Transcript of Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo acquisti e pagamenti.
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- Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo
acquisti e pagamenti
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- Introduzione Contabilit Revisione Il processo in dettaglio
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- Slide 3 Definizioni Il Ciclo Acquisti Il ciclo acquisti
caratterizzato da tutte quelle attivit relative allacquisizione di
beni e servizi e al correlato pagamento dei debiti nei confronti
dei fornitori.
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- Slide 4 Definizioni Loperazione di acquisto Unoperazione di
acquisto generalmente inizia con la formalizzazione della richiesta
di acquisto da parte di un ufficio o reparto aziendale, che la
inoltra allufficio acquisti. Questultimo, dopo aver vagliato le
offerte da parte dei fornitori, predispone un ordine da inoltrare
al fornitore selezionato. Allorch i beni siano ricevuti o i servizi
siano resi, lazienda rileva il costo e la correlata passivit nei
confronti del fornitore. Infine, lazienda paga il fornitore.
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- Slide 5 Definizioni Debiti Il raggruppamento D - DEBITI
accoglie tutte le passivit CERTE e DETERMINATE nell'importo e nella
data di maturazione. I debiti rappresentano quindi obbligazioni a
pagare un ammontare determinato ad una data stabilita. Tale
obbligazione matura con il passare del tempo o sorge al verificarsi
di un evento specifico. Alcuni esempi possono essere : a)
acquisizione di beni e servizi; b) ottenimento di finanziamenti; c)
fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai
dipendenti); d) debiti nei confronti dell'Erario per imposte.
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- Slide 6 Principi contabili di riferimento Principio contabile
n. 19 I fondi per rischi ed oneri. Il trattamento di fine rapporto
di lavoro subordinato. Le passivit. Principio contabile n. 26
Operazioni e partite in moneta estera
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- Introduzione Contabilit Revisione Il processo in dettaglio
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- Slide 8 Costi e Debiti Costo Nella determinazione del reddito
il termine costo riferito allacquisto dei fattori produttivi.Debiti
Obbligazioni a pagare ammontari determinati ad una data
prestabilita. CNDCeR - P.C. n.19 modificato dallOIC
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- Slide 9 D) DEBITI, CON SEPARATA INDICAZIONE PER CIASCUNA VOCE,
DEGLI IMPORTI ESIGIBILI OLTRE LESERCIZIO SUCCESSIVO 1) obbligazioni
2) obbligazioni convertibili 3) debiti verso soci per finanziamenti
4) debiti verso banche 5) debiti verso altri finanziatori 6)
acconti 7) debiti verso fornitori 8) debiti rappresentati da titoli
di credito 9) debiti verso imprese controllate 10) debiti verso
imprese collegate 11) debiti verso controllanti 12) debiti
tributari 13) debiti verso istituti di previdenza di sicurezza
sociale 14) altri debiti D) DEBITI, CON SEPARATA INDICAZIONE PER
CIASCUNA VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI OLTRE LESERCIZIO SUCCESSIVO
1) obbligazioni 2) obbligazioni convertibili 3) debiti verso soci
per finanziamenti 4) debiti verso banche 5) debiti verso altri
finanziatori 6) acconti 7) debiti verso fornitori 8) debiti
rappresentati da titoli di credito 9) debiti verso imprese
controllate 10) debiti verso imprese collegate 11) debiti verso
controllanti 12) debiti tributari 13) debiti verso istituti di
previdenza di sicurezza sociale 14) altri debiti B) COSTI
PRODUZIONE 6) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 7)
per servizi 8) per godimento di beni di terzi 9) per il personale
B) COSTI PRODUZIONE 6) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e
merci 7) per servizi 8) per godimento di beni di terzi 9) per il
personale S. P. Conti di Bilancio C.E.
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- Slide 10 D) DEBITI 4. Debiti verso banche 5. Debiti verso altri
finanziatori 7. Debiti verso fornitori D) DEBITI 4. Debiti verso
banche 5. Debiti verso altri finanziatori 7. Debiti verso fornitori
Conti di Bilancio vanno iscritti in bilancio al lordo degli
interessi ed oneri accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge
lobbligazione dellimpresa verso la controparte. c/mutui non
garantiti c/ mutui ipotecari per anticipazioni c/anticipazioni
estere c/corr. ordinario c/ricevute bancarie allincasso c/valori
allincasso vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed
oneri accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge lobbligazione
dellimpresa verso la controparte. c/mutui non garantiti c/ mutui
ipotecari per anticipazioni c/anticipazioni estere c/corr.
ordinario c/ricevute bancarie allincasso c/valori allincasso v/
Societ finanziarie v/ Soci c/finanziamento v/ Terzi c/finanziamento
v/ Societ finanziarie v/ Soci c/finanziamento v/ Terzi
c/finanziamento Devono essere registrati al netto dei soli sconti
commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti fra i
proventi finanziari nel momento del pagamento Devono essere
registrati al netto dei soli sconti commerciali; gli sconti
finanziari (es. cassa) vanno iscritti fra i proventi finanziari nel
momento del pagamento
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- Slide 11 D) DEBITI 12. Debiti tributari 14. Altri debiti D)
DEBITI 12. Debiti tributari 14. Altri debiti Conti di Bilancio per
imposte correnti per ritenute alla fonte per IVA per rateizzazione
imposte per condoni per accertamenti tributari definitivi per
imposte correnti per ritenute alla fonte per IVA per rateizzazione
imposte per condoni per accertamenti tributari definitivi Iscritti
al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da dipendenti: vanno
iscritti a fine esercizio con contropartita i costi del personale)
Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da
dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i
costi del personale)
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- Slide 12 B) COSTI DELLA PRODUZIONE 1) Per materie prime,
sussidiarie, di consumo e merci 2) Per servizi 3) Per godimento di
beni di terzi B) COSTI DELLA PRODUZIONE 1) Per materie prime,
sussidiarie, di consumo e merci 2) Per servizi 3) Per godimento di
beni di terzi Conti di Bilancio Il costo dacquisto dei servizi deve
essere rilevato in conti specifici secondo la natura e la
destinazione dei servizi acquistati. Il costo dacquisto dei servizi
deve essere rilevato in conti specifici secondo la natura e la
destinazione dei servizi acquistati. Locazione di beni mobili
(leasing operativo) 1) Sostenimento delle spesa di istruttoria:
Costi per la stipula contratto (se rilevanti da ammortizzare) 2)
Stipula del contratto: Conti dordine 3) Pagamento del maxi-canone
iniziale: Costo da frazionare sulla base della durata del contratto
4) Pagamento dei canoni: Canone leasing IVA a credito Banca c/c
Locazione di beni mobili (leasing operativo) 1) Sostenimento delle
spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto (se rilevanti
da ammortizzare) 2) Stipula del contratto: Conti dordine 3)
Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla base
della durata del contratto 4) Pagamento dei canoni: Canone leasing
IVA a credito Banca c/c Si registrano quando passa la propriet
degli stessi (generalmente con la consegna da parte del fornitore)
Si registrano quando passa la propriet degli stessi (generalmente
con la consegna da parte del fornitore)
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- Slide 13 B) COSTI DELLA PRODUZIONE 4) Per il personale 9) Oneri
diversi di gestione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 4) Per il personale
9) Oneri diversi di gestione Conti di Bilancio 1. salari e stipendi
salari e stipendi 2. oneri sociali oneri sociali 3. trattamento di
fine rapporto trattamento di fine rapporto 4. trattamento di
quiescenza e simili trattamento di quiescenza e simili 5. altri
costi altri costi 1. salari e stipendi salari e stipendi 2. oneri
sociali oneri sociali 3. trattamento di fine rapporto trattamento
di fine rapporto 4. trattamento di quiescenza e simili trattamento
di quiescenza e simili 5. altri costi altri costi Imposte e tasse
non relative al reddito imponibile dellesercizio Perdite su crediti
non coperte da specifico fondo Contributi ad associazioni sindacali
e di categoria Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti
di gest. ordinaria Omaggi Oneri di utilit sociale Liberalit
Abbonamenti Sopravvenienze e insussistenze passive Imposte e tasse
non relative al reddito imponibile dellesercizio Perdite su crediti
non coperte da specifico fondo Contributi ad associazioni sindacali
e di categoria Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti
di gest. ordinaria Omaggi Oneri di utilit sociale Liberalit
Abbonamenti Sopravvenienze e insussistenze passive
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- Slide 14 Criteri di contabilizzazione In corso desercizio:
Tutte le fatture ricevute nellesercizio e relative ad acquisti e/o
a prestazioni ricevuti nellesercizio. Per debiti finanziari ci si
riferisce al documento attestante lobbligazione (ad es. contratto
di mutuo). A fine esercizio (scritture dassestamento): Stanziamenti
per fatture da ricevere e accantonamenti per altre tipologie di
costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e non godute)
maturati, ma per i quali non ancora stato emesso il documento
finale. Vedi Ratei e risconti attivi e passivi
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- Slide 15 Criteri di classificazione Per natura del debito
commerciale finanziaria diversa Per natura del debito commerciale
finanziaria diversa Per natura del creditore fornitori societ del
Gruppo istituti previdenziali Erario altri Per natura del creditore
fornitori societ del Gruppo istituti previdenziali Erario altri Per
scadenza del debito breve media lunga Per scadenza del debito breve
media lunga Per vincolo di garanzia del debito senza garanzie
assistiti da garanzie (reali o personali di terzi) Per vincolo di
garanzia del debito senza garanzie assistiti da garanzie (reali o
personali di terzi) Per grado di certezza del debito certi e
determinati certi e determinabili sulla base di stima Per grado di
certezza del debito certi e determinati certi e determinabili sulla
base di stima
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- Introduzione Contabilit Revisione Il processo in dettaglio
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- Slide 17 Rischi di revisione Principali rischi di revisione:
Mancata rilevazione delle passivit certe sorte a fronte di
obbligazioni esistenti Errato cut-off degli acquisti Non corretta
rilevazione dei costi Inesistenza delle passivit
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- Slide 18 COMPLETENESS (C) ACCURACY (A) VALUATION (V)
PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D) EXISTENCE (E) RIGHTS AND
OBLIGATIONS (RO) La registrazione dei miei acquisti individuali e
dei debiti verso fornitori accurata? (A, E) Tutti gli acquisti e i
debiti verso fornitori sono stati correttamente inseriti e
classificati nel bilancio ? (P&D) Sono stati registrati tutti
gli acquisti e i debiti verso fornitori? (C) Ho totalizzato
correttamente i miei acquisti e i debiti verso fornitori? (C,E,V)
Gli acquisti e i debiti verso fornitori esistono realmente?
(C,E,RO) CUT-OFF (CO) Sono state escluse le transazioni effettuate
dopo la chiusura del bilancio? (CO) Sono state incluse nel bilancio
le transazioni effettuate prima della chiusura? (CO) $$$ La societ
tenuta pagare tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori alla
chiusura dellesercizio? (RO,V) Ci sono acquisti e debiti verso
verso societ consociate? (P&D) Rischi ciclo acquisti e
pagamenti: Mind Map
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- Introduzione Contabilit Revisione Il processo in dettaglio
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- Slide 20 Il processo acquisti e pagamenti Acquisti (P&P)
Ricavi R&R Magazzino Paghe e personale Immobilizzazioni
Materiali Contabilit Generale (GL) Bilancio Preparazione Bilancio
fine anno Transazioni finanziarie significative Processi di
Business
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- Slide 21 Il processo acquisti e pagamenti Obiettivi della
sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
sottoprocessi chiave allinterno del ciclo ruoli chiave e
responsabilit esempi di flowchart del processo rischi chiave e
controlli del ciclo impatto del ciclo sul bilancio di
esercizio
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- Slide 22 Il processo acquisti e pagamenti Process Overview
Fatturazione Pagamento Ricevimento Ordine
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- Slide 23 Il processo acquisti e pagamenti Esercizio Rischi
Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati al
processo acquisti e pagamenti
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- Slide 24 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Pagamento
Ricevimento Ordine
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- Slide 25 Processo acquisti e pagamenti Ordine Esistenza di una
necessit di business Valutazione della necessit di business Ordine
dei beni/servizi Monitoraggio
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- Slide 26 Processo acquisti e pagamenti Ordine Esistenza di una
necessit di Business I dipendenti inoltrano una richiesta per:
Servizi Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino) Materiali di
consumo Immobilizzazioni
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- Slide 27 Processo acquisti e pagamenti Ordine Valutazione della
necessit di business La richiesta rivista Approvazione per
confermare che la richiesta una valida necessit del business
Ottenimento proposte Selezione del fornitore preferito
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- Slide 28 Processo acquisti e pagamenti Ordine Ordine di
beni/servizi Creazione dellordine di acquisto Approvazione Invio
dellordine di acquisto al fornitore Accettazione da parte del
fornitore Acquisti centralizzati vs. decentralizzati
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- Slide 29 Processo acquisti e pagamenti Ordine Monitoraggio
Monitoraggio delle consegne attese Monitoraggio degli ordini non
evasi
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- Slide 30 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi di
Financial reporting La creazione di richieste di acquisto errate o
inappropriate porta a spese non valide. Gli ordini non rilevati a
sistema possono generare mancate contabilizzazioni di
costo/debito.
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- Slide 31 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi
operativi Gli acquisti non sono effettuati puntualmente,
traducendosi nellincapacit di far fronte alle esigenze del cliente
o del business. Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza
beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business. Le
alternative a basso costo non sono considerate. Benefici derivanti
da economie di scala e da sconti di acquisto non sono considerati.
Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un numero limitato di
fornitori.
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- Slide 32 Processo acquisti e pagamenti Allineamento degli
obiettivi di controllo Rischi Esempio di Obiettivo di controllo La
creazione di richieste di acquisto errate o inappropriate porta a
spese non valide. Ordini di acquisto validi sono imputati per
essere processati completamente e accuratamente. Ordini di acquisto
doppi hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non
richiesti dal business. Gli ordini di acquisto sono immessi nel
sistema accuratamente ed una volta sola. Potenziali mancate
consegne a fronte di ordini di acquisto portano a perdite non
individuabili. Ordini di acquisto non evasi da lungo tempo sono
investigati e risolti.
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- Slide 33 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Pagamento
Ricevimento Ordine
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- Slide 34 Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento
beni Ricevimento Servizi
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- Slide 35 Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento
beni Il fornitore consegna i beni Riconoscimento ricevimento beni
Controllo consegna Accettazione o rifiuto dei beni I beni
rispecchiano lordine di acquisto I beni rifiutati sono resi
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- Slide 36 Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento
servizi Il fornitore presta il servizio Confronto del servizio
prestato con le aspettative o con lordine di acquisto
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- Slide 37 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial
reporting risks Potenziali entrate di merce non registrate a fronte
di ordini di acquisto portano alla mancata rilevazione di debiti Le
merci ricevute non sono correttamente inserite nel sistema, quindi
la rappresentazione del valore di magazzino inaccurata. I servizi
prestati dai fornitori non sono accuratamente riconosciuti, quindi
le passivit non sono correttamente calcolate.
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- Slide 38 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi
operativi Le esigenze operative e di business non sono soddisfatte
a causa di acquisti non realizzati. La qualit dei beni ricevuti non
in linea con le aspettative di business. Le consegne non sono
processate puntualmente, conducendo quindi a ritardi nella
produzione.
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- Slide 39 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Pagamento
Ricevimento Ordine
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- Slide 40 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Ricevimento
e gestione della fattura Verifica della fattura
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- Slide 41 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Ricevimento
e gestione delle fatture I fornitori inviano le fatture Le fatture
vengono processate dal sistema Le fatture vengono immesse in batch
o individualmente Categorie di fatture (Non PO vs. PO)
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- Slide 42 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Verifica
delle fatture Fatture PO 3-way matching Ordine,Bolla, Fattura 2-way
matching Ordine, Fattura Approvazione della fattura Tolleranze
Fatture sospese
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- Slide 43 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Verifica
fatture Non PO Registrazione fattura Approvazione fattura Fattura
processata dal sistema Revisione delle fatture
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- Slide 44 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione - Esercizio
Ponetevi nei panni di un addetto fornitori allinterno di un
dipartimento contabile, come vi comportereste nelle seguenti
situazioni? 1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di
acquisto 2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto 3)
Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma lammontare della fattura del
20% maggiore rispetto al prezzo indicato nellordine di
acquisto.
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- Slide 45 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial
reporting risks Le fatture gestite manualmente sono processate
anche se non riflettono reali necessit di business e non sono
autorizzate, quindi si verificano delle spese non appropriate. Le
fatture doppie possono avere come conseguenza pagamenti verso i
fornitori inappropriati e in eccesso. Le fatture sono processate a
fronte di beni e servizi non ricevuti o solo parzialmente ricevuti,
avendo come conseguenza pagamenti inappropriati.
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- Slide 46 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi
operativi Eccessivo numero di fatture processate dallo staff
addetto. Eccessivo numero di fatture manuali. Eccessivo numero di
fatture che non rispecchiano gli ordini di acquisto.
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- Slide 47 Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Pagamento
Ricevimento Ordine
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- Slide 48 Processo acquisti e pagamenti Pagamento Autorizzazione
delle transazioni di pagamento Selezione delle transazioni per il
pagamento Scrittura dei pagamenti Monitoraggio
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- Slide 49 Processo acquisti e pagamenti Pagamento Autorizzazione
delle transazioni di pagamento Generazione automatica di
gruppi/registri di pagamento Non richiesta unapprovazione esplicita
se esiste un severo controllo sullapprovazione degli ordini ed il
matching (lapprovazione implicita) Controlli autorizzativi severi
sono richiesti su pagamenti manuali/non-PO
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- Slide 50 Processo acquisti e pagamenti Pagamento Selezione
delle transazioni per il pagamento Creazione di gruppi/registri di
pagamento Selezione automatica in base alle condizioni di pagamento
Selezione manuale / pagamenti sospesi Revisione dei gruppi/registri
di pagamento Una volta selezionato il pagamento, questo non pu
essere nuovamente selezionato
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- Slide 51 Processo acquisti e pagamenti Pagamento Scrittura dei
pagamenti Basata sui gruppi/registri di pagamento Assegni manuali o
stampati (poco rilevante in Italia) Tramite bonifico bancario Home
Banking / Internet banking Estrazione automatica dei dettagli del
fornitore dal master file Aggiornamento dei conti debiti verso
fornitori
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- Slide 52 Processo acquisti e pagamenti Pagamento Monitoraggio
Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti Revisione dei
pagamenti doppi Conti fornitori /Riconciliazione creditori
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- Slide 53 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial
reporting risks Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori
sbagliati e/o per fatture o importi errati. Pagamenti fraudolenti
dovuti allaccesso non ristretto ad assegni non emessi e a strumenti
di firma degli assegni. Pagamenti fraudolenti processati tramite
sistemi elettronici di trasferimento fondi.
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- Slide 54 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi
operativi Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i
fornitori portano a costi eccessivi. Mancato sfruttamento dei
vantaggi connessi a sconti e/o interessi addizionali dovuti a
ritardato pagamento dei fornitori. Processi di approvazione dei
pagamenti troppo complessi dovuti al mancato sfruttamento della
funzionalit del sistema.
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- Slide 55 Processo acquisti e pagamenti Process Overview
Adjustments & Ledger Maintenance Manutenzione Dati Fissi
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- Slide 56 Processo acquisti e pagamenti Adjustments and ledger
maintenance Rettifiche monetarie Rettifiche non monetarie
Aggiornamento dei conti Monitoraggio Le rettifiche possono avere
natura monetaria e non monetaria (valore totale delle fatture per
linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che
impattano sul valore delle fatture) Laggiornamento dei conti pu
avvenire on-line o per batch Come parte dellaggiornamento dei conti
bisogna verificare che nel periodo finanziario sia applicato un
corretto cut-off
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- Slide 57 Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati
fissi (Standing Data Maintenance) Inserimento di un nuovo fornitore
Manutenzione anagrafica fornitori Altra manutenzione ai dati
fissi
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- Slide 58 Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati
fissi (Standing Data Maintenance) Inserimento di un nuovo fornitore
Necessit di beni/servizi per il business Fornitori esistenti non
sono in grado di soddisfare la necessit Processo di selezione dei
fornitori Approvazione del nuovo fornitore Inserimento del
fornitore nel sistema
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- Slide 59 Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati
fissi (Standing Data Maintenance) Manutenzione Fornitore Variazioni
ai dettagli dei fornitori esistenti (es. coordinate bancarie,
indirizzo o termini di pagamento) Nuove informazioni ricevute dal
fornitore Approvazione e verifica delle variazioni Sospensione del
fornitore
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- Slide 60 Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati
fissi (Standing Data Maintenance) Altra manutenzione ai dati fissi
Listini prezzi Cataloghi Prodotti / Articoli
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- Slide 61 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial
reporting risks La societ sta effettuando acquisti da fornitori non
validi o inappropriati. I fornitori inappropriati sono mantenuti e
quindi i pagamenti sono effettuati nei loro confronti.
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- Slide 62 Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi
operativi I criteri di selezione dei fornitori non sono
appropriatamente definiti. Dipendenza eccessiva da uno o un numero
limitato di fornitori. Eccessivo numero di fornitori: si riflette
in inefficienze nella gestione degli ordini. Sconti e deduzioni non
sono negoziati con i fornitori, rinunciando a potenziali
risparmi.
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- Slide 63 Processo acquisti e pagamenti Ruoli e responsabilit
Fatturazione Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance
Manutenzione Dati Fissi Ricevimento Ordine Acquisti / Procurement
Magazzino Addetto alle fatture Contabilit fornitori Senior Finance
Management Acquisti / Procurement
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- Slide 64 Processo acquisti e pagamenti diagramma di flusso -
collegamento ai conti Financial Statements ERP system Payments ERP
system Invoicing ERP system Purchase Order ERP system Master data
(Inventory & Supplier) ERP system Cash (BS) Accounts Payable
(BS) Accrual (BS) Inventory Cycle Inventory (BS) Receiving ERP
system Master data (Inventory & Supplier) ERP system DR CR
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- Slide 65
- Slide 66
- Slide 66
- Slide 67
- Slide 67 Collegamento alle asserzioni di bilancio Asserzione di
bilancio TransazioniSaldi Finali AcquistiPagamentiDebiti Existence/
Occurrence (E/O) Gli acquisti di periodo contabilizzati si
riferiscono a beni o a servizi effettivamente ricevuti I pagamenti
di periodo contabilizzati si riferiscono a risorse monetarie
effettivamente uscite I debiti esposti in bilancio derivano da beni
o servizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e le rettifiche
effettivamente avvenuti sono rilevati in diminuzione dei debiti
esposti in bilancio. Cut-off (CO)Gli acquisti sono contabilizzati
nel periodo di competenza I pagamenti sono contabilizzati nel
periodo di competenza I debiti esposti in bilancio derivano da
operazioni rilevate, per competenza, entro la data di riferimento
del bilancio Tutti i beni ed i servizi ricevuti effettuate sono
contabilizzate nel periodo di competenza Tutte le risorse monetarie
effettivamente uscite sono contabilizzate nel periodo di competenza
Tutte le operazioni avvenute, per competenza, entro la data di
riferimento di bilancio, da cui derivano variazioni dei debiti
verso fornitori, sono correttamente rilevate Completeness ( C)
Tutti i beni e servizi ricevuti sono contabilizzati senza duplicati
Tutte le risorse monetarie effettivamente uscite sono
contabilizzate senza duplicati Tutti gli acquisti di beni e servizi
che originano debiti verso fornitori sono esposti in bilancio. I
debiti esposti in bilancio sono diminuiti per effetto di pagamenti
e rettifiche effettivamente avvenuti Rights & Obbligations (RO)
Gli acquisti contabilizzati determinano obbligazioni di pagamento
giuridicamente valide nei confronti dei fornitori I pagamenti
contabilizzati rappresentano obbligazioni di pagamento estinte,
giuridicamente valide nei confronti dei fornitori I debiti esposti
in bilancio rappresentano obbligazioni di pagamento giuridicamente
valide nei confronti dei fornitori. Accuracy (A)Gli ammontari degli
acquisti di beni o servizi ricevuti sono correttamente
quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di
calcolo aritmetico corretti Gli ammontari delle risorse monetarie
uscite sono correttamente quantificati, valorizzati e
contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti Gli
ammontari delle operazioni da cui derivano i debiti esposti in
bilancio sono correttamente quantificati, valorizzati e
contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico
corretti
- Slide 68
- Slide 68 Collegamento alle asserzioni di bilancio Asserzioni di
bilancio TransazioniSaldi Finali AcquistiPagamentiDebiti Valuation
(V)Gli acquisti esposti in bilancio derivano da corretti processi
di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole
transazioni registrate I pagamenti esposti in bilancio derivano da
corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi
alle singole transazioni registrate I debiti esposti in bilancio
derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati
relativi alle singole transazioni registrate I debiti sono stati
valutati in conformit ai principi contabili statuiti, tenendo conto
dei fattori che possono influire sul loro valore. E' rispettato il
criterio di uniformit dei principi contabili, salvo deroghe
ammissibili e giustificate Presentation & Disclosure (PD) La
rappresentazione in bilancio adeguatamente supportata da
informazioni di dettaglio sulle operazioni di acquisto La
rappresentazione in bilancio adeguatamente supportata da
informazioni di dettaglio sulle operazioni di pagamento La
rappresentazione in bilancio adeguatamente supportata da
informazioni di dettaglio sui debiti verso fornitori Gli acquisti
sono correttamente classificati secondo il piano dei conti
aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio I
pagamenti sono correttamente classificati secondo il piano dei
conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio I
debiti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti
aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio
- Slide 69
- Slide 69 Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test dei
Controlli Financial Statement Assertion IPO E/OCA COCO PDPD RORO
VCAVR 1.1 Ricevute di Acquisto Possono essere inoltrate richieste
di Acquisto non autorizzate Sono formalizzate, utilizzate e
opportunamente aggiornate delle procedure interne di autorizzazione
delle Rda Verificare la presenza e l'utilizzo delle procedure di
autorizzazione 1.2 Emissione dell'ordine di Acquisto Possono essere
effettuati acquisti non autorizzati Gli ordini di acquisto sono
processati solo su Rda opportunamente autorizzate Verifica degli
ordini di acquisto per verificare la presenza di Rda approvate 1.3
Ricevimen to beni Possono essere ricevuti beni non ordinati
Presenza di un Ordine di Acquisto approvato per ogni bene ricevuto
Verifica dei documenti di ricevimento per abbinarli con i relativi
ordini di acquisto Il responsabile di magazzino potrebbe negare di
aver ricevuto la merce affidatagli in custodia Ogni passaggio dal
ricevimento merce al magazzino registrato da una ricevuta firmata
Verifica delle ricevute firmate
- Slide 70
- Slide 70 Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR 1.4 Custodia dei Beni Il responsabile di magazzino
potrebbe negare di aver ricevuto la merce affidatagli in custodia
Ogni passaggio dal ricevimento merce al magazzino registrato da una
ricevuta firmata Verifica delle ricevute firmate 1.5 Approvazione
fattura Possono essere registrate fatture per beni non ricevuti
Abbinamento delle fatture con i relativi documenti di ricevimento
Esame della documentazione a supporto delle fatture di acquisto 1.6
Registrazione Contabile Le fatture possono essere registrate in
maniera scorretta o non registrate Sono svolti esami indipendenti
delle registrazioni contabili Esame dell'evidenza dell'esame
indipendente E' svolta una review periodica dei documenti di
supporto alla registrazione contabile Osservazione delle procedure
di test e conformit svolte periodicamente Processo di revisione -
Esempi di Test sui controlli - Acquisti
- Slide 71
- Slide 71 Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR Le fatture possono essere registrate in maniera
scorretta o non registrate Verifica sulla accuratezza matematica
della fattura di acquisto Ricalcolo della accuratezza matematica
delle fatture di acquisto 1.6 Registrazi one Contabile Verifica di
concordanza tra ordine di acquisto, documento di ricevimento e
fattura di acquisto con riguardo a descrizione, quantit, prezzo e
spese accessorie Controllo incrociato delle informazioni contenute
in un campione di documenti in merito a descrizione, quantit,
prezzo e spese accessorie Acquisto registrato a fronte di beni non
ordinati o non ricevuti Separazione delle mansioniOsservazione e
valutazione della adeguatezza della separazione dei compiti
Impedimento della registrazione dell'acquisto in mancanza di Ordine
approvato e di documento di ricevimento della merce (e di fattura)
Verifica su un campione di registrazioni per accertare la presenza
di ordini di acquisto approvati e dei relativi documenti di
ricevimento (e fatture) Gli ordini di Acquisto e i documenti di
ricevimento sono numerati sequenzialmente e le fatture di acquisto
sono protocollate Revisione e verifica delle procedure per
l'adozione della sequenza numerica e della protocollazione.
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
- Slide 72
- Slide 72 Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR Acquisto effettuato ma non registrato Abbinamento delle
fatture dei documenti di ricevimento alle fatture di acquisto e
registrazione di queste ultime in contabilit Abbinamento di un
campione di documenti di ricevimento alle rispettive fatture di
acquisto; abbinamento di un campione di fatture di acquisto alle
registrazioni contabili 1.6 Registrazi one Contabile
Riconciliazione tra le fatture di acquisto e le registrazioni in
contabilit fornitori Test su un campione di riconciliazioni
periodiche (per verificare il numero delle operazioni e il valore
delle operazioni) Processo di revisione - Esempi di Test sui
controlli - Acquisti
- Slide 73
- Slide 73 Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR Operazioni di acquisto contabilizzate in un periodo
sbagliato Inoltro dei documenti alla contabiit fornitori su base
giornaliera Confronto tra le date delle fatture e quelle di
trasmissione alla contabilit fornitori 1.6 Registrazio ne Contabile
Tempestiva registrazione degli acquisti dopo il ricevimento della
documentazione (fattura) Confronto tra le date dei documenti di
acquisto (fatture) e le date della loro registrazione in contabilit
Operazioni di acquisto non correttamente classificate La Societ
effettua delle verifiche sulla adeguatezza del piano dei conti
Revisione della contabilit generale per verificare la
ragionevolezza dei conti utilizzati E' prevista una approvazione
indipendente dei conti movimentati per la registrazione degli
acquisti Esame di un campione di registrazioni per verificare
l'approvazione indipendente e l'adeguatezza della classificazione
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
- Slide 74
- Slide 74 Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR 2.1 Disposizione dei Pagamenti Possono essere effettuati
pagamenti non autorizzati I responsabili dei pagamenti effettuano
un esame preventivo della documentazione di supporto al pagamento
Verifica che i responsabili dei pagamenti effettuino un esame
preliminare della documentazione di supporto Una fattura pu essere
pagata due volte Annullamento delle fatture pagate e della relativa
documentazione di supporto con l'apposizione del timbro 'pagato'
Verifica del timbro 'pagato' sulle fatture pagate. Utilizzo
esclusivo dei documenti in originale Esame della documentazione di
supporto per verificare che sia in originale Processo di revisione
- Esempi di Test sui controlli - Pagamenti
- Slide 75
- Slide 75 Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR 2.2 Registrazion e Pagamenti Mancata registrazione dei
pagamenti Utilizzo di mezzi di pagamento pre- numerati Esame
dell'uso di strumenti di pagamento pre- numerati Errore nella
registrazione dei pagamenti E' svolto periodicamente un confronto
indipendente delle registrazioni contabili con i documenti di
pagamento Osservazione delle evidenze del confronto indipendente E'
effettuata periodicamente una riconciliazione bancaria indipendente
Esame delle riconciliazioni bancarie Riconciliazione e controllo
indipendente degli estratti conto fornitori con le registrazioni
nei partitari Verifica della riconciliazione e della verifica
indipendente Riconciliazione mensile o settimanale e controllo
indipendente degli estratti conto bancari Verifica della
riconciliazione bancaria e del controllo indipendente Processo di
revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti
- Slide 76
- Slide 76 Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest
dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD
RORO VCAVR 2.2 Registrazi one Pagamenti Ritardo nella registrazione
dei pagamenti E' svolta periodicamente una analisi indipendente dei
tempi che intercorrono tra le date di registrazione dei pagamenti e
le date indicate sui documenti di pagamento Verifica delle esame
indipendente Pagamento effettuato ma non registrato Riconciliazione
giornaliera dei pagamenti con le rilevazioni nei partitari
Revisione delle riconciliazioni giornaliere dei pagamenti con le
rilevazioni nei partitari Pagamenti registrati in un periodo errato
Riconciliazione giornaliera dei pagamenti effettuati con le
registrazioni nella prima nota cassa e nei partitari Verifica delle
riconciiazioni giornaliere Errata totalizzazione dei pagamenti a
libro cassa, a libro giornale e nelle ulteriori evidenze di
supporto (scadenzario) Riconciliazioni del libro cassa, delle
registrazioni in contabilit generale e delle ulteriori evidenze a
supporto Revisione della concordanza tra i totali delle varie fonti
informative Segregati on of duties- Non assicurata un adeguata
segregazione dei ruoli E' previsto un sistema di accessi al sistema
controllato (ad esempio sono controllati e separati gli accessi al
sistema relativamente a : Oda, Rda, Pagamenti, custodia dei beni e
servizi..) Verificare che siano previsti dei blocchi autorizzativi
automatici/manuali Processo di revisione - Esempi di Test sui
controlli - Pagamenti
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- Slide 77 Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo
acquisti e pagamenti Flow chart livello 1: Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
- Slide 78
- Slide 78 Separazione dei compiti (Segregation of Duties)
Conflitti di alto livello
- Slide 79
- Slide 79 Separazione dei compiti (Segregation of duties)
Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al
Ciclo Acquisti 1. Separazione tra le attivit di movimentazione e
custodia dei beni e le attivit di rilevazione contabile della
movimentazione e custodia dei beni medesimi Funzione Acquisti
versus Reparto Operativo che emette la Richiesta di Acquisto (RdA)
Funzione Acquisti versus Magazzino Ricevimento merci Registrazione
della fattura passiva versus Funzione Contabilit Fornitori 2.
Separazione tra l'attivit di rilevazione contabile e le
responsabilit operative di gestione Contabilit Fornitori versus
Tesoreria Contabilit Fornitori versus Contabilit Pagamenti
Contabilit Fornitori versus Contabilit Generale
- Slide 80
- Slide 80 Aspetti legati alle frodi Pagamenti non autorizzati
Beneficiari fraudolenti Detenzione di assegni non emessi /
Trasferimento elettronico di fondi Mancanza di segregazione dei
compiti e di revisione del management Accesso alla cassa Collusione
tra ufficio acquisti e fornitori Assegnazione di contratti di
fornitura
- Slide 81
- Slide 81 Domande?