TEORI DASAR AUDIT MUTU INTERNAL

Dr. Ir. Hisar Sirait, M.AKETUA TIM PAKAR MUTU LLDIKTI 3

PELATIHAN CALON AUDITOR AMI BERBASIS SPMI

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA

JAKARTA, 7-8 FEBRUARI 2020

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

2

PILIHAN

DASAR HUKUM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

• PASAL 5 AYAT (1) DAN (2) PERMENRISTEKDIKTI NO 62 TAHUN2016 TENTANG SISTEM PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI

1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:a) penetapan Standar Pendidikan Tinggi,b) pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggic) evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggid) pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggie) peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.

2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)huruf c dilakukan melalui audit mutu internal.

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

Penilaian Penjaminan Mutu dalam IAPT 3.0

Elemen INDIKATOR

SKOR

4 3

C.2.4. D. SistemPenjaminanMutu

A. Ketersediaan dokumenformal SPMI yangdibuktikan dengankeberadaan 5 aspeksebagai berikut:1) organ/fungsi SPMI,2) dokumen SPMI,3) auditor internal,4) hasil audit,5) bukti tindak lanjut.

Perguruan tinggi telahmenjalankan SPMIyang dibuktikandengan keberadaan 5aspek, memilikistandar yangmelampaui dari

SNDIKTI, danmenerapkan SPMIberbasis resiko(Risk Based Audit)atau inovasilainnya.

Perguruan tinggitelah menjalankanSPMI yangdibuktikan dengankeberadaan 5 aspekdan memilikistandar yangmelampaui dariSNDIKTI.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

APA KATA IAPT 3.0 – LED tentang Evaluasi Pencapaian Kinerja

Berisi deskripsi dan analisiskeberhasilan dan atauketidakberhasilan pencapaian standaryang telah ditetapkan. Capaian kinerjaharus diukur dengan metoda yangtepat, dan hasilnya dianalisis sertadievaluasi. Analisis terhadap capaiankinerja harus mencakup identifikasiakar masalah, faktor pendukungkeberhasilan dan faktor penghambatketercapaian standar, dan deskripsisingkat tindak lanjut yang akandilakukan institusi.

1. LATAR BELAKANG

2. KEBIJAKAN

3. STANDAR PERGURUAN TINGGI STRATEGI PENCAPAIAN STANDAR

4. INDIKATOR KINERJA UTAMA

5. INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN

6. EVALUASI PENCAPAIAN KINERJA

7. PENJAMINAN MUTU

8. Kepuasan Pengguna

9. Simpulan Hasil Evaluasidan Tindak Lanjut

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

APA KATA IAPS 4.0 – LED tentang Evaluasi Pencapaian Kinerja

Berisi deskripsi dan analisiskeberhasilan dan/atauketidakberhasilan pencapaian standaryang telah ditetapkan. Capaian kinerjaharus diukur dengan metoda yangtepat, dan hasilnya dianalisis sertadievaluasi. Analisis terhadap capaiankinerja harus mencakup identifikasiakar masalah, faktor pendukungkeberhasilan dan faktor penghambatketercapaian standar, dan deskripsisingkat tindak lanjut yang akandilakukan UPPS.

1. LATAR BELAKANG

2. KEBIJAKAN

3. STANDAR PERGURUAN TINGGI STRATEGI PENCAPAIAN STANDAR

4. INDIKATOR KINERJA UTAMA

5. INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN

6. EVALUASI PENCAPAIAN KINERJA

7. PENJAMINAN MUTU

8. Kepuasan Pengguna

9. Simpulan Hasil Evaluasidan Tindak Lanjut

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL

Audit Mutu Internal

adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri,dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaankegiatan di PT sesuai prosedur dan hasilnya telahsesuai dengan standar untuk mencapai tujuaninstitusi

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

AUDIT MUTU INTERNAL BERBASIS SPMI

Adalah AMI merupakan suatu pemeriksaan yangsistematis untuk menentukan apakah kegiatanmenjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakansecara efektif sesuai dengan standar pendidikantinggi (Standar Dikti) yang telah ditetapkan untukmencapai tujuan perguruan tinggi

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

FILOSOFI DASAR PELAKSANAAN AMI• AMI dilaksanakan bukan mencari KESALAHAN

• AMI dilaksanakan bukanlah INTEROGASI,PENYIDIKAN ataupun PENYELIDIKAN.

• AMI dilaksanakan untuk MEMBANTU UKI dansegenap pihak yang terlibat untuk mencapaitujuannya dengan cara mengevaluasi kecocokanpelaksanaan dengan ketentuan/dokumen SPMI.

• AMI dilaksanakan untuk menemukan ruangperbaikan dalam rangka mendorong peningkatanproses untuk mencapai TUJUAN.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

• Catatan:

• AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaian melainkanpencocokan KESESUAIAN antara pelaksanaan denganperencanaan suatu kegiatan/program.

• JADI AMI DIJALANKAN BUKAN UNTUK MENCARIKESALAHAN TETAPI MENDORONG TAAT AZAS DANTERTIB PROSEDUR (kepatuhan terhadap STANDARSPMI yang telah ditetapkan).

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

Tujuan Audit Mutu Internal

1. Memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengansasaran/tujuan

2. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu

3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu

4. Memastikan sistem manajemen memenuhi standar/ regulasi

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

Manfaat Audit Mutu Internal

Membantu PT mencapai tujuannya dengan caramengevaluasi dan mendorong adanya peningkatanmelalui proses:

1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yangditetapkan PT dan nilai-nilai yang telah ditetapkan.

2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar

3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

JENIS AUDIT

Audit internalAudit yang dilakukan untuk menentukan tingkatkesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutuorganisasi sendiri (standar Internal.

Audit eksternal

Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkatkesesuaian terhadap standar eksternal

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

Tahapan Pelaksanaan Audit

Audit DOKUMEN

dilakukan oleh auditor untuk memeriksa dokumenyang dimiliki teraudit.

Audit LAPANGAN

dilakukan untuk memverifikasi potensi temuan yang telah dipersiapkan pada daftar tilik (checklist

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

Lingkup audit

meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruhterhadap mutu layanan, di antaranya:

Dokumen sistem mutu

Organisasi

Komitmen (tanggung jawab) manajemen

Sumber daya

Proses dan pengendaliannya

Evaluasi dan perbaikan

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

TERMINOLOGI AUDIT

Klien(Client):

organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk mengatur atau hakkontrak untuk meminta audit

Teraudit(Auditee):

Organisasi/ unit kerja/ orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagaiklien.

Auditor:

orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit

Area audit

Area AMI adalah bagian/unit/seksi/laboratorium/perpustakaan yangmenjadi obyek audit

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

TERMINOLOGI AUDIT

Check list (Daftar Tilik):

daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumenuntuk diverifikasi lebih lanjut dalam auditlapangan/visitasi/kepatuhan.

Temuan Audit (Audit Findings):

hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yangberlawanan dengan kriteria audit.

Kesimpulan audit

rangkuman atau hasil gabungan dari proses audit yang dibuatoleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit dansemua temuan audit.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

TERMINOLOGI AUDIT

Tindakan Koreksi

Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaianyang dikenali/situasi lain yang tidak dikehendaki.

Tindakan Pencegahan

Tindakan untuk menghilangkan kemungkinan penyebabketidaksesuaian/ kemungkinan situasi yang tidak dikehendaki.

Verifikasi

Tindakan memastikan, melalui ketetapan tentang buktiobyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah terpenuhi.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

Klasifikasi Temuan Audit

Untuk temuan yang belum mencapai dan menyimpang dari standar makatemuan tersebut dikategorikan Observasi (OB) atau Ketidaksesuaian (KTS).

Observasi (OB):

Temuan yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian atau temuan yang dapat segeradiperbaiki

Ketidaksesuaian: Temuan yang belum mencapai, menyimpang dan tidak sesuaidengan standar atau persyaratan yang ditentukan PT

• Ketidaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampakterbatas terhadap sistem mutu.

• Ketidaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luasterhadap sistem mutu.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

TEMUAN AUDIT – PERMINTAAN TINDAKAN

MencapaiStandar

Standar ditingkatkan

Melampaui

Belummencapai

Menyimpang

Standar ditingkatkan

Perlu tindakan koreksi

Perlu tindakan koreksi

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI

Permintaan perbaikan kepada auditee atas dasar laporanaudit agar auditee menghilangkan KTS atau penyebab KTS

TINDAKAN KOREKSI

Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebabketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidakdiinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-haldi atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secaraberkelanjutan.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

Cara mendapatkan Tindakan Koreksi

Identifikasi akar masalah dari KTS.

Analisis semua penyebab terjadinya KTS.

Pilih metode yang sesuai untuk perbaikan danmencegah pengulangan KTS.

Terapkan langkah pengendalian.

Dokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.

LEMBAGA LAYANAN DIKTI WILAYAH 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA

TIM PAKAR MUTU - LLDIKTI 3 JAKARTA