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ST
24/04/2014
La soluzione di ST Company per il Performance Management, tramite
l’utilizzo di soluzione Ibm Cognos di Business Analytics
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ANALYST
Business Software Control
Panoramica
Il business di oggi non è come quello di una volta. Tuttavia, una cosa è
certa: la complessità sta crescendo e continuerà a farlo. Secondo uno studio di McKinsey: “Gestire un’azienda del 21°secolo è, esponenzialmente, più complesso
rispetto ad una azienda del 20°secolo. Le aziende devono dare attenzione a più azionisti, più regole e più rischi – e sapere cosa pensano i loro i propri clienti.”
Allo stesso tempo, le azienda hanno a disposizione una quantità maggiore di dati. Non solo quelli forniti dai sistemi di business e dai dispositivi di comunicazione. Internet e le reti sociali influenzano sempre di più il
pensiero e le comunicazioni delle persone. Un recente studio IBM CEO attribuisce a questa accelerata convergenza di persone ed informazioni il ruolo di
principale fattore che influenza il futuro delle organizzazioni. In un mondo complesso e ricco di interconnessioni talmente rapide, non
basta più decidere ed agire sulla base di informazioni limitate, tempistiche tradizionali e cicli di pianificazione strategici. Le nuove sfide ed opportunità richiedono flessibilità: la flessibilità di valutare, reinventare e
modificare. In questo contesto ST Company ha creato, per i propri clienti, un modello per tenere sotto controllo le informazioni principali che servono al
business per decidere rapidamente.
L’esperienza e la competenza
maturate in anni di lavoro accanto a responsabili del controllo di gestione e l’esperienza sull’infrastruttura tecnologica IBM vengono presentate in AnalyST, la soluzione di performance management per i
propri clienti, attraverso l’utilizzo della moderna e potente tecnologia di IBM, Cognos Insight. Il software unisce reportistica, oltre ad analisi, simulazioni, scorecarding e
cruscotti. E questo estende le risorse di business intelligence (BI) e CPM tramite la pianificazione, modeling di scenari, monitoraggio in tempo reale ed analitica predittiva – consentendovi di attingere alle
informazioni presenti nell’organizzazione e condividere osservazioni per decidere. La soluzione può essere acquisita così com’è semplicemente collegandola
ai propri database, oppure adattata a vostre particolari esigenze. Può essere acquistata per intero o per singoli moduli. Può inoltre essere agevolmente integrata in Cognos
Tm1, Cognos BI o Cognos Express per essere condivisa e distribuita internamente od esternamente all’azienda.
Sommario MENU PRINCIPALE ................................................................................................................... 1
CRUSCOTTO DI SINTESI............................................................................................................ 1
FORECAST ................................................................................................................................ 2
VENDITE .................................................................................................................................... 2
DISTINTA COSTI, PREZZI, CONDIZIONI COMMERCIALI ......................................................... 3
ALLOCAZIONI .......................................................................................................................... 4
COSTO DEL PERSONALE ......................................................................................................... 4
CASH FLOW ............................................................................................................................. 5
GESTIONE DEL CONTO ECONOMICO E STATO PATRIMONIALE RICLASSIFICATO (ACG) 5
IL BUDGET SELF SERVICE ......................................................................................................... 7
INTEGRAZIONE CON COGNOS BI ....................................................................................... 11
DISTRIBUIRE UNA APPLICAZIONE CON COGNOS TM1: ..................................................... 11
Il budget di filiale .................................................................................................................. 12
La Balance Scorecard ......................................................................................................... 14
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MENU PRINCIPALE
Il Menu Principale è un cruscotto interattivo dal quale si accede ai vari moduli descritti nei paragrafi seguenti. Tutti i moduli sono collegati tra loro e le simulazioni
effettuate in ciascuno di essi hanno un impatto sugli altri. La direzione ha uno strumento per effettuare rapidamente simulazioni e prendere decisioni anche durante un consiglio di amministrazione.
CRUSCOTTO DI SINTESI Il cruscotto di sintesi mostra i principali indicatori economico-finanziari da tenere
sotto controllo.
La tabella mostra gli scostamenti degli indicatori rispetto al budget. Un’icona
semaforica rende immediatamente visibile, per ogni anno o frazione (trimestre,
mese…) quali indicatori sono in linea con le aspettative e quali no. Il filtro sulle Filiali
permette di navigare rapidamente la tabella nel dettaglio territoriale.
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Filtrando su una versione (Actual, Budget) i grafici consentono di monitorare il
margine, Break Even Point (Pareggio tra margine e costi fissi) e l’andamento del
Cash Flow (Incassi, Pagamenti, Saldi).
FORECAST Il Forecast proietta, ogni mese, i dati progressivi di ogni filiale alla chiusura dell’anno,
secondo tre scenari differenti:
-Goal: Aggiustamento del budget distribuendo lo scostamento di esso dal
consuntivo sui mesi restanti, in proporzione al budget originariamente proposto
(secondo la formula [“Budget Annuo” – “Consuntivo YTD”] / [“Budget Annuo” –
“Budget YTD”] * [“Budget Mese”])
-Trend: Aggiustamento del budget riproporzionandolo all’effettivo Trend (secondo la
formula [“Consuntivo YTD”] / [“Budget YTD”] * [“Budget Mese”])
-Actual-Budget: Proiezione a chiudere che utilizza i dati di Consuntivo per i mesi
chiusi e quelli di budget per gli altri
VENDITE Le vendite consentono di effettuare rapide simulazioni sulle quantità vendute, a
livello di dettaglio (Cliente, Prodotto, Mese, Filiale) o a livello Aggregato (Gruppo di
Clienti, Totale Clienti, Famiglia Prodotti, Trimestre, Regione…) e di visualizzare
immediatamente l’impatto delle modifiche sul conto economico e nel cruscotto di
sintesi.
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E’ inoltre agevole valutare l’impatto sul margine delle campagne promozionali e
degli sconti applicati ai clienti
DISTINTA COSTI, PREZZI, CONDIZIONI COMMERCIALI Viene predisposta la distinta dei costi di produzione dei prodotti. Le variazioni
permettono di valutare immediatamente l’impatto delle variazioni dei costi di
produzione sul costo del venduto e sul margine.
Rapide analisi di confronto Actual-Budget consentono di individuare velocemente
perché il business non sta producendo i risultati attesi e di intervenire per correggere
il Trend.
Con le funzionalità native del prodotto si possono effettuare rapidamente variazioni
dei prezzi di Vendita e simulare l’impatto sulla marginalità
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Ad ogni modifica i dati che hanno subito un impatto vengono visualizzati di un
colore differente (blu)
ALLOCAZIONI Nella sezione Allocazioni i Costi indiretti vengono rapidamente distribuiti alle filiali in
proporzione al fatturato generato.
COSTO DEL PERSONALE Il costo del personale è senz’altro uno dei costi fissi più importanti.
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Il modulo di simulazione del costo del Personale consente con semplicità e rapidità
di effettuare simulazioni sul CDL attraverso aumenti, variazioni di mansioni, variazioni
di livello, di filiale, maternità, licenziamento e pensionamento basandosi sugli
elementi retributivi base previsti dai contratti di lavoro. Gli impatti di queste variazioni
sono immediatamente visibili sul conto economico, consentendo quindi al
management di decidere con maggior efficacia le politiche di incentivazione del
lavoro.
CASH FLOW Variando i tempi contrattuali di incasso e pagamento si analizza il cash flow
GESTIONE DEL CONTO ECONOMICO E STATO
PATRIMONIALE RICLASSIFICATO (ACG) I dati contabili ACG vengono aggiornati ed acquisiti in Cognos Insight con un solo
click
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Ogni sottoconto viene riclassificato in Sottogruppi e Gruppi secondo uno schema di
riclassifica
Con un altro “Click” lo schema riclassificato viene aggiornato ed i dati sono pronti
per l’analisi
Si procede in modo analogo per la riclassifica di stato patrimoniale
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IL BUDGET SELF SERVICE Preparare il budget in modo semplice e veloce. Con un click su “Prepara Budget” si
predispone una base dati di partenza per il budget (actual anno corrente per i mesi
chiusi e budget anno corrente per i mesi ancora aperti), sulla quale analizzare e
pianificare gli scenari futuri di vendita.
Attraverso la propagazione relativa dei dati è rapido inserire le quantità di budget,
ad esempio per i nuovi prodotti, basandosi sulla distribuzione percentuale di altri
prodotti sulle filiali, sui clienti e sui mesi.
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Sfruttando le funzionalità di Drag & Drop (trascinamento dimensioni) si possono
visualizzare e modificare i dati secondo differenti prospettive
Con il drill down si analizzano i dati nel dettaglio
E con le funzionalità di Hold (Mantieni) si possono variare le distribuzioni dei dati
mantenendo fissi alcuni obiettivi, di totale o di dettaglio. Ad esempio posso
incrementare del 10% le quantità di budget di febbraio di Alessandria, mantenendo
fisso l’obiettivo di 10.000 pezzi venduti in piemonte a totale anno
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E’ possibile visualizzare rapidamente i dati in forma grafica e modificare i dati
modificando direttamente la rappresentazione grafica
E’ rapido e semplice infine importare dei dati già preparati in excel, ad esempio i
prezzi di vendita o la distinta costi
Come per l’anno in corso, anche per il budget è possibile pianificare il Costo del
lavoro, prevedendo variazioni di filiale, di ruolo, di mansione, dei propri e di nuovi
dipendenti.
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Le variazioni si riflettono sulla sintesi del Costo del Personale, che aggrega i costi per
Regione/Filiale
Come per il budget si procede per l’allocazione dei Costi fissi in base al fatturato
previsto.
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INTEGRAZIONE CON COGNOS BI Attraverso l’integrazione con Cognos BI è possibile condividere il proprio lavoro sul
portale Cognos.
Gli utenti autorizzati all’accesso della directory dove verrà pubblicato il file.cdd (il file
di cognos insight) potranno scaricarsene una copia sul proprio pc e visualizzare,
modificare ed integrare il modello. A loro volta potranno ripubblicare lo stesso
aggiornato.
DISTRIBUIRE UNA APPLICAZIONE CON COGNOS TM1: Integrando la soluzione Cognos Inisght con Tm1 il modello acquisisce ulteriori
funzionalità. I principali vantaggi dell’integrazione sono:
-Centralizzazione del modello: il modello viene pubblicato su un server aziendale,
che consentirà prestazioni migliori ed univocità del modello stesso
-Sicurezza dei dati: è possibile assegnare differenti responsabilità a differenti gruppi
di utenti, autorizzandoli o meno alla lettura, modifica o scrittura di dati, nei differenti
moduli
-Distribuzione dei dati alle filiali con Gestione e monitoraggio del workflow: il modello
viene distribuito, ad esempio alle filiali, per la compliazione del budget di filiale
-Funzionalità avanzate: creazione e modifica di processi di calcolo complessi,
creazione di links (collegamenti tra cubi).
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Una volta pubblicato il modello è accessibile tramite Cognos Performance Modeler,
che consente appunto l’amministrazione e la gestione complessiva del modello.
IL BUDGET DI FILIALE Un modello integrato con Tm1 (o Cognos Express) può essere distribuito
funzionalmente è territorialmente. Tramite accesso web, da ogni luogo gli utenti
autorizzati possono dialogare col server centrale, effettuando simulazioni di budget.
L’amministratore del modello (che è un utente del controlling, non un esperto IT)
può decidere quali moduli distribuire ed assegnare a differenti responsabilità.
Ad esempio può essere chiesto ai direttori vendite delle varie filiali di apportare
variazioni al budget proposto centralmente.
Ogni filiale avrà accesso alla propria porzione di dati.
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Gli utenti revisori potranno visualizzare lo stato dei lavori (workflow) verificando chi
sta rispettando i tempi di lavoro e chi no.
I revisori saranno avvisati via email quando i dati delle filiali verranno inviati per la
loro approvazione ed avranno in ogni momento il controllo della situazione sul
territorio.
I responsabili di filale potranno accedere via web al modello ed effettuare le proprie
simulazioni, utilizzando direttamente l’applicazione web, un client Cognos Insight
oppure una app per utenti ipad.
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LA BALANCE SCORECARD Con il modulo Balance Scorecard il management ha un cruscotto per monitorare lo
stato (actual vs budget) ed il trend (periodo corrente vs precedente) delle principali
variabili economico-finanziarie, del rendimento del personale, dell’andamento delle
vendite, dello stato dei processi di lavorazione interni e dei risultati delle principali
azioni di marketing.
Attraverso una mappa strategica facilmente adattabile alle esigenze del proprio
business consente di individuare rapidamente le criticità e su quali variabili
intervenire. Muovendo il mouse sull’icona che identifica i propri obiettivi aziendali
viene mostrata la lista degli indicatori correlati, con lo stato di ciascuno di essi.
Con i diagrammi di impatto viene visualizzata la relazione positiva o negativa tra le
metriche. Questo diagramma mostra come sta andando realmente il business e
dove si trovano le reali criticità.
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Il diagramma di impatto mostra semafori ed indicatori di trend per ciascuna
metrica.