Offerta

Iter di gestione

1

Come si arriva all’offerta?

Prima di arrivare all’offerta vera e propria, il cliente puòrichiedere all’azienda:

la quotazione di un prodotto a catalogo (di produzione aziendale) o non a catalogo (articoli non ancora prodotti), di un ordine particolare, di un servizio.

Questa fase viene detta richiesta d’offerta.

Richiesta d’offerta

2

Modalità della richiesta d’offerta

La richiesta d’offerta può pervenire all’azienda:

• Verbalmente o telefonicamente

• Via fax

• Via e-mail

La richiesta può contenere l’indicazione del codice articolo della nostra azienda, oppure potrebbe indicare solo il riferimento originale della casa produttrice, o non indicarlo affatto fornendo un disegno tecnico per la realizzazione.

La richiesta può contenere indicazioni quali la quantità necessaria, il prezzo target, i tempi di consegna o la particolarità della commessa.

Seguendo criteri di qualità totale, la richiesta arrivata secondo le modalità elencate sopra viene protocollata (registrata). Per quanto riguarda la richiesta telefonica o verbale sono previsti moduli di raccolta della richiesta secondo i criteri contenuti nelle norme di qualità aziendali.

Richiesta d’offerta

3

Analisi della richiesta d’offerta

La persona preposta analizza la richiesta di offerta per formulare, se possibile, un’offerta al cliente.

Le strade che può intraprendere una richiesta d’offerta sono le seguenti:

• non andare a buon fine

• essere messa in attesa per una successiva formulazione

• dare seguito a un’offerta

Richiesta d’offerta

4

Richiesta d’offerta non a buon fine

La richiesta d’offerta potrebbe non trasformarsi in offerta. Questo accade quando:

• il prodotto non è di nostra produzione

• il prodotto è sconosciuto e il cliente non ci ha fornito dettagli sufficienti per identificarlo

• produrre l’articolo richiesto non rientra nei piani produttivi e/o commerciali dell’azienda.

Richiesta d’offerta

5

Richiesta d’offerta in attesa

Dopo l’analisi della richiesta, l’azienda potrebbe decidere di formulare in un secondo tempo l’offerta.

Questo accade quando:

• il prodotto non è di nostra produzione, ma l’azienda, ad esempio, intende produrlo in seguito a più richieste pervenute da diversi clienti.

Richiesta d’offerta

6

Formulazione dell’offerta

Se la richiesta permette di formulare un’offerta viene data una risposta al cliente.

Dopo che l’offerta viene inviata al cliente possono verificarsi le seguenti situazioni:

• l’offerta va a buon fine, con conseguente ricevimento dell’ordine cliente

• l’offerta non va a buon fine, con conseguente archiviazione e annotazione del motivo.

Offerta

7

A buon fine

L’offerta andata a buon fine ha prodotto un ordine cliente.

Per il principio della rintracciabilità dei dati sull’offerta verràannotato il numero d’ordine del cliente e la data di emissione dello stesso, mentre sull’ordine verrà annotato il numero di offerta protocollata.

Offerta

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Successiva riformulazione

L’offerta prima di andare a buon fine oppure no, potrebbe attraversare fasi intermedie:

• come lo studio per la produzione di un nuovo prodotto

• l’attesa di maggiori dettagli da parte del cliente necessari per la formulazione

• aggiustamenti delle proposizioni.

Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte integrante della documentazione dell’offerta.

Offerta

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Non a buon fine

Se un’offerta non va a buon fine i motivi possono essere molteplici, come ad esempio:

• prezzo troppo alto

• tempo di consegna che non soddisfa la richiesta

• dettagli tecnici non fattibili

Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte integrante della documentazione dell’offerta.

Offerta

10

Registrazione e gestione

Seguendo i principi della qualità totale, si dovrà tenere un archivio con le seguenti caratteristiche:

• Registro riepilogante l’iter della richiesta e dell’offerta

• Sezione richieste d’offerta

• Sezione offerte in corso, andate a buon fine o non a buon fine o in alternativa una sezione unica con annotato nel registro l’esito verificatosi

L’archivio delle richieste d’offerta e offerte è un archivio dinamico che va aggiornato continuamente per la reperibilitàdelle informazioni.

Procedure

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Crediti

FINE

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