ARGO BILANCIO WINDOWS - GESTIONE O.I.L. · processo di dematerializzazione delle procedure poste in...

Le Guide Sintetiche

ARGO BILANCIO WINDOWS - GESTIONE O.I.L.

VERSIONE 1.3

Indice generalePremessa .................................................................................................................................................................. 2Che cos'è l'Ordinativo Informatico Locale (OIL) .................................................................................................... 2Attivazione OIL ....................................................................................................................................................... 2Tabella Modalità di Pagamento ............................................................................................................................... 3Tabella Istituti Cassieri ............................................................................................................................................ 5Gestione Distinta OIL ............................................................................................................................................. 5

Inserimento Distinta ............................................................................................................................................ 7Eliminazione Distinta ....................................................................................................................................... 10Produzione file di invio .................................................................................................................................... 10Gestione Ricevute ............................................................................................................................................. 11Stampa Elenco Movimenti ............................................................................................................................... 17Escludi Movimenti da Distinta Elaborata ......................................................................................................... 17Gestione Giornale di cassa ................................................................................................................................ 17

Gestione Sospesi .................................................................................................................................................... 18Gestione Entrata – Tab Page Ulteriori Dati Incasso ......................................................................................... 20Gestione Spesa – Tab Page Ulteriori Dati Pagamento ...................................................................................... 20

Gestione Spesa – Emissione Mandati per liquidazione tabelle stipendiali ........................................................... 21Appendice .............................................................................................................................................................. 22

Importazione file firmati ................................................................................................................................... 22

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Premessa

Questa guida nasce con lo scopo di fornire all'utente un utile vademecum per la gestione dell'OIL in tutte le suesfaccettature, le informazioni qui di seguito riportate sono state già in parte indicate nel manuale e nei vari fileleggimi allegati agli aggiornamenti, abbiamo preferito però creare una guida unitaria che permetta all'utente diorientarsi nelle varie problematiche senza dover reperire le informazioni da vari documenti. In questa guidaabbiamo cercato di riportare l'esperienza nata dalla collaborazione fra l'Argo Software, le tesorerie e le softwarehouse dei vari gruppi bancari (dai più grandi ai più piccoli) con cui abbiamo avuto il piacere di confrontarci conl'unico scopo di creare una procedura, che oltre ad essere funzionale, sia quanto più possibile facile dautilizzare. E' chiaro quindi che la presente guida sarà in seguito oggetto di revisione ogni qual volta se nepresenterà l'esigenza a causa di novità normative, tecniche o operative.

Che cos'è l'Ordinativo Informatico Locale (OIL)

Con la nota n. 6366 del 05/08/2011, il MIUR ha avviato la fase ordinaria dell'applicazione dell'OrdinativoInformatico Locale per le istituzioni scolastiche, inoltre con la circolare 5919/2012 ha definito il nuovo modellodi convenzione di cassa recependo le modifiche apportate dal DL 95/2012 (spending review) convertito nellalegge 135/2012. Possiamo definire l'OIL come la gestione informatica del servizio di cassa con cui si avvia ilprocesso di dematerializzazione delle procedure poste in essere dalle segreterie scolastiche. Una volta attivatol'OIL i file di invio e ricezione, debitamente firmati digitalmente dalle parti in causa (istituzione scolastica eistituto cassiere), e correttamente prodotti secondo le specifiche dettate dalla sopracitata nota, acquisisconopieno valore legale a discapito del supporto cartaceo che cessa così di avere qualsiasi valore.

Attivazione OIL

E' possibile attivare la gestione OIL dalla finestra di parametrizzazione programma attivabile dal menù Tabelle– Opzioni - Parametrizzazione. Si precisa che il passaggio all'OIL si deve effettuare dopo che:

• si sia provveduto ad effettuare una nuova convenzione di cassa in cui vi sia indicato l'obbligo dellagestione del servizio di cassa secondo quanto disposto dalla circolare 5919/2012 MIUR, o inalternativa, si sia provveduto ad effettuare apposita integrazione alla convenzione di cassa esistente;

• l'istituto cassiere abbia provveduto a fornire all'istituzione scolastica il kit di firma digitale sia per il DSsia per il DSGA;

• il test di apposizione delle firme digitali su un qualsiasi file sia avvenuto con successo.

Per attivare l'OIL basta flaggare l'apposita check box “Attiva Gestione OIL”, da questo momento in poi dalmenù Stampe – Stampe Giornaliere non sarà più disponibile la voce “Stampa Distinta” ma verrà visualizzata lavoce “Gestione Distinta OIL”.



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Nella finestra di Parametrizzazione sono comunque presenti altre due check box che riguardano l'OIL:

• Escludi movimenti da distinta elaborata: una volta flaggata visualizza, all'interno della procedura

“Gestione Distinte OIL” l'icona “Escludi movimento da distinta” che permette l'esclusione deimovimenti da una distinta elaborata.

• Annulla movimenti non acquisiti: se non flaggata (scelta consigliata), in fase di caricamento di unaricevuta esito applicativo, per i movimenti con esito “NON ACQUISITO” il programma provvede adeliminare il numero distinta dal movimento e rendere disponibile lo stesso per l'invio con una successivadistinta, invece, se flaggata, il programma memorizza i dati per la creazione di una distinta diannullamento di successiva emissione.

Tabella Modalità di Pagamento

Una volta attivato l'OIL è necessario accedere dal menù Tabelle – Modalità di pagamento e per ogni modalità dipagamento presente in tabella indicare il relativo codice OIL, la tabella di seguito riportata fornisceun'indicazione di massima su come effettuare il raccordo:

Codice OIL Descrizione

Cassa Da utilizzare per i pagamenti per cassa e in presenza di quietanzante diverso dal beneficiario

Bonifico bancario e postale Da utilizzare per tutti i bonifici, compreso Bancoposta

SEPA credit transfer Da utilizzare per i pagamenti sia nazionali che esteri, effettuati attraverso il circuito SEPA

Assegno circolare Da utilizzare solo per i pagamenti tramite assegno circolare

Accredito conto correntepostale

Da utilizzare per i pagamenti a c/c postale che non prevedono l'indicazione dell'IBAN completo (no Bancoposta). Verificare con il proprio istituto cassiere se tale causale deve essere utilizzata o meno per i bollettini di c/c postale.

Regolarizzazione Da utilizzare per le regolarizzazioni in presenza di provvisori

Addebito preautorizzatoDa utilizzare in caso di addebito preautorizzato per pagamento utenze e canoni tramite domiciliazione bancaria.

Disposizione documentoesterno

Da utilizzare per il pagamento di bollettini c/c postale (al posto di accredito conto corrente utilizzato), MAV, RAV, ecc...

Assegno Bancario e Postale Da utilizzare per il pagamento tramite assegno bancario o postale

Accredito TesoreriaProvinciale Stato Per Tab A

Da utilizzare per i pagamenti a favore di enti pubblici inclusi nella tabella A allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 (ad esempio altre scuole)

Accredito Tesoreria Da utilizzare per i pagamenti a favore di enti pubblici inclusi nella



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Provinciale Stato Per Tab B tabella B allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984 (esempio Agenzia delle entrate, regioni a statuto speciale)

F24EP Da utilizzare per il pagamento delle ritenute tramite F24EP (non utilizzare se nei mandati per ritenute vengono riportati i dati dei provvisori di uscita)

Vaglia Postale Da utilizzare per i pagamenti tramite vaglia postale

Vaglia Tesoro Da utilizzare per i pagamenti tramite vaglia tesoro

Regolarizzazione AccreditoTesoreria Provinciale Stato

Per Tab A

Da utilizzare per la regolarizzazione di sospesi di uscita emessi a fronte del pagamento di somme a favore di enti pubblici inclusi nella tabella A allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984

Regolarizzazione AccreditoTesoreria Provinciale Stato

Per Tab B

Da utilizzare per la regolarizzazione di sospesi di uscita emessi a fronte del pagamento di somme a favore di enti pubblici inclusi nella tabella B allegata alla legge n. 720 del 29/10/1984. In questa fattispecie rientra il versamento delle ritenute tramite F24EP con indicazione dei relativi provvisori di uscita

E' importante sottolineare che le modalità operative di esecuzione dei movimenti cambiano fra i vari istituti dicredito, si consiglia quindi, prima di effettuare il primo invio, di contattare l'istituto di credito e verificare se lecodifiche OIL utilizzate sono correttamente accettate dallo stesso, in modo così da evitare che i movimentiinviati vengano scartati. In figura 1 viene riportata un esempio di tabella di liquidazione con il campo CodiceOIL raccordato.

figura 1

Dalla tabella modalità di pagamento oltre l'indicazione del codice OIL è possibile:

• impostare tramite il campo spese, per ogni modalità di pagamento, la gestione spese da default verrà poiriproposta in fase di emissione mandato, tale impostazione è poi comunque modificabile nella finestra diinserimento/modifica mandato;

• impostare il tipo imputazione per ogni modalità di pagamento



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Tabella Istituti Cassieri

Ultimo passo necessario prima di passare alla gestione dell'OIL è quella di accedere dal menù Tabelle allatabella Istituti Cassieri (visualizzata in figura 2) e compilare dettagliatamente tutti i campi in essa contenuta.

figura 2

Di particolare importanza è l'indicazione del campo codice ente, indispensabile per la creazione dei file distinta,e del campo conto evidenza che risulta necessario in fase di importazione dei dati del giornale di cassa,ambedue i codici dovranno essere forniti dall'istituto cassiere.

Gestione Distinta OIL

La procedura di “Gestione Distinte OIL” è attivabile dal menù Stampe – Stampe Giornaliere e gestisce tutte leoperazioni relative alle distinte (inserimento, eliminazione, creazione file di invio, stampa), il caricamento dellericevute inviate dall'istituto cassiere, la gestione dei dati del giornale di cassa. Una volta avviata la proceduraverrà visualizzata la maschera di gestione anno e conto corrente visualizzata in figura 3:

figura 3



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In questa finestra l'utente deve impostare l'esercizio finanziario (da default l'anno corrente) e il conto correnteper cui gestire distinte/ricevute (in caso di più conti correnti da default verrà proposto il principale),successivamente cliccando su “OK” verrà visualizzata la finestra di gestione distinte OIL visualizzata in figura4:

figura 4

La finestra di gestione distinte OIL è formata dalle seguenti colonne:

• Numero Distinta: indica il numero della distinta;

• Data Distinta: indica la data di emissione della distinta;

• Numero Reversali: indica il numero delle reversali presenti in distinta;

• Numero Mandati: indica il numero dei mandati inseriti in distinta;

• Tipo Distinta: indica se la distinta è di tipo inserimento, annullamento o variazione;

• Stato Distinta: indica lo stato della distinta, può assumere i valori:

◦ Creata: per le distinte create ma non ancora inviate all'istituto cassiere;

◦ Elaborata: per le distinte per cui è stato creato il file di invio, il programma non gestiscel'apposizione delle firme digitali né lo stato trasmesso, quindi una distinta elaborata viene gestitacome se fosse stata già inviata all'istituto cassiere, quindi i movimenti inseriti in essa sonoimmodificabili;

◦ Ricevuta: per le distinte correttamente ricevute dall'istituto cassiere per cui abbiamo ricevuto ilrelativo messaggio di ricezione flusso o comunque un messaggio esito applicativo di uno deimovimenti inclusi nella distinta selezionata;

◦ Rifiutata: per le distinte scartate dall'istituto cassiere per cui abbiamo caricato il messaggio di rifiutoflusso, in questo caso la distinta perde il collegamento con i movimenti in essa contenuti, tali



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movimenti saranno successivamente inseriti in una distinta di prossima emissione;

• Ricevuta: riporta l'identificativo del messaggio di ricezione flusso o messaggio di rifiuto flusso, inviatodall'istituto cassiere, relativo alla distinta selezionata.

Inserimento Distinta

La procedura di inserimento distinta è attivabile tramite l'icona “Nuova distinta”, una volta attivata verràvisualizzata la maschera di inserimento distinta visualizzata in figura 5

figura 5

Da tale maschera sarà possibile creare i vari tipi di distinta semplicemente flaggando la corrispondente checkbox, è inoltre possibile emettere distinte contenenti solo mandati o solo reversali.

Distinta di Inserimento

Le distinte di inserimento, che prima dell'avvento dell'OIL venivano chiamate semplicemente distinte,comprendono tutti i movimenti già emessi che non sono stati ancora inviati all'istituto cassiere. Avviando laprocedura di creazione di una distinta di inserimento il programma elenca, nella finestra visualizzata in figura 6,tutti i movimenti non annullati, compresi nel periodo di selezione, che non sono stati ancora inseriti in unadistinta di inserimento (campo distinta vuoto nella finestra di gestione mandati o gestione reversali).



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figura 6

In questa fase è possibile deselezionare i movimenti che non si volessero inserire nella distinta in emissione

(verranno poi riproposti nell'emissione della successiva distinta), cliccando infine sull'icona verrà creata ladistinta di inserimento.

Distinta di Annullamento

La distinta di annullamento contiene movimenti già trasmessi all'istituto cassiere che l'istituzione scolasticaintende annullare. Ciò significa che potranno essere inseriti nella distinta di annullamento i movimenti la cuidistinta ha stato “elaborata” o “ricevuta”, in questo caso, dalla procedure gestione entrate o gestione spesa, infase di annullamento di un movimento, se la distinta ha stato “elaborata” verrà visualizzato il messaggioindicato in figura 7:

figura 7

Se il file di invio è stato solo prodotto e non inviato allora si consiglia di cliccare su “distinta non inviata,confermare l'annullamento del movimento”, successivamente l'utente dovrà andare su gestione distinte OIL, e



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riprodurre il file, se invece il file è stato inviato all'istituto cassiere, la scuola non potrà più annullare ilmovimento, quindi bisognerà cliccare su “memorizza i dati per l'emissione di una distinta di annullamento” edalla gestione distinte OIL produrre la distinta di annullamento. In questo modo il movimento sarà annullatosolo quando l'istituto cassiere invierà la ricevuta che confermerà l'annullamento.

Se invece la distinta ha stato “ricevuta” verrà visualizzato il messaggio indicato in figura 7 bis

figura 7 bis

In caso necessiti produrre la distinta di annullamento di un movimento già esitato (esempio nel caso di unmovimento stornato) cliccare su “memorizza i dati per l'emissione di una distinta di annullamento”, nel casoinvece si voglia semplicemente eliminare il movimento cliccare su “annulla movimento”.

E' importante sottolineare che il movimento risulterà definitivamente annullato solo dopo il caricamento deidati della ricevuta inviata dalla banca cassiera.

Distinta di Variazione

La distinta di variazione è una distinta che include movimenti già trasmessi alla banca con una precedentedistinta di inserimento, a cui sono stati apportate delle modifiche. Fra i dati inclusi nel flusso OIL, gli unici chepossono essere variati, e che quindi genereranno una distinta di variazione sono:

• aggregato/voce di emissione;

• anno di competenza;

• accertamento / impegno collegato.

Qualora a dei movimenti la cui distinta di trasmissione ha stato “elaborata” o “ricevuta” dovessero essereapportate almeno una delle modifiche sopracitate, il programma memorizzerà automaticamente i dati perl'emissione della relativa distinta di variazione. I dati che non sono inseriti nel flusso OIL e che risulterannosempre modificabili (es: causale aggiuntiva, tipo spesa, ritenute ecc) non genereranno mai una distinta divariazione.



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E' importante sottolineare che la modifica di un movimento diventa immediatamente esecutiva perché l'istitutocassiere, secondo quanto stabilito nel protocollo OIL, non ha possibilità (ne sicuramente interesse) a nonaccettare le modifiche sopracitate, inoltre, mancando qualsiasi tipo di obbligo a fornire le ricevute a fronte diuna distinta di variazione potrebbe risultare impossibile caricare gli esiti di tali distinte.

Eliminazione Distinta

La procedura di eliminazione distinta è attivabile tramite l'icona “Cancella Distinta”. E' possibile cancellarele distinte con stato “Creata” e, previa conferma, “Elaborata” (si consiglia di non eliminare distinte elaborate ilcui file di invio è stato già trasmesso alla banca), è invece impossibile cancellare distinte con stato “Ricevuta” o“Rifiutata”.

Produzione file di invio

La procedura di produzione file è attivabile tramite l'icona “Produci file di invio”, è possibile creare il filedi invio per le distinte con stato “Creata” e, previa conferma, “Elaborata”. All'avvio della procedura ilprogramma effettua un controllo sui dati da inviare, e, in presenze di anomalie, visualizza un report con leeventuali anomalie riscontrate, in questo caso si consiglia di correggere tali anomalie e riprodurre il file. Se nonvengono riscontrati errori, o si ignora il report con l'indicazione delle anomalie, il programma passadirettamente alla creazione del file visualizzando la finestra indicata in figura 8:

figura 8

Da questa finestra viene indicato il percorso in cui salvare il file, da default verrà propostoC:\Argo\Bilancio\Invioil, è possibile comunque modificarlo (in questo caso il programma memorizzerà ilnuovo percorso), viene inoltre indicato il nome del file che non è modificabile da questa finestra, nell'esempioriportato il nome 120121I.xml viene così composto:



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• 120121I.xml = identificativo conto corrente

• 120121I.xml = anno distinta

• 120121I.xml = numero distinta

• 120121I.xml = tipo distinta, assume i valori I per Inserimento, V per Variazione, A per annullamento.

Una volta prodotto il file sarà necessario apporre le firme digitali del DSGA e del DS e inviarlo all'istitutocassiere tramite il portale web che l'istituto cassiere mette a disposizione della scuola.

Gestione Ricevute

Per ricevute si intendono i file firmati digitalmente che l'istituto cassiere invia alla scuola a fronte delle distinteacquisite. Senza scendere troppo nei dettagli tecnici distinguiamo tre tipologie di ricevute:

• messaggio di conferma ricezione flusso: ha la scopo di comunicare all'istituzione scolastica l'avvenutapresa in carico della distinta inviata, non riguarda quindi i singoli movimenti, caricando questo tipo dimessaggio verrà modificato lo stato della distinta inviata che passerà da “Elaborata” a “Ricevuta”;

• messaggio di rifiuto flusso: comunica alla scuola il rifiuto della distinta inviata per la presenza di erroriformali nel flusso, in questo caso lo stato della distinta passa da “Elaborata” a “Rifiutata”, tutti imovimenti in essa contenuti vengono slegati dalla distinta e saranno quindi disponibili per il successivoinvio con una nuova distinta;

• messaggio esito applicativo: è relativo ai movimenti ed ha lo scopo di comunicare l'esito di uno o piùmovimenti acquisiti dall'istituto cassiere anche tramite distinte diverse, viene sempre inviato dopo imessaggi di conferma ricezione flusso. Per ogni movimento possono essere inviati anche più messaggiesito applicativo per evidenziare i vari stati del movimento che può passare da “acquisito” a “pagato a“stornato” ecc.

Gli esiti che possono essere riportati all'interno di un messaggio esito applicativo (tag esito operazione) sonodecritti in tabella 1

ESITO DESCRIZIONE EFFETTI IN FASE DICARICAMENTO RICEVUTE

Acquisito il movimento è stato regolarmente acquisito, ciò vuoldire che formalmente non contiene errori ma ancoranon è stato eseguito

Nessuno

Non acquisito il movimento non è stato acquisito per errori presentinei suoi dati

se il parametro “Annulla movimentinon acquisiti” (attivabile dal menùTabelle – Opzioni –Parametrizzazione) è flaggato ilprogramma memorizzerà i dati perla creazione di una distinta di



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annullamento; in caso contrario ilmovimento sarà slegato dalladistinta, e una volta correttal'anomalia che ne ha determinatol'esito di non acquisito, potrà essereinviato con una nuova distinta

Variato la variazione del movimento, inviato tramite distintadi variazione, è stata accettata

Nessuno

Non variato la variazione del movimento, inviato tramite distintadi variazione, non è stata accettata (anche se tale esitoè previsto, per quanto indicato dallo stesso protocolloOIL non è possibile che l'istituto cassiere neghi lavariazione di un movimento)

Nessuno

Annullato l'annullamento del movimento, inviato tramite distintadi annullamento, è stato accettato

Viene annullato il movimento

Non Annullato l'annullamento del movimento, inviato tramite distintadi annullamento, non è stato accettato

Nessuno

Regolarizzato il movimento collegato ad un provvisorio (sospeso) èstato regolarmente eseguito

Vengono valorizzati i campi data ricevuta e nome ricevuta

Non regolarizzato

il movimento collegato ad un provvisorio (sospeso)non è stato eseguito

Viene annullato il movimento e il relativo sospeso diventa disponibileper essere collegato ad un'ulteriore movimento

Pagato il movimento (mandato) è stato regolarmente pagato; Vengono valorizzati i campi data ricevuta e nome ricevuta

Riscosso il movimento (reversale) è stato regolarmenteriscosso;

Vengono valorizzati i campi data ricevuta e nome ricevuta

Non eseguibile riguarda i dati che, pur formalmente corretti, nonpossono essere lavorati dall'Istituto cassiere; peresempio nel caso in cui in un mandato sia indicato unIBAN corretto ma relativo a un conto corrente estinto.

I dati del movimento vengonomemorizzati in modo da crearesuccessivamente una distinta diannullamento.

Stornato questo esito viene utilizzato dall'istituto cassiere permodificare un movimento con esito di pagato /riscosso o per lo storno di operazioni errate che nonhanno nessun effetto sulla contabilità dell'istituzionescolastica.

Nessuno. Nel caso in cui ilmovimento deve essereeffettivamente stornato l'utentedovrà produrre una distinta diannullamento annullando ilmovimento, in caso contrario nondovrà eseguire nessuna operazione

Tabella 1



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Il programma Argo Bilancio Windows permette sia di caricare manualmente i dati delle ricevute sia di acquisiredirettamente gli esiti degli invii dai file di ricevuta, nella fattispecie attivando l'icona “inserimento datiricevute” il programma permette il caricamento manuale dei dati degli esiti riportati nelle ricevute, mentre

attivando l'icona “Acquisizione ricevute da file” vengono caricati direttamente i dati dal file ricevuta, fra ledue procedure si consiglia di utilizzare quest'ultima in quanto più completa ed esente da possibili errori dati dalcaricamento manuale. Di seguito riportiamo i dettagli operativi delle due procedure.

Inserimento dati ricevute

Dalla finestra di gestione distinte OIL selezionare la distinta per cui si vogliono caricare gli esiti, cliccando poisull'icona “inserimento Dati ricevute” viene visualizzata la finestra indicata in figura 9:

figura 9

in questa finestra indicare se la distinta è stata accettata o rifiutata e il nome del file messaggio ricezioneflusso/messaggio esito applicativo, in caso venga rifiutata il programma imposta lo stato distinta a “Rifiutata” eslega i movimenti dalla distinta rendendoli disponibili per successivi invii, se invece la distinta risulta accettataviene visualizzata la finestra indicata in figura 10:



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figura 10

in questa fase per ogni movimento è possibile scegliere fra i seguenti esiti:

• riscossa / pagato = indica che il movimento è stato regolarmente incassato/pagato da parte dell'istitutocassiere;

• non acquisita / non acquisito = indica che il movimento non è stato acquisito dall'istituto cassiere, inquesto caso se il parametro “Annulla movimenti non acquisiti” (attivabile dal menù Tabelle – Opzioni –Parametrizzazione) è flaggato per il movimento verranno memorizzati i dati per la produzione di unadistinta di annullamento, in caso contrario il movimento sarà slegato dalla distinta, e una volta correttal'anomalia che ne ha determinato l'esito di non acquisito, potrà essere rinviato con una nuova distinta;

• già esitato = viene visualizzato dal programma per i movimenti già esitati con precedenti ricevute

• non eseguibile = da utilizzare per i movimenti non eseguibili per i quali si dovrà emettere unasuccessiva distinta di annullamento

La finestra indicata in figura 10 è relativa al caricamento degli esiti dei movimenti inclusi in una distinta diinserimento, la finestra risulta lievemente diversa se l'utente carica gli esiti dei movimenti inclusi in una distintadi annullamento, infatti nella sezione esiti troveremo le diciture “accettato” in caso l'istituto cassiere abbiaaccettato l'annullamento del movimento, e “non accettato” in caso contrario. Infine, quanto l'utente cercherà dicaricare l'esito dei movimenti inseriti in una distinta di variazione verrà solo richiesto se la distinta è stataaccettata o rifiutata, in quanto, come già ribadito, l'istituto cassiere non può negare la variazione dei movimentigià inviati.

Al termine della procedura, sarà possibile, tramite la finestra indicata in figura 11, per qualsiasi tipo di distinta,inserire la data ricevuta e il nome file ricevuta in modo da memorizzare tali dati nelle distinte e nei movimentiad esse collegate.



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figura 11

Acquisizione ricevute da file

Per il caricamento automatico dei vari tipi ricevute, che l'istituto cassiere invia alla scuola, è indispensabile,come primo passo, estrarre, tramite l'utilizzo di programmi di gestione delle firme digitali (dike, arubasignecc...), dai file con estensione .p7m ricevuti dalla banca, il file in formato xml. Una volta estratto il file informato xml e salvato in una cartella di comodo, attivare l'acquisizione ricevuta da file cliccando sull'omonima

icona , con questa procedura non sarà necessario selezionare preventivamente alcuna distinta, in quantol'indicazione della distinta o dei movimenti esitati viene prelevata all'interno dei file ricevuta. Una volta avviatala procedura viene richiesto all'utente il percorso da cui caricare i file xml di ricevuta, la finestra di caricamentoviene visualizzata in figura 12:

figura 12

Cliccando sul tasto OK il programma ricerca tutti i file con estensione .xml contenuti nel percorso selezionato ese conformi alla specifiche OIL, li carica automaticamente.

In caso di caricamento di un messaggio di conferma ricezione flusso il programma:

• visualizzerà il messaggio di avvenuto caricamento della ricevuta;



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• imposterà a “Ricevuta” lo stato della distinta indicata nel file;

• inserirà il nome del file ricevuta nella colonna ricevuta della finestra di gestione distinte OIL.

In caso di caricamento di un messaggio di rifiuto flusso il programma:

• visualizzerà il messaggio di avvenuto caricamento della ricevuta;

• imposterà a “Rifiutata” lo stato della distinta indicata nel file;

• slegherà i movimenti dalla distinta rendendoli disponibili per successivi invii;

• inserirà, nella colonna ricevuta della finestra di gestione distinte OIL, il nome del file ricevuta.

In caso di caricamento di un messaggio esito applicativo il programma visualizzerà invece la finestra riportatain figura 13

figura 13

In questa finestra verranno elencati i movimenti con i relativi esiti, cliccando quindi su “Registra” ilprogramma:

• per ogni movimento esegue le operazioni che derivano dall'esito riportato nel file (vedi tabella 1);

• imposta a “Ricevuta” lo stato delle distinte relative ai movimenti contenuti nel file qualora sia ancora ad“Elaborata”;

• nei singoli movimenti valorizza, prelevando i dati dal file ricevuta, i campi data ricevuta e nomericevuta;

• infine cancella i file xml importati correttamente.



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Stampa Elenco Movimenti

La procedura di Stampa Elenco Movimenti è attivabile tramite l'omonima icona , una volta avviata ilprogramma stamperà un elenco di tutti i movimenti inseriti nella distinta selezionata, non verrà effettuata alcunastampa per le distinte con stato “Rifiutata”.

Escludi Movimenti da Distinta Elaborata

I portali home banking di alcuni istituti bancari, una volta ricevuti i file distinta e prima di caricare i movimentinel loro sistema, effettuano un controllo preventivo sui file scartando i movimenti che dovessero contenerequalche anomalia. Tale scarto non viene comunicato alla scuola con una ricevuta standard, quindi per poterslegare i movimenti dalla distinta, è necessario attivare la procedura “Escludi Movimenti da Distinta

Elaborata”, cliccando sull'omonima icona , selezionare i movimenti che dovranno essere esclusi dalladistinta flaggando il campo escludi (vedi figura 14). Tale procedura, essendo rivolta ad un limitato numero diutenti non è attivabile con le impostazioni standard del programma, infatti l'icona “Escludi Movimenti daDistinta Elaborata” risulta visibile nella seconda barra delle icone della finestra di gestione distinte OIL, solo se,la rispettiva opzione presente in Tabelle – Opzioni – Parametrizzazione, è attivata.

Gestione Giornale di cassa

Il giornale di cassa è un documento contabile che viene predisposto dall'istituto cassiere in cui vengono indicati,in ordine cronologico:

• tutte le operazioni di pagamento e riscossione eseguite per conto dell'istituzione scolastica;

• i dati dei sospesi (provvisori) di entrata e di uscita da collegare successivamente ai movimenti;

• i totali di cassa.



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La banca invia giornalmente i dati del giornale di cassa tramite un file firmato digitalmente. Per il caricamentodi questo tipo di file, come per i file ricevuta, l'utente dovrà aprire il file .p7m, scaricato dal portale homebanking, tramite un programma di gestione delle firme digitali (dike, arubasign ecc...), estrarre quindi il file xmlin esso contenuto e salvarlo poi in una cartella di comodo.

La procedura di Gestione Giornale di cassa è attivabile tramite l'omonima icona , una volta avviata ilprogramma chiederà all'utente, tramite una finestra di selezione file, di indicare il percorso da cui caricare il filegiornale di cassa, a caricamento avvenuto verrà visualizzata un ulteriore finestra, riportata in figura 15, dovràl'utente potrà scegliere quale azione svolgere sul file caricato.

figura 15

Nel dettaglio selezionando la procedura:

• Carica Sospesi, è possibile caricare automaticamente i dati dei sospesi (provvisori) sia di entrata che diuscita che saranno poi collegati ai futuri movimenti da inviare all'istituto cassiere;

• Carica Esiti, è possibile caricare gli esiti dei movimenti inviati, tale procedura può essere utilizzata inalternativa o a correzione della procedura acquisisci ricevute da file (in presenza di difformità fra gliesiti indicati nelle ricevute e quelli indicati nel giornale);

• Stampa Totali di Cassa, il programma avvia una stampa dove vengono riportati i totali di cassa indicatiall'interno del file giornale di cassa;

• Stampa Giornale di Cassa, viene avviato un report di stampa dove per ogni movimento riportatoall'interno del file vengono elencati la data movimento. l'importo, la valuta ecc...

Gestione Sospesi

I sospesi, o provvisori, sono movimenti bancari di entrata/uscita effettuati per introitare/pagare sommeprovenienti/destinate da/ad altri soggetti (in genere enti) per cui l'istituzione scolastica non ha ancora datoordine di esecuzione all'istituto bancario. Un classico esempio di sospeso di entrata sono le somme derivanti dalMIUR; il ministero dà comunicazione all'istituto cassiere che c'è una certa somma disponibile per l'istituzione



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scolastica, la banca quindi introita la somma creando un sospeso di entrata ed assegnando a questo undeterminato numero, quindi comunica alla scuola di emettere una nuova reversale e di collegarla al sospesoindicando nella stessa il numero del sospeso, una volta emessa la reversale il sospeso viene regolarizzato equindi la somma viene girata al c/c dell'istituzione scolastica, ne consegue che la maggior parte delle reversaliemesse dalle scuole sono collegate ad un sospeso. Un esempio invece di sospeso di uscita è il pagamento diutenze e canoni effettuato tramite domiciliazione bancaria; in questo caso la banca cassiera effettua ilpagamento e crea il relativo sospeso, quindi richiede alla scuola l'emissione del relativo mandato diregolarizzazione per chiusura del sospeso di uscita.

Per effettuare una corretta e semplice gestione dei sospesi è stata inserita, nel menù Tabelle, la nuova voceSospesi, suddivisa nelle sottovoci Entrata – Uscita. Una volta selezionata una delle due sottovoci, il programmarichiede, tramite una finestra di scelta anno, di indicare per quale esercizio finanziario si vuole avviare lagestione dei sospesi, successivamente verrà visualizzata una maschera di gestione, praticamente identica sia peri sospesi di entrata sia per quelli di uscita, di seguito (visualizzata in figura 16) riportiamo la maschera digestione dei sospesi di entrata.

Figura 16

Per ogni sospeso viene riportato il numero, l'importo regolarizzato dato dalla somma dei movimenti emessi sudi esso, un campo note per inserire informazioni generiche supplementari, il conto corrente su cui è emesso ilsospeso, se un sospeso è inserito manualmente (campo M/A impostato ad M) o automaticamente tramitel'importazione dal giornale di cassa (campo M/A impostato ad A), il tipo imputazione (fruttifera/infruttifera) è

infine possibile visualizzare l'elenco dei movimenti collegati al sospeso cliccando sull'apposita icona . Lamaschera di gestione sospesi permette, oltre la visualizzazione dei dati, anche l'inserimento/eliminazione deirecord tramite le icone “Inserisci” e “Cancella” nonché è possibile, utilizzando l'icona di ricercaevidenziata in rosso nell'immagine di cui sopra, per ritrovare agevolmente i sospesi di interesse. Come giàindicato nel paragrafo relativo al giornale di cassa, è possibile, tramite questo, importare i dati dei sospesi inmaniera automatica evitando così il caricamento manuale.



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Una volta inseriti i dati dei sospesi è possibile, dalla gestione entrata / gestione spesa, collegare i sospesi aimovimenti, di seguito riportiamo le modalità operative delle due procedure.

Gestione Entrata – Tab Page Ulteriori Dati Incasso

Per collegare i sospesi di entrata alla reversali accedere alla tab page “Ulteriori dati incasso” della procedura diGestione Entrata. In questa sezione, visualizzata in figura 17, vengono visualizzati i sospesi non ancoraregolarizzati che possono essere collegati alle reversali, è possibile quindi associare più sospesi alla singolareversale oppure associare più reversali al singolo sospeso. Per associare uno o più sospesi ad una reversalebasta indicare, nella colonna “Assegnato”, un importo minore o uguale al valore indicato nella colonna “DaRegolarizzare”. E' importante sottolineare, che in presenza di sospesi, è obbligatorio impostare una modalitàd'incasso con codice OIL “Regolarizzazione” per evitare che la reversale venga rifiutata dall'istituto cassiere infase di invio distinta. Cliccando sull'icona di ricerca posta in basso (evidenziata in rosso nell'immagine) èpossibile selezionare (anche con la funzione di multiselezione) i sospesi da associare alla reversale.

Figura 17

Gestione Spesa – Tab Page Ulteriori Dati Pagamento

Per collegare i sospesi di uscita ai mandati accedere alla tab page “Ulteriori dati di pagamento” della proceduradi Gestione Spesa. In questa sezione, visualizzata in figura 18, vengono visualizzati i sospesi non ancora



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regolarizzati che possono essere collegati ai mandati, è possibile quindi associare più sospesi al singolomandato oppure associare più mandati al singolo sospeso. Per associare uno o più sospesi ad un mandato bastaindicare, nella colonna “Assegnato”, un importo minore o uguale al valore indicato nella colonna “DaRegolarizzare”. Cliccando sull'icona di ricerca posta in basso (evidenziata in rosso nell'immagine) è possibileselezionare (anche con la funzione di multiselezione) i sospesi da associare al mandato.

E' importante sottolineare, che in presenza di sospesi, è obbligatorio impostare, nei dati del creditore, unamodalità di pagamento che abbia come codice OIL “Regolarizzazione” o “Addebito Preautorizzato” per evitareche il mandato venga rifiutato dall'istituto cassiere dall'istituto cassiere in fase di invio distinta.

figura 18

Gestione Spesa – Emissione Mandati per liquidazione tabelle stipendiali

Con l'avvento dell'OIL non è più possibile emettere un unico mandato multibeneficiario per le liquidazioni dellecompetenze fisse ed accessorie del personale scolastico, ma bensì occorre emettere tanti mandati quanti sono ibeneficiari indicati nella tabella di liquidazione. Una volta attivata la gestione OIL ed effettuata la procedura diprelievo stipendi da file (disponibile dal menù Altro – Importazione Dati), il programma avvia una routine chepermetterà di emettere tanti mandati quante sono le anagrafiche da pagare contenute all'interno della tabella diliquidazione.



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Appendice

Importazione file firmati

A differenza del programma Argo Bilancio WEB, che riesce a caricare direttamente i file firmati, Il programmaArgo Bilancio Windows, ha necessità di importare i file nel formato .xml per caricare i dati dei file ricevuta egiornale di cassa. In genere i portali home banking forniti dagli istituti bancari, forniscono all'utente i file nelformato firmato digitalmente (estensione .p7m), l'utente ha quindi bisogno di utilizzare un programma digestione della firma elettronica per poter estrarre, dal file firmato, il file .xml necessario per il caricamento deidati sul programma Argo Bilancio Windows. Riportiamo l'esempio di estrazione di un file .xml contenutoall'interno del file .p7m tramite l'utilizzo del programma Dike, fornito gratuitamente da Infocert, e scaricabiledal sito del produttore.

• Accedere al portale home banking e scaricare il file ricevuta in una cartella di comodo, nel nostroesempio c:\ricevute;

• avviare il programma dike e cliccare sull'icona seleziona file (figura 19);

figura 19

• verrà visualizzata una finestra di selezione file, selezioniamo quindi, dal percorso C:\ricevute, il fileinserimento_U5000344GO-201205281001464740.XML.p7m scaricato dal portale home banking dellabanca e successivamente clicchiamo sul tasto apri (figura 20);



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figura 20

• una volta aperto il file firmato bisogna estrarre il contenuto avviando la procedura “Estrai documento dafile firmato” presente nel menù File (figura 21);

figura 21

• ad estrazione ultimata indicare in quale percorso salvare il file estratto e cliccare sul tasto salva (figura22)



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figura 22

• A questo punto il file ricevuta è pronto per essere importato nel programma Argo Bilancio Windows,seguire le istruzioni indicate nel paragrafo “Gestione ricevute” per effettuare il caricamento.

É importante sottolineare che alcuni portali home banking non indicano l'estensione nel file xml contenutoall'interno del file firmato, in questo caso sarà compito dell'utente rinominare e aggiungere l'estensione .xml alfile estratto.

Si consiglia infine di disattivare, qualora sia attiva, l'opzione “Nascondi le estensioni per i tipi di fileconosciuti” dal sistema operativo Windows installato nel pc, per disattivare tale opzione andare su Strumenti –Opzioni Cartella – Visualizzazione della finestra di “Risorse del computer”, per Windows XP, o di “Computer”per Windows 7, e togliere il segno di spunta dall'opzione sopracitata (figura 23).



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figura 23

Oltre al programma Dike, un altro software molto comune per la gestione delle firme digitali è Aruba Sign,tralasciando la procedura di selezione file, molto simile a quelli di tanti altri software, prestiamo particolareattenzione a come estrarre il file xml, quindi una volta selezionato il file, basterà cliccare sul tasto “Salvacontenuto” per estrarlo e salvarlo nel percorso desiderato (figura 24).

figura 24



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