Lettera commerciale

Struttura generale

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Posizionamento dati sul foglio A4Lettera commerciale

È rappresentato un foglio formato A4 con i margini evidenziati per limitare la zona di lavoro (lettera vera e propria) dalla zona non scrivibile (tra il margine e il limite fisico del foglio).Le caselle di testo bordate indicano la posizione e l’allineamento delle informazioni.

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Analisi dei singoli elementiLettera commerciale Prima di procedere all’analisi di ogni singolo elemento che

compone una lettera commerciale è bene specificare che il modello presentato è generale e si riferisce ad una impostazione classica della lettera stessa.

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Intestazione e piè di paginaElemen

ti della lettera

Indicato anche come top (intestazione in alto) e bottom (piè di pagina in basso). E’ il MITTENTE.

Per scrivere lettere commerciali le aziende usano la loro propria carta intestata.

Il modello presentato prende in considerazine l’aspetto piùclassico di una carta intestata con il logo e di dati societari piùimportanti in alto e altri secondari come P. IVA, appartenenza alla Camera di Commercio, capitale sociale o indirizzo completo in basso.

In genere il logo aziendale e tutte le altre informazioni occupano parte della zona non scrivibile (tra il margine superiore e inferiore e il limite fisico del foglio), tutta o di più (sconfinando nell’area di lavoro – foglio).

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DestinatarioElemen

ti della lettera

Questo campo contiene l’indirizzo completo dell’azienda o della persona fisica a cui è indirizzata la lettera.

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RiferimentiElemen

ti della lettera

Sono i riferimenti che permettono di identificare chi ha chiesto di scrivere la lettera e chi la ha fisicamente scritta. Iniziali responsabile ufficio/impiegato.

Prima si inseriscono sempre in maiuscolo le iniziali del responsabile e poi in minuscolo quelle dell’esecutore.

Esempio: AR/eb Antonio Rossi – Responsabile Commerciale ed Elisa Bianchi sua segretaria.

Generalmente in quest’area si inserisce anche il numero di protocollo nel caso in cui la corrispondenza venga numerata e registrata all’interno dell’azienda.

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Evidenza personaElemen

ti della lettera

Presente se la lettera deve essere indirizzata all’attenzione di una persona in particolare, per metterlo in evidenza.

Esempio:Alla cortese attenzione del Dott. Rossi

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OggettoElemen

ti della lettera

In sintesi esprime il contenuto della lettera, di cosa tratta.

Permette rapidamente di identificarne il contenuto della lettera o di farsi un’idea delle problematiche trattate.

8

Luogo e dataElemen

ti della lettera

Quando si scrive una lettera, è necessario indicare luogo (città) e data (giorno, mese, anno) in cui è stata scritta la lettera.

Esempio:Torino, 13 febbraio 2009.

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A chi è indirizzataElemen

ti della lettera

Prima di scrivere il testo della lettera con tutte le argomentazioni, ci si rivolge alla società in generale o alla persona direttamente interessata.

Si utilizzano varie forme a seconda della situazione o della lingua straniera utilizzata.

Esempio:italiano Egregi Signori,inglese Dear Sirs,francese Messieurs,

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Corpo del testoElemen

ti della lettera

Il corpo del testo contiene il contenuto della lettera. Considerando l’impostazione classica è così composto:

1. frase di apertura2. esposizione dei contenuti3. frase per mantenere i contatti4. frase di chiusura con saluti

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FirmaElemen

ti della lettera

Nome e cognome di chi ha scritto la lettera.

In casi più formali o quando non si conosce personalmente il destinatrario viene anche indicata la pozione occupata e il nome azienda.

Esempio:Dott. Adriano RossiResponsabile Reparto QualitàART-TEL Spa

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AllegatiElemen

ti della lettera

Gli allegati sono documenti che vengono spediti con la lettera.

L’elenco dei documenti allegati alla lettera viene indicato in fondo alla lettera stessa sotto la voce “Allegati:”

Esempio:Allegati: brochure aziendale, nostro ultimo catalogo,

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Crediti

FINE

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