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“Il Sistema Informativo come strumento-soluzione a supporto delle decisioni”

Progetto formazione

“Finanza Amministrazione e Reporting”

Modulo S.r.l.

Sede: Aula Training della Genesys Software - Bari -

..formare

1 - Parte teorica

3 - 4 Novembre 1999

Chi, quando

2 - Applicazione pratica

9 - 10 Novembre 1999

Orari:

9 - 13

Dott. Onofrio Barresi

Dott. Giuseppe Liturri

Segreteria corso:

Rag. Anna Lisa Marangi

Brescia Michele

Calò Antimo

Caterino Michele

Colabella Nicola

Colucci Domenico

Cristiani Francesco

D’Agostino

Mazzone Francesco

partecipanti

“la funzione finanziaria come fase dei cicli attivo e passivo”

Finanza d’impresa

Gestione preventiva del credito

Gestione contabile

Gestione del credito in essere

Gestione incassi

Gestione dello scaduto + legale

Acquisizione, archiviazione e

gestione documentale

Controlli documentali, verifiche e gestione delle discrepanze

Contabilizzazione fatture e rettifiche

GESTIONE FINANZIARIA

Gestione e contabilizzazione

pagamenti

Schema di SINTESI

Il metodo

Definizione della fase o attività. (di cosa stiamo parlando?)

eventuali misure per definire l’efficacia e l’efficienza di quella fase / attività. (come misuriamo se stiamo facendo bene o male?)

Come svolgere in maniera efficace ed efficiente quella attività e quali strumenti usare? (come fare bene?)

Perché è importante?

Impatto sulla liquidità aziendale, intesa come stock (livello)…. Ci interessa, cioè, conoscere la dotazione

(fabbisogno) permanente di risorse finanziarie determinata dal ciclo di incassi / pagamenti.

... e come flusso. Il dinamico combinarsi nel tempo di incassi e

pagamenti determina a volte, notevoli variazioni nella dotazione (fabbisogno) di liquidità.

Implica frequenti contatti con il cliente ed ha, quindi, rilevanti effetti sulla sua soddisfazione.

Perché è importante? (2)

Non sono molto lontani i tempi in cui i tassi a breve erano al 22%!!! (1980 - 81) ed il conto economico era pesantemente inciso dai costi / proventi della gestione finanziaria!!!

Un’adeguata strutturazione del processo di “credit collection” si impone proprio ora, in una fase in cui i tassi di interesse sono ai minimi storici.

Ciclo Attivo

gestione preventiva del credito gestione del credito in essere factoring gestione incassi lo scaduto + legale

gestione preventiva del credito

Definizione:

assegnazione fido alla clientela ha implicazioni di tipo commerciale (bisogna valutare il potenziale di fatturato) finanziario (si deve trovare la copertura per il credito concesso) ed economico (le vendite a credito risultano aumentate).

verifica fido: seguire l’evoluzione nel tempo del fido dei clienti chiave.

blocco / sblocco forniture: impedire che siano effettuate forniture oltre i limiti del fido concesso.

Determinare la dilazione concessa al cliente.

Il sistema informativo SIGEA

Corrette prassi operative

> completezza delle anagrafiche: è preferibile lavorare più a fondo in questa fase per evitare di trovarsi con informazioni imprecise a valle del processo, quando magari il credito è già sorto.

> Utilizzare sistematicamente servizi di informazioni commerciali meno attenti al profilo cartaceo (bilanci, vecchie visure, ecc…) e più ricchi di informazioni attinte in loco (banche locali, esperienze altri fornitori, …)

> procedure automatiche di determinazione e revisione del fido: estrarre dall’anagrafica i cosiddetti “primi 100 grandi rischi” e monitorarli con una frequenza predefinita.

> blocco dell'ordine prima del caricamento a sistema: ci sono chiare evidenze dell’importanza di questa attività; bisogna concentrare in questa fase l’attività di controllo: esposizione (fido + eventuale scaduto) + merce spedita non fatturata + ordini approvati non spediti.

gestione del credito in essere

Definizione:

> caricamento ordini a sistema

> emissione - contabilizzazione fatture;

> emissione - contabilizzazione rettifiche;

> controllo del credito e reporting: controllare l’ammontare complessivo dell’esposizione e dello scaduto per

- agente- canale- categoria- clienti chiave.

Come ..

misure di efficacia ed efficienza

> tempo medio tra emissione del DDT ed emissione fattura;

> nn. Di fatture discrepanti rapportate al n. totale di fatture: una efficace e tempestiva gestione dei flussi finanziari, necessita, a monte, di attività ben strutturate; tra queste, decisiva risulta essere la emissione di fatture corrette!!!

> giorni medi di dilazione e di scaduto: misura la media (ponderata con il fatturato) dei giorni di dilazione concessi. Si calcola: totale numeri / totale fatturato, dove i numeri sono il prodotto dell’importo della singola fattura per i giorni effettivi di scopertura.

.. come

> giorni medi medi di dilazione effettivi / gg. medi di dilazione “teorici”. (DSO gap index): è un affinamento del precedente indicatore, poiché è possibile che un aumento dei gg. Medi di dilazione sia imputabile non a peggioramento negli incassi, ma a maggiore fatturato sviluppato con clienti a dilazione maggiore. Questo indicatore svela la vera “performance” sugli incassi.

> Lo strumento classico: estratto - conto cliente su carta e in formato foglio elettronico.

Il sistema informativo SIGEA

Corrette prassi operative

manutenzione delle anagrafiche clienti e prodotti> è decisiva la correttezza e l’aggiornamento di queste base dati per

evitare le discrepanze. definizione del ciclo di rettifica

> definire ruoli e procedure per la rapida attivazione del ciclo di rettifica. report sull’andamento del credito globale

> costruire una report che mostri la relazione crediti - fatturato e la sua evoluzione nel tempo.

situazione previsionale di incassi:> la proiezione mensile degli incassi futuri.

home banking con Corporate Banking Interbancario:> ci aiuta a risolvere uno dei problemi più gravosi, la tempestività delle

informazioni. Rilevare i movimenti (cum grano salis!) senza aspettare le contabili cartacee.

Factoring

Pro-soluto

> la cessione di un bene aziendale (credito) ad un terzo.

> I riferimenti normativi.

> I soggetti coinvolti: cedente, cessionario (factor), debitore ceduto.

> La notifica al debitore ceduto è il momento di passaggio della titolarità del credito.

> Anticipazione dei crediti ceduti da parte del factor.

> L’attivazione della garanzia in caso di sinistro. Il “rischio valuta” per l’impresa cedente.

Factoring

Pro-solvendo

> cessione del credito senza passaggio del rischio di insolvenza in capo al cessionario.

Factoring

Pro-soluto senza notifica al debitore

> una forma “ibrida”: c’è la garanzia di incasso delle somme cedute, ma non c’è la gestione.

> Titolare del credito rimane il cedente e quindi il cliente continua a pagare al fornitore.

> In caso di sinistro, il factor diventa titolare del credito con apposito atto di cessione.

Factoring

Flussi informativi sistema bancario / factor

> Presa in carico automatica delle cessioni da parte del factor.

> Presa in carico automatica degli incassi da parte del cedente.

Gestione incassi Definizione

> generazione effetti attivi: con lo sconto di portafoglio s.b.f. si “rende liquido” una parte di credito, altrimenti condizionato dal momento di effettivo incasso, a condizioni di tassi di interesse molto basse (EURIBOR + spread)

> ricevimento contabile

> controlli e contabilizzazione

> report: monitorare i flussi di incasso su base mensile e l’analisi degli scostamenti rispetto alla situazione previsionale.

> identificazione, investigazione, risoluzione e comunicazione al cliente delle discrepanze: sono le difformità di vario tipo (fisico, di prezzo, di condizioni commerciali, di condizioni di pagamento) che, molto spesso, bloccano il regolare incasso della fattura.

Il sistema informativo SIGEA

Corrette prassi operative> accoppiamento automatico pagamenti - fatture ed incassi

automatici con generazione di scritture in contabilità: sono il risultato immediato dell’utilizzo di strumenti di incasso elettronico dal sistema factoring ed home banking.

> eliminazione delle partite minime: è necessario fissare una soglia minima al di sotto della quale la partita contabile viene chiusa senza ulteriori attività.

> univocità e tempestivo aggiornamento di tutte le base dati di prezzo, condizioni commerciali e di pagamento. E’ un argomento solo apparentemente lontano dalla gestione finanziaria, ma è, invece, una pre - condizione essenziale per l’incasso di una fattura.

> Gestione concessione informale di condizioni: non si deve negare la flessibilità, ma la si deve gestire; in caso di condizioni non codificate si deve immediatamente attivare un flusso informativo verso l’amministrazione.

> Punto di contatto esclusivo per la risoluzione delle discrepanze: fornire al cliente un punto univoco di riferimento è uno strumento di indubbia utilità.

lo scaduto + legale

Definizioni:

> analisi e recupero crediti: identificare tempestivamente lo scaduto e attivarsi per il suo recupero.

> passaggio al legale ed accantonamenti: valutare il momento opportuno per attivare procedure coattive di recupero del credito e darne i corretti riflessi in bilancio.

lo scaduto + legale

Corrette prassi operative:

estratto conto:> si analizza per cliente, l’esposizione complessiva e lo scaduto dettagliato

per anzianità (nel mese, tra 30 gg. e 60, tra 60 e 90 ed oltre).

> Scaduto per anzianità (aging) (nel mese, tra 30 gg. e 60, tra 60 e 90 ed oltre): fornisce una importante informazione sulla qualità del credito e dello scaduto, in particolare l’incisività delle azioni da intraprendere risulta condizionata dalle informazioni ricevute da questo prospetto; allo stesso modo è condizionato il livello di prevedibilità dei flussi finanziari.

procedure e lettere di sollecito> è il primo strumento attivato in seguito alla verifica dello scaduto. A

seconda delle situazioni, può essere inviato alcuni giorni prima della scadenza, (come promemoria) o seguire la scadenza delle fatture con una frequenza standard.

> Costituisce una preziosa fonte informativa sul comportamento del cliente.

lo scaduto + legale canali di comunicazione alternativi (contatto pre -

pagamento).> Non è una procedura facilmente standardizzabile, ma è da attivare

preferibilmente con i clienti “rilevanti” per la loro esposizione, soprattutto cercando di stabilire un buon contatto personale con la persona “chiave” dell’impresa cliente.

Cessioni pro - soluto in blocco di partite in sofferenza:> si ripulisce il bilancio da quei crediti, anche di modesto importo unitario,

per i quali l’eventuale azione legale sarebbe non profittevole, cedendoli in blocco per una percentuale del loro valore e contabilizzando la perdita deducibile.

Articolo 66 TUIR, in vigore dal 1 gennaio 1998

- MINUSVALENZE PATRIMONIALI, SOPRAVVENIENZE PASSIVE E PERDITE

3. Le perdite di beni di cui al comma 1, commisurate al costo non ammortizzato di essi, e le perdite su crediti sono deducibili se risultano da elementi certi e precisi e in ogni caso, per le perdite su crediti, se il debitore e` assoggettato a procedure concorsuali.

Ciclo PassivoLe diverse fasi:

Acquisizione, archiviazione e

gestione documentale

Controlli documentali,

verifiche e gestione delle discrepanze

Contabilizzazione fatture e rettifiche

Gestione e contabilizzazione pagamenti

Acquisizione, archiviazione e gestione documentale

Definizione: > Attività di ricevimento della fattura passiva ed

inserimento in un organizzato sistema di archiviazione documentale.

Corrette prassi operative:> Necessità di reperire fisicamente i documenti: è

buona norma concentrare i documenti nel luogo di emissione, ricevimento.

> Prevenire e combattere il rischio di moltiplicazione indiscriminata degli archivi cartacei.

> Promuovere l’unificazione degli ingressi delle fatture.

Controlli, verifiche e gestione delle discrepanze

Definizione

> Attività di controllo della fattura del fornitore sotto il profilo formale (regolarità ai fini IVA) e sostanziale (corrispondenza dei prezzi e delle quantità o dei servizi descritti, rispetto all’ordine), termina con la dichiarazione di pagabilità.

Misure di efficacia ed efficienza:

> tempo medio tra contabilizzazione e pagabilità della fattura.

Come ...

Corrette prassi operative: Chi controlla le fatture per servizi?

> Queste fatture si rivelano, sistematicamente, le più delicate da controllare, per la frequente mancanza di un sistema formalizzato di ordine e di una conferma del ricevimento del servizio.

Allineamento informazioni con il fornitore (prezzi, condizioni, ecc..):> Nuovamente, è una pre - condizione essenziale per la

rapida esecuzione del ciclo di controllo della fattura. Anche se, l’impressione immediata è quella di guadagnare qualcosa (si paga più tardi!) da informazioni non corrette inserite dal fornitore in fattura, il dispendio di hh./uomo è un costo occulto da considerare e misurare.

> gestione flusso di comunicazione interna con magazzino ed ufficio acquisti: l’amministrazione deve avere disponibili le informazioni

generate nelle funzioni a monte.

Contabilizzazione fatture e rettifiche Definizione:

> registrazione nel sistema amministrativo - contabile.

Corrette prassi operative:

> registrare con tempestività senza aspettare l’avvio e la conclusione del processo di controllo che fornirà la dichiarazione di pagabilità.

Gestione e contabilizzazione pagamenti Definizione:

> Generazione liste di pagamento ed individuazione delle priorità.

> Emissione dei documenti di pagamento: assegni, bonifici.

> Contabilizzazione delle somme relative e gestione dei rapporti informativi con gli istituti di credito.

Misure di efficacia e di efficienza

> gg. medi di dilazione da fornitori come misura della capacità di finanziamento e della sua variabilità.

.. pagamenti

Corrette prassi operative:

> scadenzario e mandato di pagamento: Lo strumento fondamentale per la gestione di questa fase è

la lista dei pagamenti ordinati per: scadenza, tipo carta (RI.BA, bonifico, assegno). Consente al tesoriere di articolare i flussi in uscita secondo le disponibilità e le priorità del momento.

> creazione di processi semplificati ed a basso impiego di hh/uomo per pagamenti di piccolo importo;

> scambio elettronico di informazioni con il fornitore: evitare tutta la pesante fase di caricamento di dati, ridurre i

casi di discrepanze ed avere le situazioni contabili perfettamente allineate.

> flussi informativi per il sistema bancario: generazione di bonifici inviati con l’home banking.

In conclusione ... La gestione finanziaria non va intesa in senso stretto,

come momento di incassi e pagamenti, ma va esaminato tutto il processo, che parte dall’ordine del cliente o dall’ordine al fornitore, perché è durante questo processo che si generano le determinanti essenziali di flussi finanziari positivi.

Esaminati in dettaglio gli aspetti finanziari e gestionali del ciclo attivo e passivo, va aggiunto che ci sono altri cicli di attività, seppure dominati da logiche di funzionamento diverse, che hanno effetti sulla gestione finanziaria: ciclo delle imposte dirette ed indirette ciclo degli investimenti ciclo del costo del personale

… In conclusione In sintesi quella che può apparire come una

semplice attività amministrativa - burocratica genera valore per l’azienda, sotto due aspetti:

maggiore disponibilità di risorse finanziarie per lo sviluppo, attraverso la tempestività e la corretta pianificazione delle operazioni di incasso e pagamento.

impiego efficiente di risorse umane in attività potenzialmente ricche di numerose sacche di inefficienza. (Basti pensare a cosa sarebbe il factoring senza la trasmissione / ricevimento elettronico dei flussi informativi!)

Arrivederci

Domande e risposte