APPUNTI PER IL CORSO DI PREPARAZIONE AGLI ESAMI … · 5.1.1 Primi passi con un database 5.1.1.1...

APPUNTI PER IL CORSO DI PREPARAZIONE AGLI ESAMIPER IL CONSEGUIMENTO DELLA PATENTE EUROPEA

DEL COMPUTER

MODULO 5:

Basi di dati

C. Amoroso - V. Palmerio

versione 1 – Settembre 2001

Modulo 5: Basi di dati – Microsoft Access

Appunti per il corso di preparazione agli esami per il conseguimento della Patente Europea del Computer 2

Nota:

Questi "Appunti" sono nati dalla raccolta degli appunti delle lezioni (per lapreparazione agli esami per il conseguimento della Patente Europea del Computer)tenute dagli autori nel corso dell’anno 2001.Si tratta di Appunti perché ogni documento non può essere definito puntuale ecompleto come un manuale, ed inoltre non ha la pretesa di sostituire altre fonti diinformazioni, più attendibili e più aggiornate.

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INDICE

5.1 PER INIZIARE............................................................................................................................................... 5

5.1.1 PRIMI PASSI CON UN DATABASE .................................................................................................................. 65.1.1.1 Aprire un programma di database ...................................................................................................... 65.1.1.2 Aprire un database esistente con l’impostazione predefinita.............................................................. 65.1.1.4 Salvare un database su hard disk o floppy disk .................................................................................. 7

5.1.2 MODIFICARE LE IMPOSTAZIONI DI BASE ...................................................................................................... 95.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo.......................................................................... 95.1.2.2 Modificare la barra degli strumenti.................................................................................................... 9

5.2 CREARE E GESTIRE UN DATABASE .................................................................................................... 10

5.2.1 OPERAZIONI DI BASE................................................................................................................................. 105.2.1.1 Impostare e pianificare il database................................................................................................... 105.2.1.2 Creare una tabella con campi ed attributi ........................................................................................ 115.2.1.3 Inserire/modificare dati in una tabella ............................................................................................. 165.2.1.4 Eliminare un record .......................................................................................................................... 17

5.2.2 MODIFICARE UNA TABELLA ...................................................................................................................... 175.2.2.1 Modificare gli attributi di una tabella e le proprietà dei campi........................................................ 18

5.2.3 GLI INDICI ................................................................................................................................................. 195.2.3.1 Gli indici: cosa sono e a cosa servono.............................................................................................. 195.2.3.2 Come si impostano gli indici............................................................................................................. 195.2.3.3 Come si impostano gli indici su più di un campo.............................................................................. 20

5.2.4 LE CHIAVI ................................................................................................................................................. 205.2.4.1 Cos’è una chiave primaria e a cosa serve ........................................................................................ 205.2.4.2 Come s’imposta una chiave primaria ............................................................................................... 215.2.4.3 I diversi tipi di chiave primaria......................................................................................................... 22

5.2.5 LE RELAZIONI............................................................................................................................................ 225.2.5.1 Cosa sono.......................................................................................................................................... 225.2.5.2 Come impostare una relazione (con un esempio) ............................................................................. 23

5.3 USO DI MASCHERE................................................................................................................................... 25

5.3.1 CREARE UNA MASCHERA .......................................................................................................................... 255.3.1.1 Creare una semplice maschera ......................................................................................................... 265.3.1.2 Inserire i dati in un database usando semplici maschere ................................................................. 27

5.3.1 MODIFICARE UNA MASCHERA................................................................................................................... 285.3.2.1 – 5.3.2.2 Definire la formattazione del testo e cambiare il colore dello sfondo ............................... 295.3.2.3 Importare una immagine o un file grafico ........................................................................................ 31

5.4 REPERIRE LE INFORMAZIONI.............................................................................................................. 33

5.4.1 OPERAZIONI DI BASE................................................................................................................................. 335.4.1.1 Accedere a un database esistente...................................................................................................... 335.4.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati ............................................................................. 345.4.1.3 Creare una semplice query ............................................................................................................... 365.4.1.4 Creare una query con criteri multipli ............................................................................................... 455.4.1.5 Salvare una query ............................................................................................................................. 465.4.1.6 Applicare dei filtri a una query ......................................................................................................... 465.4.1.7 Rimuovere dei filtri a una query ....................................................................................................... 46

5.4.2 PERFEZIONARE UNA INTERROGAZIONE ..................................................................................................... 475.4.2.1 Aggiungere campi a una query ......................................................................................................... 475.4.2.2 Eliminare campi da una query .......................................................................................................... 48

5.4.3 RICERCARE, SELEZIONARE ED ORDINARE ................................................................................................. 49



5.4.3.1. Ricercare, selezionare e ordinare i dati sulla base di criteri assegnati ........................................... 495.4.3.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati comuni operatori logici ....................................................... 50

5.5 RENDICONTI............................................................................................................................................... 54

5.5.1 GENERARE RAPPORTI................................................................................................................................ 545.5.1.1 Presentare dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza ........................................ 555.5.1.2 Modificare un rapporto..................................................................................................................... 575.5.1.3 Creare e personalizzare intestazioni e piè di pagina ........................................................................ 585.5.1.4 Raggruppare i dati di un rapporto .................................................................................................... 59



tabellarecord

campo

5.1 Per Iniziare

Nella vita quotidiana si interagisce di continuo con un grande quantitativo di dati e, spesso,sorge la necessità di immagazzinarli in modo che risultino accessibili in ogni momento erapidamente. Se, ad esempio, bisogna chiamare spesso alcuni clienti tramite telefono, siuserà un sistema per memorizzare i numeri telefonici, quale può essere ad esempio unarubrica, piuttosto che far ricorso alla sola nostra memoria.La rubrica altro non è che una raccolta di dati, un insieme di informazioni organizzate (Nome,Cognome e Numero Telefonico). Se i dati li organizziamo con un apposito software per PC,anziché su fogli di carta, questo insieme di informazioni organizzate e “computerizzate”prende il nome di DATABASE. Un Database in definitiva non è altro che una raccolta diinformazioni opportunamente organizzata in forma “digitale”.Ad esempio il catalogo delle schede di una biblioteca, l'elenco telefonico, un'enciclopedianelle loro realizzazioni elettroniche (es: archivio libri elettronico, elenco telefonico su CD,enciclopedie su CD) sono database a tutti gli effetti.Vediamo come è strutturato un database in forma elettronica. Nel seguito, come esempio, siutilizzerà un fittizia rubrica telefonica per esemplificare i nuovi concetti che incontreremo. Inuna rubrica, realizzata “su carta”, abbiamo una situazione del genere:

Abbiamo quindi una TABELLA e la versione elettronica viene realizzata in manieraconcettualmente analoga. I dati nei database sono sempre organizzati in tabelle, almenonella loro forma più semplice. All’interno della tabella si possono distinguere degli elementipiù piccoli e molto importanti i RECORD ed i CAMPI. Un record è semplicemente una rigaintera della tabella e cioè l’insieme delle informazioni relative ad un elemento del nostrodatabase di esempio. La figura mostra un database con 3 record. “Del Giudice Marco0862/8454987”, ad esempio, è un record del database.Il record stesso si suddivide in più campi. Nel nostro esempio per ogni record ci sono trecampi, il campo “cognome”, il campo “nome” ed il campo “n. Telefonico”, quindi un camporappresenta una categoria di informazioni all’interno del record. Nella tabella di esempiosottostante si individuano tre record e quattro campi.

Questa struttura ordinata a tabella permette una facile gestione del database (aggiunta/modifica/cancellazione di record) e rende relativamente facile la ricerca dei dati. Si pensiall’elenco telefonico d’Italia su CD (esiste!), basta inserire il numero di telefono di unapersona ed immediatamente troveremo nome, cognome, indirizzo ecc...Inoltre consente anche di “relazionare” molto facilmente diverse tabelle tra loro. Infatti, undatabase è generalmente costituito da più tabelle “piccole” messe tra loro in relazione.

Cognome Nome N. TelefonicoAmbrosini Luigi 085/8254132Del Giudice Marco 0862/8454987Rossi Paolo 06/78645479

Cognome Nome N. cellulare N. Tel abitaz.Ambrosini Luigi 335/3535641 085/8254132Del Giudice Marco 347/2829711 0862/8454987Rossi Paolo 328/0887156 06/78645479



Ciò consente una maggiore efficienza rispetto ad un’unica tabella molto grande; per ilmomento consideriamo tabelle singole. Questo concetto tuttavia sarà affrontato più avanti.Tra i vari software disponibili che consentono la creazione e gestione di database tratteremoin dettaglio il prodotto di casa Microsoft: MS Access.

5.1.1 Primi passi con un database

5.1.1.1 Aprire un programma di database

L’apertura avviene, come per tutti i programmi, intre passi:

1. Fare clic sul pulsante Start;2. Fare clic sulla categoria Programmi;3. Fare clic su Microsoft Access.

L’interfaccia si presenta nel modo seguente:

Tramite la finestra interna possiamo scegliere se aprire un database esistente (quelli apertipiù di recente sono visibili in una lista) oppure se vogliamo creare un database vuoto.

5.1.1.2 Aprire un database esistente con l’impostazione predefinita

Supponendo ora di voler aprire un database esistente (Rubrica.mdb) non presente nellalista, si deve:

A. Selezionare la voce Apri file esistente;


Appunti per il corso di preparazione agli esami per i

B. Selezionare la voce Altri file;C. Confermare tramite il tasto OK;D. Si apre la finestra con la quale è

possibile “navigare” sulle memoriedi massa (Hard disk, CD ROM,floppy disk…) per prelevare ildatabase che si vuole aprire.

A questo punto si apre il database e inAccess dobbiamo subito prendere

familiarità con la finestra sottostante checonsente di accedere ai vari “oggetti”presenti in un database realizzato conAccess. Per ora ci concentriamo solosulla voce Tabella che è quellaselezionata all’apertura del nostrodatabase di esempio. Come vediamo èpresente solo una tabella, il cui nome èRubrica e poi è possibile creare unanuova tabella in tre modi diversi maquesti li vedremo più avanti. Se

eseguiamo un doppio clic sullavoce Rubrica si aprirà la tabellarelativa nella quale sono visibiliquattro record e cinque campi.La modifica di un qualunquecampo di un record èun’operazione molto semplice,poiché basta selezionare il campostesso (con un singolo clic) emodificarlo!

5.1.1.4 Salvare un database su hard

Il salvataggio di un file di database aaltri programmi:

1. Selezionare la voce di menu F2. Selezionare la voce di menu S3. Tramite la finestra di navigazi

il salvataggio del file (hard dis

Da sottolineare un fatto: in Accessimmediatamente il nome che si vupertanto all’atto del salvataggio bastquando nessuna tabella è attiva.

l conseguimento della Patente Europea del Computer 7

disk o floppy disk

vviene nello stesso modo visto per gli

ile;alva;

one selezionare l’opportuna unità perk, floppy, zip..).

quando si crea un nuovo database viene chiestoole assegnare al file (database) che si sta creando,erà salvare. L’opzione Salva con nome è attiva solo



La chiusura del database avviene tramite la chiusura della finestra relativa alla gestione ditutti gli oggetti di un database, che è quella della figura seguente:

Per quanto riguarda le funzioni di help, questesono accessibili richiamandole dalla barra deimenu alla apposita voce “?”, dove compare ilsolo "punto di domanda"; la procedura daseguire è:

1. Fare clic sul punto di domanda sullabarra dei menu;2. Fare clic sulla voce Guida in linea3. Apparirà la finestra di help (o l’assi-stente office, se installato) ;4. Riempire la casella con la voce di cui sidesidera avere maggiori informazioni5. Fare clic sul tasto cerca.

Non resta che leggere i risultati �. Si fa notare che se non fosse presente l’assistente officeallora la procedura è la seguente:

1. Nella barra degli strumenti premere sempre sul pulsante “?”;2. Si apre la finestra della Guida in linea che consente di ottenere aiuti e

suggerimenti sull’uso del programma;3. Si seleziona la scheda Ricerca libera (oppure indice) ;4. Si inserisce l’argomento per il quale si vuole aiuto;5. Fare clic sul pulsante Cerca;6. Si visualizza l’argomento richiesto nel riquadro a destra.



5.1.2 Modificare le impostazioni di base

5.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo

Quando si hanno varie tabelle (o varie maschere, query – vedremo più avanti cosa sono)può essere utile modificare le impostazioni di visualizzazione dello schermo per trovare piùfacilmente ciò che si cerca. Prendendo spunto dalla fig. 1 sottostante, vedremo che le varieicone visibili sono ordinabili in accordo con le voci del menu di fig. 2. Il significato èautoesplicativo e pertanto si rimanda il lettore a “fare delle prove”, creando diverse tabelle(anche vuote) e provando i vari comandi.

5.1.2.2 Modificare la barra degli strumenti

La barra degli strumenti è personalizzabile tramite laseguente operazione:

1. Fare clic sulla voce di menu Visualizza;2. Fare clic sulla voce di menu Barra degli

strumenti;3. Fare clic sulla voce di menu Personalizza;4. Si apre la finestra di personalizzazione delle

barre degli strumenti;5. Selezionare/deselezionare le barre che si

desidera visualizzare/nascondere;6. Confermare con il tasto Chiudi.



5.2 Creare e gestire un database

5.2.1 Operazioni di base

5.2.1.1 Impostare e pianificare il database

La pianificazione e l’impostazione di un database sono i passi più importanti in assoluto. Sequeste due operazioni sono fatte troppo alla leggera, alla lunga il database può risultareinefficiente, o addirittura inadatto allo scopo. Facciamo un esempio: supponiamo di volercreare un archivio per tutte le videocassette che possediamo. Come costruiamo la tabella?Quanti campi usiamo? Come li chiamiamo? Ci sono (o ci saranno) molte videocassette daarchiviare? Quali informazioni voglio ottenere dal database quando l’avrò terminato? Ecc..

Una soluzione potrebbe essere la seguente:ci sono 4 campi (dalla figura vedete quali) epotrebbero essere sufficienti. Ma anche conpoche videocassette se semplicemente dalnostro archivio volessimo sapere quantodura un film non sapremmo rispondere,allora ecco un altro campo importante chepuò essere aggiunto nel nostro esempio. E

se tra un anno ci compriamo un lettore DVD? Se compro dei film su questo supporto e licatalogo con questo database non saprò se un film è su videocassetta o dvd controllandodal database stesso, allora potrei aggiungere anche il campo “Supporto” ad indicare il mezzosu cui si trova il film. Ecco come apparirebbe ora la tabella:

Potremmo fermarci qui (ed, in effetti, lo faremo), ma se si volesse costruire un databaseraffinato si potrebbe includere un campo per l’attore protagonista, o più campi per i vari attoridi rilievo. Se proprio volessimo esagerare anche un campo molto “lungo” con un piccolocommento al film (o un sunto della storia). Inoltre, potremmo anche pensare di inserireun’immagine della locandina del film!La scelta, quindi, di quali e quante informazioni inserire nel database dipende dalle esigenzeche lo stesso deve soddisfare. Ad esempio, per la famiglia potrebbe già bastare un databasestrutturato come quello di fig. 2, ma per una videoteca sicuramente no! L’inserimentodell’immagine della locandina, ad esempio, potrebbe rivelarsi molto utile se il gestore vuolemettere su internet l’archivio dei film per rendere possibile la prenotazione dei titoli da webed un’immagine sarebbe sicuramente d’effetto!Con questo esempio speriamo di aver chiaritol’importanza della pianificazione ed organizzazione di un database. Esso deve essere ilgiusto compromesso tra ricchezza d’informazione che deve fornire quando si usa percercare dati e semplicità di realizzazione dello stesso in fase di costruzione.Dagli esempi visti finora risulta molto chiara l’importanza delle tabelle che sono il fulcro diqualunque database perché sono i contenitori dei dati.Pertanto possiamo concludere che la pianificazione di un database consiste, nella suaaccezione più semplice, nel capire come strutturare le tabelle che si useranno.

NB: i dati possono essereinesatti

Fig. 1

Fig. 2



Aggiungiamo infine che in Access, lanciando il programma e aprendo qualunque database,si ha la finestra della figura sottostante con cui conviene prendere molta confidenza: è la piùutilizzata! Nella parte evidenziata si nota il pulsante relativo alle tabelle e poi via via iseguenti “strumenti”:

- Query: le query (richieste, dall’inglese) sonostrumenti utili in fase di ricerca informazioni eservono ad "eliminare" tutti i dati che noninteressano facendo apparire solo quelli di cui siha bisogno. Sono un filtro attraverso le cuimaglie passano solo i dati di cui abbiamonecessità.

- Maschere: permettono la visualizzazione egestione dei dati contenuti nelle tabelle e nellequery; di solito rappresentano l'interfacciaprincipale tra il programma e l'utente perché inesse risulta più comodo l'inserimento dei dati. In

sostanza mo-strano le tabelle in una forma estetica-mente più piacevole.

- Report: riepilogano i dati di tabelle o query per consentirne la stampa o l'analisi,permettendo l'individuazione dei dati più importanti.

Questi strumenti saranno trattati in dettaglio più avanti ed i restanti esulano dallo scopo diquesto corso. Pertanto proseguiamo con l’analisi in dettaglio delle tabelle.

5.2.1.2 Creare una tabella con campi ed attributi

Una tabella può essere creata in tre modi diversi, il risultato però sarà sempre una tabella! Sideve:

- selezionare “Tabella” nella finestra che gestisce i database e si deve fare clic su unadelle tre icone:

a.

b.

c.

e poi premere sul pulsante “Nuovo”. In questomodo sarà immediatamente attivata la creazionedi una nuova tabella nella modalità corrispon-dente. Alternativamente basterà un doppio clicsulla voce d’interesse. Vediamo ora i tre casi.


Questo è il caso più semplice, viene immediatamente mostrata una tabella vuota con nomigenerici per i campi; per ottenere la struttura desiderata (faremo riferimento all’esempiodell’archivio di videocassette) si deve:

1. Fare doppio clic sulla voce “Campo1” escrivere il nome del campo desiderato in primaposizione;2. Fare doppio clic sulla voce “Campo2” escrivere il nome del campo desiderato inseconda posizione;3. Ecc… ecc �

4. Dopo aver completato l'inserimento del nomedei campi si possono inserire i dati;

5. Prima di chiudere la tabella questa va


salvata:

a. Fare clic sulla voce di menu File�Salva;b. Appare una finestrella in cui digitare il nomeche si vuole dare alla tabella (premere OK perconfermare il nome) ;c. La tabella comparirà nell’elenco delle tabelle.

In questocaso c’è

da evidenziare un fatto, i campi saranno tutti di“tipo generico”, cioè i dati inseribili nel camposono di “tipo TESTO”. Dovrebbe sorgere ora unadomanda: quanto lungo può essere il testo cheinseriamo in questi campi? La modalità che si èappena usata imposta il tipo dei campi come“solo testo”, essa permette al massimo 255caratteri. Per capire meglio quanto detto ènecessario un approfondimento.

Tipo e dimensione dei dati di un campo

Si è visto in precedenza cosa è un CAMPO: un attributo di un record. Seguendo l’esempioche stiamo sviluppando e rifacendoci alla tabella della figura seguente vediamo cosapossiamo dire dei vari campi:

- Titolo: sarà fatto da caratteri (lettere, cifre, simboli…), presumibilmente non moltolungo, diciamo 50 caratteri al massimo



- Regista: sarà composto di sole lettere, diciamo al massimo 30- Anno: qui ci sono solo cifre, quindi potremmo pensare a questo campo come ad un

NUMERO e non come semplice testo, ciò renderà più facile, ad esempio, uneventuale ordinamento…il tipo potrà essere “NUMERICO”

- Genere: solo testo (quindi lettere) e corto, diciamo al massimo 20 lettere- Durata: in questo campo compare la durata in ore e minuti e Access consente di

definire come tipo di dato del campo anche Data/Ora, useremo questo tipo di datoper questo campo

- Supporto: solo testo, per di più solo tre lettere!- Commento: qui possono comparire tutti i caratteri e il testo può essere molto lungo

diciamo anche migliaia di lettere (non fatevi ingannare dalla figura e dal piccolorettangolino del campo �)

Queste considerazioni servono a mostrare come il tipo di dato contenuto da ogni campo puòessere “ottimizzato” nella sua realizzazione. Perché sprecare 50 lettere per il campo“Supporto” se me ne bastano 3? Per il campo “Anno” si potrebbero usare solo cifre e nontutti i caratteri, visto che è un numero! Queste considerazioni si estendono a tutti i campi e ingenerale a tutti i database. Ogni campo può (e dovrebbe) essere costruito con ladimensione opportuna e con il tipo di dato più appropriato. Come vedremo tra brevecostruendo (o accedendo ad) una tabella in modalità “STRUTTURA” sarà possibile scegliereche tipo e che dimensione dare al campo. Riassumendo le scelte nella tabella che segue,Access consente di impostare per i campi le seguenti tipologie e dimensioni:

Impostazione delCAMPO Tipi di dati Esempi Tipici

Dimensionepredefinita inAccess (Note)

TestoE’ il tipo di dati predefinito in Access. Un campo Testopuò contenere lettere, cifre, spazi, segni dipunteggiatura ecc...

Nome, Cognome, targheauto, num. telefonici, CAP... 50 (255 Max)

MemoE’ del tutto analogo al Testo, ma consente dimensionimolto maggiori

Note, commenti, lunghedescrizioni

65000 carattericirca

Numerico

Numeri! Oltre alle 10 cifre possono comparire il “-“ peri numeri negativi, il “.” per i decimali, la “,” perdividere le migliaia

Età, Denaro, misuregeometriche,

quantità di prodotti

Intero lungo(Intero, byte,

precisione singola,precisione doppia,

decimale)

Data/Ora

Valori data ed ora purché ammissibili, in qualunque“formato valido” (gg/mm/aaaa hh:mm:ss). Date eorari di qualunque tipo, purché inserito con l’opportunasintassi. Sono possibili calcoli

Date di nascita, diassunzione, Orario diregistrazione dati...

-

Valuta

Valori per valuta con dati che hanno da 1 a 4 decimali.Utilizzato per semplificare l’inserimento di “valorimonetari” Non è necessario inserire il simbolo dell’Euro(o di altra moneta) che viene inserito automaticamente

Soldi! � Di qualunquenazione... -

Contatore

Numero sequenziale univoco gestito da Access, non èconsentito cambiarlo manualmente in alcun modo.Serve per identificare univocamente ogni record efacilitare i collegamenti tra tabelle

Chiavi indice “primaria”, ogenerica -

Si/NoContengono un solo valore tra due: Si/No On/Off.Qualunque campo sia esprimibile con due soli valori

Ad esempiopresenza/assenza di prodotti

di una tabella-

Oggetto OleQuesto è un campo molto particolare. E’ collegato adun’altra applicazione windows e la apreautomaticamente o ne usa alcune capacità

Immagini, clip multimediali,audio, fogli di calcolo,documenti word ecc..

-



(visualizzare foto, ad esempio)

Collegamentoipertestuale

Contiene un collegamento ad una pagina web, o ad undocumento “intranet”

Indirizzi internet (Ogni partedell’indirizzo è

separata dal segno“#”)

Autocomposizionericerca

Si viene guidati in passi successivi alla creazione diun campo RIERCA. Questo campo contiene valoriselezionati da altre tabelle. In pratica consente diselezionare da una lista ciò che sarà inserito nelcampo stesso

Lista contenente un insiemedi valori prelevati da unacolonna di un’altra tabella -

Quindi per ogni dato bisogna scegliere il tipo di dato più opportuno. Se in un campodovessimo inserire un prezzo (ad esempio) si può usare il campo Valuta. Se vogliamoinserire una foto si può utilizzare il campo Oggetto Ole e così via…

Con il semplice doppio clic su questo comando si apre immediatamente la finestra“STRUTTURA” (figura successiva) nella quale va scelta la ‘struttura’ da dare alla tabella,cioè bisogna decidere il nome dei campi, il tipo di questi ed eventualmente dimensione deglistessi (e/o altre proprietà) nell’apposita sezione. Vediamo cosa riempire e come!

1. Nome Campo: come detto ci va il nome che si vuole dare al campo;2. Tipo di Dati: il tipo di dati va scelto nella lista del menu a tendina, i tipi possibili sono

quelli già menzionati, basta scegliere il più appropriato3. Descrizione: in questo campo (facoltativo) si può inserire una breve descrizione che

aiuti a capire quale informazione memorizza il campo (in database “complessi” èmolto utile)

4. Scheda Proprietà: questa parte cambia secondo ciò che si è scelto al punto 2.Contiene le proprietà che si possono impostare per il campo che si sta creando,come dimensione, valore predefinito ecc..

5. Help contestuale: breve descrizioni dell’uso della proprietà che si sta editando



Descriviamo brevemente le proprietà dei vari tipi di dati e diciamo subito che impostarealmeno alcune di queste fa risparmiare tempo nelle fasi successive della costruzione deldatabase in quanto le maschere ed i report utilizzano queste proprietà e quindi non sarànecessario reimpostarle. Descriviamo brevemente le proprietà visibili al punto 4:

- Dimensione campo: definisce il numero massimo di caratteri alfanumerici inseribili nelcampo di tipo TESTO e definisce la lunghezza massima del numero per il campo contipo di dati NUMERICO

- Formato: controlla la modalità di visualizzazione nel foglio dati. Come mostra la figurai tipi più importanti di dato hanno sempre un formato adatto che quantomeno neaumenta la leggibilità

- Posizioni decimali: disponibile solo per campi di tipo NUMERICO e VALUTA. Impostail numero di posizioni decimali ammissibili. Non ha effetto sul tipo NUMEROGENERICO

- Maschera di input: imposta una maschera che determina il formato di input dei dati;per esempio il trattino tra prefisso e numero di telefono

- Etichetta: specifica un’etichetta alternativa al nome del campo visualizzato nellatabella, nelle maschere e nei report

- Valore predefinito: inserisce nel campo un valore predefinito, comunque modificabile- Valido se: pone dei limiti alla validità di ciò che si immette. Ad esempio, se usiamo un

campo numerico per una voce “Anno” potremmo convalidare solo anni dal 1900 al2100

- Messaggio errore: testo che viene mostrato se viene violata la regola impostata alpunto precedente

- Richiesto: specifica se il campo può essere lasciato vuoto oppure no- Consenti lunghezza zero: consente di inserire una stringa a lunghezza ‘0’

Riassumendo, per creare una tabella in modalità struttura si deve:

1. Fare doppio clic sul tasto per far aprire la finestra“Struttura” ;

2. Inserire i nomi dei campi desiderati impostando le proprietà;3. Salvare la tabella come visto precedentemente. L’operazione di salvataggio viene

richiesta comunque in automatico al punto 4., quando si tenta di passare alla“Visualizzazione foglio dati” per l’inserimento;

4. Passare alla modalità “Visualizzazione foglio dati” perinserire i dati:

a. Fare clic sulla voce di menu Visualizzab. Selezionare la voce Visualizzazione foglio dati

5. Inserire i dati!

Si attiva con il solito doppio clic sul comando e ci si trova immediatamente ad effettuare dellescelte precise:

1. Scegliere se il database verrà usato in ambito privato o professionale;2. Scegliere con un clic una tabella, tra le tante predefinite, che abbia caratteristiche

simili alla tabella che si desidera costruire (Es. la tabella Elenco indirizzi va bene se sivuole costruire una rubrica) ;

3. Scegliere con doppio clic i campi che riteniamo utili alla tabella che si vuole costruire(Es. Nome, Cognome, Tel. Abit. – Uff. – Cell….);



4. I campi scelti nel passo 3. vengono visualizzati in questa parte della finestra edeventualmente possono essere rinominati con il tasto Rinomina campo…

5. Procedere con il tasto Avanti;

6. Assegnare un nome alla tabella;7. Decidere come impostare la chiave primaria (se ne parlerà più avanti, si consiglia

comunque di lasciarla in modalità automatica) ;8. Procedere con il tasto Avanti;9. Se sono presenti altre tabelle sarà chiesto un’eventuale relazione con le altre tabelle

(anche questo concetto sarà ampliato più avanti);10. Procedere con il tasto Avanti;11. Infine verrà chiesto se si vuole cominciare subito ad inserire i dati (in maschera o no)

oppure se si vuole cambiare la struttura della tabella appena creata;12. Confermare con il tasto Fine.

Quest’ultima modalità è la più semplice perché pone all’utente delle scelte precise (senzamostrare un’infinità di opzioni che spesso disorientano al primo impatto) e comunqueconsente di intervenire alla fine per eventuali affinamenti delle strutture delle tabelle stesse.

5.2.1.3 Inserire/modificare dati in una tabella

Qualunque via si è scelta alla fine si otterrà una tabella. Se questa è già visibile possiamosubito cominciare ad inserire i dati, altrimenti basterà aprirla con un doppio clic sulla tabellaper visualizzarla (fig. A pagina seguente). L’inserimento dati avviene per RIGHE (record dellatabella) e per passare al campo successivo si può premere sia il tasto “INVIO” che il tastofreccia “�” che il tasto [TAB]. All’interno della tabella stessa (fig. B pagina seguente) ci sipuò muovere molto velocemente con i tasti “freccia” per scorre i campi/record adiacenti,oppure è possibile utilizzare, tramite mouse, i tasti che consentono di scorrere i record.



L’inserimento di dati è quindi molto semplice eanche la modifica, basta posizionarsi sul campo damodificare ed effettuare la modifica stessa! Quandola finestra della tabella viene chiusa i nuovi datisono automaticamente salvati senza che ce nedobbiamo preoccupare ulteriormente. L’inserimento

di un nuovo record èaltrettanto semplice:basta posizionarsisull’ultima riga, semprevuota e pronta araccogliere dati.Discorso a parte va fattoper l’eliminazione di unrecord, cioè di un’interariga.

5.2.1.4 Eliminare un record

Per eliminare un record bisogna:

1. posizionarsi con il mouse sul punto indicato del record che si vuole eliminare;2. fare clic sul pulsante Elimina record sulla barra degli strumenti;3. confermare la scelta nella successiva finestra di dialogo;

ATTENZIONE: l’operazione dicancellazione di un record (o dipiù record simultaneamente)non è reversibile! Dopo averlocancellato non potreteannullare l’operazione, almassimo i dati vanno reinseritidi nuovo. Per eliminare piùrecord contemporaneamente

basta selezionare tutti i record daeliminare insieme, questi però devonoessere adiacenti perché la selezioneavviene tramite il “trascinamento” delmouse sulla colonna di selezione deirecord (è la colonna fatta dai rettangoli diselezione del singolo record)

5.2.2 Modificare una tabella

Le tabelle non sono oggetti statici, dopo che sono state create possono essere aggiornate(ad es. rinominando i campi se necessario) o integrate con nuovi campi, se quelli preesistentinon sono più sufficienti.


Appunti per il corso di preparazione agli esami per il conseguimento della Patente Europea

5.2.2.1 Modificare gli attributi di una tabella e le proprietà dei campi

Per apportare qualunque tipo di modifica ad unatabella si deve:

1. Aprire la tabella in visualizzazione con il doppioclic sulla stessa;

2. Fare clic sul tasto VisualizzazioneStruttura sulla barra degli strumenti;

3. Si aprirà la finestra che mostra la strutturadella tabella;

A questo punto, dove necessario, sipuò:

4. Modificare il nome dei campi;5. Modificare il tipo dei dati delcampo;6. Nella scheda Generalemodificare le proprietà del campo;7. Volendo si possono ancheaggiungere nuovi campi;

Se si dovesse cancellare un campo allora si deve:

1. Fare clic con il tasto destro sul punto diselezione campo;

2. Fare clic sul comando del menu contestualeElimina righe;

3. Confermare nella successiva finestra didialogo;

Oppure si può:

1. Selezionare il campo da eliminare (singolo clic)2. Utilizzare il comando della barra dei menu

Modifica�Elimina;

Per eliminare più campi basta ripetere l’operazione.

del Computer 18



Infine se si dovesse aggiungere un nuovo campoinserendolo tra quelli esistenti si deve:

1. Fare clic con il tasto destro sulla posizione dove sivuole inserire il nuovo campo;

2. Fare clic sul comando del menu a tendina Inseriscirighe;

3. Inserire nome e proprietà per il nuovo campo (vuoto)che si è creato;

Salvare i cambiamenti apportati alla tabella tramite lasequenza:

1. Clic sulla voce di menu File;2. Clic sul comando Salva;

Anche se ci si dovesse dimenticare dell’operazione di salvataggio, alpassaggio in “Visualizzazione foglio dati” sarà Access stesso achiedere conferma per il salvataggio della nuova struttura dellatabella.

5.2.3 Gli indici

5.2.3.1 Gli indici: cosa sono e a cosa servono

Gli indici sono un attributo tramite il quale è possibile trovare e ordinare i record piùrapidamente. In Microsoft Access gli indici di una tabella sono utilizzati come quelli di unlibro: per trovare i dati ad esempio, il programma ricerca la loro posizione nell'indice. Èpossibile creare indici basati su un solo campo o su più campi. Gli indici multicampoconsentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stessovalore; quindi l’indice è un attributo che viene applicato ad un campo. In genere s’indicizzanoi campi in cui vengono effettuate le ricerche più di frequente, tuttavia non bisognaesagerarne nell’uso perché possono rallentarel’esecuzione del database stesso.

5.2.3.2 Come si impostano gli indici

1. Aprire una tabella in “Visualizzazionestruttura” ;

2. Fare clic sul campo per il quale si desideracreare l'indice;

3. Nella scheda Generale nella parte inferioredella finestra fare clic sulla casella dellaproprietà Indicizzato, quindi fare clic su Sì(Duplicati possibili) oppure Sì (Duplicatiimpossibili) secondo le esigenze deldatabase;



5.2.3.3 Come si impostano gli indici su più di un campo

In database di dimensioni rilevanti può essere utile impostare un indice multicampo, in altreparole un indice “costruito” su più campi contemporaneamente (almeno due). Per ottenerequesto risultato si proceda nel modo seguente:

1. Aprire una tabella in “Visualizzazione struttura” ;2. Fare clic sul comando Indici sulla Barra degli strumenti;3. All’apertura della finestra per la gestione degli indici indicare sulla prima riga:

a. Il nome che si vuole assegnare al primo indice;b. Scegliere il 1° campo da indicizzare;c. Scegliere il criterio di ordinamento per quest’indice così creato;

4. Ripetere i passi a-b-c anche per la seconda riga relativamente al secondo campo daindicizzare;

5. Ripetere queste operazioni per tutti i campi che necessitano di essere indicizzati.

Se si volessero modificare degli indicibasterà seguire gli stessi passi appenavisti, semplicemente modificando ciò chec’è già! Resta da aggiungere qualcosasulle proprietà Primario Univoco IgnoreNull, visibili nella parte inferiore sinistradella finestra relativa agli indici, vedifigura. La tabella seguente da una brevedescrizione:

5.2.4 Le chiavi

5.2.4.1 Cos’è una chiave primaria e a cosa serve

Una chiave primaria è un campo che determina in maniera univoca un record all’interno diuna tabella. Facciamo un esempio concreto per capire meglio. Supponiamo di voler creareun database contenente i dati dei clienti di una videoteca ai quali daremo anche la classicatessera con il “codice cliente”. La tabella potrebbe essere fatta dai seguenti campi:

Codice cliente Cognome Nome Città Via N. TelAbitazione Scadenza abbonamento

Proprietà Descrizione

Primario

Definisce se un indice è o non è la chiaveprimaria della tabella. Se è chiave primaria idati del campo indicizzato saranno usati peridentificare in modo univoco ogni record. Sequesta proprietà è impostata a Sì anche laproprietà Univoco deve essere impostata aSi

UnivocoDefinisce se i valori del campo indicizzatodevono o no essere univoci per ogni record.Questa proprietà può essere impostata a Sìsenza impostare a Sì la proprietà Primario

Ignore NullDetermina se includere o no nell’indice irecord vuoti (a valore NULLO) nel campoindicizzato. L’impostazione predefinita è Noe pertanto i valori nulli saranno inclusi



Il codice cliente lo possiamo impostare come tipo “contatore”, in pratica il primo cliente cheaggiungiamo alla tabella avrà “Codice cliente=1”, il secondo “Codice cliente=2” e così via.Quindi ogni cliente avrà un “Codice cliente” UNIVOCO. Non ci saranno due clienti con lostesso codice e pertanto questo campo identifica senza possibilità d’errore uno ed un solocliente! Questo campo ha le caratteristiche per essere una chiave primaria della tabella.Vediamo esempi più concreti: il codice fiscale di una persona è univoco e infatti è utilizzato inmolti database come campo e “chiave primaria” di una tabella contenente i dati riguardanti lepersone. La targa automobilistica è un’ottima “chiave primaria” di qualunque tabellacontenente dati riguardanti le auto.Ma perché c’è necessità di identificare in maniera univoca un record di una tabella?Essenzialmente questi motivi:

- per velocizzare le operazioni di ricerca all’interno delle tabelle

- per consentire la condivisione (RELAZIONE) di dati tra tabelle diverse

MS Access appartiene alla categoria dei database “relazionali”, cioè quei database in cui èpossibile creare RELAZIONI tra tabelle diverse (vedremo meglio tra breve). Utilizzandoquesta possibilità si possono trovare velocemente e unire le informazioni memorizzate intabelle diverse utilizzando query, maschere e report (più avanti sarà spiegato cosa sono). Inquesto modo si evita di avere a che fare con tabelle enormi e dati duplicati.

5.2.4.2 Come s’imposta una chiave primaria

Quest’operazione è molto semplice, ecco i passi:

1. Aprire la tabella in “VisualizzazioneStruttura”;

2. Selezionare il campo (o i campi) che sidesidera impostare come chiaveprimaria con un singolo clic sulselettore di righe (per selezionare piùcampi, tenere premuto CTRL, quindifare clic sul selettore di righe di ciascuncampo);

3. Fare clic sul pulsante Chiaveprimaria sulla barra degli strumenti;

4. Apparirà il simbolo che indica che quelcampo è una chiave primaria.

NOTA: per ogni tabella è consigliabileimpostare sempre una chiave primaria (ancheun semplice contatore automatico) perché sein futuro la tabella dovrà essere collegata sipotrà fare senza difficoltà e comunque laricerca dei dati nella stessa tabella ne risultaagevolata.



5.2.4.3 I diversi tipi di chiave primaria

In Microsoft Access è possibile definire tre tipi di chiavi primarie:

- contatore- a campo singolo- multicampo

Chiavi primarie Contatore

È possibile impostare un campo Contatore per immettere automaticamente un numerosequenziale ogni volta che viene aggiunto un record alla tabella. La definizione di tale campocome chiave primaria di una tabella è il modo più semplice per creare una chiave primaria.

NOTA: Se prima di salvare una tabella appena creata non viene impostata una chiaveprimaria, verrà richiesto se si desidera crearne una. Se si sceglie Sì, verrà creata una chiaveprimaria Contatore.

Chiavi primarie a campo singolo

Se si dispone di un campo che contiene valori univoci, quali codice fiscale, targa auto, ecc...tale campo può essere definito come chiave primaria. Se il campo selezionato come chiaveprimaria dovesse contenere valori duplicati o Null, la chiave primaria non verrà impostata everrà segnalato con un messaggio di errore

Chiavi primarie multicampo

In situazioni in cui non può essere garantita l'univocità di ogni singolo campo, è possibiledefinire due o più campi come chiave primaria. Una situazione comune in cui ciò puòverificarsi è (ad esempio) un database di un inventario che utilizza un numero di parte e disottoparte su due campi diversi. Questi due campi insieme possono essere usati per creareuna chiave primaria. Una chiave multicampo è in pratica un indice multicampo, come vistoprecedentemente; impostando quindi un indice multicampo si è creata una chiavemulticampo.NOTA: Se non si è sicuri di poter selezionare una combinazione appropriata di campi peruna chiave primaria multicampo, è consigliabile aggiungere un campo Contatore e definirlocome chiave primaria. Non è consigliabile ad esempio combinare i campi Nome e Cognomeper creare una chiave primaria, poiché è possibile trovare valori duplicati nella combinazionedi questi due campi.

5.2.5 Le relazioni

5.2.5.1 Cosa sono

In un database relazionale le relazioni consentono di evitare l'inconveniente dei datiridondanti. Se si progetta ad esempio un database con l'intento di tenere traccia delleinformazioni sui libri, la tabella “titoli” potrebbe contenere le informazioni relative aciascun libro, quali il titolo, la data di pubblicazione e l'editore. Ma le altre informazioni cheriguardano specificatamente l'editore, quali il numero di telefono, l'indirizzo e il codice di



avviamento postale, se fossero inserite anch'esse nella tabella “titoli” creerebbero datiridondanti poiché il numero di telefono dell'editore verrebbe duplicato per ogni titolopubblicato presso quell'editore. La soluzione ottimale consiste nel memorizzare leinformazioni relative all'editore una sola volta in una tabella separata chiamata ad esempio“editori” . Dopodiché sarà sufficiente creare una relazione che dalla tabella “titoli”faccia riferimento alle singole voci della tabella editori. Quindi una RELAZIONE è un legamestretto tra due (o più) tabelle. Ma su cosa si basa questo legame? Condizionefondamentale per creare una relazione è la presenza nelle due tabelle di campi “gemelli”cioè di campi che abbiano lo stesso tipo di dato e che quindi possono essere messi inrelazione! In genere questi due campi avranno lo stesso nome nelle due tabelle comunquequesta scelta è del tutto soggettiva. Gli esempi seguenti chiariranno il concetto.

5.2.5.2 Come impostare una relazione(con un esempio)

Supponiamo di avere costruito due tabellestrutturate come quelle in figura A (letabelle sono volutamente semplici e privedi campi ‘ovvi’ quali “DataPrelievo” o“DataRestituzione” ecc…). I campi“CodiceFilm” e “CodiceCliente” sono lachiave primaria nelle tabelle dovecompare il simbolo . In particolare sinota che “CodiceCliente” compare nelledue tabelle, ma solo in una è chiaveprimaria (impostato come contatore)mentre nell’altra è impostato come tipo numerico(comunque compatibile con il tipo contatore perchésempre di numero si tratta).A questo punto per impostare una relazione si deve:

1. Fare clic sulla voce di menu Strumenti;2. Fare clic sul comando Relazioni…3. Appare la finestra che visualizza le relazioni

(una finestra vuota se non sono state definitealtre relazioni) ;

4. Fare clic sul pulsante Mostra tabella nellabarra degli strumenti;

5. Appare la finestra che gestisce le relazioni;6. Selezionare (dalla scheda tabelle) le tabelle

alle quali si vuole applicare una relazione (inquesto caso entrambe) ;

7. Fare clic sul pulsante Aggiungi e poi su quelloChiudi per chiudere questa finestra;

8. Appaiono le strutture delle due tabelle nellafinestra;

9. Trascinare il campo “CodiceCliente” -chiaveprimaria- dalla tabella “Clienti” a quella”ArchivioFilm” sulla voce omologa“CodiceCliente” ;

10. Comparirà una nuova finestra che serve allagestione avanzata delle relazioni;


Appunti per il co

11. Fare clic sul tasto Crea per creare la relazione;12. La relazione è (finalmente!) visibile nella finestra delle relazioni grazie ad una linea

nera che evidenzia i campi collegati;

Per rimuove

1. FareStru

2. Fare3. Appa

relazsono

4. Farerelaz

5. Prem6. Conf

succ

due tabelle inserire il sesempio, undi figura (l’eFrà ne ha une vedo qualnessun clienessere auto

rso di preparazione agli esami per il conseguim

re una relazione invece si deve:

clic sulla voce di menumenti; clic sul comando Relazioni…re la finestra che visualizza leioni (una finestra vuota se non state definite altre relazioni) ; clic sulla linea che visualizza laione;ere il tasto CANC sulla tastieraermare la scelta nellaessiva finestra di dialogo;

appena menzionate “ArchivioFilm”uo codice nel campo “CodiceCliea situazione come quella della fig

sempio è volutamente molto sempo solo l’ultimo cliente non ha ness

i sono perché non compare nessute li ha. Queste considerazioni

matizzate ed elegantemente visua

ento della Patente Eur

e “Clienti”, se unte” della tabeura A della paglice) si evince cun film. Inoltre sn codice cliente cui si è giunti ‘glizzate con strum

opea del Computer 24

Per concludere sullerelazioni, affermiamoche esse servono nonsolo ad evitare

duplicazionid’informazioni maanche a migliorare laricerca e l’analisi deidati. Sempre avendo amente l’esem-pio delle

n cliente preleva un film possolla “ArchivioFilm” e avere, adina seguente. Dalla situazionehe il sig. Rossi ha due film, Delono ancora disponibili due filmnel campo di questi film quindiuardando’ le tabelle possonoenti quali le Query o i Report.



5.3 Uso di maschere

Come già visto nei paragrafi precedenti, per utilizzare un foglio dati è necessario spostarsitra i campi come in un foglio di lavoro tipico di un foglio elettronico. Questa procedura èsemplice, ma non molto funzionale. Per aiutare l’utente nell’utilizzo dei dati e per presentare idati del database in maniera più immediata si utilizzano le maschere, ossia delle interfaccegrafiche per i dati (tabelle o query). Si vedano gli esempi delle figure seguenti:

5.3.1 Creare una maschera

La creazione di una maschera è un lavoro che può richiedere tempo e pianificazione, nonpuò essere un qualcosa creato in fretta. La Patente Europea del Computer non richiederà laprogettazione di una maschera funzionale, ma sicuramente una sessione diautocomposizione (cioè una composizione “assistita” dal computer) basterà – come accadràanche per i report – per capire a cosa serve una maschera.



5.3.1.1 Creare una semplice maschera

Per realizzare una maschera mediante l’autocomposizione bisogna, dopo aver creatoalmeno una tabella,

1. Posizionarsi sulla finestra di gestionedel database;

2. Cliccare sulla voce Maschere;3. Cliccare due volte sulla voce Crea una

maschera mediante una creazioneguidata;

Sulla finestra aperta:

4. Scegliere la tabella (o le tabelle) da cuiprelevare i dati che saranno visualizzatimediante la maschera;

5. Finché tutti i campi desiderati non compaiano nel riquadro campi selezionati,selezionare il campi che si desidera visualizzare nella maschere come segue:

a. Cliccare sul campo desiderato;b. Cliccare sul simbolo >;

6. Cliccare su Avanti;7. Scegliere il “layout” (cioè la disposizione)dei campi sulla maschera tra quelli possibili (talelayout può essere modificato in qualsiasimomento);8. Cliccare su Avanti;9. Scegliere lo stile da utilizzare;10. Cliccare su Avanti;11. Impostare un titolo per la maschera;12. Scegliere se terminare visualizzando lamodalità Struttura (quella in cui si può modificare il

layout) oppure se nella modalità in cui è possibile introdurre o visualizzare dati;13. Cliccare su Fine.



Il risultato è mostrato di seguito:

Se si desidera modificare la maschera bisogna:

1. Cliccare, nel gestore del database, lamaschera corrispondente;2. Cliccare su Struttura;3. Modificare la disposizione dei campimediante il Drag & Drop.

Per inserire una casella di testo nellaintestazione di una maschera, bastavisualizzare la casella degli strumenti dalmenu Visualizza.

5.3.1.2 Inserire i dati in un database usando semplici maschere

Per inserire i dati in un database si procede in due diversi modi a seconda che essocontenga o meno già dei dati.



Database non vuoto

1. Aprire il database;2. Aprire la tabella;3. Aprire la scheda Maschere;4. Selezionare la maschera;5. Premere il pulsante Apri;6. Nella finestra della maschera

premere l’ultimo pulsante adestra che aggiunge un recordvuoto automaticamente;

7. Le caselle sono vuote èpossibile inserire dati in ognicampo.

Database vuoto

1. Digitare direttamente i dati nei relativi campi.

In entrambi i casi, i record sulla maschera vengono gestiti attraverso i pulsantini mostrati infigura:

5.3.1 Modificare una maschera

Le modifiche di una maschera possono interessare qualsiasi oggetto contenuto in esso:

� La posizione (per esempio, lo spostamento di un campo da un punto all’altro dellafinestra);

� Il contenuto� Le dimensioni� La forma (per esempio, il tipo di carattere utilizzato)� Il layout

Tutte le modifiche sono eseguite con metodi e tecniche tipiche di tutti gli applicativi dellasuite Office, ma verranno mostrate brevemente.



5.3.2.1 – 5.3.2.2 Definire la formattazione del testo e cambiare il colore dello sfondo

Premessa:

Se la maschera è stata creata con l’autocomposizione o è stata creata completamente inprecedenza essa conterrà dei campi che (in genere) hanno l’aspetto seguente:

Le due parole “altezza” stannoad indicare due oggetti diversi:

- il campo vero e proprio;- l’etichetta

I due oggetti sono del tuttoindipendenti e, per ognuno diessi, è possibile impostarequalsiasi variazione.

La sequenza operativa prende avvio dalla barra di navigazione della finestra degli strumentidel database (il gestore del database):

1. Cliccare sulla voce Maschere;2. Selezionare la maschera su cui si

intende lavorare;3. Cliccare sul pulsante Struttura;4. Selezionare l’oggetto da modificare;5. Cliccare con il tasto destro;6. Scegliere la voce Proprietà o,

limitatamente ad alcune impostazioni, 6’7. Modificare le impostazioni di interesse

Etichetta Campo



Esempio: Modifica del Carattere (dimensione e font) del campo vero e proprio nellamaschera vista in precedenza.

SFONDO

CARATTERE

Le dimensioni del caratteresono superiori a quelle chepermettono una correttavisualizzazione. Bisognaridimensionare le caselle


Appunti per il corso di preparazione agli esami pe

5.3.2.3 Importare una immagine o u

Una immagine, un grafico, possonodiversi:

- Come immagine statica, pre- Come immagine legata al re

Una immagine statica può essere inrecord potrebbe essere una foto del

Esempio di

Esempio di mas

Nel modificare il layout di una mcontemporaneamente (ad esemppossibile nel modo seguente:

1. Premere il tasto CTRL dell2. Cliccare con il tasto sinistro3. Ripetere i punti 1-2 fino a c4. Posizionarsi vicino ad un

trasforma in una mano (dagli oggetti nella posizione d

5. Fare clic in un punto quals

Approfondimento

aschera può capitare di dover spostare più oggettiio per evitare che si disallineino). Tale operazione è

a tastiera; del mouse mentre si è posizionati sul primo oggetto;he ogni oggetto non sia selezionato;o qualsiasi degli oggetti e, quando il puntatore si non confondersi con il dito), cliccare e trascinare tuttiesiderata;

iasi della maschera per togliere la selezione.

r il conseguimento della Patente Europea del Computer 31

n file grafico

essere inseriti in una maschera di database in due modi

sente (sempre allo stesso modo) su ogni record;cord, quindi diversa per ogni record;

serita, ad esempio, come “abbellimento”, quella legata all’oggetto, della persona memorizzata nel database.

maschera con immagine statica

chera con immagine legata al record



Per inserire una immagine statica è sufficiente, dopo essere passati in modalità struttura:

1. Posizionarsi nel punto di inserimento all’interno della maschera;2. Cliccare sul menu Inserisci;3. Cliccare su Immagine;4. Scegliere l’immagine;5. Cliccare su OK.

Per inserire una immagine o un grafico “variabile” (definita genericamente come oggettoOLE), bisogna creare un campo di tipo Oggetto Ole, operazione compiuta sulla tabella da cuisi prelevano i dati (vedi figura)

Per inserire l’immagine o il grafico (in modalità Visualizza/Inserisci i dati) bisogna:

1. Posizionarsi sopra il riquadro che individual’oggetto OLE (che può essereridimensionato);

2. Cliccare con il tasto destro del mouse;3. Cliccare sulla voce Inserisci oggetto;4. Selezionare l’opzione Crea da file;5. Cliccare su Sfoglia;6. Cercare il file desiderato e selezionarlo;7. Cliccare su ok8. Cliccare su ok per inserire definitivamente

l’oggetto.



5.4 Reperire le informazioni

5.4.1 Operazioni di base

5.4.1.1 Accedere a un database esistente

Tale operazione può essere eseguita in diversi modi. Se ne analizzano i due più usati.

Con Microsoft Access già in esecuzione

1. Cliccare sul menu File;2. Cliccare sulla voce Apri;3. Localizzare il file contenente il database di interesse;4. Cliccare su Apri

Con Microsoft Access non in esecuzione

1. Cliccare sul menu Start (o Avvio);2. Cliccare su Programmi;3. Cliccare su Microsoft Access;4. Cliccare su Apri file esistente;5. Selezionare Altri file;6. Cliccare su OK;7. Localizzare il file contenente il

database di interesse;8. Cliccare su Apri.



5.4.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati

La scelta di uno o più record da un insieme più ampio viene eseguita sulla base di precisicriteri. Per esempio si può desiderare di conoscere quali soci, tra tutti quelli iscritti ad un club,hanno già versato la quota associativa, si può desiderare di visualizzare tutti i record in cuiun campo indirizzo è uguale ad un certo valore oppure si vuole sapere quanti e qualidipendenti di una azienda abbiano più di 40 anni. Il filtro è proprio questo: una funzione cheprovoca la visualizzazione dei soli record di un foglio dati o di una maschera cheappartengono a un certo requisito. Tale visualizzazione ha, però, effetto solotemporaneamente, al momento in cui la funzione di filtro viene impiegata.Esistono due tipi di filtro.Per applicare un filtro in base a selezione si deve:

1. Aprire il database;2. Selezionare la sezione Tabelle nel gestore del database;3. Selezionare la tabella su cui si vuole applicare il filtro;4. Aprire la tabella;5. Selezionare la parola che verrà utilizzata nel filtro;6. Premere il pulsante Filtro in base a Selezione;

Viene visualizzata la tabella filtrata (7);

Per rimuovere il filtro e visualizzare la tabella completa è sufficiente cliccare sul pulsanteRimuovi filtro nella barra degli strumenti



Per applicare un filtro in base a maschera si deve:

1. Aprire il database;2. Selezionare la sezione Tabelle nel gestore del database;3. Selezionare la tabella su cui si vuole applicare il filtro;4. Aprire la tabella;5. Premere il pulsante Filtro in base a Maschera;6. (e 6’) Usando i menu a scorrimento selezionare, nei vari campi, la parola o le parole

in base alle quali filtrare;7. Premere il pulsante Applica filtro;

Esempio 1: filtraggio con esito positivo

Esempio 2: filtraggio con esito negativo (non esistono Arcuri a Sassari!)



5.4.1.3 Creare una semplice query

Quando si interagisce con un database, si possono seguire due ruoli: infatti c’è chi ildatabase lo crea, immettendo i dati (qualcuno l’elenco telefonico l’avrà pur scritto!!!) e c’è chiil database lo interroga (chi consulta l’elenco telefonico !!!)

Chi ha sottoscritto l’abbonamento al servizio telefonico ha compilato un foglio di carta. C’èqualcuno pagato dall’operatore che di professione inserisce i dati – data entry -dell’abbonando nel database che andrà poi a costituire l’elenco telefonico nazionale.D’altro canto c’è chi, quotidianamente, consulta –interroga- l’elenco telefonico per saperequal è il numero telefonico di un abbonato conoscendone la città e il cognome (comeminimo) se non anche nome e indirizzo.Ecco come si traduce, in prima analisi, l’approccio verso un database quando si usa MSAccess:

Le Query (interrogazioni) consentono di ottenere, da un insieme di dati, unsottoinsieme di informazioni che godono di una certa proprietà.

Quando si “interroga” l’elenco telefonico, lo si fa cercando, in una data città, un abbonato(leggi: quale RECORD) con un Cognome (leggi: con un CAMPO) ben preciso, ad es.: Rossi.Una volta trovato l’abbonato col cognome Rossi si potranno avere anche altre informazioni,tra le quali il Numero Telefonico cercato.

Creare una Query

Per creare una nuova Query in Access sideve:

1. Cliccare sulla sezione Query;2. Cliccare sulla opzione di Creazione

guidata;3. Scegliere l’opzione Nuovo4. Selezionare Autocomposizione

Query Semplice

data base

Immissione dei dati

(data entry)

Interrogazione dei dati (query)



5. Selezionare la tabella su cui effettuare la query;6. Selezionare il campo della tabella (6 e 6’) mediante il pulsante √;7. Cliccare su Avanti;8. Scegliere un nome per la Query;9. Cliccare su Fine.



ESEMPI

Si supponga di voler interrogare la tabella seguente (alla quale si farà riferimento per tutti gliesempi):

Ogni RECORD (leggi: ogni Socio) è costituito dai seguenti CAMPI:

Premesso questo, verranno fatte le seguenti interrogazioni:Quale socio corrisponde al NumTessera 2 ?Quale/i socio/i ha il cognome che comincia per R ?Quale/i socio/i ha il nome che finisce per A ?Quale/i socio/i ha Età maggiore di 22 anni ?Quale/i socio/i è studente ?

Si vedranno, a seguire, esempi più complessi sulla stessa tabella.

Nome Campo Tipo di DatoNumTessera Numerico

Cognome TestoNome Testo

Età NumericoCittà Testo

Studente si / no



Query 1: Quale socio corrisponde al NumTessera 2?

Una volta scelto “Nuovo” e poi “Autocomposizione Query Semplice” si accede allaschermata:

A T T E N Z I O N E: è importantissimo selezionare la giusta Tabella da interrogare!

Una volta scelta la tabella da interrogare si decide quali campi del record costituente latabella si vorrà sottoporre all’interrogazione.Si preme se si vuole scegliere i singoli campi.Si preme se si vuole subito mandare tutti i campi all’interrogazione.Una volta mandati tutti i campi all’interrogazione, si preme “Avanti” e si accede alla seguenteschermata:

Una volta scelto il nome per la Query che si sta producendo (nell’es.: Socio2) si selezioni“Modifica la struttura della Query” per poter andare a descrivere il criterio con cui filtrare latabella Soci di partenza.Una volta cliccato su “Fine” si otterrà:



Le colonne sono i campi da interrogare: se si vuole interrogare il campo NumTessera, cisi mette nella colonna suddetta e in corrispondenza della riga “Criteri” si andrà a scriverela formula desiderata.

Si voleva il Socio col Numero Tessera 2?Si scrive il criterio

=2nella casellina Criteri della colonna NumTessera.Il risultato della Query è (con riferimento alla tabella Soci di partenza):

Si può chiudere la finestrella.

Query 2: Quale/i socio/i ha il cognome che comincia per R?

Da capo.Si sceglie “Nuovo” e poi “Autocomposizione Query Semplice” e OKSi mandano tutti i campi della tabella SOCI (attenzione a non sbagliare!) all’interrogazione,si preme “Avanti”Una volta scelto il nome per la Query che si sta producendo (nell’es.: R_Cognome) siselezioni “Modifica la struttura della Query” per poter andare a descrivere il criterio con cuifiltrare la tabella Soci di partenza.Una volta cliccato su “Fine” si otterrà



Le colonne sono i campi da interrogare: se si vuole interrogare il campo Cognome, ci simette nella colonna suddetta e in corrispondenza della riga “Criteri” si andrà a scrivere laformula desiderata.

Si voleva il Socio col Cognome che inizia per R ?Si scrive il criterio

R*nella casellina Criteri della colonna Cognome

Il risultato della Query è (con riferimento alla tabella Soci di partenza):


Query 3: Quale/i socio/i ha il nome che finisce per A?

Da capo.Si sceglie “Nuovo” e poi “Autocomposizione Query Semplice” e OKSi mandano tutti i campi della tabella SOCI (attenzione a non sbagliare!) all’interrogazione,si preme “Avanti”Una volta scelto il nome per la Query che si sta producendo (nell’es.: Nome_A) si selezioni“Modifica la struttura della Query” per poter andare a descrivere il criterio con cui filtrare latabella Soci di partenza.Una volta cliccato su “Fine” si otterrà



Le colonne sono i campi da interrogare: se si vuole interrogare il campo Nome, ci si mettenella colonna suddetta e in corrispondenza della riga “Criteri” si andrà a scrivere laformula desiderata.

Si voleva il Socio col Nome che finisce per A ? Si scrive il criterio

*Anella casellina Criteri della colonna Nome.Il risultato della Query è (con riferimento alla tabella Soci di partenza):


Query 4: Quale/i socio/i ha Età maggiore di 22 anni?

Da capo.Si sceglie “Nuovo” e poi “Autocomposizione Query Semplice” e OKSi mandano tutti i campi della tabella SOCI (attenzione a non sbagliare!) all’interrogazione,si preme “Avanti”Si va ancora “Avanti” perché si desidera una visualizzazione dettagliata del risultatoUna volta scelto il nome per la Query che si sta producendo (nell’es.: Eta_22) si selezioni“Modifica la struttura della Query” per poter andare a descrivere il criterio con cui filtrare latabella Soci di partenza.Una volta cliccato su “Fine” si otterrà



Le colonne sono i campi da interrogare: se si vuole interrogare il campo Età, ci si mettenella colonna suddetta e in corrispondenza della riga “Criteri” si andrà a scrivere laformula desiderata.

Si voleva il Socio con Età maggiore di 22 ? Si scrive il criterio

>22nella casellina Criteri della colonna Eta.Il risultato della Query è (con riferimento alla tabella Soci di partenza):


Query 5: Quale/i socio/i è studente ?

Da capo.Si sceglie “Nuovo” e poi “Autocomposizione Query Semplice” e OKSi mandano tutti i campi della tabella SOCI (attenzione a non sbagliare!) all’interrogazione,si preme “Avanti”Si va ancora “Avanti” perché si desidera una visualizzazione dettagliata del risultatoUna volta scelto il nome per la Query che si sta producendo (nell’es.: Studente) si selezioni“Modifica la struttura della Query” per poter andare a descrivere il criterio con cui filtrare latabella Soci di partenza.Una volta cliccato su “Fine” si otterrà


A

Le colonne sono i campi da interrogare: se si vuole interrogare il campo Studente (si/no),ci si mette nella colonna suddetta e in corrispondenza della riga “Criteri” si andrà ascrivere la formula desiderata.

Si voleva il Socio Studente ? Si scrive il criterio

Vero oppure Truenella casellina Criteri della colonna Studente (si/no).Il risultato della Query è (con riferimento alla tabella Soci di partenza):


FORMULE DI INTERROGAZIONE

Esempio Dettaglio

<22 minore di 22 (NON comprende il 22)<=22 minore o uguale a 22 (comprende il 22)>22 maggiore di 22 (NON comprende il 22)>=22 maggiore o uguale a 22 (comprende il 22)

between 22 and 33 tra 22 e 33 estremi compresi

ppunti per il corso di preparazione agli esami per il conseguimento della Patente Europea del Computer 44


FORMULE DI INTERROGAZIONE (continua)

R* comincia per R*A finisce per A

R*A comincia per R e finisce per AR*I*A Comincia per R, finisce per A, dentro una I

Formule di interrogazione con > (maggiore), < (minore) , between…and… sonoutilizzabili anche col tipo_di_dato Data (quindi ha senso scrivere ad es.: between01/01/1999 and 31/12/2000)


5.4.1.4 Creare una query con criteri multipli

Alla luce di quanto mostrato nel paragrafo precedente (teoria ed esempi), la creazione di unaquery con più criteri (ossia la imposizione contemporanea delle formule di interrogazione) èmolto semplice. Per creare una tale query si deve:

1. Cliccare sulla sezione Query;2. Cliccare sulla opzione di Creazione

guidata;3. Scegliere l’opzione Nuovo4. Selezionare Autocomposizione

Query Semplice

5. Selezionare la tabella su cui effettuare la query;6. Selezionare il campo della tabella (6 e 6’) mediante il pulsante √;7. Cliccare su Avanti;

8. Scegliere un nome per la Query;



9. Selezionare Modificare la struttura della query;10. Cliccare su Fine.

11. Impostare i criteri;12. Cliccare su Visualizza foglio dati per vedere il risultato.

5.4.1.5 Salvare una query

Se durante l’autocomposizione si è assegnato il nome alla query Access si comporta nelmodo seguente:In visualizzazione foglio dati: salvataggio automatico alla chiusura della finestra;In visualizzazione struttura: richiesta di salvataggio alla chiusura della finestra se ci sonostate modifiche;Se invece non fosse stato assegnato un nome questo verrà richiesto prima di effettuare ilsalvataggio.In ogni caso è possibile salvare volontariamente cliccando sul simbolo del dischetto.

5.4.1.6 Applicare dei filtri a una query5.4.1.7 Rimuovere dei filtri a una query

Una query in modalità Visualizza foglio dati è in tutto e per tutto una tabella, quindi per essavalgono tutte le considerazioni fatte nel paragrafo 5.4.1.2.



5.4.2 Perfezionare una interrogazione

Dopo aver costruito una query, lanciandola in esecuzione si ottiene un foglio di lavoro con irecord che soddisfano i criteri di scelta impostati dall’utente. Il RecordSet (così si chiamal’insieme dei records ottenuti dall’applicazione della query) rispecchia esattamente gliobiettivi per i quali è stata creata la query stessa.Ma può capitare che ci si accorga che la query non è completamente soddisfacente: sidesidera, ad esempio, aggiungere o rimuovere dei campi.Le operazioni di aggiunta e rimozione di campi fanno uso del solo drag & drop.

5.4.2.1 Aggiungere campi a una query

Per aggiungere uno o più campi bisogna:

1. Aprire la query in modalità struttura;2. Selezionare il campo da aggiungere dall’elenco in alto;3. Trascinarlo su un’area vuota della struttura della query;

Si ottiene:



Se si volessero aggiungere campi da una tabella non mostrata, bisogna:

1. Aprire la query in modalitàstruttura;

2. Cliccare sul menu Query;3. Cliccare sulla voce

Mostra tabella;4. Selezionare la tabella di

interesse;5. Cliccare su Aggiungi;6. Cliccare su Chiudi;7. Procedere come già

mostrato per inserirenuovi campi.

5.4.2.2 Eliminare campi da una query

Sono possibili due alternative:

1. Nasconderlo (in questo caso la query è sempre basata su quel campo, ma non èvisualizzato). Per fare questo bisogna deselezionare l’opzione Mostra presente nelcampo stesso, all’interno della struttura della query;



2. Eliminarlo realmente. Bisogna a) Posizionarsi nel punto (x) e, quando compare lafreccetta verticale, fare clic con il mouse; b) Premere il tasto CANC.

5.4.3 Ricercare, selezionare ed ordinare

5.4.3.1. Ricercare, selezionare e ordinare i dati sulla base di criteri assegnati

Il RecordSet di una query è il risultato di un’elaborazione con la quale si verificano i criteriinseriti dall’utente in maniera definitiva e riscontrabili nella visualizzazione struttura dellaquery. Se, invece, si volessero estrarre informazioni sulla base di criteri assegnati di volta involta, allora occorrerebbe una query parametrizzata.In breve, si tratta di immettere la domanda che il programma dovrà porre all’utente nellacasella Criteri nel campo da parametrizzare.In Microsoft Access la sequenza operativa è la seguente:

1. Aprire il database;2. Visualizzare una query esistente o

crearla;3. Cliccare sul pulsante Visualizza

struttura;4. Cliccare sulla casella Criteri del campo

da parametrizzare;5. Digitare la “domanda” digitandola tra

parentesi quadra (nell’esempio[Digitare il cognome:]).

ax



Quando si passerà in modalità Visualizza Foglio Dati e ogniqualvolta si aprirà la querycomparirà la seguente finestra di dialogo:

Inserendo il valore desiderato e facendo clic su OK, verrà avviata la query:

Per ordinare una query (o allo stesso modo una semplice tabella) bisogna selezionare lacolonna sulla base della quale ordinare (o, più semplicemente lasciandovi il cursore) e, inseguito, premere il pulsante Ordina Crescente oppure Ordina Decrescente della barra deglistrumenti. La tabella è ordinata automaticamente.

5.4.3.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati comuni operatori logici

Nel mostrare l’uso delle query sono stati fatti esempi banali. Ma se si volesse interrogare latabella soci con domande tipo:

Quali soci hanno Età maggiore o uguale a 22 E strettamente minore di 29?Chi sono i soci che vengono dalle Città di Roma O di Pescara?Chi sono i soci che vengono da una Città che comincia per R, E che NON è Roma?

Quando si desidera unire due o più formule elementari nella stessa casellina Criteri, ènecessario adoperare delle parole chiave. Queste sono gli OPERATORI LOGICI.Gli operatori logici elementari (non sono gli unici) sono l’operatore AND, l’operatore OR,l’operatore NOT.Quando si uniscono tra di loro due condizioni, il comportamento sarà diverso a secondadell’operatore che li unisce. In dettaglio:



Operatore AND

Si supponga di avere due condizioni, ad esempio:

Condizione A) maggiore o uguale a 22 >=22Condizione B) minore di 29 <29

Imponendo il legame

Condizione_A AND Condizione_B

Si richiede che valgano CONTEMPORANEAMENTE l’una e l’altra.

In particolare, i valori che accontentano la condizione complessa:

(>=22) AND (<29)

sono solo 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28

Creando una Query per la tabella Soci col criterio suddetto …

… si ottiene:



Operatore OR

Si supponga di avere due condizioni, ad esempio

Condizione A) di RomaCondizione B) di Pescara

Imponendo il legame

Condizione_A OR Condizione_B

Si richiede che valgano l’una OPPURE l’altra in maniera NON ESCLUSIVA.


(Roma) OR (Pescara)

sono SIA chi è di Roma CHE chi è di Pescara


… si ottiene:



Operatore NOT

Si supponga di avere una condizione, ad esempio

Condizione A) di Roma

Imponendo

NOT Condizione_A

Si richiede che valga TUTTO TRANNE la Condizione_A. In particolare varranno tutti trannei Soci provenienti da Roma!

Si supponga di avere due condizioni, ad esempio

Condizione A) comincia per R R*Condizione B) Roma

Imponendo il legame

Condizione_A AND NOT Condizione_B

Si richiede che valga TUTTO QUELLO CHE COMINCIA PER R TRANNE ROMA.


(R*) AND NOT (Roma)

sono tutti i Soci che sono di una città che comincia per R, Roma esclusa!




… si ottiene:

Anche in questo caso si può procedere, con le modalità già viste, all’ordinamento.E altresì possibile l’introduzione delle query parametrizzate.Esempio:

5.5 Rendiconti

5.5.1 Generare rapporti

Generalmente i database vengono creati per gestire ed organizzare i dati in maniera tale dadisporre sempre, in maniera semplice ed efficiente, di informazioni aggiornate. Leinformazioni a video sono utili quando il loro uso è solo temporaneo e/o non si hanno grossequantità di dati. Se, al contrario, sono necessarie delle liste molto lunghe, magari ordinatesulla base di qualche campo, è più opportuno produrne una versione stampata; si pensi, asolo titolo di esempio a:

� L’elenco degli abbonati ad una compagnia telefonica� L’elenco dei prodotti acquistati da un certo agente� I dati degli utenti di un provider collegati ad Internet ad un certo orario ...

Nei database, gli elenchi di informazioni, prodotti per essere stampati o visualizzati a video,vengono chiamati Report (rapporti in italiano).



5.5.1.1 Presentare dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza

Per generare un report mediante Autocomposizione si deve:

1. Aprire il database;2. Selezionare Report nel gestore del database;3. Cliccare su Crea un report mediante una creazione guidata;4. Cliccare su Nuovo;5. Cliccare su Creazione guidata report;6. Scegliere la tabella o la query sulla base della quale creare il report;7. Cliccare su OK8. Selezionare i campi da includere (usando anche � per includere altre tabelle/query)9. Cliccare su Avanti;10. Selezionare (se lo si desidera) dei livelli di gruppo (cioè se raggruppare i dati per

qualche campo presente)11. Cliccare su Avanti;12. Scegliere in base a quale/i campo/i ordinare l’elenco dei dati che compare nel report;13. Scegliere il verso dell’ordinamento;14. Cliccare su Avanti;15. Scegliere il tipo di layout;16. Scegliere l’orientamento del foglio;17. Scegliere se fare in modo che la larghezza dei campi sia regolata per farlo entrare

tutto in una colonna;18. Cliccare su Avanti;19. Scegliere lo stile;20. Cliccare su Avanti;21. Indicare un titolo per il report;22. Scegliere se aprire il report in visualizzazione anteprima o in modifica struttura;23. Cliccare su Fine.



Si ottiene:

REPORT IN MODALITA’ ANTEPRIMA

REPORT IN MODALITA’ STRUTTURA



5.5.1.2 Modificare un rapporto

Può accadere che, mediante l’anteprima di stampa di un report, ci si accorga che qualcosanon va: un campo che non doveva essere inserito, un campo mancante, il report non èfacilmente leggibile o, più semplicemente, il layout non è piacevole. Nessun problema; ilreport può essere modificato.Per intervenire sulla struttura si deve:

1. Aprire il database;2. Cliccare sul pulsante Report nel gestore di database;3. Selezionare il report da modificare;4. Cliccare sull’icona Visualizza struttura.

Apparirà una finestra molto simile a quella di una maschera: un’area rettangolare su cui èposizionata una serie di oggetti (i campi e le etichette).

Tali oggetti possono essere modificati (nell’aspetto, nella posizione o nelle proprietà) con glistessi criteri utilizzati per modificare quelli presenti all’interno di una maschera.In particolare.

Modifica della posizione: Drag & drop

Modifica delle dimensioni:

1. Cliccare sull’oggetto per far comparire otto manigliette attorno al riquadro diselezione;

2. Portare il puntatore del mouse su una di queste, fino a punto in cui il puntatore sitrasforma;

3. Cliccare con il mouse e, senza rilasciare il tasto, muovere le frecce nel mododesiderato.



Cancellazione:

1. Cliccare sull’oggetto;2. Premere il tasto CANC.

Inserimento:

1. Visualizzare la casella degli strumenti (Visualizza | Barra dei menu | Casella deglistrumenti);

2. Cliccare sull’oggetto desiderato nella casella degli strumenti;3. Cliccare sul punto di inserimento desiderato e, senza rilasciare il tasto del mouse:4. Trascinare fino a far assumere le dimensioni desiderate.

5.5.1.3 Creare e personalizzare intestazioni e piè di pagina

1. Aprire il database;2. Aprire la scheda Report;3. Selezionare il report desiderato;

Nota: se si inserisce una casella di testo per visualizzare un nuovo campo bisognaassociargli un campo della tabella. Per farlo si deve:

1. Cliccare con il tasto destro del mouse stando sull’oggetto;2. Dal menu contestuale si sceglie la voce Proprietà;3. In Origine Controllo si seleziona il campo di interesse.



4. Premere il pulsante Struttura;5. Aprire il menu Visualizza;6. Selezionare Intestazioni e piè pagina di un record;7. Modificare l’intestazione (o il piè pagina) cliccandoci sopra col tasto sinistro del

mouse;

5.5.1.4 Raggruppare i dati di un rapporto

In un report contenente dati numerici è possibile analizzare i dati sia sulla base dei totaliparziali, sia dei totali generali dei valori riportati nelle varie pagine del report.Questo è il concetto di raggruppamento che si è presentato durante la autocomposizione, incui si chiede se si vuole inserire livelli di gruppo per i record al fine di effettuare stampe in cuici sia una organizzazione gerarchica dei record.Per riportare subtotali e totali si utilizzano gli spazi dei piè di pagina di gruppo, che devonoessere, quindi, presenti. Se non lo sono, si deve:

1. Aprire il database;2. Aprire il Report in Visualizzazione struttura;3. Cliccare su Visualizza nella Barra dei Menu;4. Cliccare su Ordinamento e Raggruppamento.

Viene visualizzata la seguente finestra:

In tale finestra:

- Nella metà di sopra sono elencati i campi per i quali sono definiti dei livelli diraggruppamento ed il loro ordine, crescente o decrescente;

- Nella metà di sotto si trovano i nomi delle proprietà di raggruppamento ed i relativivalori. Per visualizzare il piè di pagina bisogna selezionare Sì in (x).

+x



A questo punto bisogna:

1. Cliccare in un punto all’interno della sezione corpo del report;2. Selezionare la Casella di testo nella Casella degli Strumenti;3. Inserire la Casella di testo nel corpo;4. Associare a questa il campo sul quale si desidera la somma (par. 5.5.1.2);5. Se non si desidera visualizzare il totale di ogni riga inserire No nella proprietà

Visualizzazione.6. Impostare la proprietà Somma parziale al valore:- Su gruppo per fare in modo che la somma all’inizio di un nuovo gruppo sia zero;- al valore Su tutto, per avere un totale … totale.

Seguiti questi passi, se si vogliono i subtotali di gruppo alla fine di ogni gruppo e/o i totaligenerali alla fine del report si deve ripetere l’inserimento delle caselle di testo (con il valoreSì nella proprietà Visualizzazione) nel piè di pagina del gruppo e/o in quello del report e sideve impostare l’associazione con il campo su cui si effettua il totale parziale.

APPUNTI PER IL CORSO DI PREPARAZIONE AGLI ESAMI … · 5.1.1 Primi passi con un database 5.1.1.1...

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