© 1996-2010 SoftWorks2000 Il Software per lArchiviazione Elettronica e il Protocollo Informatico...

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Il Software per l’Archiviazione Elettronica e il Protocollo Informatico dei documentiIl Software per l’Archiviazione Elettronica e il Protocollo Informatico dei documenti

DOCUMATICDOCUMATIC

Cos’è DOCUMATIC?Cos’è DOCUMATIC?

E’ un software per la gestione documentale basato su un E’ un software per la gestione documentale basato su un database centralizzato in grado di gestire qualsiasi tipo di database centralizzato in grado di gestire qualsiasi tipo di documento (originariamente cartaceo o già in formato documento (originariamente cartaceo o già in formato elettronico).elettronico).

Il sistema è stato studiato per rispondere alle esigenze di:Il sistema è stato studiato per rispondere alle esigenze di:

Pubblica AmministrazionePubblica Amministrazione Piccola e grande ImpresaPiccola e grande Impresa Studio professionaleStudio professionale Centro serviziCentro servizi

Perché conviene utilizzare Perché conviene utilizzare DOCUMATIC?DOCUMATIC?

Eliminazione della cartaEliminazione della cartaLe recenti normative in materia di documento informatico hanno Le recenti normative in materia di documento informatico hanno reso possibile la sostituzione del documento cartaceo con il più reso possibile la sostituzione del documento cartaceo con il più pratico documento elettronico.pratico documento elettronico.

Notevole riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documentiNotevole riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documentiMigliaia di documenti possono essere riversati in un disco fisso o su Migliaia di documenti possono essere riversati in un disco fisso o su supporto ottico, senza alcuna perdita di informazioni, liberando supporto ottico, senza alcuna perdita di informazioni, liberando spazio utile su scaffali o persino stanze e magazzini.spazio utile su scaffali o persino stanze e magazzini.

Costi di gestione ridotti al minimoCosti di gestione ridotti al minimoUn semplice computer e un addetto non specializzato possono Un semplice computer e un addetto non specializzato possono essere sufficienti per gestire notevoli quantità di documenti.essere sufficienti per gestire notevoli quantità di documenti.


Reperibilità immediata dei documentiReperibilità immediata dei documentiBasta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il Basta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il documento cercato.documento cercato.

Inalterabilità dei documentiInalterabilità dei documentiIl documento digitalizzato rimane nel tempo uguale all'originale e Il documento digitalizzato rimane nel tempo uguale all'originale e non può essere smarrito accidentalmente.non può essere smarrito accidentalmente.

Riservatezza e sicurezza degli archiviRiservatezza e sicurezza degli archiviI documenti ed i dati ad essi associati non sono alla portata di tutti, I documenti ed i dati ad essi associati non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo alle persone autorizzate.ma sono accessibili solo alle persone autorizzate.


Condivisione degli archiviCondivisione degli archiviLo stesso documento può essere consultato da più persone Lo stesso documento può essere consultato da più persone collegate in rete (locale o Internet) senza passaggio di carte da una collegate in rete (locale o Internet) senza passaggio di carte da una scrivania all'altra.scrivania all'altra.

Tutela dell'ambienteTutela dell'ambienteDiamo una mano alla salvaguardia dell'ambiente consumando Diamo una mano alla salvaguardia dell'ambiente consumando meno carta.meno carta.

Campi di applicazione illimitatiCampi di applicazione illimitatiÈ possibile archiviare ogni tipo di documento.È possibile archiviare ogni tipo di documento.

Come DOCUMATIC acquisisce i Come DOCUMATIC acquisisce i documenti?documenti?

L’acquisizione dei documenti, semplice e L’acquisizione dei documenti, semplice e flessibile, utilizza database standard e i più flessibile, utilizza database standard e i più

diffusi formati immaginediffusi formati immagine


Digitalizzazione dei documenti cartacei attraverso uno scanner o un Digitalizzazione dei documenti cartacei attraverso uno scanner o un altro dispositivo compatibile con gli standard TWAIN e ISISaltro dispositivo compatibile con gli standard TWAIN e ISIS

Caricamento di immagini o documenti creati da altre applicazioni Caricamento di immagini o documenti creati da altre applicazioni (Microsoft Office, e-mail, pagine HTML …)(Microsoft Office, e-mail, pagine HTML …)

Cattura dell'output di una stampante virtuale che trasforma un Cattura dell'output di una stampante virtuale che trasforma un qualsiasi documento inviato alla stampa in un file immagine in qualsiasi documento inviato alla stampa in un file immagine in formato PDF, TIFF o JPEGformato PDF, TIFF o JPEG


Avvio di programmi esterni per la digitalizzazione o la creazione di Avvio di programmi esterni per la digitalizzazione o la creazione di immagini o di documentiimmagini o di documenti

Acquisizione di file tramite Drag&Drop (Clicca&Trascina)Acquisizione di file tramite Drag&Drop (Clicca&Trascina)

Acquisizione di immagini contenute negli Appunti di Microsoft Acquisizione di immagini contenute negli Appunti di Microsoft Windows (clipboard)Windows (clipboard)

E' inoltre possibile inserire un documento senza doverne acquisire E' inoltre possibile inserire un documento senza doverne acquisire necessariamente l'immagine, mantenendo comunque la possibilità necessariamente l'immagine, mantenendo comunque la possibilità di acquisirla successivamente.di acquisirla successivamente.

Come DOCUMATIC classifica i Come DOCUMATIC classifica i documenti?documenti?

La classificazione dei documenti permette il La classificazione dei documenti permette il loro rapido reperimento e utilizzoloro rapido reperimento e utilizzo


I documenti, composti da una o più pagine, sono memorizzati negli I documenti, composti da una o più pagine, sono memorizzati negli archivi e identificati in modo univoco da un certo numero di campi archivi e identificati in modo univoco da un certo numero di campi chiave. E' possibile gestire un numero illimitato di archivi e, in chiave. E' possibile gestire un numero illimitato di archivi e, in ognuno di essi, é possibile creare un numero infinito di destinazioni ognuno di essi, é possibile creare un numero infinito di destinazioni per il documento.per il documento.

Le destinazioni (o voci di Titolario) sono aree virtuali nelle quali sono Le destinazioni (o voci di Titolario) sono aree virtuali nelle quali sono inseriti i documenti acquisiti. Le destinazioni hanno una struttura ad inseriti i documenti acquisiti. Le destinazioni hanno una struttura ad albero che può essere estesa fino a quanto si desidera. É possibile albero che può essere estesa fino a quanto si desidera. É possibile definire un gruppo di destinazioni diverso per ogni archivio di definire un gruppo di destinazioni diverso per ogni archivio di DOCUMATIC.DOCUMATIC.


Al documento può essere associata una scheda dati Al documento può essere associata una scheda dati completamente personalizzabile. Nella scheda dati è possibile completamente personalizzabile. Nella scheda dati è possibile inserire:inserire:

Testi di lunghezza fissa o illimitata, numeri, date, ore e dati di Testi di lunghezza fissa o illimitata, numeri, date, ore e dati di tipo logico (Si/No, Vero/Falso) tipo logico (Si/No, Vero/Falso)

Campi associati a tabella con o senza multiselezione (es. rubrica Campi associati a tabella con o senza multiselezione (es. rubrica clienti e fornitori, ...) clienti e fornitori, ...)

Campi associati a struttura con o senza multiselezione (es. lista Campi associati a struttura con o senza multiselezione (es. lista di distribuzione, tipo di documento strutturato, ...) di distribuzione, tipo di documento strutturato, ...)

Campi progressivi sia automatici che non automaticiCampi progressivi sia automatici che non automatici Campi con valore predefinitoCampi con valore predefinito Campi obbligatori, a sola lettura o protetti da passwordCampi obbligatori, a sola lettura o protetti da password


I dati possono essere inseriti:I dati possono essere inseriti:

Prima dell'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di Prima dell'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di acquisizione di un documento alla volta acquisizione di un documento alla volta

Dopo l'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di Dopo l'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di acquisizione massiva di documenti (più documenti alla volta) acquisizione massiva di documenti (più documenti alla volta)

Dopo l'acquisizione del documento da una postazione di Dopo l'acquisizione del documento da una postazione di indicizzazione che può essere diversa da quella di acquisizioneindicizzazione che può essere diversa da quella di acquisizione


Per ciascun archivio si può definire un criterio diverso di Per ciascun archivio si può definire un criterio diverso di classificazione dei documenti. Ecco alcuni esempi:classificazione dei documenti. Ecco alcuni esempi:

CARTELLE CLINICHECARTELLE CLINICHE: Nominativo, Data nascita, Data ingresso, Data : Nominativo, Data nascita, Data ingresso, Data dimissione, Medico curante, Diagnosi, ...dimissione, Medico curante, Diagnosi, ...

DOCUMENTI FISCALIDOCUMENTI FISCALI: Ragione sociale, Numero e data documento : Ragione sociale, Numero e data documento fiscale, Imponibile, Imposta, ...fiscale, Imponibile, Imposta, ...

PROTOCOLLO DOCUMENTIPROTOCOLLO DOCUMENTI: Mittente / Destinatario, Oggetto, Data : Mittente / Destinatario, Oggetto, Data ricezione / invio, Numero e data protocollo, Mezzo ricezione / invio ...ricezione / invio, Numero e data protocollo, Mezzo ricezione / invio ...

RASSEGNA STAMPARASSEGNA STAMPA: Nome giornale, Titolo articolo, Argomento : Nome giornale, Titolo articolo, Argomento articolo, Pagina giornale, Sintesi articolo, ...articolo, Pagina giornale, Sintesi articolo, ...

Come DOCUMATIC permette di Come DOCUMATIC permette di trovare i documenti?trovare i documenti?

La ricerca dei documenti avviene nel modo La ricerca dei documenti avviene nel modo più intuitivo ed efficientepiù intuitivo ed efficiente


Ricerca per chiave singola o multiplaRicerca per chiave singola o multiplaCon questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di Con questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di documenti utilizzando una delle chiavi con cui sono stati classificati. documenti utilizzando una delle chiavi con cui sono stati classificati. Ad esempio, in un ARCHIVIO DOCUMENTI FISCALI si potrebbe Ad esempio, in un ARCHIVIO DOCUMENTI FISCALI si potrebbe trovare una fattura impostando un criterio sul campo Numero fattura trovare una fattura impostando un criterio sul campo Numero fattura oppure sul campo Ragione sociale. In un ARCHIVIO oppure sul campo Ragione sociale. In un ARCHIVIO PROTOCOLLO si potrebbe trovare una lettera impostando un PROTOCOLLO si potrebbe trovare una lettera impostando un criterio sul campo Numero protocollo oppure sul campo criterio sul campo Numero protocollo oppure sul campo Responsabile del procedimento. I criteri di ricerca possono essere Responsabile del procedimento. I criteri di ricerca possono essere registrati per essere riutilizzati in qualsiasi momento.registrati per essere riutilizzati in qualsiasi momento.


Ricerca liberaRicerca liberaCon questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di Con questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di documenti cercando una parola indipendentemente dal campo nel documenti cercando una parola indipendentemente dal campo nel quale potrebbe essere stata inserita.quale potrebbe essere stata inserita.

Ricerca sulla lista o visualeRicerca sulla lista o visualeNaturalmente è possibile scorrere l'elenco dei documenti sia Naturalmente è possibile scorrere l'elenco dei documenti sia orizzontalmente sia verticalmente fino a trovare il documento orizzontalmente sia verticalmente fino a trovare il documento desiderato che può essere immediatamente visualizzato o desiderato che può essere immediatamente visualizzato o stampato. E' anche possibile scorrere visivamente le pagine del stampato. E' anche possibile scorrere visivamente le pagine del documento fino a trovare quello desiderato.documento fino a trovare quello desiderato.

Come i nostri clienti utilizzano Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC?DOCUMATIC?

AZIENDAAZIENDA


Protocollazione dei documenti e distribuzione al destinatario o ai Protocollazione dei documenti e distribuzione al destinatario o ai destinatari (segreteria di direzione o persona) in base destinatari (segreteria di direzione o persona) in base all'organigramma aziendale (client o client web) o, in alternativa, all'organigramma aziendale (client o client web) o, in alternativa, mediante posta elettronica.mediante posta elettronica.

Acquisizione, archiviazione e distribuzione dei fax ricevuti dalla Acquisizione, archiviazione e distribuzione dei fax ricevuti dalla macchina digitale multifunzione con opzione fax (DOCUMATIC macchina digitale multifunzione con opzione fax (DOCUMATIC SAVER). Lo stesso modulo software è utilizzato per la distribuzione SAVER). Lo stesso modulo software è utilizzato per la distribuzione delle scansioni.delle scansioni.

Creazione guidata dei documenti aziendali in uscita in base a Creazione guidata dei documenti aziendali in uscita in base a modelli predefiniti e loro salvataggio automatico nel server di rete modelli predefiniti e loro salvataggio automatico nel server di rete con nome univoco (DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS).con nome univoco (DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS).


Acquisizione ed archiviazione dei documenti di trasporto con lettura Acquisizione ed archiviazione dei documenti di trasporto con lettura e salvataggio automatico del numero documento tramite e salvataggio automatico del numero documento tramite DOCUMATIC OCR.DOCUMATIC OCR.

Acquisizione ed archiviazione dei documenti fiscali (fatture, note di Acquisizione ed archiviazione dei documenti fiscali (fatture, note di credito, documenti di trasporto) con caricamento delle chiavi di credito, documenti di trasporto) con caricamento delle chiavi di indicizzazione direttamente dal database aziendale (DOCUMATIC indicizzazione direttamente dal database aziendale (DOCUMATIC DATA LOADER).DATA LOADER).

Acquisizione e distribuzione dei documenti acquisiti attraverso la Acquisizione e distribuzione dei documenti acquisiti attraverso la rete locale o la posta elettronica tramite DOCUMATIC SCAN rete locale o la posta elettronica tramite DOCUMATIC SCAN (postazione di acquisizione con scanner centralizzata).(postazione di acquisizione con scanner centralizzata).

Acquisizione dei documenti e interrogazione degli archivi Acquisizione dei documenti e interrogazione degli archivi DOCUMATIC con un software gestionale esterno tramite DOCUMATIC con un software gestionale esterno tramite DOCUMATIC ACQUIRE&VIEW.DOCUMATIC ACQUIRE&VIEW.


AZIENDAAZIENDAENTE PUBBLICO / ENTE PUBBLICO /

PRIVATOPRIVATO


Protocollazione dei documenti con segnatura di protocollo prima Protocollazione dei documenti con segnatura di protocollo prima della scansione per mezzo di timbratrice o stampante di etichette della scansione per mezzo di timbratrice o stampante di etichette controllata direttamente da DOCUMATIC.controllata direttamente da DOCUMATIC.

Acquisizione ed archiviazione della rassegna stampa con Acquisizione ed archiviazione della rassegna stampa con consultazione attraverso la rete intranet o Internet.consultazione attraverso la rete intranet o Internet.


STUDIO PROFESSIONALESTUDIO PROFESSIONALE


Studio avvocatoStudio avvocatoAcquisizione della documentazione, inserimento in fascicolo ed Acquisizione della documentazione, inserimento in fascicolo ed assegnazione del lavoro agli utenti. I documenti, una volta lavorati, assegnazione del lavoro agli utenti. I documenti, una volta lavorati, sono presi in carico dalla segreteria per la storicizzazione.sono presi in carico dalla segreteria per la storicizzazione.

Studio commercialistaStudio commercialistaAcquisizione e conservazione della documentazione contabile e Acquisizione e conservazione della documentazione contabile e fiscale dei clienti. Per ogni cliente è stato creato un archivio con una fiscale dei clienti. Per ogni cliente è stato creato un archivio con una propria struttura dipendente dalla tipologia del cliente.propria struttura dipendente dalla tipologia del cliente.


CENTRO SERVIZICENTRO SERVIZI


Acquisizione massiva tramite scanner per grandi volumi ed Acquisizione massiva tramite scanner per grandi volumi ed indicizzazione dei documenti (attribuzione delle chiavi di ricerca al indicizzazione dei documenti (attribuzione delle chiavi di ricerca al singolo documento). Tale attribuzione è effettuata anche con singolo documento). Tale attribuzione è effettuata anche con l'ausilio dei moduli software DOCUMATIC DATA ENTRY, l'ausilio dei moduli software DOCUMATIC DATA ENTRY, DOCUMATIC DATA LOADER, DOCUMATIC IMPORTER, DOCUMATIC DATA LOADER, DOCUMATIC IMPORTER, DOCUMATIC OCR e DOCUMATIC SPOOL.DOCUMATIC OCR e DOCUMATIC SPOOL.

Distribuzione al cliente finale dell'archivio documentale (esportato Distribuzione al cliente finale dell'archivio documentale (esportato integralmente o parzialmente da DOCUMATIC) su supporto ottico.integralmente o parzialmente da DOCUMATIC) su supporto ottico.

Esportazione dell'archivio documentale in formato XML per Esportazione dell'archivio documentale in formato XML per importazione di dati e documenti nel proprio gestionale.importazione di dati e documenti nel proprio gestionale.


Consultazione attraverso Internet dell'archivio documentale da parte Consultazione attraverso Internet dell'archivio documentale da parte del cliente finale. Il cliente finale accede solamente al proprio del cliente finale. Il cliente finale accede solamente al proprio archivio (o ai propri archivi) tramite user ID e password. Il database archivio (o ai propri archivi) tramite user ID e password. Il database può trovarsi nel server di rete del centro servizi oppure essere può trovarsi nel server di rete del centro servizi oppure essere installato presso la sede del cliente finale.installato presso la sede del cliente finale.

Importazione in DOCUMATIC dell'archivio documentale consegnato Importazione in DOCUMATIC dell'archivio documentale consegnato al cliente finale sotto forma di file di testo o XML e immagini (in al cliente finale sotto forma di file di testo o XML e immagini (in formato PDF, TIF o JPG).formato PDF, TIF o JPG).

Per informazioni su DOCUMATIC:

Soft Works 2000Via Aurelia 64100165 ROMATel. 06.66.41.82.68 - Fax 06.90.28.02.18www.documatic.it - [email protected]

Per informazioni su DOCUMATIC:

Soft Works 2000Via Aurelia 64100165 ROMATel. 06.66.41.82.68 - Fax 06.90.28.02.18www.documatic.it - [email protected]

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