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La fattura elettronica e il processo di informatizzazione delle procedure

contabili di incasso e pagamento

(Pisa, giovedì 9 luglio 2009)

Università di PisaArea Finanza e Fiscale

di Aurelia De Simone

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1) Migliorare l'efficienza della Pubblica AmministrazioneI procedimenti amministrativi dovranno essere resi più semplici con l'attuazione del codice della PA digitale. La formazione continua del personale deve essere sostenuta anche con le

tecnologie di e-learning. 2) Realizzare l'interoperabilità e la piena cooperazione fra le amministrazioniIl consolidamento del Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione,della gestione dei flussi documentali, dei sistemi di autentificazione e la firma digitale, deve fondarsi sull'operatività di un modello cooperativo.

3) Migliorare la trasparenza della spesa pubblicaLa trasparenza che i sistemi di e-procurement porteranno al momento dell'acquisto di beni e servizi e la più complessiva informatizzazione dei pagamenti permetterà un effettivo

monitoraggio dei conti pubblici. 4) Costruire la cittadinanza digitale, dove ci sono barriere infrastrutturali e tecniche che devono essere abbattute:-

Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione (direttiva Nicolais febbraio 2007)

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5) Un approccio sistemico per l'efficacia e l'efficienza nella PALe attività intraprese devono essere monitorate in termini sia qualitativi che quantitativi.La valorizzazione dei casi di eccellenza (attraverso una rete di Centri di competenza) potrà contribuire al miglioramento generale della PA.

6) Favorire la competitività delle imprese la crescita dell'industria ICTLa PA può essere motore del l'innovazione tecnologica mediante la committenza di prodotti e servizi avanzati. In questo senso verranno sostenute iniziative di sviluppo del software

Open Source. 7) Rendere l'Italia protagonista del processo di innovazione amministrativa in EuropaIl sistema italiano deve essere sviluppato in linea con quello europeo attuando le strategie

discusse a livello comunitario.

Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione (direttiva Nicolais febbraio 2007)

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La trasformazione e la modernizzazione della Pubblica Amministrazione tramite le tecnologie dell'informazione e della comunicazione necessarie a migliorare i servizi rendendoli efficienti e trasparenti

Per questo è richiesta :• la riorganizzazione delle strutture • la ridefinizione delle funzioni assegnate • l’utilizzo di strumenti tecnologici evoluti

In sintesi il MACROBIETTIVO è :

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L'Informatizzazione è l'introduzione e l'applicazione di sistemi e reti informatiche di computer a un certo settore o attività economica / lavorativa;

L' informatizzazione prevede l' automatizzazione delle procedure d'ufficio mediante l'uso di computer e software

Informatizzazione della P A

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La Dematerializzazione

E’ stata introdotta dall’articolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale)

Col termine dematerializzazione si intende

la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici a cui la legge attribuisce pieno valore giuridico

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VANTAGGI della DEMATERIALIZZAZIONE

Svantaggi della gestione cartacea: eccessiva onerosità difficoltà di condivisione e archiviazione mancanza di trasparenza tempi di ricerca elevati facilità di errori, smarrimenti, perdite

I VANTAGGI della dematerializzazione • la semplificazione dei processi decisionali • la riduzione dei tempi di lavoro necessari a condurli a termine • lo scambio e la condivisione in rete delle informazioni e dei

documenti .• riduzione della spesa pubblica in termini di risparmi diretti (carta,

spazi, ecc.) di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).

Entro il 2012 saranno ridotti i flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati

 I progetti previsti:

■ Casella elettronica per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti:■ Fatturazione elettronica: consentire alle imprese di integrare la fatturazione elettronica verso la PA con le procedure di pagamento al fine di ridurre i costi di esecuzione delle attività amministrative/contabili e Finanziarie■ Pagamenti on-line: ■ DURC on-line■ Operazione trasparenza■ Gestione documentale: ■ Attuazione del CAD

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La dematerializzazione:obiettivo n.20 dell’e-gov 2012

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Attuazione dell’obiettivo

Il legislatore è intervenuto ripetutamente nell’ultimo decennio sostenendo con numerosi e significativi interventi normativi di diverso livello la creazione di strumenti informatici finalizzati a trasformare il sistema documentario e la sua gestione in un

SISTEMA INFORMATIZZATO

Tuttavia le PA hanno gestito con prudenza, quasi con diffidenza questi processi di trasformazione, tanto più per l’informatizzazione dei sistemi documentari.

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Attuazione dell’obiettivo

Tra le molteplici CAUSE dei ritardi accumulati si possono considerare:

la mancanza di direttive operative chiare e concrete

la mancanza di risorse

la cautela nell’adottare interventi di riproduzione sostitutiva e di dematerializzazione in assenza di garanzie per la conservazione digitale

una insufficiente comprensione delle potenzialità

la consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere

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In questa situazione, non sono tuttavia mancati progetti innovativi e di successo che hanno debitamente valutato e trattato le criticità indicate e sfruttato le potenzialità

connesse alla creazione di archivi digitali

Attuazione dell’obiettivo

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L’obiettivo dell’UNIVERSITA’ di PISA

Informatizzare l’intero processo delle entrate e delle spese

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Le procedure per i pagamenti

Procedura della spesa• Ordinazione della spesa

• Prenotazione di pagamento (nota, fattura, etc.)

• Liquidazione

• Ordine di pagamento (Mandato di pagamento)

• Archiviazione e conservazione

Progetti di informatizzazione

• Ordinativo Informatico

ORDINI WEB

FATTURA ELETTRONICA

LIQUIDAZIONE ELETTRONICA

ORDINATIVO INFORMATICO

(EWS)

CONSERVAZIONESOSTITUTIVA

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Le procedure per gli incassi

Procedura per gli incassi

• emissione fattura (attività commerciale)

• Ordine di incasso (Reversale di incasso)

• Archiviazione e conservazione

Progetti di informatizzazione

FATTURA ELETTRONICA

ORDINATIVO INFORMATICO

(EWS)

CONSERVAZIONESOSTITUTIVA

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Ordini WEB

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I Progetti di UNIPISA: Ordini Web

ORDINI WEB E’ un applicativo che consente:

Ai titolari del potere di spesa di visualizzare tutti i fondi disponibili (sia di programmi che di cassa) in modo da fornire tutte le informazioni necessarie per il loro utilizzo

Di emettere ordini sui fondi assegnati Di avere il supporto telematico da parte della segreteria amministrativa Di firmare digitalmente gli ordini e ad inviarli al destinatario Il collegamento al programma di contabilità per cui le operazioni contabili di

annotazione dell’obbligazione da effettuarsi in contemporanea con gli ordini sono direttamente registrate nell’applicativo di contabilità

Il collegamento ai moduli aggiuntivi (missioni e notule professionali)

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La Liquidazione Elettronica

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La Liquidazione Elettronica

È un modulo aggiuntivo della contabilità finanziaria che consentirà l’emissione automatica della liquidazione (riportando i dati già esistenti e consentendo all’operatore di inserire quelli specifici) Alla liquidazione verrà apposta una firma elettronica

I Progetti di UNIPISA: La liquidazione elettronica

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L’Ordinativo Informatico con Firma Digitale

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L’ORDINATIVO INFORMATICO

L’ordinativo informatico è una disposizione di pagamento o di incasso emessa in forma elettronica dotata di validità amministrativa e contabile, che sostituisce a tutti gli effetti l’ordinativo cartaceo. Il conferimento della validità giuridica viene attribuito dalla firma digitale.

La firma digitale permette l’identificazione del sottoscrittore e garantisce l’integrità del mandato di pagamento o della reversale d’incasso

I Progetti di UNIPISA: Ordinativo Informatico

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Il Programma di gestione dell’Ordinativo Informatico è Ente Web Signe che consente la completa informatizzazione del processo con:

l’apposizione della firma digitale la trasmissione telematica degli ordinativi di

incasso e pagamento la produzione elettronica della lista di invio la gestione online delle ricevute dall’Istituto

Cassiere la gestione elettronica delle variazioni agli

ordinativi informatici la gestione del ritorno degli esiti in contabilità

I Progetti di UNIPISA: Ordinativo Informatico

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La conservazione sostitutiva

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La conservazione sostitutivaPermette di conservare documenti elettronici

preservandone integrità, autenticità e intelligibilità nel tempo. Il processo garantisce il valore legale e fiscale dei documenti e può essere applicato a molteplici tipologie di documenti.

La soluzione può essere applicata sia a documenti già disponibili in formato elettronico, sia a documenti in formato cartaceo per i quali si procede alla trasformazione in formato elettronico (smaterializzazione).

I Progetti di UNIPISA: La conservazione sostitutiva

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La fattura elettronica

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La Fattura Elettronica

Per “fattura elettronica” si intende una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata in formato elettronico al destinatario che la conserverà nel formato originale in modalità sostitutiva alla carta (conservazione sostitutiva)

I Progetti di UNIPISA: La Fattura Elettronica