AGENZIA PER IL DIRITTO ALLO STUDIO UNIVERSITARIO (A.Di… di gestione del... · Per la legislazione...

Manuale di gestione del protocollo informatico

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AGENZIA PER IL DIRITTO ALLO STUDIO UNIVERSITARIO

(A.Di.S.U.)



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INDICE

1. Ambito di applicazione del manuale e definizioni pag. 5

1.1 Descrizione dell'Amministrazione 1.2 Introduzione al protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni 1.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi l. 4 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) 1.5 Individuazione delle unità organizzative responsabili (UOR) 1.6 Individuazione dei Responsabili dei Procedimenti Amministrativi (RPA)

2. Tipologie documentarie pag. 8

2.1 Documento 2.2 Documenti in arrivo 2.3 Documenti in partenza 2.4 Documenti interni 2.5 Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all'interno ed all'esterno delle Aree Organizzative Omogenee 2.6 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifico 2.7 Supporti utilizzati

3. La descrizione dei flussi documentali pag.10

3.1 Procedure per la ricezione dei documenti 1 Acquisizione dei documenti 2 Smistamento ed assegnazione dei documenti 3 Documenti informatici 3.2 Procedure per la spedizione dei documenti destinati all'esterno dell'amministrazione 1 Documenti in partenza con supporto cartaceo 2 Documenti in partenza con più di tre destinatari 3 Documenti in partenza con posta elettronica certificata 4 Floppy disk 5 CD (compact Disk) 3.3 Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni soggetti a registrazione particolare 1 Registrazione particolare 2 Documenti soggetti a protocollo particolare 3 Domande di partecipazione al concorso per l'erogazione delle provvidenze a favore di studenti universitari 3.4 Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni non soggetti a registrazione

4. Registrazione dei documenti: regole e modalità pag.18

4.1 Registrazione di protocollo 4.2 Il registro di protocollo 4.3 Segnatura di protocollo 4.4 Registrazioni con differimento dei termini di accesso 4.5 Protocollo differito 4.6 Annullamento di una registrazione 4.7 Lettere anonime 4.8 Lettere prive di firma


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4.9 Registrazione "a fronte" 4.10 Corrispondenza riservata 4.11 Buste di gara 4.12 Telefax 4.13 Telefax seguito dall'originale 4.14 Modello organizzativo per individuare i documenti già regitrati (telefax, originali plurimi, etc.)

5. Organizzazione e gestione dell'archivio corrente pag.22

5.1 Tenuta del sistema di classificazione 1 Modifica e integrazione del piano di classificazione 5.2 Formazione e gestione dei fascicoli: definizione delle tipologie di fascicolo e delle modalità di trattamento della formazione di fascicoli complementari, procedure per l'apertura e chiusura dei fascicoli, procedure di movimentazione

1 Elementi del fascicolo 2 Tipologie del fascicolo 3 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi 4 Fascicoli degli studenti 5.3 Formazione delle serie di unità documentarie e fascicoli 1 Unità documentarie 2 Apertura del fascicolo 5.4 Definizione degli strumenti di reperimento 1 Archivio cartaceo 2 Archivio informatico 5.5 Definizione delle relazioni tra la gestione dei documenti e dei fascicoli e il controllo dei procedimenti amministrativi 1 Responsabile del protocollo informatico (amministratore) 2 Protocollista 3 Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) 4 Utente (addetto di UOR) abilitato alla consultazione 5 Utente abilitato alla consultazione (addetti di Sezione)

6. Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi (archivio di deposito) pag.26 6. 1 Regole e procedure per il trasferimento e la movimentazione dei fascicoli 6. 2 Definizioni delle responsabilità delle unità organizzative 1 Documenti cartacei 2 Documenti su sopporto informatico 6. 3 Strumenti di reperimento 7. Selezione dei documenti per la conservazione/scarto: procedure e definizione di responsabilità interne alle unità organizzative. pag.27 7.1 Piano di conservazione 8. Conservazione dei documenti pag.28 8.1 Modalità per la conversione informatica dei documenti 8.2 Modalità per la definizione dei supporti di conservazione 8.3 Procedure per il trasferimento dei documenti nella separata sezione d'archivio: modalità per il trasferimento degli strumenti di reperimento originari. 9. Sicurezza pag.30 9.1 Definizioni dei diritti di accesso - Procedure e strumenti per la protezione 9.2 Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza ai sensi del DPR 445/2000 (art.63)


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10. Interoperabilità pag.33 10.1 Descrizione tecnica 10.2 Descrizione generale 10.3 Specifiche funzionali 11. Accesso e privacy pag.43 11.1 Procedure per la consultabilità dei documenti e per la tutela dei dati personali 12. Disposizioni finali pag.43 12.1 Modalità di comunicazione del manuale 12.2 Modalità di aggiornamento del manuale 13. Glossario pag.44


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1. Ambito di applicazione del manuale e definizioni

Tutte le pubbliche amministrazioni devono introdurre il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal pacchetto normativo collegato alla Bassanini 1 (legge 15 marzo 1997, n. 59), confluito per lo più nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni, recante il Testo unico sulla documentazione amministrativa. Per la legislazione riguardante la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, si fa riferimento al quadro normativo fornito dal CNIPA (Centro Nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione). Nella normativa è prevista la stesura del Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, che deve essere reso pubblico. Il Manuale, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, in una prima fase che ha come obiettivo la progressiva eliminazione del supporto cartaceo, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – con continuità – dal protocollo all’archivio storico.

1.1 Descrizione dell’amministrazione

AGENZIA PER IL DIRITTO ALLO STUDIO UNIVERSITARIO Via Benedetta, 14 06123 Perugia, istituita con Legge Regionale 28 marzo 2006, n. 6 - Norme sul diritto allo studio universitario. Ente strumentale regionale dotato di personalità giuridica pubblica, avente autonomia organizzativa, amministrativa contabile e gestionale, ai sensi dell’articolo 13 della legge regionale 1 febbraio 2005, n. 2, sottoposto all’indirizzo ed alla vigilanza della Giunta regionale. Organi: a) Il Presidente; b) Il Consiglio di amministrazione, c) Il Collegio dei revisori dei conti. Finalità: Attuazione degli interventi previsti dagli atti di programmazione regionale per il diritto allo studio universitario: a) Favorire l’accesso e la frequenza di tutti gli studenti agli studi universitari; b) Realizzare in collaborazione con le Università la rete dei centri per l’impiego, gli ordini professionali e

le associazioni di categoria, idonee attività di orientamento e informazione volte ad assicurare il più stretto raccordo tra istruzione universitaria e mercato del lavoro;

c) Promuovere l’integrazione tra gli studenti e la comunità locale, anche attraverso interventi volti alla qualificazione dell’insieme della condizione universitaria;

d) Promuovere e sostenere l’utilizzo delle opportunità offerte dalle azioni dell’Unione Europea, volte a favorire la mobilità internazionale ed ogni altra forma di scambio, di esperienze culturali e scientifiche con le istituzioni universitarie europee, nonché di altri paesi.

e) Borse di studio f) Borse di studio per studenti in situazione di handicap g) Provvidenze a favore di studenti provenienti da paesi non appartenenti all’ Unione Europea h) Provvidenze a favore di studenti universitari comunitari i) Contributi per la mobilità internazionale degli studenti j) Premi di laurea k) Servizi abitativi l) Servizi di ristorazione a tariffa agevolata m) Rimborso della tassa regionale per il diritto allo studio.


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1.2 Introduzione al protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni

Con l’entrata in vigore del presente regolamento cessano di fatto e di diritto tutti gli eventuali protocolli interni (cioè di settore, di divisione, protocolli multipli, protocollo del telefax, etc.) o altri sistemi di registrazione o registratura dei documenti diversi dal protocollo unico. Il responsabile del servizio di protocollo deve periodicamente effettuare controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale, e sull’utilizzo di un unico registro informatico, verificando, attraverso controlli e ispezioni mirati nelle varie UOR (Unità Organizzative Responsabili) la classificazione e la fascicolazione archivistica. 1.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

All’interno dell’organizzazione il compito di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e degli archivi spetta al Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, il cui dirigente è pertanto responsabile, secondo quanto previsto dall’articolo 61 del DPR 445/2000, di:

− garantire la corretta formazione e tenuta del sistema documentario mediante la definizione dei piani

di classificazione, dei criteri di registrazione, delle modalità di segnatura, e l’elaborazione del manuale di gestione;

− definire i livelli di accesso e le abilitazioni alle funzioni della procedura; − autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; − assicurare l’adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti di gestione e reperimento; − curare il ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti.

1.4 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO)

Per (AOO) si intende una struttura amministrativa individuata da settori che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. Considerato il mandato istituzionale dell’ADISU e le dimensioni dell’Ente all’interno dell’ente Regione si ritiene di individuare lo stesso come una unica AOO.


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1.5 Individuazione delle unità organizzative responsabili (UOR)

Una unità organizzativa responsabile (UOR) è un sottoinsieme di una AOO, cioè un complesso di risorse umane e strumentali cui sono state affidate competenze omogenee nell’ambito delle quali i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari o procedimenti amministrativi.

La tabella seguente specifica le UOR costituenti la struttura organizzativa dell’ente

N. Prog. UOR Abbr.

1 Direzione DR

2 Diritto allo Studio DS

3 Programmazione e Gestione Risorse PG

4 Gestione Servizi GS

5 Controllo Strategico e Relazioni Esterne CS

1.6 Individuazione dei Responsabili dei Procedimenti Amministrativi (RPA)

COM Commissario Straordinario DR Direttore Responsabile della Posizione Organizzativa di supporto “Assistenza e supporto alla Direzione e agli Organi” DS Responsabile della Sezione “Orientamento e Comunicazione” Responsabile della Sezione “Assegnazione Benefici e Gestione Graduatorie” Responsabile della sezione “Interventi per il Diritto allo Studio Universitario” PG Responsabile della Sezione “Gestione Risorse Economico Finanziarie” Responsabile della Sezione “Organizzazione, Risorse Umane, Provveditorato e Contratti” Responsabile della Sezione “Sistema Informativo Interno” Responsabile della Sezione “Affari generali” GS Responsabile della Sezione “Gestione Servizi sedi decentrate” Responsabile della Sezione “Ristorazione” Responsabile della Sezione “Gestione Residenze” Responsabile della Sezione “Progettazione, manutenzione, sviluppo programmi abitativi” CS Responsabile della Sezione “Controllo di Gestione” Responsabile della Posizione Organizzativa di supporto “Supporto alla comunicazione e alle Relazioni esterne”


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2. Tipologie documentarie

2.1 Documento

Per documento si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell’attività amministrativa, così come prevede l’art. 22 comma 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241. Un documento amministrativo è dunque una rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa, così come prevede l’art. 1 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445. 2.2 Documenti in arrivo

Per documenti in arrivo si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni. L’operazione di registratura per i documenti in arrivo è effettuata centralmente in un punto di registratura unico.

2.3 Documenti in partenza

Per documenti in partenza si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria prodotti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni.

2.4 Documenti interni

Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR). Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici e di norma non vanno protocollati. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, e, come tali, devono essere protocollati secondo le disposizioni previste nelle sezioni seguenti. 2.5 Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all’interno e all’esterno delle AOO.

I documenti sono ricevuti e spediti con le seguenti modalità: a) posta ordinaria b) Raccomandata c) Raccomandata AR d) Posta prioritaria e) Assicurata f) Corriere privato g) Telefax.


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h) Posta elettronica certificata. i) Consegna diretta 2.6 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifico.

a) Atti deliberativi b) Verbali delle sedute del consiglio di amministrazione c) Contratti d) Convenzioni. e) Domande di partecipazione a concorsi per l’erogazione di provvidenze a studenti universitari .

2.7 Supporti utilizzati

I documenti sono ricevuti e spediti con le seguenti modalità: Supporto cartaceo: a) posta ordinaria b) Posta Prioritaria c) Raccomandata ordinaria d) Raccomandata AR ordinaria e) Raccomandata AR prioritaria f) Assicurata g) Posta celere h) Corriere privato i) Posta aerea j) Telefax k) Recapito diretto l) Telegramma

Supporto informatico: a) E. Mail ordinario b) E. Mail ordinario con file allegato c) E. Mail con ricevuta d) E. mail con ricevuta e con file allegato e) Floppy disk f) Compact disk (CD)


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3. La descrizione dei flussi documentali

3.1 Procedure per la ricezione dei documenti

3. 1.1 Acquisizione dei documenti.

I documenti sono ricevuti presso l’Ente con le seguenti modalità: a) servizio postale dell’Agenzia Poste Italiane S.P.A.: l’Ente preleva giornalmente la posta depositata

presso una unica casella postale presso l’ Agenzia 1 in Via Innamorati Perugia; b) Le buste di gara indirizzate alla sede di Perugia e spedite tramite il servizio delle Poste Italiane S.p.A.

vengono prelevate a cura dell’ente fino all’ora di scadenza prevista nel bando. c) Servizi postali privati: consegna diretta agli uffici protocollo dell’Ente, (Perugia e Terni). d) Ricevute di Ritorno: firmate, datate e restituite ai servizi postali a cura dell’ufficio protocollo. e) Ricezione diretta allo sportello studenti delle sedi di Perugia e Terni; f) Ricezione diretta all’ ufficio protocollo delle sedi di Perugia e Terni. g) Telefax presso gli uffici di Perugia e Terni. h) posta elettronica certificata casella unica. i) Posta elettronica presso gli uffici delle sedi di Perugia e Terni j) Telegrammi: consegna agli uffici protocollo dell’Ente, (Perugia e Terni). k) Notifiche: consegna agli uffici protocollo dell’Ente (Perugia e Terni). l) Documenti interni all’amministrazione: a cura del mittente, previa registratura se soggetti alla stessa.

3.1.2 Smistamento ed assegnazione dei documenti.

Documenti cartacei non soggetti a registrazione particolare L’ufficio protocollo riceve i documenti ed appone il timbro “a data di arrivo” sulla prima pagina. L’ufficio protocollo, nella medesima giornata, trasmette i documenti al Direttore dell’ Ente. Il Direttore o, in assenza un suo incaricato, appone il proprio visto ed assegna i documenti alla Unità Organizzativa Responsabile. I documenti ritornano presso l’ufficio protocollo per la registratura di protocollo e lo smistamento alle Unità Organizzative Responsabili. L’ufficio protocollo trattiene una fotocopia dei documenti. Dal momento in cui l’ufficio protocollo sarà dotato di scanner collegato al programma di protocollo, i documenti verranno scannerizzati e si eliminerà la fotocopia cartacea. . L’Unità Organizzativa Responsabile assegna i documenti al Responsabile del Procedimento Amministrativo. Il Responsabile del Procedimento Amministrativo è incaricato delle operazioni di corretta creazione e gestione del fascicolo.


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3.1.3 Documenti informatici Posta elettronica (e-mail): I messaggi di posta elettronica a cui si renda necessario attribuire efficacia probatoria vanno stampati su carta e protocollati. L’ADISU, fin da ora, definisce una casella di posta elettronica certificata adibita a finalità di protocollazione: [email protected]. Verranno protocollati solo i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica certificata, assegnata all’ufficio protocollo dell’ente che provvede (per ora) a stampare il messaggio su supporto cartaceo. Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga ad una casella diversa da quella istituzionale, si dovrà scegliere una delle seguenti modalità: b) il messaggio dovrà essere restituito al mittente con l’indicazione della casella di posta adibita alla

protocollazione; b) il messaggio dovrà essere reindirizzato alla casella istituzionale di posta elettronica e, per conoscenza, al mittente. I messaggi di posta elettronica non soggetti a registratura di protocollo vanno smistati agli uffici competenti inoltrandoli con lo stesso mezzo. Nel momento in cui si procederà al collegamento della casella elettronica certificata al programma del protocollo e tutti i responsabili del procedimento saranno collegati allo stesso, la registrazione della posta elettronica, lo smistamento e l’archiviazione, potranno essere eseguiti in una unica operazione e sarà completo il processo della informatizzazione o per lo meno la eliminazione del cartaceo ove possibile. Floppy disk: Deve essere presentato con lettera di accompagno su supporto cartaceo. Verrà apposta la timbratura sulla lettera di accompagno. CD Compact Disk: Deve essere presentato con lettera di accompagno su supporto cartaceo. Verrà apposta la timbratura sulla lettera di accompagno.


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3.2 Procedure per la spedizione dei documenti destinati all’ esterno dell’amministrazione.

3.2.1 Documenti in partenza su supporto cartaceo a) I documenti a cui si renda necessario attribuire efficacia probatoria vanno protocollati. b) I documenti devono essere prodotti in due originali con firma autografa congiunta o disgiunta dei

RPA (Responsabili Procedimento Amministrativo) ed una copia da lasciare all’ufficio protocollo per l’archiviazione su supporto informatico.

c) La spedizione dei documenti tramite i servizi postali è effettuata a cura dell’ufficio protocollo che provvede alla chiusura delle buste ed alle operazioni di affrancatura.

d) Sui documenti va indicata la modalità di spedizione (raccomandata ordinaria, raccomandata con ricevuta di ritorno, a mano, corriere privato,ecc.).

e) La ricevuta di ritorno deve essere compilata dal RPA nelle seguenti parti: destinatario, a chi deve essere restituita ed il numero del relativo protocollo.

3.2.2 Documenti in partenza con più di tre destinatari Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale. Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente indicazione: «e altri. Vedi elenco allegato alla minuta».


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3.2.3 Documenti in partenza con posta elettronica certificata a) I documenti inviati con posta elettronica a cui si renda necessario attribuire efficacia probatoria vanno

protocollati. b) Qualora il messaggio di posta elettronica sia inviato a più destinatari, al momento della protocollazione

verrà associato l’elenco dei destinatari. c) Qualora il messaggio di posta elettronica abbia un file allegato, al momento della protocollazione verrà

associato il file. d) Per questa modalità è necessaria la firma digitale e l’accesso al programma del protocollo informatico

da parte dei RPA. e) In attesa che venga attuata questa procedura, i documenti inviati con posta elettronica a cui si renda

necessario attribuire efficacia probatoria vanno stampati in duplice originale su carta, oltre ad una terza copia cartacea da lasciare all’ufficio protocollo per l’archiviazione cartacea o informatica e protocollati.

f) Nel documento inviato con posta elettronica certificata vanno riportati gli elementi obbligatori del protocollo: il numero di protocollo, la data di registrazione, il destinatario, l’oggetto, la classifica.

g) Nel momento in cui l’informatizzazione del protocollo sarà completa, il responsabile del procedimento amministrativo, con firma elettronica ed accesso al protocollo informatico potrà inviare direttamente i documenti prodotti su file, protocollare, creare fascicoli, trasmettere, consultare in qualsiasi momento i testi dei documenti scannerizzati, collegare i documenti alle deliberazioni, nei limiti di accesso.

3.2.4 Floppy disk I floppy disk contenenti documenti a cui si renda necessario attribuire efficacia probatoria vanno protocollati. I floppy disk dovranno essere accompagnati da lettera su cartaceo protocollata. Nel file va riportata la segnatura di protocollo. Il Responsabile del procedimento produrrà due originali della lettera e del floppy disk: uno per il destinatario ed uno per l’archiviazione informatica. 3.2.5 CD (Compact Disk) I CD devono essere accompagnati da lettera cartacea, in duplice originale, protocollata.


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3.3 Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni soggetti a registrazione particolare.

3.3.1 Registrazione particolare

Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per: a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;

b) documenti di carattere politico e di indirizo di competenza del Direttore o del Consiglio di Amministrazione che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento

dell’attività amministrativa; d) le tipologie di documenti individuati dalla normativa vigente (in particolare dall’art. 24 della legge 7

agosto 1990 n. 241, dall’art. 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352 e dalla serie di norme collegate alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e successive modificazioni);

I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare, cioè ad un repertorio collegato al protocollo unico. Le tipologie di documenti da registrare nel protocollo particolare sono individuati dal responsabile del protocollo informatico in collaborazione con il Direttore e il Presidente del Consiglio di Amministrazione e d’intesa con i responsabili delle UOR. Il protocollo particolare è utilizzato dal Direttore o dal Presidente del Consiglio di Amministrazione o loro delegati mediante provvedimento espresso, cioè con l’apposizione della propria firma o nota autografa sul documento da registrare mediante procedure particolari con accesso riservato, con livelli di accesso stabiliti caso per caso. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, comprese la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi. Il complesso dei documenti registrati con il protocollo particolare costituisce l’archivio particolare. I documenti dell’archivio particolare divengono consultabili alla scadenza dei termini indicati dalla normativa vigente. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente. A protezione dei dati personali, il documento viene trasmesso in busta chiusa, sigillata e firmata sui lembi di chiusura dal responsabile del protocollo direttamente al RPA.


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3.3.2 Documenti soggetti a protocollo particolare: a) atti deliberativi emanati dal Presidente del C.d.A. o Amministratore Straordinario. b) atti deliberativi emanati dal Direttore. c) atti deliberativi emanati dai Responsabili di Servizio. d) verbali delle sedute del Consiglio di Amministrazione. e) Contratti. f) Convenzioni. g) Domande di partecipazione a concorsi per l’erogazione di provvidenze a studenti universitari.

La registratura degli atti deliberativi e dei verbali del Consiglio di Amministrazione è effettuata dal RPA della Sezione Affari Generali su registri cartacei e/o informatici, con segnatura dal numero 1 e con decorrenza dal 1 gennaio di ciascun anno. Alla fine di ciascun anno il R.P.A. produce la stampa dei repertori su supporto cartaceo e provvede alla rilegatura delle deliberazioni che verranno conservate presso l’archivio corrente, dopo 5 anni presso l’archivio di deposito e dopo 40 anni presso l’archivio storico. Gli atti deliberativi vengono stampati su cartaceo con firme autografe. Copie semplici degli atti deliberativi vengono trasmessi ai Responsabili della Sezione Affari Generali. A richiesta viene rilasciata la copia conforme; possono autenticare copie di atti deliberativi i seguenti soggetti: Presidente o Amministratore Straordinario, Direttore, Dirigente del Servizio che cura la tenuta degli atti originali o suo delegato. La informatizzazione di questo settore comporta, oltre che la segnatura, la firma digitale, la produzione esclusivamente su supporto informatico del testo e degli allegati: è in studio il progetto per l’archiviazione su supporto informatico a cui seguirà l’eliminazione completa del cartaceo. La segnatura dei contratti e delle convenzioni è effettuata dal RPA della Sezione Contratti, economato, provveditorato, con numerazione da 1 e con decorrenza dal 1 gennaio di ciascun anno. I contratti e le convenzioni sono prodotti in duplice originale: uno per il contraente ed uno per l’A.Di.S.U. La registratura è effettuata su appositi repertori, su supporto cartaceo e/o informatico, con cadenza annuale. Gli originali dei contratti e delle convenzioni sono conservati presso l’archivio corrente del Servizio preposto. La informatizzazione di questo settore comporta, oltre che la segnatura , la firma digitale, la produzione esclusivamente su supporto informatico del testo e degli allegati: è in studio il progetto per l’archiviazione su supporto informatico. La copia conforme dei contratti e delle convenzioni può essere rilasciata dal Responsabile del Servizio che conserva gli originali.


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3.3.3 Domande di partecipazione al concorso per l’erogazione delle provvidenze a favore di studenti universitari - Domande ricevute presso agli sportelli dell' A.Di.S.U. di Perugia e Terni

Le domande (cartaceo) completate presso gli sportelli dell’Agenzia di Perugia e Terni potranno essere stampate, sottoscritte dagli studenti e presentate, insieme alla documentazione prevista nel bando di concorso senza busta. Gli sportelli rilasciano ricevuta.

- Domande on line

In attesa del perfezionamento della “firma digitale”, i partecipanti al concorso che hanno presentato la domanda on line, devono produrre i documenti su cartaceo con firma autografa.

- I documenti possono essere trasmessi tramite i servizi postali con raccomandata o consegnati

direttamente agli sportelli delle sedi di Perugia e Terni senza busta. Gli sportelli rilasciano ricevuta.

- Se si utilizzano i servizi postali l’indirizzo sarà il seguente: Agenzia per il Diritto allo Studio Universitario, Via Benedetta, 14 06123 Perugia.

- L’ufficio protocollo preleva giornalmente tutta la posta; non apre le buste con la seguente dicitura:

“concorso per l’erogazione delle provvidenze a studenti universitari” ma appone il timbro a data di arrivo, registra il mittente, il codice della raccomandata ed il mezzo di trasmissione; consegna le buste chiuse alla Sezione “Borse di Studio, contributi straordinari, prestiti agevolati”. Se il mittente non compare sulla busta, l’ufficio protocollo è autorizzato ad aprire la busta per rilevare il nome del mittente e reinserisce i documenti nella busta.

- Le buste vengono aperte presso la Sezione “Borse di studio, contributi straordinari, prestiti agevolati”.

- La registrazione delle domande di partecipazione al bando di concorso per l’erogazione di provvidenze

a studenti universitari, è effettuata dalla sezione “Borse di studio, contributi straordinari, prestiti agevolati”, su supporto informatico. Il sistema automaticamente produce le graduatorie.

- La registrazione del protocollo particolare ha inizio con la data di pubblicazione del bando di concorso

e termina alla data di scadenza del bando, fatte salve le buste spedite tramite i servizi postali entro il termine di scadenza di cui al bando.

- Le buste inviate oltre il termine di scadenza vengono comunque registrate.

- Il Responsabile della stessa Sezione, a fine giornata, produce la stampa dei documenti registrati, in

duplice originale con firma autografa, riportante i seguenti dati: Studenti che hanno consegnato la pratica cartacea - Adicod – nome – Cognome – Codice fiscale – Data chiusura – Data consegna.


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- La stampa dei 2 originali, viene trasmessa in giornata all’ufficio protocollo per la registrazione sul protocollo generale. Un originale viene trattenuto presso l’ufficio protocollo, un originale viene restituito al Responsabile di Sezione.

3.4 Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni non soggetti a registrazione

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti:

� gazzette ufficiali � bollettini ufficiali Regione Umbria � notiziari P.A. � atti preparatori interni � giornali � riviste � libri � materiali pubblicitari � inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi � estratti conto bancari � lettere contabili della banca � giustificativi permessi del personale dipendente e, in generale, tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.


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4. Registrazione dei documenti: regole e modalità

4.1 Registrazione di protocollo I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi vanno protocollati. Il protocollo serve, infatti, ad attribuire ad un determinato documento data, forma e provenienza certa attraverso la registrazione dei seguenti elementi rilevanti sul piano giuridico–probatorio: - data di registrazione; - numero di protocollo; - mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza; - oggetto; - numero degli allegati; - descrizione degli allegati. L’insieme di tali elementi è denominato «Registratura». Il sistema deve prevedere anche la registrazione dei seguenti elementi: - data del documento ricevuto; - eventuale numero di protocollo assegnato dal mittente. Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione dell’impronta, cioè di una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento. 4.2 Il registro di protocollo Si tratta di un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del servizio di protocollo, o un proprio delegato, provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo. Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio di protocollo provvede alla stampa del registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno precedente. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, il responsabile del servizio di protocollo provvede entro il mese di gennaio alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo all’anno antecedente.

4.3 Segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale aventi entrambe la natura di atto pubblico. Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, con il timbro (meccanico, etichettatrice, barcode, etc.) avente le seguenti caratteristiche: Identificativo dell’Amministrazione N. 28 GEN. 1998

Indicazione UOR CC RPA


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Il timbro si divide in tre parti. Nella prima parte è individuato l’identificativo dell’Amministrazione; nella seconda parte vanno segnati alcuni elementi della registratura (numero e data di registrazione); nella parte finale vanno descritti gli elementi di workflow management e degli affari e dei procedimenti amministrativi (UOR, copia per conoscenza RPA). 4.4 Registrazioni con differimento dei termini di accesso

Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso (ad esempio, gare e appalti, verbali di concorso, etc.), è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico. Il responsabile dell’immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione di protocollo anche l’anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette al diritto di accesso nelle forme previste dalla normativa vigente.

4.5 Protocollo differito

Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi , con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo è autorizzato l’uso del protocollo differito. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile del servizio protocollo deve descrivere nel provvedimento.

4.6 Annullamento di una registrazione

E’ consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l’apposizione della dicitura “Annullato”. Che deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo. Solo il responsabile del servizio di protocollo informatico è autorizzato ad annullare i documenti. Ad esso vanno trasmesse le richieste scritte (anche per fax o per e-mail) contenenti il numero da annullare, i motivi dell’annullamento e, se il documento è stato riprotocollato correttamente, l’indicazione del nuovo numero di protocollo attribuito al documento. Nel record di protocollo devono apparire in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha effettuato l’annullamento. 4.7 Lettere anonime

La ratio che deve governare il comportamento di un operatore durante la fase di registrazione di un documento in arrivo deve essere improntata alla avalutatività, salvo diverso giudizio preventivo del Dirigente. In altre parole, il protocollista deve attestare che un determinato documento così come si registra è pervenuto. Si tratta di una delicata competenza di tipo notarile, attestante la certeza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento. Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate. In questi casi, la procedura prevede l’utilizzo del protocollo particolare, cioè di un repertorio all’interno del protocollo unico (quindi con l’unucità del numero di protocollo) per un motivo semplice: quello di non fare da “gran cassa” e quindi limitare la visibilità del documento anonimo alla UOR o agli organi interessati.


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4.8 Lettere prive di firma

Le lettere prive di firma vanno protocollate. La funzione notarile del protocollo (cioè della registratura) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito della UOR e, in particolare, del RPA valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un affare o un determinato procedimento amministrativo, cioè se la lettera priva di firma è ritenuta valida o quant’altro. 4.9 Registrazione “a fronte” Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosidetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l’affare si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo. 4.10 Corrispondenza Riservata

La corrispondenza riportante l’indicazione “riservata”, “personale”, “confidenziale” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili). La corrispondenza viene inoltrata, in questo caso, direttamente al destinatario indicato.

4.11 Buste di gara

La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili). La corrispondenza va inoltrata, in questo caso, direttamente all’unità Organizzativa Responsabile del Procedimento Amministrativo. All’apertura della busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).

4.12 Telefax

Il documento ricevuto a mezzo telefax deve essere fotoriprodotto, qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione. Accertata la fonte di provenienza, l’uso del telefax soddisfa il requisito della forma scritta e, quindi, il documento di norma non è seguito dalla trasmissione dell’originale. L’accertamento della fonte di provenienza spetta al responsabile del servizio di protocollo informatico e avviene di norma per le vie brevi o con l’uso dei sistemi informatici. Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, dovrà essere rispettata la seguente procedura: a) su di esso o sulla sua fotoriproduzione va apposta la dicitura “documento ricevuto via telefax” ed è successivamente acquisito per via ordinaria a cura del responsabile del procedimento amministrativo o del responsabile del servizio di protocollo informatico; b) il responsabile del procedimento amministrativo, una volta acquisito il documento originale e dopo essersi assicurato che siano stati riportati correttamente tutti i dati relativi alla segnatura (numero di protocollo, classificazione, etc.), provvede alla distruzione del documento ricevuto via telefax; tuttavia,


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qualora su quest’ultimo siano state segnate informazioni ritenute importanti (note del dirigente, appunti, ecc.) può conservarlo nel fascicolo allegandolo al documento originale; c) il documento interno ricevuto via telefax può essere conservato senza acquisire l’originale con l’apposizione della dicitura “documento ricevuto via telefax”; d) il documento in partenza dovrà recare la dicitura «Il presente documento, inviato via telefax, non sarà seguito dal documento originale»; il responsabile del procedimento amministrativo è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta. Si ponga attenzione a riportare la segnatura non tanto sulla copertina di trasmissione, quanto piuttosto sul documento medesimo. A questo proposito si sottolinea l’inutilità della copertina di trasmissione qualora il documento abbia una funzione prevalentemente informativa e non giuridico-probatoria.

4.13 Telefax seguito dall’originale

Ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione. Di conseguenza qualora venga registrato un documento ricevuto via telefax e venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale, il responsabile del servizio di protocollo deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via telefax. Si tratta infatti del medesimo documento pervenuto precedentemente via telefax, su diverso supporto e con un diverso mezzo di trasmissione. Il timbro di protocollo (segnatura) va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del telefax. Il responsabile del servizio di protocollo informatico deve comunque accertare che si tratti del medesimo documento; qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo. Il tipico esempio è rappresentato da un documento in arrivo via telefax senza firma, data e protocollo: l’originale pervenuto va protocollato con un nuovo numero.

4.14 Modello organizzativo per individuare i documenti già registrati (telefax, originali plurimi, etc.)

Il responsabile del servizio di protocollo informatico deve organizzare la procedura informatica per individuare il documento originale pervenuto “qualche giorno prima” via telefax, ipotizzando il fatto che l’addetto alla registratura non sia lo stesso per il telefax e per l’originale. La procedura si riferisce anche ai documenti ricevuti in originali plurimi in quanto indirizzati a più uffici od organi, i quali pervengono al protocollo in giorni diversi. Il software in dotazione deve: a) normalizzare le anagrafiche dei mittenti; b) indicare data e protocollo del documento ricevuto (se disponibili) Prima di effettuare una registrazione, il motore di ricerca, attraverso un sistema di pattern matching segnala all’operatore di protocollo altri documenti registrati con la stessa anagrafica, con lo stesso numero di protocollo e con pari data. In caso di assenza del numero di protocollo, il motore di ricerca deve segnalare quelli protocollati con la stessa anagrafica in pari data. Verificata la registrazione dello stesso documento, il responsabile del protocollo informatico provvedere alla apposizione degli stessi elementi della segnatura del documento già registrato.


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5. Organizzazione e gestione dell’archivio corrente.

5.1 Tenuta del sistema di classificazione

Con l’entrata in vigore del protocollo unico è stato adottato un titolario di classificazione. Si tratta di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. Il titolario adottato per l’Amministrazione è descritto nell’allegato A.

5.1.1 Modifica e integrazione del titolario di classificazione Periodicamente vengono organizzati incontri di aggiornamento tra i responsabili delle UOR per raccogliere e discutere le eventuali proposte di modifica o integrazione o comunque, più in generale, per migliorare il sistema.

5.2 Formazione e gestione dei fascicoli: definizione delle tipologie di fascicolo e delle modalità di trattamento della formazione di fascicoli complementari, procedure per l’apertura e chiusura dei fascicoli, procedure di movimentazione

5.2.1 Elementi del fascicolo: a) Indice di classificazione b) Numero del fascicolo c) Oggetto del fascicolo d) data di apertura e) responsabile del procedimento f) area operativa

5.2.2 Tipologie del fascicolo

I fascicoli si dividono in due tipologie: a) fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi; b) fascicoli degli studenti.

5.2.3 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi

Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. L’operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione. Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento stesso, provvederà all’apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.


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Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento amministrativo, il quale è tenuto pertanto all’aggiornamento del repertorio dei fascicoli.

5.2.4 Fascicoli degli studenti

Il fascicolo viene aperto all’atto della prima richiesta di provvidenze effettuata dagli studenti. Il fascicolo viene chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione (trasferimento, cessazione, decadenza) degli studi. I fascicoli degli studenti costituiscono una serie archivistica, da conservare in ordine al numero di protocollo particolare (ADICOD) o, se assente in ordine alfabetico per cognome e nome. 5.3 Formazione delle serie di unità documentarie e fascicoli 5.3.1 Unità documentarie a) Procedimenti non seguiti da deliberazioni b) Procedimenti che terminano con deliberazioni c) Serie delle deliberazioni originali d) Serie dei contratti e) Serie delle convenzioni f) Serie dei fascicoli relativi a domande di partecipazione a bando di concorso provvidenze g) Serie dei fascicoli relativi al personale

5.3.2 Apertura del fascicolo La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’operazione di “apertura” che comporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni: a) indice di classificazione, b) numero del fascicolo, c) oggetto del fascicolo, d) data di apertura.


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5.4 Definizione degli strumenti di reperimento

5.4.1 Archivio cartaceo L’accesso da utenti esterni è consentito su richiesta scritta ed autorizzata dal Direttore. L’accesso da utenti interni all’amministrazione è consentito su richiesta verbale al Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e degli archivi. Devono essere rispettati in entrambi i casi i limiti dettati dalla normativa sulla privacy. 5.4.2 Archivio informatico: software in dotazione in base ai livelli generali di accesso interno al sistema informatico. Livelli: a) Visibilità b) Inserimento c) Modifica d) Annullamento Per “Visibilità” si intende la possibilità per un utente abilitato di visualizzare una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei documenti riservati; Per “Inserimento” si intende la possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e provvedere ad una registrazione di protocollo; Con “Modifica” si intende la possibilità per un utente abilitato di modificare i dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei dati obbligatori; Con “Annullamento” si intende la possibilità per un utente abilitato (specificatamente il responsabile del protocollo informatico) di annullare una registrazione di protocollo. Il Responsabile del protocollo informatico riceve dai responsabili delle UOR che afferiscono al protocollo, richiesta scritta di abilitazione per ciascun utente 5.5 Definizione delle relazioni tra la gestione dei documenti e dei fascicoli e il controllo dei procedimenti amministrativi

5.5.1 Responsabile del protocollo informatico (amministratore)

È la persona, diversa dal responsabile del sistema informatico, che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema; ad es., il ripristino del sistema a seguito di eventuali interruzioni, il monitoraggio delle operazioni compiute, la predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, ecc.. 5.5.2 Protocollista

Il protocollista (records manager) è la persona che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, sia in arrivo, sia in partenza, sia scambiati tra uffici interni. Egli può acquisire (a seconda dei diritti e del profilo con cui è registrata la sua utenza nel sistema) l’immagine elettronica del documento mediante uno scanner. L’immagine elettronica od il file di testo possono essere registrati nel sistema nel momento della registrazione del documento o in un momento successivo; in ogni caso non sono modificabili dopo la registrazione. Nel caso dei documenti in arrivo, il protocollista attribuisce al documento la classificazione (titolo e classe), smistando il documento alla UOR (Unità Organizzativa Responsabile) con i termini per lo scarto. La fascicolazione (anno di istruzione e numero del fascicolo) è assicurata dal RPA. Nel caso dei documenti in partenza, tra uffici, oltre a quanto già indicato nella posta in arrivo, il RPA provvede anche alla fascicolazione del documento (anno di istruzione, titolo, classe e numero di fascicolo).


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5.5.3 Responsabile del procedimento amministrativo (RPA)

È la persona che ha la responsabilità del documento, cioè può in parte correggerlo o completarlo. Suo compito è quello di aprire un fascicolo e trattare il procedimento amministrativo o l’affare a cui quel documento si riferisce. Il responsabile del documento può assegnare il documento ad un fascicolo di propria responsabilità, oppure trasferire il documento ad altre strutture o persone nel caso non sia di propria competenza. In attesa che vengano implementate nel sistema le tipologie dei procedimenti amministrativi con i relativi responsabili e termini dei procedimenti, il RPA è individuato nei Capi Servizio/Sezione, destinatari diretti dei documenti in arrivo e produttori dei documenti in partenza o tra uffici della rispettiva UOR. A sua volta, il RPA è abilitato ovviamente a svolgere le stesse operazioni curate in via ordinaria dal protocollista record manager della UOR medesima potendo essere egli stesso protocollista-record manager.

5.5.4 Utente (addetto di UOR) abilitato alla consultazione

Gli utenti (addetti di UOR) sono abilitati ad accedere al sistema informativo limitatamente ai documenti della rispettiva UOR e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA, compresi fra un livello massimo (tutti i documenti della stessa UOR) e minimo (esclusivamente quelli trattati dal singolo addetto). In tal senso il RPA deve anche indicare al responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi, per ciascun utente (addetto) il livello di accesso in modifica (inserimento dati) e in consultazione.

5.5.5 Utente abilitato alla consultazione (addetti di sezione)

Gli utenti (addetti di sezione) sono abilitati ad accedere al sistema informativo limitatamente ai documenti della rispettiva struttura e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA (Dirigente del Servizio), cioè da un livello massimo (tutti i documenti della stessa struttura) o minimo (esclusivamente quelli trattati dal singolo addetto). Non è consentito l’accesso in modifica a documenti della struttura se non al protocollista record manager o suo sostituto.


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6. Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi (archivio di deposito

6.1 Regole e procedure per il trasferimento e la movimentazione dei fascicoli

All’inizio di ogni anno, i Servizi o uffici individuano i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. I fascicoli su supporto cartaceo sono trasferiti all’archivio di deposito in base al sistema di classificazione: all’esterno del “faldone” va riportata la categoria, la classe, l’ anno di chiusura del procedimento, ed il tempo di conservazione come da piano di classificazione e piano di conservazione. Il responsabile del procedimento predispone l’ elenco dei fascicoli che vengono trasmessi all’archivio di deposito. I fascicoli su supporto informatico sono trasmessi all’archivio di deposito con una apposita funzione del sistema di protocollo informatico. 6.2 Definizioni delle responsabilità delle unità organizzative

6.2.1 Documenti cartacei: Il Responsabile del Procedimento Amministrativo è responsabile dei documenti su supporto cartaceo, fino al momento del versamento degli stessi nell’archivio di deposito. 6.2.2 Documenti su supporto informatico: Il responsabile del “protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi” è responsabile di tutti i documenti comunque ricevuti e prodotti, nonché della procedura di conservazione sostitutiva degli archivi cartacei (deposito e storico). 6.3 Strumenti di reperimento Valgono le stesse regole di cui al paragrafo 5.4


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7. Selezione dei documenti per la conservazione/scarto: procedure e definizione di responsabilità interne alle unità organizzative.

7.1 Piano di conservazione. I documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni devono essere trasferiti all’archico storico dell’Ente dopo aver effettuato le operazioni di scarto. Per effettuate le operazioni di scarto e stabilire i termini di conservazione dei documenti, si è predisposto il piano di conservazione (Allegato B), approvato dalla Sovrintendenza Archivistica per l’Umbria, unitamente a questo manuale, in data prot. n. . I Responsabili del Procedimento ed il responsabile della tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, devono quindi attenersi ai tempi di conservazione descritti nel piano di conservazione, sia per documenti su supporto cartaceo che informatico.


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8. Conservazione dei documenti

8.1 Modalità per la conversione informatica dei documenti. Si fa riferimento alla legislazione vigente. Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, codice dell’amministrazione digitale G.U. 16 maggio 2005 n. 112 art.42: “Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni. 1.Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.” Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del DLgs 22 gennaio 2004 n. 42.

8.2 Modalità per la definizione dei supporti di conservazione. Art. 62 ® del DPR 445 “Procedure di salvatagio e conservazione delle informazioni del sistema. - Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta

esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. - E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo

relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi. - Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema

di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

- Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.”


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8.3 Procedure per il trasferimento dei documenti nella separata sezione d’archivio: modalità per il trasferimento degli strumenti di reperimento originari. Articolo 69 DPR 445: “Archivi storici Comma1 . I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.”

Gli archivi non possono essere smembrati, a qualsiasi titolo, e devono essere conservati nella loro organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione di archivi di persone giuridiche a soggetti diversi dal proprietario, possessore o detentore è subordinato ad autorizzazione del soprintendente art. 21 del DLgs 22 gennaio 2004 n. 42. Gli enti pubblici hanno l’obbligo di ordinare i propri archivi e inventariare i propri archivi storici costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni (T.U. art. 40 comma 1). Gli archivi dell’ente sono i seguenti: - Archivio corrente (documenti relativi a procedimenti in corso) delle sedi di Perugia e Terni. La sede

distaccata di Terni trasmette tempestivamente alla sede di Perugia, i documenti “originali” ricevuti, ed è responsabile dei documenti fino alla loro consegna, costituisce sezione temporanea di archivio corrente.

- Archivio di deposito dislocato presso la sede amministrativa dell’Ente in Perugia (documenti relativi a procedimenti esauriti da conservare 5 anni – 10 anni – 40 anni come da piano di conservazione).

- Archivio storico dislocato presso la sede amministrativa dell’Ente in Perugia (documenti relativi a procedimenti esauriti da oltre 40 anni).

Lo scarto dei documenti dell’archivio di deposito è effettuato in base al “piano di conservazione” approvato dal soprintendente archivistico per l’Umbria. Contestualmente al trasferimento dei documenti dall’archivio di deposito all’archivio storico, verrà prodotto un elenco analitico degli stessi, sottoscritto dal responsabile dell’archivio e dal Sovrintendente. Elenco che dovrà essere protocollato e conservato con cura.


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9. Sicurezza

9. 1 Definizioni dei diritti di accesso – Procedure e strumenti per la protezione

L’accesso al sistema avviene a seguito di un processo di autenticazione che viene effettuato mediante richiesta di username e password. Queste vengono verificate in tempo reale su un apposito sistema di autenticazione. Se le credenziali sono corrette viene aperta una sessione tra il client dell’utente ed il server applicativo. Quest’ultimo è in grado quindi di individuare in modo univoco l’utente. Infatti se da un lato un utente può avere più codici di accesso per entrare con ruoli e diritti diversi, una stessa username può essere attribuita ad un unico utente (è una chiave univoca nel database degli utenti). Il sistema di sicurezza si articola successivamente alla verifica della password di accesso secondo un sistema di abilitazioni. Le abilitazioni sono il meccanismo per mezzo del quale è possibile consentire ad un ufficio – e, di conseguenza, ai terminalisti che ad esso sono associati – di operare sui dati di uno o più registri di protocollo e di pratiche secondo una o più modalità operative. Per attivare le funzioni che gestiscono l’attribuzione delle abilitazioni si è provveduto a creare tutti gli oggetti coinvolti. Più precisamente sono stati individuati: - i dipendenti che svolgono il ruolo di terminalisti gli uffici presso i quali i terminalisti lavorano - i registri di protocollo - le eventuali sequenze personalizzate associate ai registri di protocollo - i registri di pratiche.

L’attribuzione delle abilitazioni si articola in quattro fasi: - abilitazioni utenti 2) attribuzione password 3) abilitazioni registri/sequenze 4) abilitazioni registri pratiche.

Fase 1): Abilitazioni utenti.

Nell’ambito dell’applicazione “Gestione sistema” viene attivata la funzione “Abilitazioni – Utenti” e, per mezzo di essa, si associa ogni dipendente terminalista all’ufficio presso il quale lavora ed al gruppo di competenza; al terminalista è attribuita una password che viene creata automaticamente con lo stesso valore del codice anagrafico.

Fase 2): Attribuzione password.

E’ associata una password ad ogni ufficio che è abilitato ad operare su registri di protocollo e/o di pratiche e ad ogni dipendente che svolgerà il ruolo di terminalista.

Fase 3): Abilitazioni registri/sequenze.


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E’attribuita agli uffici l’ abilitazione ad operare su uno o più registri di protocollo secondo una o più modalità operative. Dopo aver identificato l’ufficio sul quale operare, è individuato, fra i registri di protocollo presenti nel sistema, quelli su cui l’ufficio scelto potrà lavorare e, per ognuno di essi, è indicata qual è la modalità operativa, è infatti possibile limitare l’accesso, sia in aggiornamento che in interrogazione, alle sole registrazioni che riportino l’ufficio interessato come “mittente”, come “destinatario” o come “ufficio competente”. Per ogni registro di protocollo abilitato, è necessario, quindi, scegliere, fra le sequenze disponibili, quelle da mettere a disposizione dell’ufficio.

Questa operazione è particolarmente importante perché consente di definire con il massimo livello di dettaglio le operazioni che ogni ufficio può svolgere su un registro di protocollo. In particolare si possono realizzare due livelli di abilitazioni:

abilitazione alla modalità operativa. Come si è visto in un paragrafo precedente, ogni sequenza è identificata, oltre che dall’identificativo del registro e da un proprio codice, anche dalla modalità operativa: pertanto sarà sufficiente abilitare solamente le sequenze relative alle modalità operative desiderate, per impedire all’ufficio di accedere in altro modo ai dati del registro di protocollo.

Abilitazione alle tipologie di dati. Dal momento che, per mezzo delle sequenze, è possibile consentire oppure inibire l’attivazione di ogni singola finestra di data-entry dei dati di protocollo, creando opportune sequenze personalizzate ed abilitando l’ufficio ad operare tramite tali sequenze, sarà possibile permettere o meno di inserire o modificare i dati propri delle varie tipologie.

Il sistema effettua un backup giornaliero delle basi dati e relativi file associati lasciando al responsabile dei supporti l’incarico della sostituzione degli stessi.

Fase 4): Abilitazioni registri pratiche.

La quarta fase consiste nell’attribuire agli uffici le abilitazioni ad operare su uno o più registri di pratiche. Dopo aver identificato l’ufficio sul quale operare, si individuano, fra i registri di pratiche presenti nel sistema, quelli sui cui dati l’ufficio scelto potrà lavorare. Il primo registro di pratiche presente nella lista è quello che verrà impostato automaticamente all’atto dell’attivazione delle finestre di gestione delle pratiche.

Livello segretezza documenti. E’ da tener inoltre presente che è possibile attribuire al singolo documento un livello di segretezza in modo da abilitare alla visualizzazione del documento solo gli operatori che hanno un livello di abilitazione pari o maggiore.

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9. 2 Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza ai sensi del DPR 445/2000 (art. 63)

Ogni qualvolta, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, il responsabile del servizio autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, manualmente su registro di emergenza. Su questo registro devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo informatico. Nel concreto, si tratta di utilizzare registri cartacei, identificati dal responsabile del servizio di protocollo informatico con un numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza); ad esempio, RE01, RE02, etc. Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il responsabile del servizio di protocollo informatico deve impostare prima e verificare poi la correttezza di data e ora sui rispettivi registri di emergenza. Ogni documento è individuato dal numero assegnato al registro di emergenza, anno di registrazione, UOR, numero di protocollo in formato CNIPA; ad esempio: RE01-2002-DS-UOR-00003456. Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura. Egli poi provvede senza ritardo affinché si proceda al caricamento delle registrazioni nel protocollo unico e, verificata la correttezza dello “scarico” delle registrazioni effettuato, autorizza il ripristino del protocollo unico. Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come una eventuale integrazione del protocollo unico: ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo la numerazione del protocollo unico raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. A tale registrazione sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico. L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza e a quel numero deve farsi riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo; l’efficienza, invece, verrà garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la classificazione e la fascicolazione archivistica.


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10. Interoperabilità

Descrizione dei livelli di attivazione delle funzionalità di interoperabilità 10.1 DESCRIZIONE TECNICA

Caratteristica Tecnologica: Client / Server

Ambienti RDBMS: Oracle, Access, Sql Server

sistema Operativo d’ambiente: Windows 3.1 e superiori

10.2 DESCRIZIONE GENERALE La procedura gestisce l’iter completo delle pratiche, con riferimento alle modalità previste dalle leggi 241/90 e 142/90 e dalle disposizioni che disciplinano i singoli procedimenti con riferimento ai termini entro i quali devono concludersi, ed il responsabile del procedimento che ha in carico la pratica. Permette di individuare immediatamente la situazione in cui la pratica medesima si trova, per effettuare il controllo del suo stato dell’iter e darne precisa e completa informazione ai cittadini interessati. Così si determina una maggiore economicità, efficacia e pubblicità dell’azione amministrativa oltre a permettere la determinazione oggettiva dei carichi di lavoro dei singoli addetti, uffici e settori per verificarne la produttività.

L procedura automatizzata del protocollo, consente a ogni settore ed ufficio di intervenire, per le parti di propria competenza, sull’iter procedurale, nonché permette un decentramento del protocollo generale presso i singoli settori, operando così una vera e propria semplificazione del procedimento amministrativo.

L’applicazione gestisce tutti i documenti in entrata ed in uscita ed assolve alle funzioni proprie e legislative

del Protocollo Generale : - possibilità di prenotare i numeri del protocollo - ricerca libera su tutti i dati introdotti - utilizzo di eventuali archivi esistenti di altre procedure - possibilità di creare stampe per gli uffici destinatari, del registro di protocollo generale, per categoria

ed altri criteri a scelta dell’utente - possibilità di avere anche un protocollo interno al settore e/o ufficio - presenza in ogni punto di utenza dell’Ente - gestione fino a 10 anni di protocollo in linea.

10.3 SPECIFICHE FUNZIONALI Modalità di protocollazione La procedura prevede l’adozione della protocollazione di tipo analitico.

Vengono supportate in maniera completa le diverse organizzazioni che si possono incontrare nell’ Ente:

• protocollo generale entrata – protocollo generale uscita

• protocollo generale entrata – protocolli sezionali in uscita

• protocolli sezionali in entrata – protocolli sezionali in uscita

• protocollo generale entrata – protocolli sezionali entrata – protocolli sezionali in uscita


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• protocollo generale entrata – protocolli sezionali entrata – protocolli sezionali uscita – protocollo generale uscita.

L’Ente può quindi affrontare il problema della gestione del protocollo con tre diversi tipi di struttura organizzativa:

• accentrata

• decentrata

• mista

In fase di protocollazione vengono gestiti i seguenti dati:

• mittente

• destinatario

• oggetto

• data registrazione

• data ricezione

• data spedizione

• ora e minuti ricezione

• ufficio competente

• protocollo di riferimento

• data di riferimento

• data timbro postale

• numero raccomandata

• estremi di protocollazione precedenti

• numero allegati

• tipo allegati

• estensore lettera

• operatore lettera


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Inoltre tramite la funzione di inserimento dei codici mnemonici è possibile associare ad ogni documento inserito nel Sistema informazioni di carattere particolare che ne consentono poi un rapido recupero.

Tramite una procedura DSC (Data Set Customization) è data possibilità all’utente di costruirsi la sequenza dei campi di protocollo che devono essere immessi relativamente ad una tipologia di documento: in questa maniera viene semplificata l’immissione in quanto vengono proposti unicamente i dati di competenza di quel documento. Viene inoltre lasciata all’utente finale la possibilità di definire nell’ambito di una sequenza il particolare tipo di controllo cui deve esser sottoposto un raggruppamento di campi e di indicare se il raggruppamento di campi dovrà esser riproposto in duplica nella protocollazione successiva. Viene così a pieno soddisfatta la richiesta di gestire in maniera agevole e veloce le operazioni ripetitive.


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Nell’ambito dell’ufficio possono esser gestiti più registri: viene naturalmente controllato che l’operatore abbia le opportune abilitazioni che vengono controllate al momento di collegarsi all’applicazione.

La gestione del Protocollo prevede le seguenti funzioni in tempo reale:

• protocollo arrivo

• protocollo partenza

• immissione mittenti/destinatari

• visura posta in arrivo

• visura posta in partenza

• aggiornamento registro protocollo

• aggiornamento rubriche.

Anche per quanto concerne le operazioni di visura, esiste la possibilità di definire in modo dinamico le abilitazioni dei singoli utenti a visualizzare e a modificare le informazioni presenti nel Sistema. In tal modo si potrà, per esempio, consentire ad un certo ufficio di operare sul Protocollo Generale unicamente per quanto riguarda la corrispondenza che lo veda come mittente o come destinatario, oppure, inibire completamente la possibilità di variare le informazioni di competenza del Protocollo Generale.

È possibile, inoltre, analogamente a quanto descritto a proposito della protocollazione, definire i controlli di obbligatorietà da effettuare sui vari dati e generare “sequenze” automatiche che richiedano, secondo un certo ordine, l’immissione delle informazioni previste.

L’ufficio competente destinatario del documento può esser innescato direttamente via mail quando lo stesso sia inserito nelle tabelle del mail di sistema.

Per quanto concerne la sicurezza del protocollo vengono rispettate in pieno le seguenti regole:


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• determinazione automatica del numero di protocollo e della data di inserimento

• classificazione obbligatoria

• protezione dalla modifica dei campi: data, mittente, destinatario, oggetto.

Gestione archivio documenti Nell’ambito delle funzioni rese disponibili dalla procedura di protocollo è presente la funzione per la gestione dei documenti non protocollati: è infatti prassi comune presso gli Enti Pubblici ed anche nelle aziende private trattare documenti che non vengono protocollati ma che invece per motivi di opportunità fanno parte integrante di una pratica. Per questo motivo è prevista l’acquisizione anche di questi documenti con ovviamente la possibilità di procedere alla loro classificazione ed archiviazione. Tali documenti possono pure esser trattati come atti che vengono registrati su un registro sezionale di protocollo separato da quelli ufficiali (in questo caso il numero di protocollo attribuito dal sistema non viene apportato sui documenti in quanto trattasi di operazione puramente meccanografica). In entrambe le soluzioni è comunque possibile procedere alla eventuale memorizzazione dell’immagine sul supporto adeguato.

In questa gestione dell’archivio documenti possono rientrare i cosiddetti “atti finiti” quali delibere che comunque al termine del loro iter verranno depositati come immagini sugli archivi del sistema.

Giornale di protocollo Nell’Allegato C è riportato un esempio di stampa del giornale di protocollo: tramite il progressivo di versione di stampa vengono gestiti gli aggiornamenti che possono esser apportati a registrazioni di protocollo già stampate tramite operazioni di riscontro o visura (aggiornamento di una registrazione di protocollo già inserita nel sistema).

Operando in questa maniera vengono rispettate le regole che stanno alla base del concetto di probatorietà del giornale di protocollo. Esse, dal punto di vista meccanografico, si traducono nella realizzazione delle seguenti funzioni:

• stampa giornale di protocollo (operazione da effettuare giornalmente)

• ristampa giornale di protocollo (operazione da effettuare per avere copia conforme su cartaceo delle scritture meccanografiche)

• ristampa automatica del giornale di protocollo (operazione che consente di ottenere la versione aggiornata di tutte le pagine di protocollo che hanno subito modifica)

La stessa pagina di protocollo può esser modificata più volte: tramite il progressivo di versione di stampa viene tenuto traccia dell’evoluzione degli aggiornamenti. Affinché il giornale di protocollo abbia valore probatorio è necessario mantenere agli atti tutte le versioni di stampa.

Ovviamente qualora venga confermato di disporre di un generatore di numeri separato per ogni ufficio protocollo verranno gestiti tanti giornali di protocollo quanti saranno i contatori sezionali di protocollo abilitati.

Sul giornale di protocollo vengono riportate i seguenti dati:

in testata:

• denominazione dell’ufficio ‘proprietario’ del registro di protocollo

• denominazione del registro di protocollo


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• data di stampa

• anno di protocollazione

• numero di pagina

• versione di stampa

per ogni registrazione:

• numero di protocollo

• eventuale subnumero di protocollo

per le registrazioni in arrivo:

• data di registrazione

• data di ricezione

• estremi del documento (protocollo del mittente)

• prima classificazione

• prima pratica di riferimento

• oggetto del documento / oggetto del protocollo

• mittenti

• uffici interni destinatari

per le registrazioni in partenza:

• data di registrazione

• data di spedizione

• primo mittente o, se digitati, gli estremi del documento

• prima classificazione

• prima pratica di riferimento

• oggetto del documento / oggetto del protocollo

• destinatari

• uffici interni destinatari.

La “printable area” della stampante su cui viene eseguito la stampa del giornale di protocollo dovrà avere le dimensioni di 11 x 8 pollici o superiori (su modulo a formato A4).

Gestione giornale sottoprotocolli La stampa dei sottoprotocolli detti anche protocolli sezionali viene normalmente effettuata dall’ufficio che li gestisce: ciò avviene in conseguenza delle opportune abilitazioni inserite nel sistema.

Gestione protocollo deposito storico E’ previsto il passaggio da archivio corrente ad archivio di deposito e da archivio di deposito ad archivio storico con operazioni effettuate sui singoli documenti.


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Rilascio quietanza E’ previsto al termine dell’operazione di protocollazione nel caso che la stessa venga eseguita in tempo reale il rilascio di una quietanza su cui vengono riportati gli estremi per mezzo dei quali poter poi successivamente risalire ai passaggi che l’atto ha subito all’interno dell’amministrazione.

Stampe annuali Come previsto dalla vigente normativa archivistica è disponibile la stampa dell’indice annuale e pluriennale secondo vari criteri di ordinamento che possono esser scelti direttamente dall’utente finale

Lista invio uffici Nell’Allegato D è riportato un esempio di stampa della lista invio uffici che accompagna la posta da distribuire agli uffici competenti; la selezione di detti documenti può esser effettuata o per data o per intervallo di numeri di protocollo.

Interrogazioni È disponibile una funzione di interrogazione generalizzata attraverso la quale è possibile effettuare ricerche sulla base informativa utilizzando un qualsiasi campo anche di natura descrittiva del protocollo e combinazioni logiche degli stessi. Tale funzione consente la riproduzione in tempi rapidi dei documenti selezionati; la consultazione della base informativa può esser effettuata da più posti di lavoro. Anche per quanto concerne le funzioni di interrogazione la visibilità di chi si collega al sistema può essere totale o può essere limitata a parte dell’archivio: ciò vale soprattutto nel caso in cui accanto ad un protocollo generale esistano dei protocolli sezionali separati in cui convergono documenti relativi a specifiche trattazioni.

In ogni caso impostando a cura del gestore di sistema gli opportuni parametri è possibile dare la visibilità unicamente ai dati di pertinenza.

Classificazione Ad ogni documento possono esser attribuite in tempo reale più voci di classifica a seconda delle esigenze dei vari settori. Tale operatività può esser raggiunta sia attraverso operazioni multiple effettuate sul protocollo generale che attraverso operazioni singole effettuate sui protocolli sezionali di competenza.

Fascicolazione Sono stati predisposti nella procedura strumenti che consentono di simulare la gestione dei documenti cartacei e di potenziare le possibilità di ricerca sulle pratiche e sui documenti protocollati.

Ad ogni pratica che viene aperta può venire attribuita una “etichetta” individuata ad esempio dal seguente algoritmo di archiviazione:

• classifica

• categoria

• classe

• fascicolo

• subfascicolo

• anno apertura

• riferimenti controllati

• progressivo

Da notare che possono coesistere due metodologie di archiviazione:

numerazione pratiche progressiva nell’ambito di un registro


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numerazione pratiche progressiva nell’ambito della classifica

Alla pratica può esser associata una serie di chiavi di ricerca sia di tipo anagrafico che di tipo normativo attraverso le quali è possibile effettuare interrogazioni sull’archivio. Questa funzione può esser utilizzata per ritrovare la pratica contenente un determinato documento o per individuare la pratica nella quale un documento protocollato deve esser inserito.

Una delle chiavi di ricerca potrà essere il numero di contenitore e l’identificativo dello scaffale in cui il fascicolo cartaceo viene conservato.

Archiviazione L’archiviazione fisica delle pratiche viene gestita attraverso la memorizzazione dell’ubicazione delle stesse, ad esempio attraverso il numero di contenitore e l’identificativo dello scaffale in cui il fascicolo cartaceo viene conservato. Il collegamento tra procedura di protocollazione e procedura di archiviazione avviene tramite la funzione di inserimento del documento in pratica. Durante l’esecuzione di questa funzione il sistema, se le tabelle sono state impostate in maniera opportuna, propone in maniera automatica gli estremi del responsabile cui è affidato il procedimento.

Per quanto concerne l’ubicazione fisica delle pratiche la stessa sarà seguita in tutti i suoi movimenti di assegnazione in modo da poter aver sempre un’evidenza immediata delle varie attribuzioni effettuate.

La gestione del sistema

Tramite la “Gestione sistema” vengono svolte tutte le funzionalità di supporto alle attività di inserimento dei documenti e di protocollazione (vedi ad esempio gli archivi correlati anagrafico, registri, sequenze etc.).

Tabella anagrafica Vengono memorizzati i dati relativi a:

• corrispondenti (mittenti/destinatari) • uffici dell’Ente • dipendenti dell’Ente

Nell’ambito delle tipologie uffici e dipendenti possono esser definiti anche i terminalisti che devono operare con la procedura. I dati disponibili sono:


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• codice anagrafica • descrizione anagrafica • tipo anagrafica • cognome • nome • titolo • denominazione • numeri di telefono e fax • indirizzo • codice fiscale • partita I.V.A. • indicatore attiva/inattiva

Tabella oggetti codificati Possono venire memorizzati i dati relativi agli oggetti di più frequente uso in modo da ridurre il lavoro di immissione da parte degli operatori. I dati disponibili sono:

• codice oggetto • descrizione oggetto

Tabella tipi allegato Possono venire memorizzati i dati relativi ai tipi allegato più frequenti in modo sia di ridurre il lavoro di immissione da parte degli operatori e di standardizzare al massimo le modalità di registrazione. I dati disponibili sono:

• codice allegato • descrizione dell’allegato.

Tabella tipi documento Possono venire memorizzati i dati relativi ai tipi documento più frequenti in modo da consentire sia di ridurre il lavoro di immissione da parte degli operatori, sia di standardizzare al massimo le modalità di registrazione. I dati disponibili sono:

• categoria che rappresenta una macrosuddivisione dei tipi documento • codice tipo documento • descrizione • note • obbligatorietà numero documento • obbligatorietà risposta

Tabella tipi riferimento Possono venire memorizzati i dati relativi ai tipi riferimento (o codici mnemonici) che possono venire utilizzati sia in protocollazione che nelle funzioni di apertura pratica e gestione della classifica in modo da associare agli oggetti sopracitati (documenti, pratiche, classifiche) informazioni di tipo strutturato che hanno la duplice funzione di costituire chiave di ricerca e di arricchire il contenuto informativo dell’oggetto stesso. I dati disponibili sono:

• codice tipo riferimento

• parte variabile che può esser costituita fino ad un massimo di 8 campi per un totale al massimo di 40 caratteri; per ogni campo devono esser inseriti:

− lunghezza − tipo − descrizione


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Gestione ottica dei documenti Con la gestione ottica dei documenti è possibile:

• consentire ricerche su documenti archiviati mediante chiavi multiple

• manipolare le immagini ove il terminalista sia autorizzato

• interrogare i documenti se in possesso della relativa autorizzazione

• personalizzare le maschere attraverso la procedura delle sequenze a seconda della tipologia di documento

Per quanto concerne la compatibilità con le norme previste dal CNIPA per l’uso dei supporti ottici la stessa viene soddisfatta con la gestione dei supporti attraverso il File System e l’utilizzo della struttura di directory prevista.

Ovviamente la gestione dei supporti ottici richiede la disponibilità degli scanner che consentono di procedere alla digitalizzazione delle immagini: tale strumentazione viene interfacciata dal prodotto Open Image di Wang che gestisce gli scanner conformi agli standard twain.

E’ attivabile a cura degli utilizzatori del sistema la possibilità di attribuire ai documenti sia dal punto di vista gestionale che da quello relativo all’immagine, di opportuni livelli di riservatezza in modo da consentirne la visualizzazione solo da parte degli operatori che abbiano l’abilitazione sufficiente.

E’ condizione necessaria che sul server cui è collegato il juke-box dei dischi magneto-ottici siano installati i seguenti prodotti:

sistema operativo HP-UX 10.10 o 10.20

compilatore linguaggio PERL

compilatore linguaggio C


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11. Accesso e privacy

11. 1 Procedure per la consultabilità dei documenti e per la tutela dei dati personali

Vedi articoli 58, 59,60 del Testo Unico DPR 445 del 28.12.2000 e successive modificazioni Vedi DLgs 196 del 30.06.2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) Vedi DL 42/2004 Vedi L. 15/2005 (Accesso ai documenti informatici). Accesso interno Utente (addetto di UOR) abilitato alla consultazione

Gli utenti (addetti di UOR) sono abilitati ad accedere al sistema informativo limitatamente ai documenti della rispettiva UOR e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA, compresi fra un livello massimo (tutti i documenti della stessa UOR) e minimo (esclusivamente quelli trattati dal singolo addetto). In tal senso il RPA deve anche indicare al responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi , per ciascun utente (addetto) il livello di accesso in modifica (inserimento dati) e in consultazione.

Utente abilitato alla consultazione (addetti di sezione)

Gli utenti (addetti di sezione) sono abilitati ad accedere al sistema informativo limitatamente ai documenti della rispettiva struttura e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA (Dirigente del Servizio), cioè da un livello massimo (tutti i documenti della stessa struttura) o minimo (esclusivamente quelli trattati dal singolo addetto). Non è consentito l’accesso in modifica a documenti della struttura se non al protocollista record manager o suo sostituto.

12. Disposizioni finali

12.1 Modalità di comunicazione del manuale

Il manuale è approvato con deliberazione E’ reso pubblico ai sensi del DPCM 31.10.2000 art. 5, comma 3 con: Pubblicazione sul sito dell’Ente Trasmissione ai Responsabili di Servizio e Sezioni dell’Agenzia

12.2 Modalità di aggiornamento del manuale

Periodicamente vengono organizzati incontri di aggiornamento tra i responsabili delle UOR per verificare la funzionalità del sistema, raccogliere e discutere eventuali proposte di modifica o integrazione, allo scopo di raggiungere progressivamente la eliminazione del cartaceo. Nuova approvazione con atto deliberativo e pubblicazione.


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13. Glossario

Area Organizzatica Omogenea (AOO) E’ un insieme definito di unità organizzative di una amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare, ciascuna AOO mette a disposizione delle Unità Organizzative il servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria alla AOO stessa. Assegnazione di un documento. Individuazione di un responsabile del procedimento amministrativo – RPA cui affidare un documento in gestione. Casella istituzionale La casella di posta elettronica certificata istituita da una Area Organizzativa Omogenea (AOO) attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare. Fascicolo Si tratta di un insieme organico di documenti relativi ad un medisimo affare o di un procedimento amministrativo. Scarto Eliminazione fisica dei documenti. Selezione dei documenti Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d’archivio ovvero archivio storico, devono essere effettuate le operazioni di selezione, cioè di individuazione dei documenti da destinare alla conservazione perenne secondo quanto riportato nel massimario di selezione o, qualora ritenuti inutili, allo scarto, cioè alla eliminazione fisica. Smistamento di un documento Individuazione di una Unità Organizzativa Responsabile (UOR) cui affidare un documento in gestione. Piano di classificazione Per piano di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti. Si tratta quindi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione eserciata dall’Ente che li produce, permettendo di organizzare documenti che si riferiscono ad affari e a procedimenti amministrativi in maniera omogenea. Il piano di classificazione è articolato su due gradi divisionali suddividendo gerarchicamente in titoli e classi. Unità Organizzativa Responsabile (UOR) E’ l’ufficio (Sezione, ripartizione, etc.), al quale afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

AGENZIA PER IL DIRITTO ALLO STUDIO UNIVERSITARIO (A.Di… di gestione del... · Per la legislazione...

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