IntroduzioneIl DPCM del 3 dicembre 2013, che regolamenta le regole tecniche del protocollo informatico introdotto dal DPR 428 del 31 ottobre 1998, prevede all’art. 5 l’introduzione di un manuale di gestione, che “descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.”Nel manuale di gestione sono riportati, in particolare:

a) la pianificazione, le modalità e le misure di cui all’art. 3, comma 1, lettera e);b) il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all’art. 4, comma 1, lettera c);c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi

dell’art. 40, comma 1, del Codice, e per lo scambio degli stessi all’interno ed all’esterno dell’area organizzativa omogenea, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate;

d) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati;

e) l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce;

f) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali diversi da quelli previsti dagli articoli 16 e 17, nonché tramite fax, raccomandata o assicurata;

g) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;

h) le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;

i) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea;

j) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’art. 53, comma 5, del testo unico;

k) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; l) i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche anche associati ad aree

organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, di cui all’art. 40, comma 4, del Codice;

m) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;

n) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire l’immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura ai sensi dell’art. 55 del Testo unico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione;

o) la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti con particolare riferimento alle modalità di utilizzo;

p) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; q) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del testo unico, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente. Il manuale di gestione è reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice mediante la pubblicazione sul proprio sito istituzionale.

Ambito di applicazione e normativa di riferimento Il presente Manuale di gestione documentale è adottato dal Liceo Serpieri di Rimini (di seguito denominato “Istituzione Scolastica”) ai sensi del l’articolo 5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli rticoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al D.Lgs n. 82 del 2005”.

1

Il Manuale descrive il sistema di gestione dei documenti informatici, anche ai fini della conservazione, e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il Manuale è da intendersi quale strumento di lavoro e di riferimento per gli utenti del protocollo informatico dell’ Istituzione Scolastica per la corretta gestione dei documenti in tutto il loro ciclo di vita.

Ai fini del presente manuale si intende per:

"amministrazione", Liceo Statale “Alessandro Serpieri”

"Testo Unico", il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

"Regole tecniche", il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 concernente le "Regole tecniche per il protocollo informatico”;

"Codice", il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale.

Acronimi più frequentemente utilizzati

AOO: Area Organizzativa Omogenea. Al fine di gestire i documenti, l’amministrazione individua una o più Aree Organizzative Omogenee (AOO) in base alla funzione amministrativa perseguita, agli obiettivi e all'attività svolta. Gli Istituti scolastici hanoo un’unica UOR all’interno dell’AOO.

MdG: Manuale di Gestione del protocollo informatico, gestione documentale e degli archivi;

RPA: Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità dell'esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;

RSP: Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi;

SdP: Servizio di protocollo informatico;

UOP: Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo;

UOR: Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

UU: Ufficio Utente - un ufficio dell'AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal servizio di protocollo informatico; ovvero il soggetto, destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali.

Glossario: le definizioni del protocollo informatico

Accesso: è l’operazione chgli aventi diritto di accedere ed estrarre una copia dei documenti informatici.

Accreditamento: riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione

Affidabilità: caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico

Aggregazione documentale informatica: è una raccolta di documenti informatici singoli o in forma di fascicolo, che vengono accomunati in base alle caratteristiche, alla natura o in base all’oggetto, alla materia trattata o in relazione alle funzioni dell’ente.

2

Archivio: complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività

Archivio informatico: è un archivio formato da documenti, fascicoli o aggregazioni documentali informatiche che vengono gestiti e conservati con mezzi informatici.

Attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico: dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico

Area Organizzativa Omogenea (AOO): è l’insieme di strutture e/o di funzioni che vengono accomunate sulla base delle tematiche trattate e/o sulla base di esigenze nella gestione della documentazione.

Autenticità: caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico

Base di dati: collezione di dati registrati e correlati tra loro

Certificatore accreditato: soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’ Agenzia per l’Italia digitale , il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza

Ciclo di gestione: ambito temporale della vita di un documento informatico, di un fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio a partire dalla loro formazione e fino alla loro eliminazione o conservazione per il lungo periodo.

Classificazione: operazione di organizzazione logica, attraverso i metadati, dei documenti secondo uno schema predeterminato.

Codice: decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni

Codice eseguibile: insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici

Conservatore accreditato: soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale

Conservazione: insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione

Contrassegno a stampa: contrassegno generato con mezzi informatici e apposto sulla copia analogica di un documento informatico. Il suo scopo è la verifica della provenienza e della conformità all’originale della copia cartacea.

Coordinatore della Gestione Documentale: è colui che si occupa della definizione dei criteri di classificazione e archiviazione nonché delle modalità di comunicazione tra le AOO.

Copia analogica del documento informatico: documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto

Copia di sicurezza: copia di backup per la continuità operativa e la conservazione dei dati.

3

Destinatario: Il soggetto o il sistema al quale è indirizzato un documento in uscita.

Duplicazione dei documenti informatici: produzione di duplicati informatici

Esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia

Estratto per riassunto: documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici

Evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica Fascicolo informatico: aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice Formato: modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file funzionalità aggiuntive le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni

Funzionalità aggiuntive: componenti del sistema di protocollo informatico che hanno la funzione di gestione dei flussi documentali, di conservazione dei documenti e di accesso alle informazioni conservate o registrate.

Funzionalità interoperative: le funzioni che permettono a un sistema di protocollo informatico di interconnettersi con altri sistemi.

Funzionalità minima: requisiti e operatività base del sistema di protocollo informatico secondo quanto definito dalla normativa.

Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti

Generazione automatica di documento informatico: formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni

Immodificabilità: caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso

Impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash

Insieme minimo di metadati del documento informatico: complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’allegato 5 del presente decreto, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta

Integrità: insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato

Interoperabilità: capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi

Leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti

Identificativo univoco: codice che viene associato in modo univoco e persistente a un documento, un fascicolo o un’aggregazione documentale informatica con lo scopo di identificarli inequivocabilmente.

4

Log di sistema: registrazione cronologica delle operazione effettuate su un sistema informatico per il controllo degli accessi e delle modifiche.

Manuale di conservazione: strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione

Manuale di gestione: documento descrittivo del sistema di gestione informatica documentale.

Memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici

Metadati: dati associati a un documento informatico o a un’aggregazione di documenti informatici con il fine di identificarli e descriverne contesto, contenuto e struttura.

Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione

Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta

Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione

Pacchetto informativo: contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare

Piano della sicurezza del sistema di conservazione: documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza

Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti: documento che ha l’obiettivo di descrivere e pianificare le attività necessarie per la tutela dell’integrità del sistema di gestione informatica e dei documenti conservati.

Piano di conservazione: strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

Piano generale della sicurezza: documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza

Presa in carico: accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione

Processo di conservazione: insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione Produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale.

Rapporto di versamento: documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore

5

Registrazione informatica: insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente

Registro particolare: registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell’ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell’articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

Registro di protocollo: l’insieme dei record cronologicamente ordinati della corrispondenza in ingresso e in uscita dall’unità organizzativa per l’identificazione e la gestione di ciascun documento sottoposto a registrazione di protocollo.

Repertorio informatico: registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica

Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: dirigente o funzionario in possesso di requisiti professionali idonei o di una professionalità tecnica e archivistica, addetto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei workflow documentali e degli archivi.

Responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione

Responsabile del trattamento dei dati: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali

Responsabile della sicurezza: soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza

Riferimento temporale: informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento

Scarto: operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale

Sistema di classificazione: strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata

Sistema di conservazione: sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice

Sistema di gestione informatica dei documenti: nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico

Staticità: caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione

Transazione informatica: particolare evento caratterizzato dall’atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati

Testo unico: decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni

Ufficio utente: riferito ad un area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico

6

Utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse

Versamento agli archivi di stato: operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali

Organizzazione dell'AOO

UFFICIO COGNOME NOME RUOLO

Presidenza Tafuro Francesco dirigente

Vicepresidenza Istituto Fabbrini Linda collaboratore vicario

Vicepresidenza Artistico Torrini Bruna Gabriella collaboratore vicario

Direzione SGA Martelli Maria direttore SGA

Ufficio Personale - Protocollo

Pollichino Antonino Assistente amministrativo

Ufficio Personale Riccò Milena Assistente amministrativa

Ufficio Personale Campanari Bianca Assistente amministrativa

Ufficio Alunni Raggi Romina Assistente amministrativa

Ufficio Alunni Valdinoci Barbara Assistente amministrativa

Ufficio Alunni Incontro Nadia Assistente amministrativa

Ufficio Alunni – sottosezione viaggi

Bianchi Maria Grazia Assistente amministrativa

Ufficio contabilità – sottosezione acquisti

Drudi Nicoletta Assistente amministrativa

Ufficio contabilità – sottosezione patrimonio

Pedone Francesca Maria Assistente amministrativa

Dati identificativi dell'AmministrazioneDenominazione Liceo Statale “Alessandro Serpieri”

Responsabile Dirigente Scolastico Francesco Tafuro

Tipologia Pubbliche Amministrazioni

Categoria Istituti di Istruzione Statale di Ogni Ordine e Grado

Codice Univoco Ufficio UFYZE9

Codice iPA lsas

Codice Fiscale 91150430402

Indirizzo VIA SACRAMORA 52 - 47922 Rimini (RN)

Telefono 541733150

Indirizzo email PEC RNPS05000C@PEC.ISTRUZIONE.IT

Indirizzo email PEO RNPS05000C@ISTRUZIONE.IT 7

Data accreditamento 03/09/14

Referente DSGA Maria Martelli

Sito istituzionale www.liceoserpieri.gov.it www.liceoserpieri.it

ProgrammaSGD

ProceduraManuale di utilizzo del portale SGD per la gestione documentale

Copyright © 2016-2017 Filippo Albertini – Cattolica (RN) Tutti i diritti riservati. Nessuna parte del contenuto di questo documento può essere riprodotto o trasmesso in qualsiasi forma senza il permesso scritto dell’autore o degli eventuali licenziatari dei diritti di utilizzo. All rights reserved. No part of the contents of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means without the written permission of the publisher. Ogni cura è stata posta nella raccolta e nella verifica della documentazione contenuta in questo documento. Tuttavia l’autore non può assumersi alcuna responsabilità derivante dall’utilizzo della stessa. Lo stesso dicasi per ogni persona o società coinvolta nella creazione, nella produzione e nella distribuzione di questo documento. Tutti i nomi dei prodotti citati in questo documento sono marchi registrati appartenenti alle rispettive società. Essi sono usati in questo documento a scopo di documentazione/citazione ed a beneficio delle relative società. Le informazioni tecniche contenute in questo documento sono soggette a modifica senza preavviso. Non vi è nessuna garanzia che le funzionalità esposte nel presente documento verranno implementate. La libera professione oggetto del presente documento viene svolta con riferimento alla Legge n. 4 del 14 Gennaio 2013.

Manuale SGD Rev. 1.0e del 17/01/2017 Autore : Filippo Albertini

Indice

Procedura “SGD”Accesso alla proceduraUscita dal portale

Gestione documentale (new)8

DocumentiInvio documento per emailSpedizione emailDestinatari/ApprovazioniGriglia gestione documenti

Libro firmaFirma digitale libro firma

AnagraficheTabelle varie

CategorieCategorie pubblicazioniCategorie conservazioniResponsabili pubblicazioni

ClassificheFascicoliDatiStatiConsultazione documentiEmail

Scarica emailElenca emailGestione emailStampa emailElaborazioneInoltro emailOperazioni massive sulle email

Pubblicazione alboAblitazione pubblicazione su plugin albo pretorio

Stampe documentiConservazione

Conservazione registro protocollo informaticoConservazione pagelleConservazione valutazione religione cattolicaConservazione tabellone scrutiniConservazione registro di classeConservazione registro docentiConservazione per lotti

Firma file per lottiImportazione fatture elettroniche

Allegati (new)Parametri generali procedura

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Procedura “SGD”

La procedura SGD è il portale utilizzato per la gestione documentale dei dati in azienda.

Accesso alla procedura

L’accesso al sistema avviene attraverso la necessaria autenticazione tramite il proprio codice utente (1) e password (2) con la pressione del bottone Ok (3) da :

Il codice utente da indicare sarà quello indicato nella scheda di accesso consegnata dalla segreteria scolastica. Per accedere al portale per la gestione documentale occorre avere il gruppo DOCUMENTI nel proprio profilo.

Uscita dal portale

Per uscire dal portale, scaricando le informazioni temporanee (sessioni) salvate sul server occorre cliccare sulla scelta Fine del menù (1) mentre cliccando in (2) si ha invece la possibilità di ri-visualizzare la pagina di accesso del portale con la tabella delle informazioni iniziali :

Con Fine il sistema si ripropone alla pagina di Login e per non permettere che qualcuno possa vedere le pagine consultate nella sessione di lavoro e memorizzate dal browser in cache (history) è necessario chiudere anche completamente la pagina del browser internet.

10

Gestione documentale (new)

Documenti

Dal menu Gestione documentale → Documenti si gestiscono i documenti.Per inserire un nuovo documento premere il bottone “Aggiungi” (1) poi per inserire gli allegati andare sul tab “Allegati” (2) e premere il bottone “Nuovo” (3):

I corrispondenti si inseriscono dal tab “Corrispondenti” (1); per associare un corrispondente al documento premere il bottone Nuovo (2):

11

E’ possibile scegliere il corrispondente dall’elenco o indicare un nuovo corrispondente, mettendo il cognome, nome etc.

Invio documento per emailPremendo il bottone Email (1) si apre il popup per l’invio del documento per email

12

Spedizione emailPremendo il bottone Spedizione,cliccando il bottone con i tre puntini a fianco del Cerca (1) e scegliendo Spedizione (2), è possibile inviare per email il documento; negli allegati viene anche generato in automatico il file segnatura e messo fra gli allegati.

Destinatari/ApprovazioniNel tab Destinatari / Approvazioni sono elencati gli utenti a cui il documento è assegnato; è possibile indicare se l’utente deve approvare il documento o se deve impostare la presa visione.

13

14

Griglia gestione documenti

Dal menu Gestione → Gestione Documenti si apre la pagina con i documenti visualizzati in una griglia:

Cliccando sulla griglia il bottone Modifica(1) si apre il popup dove è possibile consultare il documento in dettaglio e

15

E’ possibile assegnare i destinatari e gli stati cliccando il bottone Destinatari / stati (1):

Libro firma

E’ possibile assegnare un documento su libro firma cliccando con il bottone destro del mouse e scegliendo “Libro firma per …” (1):

Firma digitale libro firma

Cliccando il bottone “Firma digitale libro firma” (1) si apre il popup per la firma massiva dei documenti.

Tramite il bottone Scarica i file da firmare digitalmente si scarica uno zip con tutti i file da firmare (con stato libro firma).

Dopo aver firmato i file tramite ad esempio una chiavetta Aruba, caricarli sul sito su un file zip per aggiornare i documenti sostituendoli con quelli firmati.

16

Anagrafiche

Dal menu Gestione documentale → Anagrafiche è possibile caricare l’elenco delle anagrafiche da usare come

corrispondenti:

Tabelle varie

Dal menu Gestione documentale → Tabelle Varie è possibile gestire le categorie, responsabili,..

Categorie

Scegliendo “Categorie”:

17

Categorie pubblicazioni

Scegliendo “Categorie pubblicazioni”:

Categorie conservazioni

Scegliendo “Categorie conservazioni”:

Responsabili pubblicazioni

Scegliendo “Responsabili pubblicazioni”:

18

Classifiche

Dal menu Archivi → Classifiche si gestiscono le classifiche:

Fascicoli

Dal menu Archivi → Fascicoli è possibile caricare l’elenco dei fascicoli:

Dati

Dal menu Archivi → Dati è possibile caricare un elenco di dati da associare ai documenti; per ogni dato è

possibile indicare il tipo (data, stringa, numero), un elenco di valori ammissibili, ...

19

Stati

Dal menu Archivi → Stati si apre la pagina per la gestione degli stati assegnabili ai documenti

Consultazione documenti

Dal menu Operazioni → Consultazione documenti si apre la pagina per la sola consultazione dei documenti

caricati; ogni utente vede i documenti che gli sono stati assegnati e che hanno fascicolo personale.

Email

Dal menu Gestione Documentale → Email è possibile creare i documenti dalle email presenti sul server di

posta.Per configurare le caselle di posta da controllare va valorizzato il parametro generali PARAMETRI.POP3; il programma legge i parametri che iniziano per PARAMETRI.POP3, è possibile indicare più di una casella di posta (ad es PARAMETRI.POP3.TEST, etc).

Scarica email

Dopo aver scelto l’account email da utilizzare (1) premere il bottone Scarica email (2) per scaricare dal server di posta i nuovi messaggi:

20

Dopo aver premuto Scarica email i messaggi vengono salvati in una tabella nel database su SGD e visualizzati nella griglia:

Per le email appena scaricate nella griglia non viene visualizzato il testo ma solo l’oggetto; successivamente quando vengono visualizzate in dettaglio o viene creato il documento vengono scaricate dal server di posta in maniera completa, con il testo e gli allegati.

Elenca email

E’ possibile anche solo visualizzare nella griglia le email precedentemente salvate sul database premendo il bottone “Elenca” (1).

Gestione email

Cliccando nel bottone Gestisci (1) o sulla riga nella griglia (2) si apre un popup con il dettaglio dell’email:

21

Nel popup che si apre è possibile indicare l’operazione da effettuare (Archivia e protocolla, Archivia, Elimina); scegliere i destinatari del documento; indicare il fascicolo, la classifica.

Il mittente può essere scelto dall’elenco oppure premendo il bottone Importa per sceglierlo da un popup dettagliato

Stampa email

Dal popup con il dettaglio dell’email è anche possibile creare un pdf premendo il bottone “Stampa”:

22

Elaborazione

Premendo il bottone Elabora (1) vengono creati i documenti dalle email indicate come da elaborare:

Nella griglia vengono visualizzati i documenti creati con il riferimento all’id per ogni documento creato (1):

Per le email di posta elettronica certificata (PEC) la procedura gestisce la lettura dei messaggi di accettazione e consegna:

Le email con l’accettazione e la consegna vengono salvate negli allegati (1) del documento di riferimento:

23

Se la casella di posta è di tipo IMAP i messaggi non vengono mai eliminati sul server di posta; se invece è in modalità POP3 è possibile indicare se eliminare i messaggi sul server di posta al momento dell’elaborazione dal combo “Casella di posta“ (1), che è attivo solo se l’email è in modalità POP3:

Inoltro email

E’ possibile inoltrare un email cliccando il bottone “Inoltra” (1) sulla griglia:

Operazioni massive sulle email

Cliccando sulla griglia con il bottone destro del mouse si apre un menu dove è possibile segnare tutti i messaggi come da archiviare, come da archiviare e protocollare oppure come non elaborati; l’operazione si applica su tutte le righe visualizzate nella griglia, per il filtro corrente

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Pubblicazione alboLa pubblicazione documenti all’albo avviene tramite un web service in php su WordPress.Per la pubblicazione è necessario aver valorizzato il parametro generale SGD.PUBBLICAZIONE.ALBO.

Per la pubblicazione albo è necessario indicare i parametri nel tab “Pubblicazione” (1); per l’invio cliccare il bottone delle funzioni avanzate con i tre puntini (2) e cliccare su Pubblicazione albo (3):

Ablitazione pubblicazione su plugin albo pretorio

Per abilitare la pubblicazione sul plugin Albo Pretorio On line per wordpress (https://wordpress.org/plugins/albo-pretorio-on-line/) è necessario utilizzare i web service esposti dalla pagina specificia di SGD per il plugin albowp_ws.php

Stampe documenti

Dal menu Documenti → Stampe documenti si apre la pagina per la stampa dei documenti; nella pagina

scegliere il tipo di stampa (1), i parametri (2) e premere il bottone per la stampa (3):

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Conservazione

Dal menu Documenti → Conservazione è possibile inviare i documenti in conservazione:

Conservazione registro protocollo informatico

Scegliendo Registro protocollo informatico si apre un popup dove viene richiesta la data del registro giornaliero da inviare in conservazione:

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Conservazione pagelle

Scegliendo pagelle

Conservazione valutazione religione cattolica

Scegliendo Valutazione religione cattolica:

Conservazione tabellone scrutini

Scegliendo tabellone scrutini:

Conservazione registro di classe

Scegliendo registro di classe:

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Conservazione registro docenti

Conservazione per lotti

Firma file per lotti

Dal menu Operazioni → Elaborazioni è possibile scarica un file per lotto scegliendo “Scarica file per lotto”:

28

Scegliendo la voce Carica file firmati è possibile caricare un file zip con i documenti precedentemente scaricati e firmati:

Importazione fatture elettroniche

Dal menu Operazioni → Elaborazioni scegliendo Importa fatture elettroniche si apre il popup dove è possibile

importare uno o più fatture elettroniche:

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Allegati (new)

Parametri generali procedura

I parametri generali della procedura sono impostabili dai profili appartenenti al gruppo AMMINISTRAZIONE da Manutenzioni → Tabelle di sistema → Parametri generali.

Elenco parametri procedura :

Codice parametro Ambito Descrizione Valore di esempioCONSERVAZIONE.PARER Conservazione

ParerParametri per la conservazione al Parer Val1 : utente

Val2 : password

Val3 : ws (ad es. https://parer-pre.regione.emilia-romagna.it/sacer/VersamentoSync)

Val4 : ambiente

Val5 : ente

Val6 : struttura

Val7 : originatore

Val8 : responsabile

Val9 : operatoreSGD.PUBBLICAZIONE.ALBO Pubblicazione

alboParametri per la pubblicazione all’albo Val1 :

url pagina wordpress(ad es. http://www.filippoalbertini.com/albowp_ws.php )

Val2 :utente wordpress

Val3 :password dell’utente wordpress

SGD.SMTP.PEO Documenti Parametri smtp per l’invio delle email con la posta elettronica ordinaria dalla pagina documenti

E’ possibile indicare più parametri, l’importante è che inizino per SGD.SMTP.PEO (ad es. SGD.SMTP.PEO.GMAIL)

Formato della stringa con i parametri smtp:SERVER=######;USERNAME=######;PASSWORD=######;SENDEREMAIL=######;SENDERNAME=######;READCONFIRMATION=S/N;PORT=######;SSL=S/N;TLS=S/N;AUTH=Auto/Login;

SGD.SMTP.PEC Documenti Parametri smtp per l’invio delle email con la posta elettronica certificata dalla pagina documenti

E’ possibile indicare più parametri, l’importante è che inizino per SGD.SMTP.PEC (ad es. SGD.SMTP.PEC.GMAIL)

Formato della stringa con i parametri smtp:SERVER=######;USERNAME=######;PASSWORD=######;SENDEREMAIL=######;SENDERNAME=######;READCONFIRMATION=S/N;PORT=######;SSL=S/N;TLS=S/N;AUTH=Auto/Login

SGD.POP3 Documenti Parametri pop3 per scaricare la posta

E’ possibile indicare più parametri, l’importante è che inizino per SGD.POP3 (ad es. SGD.POP3.GMAIL)

Formato della stringa:server:user:pass:porta:ssl

SGD.CLASSIFICA.REGISTRO.PROTOCOLLO

Conservazione Parer

Codice di classificazione per il registro protocollo

Ad es. 06.02.11

SGD.CLASSIFICA.REGISTRI.DID Conservazione Codice di classificazione per i registri Ad es. 06.02.11

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ATTICI Parer didatticiSGD.CLASSIFICA.PAGELLE Conservazione

ParerCodice di classificazione per le pagelle Ad es. 06.02.11

SGD.CLASSIFICA.TABELLONI.SCRUTINI

Conservazione Parer

Codice di classificazione per gli scrutini Ad es. 06.02.11

Il dirigente scolasticoFrancesco Tafuro

(firmato digitalmente)

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