1

ASSESSORE MAURO SOLARI

Seminario su protocollo informatico e flussi documentali nella P.A.

2

Riferimenti di base

DPR 445/2000

linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi

http://protocollo.gov.it

3

• Il sistema informativo viene considerato come un insieme integrato di dati, funzioni e tecnologie finalizzato non solo alla registrazione di dati e documenti in ingresso ed in uscita, ma anche all’automazione del sistema procedimentale e documentale (protocollo, iter delle attività, atti e provvedimenti, documenti e modulistica, accessi telematici).

• Gli interventi dovranno quindi comprendere una necessaria e preliminare azione di razionalizzazione e semplificazione delle attività, dei procedimenti, della documentazione e della modulistica.

4

A) Azioni per la gestione documentale:

1)Istituzione di un protocollo informatico 2)Adozione di un manuale di gestione e di conservazione dei documenti 3)Predisporre un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con la posta elettronica certificata e la firma elettronica 

  

5

 censimento di tutte le attività dell’ente al fine di descrivere la lavorazione dei documenti; il censimento dovrebbe riguardare i dati di base di ciascuna attività (denominazione, allocazione, durata, flusso procedurale, modulistica, norme di riferimento, fasi, risorse umane impegnate, pareri,ecc.);

  analisi del risultato del censimento;

interventi di razionalizzazione delle singole attività;

  piano di automazione delle attività;

  regole di registrazione dei documenti.

4) Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti

6

B) Azioni per la trasparenza amministrativa:1)individuare i servizi di propria competenza erogati

ai cittadini e alle imprese sia con modalità tradizionali sia in rete; 

2)pianificare, secondo criteri di priorità, l'attuazione della trasparenza dell'azione amministrativa come definita in precedenza, tramite la predisposizione di progetti orientati a fornire ai cittadini e alle imprese servizi informativi con canali telematici diretti o attraverso intermediazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico; 

3)migliorare la comunicazione tra gli uffici e gli URP al fine di migliorare la comunicazione esterna e l’esercizio del diritto di accesso;

7

A) Azioni per la gestione documentale:

Azioni ad oggi attuate: 1)Istituzione del protocollo informatico con i requisiti minimi

di cui all'art. 53, 55, 56 del DPR 445/2000: ·  unico per tutta la Provincia (non si individuano per scelta Aree Organizzative Omogenee) ·  si registra:numero di protocollo generato automaticamentedata di registrazionemittente/destinatariooggetto

data e protocollo documento ricevuto

8

2)  Realizzazione del manuale di gestione

 

3)  Acquisto del software e degli scanner predisposti per l'archiviazione ottica

 

4)  Software “interatti” per la gestione delle delibere di giunta e delle determine dirigenziali

 

5)  Certificazione ISO 9000

9

A) Azioni per la gestione documentale:

Azioni previste per il 20041)Associazione del documento informatizzato al numero

di protocollo:

 documenti in uscita: si allega documento prodotto nel formato originale (.doc, .dwg, ecc.)

 documenti in entrata: scannerizzazione ed archiviazione in formato .jpg (formato A4 o A3)

2) Classificazione del documento per la sua archiviazione

3) prosecuzione certificazione ISO 9000

10

Problematiche per l'archiviazione: I files .jpg per quanto tempo saranno letti? Gli enti certificato hanno l'obbligo di conservazione per 10 anni: come comportarsi per i documenti a conservazione illimitata? (ad es. cemento armato)  La firma digitale associata al documento resta valida? Nel caso di aggiornamento dei files chi può garantire la validità della firma digitale? 

Vedere Deliberazione 42/2001 dell'AIPA

11

B) Azioni per la trasparenza amministrativa:

Azioni ad oggi attuate

 

1)  Realizzazione del sito internet “www.provincia.genova.it”

 

2)  Possibilità di verifica dello stato di avanzamento dell'iter per il pagamento delle fatture da parte dei fornitori della provincia connesso al software di gestione della finanziaria

 

3)  Progetto “E-qual”

 

4)  Certificazione ISO 9000

12

Amministrazione Provinciale di Genova P.le Mazzini 2 - 16122 Genova (GE)

12:29:41 Giovedì 27 Novembre, 2003

Codice: 0016714

Ragione Sociale: IBM ITALI A S.P.A.

Elenco fatture fornitori (Legenda: = Eseguita = Non eseguita) Data Numero Descrizione Protocollo Importo in Euro Liquidata Mandato Scarichi di

cassa

17/11/2003 L02158 FORNITURA SERVIZI 2003/12084 2.351,42

30/06/2003 S01980 N. 23 PC PORTATILI CON STAMPANTI 2003/7676 47.751,59

29/04/2003 S01000 N. 6 PORTATILI 2003/5343 8.864,57

02/12/2002 A17517 CANONI MANUTENZ. MESE DI DICEMBRE 2002/12506 785,15

Divisa Totale Fatture Totale Pagato Saldo

Importi in Euro 59.752,73 57.401,31 2.351,42

Menu

13

Amministrazione Provinciale di Genova P.le Mazzini 2 - 16122 Genova (GE)

11:33:55 Giovedì 27 Novembre, 2003

Codice: 0016714

Ragione Sociale: IBM ITALI A S.P.A.

Fattura Fornitore

Descrizione CANONI MANUTENZ. MESE DI DICEMBRE Numero protocollo 2002 / 12506 Data registrazione 16/ 12/ 2002

Numero fattura fornitore A17517 Data fattura fornitore 02/ 12/ 2002 Importo Lire 1.520.262 Importo Euro 785,15

Liquidazioni Eseguita Anno Data IVA No 0

Tecnica (del responsabile) Sì 2002 24/ 12/ 2002 Contabile Sì 2002 Capitolo 785 Impegno 2002 / 466

Responsabile SERVIZIO SISTEMI INFORMAT. A/ 2 Mandato 2003 / 98 Data 03/ 01/ 2003

Modalità di pagamento

Codice pagamento C/ C BANCARIO/ POSTALE

C/ C 10/ 2854 Filiale

ABI 1025 CAB 1600

Riepilogo scarichi di cassa

14

B) Azioni per la trasparenza amministrativa:

Azioni previste per il 2004 

1)Revisione completa del sito internet: 

 Aggiornamento software di gestione (content manager)

    Revisione completa dei contenuti

    Creazione di una redazione “diffusa”

    Trasformazione in “portale” 

15

2)Inizio progetto europeo COSPAintroduzione O.S. nella P.A. 

3)Prosecuzione certificazione ISO 9000Individuazione dei procedimenti esistenti 

4)Prosecuzione progetto E-qual

5)Prosecuzione progetto europeo ICTE-PAN

16

17

STRATEGIASTRATEGIA PER LA PER LA QUALITA’QUALITA’

• La Provincia di Genova ha avviato un percorso mirato ad un continuo miglioramento della qualità dei propri servizi– sulla scorta dell’innovazione normativa – sulla base di una forte motivazione circa la necessità di

procedere in un’ottica di trasparenza verso un processo partecipativo e di soddisfazione dei Clienti intesi come comuni, imprese, associazioni, singoli cittadini.

18

OBIETTIVIOBIETTIVI• Adozione di un Sistema di Qualità

conforme alla norma UNI EN ISO 9001:2000 da estendere gradualmente a tutti i Servizi dell’Amministrazione

• Certificazione dei propri procedimenti presso un ente accreditato

19

PERCORSO PERCORSO QUALITA’QUALITA’

• prima certificazione di Sistema di qualità aziendale nel Gennaio 2001 con il Servizio Gare e Contratti

• Dicembre 2001 Difesa del suolo e Servizio Monitoraggio rischi (Ambiente)

• 2002 - Servizi Informatici • 2003 – Servizi finanziari, Urbanistica e

Pianificazione, Edilizia e manutenzione

20

Verso il 2004Verso il 2004

• Viabilità

• Servizi per l’impiego

• Polizia Provinciale

• Centri di formazione professionale

21

ANDAMENTOANDAMENTO

8%

20%

35%

56%

02468

101214161820

2001 2002 2003 2004

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

aree/servizi certificati

aree/servizi

TREND

22

COSTICOSTI

• Per supportare tale attività è aumentato anche l’investimento in qualità passando da ca 13.000 euro nel 2000 a oltre 200.000 nel 2003

23

24

25

e Qual

HANNO SVILUPPATO UNA PIATTAFORMA WEB CHE SI PROPONE COME

STRUMENTO DI FACILITAZIONE DEI RAPPORTI TRA LA PUBBLICA

AMMINISTRAZIONE E IL MONDO DELLE IMPRESE PER L’ACCESSO AL

MERCATO DEI CONTRATTI PUBBLICI:

26

Il fornitore accede al sistema attraverso ID e password personalizzate; mediante un percorso guidato descrive il suo profilo.

Una serie di indicatori colorati indicano al fornitore l’esito delle sue dichiarazioni:

VERDE nessun ostacolo

GIALLO l’accreditamento sarà registrato ma l’amministrazione valuterà la posizione

ROSSO esistono fattori che non consentono di ottenere l’accreditamento; il fornitore se termina la procedura è comunque registrato

Il fornitore può indicare la qualificazione tecnica, il settore di attività, attraverso cui l’amministrazione potrà selezionare le imprese in funzione del tipo di contratto da stipulare

27

IL SISTEMA SARÀ SVILUPPATO CON:e Qual

LA FIRMA DIGITALE

LA VALUTAZIONE DEL FORNITORE

28

APPLICAZIONI DI AREA VASTA

e QualPuò essere utilizzato in service ad altre amministrazioni aggiudicatrici sia che la Provincia funga da stazione appaltante sia come semplice accesso all banca dati:con una sola registrazione il fornitore può colloquiare con tutte le pubbliche amministrazioni inserite nel circuito

Il sistema può diventare una RETE unificata e costante di controllo e certificazione delle imprese:

gli enti certificatori effettuano i controlli sui soggetti accreditati in modo diretto e autonomo, valido per tutte le amministrazioni riducendo i costi operativi e i tempi delle verifiche

29

L’IMPRESA È ABILITATA A PRESENTARE IN GARA

L’OFFERTA

L’IMPRESA accede al sistema attraverso ID e

password personalizzate.

Attesta in autocertificazione la sua capacità a contrarre

con la pubblica amministrazione

Descrive la sua attività, l’ambito merceologico di riferimento e dichiara le qualificazioni possedute.

LA PROVINCIA definisce al momento dell’iscrizione la

posizione dell’impresa

LE AMMINISTRAZIONI AGGIUDICATRICI CONVENZIONATE

utilizzano la banca dati per le proprie procedure con le stesse modalità della

Provincia o servendosi della Provincia come stazione appaltante

GLI ENTI PUBBLICI CERTIFICATORI

effettuano controlli a campione sui soggetti accreditati in modo diretto e

autonomo, valido per tutte le amministrazioni aggiudicatrici

Accetta soltanto le offerte di imprese accreditate

Utilizza la banca dati per selezionare le imprese nelle procedure non ad evidenza pubblica

30

ICTE-PAN

Methodologies and Tools for Building Intelligent Collaboration and Transaction Environments in Public Administration Network

31

COS’È ICTE - PAN

Progetto sviluppato nell’ambito delle azioni IST - Information Society Technologies del V° Programma Quadro Europeo.

32

LE FASI• Analisi e ricerca metodologica sui bisogni e le

richieste delle PA attraverso questionari per individuazione e analisi dei processi e della relativa SWOT (elementi di Forza, Debolezza, Opportunità e Minaccia)

• Sviluppo e progettazione di uno strumento informatico innovativo (fase attualmente in corso). La sperimentazione della piattaforma sui casi pilota partirà dal marzo 2004

33

GLI OBIETTIVILo sviluppo di ambienti collaborativi di tipo G2G (government to government) per facilitare:

• la riorganizzazione

• l’ottimizzazione

• l’automazione di processi già esistenti di elevata complessità.

34

IL PRODOTTO: UN SOFTWARE INTEGRATO

• Aspetto caratterizzante è il paradigma open-source del software realizzato mediante l’adozione e l’integrazione di tecnologie freeware o open-source già esistenti

• ICTE-PAN è pensato per essere aperto a qualunque estensione attraverso l’implementazione o l’integrazione di funzionalità usando le interfacce standard basate su XML, ebXML e SOAP.

35

Organizzazione dati

• Accesso ai dati nel posto giusto e al momento giusto.

• ICTE-PAN costituirà lo strumento per la gestione di processi/dati non conosciuti a priori, supportando:– Database– Estensioni e modifiche di strutture dati– Ricerche dati

36

Diffusione best practices, idee e valori

• Definizione di flussi di lavoro e processi.

• Ambiente collaborativo.

• Gestione contenuti (Content management).

37

IL PRODOTTO: UN SOFTWARE INTEGRATO

• E’ un software disponibile gratuitamente con possibilità di installazione, studio e personalizzazione da parte di chiunque.

• Le persone interessate potranno anche aggiungere delle funzionalità contribuendo alla sua estensione ed al suo miglioramento.

38

Data di chiusura del progetto: Febbraio 2005

PROVINCIA DI GENOVA