Post on 18-Feb-2019
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Croce Rossa. Persone in prima persona
di un evento
Stefano Di Giovenale
Croce Rossa Italiana - Comitato Locale di Civita Castellana (VT)
Formatore CRI
Direttore Per-Corso GiovenTU’ di Valle del Tevere
25 Febbraio 2018
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Croce Rossa. Persone in prima persona
«Educazione tra pari». Metodologia con la quale i Giovani intraprendono
attività educative con altre persone loro pari, cioè simili a loro quanto a età,
condizione lavorativa, genere sessuale, status, entroterra culturale o
esperienze vissute. Queste attività educative mirano a potenziare nei pari le
conoscenze, gli atteggiamenti e le competenze.
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State per iniziare un percorso dove servono alcune caratteristiche:
GRINTA
ALTERNATIVAPASSIONE
GRUPPO
VOGLIA DI FARE
INGEGNO
COLLABORAZIONE
DETERMINAZIONE
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Iniziamo con il distinguere……dall’Evento…
…dall’Attività
…il Progetto…
Differenze:
Ad un PROGETTO può essere associato un EVENTO per la data
della consegna e un'ATTIVITÀ per lo svolgimento nel relativo periodo.
È uno studio complesso che
avvolge determinate tematiche e le
approfondisce in tutti i loro aspetti
e viene protratto nel tempo. Può
essere di breve o lunga durata.
Un qualcosa che accadrà in un
determinato momento e
manifesta la presentazione di un
progetto. Solitamente è
circoscritto in una giornata o
comunque in tempi molto ridotti.
È il momento dell’azione di un
progetto o di un evento.
Hanno data di inizio e di fine che
si possono fissare.
L’attività è ricorrente scegliendo
una ripetizione temporale
personalizzata.
- Modalità di progettazione;
- Tempistiche;
- Risorse umane coinvolte;
- Obiettivi a monte
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Oggi, inizieremo a vedere la progettazione e pianificazione di un
evento.
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Pianificare un evento aperto a tutta la cittadinanza locale e limitrofa, in occasione di una determinata ricorrenza, dove Croce Rossa sarà presente per un’eventuale illustrazione delle attività locali, raccolta fondi e supporto per un’eventuale attività sanitaria.
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Una volta stabilito:
+ Il contesto;+ Gli obiettivi generali e specifici (valido per i progetti);+ La location;+ Il materiale;+ I gadget (?);+ Il budget;+ Una tabella di marcia con la durata delle diverse fasi;+ Le risorse umane;+ I tempi per un’efficace comunicazione;+ Le richieste necessarie per l’evento (occupazione suolo pubblico,
manifesti, AUTORIZZAZIONE DEL PRESIDENTE etc…)
Organizzare il supporto logistico per la buona riuscita dell’evento e ringraziamento della donazione effettuata.
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Ora, scusatemi tanto…ma non ci stiamo dimenticando di una cosa ULTRA FONDAMENTALE???
La DATAdell’evento!!
8 MAGGIO(Data di nascita di J.H. Dunant)
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Un’azione complessa, limitata nel tempo, indirizzata
al raggiungimento di un obiettivo che si svolge in un
determinato contesto e che richiede l’impiego
programmato e coordinato di varie capacità e
risorse.
Progettare sta per…
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Progettare un evento
Preparare il piano d’azione e la tabella di
marcia
Assegnare i compiti ai collaboratori Preparare una bozza del
programma
Chiedere consigli a chi ha già organizzato un
evento analogo
Inviare un invito formale e una descrizione degli argomenti ai relatori
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Progettazione
Stabilire obiettivi, costi, luogo, data, tempi, personale, tabella di marcia, patrocini etc…
obiettivi budget location data tempiAspetti
organizzativi
Staff organizz
ativopatrocini
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Quali sono gli obiettivi?
Definire gli obiettivi, significa definire le nostre priorità in base alle
necessità del territorio.
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Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Timeable
Obiettivo SMART
Specifico
Misurabile
Realizzabile
Realistico
Definito nel tempo
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Per pianificare tutto, occorre prima analizzare.
Un’analisi errata, porta ad una pianificazione sbagliata!
Analisi SWOT- l’analisi dello scenario -
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Analisi SWOT- l’acronimo -
W EAKNESS
Punti deboliLe debolezze del team,
le mancanze ecc.tutto ciò che dobbiamo
minimizzare e contrastare all’interno
dell’organizzazione/gruppo
S TRENGHTS
Punti di ForzaLe risorse, le competenze, gli
alleati,ecc.tutto ciò che possiamo
massimizzare e sfruttare all’interno
dell’organizzazione/gruppo
T HREATS
MinacceI rischi ed i problemi da
affrontare nel contesto esterno, ostacoli legali, naturali,
demografici, culturali ecc.
O PPORTUNITIES
OpportunitàI fattori a noi favorevoli nel
contesto esterno, atteggiamenti, valori condivisi, disponibilità tecnologiche ecc.
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Analisi SWOT- l’esempio: “telefono rosa” -
Punti di Forzao E’ un’associazione onlus basata sul volontariato, l’assenza di fini personalistici promuove una percezione positiva dell’ente.o Operando sul territorio da più di 20 anni si è costruita un’immagine di fiducia ed autorevolezza.o Garantisce anonimato e riservatezza.o Le volontarie sono tutte donne, rassicuranti per una donna vittima di violenza.
Punti debolio Non ci sono volontari uomini, importanti per ricostruire un’immagine positiva del sesso opposto.o Può essere percepita come ostile dalla popolazione maschile.o L’approccio telefonico con garantisce seguito all’assistenza delle vittime.o Assenza di sedi di TELEFONO ROSA nel sud Italia.
Opportunitào Crescente indipendenza ed emancipazione della donna.o Innovazioni legislative relative alla violenza sulle donne.o I mass media, inserendo la violenza sulle donne nell’agenda setting, contribuiscono al dibattito.o Possibilità di finanziamenti governativi e comunitari.
Minacceo Reticenza alla denuncia (sfiducia nelle autorità).o Disinformazione sulle differenti forme di violenza.o Sottostima del problema da parte di alcune categorie.o Stereotipi legati al “femminile”.o la violenza è spesso vissuta come un problema personale, non sociale.o I media riconducono erroneamente la violenza all’estraneo.
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Il budget
Definire il budget permette di verificare la fattibilità
dell’evento
Ipotizziamo sempre le spese impreviste
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La location
Valutare in anticipo le opportunità e le carenze della
location, quindi, fare un sopralluogo accurato
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La location
Fare un sopralluogo degli spazi e verificare
le dotazioni del locale:
Impianto audio
Impianto di videoproiezione
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Verificare che vi sia spazio sufficiente
per l’area iscrizioni,
per dimostrazioni di manovre,
per le eventuali espositori,
per le riunioni degli organizzatori e per
tutte le altre necessità previste
La location
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La data
È importante scegliere la/le giornata/e
a seconda del pubblico che si intende
coinvolgere, non a caso si sostiene che “ogni
giorno della settimana è adatto per ciascun
pubblico”
È utile, inoltre, evitare
sovrapposizioni con eventuali altre
ricorrenze (festività locali e
nazionali, eventi paralleli, ecc.)
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I tempi
La scansione dei tempi sono la
nostra tabella di marcia.
Il planning è lo schema delle
“cose da fare” a partire da alcuni mesi fino
ad alcune settimana prima dell’evento,
permettendo così di stabilire degli obiettivi
intermedi individuali o di gruppo.
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Ricerca possibili location
Conferma sponsor
Conferma location
Preparazione linea grafica
Ricerca sponsor
15-30 aprile 1-14 maggio 15-31 maggio
Marco
Pietro
TuttiRiunione di coordinamento
1-14 aprile
Rivalutazione location
Rivalutazione spondor
Pietro
Marco
Pippo Pippo
Miglioramenti grafica
Approvazione grafica
Stampa materiali
Tutti
Pip
Presidente
Presidente
Presidente
I tempi
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Aspetti organizzativi
Provvedere tempestivamente
all’eventuale prenotazione
alberghiera
Ricordatevi che la qualità della
sistemazione influisce sulla decisione di
partecipare ai successivi eventi
analoghi.
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Selezionare gli alberghi in base a:
• livello qualitativo;
• economicità;
• vicinanza al luogo dell’evento.
Aspetti organizzativi
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Aspetti organizzativi
Richiedere i prezzi di tutte le tipologie di
sistemazione e dei servizi offerti.
Esempio: pernottamento e prima
colazione in camera singola in camera
singola uso doppia o in camera
matrimoniale; mezza pensione;
pensione completa; singolo pasto
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Staff Organizzativo
LO STAFF OPERATIVO DEVE RISPONDERE A
TUTTE LE ESIGENZE
Dal planning emergeranno i leader dei
diversi settori che NON devono essere
sostituiti in itinere.
I “responsabili” sono coloro i quali
hanno lavorato dalla fase progettuale
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Si possono poi creare dei gruppetti per
ambiti specifici, ad esempio:
•Press Office e promozione evento
•Animazione
•Reperimento materiali
•Budget
•Attività per i piccoli
•Percorso dimostrativo per i grandi
•Accoglienza
•Trasporti
•Valutazione e monitoraggio progetto
Staff Organizzativo
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La Pianificazione
Non si può mai pianificare il futuro, pensando al passato…
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Obiettivi della pianificazione
• Allocare le risorse al tempo giusto e per la durata
necessaria
• Assegnare al team di progetto le persone più adatte,
impegnandole a tempo pieno
• Realizzare un monitoraggio ed un controllo efficace
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Monitoraggio progetti
Se abbiamo pianificato correttamente, abbiamo scadenze intermedie abbinate a ciascun obiettivo.Tenere sempre sott’occhio la tabella di marcia iniziale ci permette di monitorare il progetto.
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Valutazione impatto progetti
Valutare il lavoro svolto e l’effetto che ha realmente avutoci consente di migliorare la nostra azione ed essere sempre più efficaci (Debriefing finale)
VERIFICARE SEMPRE
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I Report
Terminata l’attività, l’evento o il progetto, occorre
la testimonianza di quanto fatto …
perché:
- È prova tangibile del nostro operato
- Permette di individuare criticità e punti di
forza per la crescita di un gruppo/provincia
- Può essere uno stimolo per altre attività
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I Report
Sul sito: www.cri.it sono disponibili on –line, o
forse sarebbe meglio dire, erano disponibili on-
line, i report di 4 attività: Club25, IDEA, ABC,
Climate in Action…
• Per ogni altro tipo di attività di cui non si dispone un report on-line, è necessario
redigere un report cartaceo…Come?
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Il Report cartaceo si compila riportando i seguenti dati:
• Contatti di chi scrive il report
• Descrizione dell’attività (obiettivi prefissati,
luogo, data, ora, risorse economiche, materiali,
umane, descrizione responsabilità, tempistiche
e scadenze ecc)
• Esito dell’attività
• Criticità e punti di forza riscontrati.
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Grazie per l’attenzione,
Stefano DI GIOVENALE,
Croce Rossa Italiana - Comitato Locale di Civita Castellana (VT)Formatore CRI
Direttore del Per-Corso GiovenTU’stefano.digiovenale@lazio.cri.it