1Milano, 3 Novembre 2004Assemblea Nazionale FISM WORKSHOP La certificazione dei requisiti di...

Milano, 3 Novembre 2004

Assemblea Nazionale FISM 2

La certificazione ISO 9000

Alcune Considerazioni sulle ISO 9000

• Sistema di Gestione in evoluzione...• Versione 1994: Assicurazione Qualità

se applicati 20 requisiti = approccio notarile (molti documenti), scarsa attenzione ai risultati ed ai bisogni dell’Utenza

• Versione 2000: Sistema Gestione

con 5 requisiti = meno documenti, più valorizzazione delle risorse umane, attenzione ai risultati ed ai bisogni dell’Utenza



Documenti Obbligatori delle ISO

• Manuale Qualità campo di applicazione procedure documentate identificazione dei processi e lori interazioni

• 6 procedure/processi gestione documenti gestione registrazione gestione non conformità gestione azioni correttive gestione azioni preventive gestione verifiche ispettive interne



Punto 4 (Requisiti documentazione): Nota 2

• I documenti…spauracchio del sistema ISO

• Si pensa che PIU’ CARTA = MIGLIOR

SISTEMA!!!! …NON E’ VERO!!!!!!

• Punto 4.2.1 nota 2: “l’estensione della documentazione del SGQ varia in funzione:

dimensione organizzazione e attività complessità processi ed interazioni competenze del Personale



FISM e SGQ ISO 9000

FISM per AIUTARE le Società Scientifiche affiliate, ha sviluppato un modello per implementare il SGQ secondo la norma ISO 9000: 2000 che sia facile da gestire, utile ed a basso consumo di risorse...



Il Manuale Qualità (1)

•Deve essere comprensivo e semplice…

•Potrebbe essere di 3 pagine… (forse è un po' poco...)

•Non deve riprendere punto per punto quanto scritto nella Norma….perché non interessa se la struttura ha recepito i punti della Norma (approccio 1994!!!)

Pasini, Musa 2003



Il Manuale Qualità (2)

• Interessa capire: chi è e che cosa fa la struttura ed il campo di

applicazione dell’ SGQgli obiettivi, le azioni, le fasi, le risorse e gli

indicatori di governo i processi relativi all’ SGQ ed alla realizzazione

del prodotto e come la struttura governa questi processi (fasi, azioni, responsabilità, criticità, doc. registrazione, indicatori)

NB: nel nostro contesto il Campo di applicazione sarà: “Erogazione di Eventi

Formativi”



Le procedure/processi

• Devono essere semplici e chiari• La proposta SINCERT (documento RT-04) con

struttura a matrice con struttura verticale/orizzontale:

Fasi Responsabilità Azioni Criticità Doc. Registrazione

Indicatore



I Processi secondo FISM

• I 6 Processi / Procedure obbligatori del SGQ

• Il Punto 7 della Norma ISO “Realizzazione del Prodotto”: nel nostro caso il “Prodotto” consiste in Eventi FormativiQuindi il Processo sarà: “Realizzazione degli Eventi Formativi”



Processo Punto 7

• Riguardo al Processo:

identificare gli INPUT

Identificare le fasi con azioni, responsabilità, criticità, doc. di registrazione, indicatori di governo del processo (vedi schema RT-04)

Identificare gli OUTPUT



Applicabilità Punto 7.3 (1)

• E’ il punto che governa la “Progettazione”

• Può essere escluso con motivazione

dal SGQ• Ha 7 sotto-punti!!!!



Applicabilità Punto 7.3 (2)

• A nostro avviso, in questa prima fase NON SI PUO’ ESCLUDERE dall’ SGQ…

• Di fatto ogni nuovo evento formativo richiede una “Progettazione”

• Una volta consolidato, il Prodotto può essere ripetuto più volte senza ri-progettarlo….



Punto 7.3: Esempio Guida FISM

• 8 Punti critici identificati dalla Commissione Nazionale ECM

Punto 4

Motivazioni: Indurre i provider a razionalizzare e formalizzare tutte le tappe di progettazione e pianificazione (architettura, progetti esecutivi, pianificazione esecutiva per l’erogazione, descrizione dei processi di produzione) con un flusso procedurale nelle sue generalità, tale da consentire una continua verifica delle varie tappe…




• Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo

Gli elementi in ingresso, riguardanti i requisiti dei servizi, devono essere definiti e le relative registrazioni conservate. Tali elementi in ingresso devono comprendere:

• requisiti funzionali e prestazionali,• requisiti cogenti applicabili,• le informazioni derivanti da precedenti progettazioni similari, ove applicabili;• altri requisiti essenziali per la progettazione

e/o lo sviluppo




Progettazione e/o SviluppoLa base di partenza della progettazione di un’azione formativa è rappresentata solitamente dalla raccolta delle seguenti informazioni (requisiti di base):

•risultati dell’analisi dei fabbisogni;•progetto di massima;•documenti di precedenti progetti (Benchmarking)Tali informazioni devono essere riesaminate nel loro complesso; tale riesame, di cui deve essere fornita registrazione (VERBALE), è mirato alla valutazione della disponibilità e coerenza di tutte le informazioni necessarie alla progettazione di dettaglio del corso.




• Al termine del riesame dei requisiti di base, l’Organizzazione deve essere in grado di sviluppare un piano progettuale che preveda le diverse fasi di sviluppo, le relative responsabilità e interfacce, le fasi da sottoporre a verifiche e riesame, le risorse tecniche, materiali e umane per la realizzazione del progetto. L’organizzazione deve aggiornare il piano man mano che si evolve la progettazione.

• Doc. di Registrazione: Verbali, Task-Time-Line, Flussi Informativi, Incarichi, etc.




•Elementi in uscita dalla Progettazione e dallo SviluppoGli output della progettazione e sviluppo devono essere forniti in forma tale da permettere la loro verifica.Gli output devono:

• Soddisfare i requisiti in ingresso alla Progettazione e allo Sviluppo;• fornire informazioni adeguate per l’approvvigionamento, la produzione e l’erogazione del servizio,• contenere o richiamare i criteri ai accettabilità per i prodotti• precisare le caratteristiche dei prodotti che risultano essenziali per la loro sicurezza e utilizzo (Criticità)

•Doc. Registrazione: Verbali, Specifiche di Approvvigionamento (sale, Relatori, servizi vari, etc.)




• Riesame della progettazione e sviluppo Devono essere effettuati, in fasi opportune, riesami sistematici della progettazione e/o sviluppo, in accordo con quanto pianificato al fine di:

a) Valutare la capacità dei risultati nel soddisfare i requisiti;

b) Individuare tutti i problemi e proporre le necessarie azioni.

• Doc. Registrazione: Verbali, lettere, etc.




Verifica della Progettazione e/o Sviluppo

Devono essere effettuate verifiche in accordo con quanto pianificato per assicurare che gli output siano compatibili con gli input.Le registrazioni dei risultati delle verifiche e delle eventuali azioni necessarie devono essere mantenute.

• Doc. Registrazione: Verbali, Liste riscontro, etc




•Verifica, riesame e validazione Per verifica deve intendersi la valutazione della conformità

dei risultati di una specifica fase progettuale rispetto ai rispettivi requisiti in entrata.

Per riesame deve intendersi la valutazione della conformità alla realizzazione, cioè della coerenza dei risultati di diverse fasi e del soddisfacimento dei requisiti in entrata.

Nel nostro contesto possiamo intendere per validazione la valutazione dell’efficacia del corso rispetto agli obiettivi formativi. Tale valutazione è effettuata di norma al termine di un corso pilota…

•Doc. Registrazione: Report Questionari Soddisfazione e Apprendimento, Verbali, etc.




Gestione delle modificheLe modifiche alla progettazione e/o sviluppo devono essere:

• identificate e le relative registrazioni devono essere conservate;• riesaminate, verificate e validate, come opportuno, e approvate prima della loro attuazione.Il riesame delle modifiche deve includere una valutazione degli effetti delle stesse sui servizi erogati.Le registrazioni dei risultati del riesame delle modifiche e delle conseguenti azioni devono essere mantenute.

• Doc Registrazione: Verbali, etc.



Conclusione

• Bisogna conoscere bene la Norma ISO 9000:2000 per applicarla al meglio nel contesto nel quale operiamo

• Molte cose previste dalla Norma vengono di fatto già fatte nell’organizzazione (serie) degli eventi formativi

• La Norma ci aiuta a “dar forma alla sostanza” per garantire evidenze oggettive di quello che è stato fatto...

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