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SERVIZIO RISORSE UMANE FINANZIARIE E STRUMENTALISERVIZIO RISORSE UMANE FINANZIARIE E STRUMENTALISERVIZIO RISORSE UMANE FINANZIARIE E STRUMENTALISERVIZIO RISORSE UMANE FINANZIARIE E STRUMENTALI

SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO ---- DEMATERIALIZZAZIONE, DIGITALIZZAZIONE E SNELLIMENTO PROCEDURE INTERNEDEMATERIALIZZAZIONE, DIGITALIZZAZIONE E SNELLIMENTO PROCEDURE INTERNEDEMATERIALIZZAZIONE, DIGITALIZZAZIONE E SNELLIMENTO PROCEDURE INTERNEDEMATERIALIZZAZIONE, DIGITALIZZAZIONE E SNELLIMENTO PROCEDURE INTERNE

Il processo di digitalizzazione dei documenti riveste, all’interno della Pubblica Amministrazione, un’importanza quasi primaria sia in termini

di sicurezza, rintracciabilità e lunga vita dei documenti sia in termini di efficienza delle stesse strutture che, delegando ad un software la gestione dei documenti riescono, in tal modo, a veicolare le proprie risorse umane verso le aree aziendali reputate più strategiche. Per un Parco,

come il caso nostro, l’importanza della digitalizzazione dei documenti riguarda anche l’aspetto “ecologico” comportando un notevole

risparmio della carta attraverso la trasformazione dei documenti da cartacei a digitali, in formato PDF. L’obiettivo che si è prefissato l’Ente,

per l’anno corrente, è stato quello della razionalizzazione ulteriore e più incisiva dell’uso della carta, avviata nell’anno 2009. L’Ente Parco

Nazionale del Gran Sasso e Monti della Laga ha voluto realizzare un progetto di dematerializzazione legato in particolare all’avvio di una

gestione delle determinazioni dirigenziali e della gestione del protocollo in forma digitale, un’esperienza comunque significativa viste le

dimensioni dell’Ente: una media di n. 1.800 determinazioni dirigenziali e n. 14.200 documenti protocollati, in ingresso e in uscita, in un

anno. Il tutto ai fini di un risparmio di tempo e risorse velocizzando le procedure burocratiche principali.

La digitalizzazione è resa possibile dalla disponibilità di apparecchiature informatiche nelle postazioni cruciali (protocollo e registrazione

determine dirigenziali) nonché dell’aggiornamento dell’applicativo della contabilità e protocollo che consente la gestione documentale

attraverso l’installazione del software in modalità ASP (application service provider). Grazie a questo nuovo sistema sarà possibile espletare

tutte le fasi dell’iter procedurale di Determinazione Dirigenziale integrando strutture amministrative e sistemi informativi. Grazie alla

digitalizzazione è possibile ottenere accessibilità diretta ed immediata ai documenti, trasparenza, sicurezza ed efficienza contabile. I principali

vantaggi sono relativi alla razionalizzazione delle procedure e al risparmio di materiale cartaceo e delle risorse economiche destinato al suo

acquisto: in considerazione del numero di atti prodotti annualmente, si stima, infatti, un risparmio di circa 20 mila fogli di carta all’anno e dei

toner utilizzati per stampanti e fotocopiatrici (per l’anno 2013 saranno evidenziati i risultati di risparmio in termini più precisi); ciò ha

naturalmente un’influenza diretta sulla riduzione dell’impatto ambientale. La semplificazione generata dai flussi telematici e

dall’interoperabilità comporta, pertanto, da un lato l'ottimizzazione dei tempi di svolgimento delle procedure e del tempo che il personale

dedica alla trasmissione interna dei documenti in formato cartaceo, dall'altro una sensibile riduzione dell’impatto ambientale, di primaria

importanza per l'attività di un Ente Parco. Il Servizio SRUF è riuscito, nonostante i maggiori impegni dovuti all’ispezione da parte del

personale del Ministero dell’Economia e Finanze nell’ultimo trimestre dell’anno, a raggiungere appieno gli obiettivi prefissati, gettando le basi

per l’inizio di un percorso di digitalizzazione di tutte le procedure dell’Ente Parco Nazionale del Gran Sasso e Monti della Laga.

Si allega diagramma di flusso relativo all’iter procedurale delle determine dirigenziali dell’Ente.

SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO ---- FrontFrontFrontFront----Office reception e centralinoOffice reception e centralinoOffice reception e centralinoOffice reception e centralino

L'attività svolta dal personale addetto al servizio di ricevimento e centralino, in quanto attività di front-office e interfaccia primaria con

l'utenza esterna, rappresenta indubbiamente il biglietto da visita del nostro Ente. Il personale addetto al servizio di centralino e front-office

reception è strutturato in modo da rispondere a diverse esigenze, dalla sicurezza, attraverso la registrazione il controllo degli accessi e il

rilascio dei cartellini ai visitatori, all'attività di centralino vera e propria, attraverso il filtraggio e lo smistamento delle chiamate in entrata,

all'accoglienza e alle informazioni/istradamento di ospiti, visitatori, fornitori e manutentori. In qualità di addetti al servizio front-office

centralino, le unità di personale devono ricevere e filtrare efficacemente le telefonate in entrata. In qualità di addetti al servizio front-office

reception, le unità di personale provvedono al riconoscimento del personale interno all'Ente, all'identificazione dei visitatori, registrando i

dati di questi ultimi prima del loro ingresso nei locali dell'Ente, rilasciando loro i permessi di accesso, istradandoli verso gli uffici cui sono

interessati e, infine, al termine della visita, restituendo loro i documenti, presi in consegna per il rilascio del cartellino "ospite". Sono inoltre

addetti alla ritiro e allo smistamento della corrispondenza in ingresso e alla consegna e al ritiro della posta in uscita.

Gli obiettivi raggiunti sono:

• garanzia della sicurezza sul posto di lavoro (attraverso l'identificazione, registrazione e riconoscimento di visitatori)

• aumento dell'efficienza e dell'efficacia dell'azione amministrativa dell'Ente (attraverso l'accoglienza e le informazioni ai visitatori e

l'istradamento di ospiti, visitatori, fornitori e manutentori);

• miglioramento della sua rispondenza alle esigenze del pubblico e aumento della soddisfazione dell'utente visitatore (attraverso la

realizzazione di report mensili e annuali, sul numero di visite e sulla loro distribuzione sui vari Servizi/Uffici, in modo da modulare

l'apertura al pubblico nelle fasce orarie/periodi dell'anno che risultano essere interessati da una più consistente affluenza);

• aumento della soddisfazione dell’utente che chiama per ricevere informazioni (attraverso l'istradamento e lo smistamento efficace e

corretto delle chiamate).

I diagrammi che seguiranno ci hanno consentito di mettere a fuoco una corretta visione di quelle che sono le problematiche sulla gestione

delle informazioni, del front-office e di quelle che sono le aspettative dell’utenza esterna. I dati raccolti consentono all’Ente di individuare i

punti critici, analizzarli e quindi creare piani di miglioramento che consentano di attuare azioni concrete per rendere ottimale ciò che

potrebbe essere chiamata “visitor satisfaction”.

2%15%

19%

27%

17%

0%

20%

Visitatori I trimestre 2012

AFIS

SASP

SERS

SMAT

STUT

SRUF

DIRETTORE

PRESIDENTE

I dati sono relativi al numero dei visitatori ricevuti dall’Ente Parco nel primo trimestre del 2012.

Il numero totale dei visitatori è stato di 41 unità così ripartite:

AFIS SASP SERS SMAT STUT SRUF DIRETTORE PRESIDENTE Totale

I trimestre 2012 1 6 8 11 7 0 8 0 41

Valori percentuali 2% 15% 19% 27% 17% 0% 20% 0% 100%

1%

14%

8%

9%

34%0%

29%

5%

Visitatori II Trimestre 2012

AFIS SASP SERS SMAT STUT SRUF DIRETTORE PRESIDENTE

I dati sono relativi al numero dei visitatori ricevuti dall’Ente Parco nel secondo trimestre del 2012.

Il numero totale dei visitatori è stato di 87 unità così ripartite:

AFIS SASP SERS SMAT STUT SRUF DIRETTORE PRESIDENTE Totale

I trimestre 2012 1 12 7 8 30 0 25 4 87

Valori percentuali 1% 14% 8% 9% 34% 0% 29% 5% 100%

I dati sono relativi al numero dei visitatori ricevuti dall’ente parco nel terzo trimestre del 2012.

Il numero totale dei visitatori è stato di 65 unità così ripartite:

AFIS SASP SERS SMAT STUT SRUF DIRETTORE PRESIDENTE Totale

III Trimestre anno 2012 3 7 13 8 16 2 14 2 65

III Trimestre anno 2012 dati

percentuali 5% 11% 20% 12% 25% 3% 21% 3% 100%

10%4.5%

21%

9%

18%

0%

33%

4.5%

Visitatori IV trimestre 2012

AIFS SASP SERS SMAT STUT SRUF DIRETTORE PRESIDENTE

I dati sono relativi al numero dei visitatori ricevuti dall’Ente Parco nel quarto trimestre del 2012.

Il numero totale dei visitatori è stato di 67 unità così ripartite:

AFIS SASP SERS SMAT STUT SRUF DIRETTORE PRESIDENTE Totale

IV trimestre 2012 7 3 14 6 12 0 22 3 67

IV trimestre 2012

Valori percentuali 10% 4,5% 21% 9% 18% 0% 33% 4.5% 100%

SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO SCHEDA OBIETTIVO ---- Razionalizzazione delle procedure interne e ottimizzazione dei tempi e delle risorse (carta, toner) Razionalizzazione delle procedure interne e ottimizzazione dei tempi e delle risorse (carta, toner) Razionalizzazione delle procedure interne e ottimizzazione dei tempi e delle risorse (carta, toner) Razionalizzazione delle procedure interne e ottimizzazione dei tempi e delle risorse (carta, toner) nei procedimenti nei procedimenti nei procedimenti nei procedimenti

amministrativi amministrativi amministrativi amministrativi ---- SRUFSRUFSRUFSRUF

Al fine di garantire il miglioramento dell'azione amministrativa, lo snellimento delle procedure interne di gestione, l'ottimizzazione dei

tempi amministrativi e dell'uso delle risorse (nel caso specifico della carta e del toner), e un'organizzazione più razionale dei Servizi e degli

Uffici, il Servizio Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali ha realizzato la rete INTRANET dell'Ente Parco (destinata alla consultazione del

solo personale interno all'Ente quale interfaccia comune di scambio e da cui attingere informazioni, anche di natura procedurale, comuni a

tutti i servizi), a predisporre e a standardizzare i modelli, la documentazione e le schede utili all'azione amministrativa di uso interno ed

esterno, a implementare detta documentazione, coerentemente e contestualmente agli aggiornamenti normativi, e a promuoverne l'uso

proprio attraverso la pubblicazione sulla propria rete INTRANET. Di pari passo e conseguentemente, il Servizio ha iniziato a favorire lo

scambio di informazioni interne attraverso la trasmissione digitale della documentazione amministrativa e provveduto ad avviare un sistema

di archiviazione della stessa in formato digitale ottemperando, così, da un lato all'esigenza di velocizzare e ridurre i tempi amministrativi e

dall'altro all'esigenza di abbattere l'uso eccessivo di carta e toner e quindi i costi relativi all'acquisto degli stessi.

Questo processo di razionalizzazione delle procedure interne consentirà all’Ente di eliminare processi amministrativi troppo nebulosi e ben

poco definiti che potrebbero finire per demotivare i dipendenti, con conseguenze negative sulla produttività.

Infine, la creazione della rete INTRANET rappresenta uno strumento di condivisione e capitalizzazione delle conoscenze nonché strumento

per migliorare i processi di comunicazione tra Servizi, razionalizzando ed ottimizzando i processi di creazione e diffusione delle informazioni.

In questo modo le Risorse Umane appartenenti ai vari Servizi possono condividere documenti ed informazioni in maniera rapida e sicura.

Home page della rete INTRANET dell'Ente Parco Nazionale del Gran Sasso e Monti della Laga

Il Servizio Risorse Umane Finanziarie e Strumentali

(Eugenio Fioretti)