AlmaEsami

Manuale operativo

APPELLI, PRENOTAZIONI e VERBALIZZAZIONE ESAMI

(aggiornato al 28/08/2018)

2

Sommario

1 CONTESTO DI RIFERIMENTO ............................................................................................... 3

2 ORGANIZZAZIONE DELLA GESTIONE DI APPELLI E VERBALIZZAZIONE ESAMI ................... 4

3 MANUALE OPERATIVO DELLA PROCEDURA ALMAESAMI ...................................................... 5

3.1 LOGIN ................................................................................................................................................................. 5

3.2 CREAZIONE PROVA D’ESAME ............................................................................................................................. 8

3.2.1 Condivisione di un appello tra Attività Formative .................................................................. 12

3.2.2 Turnazione di un appello: ............................................................................................................... 14

3.2.3 Vincoli ..................................................................................................................................................... 15

3.2.4 Creazione prova su moduli di corsi integrati ........................................................................... 19

3.3 GESTIONE LISTA ISCRITTI ............................................................................................................................... 21

3.3.1 Stampa lista iscritti ............................................................................................................................ 25

3.3.2 Invio comunicazioni ........................................................................................................................... 27

3.3.3 Inserimento esiti ................................................................................................................................. 30

3.4 MODELLI DI APPELLO ....................................................................................................................................... 34

3.5 DELEGHE/SOSTITUZIONI ................................................................................................................................ 37

3.6 PERFEZIONAMENTO DEI VERBALI DA LISTA STUDENTI ................................................................................. 41

3.7 PERFEZIONAMENTO DEI VERBALI SENZA LISTA STUDENTI ........................................................................ 50

3.7.1 Verbalizzazione Rapida o Singola ................................................................................................. 51

3.7.2 Verbalizzazione fuori lista di un elenco di studenti ............................................................... 54

3.8 VERBALI IN SOSPESO ...................................................................................................................................... 57

3.9 GESTIONE QUESITI D’ESAME .......................................................................................................................... 59

3.10 GESTIONE COMMISSIONI D’ESAME ................................................................................................................ 61

3.11 GESTIONE ERRORI MATERIALI ........................................................................................................................ 64

3.12 STATISTICHE .................................................................................................................................................... 68

4 GLOSSARIO ....................................................................................................................... 70

3

1 Contesto di riferimento

Il sistema AlmaEsami consente di gestire l’iter dell’esame: dalla definizione e gestione delle prove di

appello, alla prenotazione fino alla verbalizzazione delle prove di verifica delle attività formative.

Il sistema è accessibile a due categorie di utenti:

o Personale universitario:

Docenti e componenti di commissione d’esame;

Personale della Scuola o altri soggetti da essa individuati;

Personale di Segreteria studenti.

o Studenti.

4

2 Organizzazione della gestione di Appelli e Verbalizzazione esami

Ciascuna Scuola- in base alla propria organizzazione interna - è invitata a individuare i soggetti autorizzati

ad utilizzare le funzionalità disponibili, come di seguito indicato:

Funzionalità Utenti abilitati Note

1. Definizione e inserimento

dati appelli d'esame;

2. Pubblicazione appelli

d’esame;

3. Stampa lista iscritti;

Personale della Scuola La decisione di chi può inserire e

pubblicare gli appelli d'esame, gestire la

lista degli iscritti, ecc. è di pertinenza di

ogni singola Scuola. E’ possibile

configurare il sistema per far sì che i

docenti o altri soggetti autorizzati dalla

presidenza (eventualmente segnalati dai

docenti), possano essere autonomi. Vale il

principio che la Scuola deve essere ben

consapevole di chi fa che cosa.

Presidente della

commissione d’esame

Altra persona autorizzata

Registrazione dati verbale

d'esame:

data, voto, quesiti, ecc.

Docente titolare

verbalizzante

La decisione di chi può inserire i dati è di

pertinenza del docente verbalizzante.

Anche in questo caso, vale il principio che

la Scuola deve essere informata su chi fa

che cosa.

Delegato del docente

titolare verbalizzante

(scelto tra i SOLI

componenti della

Commissione d'esame

deliberata e presente in

fase di sostenimento

della prova).

Perfezionamento del verbale

con firma digitale

Docente titolare

verbalizzante

Il perfezionamento del verbale redatto

avviene con firma del docente titolare

verbalizzante o del sostituto verbalizzante

(qualora deliberato e supervisionato dalla

Scuola), e sancisce il trasferimento dei dati

nella carriera dello studente.

Sostituto verbalizzante

5

3 Manuale operativo della procedura AlmaEsami

3.1 Login

Per utilizzare le funzionalità del sistema AlmaEsami per la definizione degli appelli e la verbalizzazione degli

esami di profitto è necessario collegarsi al sito:

https://almaesami.unibo.it

Viene visualizzata la seguente schermata:

Figura 1

Una volta cliccato su accesso personale universitario, occorre autenticarsi secondo la procedura di Login

che prevede l’inserimento negli appositi campi delle credenziali istituzionali: username e password.

6

Figura 2

Eseguito il login, si accede di default alla sezione Vista per Prove (Fig.3):

Figura 3

Il sistema propone di default in ordine temporale le prove definite per tutte le Attività Formative e le

informazioni più rilevanti relative agli appelli: le attività formative a cui sono associati, la data, il luogo, la

tipologia dell’esame (scritto, orale, ecc), l’eventuale numero di studenti iscritti (nella colonna “Iscr”).

7

L’icona semaforica, accanto alla colonna “Iscr”, segnala i diversi stati in cui possono trovarsi le prove, come

di seguito indicato:

Una serie di filtri consente di gestire i dati visualizzati nella pagina ed eseguire ricerche mirate: scegliendo

l’opzione , è possibile visualizzare le prove definite per tutte le Attività Formative (recenti

e non) in ordine temporale.

Impostando gli altri parametri disponibili, si può limitare la ricerca degli appelli in base al loro stato (es. da

verbalizzare, creato, pubblicato, ecc.), in base ad un anno accademico o un corso di studio specifici, e/o al

giorno d’esame.

Selezionato il filtro di interesse, si procede cliccando su .

Per eseguire una nuova ricerca si possono resettare le impostazioni già inserite cliccando sul pulsante

.

Dalla pagina Vista per Prove è possibile:

estendere l’elenco delle prove visualizzate, deselezionando il check-box prove recenti impostato di

default per la visualizzazione delle sole prove dell’ultimo mese, a partire dalla data corrente;

impostare i filtri che consentono di limitare la ricerca in base al giorno ed all’ora dell’appello;

definire nuove prove d’esame;

verbalizzare senza disporre di una lista di studenti;

accedere alla lista studenti;

pubblicare, modificare, duplicare e cancellare le prove;

chiudere la lista d’iscrizione.

Le funzionalità corrispondenti alle operazioni elencate negli ultimi due punti sono o meno disponibili a

seconda dello stato attuale della prova (pubblicata, iscrizioni in corso, etc) e delle scelte di configurazione

adottate dalla Scuola di riferimento.

8

3.2 Creazione prova d’esame

Per definire una nuova prova, cliccare sul pulsante (Fig. 4)

Figura 4

Si accede alla seguente maschera:

Figura 5

9

Per definire la nuova prova è possibile:

creare una prova ex novo cliccando su (Fig. 5);

utilizzare uno dei modelli d’appello disponibili (si rimanda al paragrafo 3.4);

creare una prova per duplicazione di una prova creata in precedenza.

In ogni caso, si aprirà la maschera di definizione della Prova d’esame (Fig. 6):

Figura 6

Se la prova dà luogo a verbalizzazione è necessario attivare il flag in corrispondenza della voce

; diversamente (es. prove parziali) il flag NON deve essere attivato.

ATTENZIONE! Nel caso in cui venga attivato il flag su , sarà reso possibile

l’inserimento di una valutazione che non dipende dalla programmazione didattica; questa possibilità è

prevista solo per prove non verbalizzabili.

10

Compilando i campi della maschera “Prova d’esame” (Fig. 6), vengono definite le caratteristiche

dell’appello. Di seguito i campi obbligatori contraddistinti, nella maschera, dal simbolo *:

Anno Accademico : è impostato di default all’anno accademico in corso;

Descrizione: descrizione dell’appello;

Data appello: data dell’esame (Attenzione! nella definizione della data appello selezionare prima

l’anno, poi il mese ed infine il giorno);

Ora inizio e ora fine: ora in cui inizia e termina la prova;

Max iscritti: possibilità di riservare il turno ad un numero predefinito di studenti;

Luogo appello: edificio e aula dove si terrà l’esame (se è stato mappato a livello di Scuola verrà

selezionato da un insieme predefinito di valori; altrimenti sarà editabile come testo libero);

Attività Formativa: elenco delle attività formative per cui è verbalizzante il docente nell’anno

accademico impostato. Selezionare l’attività per cui si terrà l’esame, impostando il flag

nell’apposita casella ;

Iscrizioni da…a…: data di apertura e data di chiusura della lista iscritti.

I campi facoltativi sono:

Tipo esame: indica il tipo di prova (es. scritto);

Posizione in lista: nel creare la prova è possibile decidere in che posizione inserire i nuovi iscritti a

fronte di eventuali ritiri (il sistema propone di default in coda alla lista); le opzioni disponibili sono:

1. in coda alla lista: le iscrizioni subito successive ad un ritiro vengono comunque inserite

all’ultimo posto della lista di iscrizione;

2. primo posto libero: le iscrizioni subito successive ad un ritiro vengono inserite al primo

posto libero disponibile internamente alla lista di iscrizione.

Validità prova: eventuale vincolo imposto dal docente sulla validità della prova che può essere

indicata in giorni, mesi e anni (il sistema propone di default il valore 12 mesi, modificabile); la

validità della prova può essere specificata solo per le prove non da verbalizzare;

Note: eventuali note inserite dal docente associate all’appello.

È inoltre possibile impostare le opzioni di iscrizione alla prova in modo da consentire l’iscrizione a tutti gli

studenti (default) o a specifiche categorie selezionabili (studenti dell’anno corrente, precedente, fuori

corso).

11

Utilizzando il pulsante (in fase di compilazione dei campi obbligatori e/o facoltativi), è possibile

salvare i dati inseriti continuando a rimanere nella stessa maschera. Una volta terminato l’inserimento (Fig.

6), è possibile:

salvare i dati inseriti cliccando il pulsante ;

salvare i dati inseriti e renderli visibili agli studenti cliccando il pulsante .

Questa opzione è disponibile a seconda delle scelte di configurazione adottate dalla Scuola di

riferimento.

Nel primo caso, si accede alla seguente maschera (Fig. 7), dalla quale è possibile rendere visibile agli

studenti la prova cliccando su .

Figura 7

Sempre a partire dalla maschera di definizione della Prova d’esame (Fig. 6), una prova può essere:

condivisa con altre attività formative;

gestita su più turni;

soggetta a vincoli.

Per ciascuno dei punti in elenco, viene fornito il corrispondente approfondimento nei paragrafi che

seguono.

12

3.2.1 Condivisione di un appello tra Attività Formative

Se si desidera condividere una stessa prova tra più Attività Formative (AF), è necessario inserire il flag in

corrispondenza dell’attività per cui si vuole attivare l’associazione (Fig. 8). Nel caso si volesse condividere la

prova con tutte le AF sarà sufficiente inserire il flag nel riquadro della prima riga (Fig. 8).

Figura 8

Attenzione! In fase di selezione delle attività formative, se viene scelta un’attività contrassegnata come

“Master” dell’attività reale in programmazione didattica (vedi glossario), il sistema offre la possibilità di

impostare automaticamente anche i relativi mutuati, per creare un unico appello (Fig. 9).

13

Figura 9

Definite una o più condivisioni, cliccare su .

Se si decide di condividere una prova tra più attività formative distinte, nella vista per prove sarà presente

l’icona in corrispondenza dell’appello (Fig. 10). Posizionandosi con il cursore in corrispondenza di tale

icona, verranno esplicitate le attività formative che condividono quella determinata prova (Fig. 10).

Figura 10

14

3.2.2 Turnazione di un appello:

Per creare un nuovo turno associato all’appello – nella maschera di definizione della prova- è necessario

cliccare su nella sezione Ulteriori Informazioni (Fig. 11):

Figura 11

Vengono visualizzati i campi da compilare per attivare l’ulteriore turno:

data e ora;

max iscritti;

luogo prova.

Definito uno o più turni, cliccare su .

15

3.2.3 Vincoli

E’ possibile impostare dei vincoli che agiscono sulla possibilità o meno, per lo studente, di iscriversi ad una

prova successiva.

A tal proposito, nel riquadro relativo ai vincoli bisogna cliccare su nella sezione dei

Vincoli (Fig. 12)

Figura 12

Nello specifico, le impostazioni disponibili sono:

aver\non aver superato una qualunque prova di tipo “…”/la prova di…

essere\non essere iscritto a una qualunque prova di tipo “…”/alla prova di…

16

Definiti i vincoli, cliccare su (Fig. 12). In caso di inserimento vincoli, nell’homepage verrà

visualizzato il simbolo subito alla sinistra della descrizione dell’ Attività Formativa (Fig. 13).

Figura 13

Una volta definita, la prova è visualizzabile nella Vista per Prove (Fig.13).

In alternativa, gli appelli sono elencati per Attività Formativa di pertinenza, dalla Vista per attività

formative (Fig. 14).

Figura 14

In questa pagina, il sistema propone di default l’elenco delle Attività Formative attive per l’A.A. in corso.

Attivando il flag in corrispondenza del filtro di ricerca, vengono visualizzate anche le Attività Formative (AF),

NON attive ed i relativi appelli.

17

Impostando opportunamente i filtri di ricerca è possibile visualizzare le AF per A.A. di interesse.

Per visualizzare le prove d’esame di ciascuna attività formativa, si può cliccare sul pulsante , che a

seguito dell’espansione diventa (Fig 15).

Figura 15

Cliccando su di Fig. 15 si accede ad una pagina analoga alla Vista per Prove, contenente le prove

dell’ultimo mese, definite per l’attività formativa selezionata:

Figura 16

In questa maschera è possibile:

estendere l’elenco delle prove visualizzate, selezionando ;

impostare i filtri che consentono di limitare la ricerca in base allo stato della prova (es. da

verbalizzare, creato, pubblicato, ecc.);

definire nuove prove d’esame;

18

accedere ad una lista di studenti per procedere alla registrazione degli esiti e alla verbalizzazione;

pubblicare, modificare, duplicare e cancellare le prove;

chiudere la lista d’iscrizione.

Le funzionalità corrispondenti alle operazioni elencate negli ultimi due punti sono o meno disponibili a

seconda dello stato attuale della prova (pubblicata, iscrizioni in corso, ecc) e delle scelte di configurazione

adottate dalla Scuola di riferimento.

19

3.2.4 Creazione prova su moduli di corsi integrati

E’ consentito l’inserimento di prove su moduli dei Corsi Integrati.

In tal caso, nel riquadro delle attività formative, oltre al corso integrato, è possibile selezionare uno dei

moduli che lo compongono (Fig.17).

Figura 17

20

Scorrendo le opzioni di scelta proposte per il campo Modulo è possibile selezionare il modulo specifico per

il quale definire l’appello. (Fig. 18)

Figura 18

Attenzione! Le prove su moduli integrati non possono dare luogo a verbalizzazione.

Il sistema in presenza del flag su bloccherà il salvataggio della prova.

21

3.3 Gestione lista iscritti

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Iscritti

Figura 19

Cliccando sul pulsante di figura 19 , si accede alla pagina di “Gestione Lista Studenti” (Fig.20):

Figura 20

Da questa pagina è possibile:

iscrivere studenti alla prova;

stampare la lista degli iscritti (rif. Par.3.3.1);

inviare una comunicazione a tutti gli iscritti alla prova (rif. Par 3.3.2);

22

inserire gli esiti (rif. Par.3.3.3) e – nel caso sia previsto - procedere al perfezionamento dei verbali

(rif. Par.3.6);

chiudere la lista d’iscrizione: questa funzionalità è o meno disponibile a seconda dello stato attuale

della prova (pubblicata, iscrizioni in corso, ecc) e delle scelte di configurazione adottate dalla Scuola

di riferimento.

Utilizzando l’icona è possibile ordinare la lista studenti per: turno, matricola, cognome e nome (Fig.

21).

Figura 21

Il docente può iscrivere gli studenti anche il giorno stesso dell’appello cliccando sul pulsante

(Figura 22).

I parametri di ricerca di uno studente da iscrivere possono essere (Figura 23):

cognome;

matricola.

Figura 22

23

E’ sufficiente digitare i primi numeri della matricola o le lettere iniziali del cognome nell’apposito campo,

affinché vengano mostrati tutti i nominativi degli studenti corrispondenti ai criteri di ricerca impostati (Fig.

23).

Figura 23

Selezionare lo studente cliccando sul suo nominativo.

Verificare che lo studente selezionato e l’attività formativa siano quelli corretti, cliccare su

(Fig. 24).

Figura 24

24

Se, in fase di aggiunta di uno studente, la posizione amministrativa di quest’ultimo dovesse risultare

irregolare e dunque non verbalizzabile, il candidato verrà comunque inserito nella lista, con l’indicazione

semaforica in rosso (Fig.25).

Figura 25

Attenzione! Lo Studente può cancellare la propria prenotazione, indipendentemente da chi l’abbia

effettuata (studente/docente/operatore abilitato).

Il docente:

non può eliminare la prenotazione ad un appello effettuata dallo studente;

può iscrivere e cancellare studenti anche dopo la data di chiusura della lista d’iscrizione.

25

3.3.1 Stampa lista iscritti

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Iscritti

Figura 26

Viene visualizzata la pagina di “Gestione Lista Studenti” (Fig.27).

Figura 27

Per stampare la lista degli iscritti cliccare sull’icona .

26

La pagina che viene visualizzata (Fig. 28), ripropone la stampa della lista di tutti gli studenti iscritti alla prova

oppure la lista ordinata per Attività Formativa, quest’ultima possibilità è prevista nel caso in cui la prova

risulti condivisa con più Attività Formative consentendo quindi di ottenere le liste d’iscrizione distinte per

Attività Formativa.

Figura 28

Una volta scelto il tipo di stampa, procedere cliccando sull’icona in alto a destra della maschera di Fig.

29:

Figura 29

27

3.3.2 Invio comunicazioni

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Iscritti

Si accede alla maschera di Gestione Lista studenti:

Figura 30

Per inviare comunicazioni inerenti l’esame agli studenti iscritti in lista o ad alcuni di essi, cliccare su

(Fig. 30).

Si accede alla pagina di Fig. 31 in cui è possibile:

comporre un messaggio;

selezionare i destinatari della comunicazione.

inserire gli indirizzi di posta elettronica di eventuali altri destinatari separati dal carattere;

28

Figura 31

Di default, il messaggio viene inviato all’indirizzo di posta elettronica istituzionale di tutti gli studenti

presenti in lista. Nel caso si intenda fare un invio selettivo a destinatari precisi, inserire il flag in

corrispondenza dei nominativi che dovranno riceverlo dopo aver scelto come destinatari

.

Quindi cliccare su (Fig. 31).

Dopo aver inviato la notifica compare un pop-up con un messaggio di feedback del corretto invio.

Per controllare o gestire le comunicazioni inviate, selezionare il bottone nella

pagina Gestione lista studenti (Fig. 30).

L’archivio contiene tutte le notifiche inviate e l’indicazione del corretto invio tramite l’icona .

Se la notifica è stata inviata a molti destinatari è possibile effettuare anche una ricerca sui destinatari

tramite il link (fig. 32).

E’ necessario inserire nel campo di ricerca almeno 4 caratteri del nome o cognome del destinatario.

29

Figura 32

30

3.3.3 Inserimento esiti

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Iscritti

Figura 33

Si accede alla maschera di “Gestione Lista Studenti” (Fig.34):

Figura 34

31

L’inserimento degli esiti può essere effettuato:

a) in modo massivo, operando sull’elenco di iscritti. In questo caso, si possono seguire due

procedimenti distinti:

o si utilizza la funzionalità di ;

o si utilizza la funzionalità di ;

b) a livello di singolo studente.

a) Inserimento Esiti attraverso (Fig 34).

Cliccando sul pulsante di si accede alla maschera di “Inserimento voti”,

illustrata in figura 35.

Figura 35

Selezionare l’esito e inserire la data di sostenimento negli appositi campi.

Attenzione! La data di sostenimento viene popolata automaticamente con la data del turno con un

semplice click all’interno del campo “Data Sost.” .

Premere il pulsante per introdurre le domande d’esame.

Si espande la finestra illustrata in figura 36, che consente di caricare i quesiti ed eventualmente gestire i

predefiniti (per la gestione dei predefiniti, rif. Par. 3.9 - Fig.74);

Una volta inseriti i quesiti, cliccare su .

32

Figura 36

Per salvare le modifiche effettuate nell’intera lista degli studenti, cliccare sul pulsante , disponibile

in fondo alla pagina (Fig.35).

b) Inserimento Esiti attraverso consente di salvare sul proprio

computer la lista degli studenti iscritti alla prova in formato Excel o csv, e successivamente ricaricare nel

sistema i files aggiornati.

Cliccando sul pulsante , si apre la schermata che permette di scegliere il formato

dell’esportazione:

Figura 37

Scegliendo il formato xls (Fig.37) il prospetto esportato sarà caratterizzato dall’avere i campi pre-

compilati ad eccezione di: esito, data superamento e quesiti d’esame (Fig. 38).

33

Figura 38

La procedura di esportazione/importazione in formato xls prevede:

Compilazione dati del foglio Excel: salvato il file sul proprio computer, procedere inserendo gli esiti

ed eventualmente le domande d’esame e la data di superamento (essendo un file parzialmente

protetto solo questi campi sono modificabili);

Importazione Esiti: cliccando il pulsante (Fig. 34), si accede alla funzionalità di

upload del file da importare . Selezionare il file salvato in precedenza, quindi cliccare

su . A conferma del corretto caricamento verrà visualizzato il seguente messaggio:

“Importazione effettuata correttamente” (Fig.39).

Figura 39

Inserimento Esiti per singolo studente : nel caso si voglia procedere con la registrazione completa dei dati

per un singolo studente cliccare il pulsante in Fig. 34 e seguire le istruzioni descritte nel paragrafo 3.6

(Fig.51).

34

3.4 Modelli di appello

Percorso da menù: Home - Modelli

Figura 40

Questa funzionalità permette di impostare dei modelli di appello da utilizzare per la definizione

di nuove prove d’esame. Per definire un modello cliccare su (Fig. 40). Compare la

seguente maschera (Fig. 41):

35

Figura 41

Compilare il campo Nome (descrittivo del modello) per poi procedere compilando i seguenti campi:

Descrizione;

Tipo esame;

Max iscritti;

Luogo;

Apertura/Chiusura Iscrizioni;

Posizione in lista;

Note.

36

All’interno della maschera di Modifica modello di prova (Fig 41), sono – inoltre – disponibili le seguenti

utility:

a. checkbox Data del giorno corrente: Attivando il flag in corrispondenza di tale check-box, viene

impostata in automatico la data di inizio iscrizioni al giorno di creazione dell'appello. Tale scelta è

alternativa alla compilazione del campo Apertura Iscrizioni. Inoltre, posizionandosi con il cursore in

prossimità dei campi di apertura e chiusura iscrizioni, vengono visualizzate le istruzioni per la

corretta compilazione dei campi;

b. Possibilità di impostare a sistema le categorie di studenti per cui sarà valido l'appello.

Anche per la creazione dei modelli è prevista la possibilità di definire più turni relativi all’appello ed

impostare vincoli sull’iscrizione alla prova nonché la condivisione con altre Attività Formative (paragrafi

3.2.1, 3.2.2 e 3.2.3). Compilato il modello, si procede cliccando sul tasto .

I modelli vengono proposti ogni volta che viene definita una nuova prova: è possibile decidere se partire da

questi ultimi per la definizione delle caratteristiche della prova oppure crearla ex novo.

37

3.5 Deleghe/Sostituzioni

Importante!: L’abilitazione all’uso delle funzionalità disponibili per la gestione degli appelli d’esame

(definizione/pubblicazione appelli, stampa lista iscritti, registrazione dati verbale e verbalizzazione), è

consentita alle seguenti tipologie di utenti:

Funzionalità Utenti abilitati Note

1. Definizione e inserimento

dati appelli d'esame;

2. Pubblicazione appelli

d’esame;

3. Stampa lista iscritti;

Personale della Scuola La decisione di chi può inserire e

pubblicare gli appelli d'esame, gestire la

lista degli iscritti, ecc. è di pertinenza di

ogni singola Scuola. E’ possibile

configurare il sistema per far sì che i

docenti o altri soggetti autorizzati dalla

presidenza (eventualmente segnalati dai

docenti), possano essere autonomi. Vale il

principio che la Scuola deve essere ben

consapevole di chi fa che cosa.

Presidente della

commissione d’esame

Altra persona autorizzata

Registrazione dati verbale

d'esame:

data, voto, quesiti, ecc.

Docente titolare

verbalizzante

La decisione di chi può inserire i dati è di

pertinenza del docente verbalizzante.

Anche in questo caso, vale il principio che

la Scuola deve essere informata su chi fa

che cosa.

Delegato del docente

titolare verbalizzante

(scelto tra i SOLI

componenti della

Commissione d'esame

deliberata e presente in

fase di sostenimento

della prova).

Perfezionamento del verbale

con firma digitale

Docente titolare

verbalizzante

Il perfezionamento del verbale redatto

avviene con firma del docente titolare

verbalizzante o del sostituto verbalizzante

(qualora deliberato e supervisionato dalla

Scuola), e sancisce il trasferimento dei dati

nella carriera dello studente.

Sostituto verbalizzante

38

Percorso da menù: Home - Deleghe/Sostituzioni

Figura 42

Attraverso tale funzione, è possibile impostare le deleghe relative a:

pubblicazione appelli;

gestione appelli;

gestione esiti.

Qualora la Scuola lo prevedesse, è possibile attivare anche il permesso di Sostituto verbalizzante (Fig. 43).

Per creare la delega cliccare sul pulsante (Fig. 42), la schermata visualizzata sarà la seguente (Fig.

43):

39

Figura 43

Occorre popolare i seguenti campi presenti in Fig. 43:

Descrizione;

flag sull’Attività Formativa per cui si vuole dare il permesso;

Nominativo (selezionabile da , presente nella sezione

Permessi);

flag sul Tipo di permesso.

Per abilitare la delega è necessario inserire il flag in corrispondenza di e poi cliccare su

. Si accede alla seguente maschera (Fig. 44):

Figura 44

40

Possono verificarsi i seguenti casi:

delega NON abilitata (icona di colore rosso );

delega abilitata (icona di colore verde ).

Quando la delega è abilitata, il docente che è stato delegato avrà a disposizione nella sua homepage un

menù a tendina in alto a destra: ”Scegli delega” (Fig.45).

Figura 45

Selezionando nel menù il nominativo del docente da cui ha ricevuto la delega (Fig.46), potrà gestire gli

appelli di quest’ultimo, in base al tipo di permesso ricevuto.

Figura 46

41

3.6 Perfezionamento dei verbali da Lista Studenti

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Iscritti

Figura 47

Viene visualizzata la seguente schermata:

Figura 48

42

A partire dalla maschera rappresentata in Fig. 48 è possibile in alternativa:

Filtrare i dati utilizzando i filtri di ricerca disponibili:

data del turno;

Matricola, Cognome e Nome dello studente;

stato del verbale: completi (pronti per essere firmati), incompleti, firmati;

attività formativa,corso di studio della prova d’esame;

stato dell’esame (es. sostenuto, verbalizzato, ecc);

esito dell’esame: nell’apposito menù a tendina se si seleziona la voce

è possibile visualizzare gli studenti a cui non è stata attribuita

alcuna valutazione.

inserire e salvare i dati d’esame in modo massivo, attraverso la funzionalità di

(rif. Par.3.3.3);

registrare i dati del verbale d'esame (data, voto, quesiti, ecc.) di un singolo iscritto ed

eventualmente apporre la firma digitale, cliccando sul pulsante in corrispondenza di ciascuno

studente presente nella lista;

procedere al “perfezionamento” con firma digitale dei verbali d’esame registrati, utilizzando il tasto

. In questo caso, il sistema proporrà l’elenco dei soli studenti che hanno superato tutti i

controlli eseguiti sulle rispettive posizioni didattico/amministrative e che quindi risultano validi per

la verbalizzazione.

Nella maschera di Fig. 48, sono graficamente rappresentate anche le informazioni sui controlli di

validazione della carriera degli esaminandi che quelle sulla correttezza dei dati del verbale.

L’esito dei controlli previsti in fase di verbalizzazione viene mostrato, con opportuna colorazione delle

icone, accanto all’indicazione della data dell’appello/turno:

: Controllo Superato

: Controllo NON Superato: cliccando sull’icona o posizionando il cursore su di essa è possibile

visionare la problematica didattico/amministrativa riscontrata dal sistema:

43

Figura 49

A destra della colonna che mostra il numero dei quesiti inseriti (“N.q.”) si trovano i controlli sulla

completezza dei dati del verbale: data, esito e quesiti (Fig. 50).

L’icona indica che i dati nel verbale sono stati inseriti correttamente.

In alternativa, l’icona segnala la presenza di dati mancanti. Posizionando il cursore su di essa è possibile

conoscere quali.

Figura 50

In fase di verbalizzazione degli esiti, è possibile procedere al perfezionamento con firma digitale dei SOLI

verbali degli studenti che hanno superato i controlli eseguiti sulle rispettive posizioni

didattico/amministrative e che presentano i dati del verbale (data sostenimento, esito e quesiti d’esame)

completi, caratterizzati pertanto da entrambe le icone .

Cliccando il pulsante in corrispondenza di uno studente presente nella lista (Fig.48), si accede alla

seguente maschera di inserimento dati della prova d’esame:

44

Figura 51

Nel riquadro superiore è possibile consultare i dati della carriera dello studente, disponibili in sola

visualizzazione: il nome, il cognome, la matricola, il corso di studio e la Scuola di appartenenza, il tipo e la

durata del corso di laurea a cui è iscritto; l’anno di corso, il tipo iscrizione (in corso o fuori corso) e l’anno

d’immatricolazione.

Si possono inserire le seguenti informazioni di base:

Data di sostenimento: il sistema propone di default la data dell’appello. Il dato può nondimeno

essere modificato inserendo la data di effettivo sostenimento della prova;

Valutazione: voto/giudizio: in caso di voto, il sistema presenta quattro radio button

Il valore di default è Promosso; si possono naturalmente scegliere le altre opzioni disponibili

cliccando la voce opportuna. Se l’esito è Promosso, si può inserire il voto digitandolo nell’apposito

campo.

Attività Formativa di riferimento;

45

Quesiti d’esame: il sistema propone di default 3 campi con menu a tendina da cui è possibile

indicare altrettanti quesiti sottoposti allo studente (da un minimo di 1, a un massimo di 3 quesiti).

Tali quesiti verranno selezionati da un elenco complessivo definito per l’attività formativa.

In alternativa, per coloro che non intendono memorizzare i quesiti per un futuro riutilizzo, sono

previsti campi per l’inserimento libero.

Per impostare l’inserimento manuale, selezionare in corrispondenza della voce

.

Figura 52

Il sistema rende automaticamente disponibili tre campi liberi.

Si tenga presente che è anche possibile accedere alle funzionalità di gestione di un archivio dei quesiti

d’esame, cliccando il pulsante (Fig. 52). Comparirà la maschera di Fig. 53 per

mezzo della quale è possibile:

1. introdurre un nuovo quesito e confermarne l’inserimento con . Questa

funzione, consente – nel tempo – di definire un archivio di quesiti disponibili per l’attività formativa

di riferimento;

2. ricercare un quesito (tra quelli presenti in archivio), attraverso parole chiave;

3. gestire l’archivio personale dei quesiti. Apponendo il flag in corrispondenza dei quesiti di interesse

(Fig. 53), è possibile marcarli come preferiti o meno, utilizzando - poi - i comandi

e . Questo approccio, agevola la

gestione delle liste di quesiti di una specifica attività formativa, divenute troppo ampie, in quanto

46

nella pagina di Registrazione Esito e nel file xls di Esportazione Esiti, saranno disponibili solo i

quesiti contrassegnati come preferiti. E’ possibile – inoltre – eliminare un quesito dalla lista

spuntandolo e cliccando il pulsante .

Figura 53

Attenzione! In fase di verbalizzazione degli esiti è possibile procedere al perfezionamento con firma digitale

SOLO dei verbali degli studenti che hanno superato i controlli sulle rispettive posizioni

didattico/amministrative e quelli di correttezza dei dati in essi compilati (data, quesiti ed esito d’esame).

La verbalizzazione degli esiti può essere effettuata:

su una lista di studenti, cliccando su nella pagina di Gestione Lista Studenti (Fig.48)

per singolo studente, cliccando sul pulsante nella pagina di Registrazione Esame (Fig. 51)

Nel primo caso, cliccando su di Fig.48, il sistema propone di default tutti gli studenti che risultano

aver superato i suddetti controlli.

E’ comunque possibile selezionare gli studenti da verbalizzare togliendo il flag impostato per

default, in corrispondenza del o dei nominativi di interesse, alla sinistra del turno (Fig.54):

47

Figura 54

Una volta cliccato il pulsante di Fig. 54, nel caso in cui la commissione prevista sia collegiale, si

accede alla maschera di Definizione della Commissione di verbalizzazione (Fig. 55):

Figura 55

Inserire il flag in corrispondenza dei nominativi che si intende inserire all’interno della Commissione di

verbalizzazione.

Se l’attività prevede una commissione monocratica verrà visualizzato il seguente messaggio:

Figura 56

In entrambi i casi, premendo , si accede alla pagina in cui viene presentato il contenuto del

verbale che verrà firmato:

48

Figura 57

Premendo “Avanti” si apre la pagina dove viene eseguita la firma digitale del verbale d’esame in cui

inserire:

il PIN personale, scelto al momento dell’attivazione della firma digitale remota

il Codice di verifica, inviato via SMS o presentato dall’APP Unibo Pass, a seconda della modalità

scelta durante l’attivazione della firma digitale remota.

Figura 58

49

Se, invece, si intende firmare il verbale di un singolo studente a partire dalla pagina di “Registrazione

Esame” (Fig.59), una volta inseriti gli esiti, cliccare su :

Figura 59

Si attiverà la stessa procedura di verbalizzazione digitale sopra descritta, iniziando con l’eventuale

Definizione della Commissione d’esame (Fig. 55).

50

3.7 Perfezionamento dei verbali SENZA Lista Studenti

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Verbalizzazione fuori lista

Figura 60

Attenzione! La verbalizzazione degli esami di profitto, è consentita anche in assenza della lista degli

studenti iscritti all’appello.

Cliccando il pulsante di Fig. 60, si accede alla maschera di “Verbalizzazione

Fuori Lista”, in cui è possibile verbalizzare gli studenti con le rispettive Attività Formative (Fig. 61).

Figura 61

51

In questa sede, è necessario specificare l’anno accademico di lavoro, se diverso da quello corrente, che si

troverà automaticamente impostato. In tal caso, selezionare un anno accademico tra quelli modificabili

nell’applicazione, nell’apposito menù a tendina.

La funzionalità di verbalizzazione fuori lista può essere utilizzata in questi due casi:

non viene definita nessuna lista; si riceve lo studente, si tiene l’esame e si verbalizza al momento.

(Rif. Par. 3.7.1.)

non vengono pubblicati appelli (o non viene usato il meccanismo di AlmaEsami per farlo) ma si

esaminano gli studenti , si registra il voto in un'unica lista e poi si verbalizzano tutti assieme. (Rif.

Par. 3.7.2.)

3.7.1 Verbalizzazione Rapida o Singola

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Verbalizza fuori lista – Aggiungi studenti (Fig.62).

Figura 62

52

Figura 63

Per selezionare uno studente, compilare i dati dell’esame e firmarne il verbale, cliccare sul pulsante

di Fig. 63 che apre la maschera di “Registrazione Esame” (Fig.64).

Cercare lo studente inserendo le iniziali del cognome o del numero di matricola nell’apposito campo di

ricerca:

Figura 64

Selezionare il nominativo d’interesse.

Automaticamente, verranno visualizzati i dati rilevanti della carriera dell’esaminando.

Procedere quindi alla registrazione dell’esame: inserire la data di sostenimento, la valutazione ed i quesiti.

53

Figura 65

Punti di attenzione :

Data Esame: la data di sostenimento viene popolata di default con quella corrente;

Prove già sostenute: nel caso lo studente abbia già sostenuto in passato altre prove che non sono

state ancora verbalizzate, il sistema lo segnala con un messaggio (Fig. 65).

Inoltre, al momento della selezione dell’attività formativa (Fig.66) consente di scegliere se:

verbalizzare un nuovo esame;

verbalizzare l’esame già sostenuto. Scegliendo questa opzione, nella pagina saranno

automaticamente richiamati i dati già registrati, relativi alla prova.

Figura 66

54

Cliccare sul pulsante di Fig. 65, per concludere la verbalizzazione.

Per il perfezionamento dei verbali con firma digitale, si può fare riferimento alle istruzioni descritte nel par.

3.6 (Perfezionamento dei verbali da Lista Studenti, Fig.56-59).

3.7.2 Verbalizzazione fuori lista di un elenco di studenti

Percorso da menù: Home - Vista per Prove – Verbalizza fuori lista – Aggiungi studenti

Figura 67

Figura 68

55

In assenza di una lista legata ad un appello specifico, è possibile esaminare gli studenti , registrarne l’esito

in un elenco e poi verbalizzarli tutti insieme.

Eseguire la procedura di iscrizione dello studente e registrazione esame, utilizzando il pulsante

come descritto nel paragrafo 3.7.1.

Anziché firmare il verbale subito, cliccare sul pulsante di Fig 69, per

firmarlo in un secondo momento:

Figura 69

E’ possibile reiterare l’operazione di ricerca ed inserimento studenti utilizzando le funzionalità

e quindi .

Gli studenti vengono collocati nell’elenco accessibile nella pagina di verbalizzazione fuori lista (Fig.68).

Una volta iscritti tutti gli studenti alla prova, cliccare su per apporre la firma digitale e concludere

la verbalizzazione (Fig.70).

56

Figura 70

Per le procedure di registrazione degli esiti delle prove d’esame e del successivo perfezionamento dei

verbali con firma digitale, si può fare riferimento alle istruzioni descritte nel par. 3.6 (Perfezionamento dei

verbali da Lista Studenti, da Fig.55 a 58).

57

3.8 Verbali in sospeso

Percorso da menù: Home – Verbali da firmare

Selezionando la voce di menù Verbali da Firmare, si apre la maschera omonima (Fig.71).

Figura 71

Viene presentato l’elenco di tutti gli studenti che hanno sostenuto l’esame, ma che non sono stati ancora

verbalizzati.

Questa funzionalità consente di:

verificare tutti i verbali rimasti in sospeso, ovvero non ancora convalidati da firma digitale;

individuare rapidamente uno o più verbali da firmare, utilizzando i filtri di ricerca disponibili :

matricola, cognome e nome, corso di studio, attività formativa,ecc;

completare la registrazione degli esiti, attraverso il pulsante ;

perfezionare i verbali con firma digitale, utilizzando la funzionalità di .

Per le procedure di registrazione degli esiti delle prove d’esame e del successivo perfezionamento dei

verbali con firma digitale, si può fare riferimento alle istruzioni descritte nei paragrafi 3.3.3 (punto a) e 3.6.

Attenzione! Nel caso in cui lo stesso studente abbia sostenuto più di un esame per la stessa attività

formativa, per evitare di verbalizzare il sostenimento errato, il sistema propone di scegliere l’esame

effettivo da verbalizzare.

58

Alla pressione del tasto in Lista Iscritti (Fig.71), si apre la pagina seguente:

Figura 72

Per ogni studente vengono mostrate le prove sostenute, a partire dalla più recente. Selezionare l’esame

che si intende firmare nel menù a tendina “Esito” e cliccare su (Fig. 72). Si attiva la consueta

procedura di verbalizzazione (rif. Par. 3.6 – da Fig. 55).

Una volta verbalizzato, l’esame e i suoi duplicati non saranno più presenti nella pagina dei Verbali da

Firmare.

59

3.9 Gestione Quesiti d’esame

Percorso da menù: Home – Quesiti

Figura 73

Per gestire i quesiti d’esame disponibili per ciascuna attività formativa o crearne dei nuovi, selezionare la

voce di menù Quesiti e cliccare su , in corrispondenza della materia d’interesse (Fig.73).

Si accede alla maschera di Gestione Quesiti (Fig.74), che permette di:

1. introdurre un nuovo quesito e confermarne l’inserimento con ;

2. ricercare un quesito tra quelli presenti in archivio, attraverso parole chiave;

3. gestire l’archivio personale dei quesiti : organizzare i quesiti in “Preferiti” o eliminarli

definitivamente.

Figura 74

60

Per contrassegnare i quesiti come preferiti o meno, apporre il flag al quesito selezionato e utilizzare - poi - i

tasti o .

Attenzione! Nella pagina di Registrazione Esame e nel file xls di Esportazione Esiti, saranno disponibili solo i

quesiti contrassegnati come preferiti. Di conseguenza, questo approccio agevola la gestione delle liste di

quesiti di una specifica attività formativa, per evitare che diventino troppo ampie.

E’ possibile – infine – eliminare un quesito dalla lista flaggandolo e cliccando il pulsante .

In alternativa, i quesiti predefiniti possono essere gestiti direttamente in fase di inserimento degli esiti o di

perfezionamento del verbale da lista studenti ( rif. Par. 3.3.3, 3.6).

61

3.10 Gestione Commissioni d’esame

Percorso da menù: Home - Commissioni d’esame – Nuova commissione

Figura 75

Per attribuire la commissione d’esame ad una prova, selezionare la voce di menù Commissioni d’esame e

cliccare su (Fig.75).

Si accede alla maschera di “Gestione della commissione d’esame” (Fig.76):

Figura 76

62

Preliminarmente all’inserimento di un nuovo componente all’interno della commissione d’esame, occorre:

inserire la data di approvazione della Commissione;

selezionare le attività formative interessate all’inserimento del commissario, impostando il flag

nell’apposita casella.

Attenzione! La colonna Commissione in corrispondenza di ciascuna attività formativa (Fig.74) indica la

tipologia di commissione prevista: unica (U) o collegiale (C). In caso di commissione unica, il sistema

impedisce la selezione della materia per l’attribuzione dei commissari.

Cliccare il pulsante nella maschera di Fig.76 .

Si accede alla maschera di ricerca dei componenti della commissione (Fig.77):

Figura 77

Una volta impostati i criteri di ricerca, cliccare sul pulsante .

Partendo dal risultato della ricerca ottenuto, cliccare il pulsante in corrispondenza del nominativo del

componente della commissione che si intende inserire.

Salvare gli inserimenti effettuati cliccando il pulsante (Fig.78).

63

Figura 78

In alternativa, per gestire le Commissioni d’esame è possibile seguire il percorso da menù Home - Vista per

Attività Formative – Definisci una commissione (Fig.79).

Figura 79

Si accede alla maschera di Fig.76, che consente la Gestione della commissione d’esame.

64

3.11 Gestione Errori materiali

Percorso da menù: Home - Verbali Firmati

Figura 80

Si accede alla maschera di Fig.80 , che costituisce un archivio dei verbali firmati dal docente.

Impostare i criteri di ricerca (nominativo o matricola studente, Desc. Materia, Cod Corso ecc) e cliccare il

pulsante . Si ottiene il riepilogo dei verbali digitali firmati per lo studente selezionato:

Figura 81

Per procedere con la correzione del verbale di interesse, cliccare sul pulsante (Fig.81).

Si accede alla maschera di “Verbalizzazione - Correzione “(Fig. 82).

Inserire data e motivazione della correzione e cliccare sul pulsante .

65

Figura 82

Si accede alla seguente maschera:

Figura 83

Nel caso sia stato firmato digitalmente un verbale contenente dati errati, è possibile modificare le seguenti

informazioni (Fig.83):

data sostenimento prova;

valutazione: voto/giudizio;

quesiti d’esame.

66

Una volta eseguite le modifiche, cliccare il pulsante si accede alla maschera di “Definizione della

commissione di verbalizzazione” .

Se la commissione è collegiale è possibile – inoltre - confermare o modificare i componenti della

commissione: occorre inserire il flag in corrispondenza dei nominativi che si intende inserire all’interno

della Commissione di verbalizzazione (Fig.84):

Figura 84

Se l’attività prevede una commissione monocratica verrà visualizzato il seguente messaggio:

In entrambi i casi, premendo , si accede alla pagina in cui viene presentato il contenuto del

verbale che verrà firmato:

Figura 85

67

Premendo “Avanti” si apre la pagina dove viene eseguita la firma digitale del verbale d’esame in cui

inserire:

il PIN personale, scelto al momento dell’attivazione della firma digitale remota

il Codice di verifica, inviato via SMS o presentato dall’APP Unibo Pass, a seconda della modalità

scelta durante l’attivazione della firma digitale remota.

Figura 86

Per completare l’operazione di correzione del verbale, cliccare su .

Nella pagina Verbali firmati il verbale d’esame corretto è visualizzato come in figura 88:

Figura 88

L’icona di colore rosso ( ) evidenzia i verbali annullati a seguito della correzione. Tale riepilogo può

essere esportato in forma di file excel cliccando l’apposito pulsante .

Attenzione! Per gestire l’annullamento di uno o più verbali - in caso di errori non riconducibili direttamente

a quello materiale (i.e. errato inserimento data, voto, quesiti d’esame, componenti commissione), rivolgersi

alla Segreteria Studenti di riferimento.

68

3.12 Statistiche

Percorso da menù: Home - Statistiche

Cliccando sulla voce di menù “Statistiche” il docente accede alla pagina dell’ Elenco Candidati (Fig.89).

In questa maschera è possibile:

conoscere il numero degli studenti che sono in debito d’esame e dunque potenzialmente iscrivibili

alla prova, così da poter pianificare gli appelli;

verificare il numero degli studenti già verbalizzati;

esportare un report con l’elenco degli studenti verbalizzati e/o in debito, in formato xls o csv.

Figura 89

All’accesso, sono mostrate le attività formative per le quali si è verbalizzanti nell’anno accademico corrente

e , per ciascun insegnamento, il numero degli studenti che non ha ancora sostenuto l’esame (colonna “In

debito”), il numero dei verbalizzati (colonna “Verbalizzati”) e il totale (colonna “Studenti”).

Per generare un report specifico, impostare i parametri disponibili, cliccando negli appositi radio-button di

Fig.89:

studenti in debito d’esame e/o con esame verbalizzato;

in corso e/o fuori corso.

Premere il tasto in corrispondenza dell’attività formativa d’interesse, e quindi scegliere il

formato preferito, xls o csv:

69

Figura 90

Selezionando, viene prodotta la lista di studenti illustrata in Fig. 91, contenente :

i dati dello studente: matricola, cognome e nome, anno di corso, cds di iscrizione;

dati relativi alla materia che lo studente deve ancora sostenere o ha già sostenuto. In quest’ultimo

caso, saranno indicati anche il voto o il giudizio e la data dell’esame.

Figura 91

70

4 Glossario

Espressione / Acronimo Descrizione

ATTIVITÀ FORMATIVA (AF) Ogni attività organizzata o prevista dalle università al

fine di assicurare la formazione culturale e

professionale degli studenti, con riferimento, tra

l'altro, ai corsi di insegnamento, ai seminari, alle

esercitazioni pratiche o di laboratorio, alle attività

didattiche a piccoli gruppi, al tutorato,

all'orientamento, ai tirocini, ai progetti, alle tesi, alle

attività di studio individuale e di autoapprendimento

AA Anno Accademico

ATTIVITÀ FORMATIVA integrata Attività formativa articolata in moduli. Essa comporta

una valutazione (e dunque verbalizzazione) unitaria e

contestuale. Eccezionalmente, la verbalizzazione dei

singoli moduli è possibile solo per gli studenti

Erasmus.

Voto Valutazione espressa in termini numerici, attribuibile

per gli esami in base all’art. 16, n.5, del Regolamento

Didattico dell’Ateneo. “La prova è superata con una

votazione di almeno 18/30. In caso di votazione

massima (30/30) può essere attribuita la lode”

Giudizio Il giudizio (attualmente: Idoneo, o non Idoneo)

attribuito alle altre forme di verifica del profitto

diverse dagli esami (prove linguistiche, idoneità

informatiche ecc)

PD Programmazione didattica. Definita di anno in anno

accademico entro le scadenze fissate annualmente dal

Senato Accademico, e comunque in tempo utile per la

definizione dell’offerta formativa annuale.