Gestire una trasformazione organizzativa: il caso APSS TrentoEttore Turra, Silvia Pedrolli, Mariangela Soverini, Andrea Vielmetti (APSS Trento)

Gestire la transizione al nuovo modello organizzativo di APSS, supportando le diverse parti nella realizzazione del cambiamento

Obiettivi

Risultati

L’applicazione dei metodi di Project Management, da parte di un’organizzazione di progetto, ha consentito: • la nomina di un Project Manager riconosciuto dall’organizzazione permanente quale interfaccia tra la committenza

e il gruppo di progetto;• la condivisione degli obiettivi e non obiettivi di progetto;• la definizione di ruoli e responsabilità definiti (matrice delle responsabilità);• il diretto coinvolgimento della Linea nei ruoli di team leader dei gruppi di lavoro;• la pianificazione delle attività, dei tempi, dei risultati intermedi e finali (WBS);• l’individuazione di uno specifico ruolo di sponsor interno alla committenza;• la definizione dei metodi e degli strumenti di monitoraggio della attività e dei risultati (SAL, riunioni periodiche);• la diffusione dei risultati di progetto attraverso il piano della comunicazione;• il supporto al cambiamento attraverso un piano di formazione e supporto per accompagnare le diverse parti.

HTA è qualità dei servizi sanitari17- 19 Novembre | Udine

Situazione di partenza

• Nuovo servizio sanitario provinciale (Legge Provinciale 16/2010)

• Nuovo regolamento di organizzazione di APSS, contenente l’articolazione dell’Azienda e le principali regole di funzionamento

Metodi

Definizione di un’organizzazione di progetto, rivolta a:• fornire una visione comune del progetto;• responsabilizzare la Linea sugli obiettivi specifici;• assicurare un monitoraggio costante delle attività;• garantire l’integrazione tra gli obiettivi parziali e

generali di progetto.

Conclusioni

• La transizione ad un nuovo modello organizzativo è un cambiamento a forte impatto su tutta l’organizzazione.• I benefici derivanti da una gestione per progetto si pongono in un’ottica più ampia di change management. • Le tecniche di PM non si limitano cioè a supportare la pianificazione, esecuzione e controllo delle attività, ma

permettono di diffondere il know-how, di sviluppare sinergie attraverso collaborazioni trasversali tra le diverse parti coinvolte, di supportare l’apprendimento organizzativo attraverso lo sviluppo di competenze tecniche, comportamentali e organizzative.

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Progetto NOA – Nuova Organizzazione APSS

NOANuova Organizzazione

di APSS

• Legge Provinciale 16/2010 • Regolamento di Organizzazione• Elenco e mission strutture

complesse (AOF/Tecnostrutture)• Elenco strutture complesse ad

esaurimento• Nomina dei Direttori• Revisione delle deleghe e del

flusso determine/delibere• Revisione ruoli sicurezza del lavoro• Identificazione degli adempimenti

richiesti dal nuovo regolamento di organizzazione

Fase pre-progetto Fase post-progetto

• Stabilizzazione dei modelli e dei processi definiti nel progetto (POF, budget…)

• Monitoraggio periodico dei processi nuovi/modificati

• Eventuale attivazione di ruoli, funzioni, strutture e piani non compresi nel progetto

• Ricollocazione delle persone in relazione alla nuova organizzazione

• Piani di sviluppo personali per i ruoli nuovi/modificati

CONTESTO – Attività precedenti e successive al progetto

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Progetto NOA – Nuova Organizzazione APSS

1.0PROJECT

MANAGEMENT

2.0DISEGNO

ORGANIZZATIVO

NUOVA ORGANIZZAZIONE APSS

3.0ATTUAZIONE

2.1NUOVO

ORGANIGRAMMA

2.4PROFILO RUOLI

NUOVI / MODIFICATI

2.5PIANO DI

ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO

3.1ALLINEAMENTO DEI

SISTEMI

3.2ALLINEAMENTO

ORGANIZZAZIONE

4.0SUPPORTO AL CAMBIAMENTO

2.2ANALISI DEI SISTEMI

2.3REVISIONE DEI

PROCESSI

4.1COMUNICAZIONE

4.2FORMAZIONE

2.1.5Organigramma

validato

2.1.1Revisione

organigramma aziendale (bozza)

2.1.3Confronto con

Resp. di struttura per completamento

2.1.4Validazione

organigramma

2.1.2Confronto con

Direzione

2.3.1Definizione modello dipartimentale e reti cliniche/assistenziali

2.2.1Individuazione sistemi

informativi da allineare

2.2.2Documentazione del modello dei codici

2.2.3Piano di adeguamento

dei sistemi

2.2.4Piano dei

sistemi definito

2.3.2Revisione processo di

pianificazione e controllo (budget)

2.3.3Revisione processo

programmazione az.le(doc. programmatici)

2.3.4Definizione dei processi

di interfaccia tra le strutture

2.3.5Processi chiave

definiti

2.4.4Profili / Job Description

definiti

2.4.1Pianificazione

Intervento

2.4.3Documentazione dei profili di ruolo / J ob

Description

2.4.2Definizione condivisa

dei ruoli (attività d’aula)

2.5.8POF approvati

2.5.6Definizione modalità di aggiornamento dei

POF

2.5.1Definizione del

modello standard POF

2.5.2Modello POF

validato

2.5.3Istruzione per lo sviluppo dei POF (attività d’aula)

2.5.4Stesura assistita dei

POF

2.5.5Revisione dei POF (attività d’aula)

2.5.7Consolidamento e

validazione

3.1.1Riconfigurazione dati e profili sui singoli

sistemi

3.1.2Aggiornamento delle

procedure di interfaccia

3.1.3Test

3.1.4Messa a regime dei sistemi aggiornati

3.1.6Sistemi allineati

alla nuova organizzazione

3.1.5Definizione processo di allineamento dei

sistemi

3.2.1Avvio processi

nuovi / modificati

3.2.2Gestione adempimenti operativi regolamento

3.2.3Verifica stato di attuazione dei

processi

4.1.2Piano della

comunicazione definito

4.1.1Definizione piano della

comunicazione

4.1.3Attuazione del piano

di comunicazione

4.1.4Piano di

comunicazione attuato

4.2.1Identità e processi trasversali nuova

org.ne (C.Direttivo)

4.2.2Il nuovo modello di

funzionamento(Servizi di TS)

4.2.3Il nuovo modello di

funzionamento(SOP)

4.2.4Il nuovo modello di

funzionamento(Distretti)

4.2.5Il nuovo modello di

funzionamento(Dipartimenti)

4.2.6Responsabili della gestione

formati

1.1Avvio del progetto

1.2Pianificazione

progetto completata

1.3Controllo di progetto

1.4Coordinamento

continuo

1.5Chiusura di progetto

1.6Presentazione

finale di progetto

STRUTTURA DELLE ATTIVITA’ (WBS)