Archivio Pratiche - Gestionale Studio Legale · Pag 68 Composizione Studio ... sarà per voi un...

Pratiche AgendaUfficio Virtuale

Fattura PA Posta e Pec Timesheet

Guida all’uso del software

DepositoTelematicoPolisWeb Anagrafiche

Scadenze Documenti Parcelle

Guida all’uso del software /Sommario

Pag 3 Archivio Pratiche

Pag 7 Clienti

Pag 10 Controparti

Pag 13 Cointestatari

Pag 15 Avversari

Pag 18 Udienze

Pag 21 Scadenze

Pag 23 Documenti

Pag 25 Messaggi

Pag 28 Parcelle

Pag 36 Pagamenti

Pag 38 Contratto

Pag 40 Riserva

Pag 43 Accessi

Pag 46 Agenda Legale

Pag 49 Personalizzare i colori calendario

Pag 51 Stati della pratica

Pag 53 Timesheet

Pag 55 Sincronizzazione Calendario

Pag 57 Gestione Scadenze

Pag 59 Archivio Documenti

Pag 61 Parcelle e Fatture

Pag 63 Anagrafiche

Pag 65 Gestione Temi

Pag 68 Composizione Studio

Pag 74 Creazione carta intestata

Pag 77 Sincronizzazione Polisweb

Pag 83 Deposito Telematico

Pag 91 Fattura PA

Pag 96 Posta e Pec

Archivio Pratiche

Quanto tempo perdi cercando di fare ordine fra le pratiche legali del tuo studio?

L’ archivio pratiche legali online è il cuore di Netlex, semplice e flessibile nella ricer-ca quanto potente e completo nelle funzionalità. Grazie alla praticità di Netlex, potrai:

• Ricercare le pratiche legali per le chiavi di ricerca più comuni, quali cliente, controparte, ruolo generale e codice della pratica.

• Sommare le ricerche, ovvero trovare tutte le pratiche legali archiviate che han-no un determinato cliente ed una determinata controparte.

Archivio PraticheGuida all’uso del software 04

Fig. 1: Archivio delle pratiche legali


Fig. 2: La scheda di una pratica

Fig. 3: Come modificare una pratica legale archiviata


Fig. 4: Personalizzare l’archivio pratiche

Pratiche / Clienti

La sezione consente di aggiungere clienti alla pratica, pescandoli dall’anagrafica esistente o creandone di nuovi. Questa sezione consente di avere a disposizione rapidamente l’elenco dei clienti della pratica, e consultare eventualmente i reca-piti telefonici o l’email.

All’aggiunta di un nuovo cliente si aprirà la maschera di ricerca dell’anagrafica (vedi sezione anagrafica) in cui pescare dall’archivio di clienti esistenti.

Pratiche / ClientiGuida all’uso del software 08

In entrambi i casi, all’atto dell’aggiunta del cliente all’archivio va definito il ruolo del cliente nella pratica.

Se il cliente non dovesse essere presente nell’anagrafica, si può creare tramite il tasto rapido “Nuovo Cliente”

Pratiche / ClientiGuida all’uso del software 09

Pratiche / Controparti

Con lo stesso meccanismo della sezione dei clienti, questa sezione permetti di ag-giungere controparti alla pratica.

Pratiche / Controparti Guida all’uso del software 11

Pratiche / Controparti Guida all’uso del software 12

Come nel caso dei clienti e delle controparti va definito il ruolo dell’anagrafica as-sociata alla pratica.

A termine dell’inserimento di ogni nuovo cliente o controparte, il software aggior-na l’intestazione della pratica automaticamente.

Pratiche / Cointestatari

In questa sezione è possibile definire gli avvocati cointestatari della pratica.

Pratiche / Cointestatari Guida all’uso del software 14

Pratiche / Avversari

Pratiche / AvversariGuida all’uso del software 16

Ancora sulla scia della sezione clienti e controparti, in questa sezione è possibile definire chi sono gli avvocati avversari.

Nel caso degli avversari non è necessario definire un ruolo all’atto dell’associazione alla pratica. Come per clienti e controparti si può pescare da archivio esistente o aggiungere un nuovo avvocato avversario. Nel caso si aggiunga, il nuovo avvoca-to verrà salvato automaticamente nell’anagrafica.

Pratiche / AvversariGuida all’uso del software 17

Pratiche / Udienze

In questa sezione viene memorizzata l’agenda legale della pratica. Le udienze sono presentate in ordine cronologico nelle loro fasi. Il software assicura un mec-canismo di sicurezza per assicurarsi che nessuna udienza venga persa o non scari-cata. Maggiori approfondimenti su questo meccanismo sono presenti nella sezione della guida “Agenda”.

Pratiche / UdienzeGuida all’uso del software 19

All’apertura della pratica sarà possibile scrivere il primo appuntamento in agenda legale della pratica tramite il tasto “Inserisci prima udienza”.Da quel momento in poi sarà possibile rinviare le udienze tramite il tasto “Rinvia”. Non è possibile variare la data di udienze già rinviate.

Figura 1: Lista delle Udienze

Figura 2: inserimento prima udienza

Pratiche / UdienzeGuida all’uso del software 20

Figura 3: Scheda udienza

Figura 4: Rinvio udienza

Figura 5: Udienza nel calendario

Pratiche / Scadenze

Scadenze ed adempimenti della pratica

In questa sezione è possibile segnare scadenze, adempimenti ed appuntamenti relativi alla pratica. In questo modo è possibile tener traccia di tutte le attività svolte al di fuori dell’attività giudiziale per il cliente. Le scadenze inserite nella pratica con-fluiscono automaticamente nel calendario.

Pratiche / ScadenzeGuida all’uso del software 22

Pratiche / Documenti

Pratiche / DocumentiGuida all’uso del software 24

La funzione di gestione documenti, permette all’utente di salvare tutti i documenti redatti o ricevuti nell’ambito dell’attività svolta per i clienti. Lettere, fax, documen-tazione ricevuta ed inviata possono essere salvati nella sezione documenti della pratica.

Pratiche / Messaggi

Messaggi della pratica

Tramite la sezione di messaggistica della pratica, gli utenti possono scambiarsi comunicazioni di varia natura. Se questi messaggi vengono scambiati all’interno della pratica le conversazioni riman-gono allegate nella sezione “Messaggi della pratica”.

Pratiche / MessaggiGuida all’uso del software 26

Pratiche / MessaggiGuida all’uso del software 27

Pratiche / Parcelle

Pratiche / ParcelleGuida all’uso del software 29

In questa sezione è possibile emettere i preavvisi di parcellazione, le fatture e le note di credito relative alla pratica. Per emettere un nuovo documento fiscale premete il bottone “Nuovo”. Per modificare un documento esistente cliccate semplicemente sulla riga corrispondente nella lista.

E’ possibile inserire le voci di costo relative agli onorari, alle spese esenti ed a quelle imponibili. E’ inol-tre possibile decidere se applicare le spese generali . La cassa avvocati viene calcolata in maniera automatica.

Figura 1: Scheda fattura sintetica


Figura 1: Scheda fattura sintetica

Figura 2: Scheda fattura analitica


Figura 3: Riepilogo fattura sintetica

Figura 4: Riepilogo fattura analitica


Figura 5: Aggiunta dettaglio fattura analitica

Figura 6: Importazioni voci fattura analitica


Figura 7: Importazione impegni in fattura

Figura 8: Importazione spese in fattura


Figura 9: Importazione contratto in fattura

Figura 10: Importazione tariffario in fattura

Figura 11: Importazione timesheet in fattura

N.B:

Per quanto riguarda preavvisi di parcella e note di credito, il meccanismo è lo stesso riportato sopra.L’unica differenza è la presenza di un pulsante “TRASFORMA IN FATTURA” per i preavvisi di parcella.


Figura 12: Stampa di una fattura

Pratiche / Pagamenti

Pratiche / PagamentiGuida all’uso del software 37

Pagamenti della praticaNei pagamenti della pratica è possibile tener traccia delle spese effettuate per conto del cliente e degli acconti e i saldi incassati. E’ inoltre possibile correlare tutte queste informazioni con i doc-umenti fiscali emessi. Il software provvede a calcolare la differenza tra le fatture non pagate e le spese anticipate con gli incassi effettivi. In questo modo è possibile calcolare la differenza a saldo dovuta allo studio.

Di seguito il dettaglio di una scheda pagamento :

Pratiche / Contratto

Pratiche / ContrattoGuida all’uso del software 39

contratto della praticaQuesta sezione vi permetterà di emettere un contratto preventivo per il cliente in base alle nuove tariffe stabilite con la pubblicazione sulla “Gazzetta Ufficiale” del 22 agosto 2012 n. 195 del decreto del ministero della Giustizia 20 luglio 2012 n. 140.

Pratiche / Riserva

Pratiche / RiservaGuida all’uso del software 41

La policy di default di Netlex è quella di dare visibilità alle pratiche a tutti gli utenti interni dello studio, salvo se diversamente indicato. In questa sezione è possibile riservare l’accesso ad alcune pratiche soltanto a determinati tipi di utenti. Si consideri che il sistema aggiunge automaticamente l’utente proprietario (creatore) della pratica alla lista di coloro che possono accedere.

Figura 1: Accessi interni

Pratiche / RiservaGuida all’uso del software 42

N.B: Un’impostazione di Netlex, ci permette di riservare automaticamente (al solo proprietario) le pratiche sincronizzate da Polisweb (la modifica sarà effettiva alla sincronizzazione successiva)

Pratiche / Accessi

Pratiche / AccessiGuida all’uso del software 44

In questa sezione è possibile aprire l’accesso ai clienti ai dati della pratica. In questo modo Netlex sarà per voi un “ufficio virtuale” nel quale i clienti potranno visualizzare lo stato della pratica, control-lare le udienze, e visualizzare eventuali documenti che voi vorrete mettergli a disposizione.

Una volta creato un utente esterno nella sezione di composizione dello studio, sarà possibile aggiun-gerl o alla pratica semplicemente cliccando su “Nuovo” nella sezione degli accessi.

Per revocare l’accesso a tale pratica selezionale l’utente esterno e rimuovetelo dalla lista degli utenti autorizzati a visualizzare la pratica.

Questo tipo di accesso è in sola lettura, e nessun tipo di modifica ai dati può essere effettuata.

Figura 1: Utenti esterni

Figura 2: Abilitare utente esterno alla pratica

Pratiche / AccessiGuida all’uso del software 45

Figura 3: Lista utenti esterni nello studio

Figura 4: Scheda utente esterno

Figura 4: Scheda utente esterno

Agenda Legale

Agenda LegaleGuida all’uso del software 47

In viaggio, in trasferta o in tribunale, ti basta una connessione per non perdere neanche una delle attività giudiziali del tuo studio legale.

L’agenda legale elettronica di Netlex è studiata per renderti partecipe di quello che succede nel tuo studio legale e di poter intervenire. Anche quando non sei alla scrivania, puoi:

• Allegare le udienze alle pratiche, e vederle ordinate sul Calendario in ordine cronologico.• Gestire le udienze, tramite la “Stampa foglio udienze”: avrai un comodo report da portare

con te in tribunale, dove potrai annotare gli eventi della giornata e scaricarli direttamente nel software una volta in ufficio, o dove e quando vorrai.

• Scaricare l’agenda legale direttamente online per chi possiede un dispositivo tablet o portatile ed una connessione ad internet.

Fig. 1: Vista mensile

Fig. 2: Vista settimanale

Agenda LegaleGuida all’uso del software 48

Fig. 3: Vista giornaliera

Si può anche scegliere un giorno specifico.

Personalizzare i colori

Personalizzare i coloriGuida all’uso del software 50

È possibile personalizzare i colori degli impegni visibili sul calendario dalla sezione Studio => Tabelle => Tipologie impegno.

FIgura 1 : Menù di modifica colori tipologie impegno

FIgura 2 : Lista delle tipologie impegno

FIgura 3 : Modifica tipologie impegno

Stati della Pratica

Stati della praticaGuida all’uso del software 52

Quale avvocato non ha mai rinviato un’udienza?In Netlex è possibile personalizzare gli stati della pratica (ad esempio indicarne la definitiva chiusura, rendendo le udienze non rinviabili)

Figura 1: Menù stati pratica

Figura 2: Lista stati pratica

Figura 3: Rendere l’udienza della pratica non rinviabile

Timesheet

TimesheetGuida all’uso del software 54

I timesheet permettono di gestire le ore spese sulle pratiche da tutti i collaboratori, ed è integrato con le parcelle. È inoltre possibile decidere se rendere le attività visibili ad utenti esterni.

Figura 1: Lista delle attività di una pratica

Figura 2: Modifica dettaglio attività

Sincronizzazione calendario

La funzione presente nel calendario permette di portare i vostri appuntamenti sui vostri dispositivi mobili o calendari esterni. Di seguito l’elenco dei passi da effettuare per ottenere l’esportazione.

Per prima cosa procuratevi l’indirizzo sicuro del vostro calendario, protetto da token cliccando su “Richiedi indirizzo per disp. mobili IOS” dal menù “Utilità”.

Sincronizzazione CalendarioGuida all’uso del software 56

Nella schermata di riepilogo potete prendere l’indirizzo del vostro calendario o riceverne una co-pia via email.

Gestione Scadenze

Scadenze ed adempimentiL’ organizzazione e la precisione sono i punti di forza di uno studio legale: chi, più di un Avvocato, non può permettersi di perdere di vista una scadenza?

Netlex tiene traccia di tutte le scadenze e gli adempimenti e ti avvisa quando è il momento, per permetterti di concentrarti solo sul tuo lavoro. Con il nostro software cloud potrai programmare:

• Scadenze di tipo extra-giudiziale quali documenti da preparare, pagamenti, appuntamenti con i clienti.

• Reminder e Alert delle scadenze, che ti avvisano direttamente via email con una notifica.

Inoltre, le scadenze si dividono in due tipologie: scadenze libere e scadenze collegate alla pratica, una divisione semplice ma efficace per la pianificazione del lavoro.

Gestione ScadenzeGuida all’uso del software 58

Archivio Documenti

Archivio DocumentiGuida all’uso del software 60

Una pratica può contenere materiale ed allegati sempre diversi, per questo deve essere consulta-bile ovunque ed in qualsiasi momento.

Documenti, relazioni, lettere o fotografie? Con Netlex hai a disposizione una cartella Documenti che ti sarà utile in corso di procedimento legale, perché ti permetterà di:

• Allegare documenti, relazioni, lettere o fotografie alla pratica.

• Ricercare, allegare e modificare i documenti prodotti dallo studio

• Archiviare quelli ricevuti dall’esterno.

Parcelle e Fatture

Parcelle e FattureGuida all’uso del software 62

Parcelle e fatture

Il pagamento, croce e delizia di qualsiasi professionista, è un momento delicato per te e per i clienti

del tuo studio legale.

Netlex ti assicura la sicurezza dei dati e dei documenti fiscali, infatti potrai affidargli:

• La gestione generale delle parcelle e delle fatture, tenendo sotto controllo ogni singola parte

del processo di fatturazione.

• La formulazione rapida del contratto cliente / avvocato, compilando il modello solo con i campi

necessari, a seconda del cliente.

Anagrafiche

Anagrafiche

Vi è mai capitato di dover contattare un cliente e di doverlo fare nel minor tempo possibile?

Con Netlex, il gestionale che porta lo studio legale ovunque, inserisci i dati dei clienti, della contro-

parte, degli avversari, del Dominus e li trovi subito disponibili, ovunque tu sia.

E se la ricerca si fa più approfondita, puoi contare su un Motore di Ricerca Multianagrafica, che ti

permette di “scartabellare” l’intero archivio in pochi secondi.

AnagraficheGuida all’uso del software 64

Gestione Temi

Gestione TemiGuida all’uso del software 66

Il pannello di gestione temi, permette di modificare l’aspetto del programma e di selezionare la

combinazione di colori che si preferisce. L’impostazione è personale all’utente, quindi la scelta non

influenza il tema degli altri utenti.

Gestione TemiGuida all’uso del software 67

Composizione Studio

Composizione studio

Segui i nostri consigli per popolare il tuo studio online in 3 semplici passi!

1. Aggiungi gli utenti che fanno parte del tuo studio

Composizione StudioGuida all’uso del software 69


2. Inserisci la tua prima pratica

3.Inserisci i tuoi impegni e le tue udienze nel calendario


Finito!

Ora sei pronto per utilizzare al meglio il tuo studio legale online.

carte Intestate

Carte intestateGuida all’uso del software 75

Figura 1: Impostazione carta intestata

Dal menu Studio => Carte intestate è possibile personalizzare il logo dello studio ed usarlo nelle in-

testazioni delle fatture

Figura 2: Scheda carta intestata

Carte intestateGuida all’uso del software 76

Figura 3: Utilizzare una carta intestata

Figura 4: Logo personale in fattura

Polisweb

Sincronizzazione poliswebÈ ora disponibile la sincronizzazione con Polisweb!In questa sezione potrai accedere alle tue pratiche presso i Registri di Cancelleria e consultarle in tempo reale.Basta inserire nel Pc la business key per iniziare, selezionando la voce “Richiedi sincron-izzazione” dal menù Polisweb.

PoliswebGuida all’uso del software 78


In caso di aggiornamenti di udienze non importabili automaticamente verrà richiestà l’approvazi-one dell’utente.

Al completamento della sincronizzazione troveremo una schermata di questo tipo, che ci permet-terà di accedere alla relativa scheda di riepilogo


ATTENZIONE!!!È possibile sincronizzare anche la singola pratica, dal menù “Polisweb” della stessa.

Deposito telematico

Deposito telematicoGuida all’uso del software 84

PROCESSO CIVILE TELEMATICO (PCT)

In questa sezione potrai depositare telematicamente gli atti inerenti un procedimento giudiziario.Per effettuare un deposito hai due opzioni disponibili:

A) Accedere tramite l’apposito menù, cercando la pratica che ti interessa (comodo se ricordi il nome cliente, RG o codice della pratica)

B) Direttamente dal menù della pratica


A questo punto il programma stesso ci indica i requisiti (mancanti) per proseguire nella spedizione della busta telematica.

Ecco un esempio di procedura da seguire per effettuare un deposito telematico:

1) Seleziona il tipo di atto e il ruolo

2) Indicare lo stato del deposito, aggiungere riferimenti o domande (opzionale)


3) Scegliere quali documenti allegare tra quelli presenti nella pratica, selezionando l’atto principale (trasformato da un documento di testo, quindi non un’immagine o scansione)

3.1) Ecco come allegare i documenti per un deposito:

N.B.Per proseguire nel deposito è necessario aver inserito nella pratica i codici fiscali delle parti, nonché aver inserito il codice fiscale dell’avvocato depositante nella sezione Studio > Utenti e dati studio.

4) Segue una schermata di riepilogo, che mostra ciò che andremo a depositare:


5) Per procedere, clicca su Firma Documenti e inserisci il codice PIN della tua business key


6) Ti verrà chiesto di consentire l’esecuzione del plugin Java: basta cliccare su “Consenti sempre” (oppure “Esegui sempre su questo sito”, a seconda del browser utilizzato).

Alla conferma, partirà la lettura dei certificati presenti sul dispositivo per generare la firma digitale.

7) Ora sei ad un passo dalla spedizione. Firmati i documenti, puoi scegliere se procedere con un invio simulato (in questo caso non verrà inoltrato all’autorità) o con un invio reale.


8) Ora non ci resta che attendere la spedizione della busta e l’approvazione del cancelliere. Riceverai 4 emails di conferma sulla tua P.E.C.


9) Ecco la schermata che mostra l’accettazione della busta in seguito alla spedizione.

10) FINITO! COMPLIMENTI!

Hai appena terminato il tuo primo deposito telematico.

Fattura PA

Fattura PAGuida all’uso del software 92

Ecco invece come generare la fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione, firmarla e invia-rla al sistema di interscambio.

Figura 1: Indicare la pubblica amministrazione per l’invio

Indica il codice fiscale di una pubblica amministrazione nella scheda cliente

Dalla sezione Studio => Utenti e dati studio seleziona l’avvocato emittente e modifica il tipo di ritenuta.


Individua la fattura da inviare alla pubblica amministrazione


Verrà richiesto il codice PIN del dispositivo di firma digitale


Clicca sul pulsante “invia” per spedire la fattura appena firmata

Posta e Pec

Posta e PecGuida all’uso del software 97

Per configurare la propria Pec (e posta ordinaria) in Netlex, è necessario accedere alla sezione Studio => Configurazione email

Figura 1: Impostare un account email (Pec / Ordinario)

In seguito possiamo aggiungere il nostro account di posta elettronica certificata, necessario per il deposito telematico degli atti.

Troverete una schermata come questa, dove indicare:

Gestore Pec => Chi gestisce il servizio di posta elettronica certificata a cui accedete.Indirizzo Pec => Indirizzo dichiarato all’ordine di appartenenzaUsername / Password / Conferma Password => Sono i dati di accesso alla vostra posta elettronica certificata (quelli con cui effettuate il login)Utilizza per Deposito Telemaico e Fatturazione Elettronica => Da spuntare nel caso in cui si abbia un solo account PEC. o per rendere predefinito in caso di multi-account.

Figura 2: Scheda configurazione PEC


Figura 3: Scheda configurazione Mail Ordinaria

Figura 4: Accedere alla Mailbox


Figura 5: Elenco dei messaggi di posta

Figura 6: Fascicolare le email

Email: [email protected]

Telefono: +39 0698380941

Fax: +39 068110031

Contatti

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