7° Congresso Nazionale SIMPIOS 9-11 maggio 2016 - Rimini

• La gestione in outsourcing dei servizi di sanificazione e sterilizzazione

Sessione «Antisepsi e disinfezione»Martedì 10 maggio 2016

Dr. Spartaco Mencaroni

Responsabile UOS Gestione Ospedaliera Servizi in OutsourcingDirezione Medica Ospedale Apuane – ASL Toscana Nord Ovest

L’ospedale Apuane - contesto

- Progetto di partenariato pubblico privatoper la progettazione, costruzione erealizzazione dei 4 nuovi presidi della ReteOspedaliera Toscana;

- Coinvolte le 4 ASL di Prato, Pistoia, Lucca eMassa

Cronoprogramma:2005 – progetto preliminare2007 – aggiudicazione del bando2010 – consegna lavoriLuglio 2013 – avvio attività ospedale di PistoiaOttobre 2013 – avvio attività ospedale di PratoMaggio 2014 – avvio attività ospedale di Lucca13 novembre 2015 – avvio attività Ospedale Apuane

338 posti letto per acuti (ORD + DH)42 posti letto tecnici:- 12 letti di osservazione intensiva- 30 letti di dialisi

24 culle (in rooming-in)12 sale operatorie6 sale travaglio parto1 sala operatoria nel blocco parto3 sale operative in Radiologia e Cardiologia interventistica3 sale endoscopiche1 polo con 28 ambulatori

Unificazione di 3 diversi presidi ospedalieri locali in ununico polo provinciale – le sfide per operatori e laDMPO:

- Modello assistenziale per intensità di cura

- Incremento della complessità tecnologica eimpiantistica

- Soluzioni logistiche e spazi di lavoro distanti daimodelli assistenziali tradizionali

- Gestione dei servizi non assistenziali (tecnici,commerciali e di supporto alla degenza) tuttaesternalizzata

La complessità del modello per intensità di cura

Servizi in DH

Ambulatorio / DayServiceA

cces

so p

rogr

amm

ato

Acc

esso

in e

me

rgen

za

Intensità di livello 3PDTA / Discharge Room

Intensità di livello 2DEGENZE ORDINARIE

Intensità di livello 1UTI / SUBUTI

HospiceRSA

Cure Intermedie

Domicilio (ADI)

Ambulatori consulenza di PS

TRIAGE

Shock Room

OBI medicina d’urgenza

Chirurgia d’urgenza

Chirurgia d’elezione

Programmazione chirurgica

Day Surgery

Dr. Spartaco MencaroniDMPO - Apuane

- Contratto di gestione con servizi «a corpo» e servizi variabili a minimo garantito- Comparsa della nuova figura del Gestore unico che affida i servizi a diversi Provider- Interfaccia informatico unico per i servizi (Sistema di governo)

Courtesy of:EFM-Net(www.efmnet.com)

Modificato da: R. Santonastaso, ASL Toscana Centro, Pistoia – Gestione Aziendale Servizi

La Direzione Ospedaliera, con lefigure di RUP della Gestione e diDEC dei servizi non tecnici, diventail centro di un sistemainterdisciplinare, trasversale aisetting assistenziali, doveconvergono aspetti a volte inconflitto:- Percorsi igienico sanitari- Controllo infettivo- Governo economico finanziario- Programmazione sanitaria- Gestione logistica e contrattuale

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

Servizio di sterilizzazioneAffido in outsourcing di servizi strategici per il controllo infezioni

Centrale «in house» gestita in outsourcing, con appalto del servizio senza gestione dello strumentario- 3 autoclavi a vapore- 1 sterilizzatrice a Gas Plasma- 1 servizio distaccato per sterilizzazione

materiale termolabile ad ossido di etilene

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

Sterilizzazione

Oggetto del servizioCentrale di sterilizzazione

Poliambulatoriali distaccatiBlocco Operatorio Servizi aggiuntivi

Magazzino / Riconsegna

- Stoccaggio- Monitoraggio scadenze- Consegna

- Check contenuto e funzionalità- Confezionamento- Sterilizzazione

- Ritiro ferri- Gestione decontaminazione- Fornitura prodotti e materiali- Riconsegna urgenze- Riconsegna programmato

- Accettazione- Decontaminazione- Lavaggio

- Ritiro- Riconsegna

- Lavaggio materiali- Sterilizzazione termolabili- Sterilizzazione materiale

esterno- Fornitura decontaminante

- Gestione urgenze

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

Sterilizzazione

Criticità impattanti sulla sicurezza e continuità delle cure (legate all’outsourcing del servizio)

Di processo- Controllo sugli indicatori di processo e di sterilità- Manutenzione attrezzature e immobili- Rispetto delle procedure per ogni fase del processo di sterilizzazione

Legati agli operatori- Formazione- Rispetto delle procedure- Comportamenti e igiene personale

Organizzative - Percorsi e modalità di accesso ai locali a contaminazione controllata- Sanificazione dei locali- Prodotti utilizzati- Manutenzione apparecchiature e impianti

Contrattuali - Tempi di processo- Bilanciamento volumi di attività chirurgica / capacità della centrale- Gestione dell’urgenza e delle reperibilità- Contenzioso legato ai guasti, danneggiamenti e malfunzionamenti dei ferri- Manutenzione e usura di ferri e container

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

2 – I servizi di supporto all’assistenza sanitaria

Pulizie

Oggetto del servizioLavanderia e locali operativi

Gestione alto rischioPulizia e sanificazione Servizi accessori

Veicolazione Carrelli

- Trasporto e percorsi - Fasce orarie

- Preparazione carrelli- Preparazione soluzioni pronte all’uso per disinfettanti- Preparazione MOP e pannetti

- Asportazione sporco grossolano- Scopatura a secco- Spolveratura- Detersione arredi e superfici- Disinfezione arredi e superfici - Decontaminazione- Programmazione ed esecuzione pulizie periodiche- Gestione ticket e chiamate urgenti- Gestione straordinario

- Ricondizionamento- Stoccaggio

- Protocolli e aree a gestione speciale- Sanificazione blocchi operatori- Laboratori e trasfusionale- Decontaminazione

- Rifornitura carta e sapone- Asportazione rifiuti assimilabili agli

urbani- Rifornitura contenitori rifiuti / raccolta

differenziata- Altri servizi concordati (gestione

flussaggio impianti idrici…)

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

Pulizie

Criticità impattanti sulla sicurezza e continuità delle cure (legate all’outsourcing del servizio)

Di processo- Utilizzo delle attrezzature, dei prodotti e dei carrelli- Gestione pluriuso e ricondizionamento materiali- Corretta gestione monouso- Prodotti detergenti e disinfettanti: preparazione e diluizioni- Corretta esecuzione delle fasi e delle procedure- Rispetto dei protocolli di sanificazione per rischi infettivi particolari

Legati agli operatori- Formazione- Rispetto delle procedure- Comportamenti e igiene personale

Organizzative- Frequenze e orari di svolgimento del servizio- Protocolli di sanificazione per aree speciali- Gestione alto rischio

Contrattuali - Contratto a risultato!- Frequenza di ripassi ed interventi periodici- Rischi interferenti e sorveglianza sanitaria

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

2 – I servizi di supporto all’assistenza sanitaria

Pulizie

- Condivisione del codice colore di ogni stanza in base all’attività sanitaria (e non ad altre esigenze!)

- Tenere aggiornate le planimetrie

Definizione delle aree per tipologia

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

2 – I servizi di supporto all’assistenza sanitaria

Pulizie

- Diffondere le informazioni ai coordinatori (ognuno deve sapere cosa è previsto nella propria area!)

Dettaglio delle azioni da svolgere

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

2 – I servizi di supporto all’assistenza sanitaria

- Prestare attenzione alla successione delle fasi

- Condividere le procedure per evitare successivo contenzioso

Dettaglio delle azioni da svolgere

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing – DMPO Apuane

2 – I servizi di supporto all’assistenza sanitaria

- Condividere le procedure con il personale sanitario e altro personale che usa le aree; disciplinare le fasce orarie con attenzione, specialmente nei contratti a risultato!

Fasce orarie e frequenze

Aree

presentiNote

1°

intervento

giornaliero

2° Intervento

(ripasso)

3° Intervento

(ripasso)

4° Intervento

(ripasso)

5° Intervento

(ripasso)

Fabbisogno settimanale

sacchi neri

MASSA OSPEDALE

Piano interrato

SERVIZI COMUNI SPOGLIATOI PERSONALE 4 8:00 – 10:00

COLLEGAMENTI AD ALTA

PERCORRENZA4 08:00 - 09:00 11:30 - 12:30 17:00-18:00

CORRIDOIO COLLEGAMENTITUNNEL AGV

5 MERCOLEDI' 10:00 - 11:00 SETTIMANALE

SALE RIUNIONI 5 18:00-19:00

MAGAZZINI AGGIUNTIVI MATERIALE

SANITARIO5

FARMACIA: CONCORDARE FASCIA

ORARIA CON PRESENZA OPERATORE9:00-10:00

MAGAZZINI TECNICI 6 BIMESTRALE

Zona Descrizione locali

FASCE ORARIE D'INTERVENTO

Elementi di criticità legati alla gestione servizi- Esternalizzazione di attività vicine al «core business»- Incremento del numero degli interlocutori per il governo dei servizi- Gestione informatizzata e centralizzata delle attività- Aumento della complessità dei processi- Minore flessibilità delle regole di gestione (anche per aspetti legati alla

gestione unitaria su 4 ospedali)- Maggiori vincoli economici e finanziari (minimo garantito)- Frammentazione delle procedure (PTO realizzati localmente a fronte di un

Capitolato Tecnico unitario)- Difficoltà ad allocare le risorse necessarie per la gestione dei servizi- Mancanza di formazione specifica e di preparazione economica e gestionale

nelle figure incaricate

Gli elementi di criticità aggiuntivi portati dal project

- Maggiore distanza fra i providers e la Direzione Ospedaliera:- Minore condivisione delle procedure operative e dei protocolli di

sicurezza- Minor possibilità di influenzare i processi- Meno controllo sulla formazione degli operatori- Minore possibilità di verifica «dietro le quinte» rispetti agli elementi

di controllo previsti dai capitolati

Gli elementi di criticità aggiuntivi portati dal project

Revisione continua degli aspetti igienico-sanitari e operativi dei vari servizi

Il personale sanitario dedicato alla gestione dei servizi è costantemente impegnato nell’attività di revisione e perfezionamento dei progetti tecnici operativi (PTO) relativi a tutti i servizi in concessione, con la finalità di ottimizzare ogni aspetto

della gestione (igienico-sanitario, relativo alla qualità e all’equilibrio economico-finanziario)

Significativo supporto alla stesura di

procedure operative interne e manuali -guide per l’uso dei servizi da parte dei

sanitari

Supporto alle unità operative chirurgiche per la definizione dell’anagrafica del materiale da fornire in carico alla Centrale di Sterilizzazione

ANGIOGRAFIA Colonna2 Colonna3 Colonna4

set Angio

vassoio quadrato N. 1

arcella reniforme N. 1

ciotola media N. 1

portaghi N. 1

kit Vertebroplastica

N.

martello 20 cm N. 1

martello 21 cm N. 1

pistola cemento N. 1

portaghi 1

port-à-cath

bacinella reniforme N. 1

forbice punta curva N. 1

pinza anatomica N. 1

pinza chirurgica N. 1

portaghi N. 1

klemmer curvo N. 2

klemmer piccolo N. 2

IMBUSTATI

vassoio quadrato N. 4

arcelle N. 8

backhause N. 3

portaghi N. 5

pinze anatomiche N. 11

pinze chirurgiche N. 6

klemmer curvo piccolo N. 13

klemmer curvo medio N. 8

klemmer grande N. 8

cryle retto medio N. 5

moquito N. 5

KIT RESETTORE CH 28 N. 2

KIT RESETTORE CH 26 N. 2

KIT RADICALE RRP1 N. 1

KIT RADICALE RRP2 N. 1

RENE LOMBOTOMICO N. 1

RENE ANTERIORE N. 1

ADENECTOMIA N. 1

NEFROSTOMIA N. 2

ERNIA N. 3

URETRA N. 1

VARICOCELE/IDROCELE N. 3

FIMOSI N. 4

CHIRURGIA AMBULATORIALE N. 4

CHIRURGIA PEDIATRICA N. 1

SET CLIP VARIE MISURE N. 4

SET URETERORENOSCOPIO N. 4

SET NEFROSCOPIO N. 2

SET RESETTORE XL N. 1

KIT MULETTO RESETTORE CH 26 N. 1

SET CISTOSCOPIO OPERATIVO N. 4

SET FLESSIBILI N. 2

TOT 45

CONTAINER UROLOGIA

Modificato da: R. Santonastaso, ASL Toscana Centro, Pistoia – Gestione Aziendale Servizi

Reportistica Direzionale standardizzata per i 4 ospedali

Monitoraggio Servizio nel tempo

Dettagli Servizioper ogni mese

Direzione Medica dei Presidi Ospedalieri

Gestione Ospedaliera Servizi in Outsourcing

Individuazione N.C.Operatore sanitario

Attivazione servizio outsourcing competente

Operatore sanitario (coordinatore)

Sopralluogo e contatto con provider / Gesat

Servizi Outsourcing

Compilazione modulo n.c.Servizi Outsourcing

Operatore sanitario

Contestazione DEC

OS

PE

DA

LE

SA

N J

AC

OP

O

Griglie di Valutazione del livello di qualità

Identificazione fattori critici

Attribuzione “peso” (coefficiente)

Definizione soglia di accettazione (target)

Valutazione % raggiungimento obiettivoLa valutazione e rilevazione è effettuata in contraddittorio

con il Concessionario.

Modificato da: G. Corsini, ASL Toscana Centro, Pistoia – Gestione Aziendale Servizi

A livello locale:1) Potenziamento della collaborazione con CIO, RSPP, farmacia, personale sanitario di

coordinamento dei setting e Rischio Clinico

2) Definizione del ruolo e potenziamento degli assistenti DEC

3) Formazione e investimento in figure gestionali e supporto economico-legale allagestione della Concessione

4) Forte mandato a livello aziendale verso le DMPO, con potenziamento delle risorsededicate in maniera esclusiva alla gestione servizi

Possibili raccomandazioni

A livello Interaziendale e di sistema:1) L’investimento interaziendale e il ruolo del SIOR: superare la frammentazione delle

prassi di governo dei servizi e definizione degli standard di gestione

2) Ruolo degli ESTAR come garanti dell’equità e omogeneità del sistema outsourcing

3) Il ruolo delle società scientifiche nella definizione di standard condivisi ed «evidencebased» per gli aspetti tecnici di PTO e capitolati, anche a livello di procedure e diindicatori per la valutazione del risultato

Possibili raccomandazioni