A.A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano

A.A. 2006/2007

Risultati delle attività di controllo

Clara ItalianoAgenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario

TIPOLOGIA DEI CONTROLLI

1. CONTROLLO FINANZIARIO

1. AUDIT IN SITU (CONTROLLO FINANZIARIO E MONITORAGGIO)

1. MONITORAGGIO

Controllo Finanziario

ISTITUTI CONTROLLATI: n° 23, PER COMPLESSIVI € 2.247.631,75

N° 18 Istititi per la Mobilità Studenti e la Mobilità Docenti

N° 2 Istituti per la sola Mobilità Studenti

N° 3 Istituti per la sola Mobilità Docenti

Controllo Finanziario – Istituti controllati

1. CONSERVATORIO DI MUSICA - ADRIA

2. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA “DOMENICO CIMAROSA” - AVELLINO

3. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DEL MOLISE

4. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA "AGOSTINO STEFFANI" - TREVISO

5. CONSERVATORIO "G.F.GHEDINI" - CUNEO

6. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA LUIGI CHERUBINI - FIRENZE

7. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FOGGIA

8. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FROSINONE

9. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI GENOVA

10. CONSERVATORIO DI MUSICA "ALFREDO CASELLA“ – L’AQUILA

11. CONSERVATORIO DI MUSICA 'NINO ROTA‘ – MONOPOLI

12. SECONDA UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI NAPOLI

13. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PERUGIA

14. FONDAZIONE ACCADEMIA DI BELLE ARTI “PIETRO VANNUCCI” - PERUGIA

15. SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISA

16. ISTITUTO SUPERIORE DI STUDI MUSICALI "ACHILLE PERI“ – REGGIO EMILIA

17. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI ROMA TRE

18. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – TRENTO

19. CONSERVATORIO DI MUSICA - TRIESTE20. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI UDINE21. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA –

UDINE

22. CONSERVATORIO DI MUSICA DI VENEZIA

23. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI VERONA

Controllo Finanziario MOBILITA’ IN USCITA

Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale

STUDENTI - SM

–Accordo Istituto/studente

–Documenti inerenti eventuali prolungamenti

–Emendamento bonus 135 €

–Attestato di partecipazione

–Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso

–Rapporto Narrativo studente

–Piano di studio (learning agreement) degli studenti

–Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti

–Accordo Istituto/studente per l’erogazione del contributo EILC (se del caso)

–Prova del versamento del contributo EILC (se del caso)

–Attestato di partecipazione al corso EILC (se del caso)

DOCENTI - TS

–Accordo Istituto/docente

–Attestato di partecipazione

–Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso

–Rapporto Narrativo docente

–Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti

Controllo Finanziario

Rimborsi a seguito del Controllo (dati provvisori)Mobilità Studenti

► 7.980 € (54 mensilità)

► 945 € (Bonus Revocati)

► 6.500 € (13 borse Eilc Revocate)

► 7 Istituti

Mobilità Docenti

► 2.710,60 € (costi non ammissibili)

► 9 Istituti

Organizzazione della Mobilità

350,00 €

► 1 Istituto

RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO

AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06;2006/07

2000/01

2001/02

2002/03

2003/04 2004/05

2005/06 2006/07 dato

provvisorio

N° Istituti

controllati

4 4 7 8 20 26 23

Rimborsi SM

richiesti €

5.330,00

1.130,00

5.580,00

10.800,00

1.640,00

25.230,00+

(3.470 € OM)

15.425,00

+

(350,00 € OM)

Rimborsi TS

richiesti €

2.850,10

379,05 960,28 828,20 837,40 666,53 2.710,60

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)

Istituti visitati: n. 5, per complessivi € 1.340.419,26L’AN ha effettuato un controllo - a campione - delle pratiche relative agli studenti ed ai docenti in

mobilità ERASMUS nell’a.a. 2006/2007

1. Conservatorio di Musica G. Verdi di Como

2. Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia

3. Università degli Studi di Padova

4. Scuola Superiore per Mediatori Linguistici - Roma

5. Libera Università degli Studi "S. Pio V“ - Roma


Fasi principali:

1. Gestione delle attività ERASMUS

2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”

3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria”

4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti


1. Gestione delle attività ERASMUS

- Politica Internazionale dell’Istituto per la mobilità e prospettive per il futuro;

- Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS;

- Accordo ed eventuali Emendamenti stipulati tra l’Agenzia Nazionale e l’Istituto per l’erogazione dei fondi relativi all’a.a. 2006/2007;

- Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto (conto corrente separato o conto corrente unico);

- Prova che i fondi ERASMUS confluiscano univocamente su tale conto;

- Eventuali Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS;

- Modalità di registrazione delle transazioni nei confronti degli studenti/docenti ERASMUS;

- Tempi e procedure di pagamento agli studenti/docenti ERASMUS;

- Modalità di verifica della procedura ai fini di evitare il doppio finanziamento per una stessa voce di spesa;

- Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti

- Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto;

- Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS in entrata.


2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”

o Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS

o Procedure selezione disabili

o Accordi Bilaterali

o Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS

o Preparazione linguistica

o Materiale informativo eventualmente prodotto


3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale

o Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM (richieste, autorizzazioni e emendamento di prolungamento delle mensilità studenti).

o Emendamento erogazione bonus pari a 135 Euro (ove previsto).

o Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti

o Piano di studio (learning agreement) dello studente stipulato prima della partenza.

o Attestato di partecipazione al termine del periodo di studi/docenza all'estero

o Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente

o Rapporto Narrativo dello studente/docente

o Documenti (accordo/attestato) e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti

o Documenti (Emendamento) e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti

o Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti e modalità di rimborso adottate (regime forfetario e il regime piè di lista )


4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti


Rimborsi a seguito di Audit

Mobilità Studenti

► 2.320 € (14 mensilità)

► 4 Istituti

Mobilità Docenti

► 451,56 € (Costi non ammissibili)

► 2 Istituti

RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO

AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06

2000/01

2001/02

2002/03

2003/04 2004/05 2005/06

2006/07

N° Istituti visitati

3 3 5 5 6 7 5

Rimborsi SM

richiesti €

1.060,00

5.020,00

0 2.760,00

1.220,00

3.220,00

90,00

OM

2.320,00

Rimborsi TS

richiesti €

650,00 115,71 201,02 1.221,03

807,35 SEV

2.001,18

630,00

OM

270,14 451,56

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1

MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI

Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti

Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e massima di dodici mesi) e Mensilità (Contributo mensile accordato)

Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile

SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità

ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE


Ritardo nell’erogazione dei contributi

alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi

Eventuali posizioni ancora aperte dopo la Rendicontazione Finale, devono essere comunicate all’Agenzia Nazionale

i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza


Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione

Documenti necessari:

Richiesta scritta dello studente

Autorizzazione dell’Istituto ospitante

Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività

Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus

Da rendicontare come Mensilità senza contributo

Accordi con gli studenti/docenti, stipulati prima del periodo di Validità.

Corsi EILC effettuati durante il periodo di attività Erasmus


Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro)

Mancanza/Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma;

Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a.a. 2007/2008)

SM: attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità

TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno

TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo


Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente;

Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie

Grazie per l’attenzione!

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