Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione Milano

Mila

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2

Fondazione Milano- Principali aree di attività

Milano Lingue, ha al proprio interno la Scuola Superiore per Mediatori Linguistici e

l’Istituto Superiore per Interpreti e Traduttori

Milano Teatro Scuola Paolo Grassi

Milano Civica Scuola di Musica articolata in Istituti (Musica Antica, Musica Classica, Ricerca Musicale,

Civici Corsi di Jazz, I Civici Cori, CEM)

Milano Cinema e Televisione

Il 24 luglio 2000 il Consiglio Comunale approva la costituzione della Fondazione di Partecipazione Scuole Civiche di MilanoIl 4 agosto il Sindaco ne ha firmato l’Atto Costitutivo, scegliendo il modello giuridico istituzionale della “fondazione di partecipazione” e conservando al Comune funzioni di indirizzo e controllo

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Offerta formativa

CORSICURRICOLARI

FORMAZIONE PERMANENTE

FORMAZIONE PER PROFESSIONISTI

Corsi di Base (solo Dip. di Musica): sviluppo di competenze tecniche,

approf. di materie teoriche, storiche e di insieme in ambito pre-

universitario

Corsi di 1° livello (tutti i dipartimenti): modellati sui

percorsi universitari di 1° livello, forniscono gli strumenti di base per

affrontare la professione

Corsi di 2° livello (solo Dip. di Lingue e Musica): modellati sui percorsi universitari di 2° livello, approfondiscono le competenze acquisite nei percorsi di primo

livello

Corsi introduttivi: corsi propedeutici e attività di

orientamento che forniscono le basi per approfondimenti

successivi

Corsi di approfondimento: corsi monografici che offrono livelli

diversi di approfondimento delle materie e degli insegnamenti

Fondazione Milano nel complesso è un’agenzia formativa che offre anche seminari e corsi brevi su

argomenti molto specifici e mirati al completamento di competenze di persone già inserite nel mondo

del lavoro

4

Collaboratori

510

Dipendenti

203

Allievi

3.139

Bilancio

15.000.000 €

2009/2010

5

Esiti professionali

0

20

40

60

80

100%

1 anno(2006-2007)

19%

13%

67%

100%

2 anni(2005-2006)

11%

12%

77%

100%

5 anni(2002-2003)

96%

1%

100%1%

3%

Lavora

Non lavora, è in cerca oè disoccupato

Non lavora perchèstudente

Non risponde

Oltre 2/3 degli studenti impiegati entro un anno dalla conclusione dei corsi della Fondazione, con percentuali vicine al 100% nei 5 anni

* Dati tratti dall’“Indagine sugli esiti occupazionali degli ex-allievi” svolta dalla società SWG nel settembre 2008

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Stakeholder

MERCATO DEL LAVORO

RISORSE UMANE

ENTI LOCALI

PARTNER

COLLETTIVITÀ

COMUNE DI MILANO

EVENTUALI NUOVI SOCI

ALLIEVI

Fondazione Milano

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Rapporti con il Comune di Milano

Efficacia ed efficienza Bilancio non in disavanzo Iniziale aumento e mantenimento delle Ore di Formazione Allievo

Qualità Certificazione ISO 9001 entro il primo anno Progetto di benchmarking (analisi competitiva) entro il terzo anno

OBIETTIVI

Una convenzione trentennale ed alcune linee guida regolano la gestione dei quattro dipartimenti

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EFFICACIA ED EFFICIENZA

Revisione del processo di gestione dei contratti dei collaboratori esterni, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica

Revisione del processo di gestione degli ordini, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica

Sommario

9

Creare un sistema flessibile ed innovativo per la gestione dei contratti dei collaboratori esterni

Semplificare i processi aziendali ed in particolare il processo di di approvazione

Migliorare il processo di Dematerializzazione Ridurre il tempo di firma dei documenti Predisporre un sistema di protocollazione automatica

Processo Contratti: Obiettivi

10

Sistema che permette la gestione delle relazioni con gli Stakeholder aziendali

Microsoft Dynamics CRM 4.0

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Dipendenti (docenti e non docenti)

Consulenti Aziende

Partner

Fornitori

Studenti/Ex studenti

Creazione su CRM di una “entità” personalizzata che permettesse di:

Memorizzare le informazioni sui contratti Calcolare il totale aziendale in base al regime fiscale

del collaboratore Fornire una reportistica aggiornata in tempo reale sul

budget impegnato per ogni gestore Tenere traccia degli step di approvazione Mostrare uno scadenziario dei pagamenti

Realizzazione

12

Processo di approvazione

13

Fase 1

• La segreteria del dipartimento crea il contratto • Il direttore di dipartimento approva il contratto

Fase 2

• L’ufficio del personale approva il contratto• Il controllo di gestione approva il contratto

Fase 3

• L’ufficio del personale genera il contratto• La direzione firma il contratto

In ogni istante si può vedere lo stato in cui si trova un contratto

Ogni step all’interno del processo presuppone l’esecuzione di un workflow di approvazione che avviene tramite un click con conseguente risparmio di tempo

Ogni fase di approvazione non prevede più carta stampata, ma il sistema automaticamente registra la data e l’ora relativa all’esecuzione del workflow

Vantaggi

14

Nell’ottica del processo di dematerializzazione i contratti non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva

Tramite E-Dispatcher è possibile firmare con un click tutti i contratti

Firma con E-Dispatcher

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Processo di Firma

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Contratti

File Indice DispSign

Una coda è un contenitore di documenti omogenei Con un click vengono firmati tutti i documenti

all’interno di una coda

Le code

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M T L SC CODA C

Tutti i documenti vengono firmati digitalmente in chiaro (firma Adobe nativa)

Viene apposta su ogni documento un’immagine statica che rappresenta la firma autografa del firmatario

La firma digitale è conforme alle normative CNIPA E’ possibile anche annullare uno o più contratti

Proprietà di firma

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I documenti firmati in digitale vengono poi protocollati in automatico sul sistema documentale

I documenti vengono inviati in automatico al collaboratore e per copia conoscenza alla segreteria del dipartimento

Il processo post firma non prevede quindi alcuna operazione da parte della segreteria del dipartimento

Processo post - firma

19

Migliorare il processo degli ordini, riducendo il tempo di firma e di protocollazione

Processo Ordini: obiettivi e realizzazione

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DispSign File Indice

Ordini Sistema di contabilità

Integrazione di E-Dispatcher con il sistema della contabilità

Nell’ottica del processo di dematerializzazione gli ordini non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva

Il processo post-firma prevede la protocollazione in automatico sul sistema documentale, senza alcuna operazione da parte dell’utente

Vantaggi

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CRM 4.0 è estremamente flessibile, semplice, intuitivo e facilmente personalizzabile

Tramite il sistema delle viste è possibile sapere in ogni istante in che stato si trova ogni contratto

I centri di responsabilità hanno sempre a disposizione la situazione real time del budget impegnato

Permette l’esportazione dei dati in excel velocizzando la reportistica Ha apportato miglioramenti al processo di dematerializzazione con una

sensibile riduzione della carta stampata Ha apportato una riduzione dei costi del service esterno di archiviazione

documentale Ha apportato un notevole risparmio di tempo in quanto ora il processo di

autorizzazione avviene con un semplice click

Conclusioni (1/2)

22

E-Dispatcher è estremamente flessibile e permette la firma massiva di una qualunque tipologia di documenti omogenei

E-Dispatcher è facilmente integrabile con CRM Ha apportato un notevole risparmio del tempo di firma in

quanto con un semplice click permette la firma di tutti i contratti

Anche il processo post-firma migliora l’efficienza del processo stesso in quanto la protocollazione e l’invio di mail viene fatto in automatico senza bisogno dell’intervento della segreteria di dipartimento

Conclusioni (2/2)

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Crescita di una PA (1/2)

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E’necessaria una evoluzione del sistema documentale per consentire un dialogo tra le pubbliche amministrazioni (interoperabilità dei sistemi di protocollo)

Bisogna migliorare la quantità di informazioni e snellire la loro ricerca

Bisogna ridurre i tempi tra la protocollazione e l’elaborazione della corrispondenza

Bisogna migliorare la sicurezza dei dati

Crescita di una PA (2/2)

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Sviluppi futuri (1/3)

26

Ulteriore spinta al processo di dematerializzazione Creazione di un DB unico aziendaleRiduzione tempi di protocollazione e firma

Revisione del processo di stage tramite CRM 4.0 ed E-Dispatcher

Sviluppi futuri (2/3)

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Riduzione del lavoro manuale della segreteria che non dovrà più smistare mail in arrivoAggiornamento automatico di Database aziendaliAlimentazione automatica di una rubrica delle pec

Automazione dell’elaborazione delle mail in arrivo sulla casella di posta certificata tramite E-Dispatcher

Sviluppi futuri (3/3)

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Gestione delle pratiche dello studente in modo completamente dematerializzatoRisparmio di tempo per la riconciliazioneEliminazione delle ricevute di pagamento

Dematerializzazione pagamenti studenti (MAV online)