico: campo con menù a tendina in cui si può scegliere fra:

o beni/servizi generici;

o beni/servizi sanitari;

o dispositivi medici;

o prodotti farmaceutici.

26. Responsabile RUP: selezionare con il menù a tendina il nome del Responsabile

Unico del Procedimento che ha firmato il provvedimento.

27. Redattore provvedimento: come campo 10 della maschera Contratto.

28. Eventuali noti del redattore: come campo 11 della maschera Contratto.

Proroga

La maschera per inserire un provvedimento di proroga si presenta come in figura 6.

149

Figura 7: maschera Proroga

La maschera è composta da 14 campi

1. Numero provvedimento di proroga.

2. Numero provvedimento originario: numero del provvedimento che è stato prorogato.

3. Procedura di scelta del contraente: campo con menù a tendina tramite il quale si può scegliere la procedura più appropriata tramite cui si è scelto l’aggiudicatario. Le opzioni a disposizione sono:

o aggregazione ARCA;

o procedura aperta;

o procedura ristretta;

o affidamento diretto;

o procedura negoziata con previa pubblicazione del bando;

o procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando;

150

o dialogo competitivo;

o sistema dinamico di acquisizione;

o procedura competitiva con negoziazione;

o affidamento in esclusiva.

4. Ambito merceologico: ulteriore campo con menù a tendina, le opzioni possibili sono “Beni/Servizi generici", "Beni/Servizi sanitari", "Dispositivi Medici" e "Prodotti Farmaceutici".

5. Scadenza contratto originario: inserire la data di scadenza definita dal contratto prorogato. Nel caso si proroghi una proroga, inserire la data di scadenza del provvedimento che si sta prorogando.

6. Data approvazione proroga: inserire la data con modalità analoghe a quelle definite nel punto 7 della maschera Provvedimento.

7. Data inizio proroga.

8. Data fine proroga: data di scadenza del provvedimento di proroga.

9. Valore stimato della proroga (IVA esclusa): compilare questo campo avendo cura di inserire il prezzo esente da IVA e secondo le modalità definite nella seconda pagina del manuale.

10. Procedura aggregata in preparazione: è una casella di controllo, la cui spunta stabilisce che per il provvedimento in questione si sta preparando una procedura aggregata.

11. Ragione del provvedimento di proroga: è un campo di testo che il redattore del provvedimento può compilare inserendo una breve descrizione delle motivazioni che hanno portato alla scelta di prorogare.

12. Percorso file: compilare in modo analogo al punto 2 della maschera Contratto.

13. Redattore: nome dell’operatore che ha redatto il provvedimento.

14. Eventuali note del redattore: campo opzionale nel caso in cui il redattore volesse aggiungere commenti.

Dopo la compilazione è possibile, cliccando sul bottone corrispondente in fondo alla pagina:

• pulire tutti i campi per inserire un nuovo provvedimento di proroga;

• salvare tutti i dati inseriti all’interno del database;

• tornare alla pagina iniziale.

151

Gara deserta

In questa maschera basta inserire il numero del provvedimento, sempre secondo le

modalità mostrare nella seconda pagina, e cliccare su “Salva” per marcare come deserta

la gara indetta con un provvedimento già registrato nel database.

In seguito al salvataggio si potrà scegliere se tornare alla pagina iniziale oppure se pulire

il campo e marcare come gara deserta un ulteriore provvedimento.

Figura 8: maschera Gara Deserta

Aggiorna documento esistente

Tramite questa funzione è possibile apportare delle modifiche a documenti già registrati all’interno del database, siano essi provvedimenti (determine o delibere) o contratti.

In caso di provvedimenti, questi andranno ricercati tramite il numero di provvedimento; in caso di contratti, questi andranno ricercati tramite il primo CIG presente nel contratto (che può anche essere unico).

Una volta compilato in modo appropriato il campo di interesse (secondo le modalità definite nella seconda del manuale), è sufficiente cliccare sul pulsante “Modifica” per aprire la maschera relativa al documento da aggiornare.

Nell’eventualità di una compilazione errata del campo o della ricerca di documenti non ancora registrati nel database, apparirà una finestra di avviso come mostrato in figura 7.

152

Figura 9: finestra di avviso provvedimento

In caso, invece, di compilazione corretta, si apriranno le maschere di Provvedimento o Contratto già descritte nel manuale con i rispettivi dati da modificare.

Dopo aver effettuato le opportune correzioni o aggiunte, si procede al salvataggio.

Apri provvedimento

La funzione “Apri provvedimento” consente l’apertura del provvedimento desiderato nell’estensione indicata al momento del salvataggio (.pdf o .doc).

La ricerca si effettua digitando il numero del provvedimento sul campo designato dalla voce “Provvedimento” nel formato definito nella seconda pagina del manuale e poi cliccando sul bottone “Apri”.

Se il provvedimento non è stato ancora inserito nel database o la formulazione è errata, appare una finestra di avviso uguale a quella raffigurata in figura 9.

Apri contratto

La seguente funzione consente l’apertura della cartella relativa al contratto indicato (definito dal CUI o dal CIG), contenente le fasi di intervento della procedura di affidamento (indizione, aggiudicazione, inizio, esecuzione, conclusione, collaudo, esito) disponibili nell’Osservatorio Contratti.

La ricerca avviene compilando i campi “CUI” o “CIG” con i rispettivi codici e cliccando, infine, il pulsante “Apri”.

Se la ricerca si è svolta correttamente, si apre una cartella relativa al contratto inserito. Le fasi di intervento presenti all’interno della cartella sono documenti con estensione “.pdf”.

Se i dati sono stati immessi in modo errato o il contratto non è stato registrato nel database, allora appare la finestra di avviso raffigurata in figura 10.

153

Figura 10: finestra di avviso contratto

Estrai provvedimenti in scadenza

Le funzioni implementate in questa sezione sono due:

o individuare ed esportare in un foglio di calcolo tutti quei provvedimenti con contratti destinati a scadere entro 30 giorni dalla data di consultazione del database (tasto “Scadenza prossima”);

o individuare ed esportare in un foglio di calcolo tutti quei provvedimenti con contratti la cui scadenza va oltre la data di consultazione del database (tasto “Scadenziario completo”);

In questo secondo caso, si ha la creazione dello scadenziario personale (se il campo “Redattore provvedimento” viene compilato con un nome specifico) o di struttura (se il campo “Redattore provvedimento” viene compilato con “Tutti”).

Una volta compilato il campo “Redattore provvedimento” e selezionata la funzione di interesse, si seleziona la cartella nella quale salvare il file creato, come mostrato in figura 11.

Figura 11: salvataggio provvedimenti in scadenza

Una volta avvenuta l’estrazione, appare una finestra d’avviso con su scritto “Estrazione avvenuta” o “Scadenziario creato”, a seconda della funzione scelta.

154

Ricerca convenzioni ARCA attive

Questa funzione permette di ricercare fra tutte le convenzioni ARCA attive una parola

chiave (ad esempio il nome di un dispositivo) o un codice Repertorio.

Per cercare una parola all’interno delle descrizioni delle convenzioni ARCA attive è

sufficiente cliccare sul campo corrispondente, digitare la parola che si vuole cercare (ad

esempio “fili di sutura”) e cliccare sul tasto “Cerca”.

Apparirà una finestra di Windows in cui sarà possibile navigare per selezionare una

cartella in cui esportare un foglio di calcolo con i risultati della ricerca. Una volta

selezionata, cliccare su “Ok” nella stessa finestra per confermare. Alla fine

dell’esportazione, comparirà un messaggio di conferma (figura 12). Come riportato in

quest’ultimo messaggio, se la ricerca con una parola al singolare non ha prodotto nessun

risultato, si consiglia di effettuare una second ricerca con la stessa parola al plurale (o

viceversa). Cliccare quindi anche qui “Ok” una volta presa visione.

Figura 12: finestra di conferma di fine ricerca ARCA

Se la parola ricercata non è presente nelle convenzioni ARCA attive, comparirà l’avviso di

figura 13.

Figura 13: finestra di avviso su ricerca ARCA

Per ricercare un dispositivo specifico tramite il codice Repertorio i passaggi sono gli

stessi.

Estrai aggiudicazioni o proroghe in un determinato periodo

Tale funzione rende possibile la ricerca di provvedimenti approvati in un arco temporale

definito dall’utente. È sufficiente specificare l’intervallo di date nei due campi di testo

presenti in questa funzione e poi cliccare sul tasto con il nome corrispondente al tipo di

155

provvedimento specifico a cui si è interessati (aggiudicazioni o proroghe). I risultati

verranno esportati in un foglio di calcolo, il database consentirà di selezionare la cartella

di destinazione del file con le medesime modalità mostrate in figura 11.

Estrai contratti di un anno specifico

Nell’unico campo presente in questa sezione è possibile inserire un anno (interamente,

con tutte e quattro le cifre) per ricercare tutti i contratti stipulati nell’arco di quest’ultimo.

Cliccare poi sul tasto “Estrai” per aprire una nuova scheda del database con i risultati.

Estrai lotti/prodotti

Tramite questa funzione è possibile ricercare tutti i lotti, oppure i prodotti, relativi ad un

provvedimento. L’utente dovrà inserire nel campo di testo “Provvedimento” il numero di

provvedimento (con la prassi specificata nella seconda pagina del manuale) e cliccare sul

bottone corrispondente all’oggetto di interesse. Comparirà quindi l’usuale finestra di

selezione della cartella dove esportare il foglio di calcolo con i risultati.

Calcola risparmi

Tale funzione calcola il risparmio (in percentuale o in Euro) relativo ad un determinato

prodotto rispetto all’anno precedente. La ricerca viene effettuata tramite il numero di

provvedimento. Anche qui occorre specificare il numero di provvedimento nell’unico

campo di testo presente e cliccare sul bottone corrispondente al risparmio che si vuole

calcolare. Il database consentirà di scegliere una cartella dove esportare il foglio di calcolo

con i risultati sempre come mostrato in figura 11.

Estrai fideiussioni attive

È sufficiente cliccare il bottone “Estrai” contenuto in questa sezione per esportare un

foglio di calcolo, previa selezione della cartella di destinazione (con le solite modalità),

contenente tutte le fideiussioni attive per i contratti.

Osservatori

In questa sezione è possibile verificare quali provvedimenti/contratti sono stati caricati nei

rispettivi Osservatori e quali non. Per procedere occorre cliccare sul bottone con il nome

dell’Osservatorio d’interesse. Si aprirà successivamente una nuova maschera nel

database.

156

Osservatorio Acquisti

Figura 14: maschera dell’Osservatorio Acquisti

Inserire nel campo di testo “Numero provvedimento” il numero del provvedimento per il

quale si vuole effettuare la verifica e cliccare su “Cerca”. Nel caso in cui il provvedimento

sia già stato caricato nell’Osservatorio Acquisti, la casella di spunta mostrata in figura 14

apparirà già riempita; in caso contrario rimarrà bianca e occorrerà apporre la spunta

cliccandoci sopra. Per salvare le modifiche apportate è necessario cliccare sul tasto

“Salva”.

Una volta terminate le modifiche per un provvedimento sarà possibile effettuare una

nuova ricerca oppure tornare alla pagina iniziale, cliccando sui tasti corrispondenti.

Osservatorio Contratti

In questa maschera si può cercare un contratto attraverso il suo CIG inserendolo nel

campo di testo corrispondente e cliccando su “Cerca”.

Come per la maschera dell’Osservatorio Acquisti, una volta effettuata la ricerca, la casella

di spunta rimarrà vuota se il contratto ricercato non è ancora stato caricato

nell’Osservatorio Contratti. È sufficiente cliccare su quest’ultima per marcare il contratto

cercato come inviato all’Osservatorio. Si può anche procedere all’inserimento del CUI,

basta apporre la spunta anche sulla seconda casella (già spuntata in figura 15) per far

apparire il campo di testo dove inserire il CUI. Cliccare poi sul tasto “Inserisci” per

associare il CUI al contratto cercato.

Una volta terminate le modifiche, cliccare sul tasto “Salva” per registrare i cambiamenti.

Cliccare su “Nuova ricerca” per cercare un nuovo contratto, oppure cliccare su “Pagina

iniziale” per tornare alla maschera della pagina iniziale.

157

Figura 15: maschera dell’Osservatorio Contratti

Inserisci nuovo fornitore

Questa funzione consente di registrare nuovi fornitori all’interno del database, così da

poter abbinare i loro codici ai lotti/prodotti aggiudicati durante la registrazione di

provvedimenti e contratti.

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Figura 16: maschera Fornitore

In quest’ultima maschera sono presenti 10 campi.

• Codice fornitore: inserire il codice interno fornitore, è lo stesso assegnato dal

programma NFS.

• Ragione sociale

• Sede

• Città

• CAP

• Provincia

• Partita IVA

• Codice fiscale

• Telefono

• Indirizzo e-mail

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Una volta riempiti i campi disponibili, cliccare su “Salva” per memorizzare il nuovo

fornitore all’interno del database. È poi possibile cliccare sul bottone “Nuovo fornitore” per

pulire i campi della maschera e procedere all’inserimento di un nuovo fornitore, oppure

cliccare su “Pagina iniziale” per tornare alla maschera della pagina iniziale.

Note finali

Terminato l’uso del database, per uscire da Microsoft Access basta cliccare sulla “X” della

finestra in alto a destra come si farebbe per un qualsiasi altro programma.

160

IV. IOP.APPRP08

161

V. IOP.APPRP05

162

VI. IOP.APPRP26

163

164

165

VII. IOP.APPRP04

166

VIII. IOP.APPRP18

167

IX. IOP.APPRP28

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169

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172

X. IOP.APPRP29

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