Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: normativa attuale e possibili...

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GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft

DocFlow e Microsoft ‐Milano, 3 febbraio 2010

Gestione e conservazione sostitutiva Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: dei documenti informatici: NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI SCENARI EVOLUTIVISCENARI EVOLUTIVI

GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

Alessandro De Pasquale – Direttore Servizi Consulenza

www.docflow.com

Riepilogo normativa

Principali norme

• D.Lgs 231/2001 Responsabilità civile delle aziende• Legge 196/2003 protezione dei dati personali• Basilea II Documentazione del credito• CC artt. da 2214 a 2220 conservazione delle fatture, scritture e corrispondenza

• Legge 633/1972 IVA• Terza direttiva antiriciclaggio europea• 21 CFR Part 11 regolamentazione FDA (food and Drug Administration) per l’archiviazione dei dati relativi al ciclo di sviluppo del farmaco

• Sarbanes Oxley Act (SOX) • Europee• Reach (registration, Evaluation and Authorization of Chemicals)

• ROHS (Restrictions on the Use of Certain Hazardous Substances in Electrical and Electronic Equipment)

• Leggi internazionali• Sarbanes Oxley ACT (SOX)• FALCPA (Food Allergen Labeling and Consumer Protection Act)

• 21 CFR Part 11 ‐ Regolamentazione FDA (food and Drug Administration) per l’archiviazione dei dati relativi al ciclo di sviluppo del farmaco

• Norme interne• Procedure istituzionali• ISO• Codici deontologici

• Disposizioni generali– Codice civile

– D.lgs. 231/2001

– Legge 196/2003 protezione dei dati personali

• Norme sulla sicurezza del lavoro– D.lgs 81/2008

• Normative specifiche– Norme sulla ricerca e produzione del

farmaco

– Norme sulla gestione del credito

– Regolamenti per le assicurazioni

Aree di intervento delle norme

• Ministero delle finanze• Ministero per il lavoro / INAIL / ASL• Autorità per il farmaco / Ministero per la

salute• Banca d’Italia• CONSOB• ISVAP• Garante per la privacy• Autorità per l’energia il gas e l’ambiente• Magistratura• ISO• Ordini professionali• …

Codice civile

• Art. 2214 Libri obbligatori e altre scritture contabili– L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro

giornale e il libro degli inventari.– Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla

natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

• Art. 2220 Conservazione delle scritture contabili– Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima

registrazione.– Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i

telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

– Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dalsoggetto che utilizza detti supporti.

Caratteristiche del documento

• Immodificabilità: Il documento deve conservare inalterato il suo contenuto o quantomeno mostrare traccia della avvenuta modifica.

• Conservabilità: Deve essere possibile conservare nel tempo un documento

• Autenticità: E’ necessario poter stabilire che un documento èautentico e cioè emesso ed approvato da una specifica entità .

• Non ripudio: Insieme alla autenticità è altresì necessario potersi opporre all’eventuale strumentale disconoscimento (ripudio) del documento da parte di chi lo ha emesso..

• Data certa: Spesso è necessario poter attribuire ad un documento una data certa, sopratutto in circostanze dove esso ha valore legale.

• Riservatezza: Tutti i documenti hanno un diverso livello di accessibilità.

Documento informatico

Sono già tra noi

• I documenti informatici sono già una parte importante della vita aziendale– Posta elettronica (certificata o meno)

– Home Banking

– Bollette e fatture

– Comunicazioni con le Amministrazioni Pubbliche• Comunicazioni con le Authority

• Dichiarazioni fiscali

• Documenti doganali

• Notifiche dai Tribunali

– Documentazione sanitaria

– …

Gestire i documenti elettronici

Tipi di firma

Data e ora

Legge 2 / 2009

Documenti rilevanti ai fini tributari

Tre fasi

Processo di conservazione elettronica

XWK9034YYXXWK9034YYX

Firma qualificata del file con le impronteFirma qualificata del file con le impronte

Documenti informatici firmati

ConservazioneConservazione

Preparazione dell’indice e calcolo delle impronte

Documenti AnalogiciDocumenti Analogici

Contenuto dell’archivio

Nome Cognome PI … rif temporale impronta

Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb

Nome Cognome PI … rif temporale impronta

Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb

Firma del responsabile della conservazione

Marca temporaleMarca temporale

Documenti conservatiDocumenti conservati

Responsabile della conservazione

Responsabilità amministrativa

Addebito delle sanzioni

Manuale della conservazione

(art. 5 deliberazione CNIPA 11/2004)

Esibizione dei documenti

Disegno di Legge Brunetta App. CDM del 12/11/2009

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Alessandro De PasqualeDirettore Servizi Consulenza

grazie

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