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Croce Rossa. Persone in prima persona

di un evento

Stefano Di Giovenale

Croce Rossa Italiana - Comitato Locale di Civita Castellana (VT)

Formatore CRI

Direttore Per-Corso GiovenTU’ di Valle del Tevere

25 Febbraio 2018

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«Educazione tra pari». Metodologia con la quale i Giovani intraprendono

attività educative con altre persone loro pari, cioè simili a loro quanto a età,

condizione lavorativa, genere sessuale, status, entroterra culturale o

esperienze vissute. Queste attività educative mirano a potenziare nei pari le

conoscenze, gli atteggiamenti e le competenze.

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State per iniziare un percorso dove servono alcune caratteristiche:

GRINTA

ALTERNATIVAPASSIONE

GRUPPO

VOGLIA DI FARE

INGEGNO

COLLABORAZIONE

DETERMINAZIONE

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Iniziamo con il distinguere……dall’Evento…

…dall’Attività

…il Progetto…

Differenze:

Ad un PROGETTO può essere associato un EVENTO per la data

della consegna e un'ATTIVITÀ per lo svolgimento nel relativo periodo.

È uno studio complesso che

avvolge determinate tematiche e le

approfondisce in tutti i loro aspetti

e viene protratto nel tempo. Può

essere di breve o lunga durata.

Un qualcosa che accadrà in un

determinato momento e

manifesta la presentazione di un

progetto. Solitamente è

circoscritto in una giornata o

comunque in tempi molto ridotti.

È il momento dell’azione di un

progetto o di un evento.

Hanno data di inizio e di fine che

si possono fissare.

L’attività è ricorrente scegliendo

una ripetizione temporale

personalizzata.

- Modalità di progettazione;

- Tempistiche;

- Risorse umane coinvolte;

- Obiettivi a monte

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Oggi, inizieremo a vedere la progettazione e pianificazione di un

evento.

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Pianificare un evento aperto a tutta la cittadinanza locale e limitrofa, in occasione di una determinata ricorrenza, dove Croce Rossa sarà presente per un’eventuale illustrazione delle attività locali, raccolta fondi e supporto per un’eventuale attività sanitaria.

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Una volta stabilito:

+ Il contesto;+ Gli obiettivi generali e specifici (valido per i progetti);+ La location;+ Il materiale;+ I gadget (?);+ Il budget;+ Una tabella di marcia con la durata delle diverse fasi;+ Le risorse umane;+ I tempi per un’efficace comunicazione;+ Le richieste necessarie per l’evento (occupazione suolo pubblico,

manifesti, AUTORIZZAZIONE DEL PRESIDENTE etc…)

Organizzare il supporto logistico per la buona riuscita dell’evento e ringraziamento della donazione effettuata.

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Ora, scusatemi tanto…ma non ci stiamo dimenticando di una cosa ULTRA FONDAMENTALE???

La DATAdell’evento!!

8 MAGGIO(Data di nascita di J.H. Dunant)

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LA PROGETTAZIONEDI UN EVENTO

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Un’azione complessa, limitata nel tempo, indirizzata

al raggiungimento di un obiettivo che si svolge in un

determinato contesto e che richiede l’impiego

programmato e coordinato di varie capacità e

risorse.

Progettare sta per…

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Progettare un evento

Preparare il piano d’azione e la tabella di

marcia

Assegnare i compiti ai collaboratori Preparare una bozza del

programma

Chiedere consigli a chi ha già organizzato un

evento analogo

Inviare un invito formale e una descrizione degli argomenti ai relatori

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Progettazione

Stabilire obiettivi, costi, luogo, data, tempi, personale, tabella di marcia, patrocini etc…

obiettivi budget location data tempiAspetti

organizzativi

Staff organizz

ativopatrocini

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Quali sono gli obiettivi?

Definire gli obiettivi, significa definire le nostre priorità in base alle

necessità del territorio.

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Specific

Measurable

Achievable

Realistic

Timeable

Obiettivo SMART

Specifico

Misurabile

Realizzabile

Realistico

Definito nel tempo

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Per pianificare tutto, occorre prima analizzare.

Un’analisi errata, porta ad una pianificazione sbagliata!

Analisi SWOT- l’analisi dello scenario -

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Analisi SWOT- l’acronimo -

W EAKNESS

Punti deboliLe debolezze del team,

le mancanze ecc.tutto ciò che dobbiamo

minimizzare e contrastare all’interno

dell’organizzazione/gruppo

S TRENGHTS

Punti di ForzaLe risorse, le competenze, gli

alleati,ecc.tutto ciò che possiamo

massimizzare e sfruttare all’interno

dell’organizzazione/gruppo

T HREATS

MinacceI rischi ed i problemi da

affrontare nel contesto esterno, ostacoli legali, naturali,

demografici, culturali ecc.

O PPORTUNITIES

OpportunitàI fattori a noi favorevoli nel

contesto esterno, atteggiamenti, valori condivisi, disponibilità tecnologiche ecc.

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Analisi SWOT- l’esempio: “telefono rosa” -

Punti di Forzao E’ un’associazione onlus basata sul volontariato, l’assenza di fini personalistici promuove una percezione positiva dell’ente.o Operando sul territorio da più di 20 anni si è costruita un’immagine di fiducia ed autorevolezza.o Garantisce anonimato e riservatezza.o Le volontarie sono tutte donne, rassicuranti per una donna vittima di violenza.

Punti debolio Non ci sono volontari uomini, importanti per ricostruire un’immagine positiva del sesso opposto.o Può essere percepita come ostile dalla popolazione maschile.o L’approccio telefonico con garantisce seguito all’assistenza delle vittime.o Assenza di sedi di TELEFONO ROSA nel sud Italia.

Opportunitào Crescente indipendenza ed emancipazione della donna.o Innovazioni legislative relative alla violenza sulle donne.o I mass media, inserendo la violenza sulle donne nell’agenda setting, contribuiscono al dibattito.o Possibilità di finanziamenti governativi e comunitari.

Minacceo Reticenza alla denuncia (sfiducia nelle autorità).o Disinformazione sulle differenti forme di violenza.o Sottostima del problema da parte di alcune categorie.o Stereotipi legati al “femminile”.o la violenza è spesso vissuta come un problema personale, non sociale.o I media riconducono erroneamente la violenza all’estraneo.

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Il budget

Definire il budget permette di verificare la fattibilità

dell’evento

Ipotizziamo sempre le spese impreviste

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La location

Valutare in anticipo le opportunità e le carenze della

location, quindi, fare un sopralluogo accurato

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La location

Fare un sopralluogo degli spazi e verificare

le dotazioni del locale:

Impianto audio

Impianto di videoproiezione

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Verificare che vi sia spazio sufficiente

per l’area iscrizioni,

per dimostrazioni di manovre,

per le eventuali espositori,

per le riunioni degli organizzatori e per

tutte le altre necessità previste

La location

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La data

È importante scegliere la/le giornata/e

a seconda del pubblico che si intende

coinvolgere, non a caso si sostiene che “ogni

giorno della settimana è adatto per ciascun

pubblico”

È utile, inoltre, evitare

sovrapposizioni con eventuali altre

ricorrenze (festività locali e

nazionali, eventi paralleli, ecc.)

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I tempi

La scansione dei tempi sono la

nostra tabella di marcia.

Il planning è lo schema delle

“cose da fare” a partire da alcuni mesi fino

ad alcune settimana prima dell’evento,

permettendo così di stabilire degli obiettivi

intermedi individuali o di gruppo.

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I tempi

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Ricerca possibili location

Conferma sponsor

Conferma location

Preparazione linea grafica

Ricerca sponsor

15-30 aprile 1-14 maggio 15-31 maggio

Marco

Pietro

TuttiRiunione di coordinamento

1-14 aprile

Rivalutazione location

Rivalutazione spondor

Pietro

Marco

Pippo Pippo

Miglioramenti grafica

Approvazione grafica

Stampa materiali

Tutti

Pip

Presidente

Presidente

Presidente

I tempi

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Aspetti organizzativi

Provvedere tempestivamente

all’eventuale prenotazione

alberghiera

Ricordatevi che la qualità della

sistemazione influisce sulla decisione di

partecipare ai successivi eventi

analoghi.

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Selezionare gli alberghi in base a:

• livello qualitativo;

• economicità;

• vicinanza al luogo dell’evento.


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Richiedere i prezzi di tutte le tipologie di

sistemazione e dei servizi offerti.

Esempio: pernottamento e prima

colazione in camera singola in camera

singola uso doppia o in camera

matrimoniale; mezza pensione;

pensione completa; singolo pasto

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Staff Organizzativo

LO STAFF OPERATIVO DEVE RISPONDERE A

TUTTE LE ESIGENZE

Dal planning emergeranno i leader dei

diversi settori che NON devono essere

sostituiti in itinere.

I “responsabili” sono coloro i quali

hanno lavorato dalla fase progettuale

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Si possono poi creare dei gruppetti per

ambiti specifici, ad esempio:

•Press Office e promozione evento

•Animazione

•Reperimento materiali

•Budget

•Attività per i piccoli

•Percorso dimostrativo per i grandi

•Accoglienza

•Trasporti

•Valutazione e monitoraggio progetto

Staff Organizzativo

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La Pianificazione

Non si può mai pianificare il futuro, pensando al passato…

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Obiettivi della pianificazione

• Allocare le risorse al tempo giusto e per la durata

necessaria

• Assegnare al team di progetto le persone più adatte,

impegnandole a tempo pieno

• Realizzare un monitoraggio ed un controllo efficace

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Cosa

Come

QuandoQuanto

costa

Key-point

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Monitoraggio progetti

Se abbiamo pianificato correttamente, abbiamo scadenze intermedie abbinate a ciascun obiettivo.Tenere sempre sott’occhio la tabella di marcia iniziale ci permette di monitorare il progetto.

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Valutazione impatto progetti

Valutare il lavoro svolto e l’effetto che ha realmente avutoci consente di migliorare la nostra azione ed essere sempre più efficaci (Debriefing finale)

VERIFICARE SEMPRE

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I Report

Terminata l’attività, l’evento o il progetto, occorre

la testimonianza di quanto fatto …

perché:

- È prova tangibile del nostro operato

- Permette di individuare criticità e punti di

forza per la crescita di un gruppo/provincia

- Può essere uno stimolo per altre attività

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I Report

Sul sito: www.cri.it sono disponibili on –line, o

forse sarebbe meglio dire, erano disponibili on-

line, i report di 4 attività: Club25, IDEA, ABC,

Climate in Action…

• Per ogni altro tipo di attività di cui non si dispone un report on-line, è necessario

redigere un report cartaceo…Come?

http://www.cri.it/

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Il Report cartaceo si compila riportando i seguenti dati:

• Contatti di chi scrive il report

• Descrizione dell’attività (obiettivi prefissati,

luogo, data, ora, risorse economiche, materiali,

umane, descrizione responsabilità, tempistiche

e scadenze ecc)

• Esito dell’attività

• Criticità e punti di forza riscontrati.

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Grazie per l’attenzione,

Stefano DI GIOVENALE,

Croce Rossa Italiana - Comitato Locale di Civita Castellana (VT)Formatore CRI

Direttore del Per-Corso GiovenTU’[email protected]

mailto:[email protected]

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