“TRACECARE”Soluzioni di Tracciabilità e Monitoraggio

Gabriele PaciniAmministratore Delegato

Cisa - Infection Control System

“IL GRUPPO CISA”PROFILO AZIENDALE

Cisa è un gruppo industriale che produce macchinari ospedalieri e industriali con sistemi produttivi tecnologici integrati, e da oltre 60 anni produce e vende sterilizzatori per soddisfare tutte le esigenze di sterilizzazione. La sede principale produttiva e commerciale si trova a Lucca, Italia.A Joinville, Brasile, è presente uno stabilimento produttivo e di assistenza per tutta l’ America Latina.Le sedi commerciali per la regione del Medio Oriente è situata ad Amman, Giordania, mentre per l’Asia a Singapore.

In fine, per garantire una presenza costante e un servizio efficiente i distributori sono presenti in ogni parte del mondo.Per questo motivo, ha concentrato la propria attività su una linea di prodotti che comprende: soluzioni per il controllo delle infezioni, macchinari per il lavaggio e la disinfezione, macchinari per sterilizzazione ad alte e basse temperature, sistemi software per lo smaltimento di rifiuti medici e il controllo di gestione. Tutti i prodotti delle diverse linee sono “made in CISA” dalla progettazione alla produzione.

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Il Reparto di sterilizzazione centrale comprende quel reparto dell’ospedale in cui sono pulite, preparate, trattate, immagazzinate e prelevate forniture e attrezzature mediche/chirurgiche, sia sterili sia non sterili per somministrare le cure ai pazienti.Il TRACECARE CISA (come illustrato nella legenda) è il nuovo sistema di tracciabilità sviluppato da CISA che nella sua versione completa consente il monitoraggio del kit durante tutte le fasi nelle aree del RSC (area sporca - area pulita - area sterile - sala operatoria).

“ALL’INTERNO DEL RSC”DOVE POTETE TROVARMI

“Tracecare”Soluzioni di Tracciabilità e Monitoraggio

Legenda:

AREA SPORCA

AREA PULITA

AREA STERILE

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““TRACCIABILITÀ”

SISTEMA TRACECARE

In qualsiasi RSC, la tracciabilità, che sia manuale o assistita, è obbligatoria per il personale ospedaliero. Il nuovo sistema di tracciabilità sviluppato da CISA consente il monitoraggio del kit durante tutte le fasi nelle aree del RSC. La struttura del prodotto è un sistema basato su WEB e gli operatori utilizzano dispositivi mobili (palmare).

Il sistema TRACECARE consente la comunicazione diretta con i PLC delle macchine CISA, usando un proprio protocollo di comunicazione.

I tre settori principali in cui è divisa l’unità di sterilizzazione, sporco, pulito e sterile, sono fisicamente divisi e le macchine rappresentano il punto di passaggio da un settore a un altro. La tracciabilità del kit generico o della strumentazione è realizzata tramite un segnale su un dispositivo mobile, che comunica direttamente tramite Wi-Fi con il server dell’ospedale.

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Soluzioni per la gestione dei processi di sterilizzazione per incrementare l’efficienza e l’accessibilità. Monitoraggio, reporting, tracciabilità RSC, Tracecare Full e Tracecare Link.

TRACECARE

Scarico autoclave • L’operatore scarica l’autoclave• L’operatore s’identifica e seleziona l’autoclave, la macchina e l’ID salvato del kit

Stoccaggio • L’operatore s’identifica e seleziona il punto di stoccaggio del kit e l’identificativo del kit stoccato

Spedizione • L’operatore seleziona l’identificativo del kit e le informazioni per la spedizione

Ingresso kit usato • Ingresso kit dalla sala operatoria• L’operatore legge il codice a barre del carrello e il suo badge con il dispositivo mobile

Primo lavaggio manuale • L’operatore seleziona: badge, macchina, tipo di lavaggio

Lavaggio ad ultrasuoni • L’operatore seleziona: badge, macchina, tipo di lavaggio

Carico macchinadi lavaggio • L’operatore seleziona: badge, macchina, tipo di lavaggio"

“AREA SPORCA”

Scarico macchina di lavaggio • L’operatore scarica la macchina

Composizione del kit • L’operatore si identifica e crea il kit secondo una distinta. Spunta gli articoli selezionati inclusi nel kit

Imballaggio del kit • Stampa l’etichetta identificativa del kit• Imballaggio del kit e stampa della check-list

Carico autoclave• L’operatore seleziona: badge, macchina, identificativo kit, ciclo di sterilizzazione e

carica il kit nell’autoclave

“AREA PULITA”

“AREA STERILE”

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ERP

WEB

CLIENT CLIENT

DB DB

BACKOFFICE

FRONTOFFICE

MIDDLEWAREMOBILEWORKER

“STRUTTURA DEL PRODOTTO”INSIEME DI FUNZIONI

L’architettura del TraceCare consiste in una serie di funzioni che consente agli operatori di accedere ai dati da qualsiasi località (tramite Wi-Fi sul dispositivo mobile o un PC). Il prodotto può essere

integrato nel sistema informativo ospedaliero (SIO).

Possono essere identificati i seguenti elementi:

Applicazione Palmtop Front Office (FRONT OFFICE) •Applicazione PC Back Office (BACK OFFICE) •

Applicazione Middleware (MIDDLEWARE) •

“APPLICAZIONE FRONT OFFICE”L’applicazione Front Office, installata su un dispositivo mobile del tipo industriale, consente di gestire i processi di tracciabilità e l’utilizzo di un dispositivo in grado di garantire la tracciabilità delle attività svolte. Sono garantite le seguenti funzioni:

KIT DI RICEZIONE• Legge il codice a barre del badge personale con il lettore ottico palmare• Legge il codice a barre del tipo di kit ricevuto• Conferma.

TRASFERIMENTO ALLA POSTAZIONE OPERATIVA• Legge il codice a barre del badge personale con il lettore ottico palmare• Legge il codice a barre dei kit da trasferire• Seleziona la macchina/postazione verso cui effettuare il trasferimento.

TRASFERIMENTO TRA SETTORIDifferisce dal trasferimento precedente poiché in questo caso indica un trasferimento importante di kit posizionati su una postazione sul bordo tra i due settori. È necessario selezionare questa voce quando viene riportato che il sistema di lavaggio-disinfezione ha concluso il drenaggio; in realtà, la funzione segnala il trasferimento di tutti i kit contenuti nel sistema di lavaggio-disinfezione selezionato dal settore sporco al settore pulito. Lo stesso può applicarsi alle autoclavi; in questo caso, segnalerà che l’autoclave ha concluso lo svuotamento (dopo che il ciclo si sarà svolto senza errori) e, quindi, il trasferimento dal settore pulito dell’autoclave al settore sterile dell’autoclave.

Selezionando questa procedura dal menu, l’operatore:

• Legge il codice a barre del badge personale con il lettore ottico palmare• Legge il codice a barre dei kit da trasferire• Seleziona la macchina/postazione verso cui effettuare il trasferimento.

SPEDIZIONE DEL KIT• Si identifica• Specifica la spedizione• Identifica i kit da spedire.

AGGIORNAMENTO SOFTWARECon questa voce del menu, l’applicazione sarà automaticamente aggiornata ogni volta che sarà disponibile una nuova versione.

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“APPLICAZIONE BACK OFFICE”

“APPLICAZIONI MIDDLEWARE”

L’applicazione Back Office è installata su postazioni fisse (PC) e offre una serie di funzioni tra cui le seguenti sono le più

significative:

Gestione e profilazione dell’utente •Stampanti •

Registri dati postazione •Registri dati articolo •Registri dati tipo kit •

Registri dati operatore •Registri dati macchina •

Registri dati specializzati •Composizione kit •

Report •Manutenzione •

L’applicazione Middleware consente alle applicazioni Front Office e Back Office, ai dispositivi hardware e ai software di amministrazione in uso di dialogare. I dati sono importati dall’ERP esistente, nel database DCARE e da lì sono messi a disposizione, adeguatamente riorganizzati, dei palmari.

In particolare, l’applicazione middleware esegue le seguenti operazioni:

Comunicazione con il PLC delle macchine: l’applicazione è in grado di comunicare online con il PLC della macchina se dotato di interfaccia Ethernet. La comunicazione è univoca (dalla macchina all’applicazione Cisa). Middleware offre un servizio REST che può essere azionato dal PLC per inviare informazioni d’interesse; Importazione dei registri dati dal software di amministrazione esistente: l’applicazione consente di importare

diversi registri di esercizio dalle applicazioni software amministrative esistenti. In particolare, permette di importare i seguenti registri:

Strumentazione •Tipi di kit •

La gestione delle importazioni sarà fatta da un display •

“MODULI TRACECARE”Il prodotto offre la possibilità di scegliere i moduli con capacità che possono essere integrate a seconda delle esigenze del cliente. Illustriamo qui di seguito un diagramma che identifica i moduli.

In dettaglio, i moduli possono essere descritti come segue:

MONITORAGGIOMostra il grafico dei cicli e genera una “nota” (indicando le informazioni come la fase, data/ora, numero del ciclo, temperatura, pressione, numero di serie della macchina) di N macchine, dove N è stabilito dal pacchetto in licenza commercialmente stabilito. Il monitoraggio non è collegato al ciclo della macchina, acquisisce i dati solo quando il PC è acceso e il programma è in funzione.Hardware necessario: viene consegnato un CD di installazione per PC e possibilimente una chiave hardwareper verificare la licenza.

REPORTINGConsente di estrapolare dati dalla macchina e dai kit. L’operatore che deve caricare l’autoclave, identifica il kit e la macchina in cui il kit è inserito con un lettore di codice a barre. È possibile estrapolare i dati in formato elettronico da stabilire (ad esempio, Excel). Hardware necessario: lettore codice a barre, stampante etichetta, PC. Anche in questo caso, viene fornito un CD di installazione con la relativa chiave di licenza per N macchine.

COMPOSIZIONE DEL KIT Software a supporto della composizione dei carrelli sulla base di modelli predefiniti (kit standard).L’operatore può creare i kit secondo la lista di strumenti, le immagini e i video associati al kit standard desiderato.Requisiti software: avere a disposizione per l’importazione i registri dati degli strumenti, dei kit/carrelli e delle immagini/video/file multimediali a supporto della composizione.Hardware necessario: Datamatrix (solo per i reparti che utilizzano strumenti Datamatrix).Possono essere venduti singolarmente il modulo di monitoraggio (1) e il modulo di rendicontazione o reporting (2).

MONITORAGGIO

WASTECAREED

ENDOCARE

TRACECARELIGHT REPORTING

COMPOSIZIONE DEL KIT

TRACCIABILITÀ RSC

TRACECARE FULL

DALL’OSPEDALESALA OPERATORIA

ALL’OSPEDALESALA OPERATORIA

1

2

3

4

TRACECARE LINK5

“IDENTIFICAZIONE TRACECARE”

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“TRACECARE LIGHT,FULL,LINK”MODULI DI COMPOSIZIONE DEL KIT

L’unione dei moduli di composizione del kit di monitoraggio e reporting rappresenta il prodotto TRACE CARE LIGHT. La versione TRACE CARE FULL aggiunge a questi moduli una completa tracciabilità dal front desk alla sala operatoria, grazie ai dispositivi mobili; l’applicazione in questo caso è basata su web, quindi, disponibile sull’intera rete del reparto e per tutti gli utenti autorizzati. Il pacchetto aggiuntivo, TRACECARE LINK è la versione TRACECARE FULL combinata al software ORMAWEB per lo scambio di informazioni per

una tracciabilità totale all’interno dell’ospedale.

“WASTECARE”COMBINAZIONI

È il prodotto studiato per tracciare tutti i rifiuti sanitari e si basa sulla combinazione dei moduli di Monitoraggio e Reporting. L’applicazione è adatta anche a tutti quei casi in cui i rifiuti sanitari devono essere smaltiti con una macchina e quindi, debitamente certificati. Un punto di partenza per questo prodotto potrebbe essere l’introduzione della tecnologia RFID nel processo di smaltimento. Le etichette sarebbero consegnate dal RSC agli ospedali per

essere poi apposte sui rifiuti, per una tracciabilità automatica.

“ENDOCARE”COMBINAZIONI

È il prodotto studiato per tracciare tutti gli endoscopi e si basa sulla combinazione dei moduli di Monitoraggio e Reporting. Offriamo questo prodotto agli ospedali che utilizzano i contenitori di stoccaggio Cisa contenenti gli endoscopi da disinfettare. Il sistema consiste in due macchine: la disinfezione di alta qualità è eseguita nella prima (P-ERS), sulla base di un ciclo che la macchina stessa riconosce leggendo l’RFID sul contenitore. La seconda macchina (P-ESS) asciuga il contenitore e l’endoscopio ivi contenuto, consentendo una

maggiore sterilitàdella strumentazione. Sul contenitore è apposta un’etichetta RFID che la P-ERS inizializza con la data/ora della sterilizzazione. Prima di apporla sulla P-ESS, la macchina verifica che la data/ora dell’etichetta del contenitore sono valide con il lettore RFID integrato e, in caso contrario, informa l’operatore. Lo scopo dell’applicazione è fornire la tracciabilità e le informazioni sull’endoscopio durante il suo tragitto (quale macchina, quale ciclo, la data/ora di ogni operazione, quale operatore, ecc.) e di bloccare i trasferimenti se il momento e le procedure di trasferimento da una postazione all’altra non sono verificati dalle macchine.

“FOGLIO DATI”REQUISITI SOLUZIONI HARDWAREPer utilizzare TRACECARE, sono necessarie le seguenti configurazioni minime presso il cliente:

OGNI PIATTAFORMA PCSistema operativo: Windows XP 32bit;RAM: 4GB.Per il server:Sistema operativo: Windows Server 2003 32bit;RAM: 4GB;HD: 50GB.

INOLTRE, SARANNO INSTALLATE SULLA MACCHINA LE SEGUENTI APPApache Tomcat 7; Sun Java JRE 1.6;ORACLE DB versione XE o PostgreSQL

Il sistema consente di utilizzare i lettori Datamatrix per la gestione di singoli strumenti chirurgici e prevede la possibilità di gestire gli strumenti chirurgici con l’RFID integrato.

SOLUZIONI HARDWARE PER TRACECARE• STAMPANTE ZEBRA• I PAD• DATAMATRI

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