La Segreteria Scolastical’efficienza come paradigma indispensabile

un intervento su misura di

Le segreterie scolastiche, come e forse più di tutti gli altri

uffici amministrativi, sono spesso accusate di essere

responsabili di inefficienze e perdite di tempo, ma solo in

un numero limitato di casi ne sono effettivamente

colpevoli gli addetti.

Nella gran parte delle circostanze questo dipende molto di più da modelli organizzativi obsoleti, o comunque inadatti a gestire organizzazioni complesse, quali sono diventati gli istituti scolastici, che dall’apporto fornito dai lavoratori.

Il vero problema è che quasi mai viene realizzata una valutazione in tal senso e si preferisce procedere con interventi organizzativi o formativi (quando non strettamente informativi) a carattere episodico che solo in casi di particolare fortuna riescono effettivamente a incidere sull’andamento della situazione generale.

a. Analisi dei processi

La proposta che dedichiamo a questa specifica fattispecie, pertanto, non può che prendere le mosse da un accurato intervento di analisi dei processi e dei carichi di lavoro: una operazione non invasiva che prenderà non più di una quindicina di ore complessive diluite in circa una settimana di lavoro, in cui saranno per lo più osservati i processi durante la loro realizzazione, limitando al minimo (brevi interviste e il riempimento di moduli, per lo più) il coinvolgimento diretto dei lavoratori.

b. Interventi per la soluzione

In seguito all’analisi effettuata, e in collaborazione diretta con il DS e il DSGA, si identificano i punti critici e i “colli di bottiglia” su cui intervenire, quindi si procede con la progettazione degli interventi, tanto per la parte organizzativa quanto per quella formativa, e con la loro realizzazione.

Coaching di gruppo:

L’intera operazione può essere definita come un ciclo di coaching di gruppo, in cui una fase diagnostica, una fase progettuale e una fase esecutiva possono essere contenute nel tempo di un mese circa, prevedendo un ulteriore incontro di verifica dei risultati ottenuti a distanza di non meno di un mese dal termine delle fasi precedenti.

L’intero percorso consiste in:

‒ una fase di analisi dell’esistente;‒ la condivisione dei risultati; ‒ la progettazione dell’intervento di supporto, ‒ sedici ore, divise in due o quattro incontri, di

formazione con gli addetti (è previsto attestato di partecipazione);

‒quattro ore di follow-up.

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