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Servizio diServizio diAUDIT DEL PROCESSO AUDIT DEL PROCESSO DIDICONSERVAZIONE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

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Il Responsabile della ConservazioneAssume un ruolo chiave per tutti gli aspetti del regime di conservazione sostitutiva.

In particolare deve riassumere le competenze seguenti:

LEGALE E FISCALE

LEGALE E FISCALE

ITIT

ORGANIZZATIVAORGANIZZATIVA

SECURITYSECURITY

CONTROLLOCONTROLLO

PRIVACYPRIVACY

Chiamato a un continuo presidio su norme,  leggi,  interpretazioni, sentenze e interpelli riferibili al regime di conservazione sostitutiva dei documenti.

Chiamato a mantenere un archivio del software di gestione, a   prevenire casi di  obsolescenza  tecnologica  e  a  far  condurre  le  manutenzioni  evolutive indotte dalle modificazioni di legge.

Chiamato a definire nei dettagli  il processo di  conservazione  sostitutiva e di archiviazione  adottato.

Chiamato a definire, documentare e adottare le procedure di sicurezza fisica e logica.

Chiamato a condurre verifiche periodiche sulla effettiva leggibilità dei documenti. 

Attraverso la raccolta, la registrazione, l’organizzazione delle informazioni cui è preposto, egli compie un’operazione di trattamento dei dati personali.

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Il Responsabile della Conservazione

“Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.”(delib. CNIPA 11/2004)

Tramite  il  meccanismo  di  delega,  il Responsabile  della  Conservazione  può quindi  affidare  a  persone,  fisiche  o giuridiche, i compiti che ritiene opportuno.

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Scopo degli accertamenti

• La regolare istituzione e conservazione dei documenti tributari e delle scritture contabili

• La  tenuta  dei  medesimi  documenti  e  scritture  in  conformità alle norme di legge

• L’osservanza  delle  norme  concernenti  la  regolarità formale  dei documenti elementari

LA POLIZIA TRIBUTARIA CONDUCE ISPEZIONI ALLO SCOPO DI:

• L’eventuale  sussistenza  dei  presupporti  in virtù dei  quali  è consentito  il  ricorso all’accertamento induttivo

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• Controllo  sull’avvenuto  intervento  del pubblico  ufficiale,  ove  previsto  dalla normativa  

• Controllo  sull’esistenza,  sul  contenuto  e sulla data dell’eventuale accordo  stipulato per la fatturazione elettronica

Modalità delle ispezioni

• Controllo  sull’osservanza  delle  garanzie  richieste  e  della  tempistica del  processo  di  conservazione  sostitutiva,  e    della  tempistica  nella emissione,  ricezione  e  registrazione    e  conservazione  delle  fatture attive e passive

• Verifica  sull’effettuazione  delle  comunicazioni  presuntive  e consuntive alle agenzie fiscali prescritte dalla norma

• Verifica a campione sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento

MODALITA’ DI CONDUZIONE DELLE ISPEZIONI

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Illeciti fiscali relativi alla documentazione

Violazione degli obblighi di “documentazione”

Irregolarità nella tenuta delle scritture contabili

Mancata esibizione o sottrazione alla verifica di documenti 

Mancata o scorretta bollatura dei registri

Altri illeciti

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Compiti del Responsabile della conservazione

• definire  le caratteristiche e  i requisiti del sistema di conservazione,  in  funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario 

• archiviare  e  rendere  disponibili  relativamente  a  ogni  supporto  di  memorizzazione  utilizzato,  le  seguenti informazioni:   descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, estremi  identificativi del responsabile della conservazione, estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati, indicazione delle copie di sicurezza

• mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni

• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione 

• adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione 

• richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi  in cui sia previsto  il suo intervento 

• definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale 

• verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni,  l'effettiva leggibilità dei  documenti  conservati,  provvedendo,  se  necessario,  al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

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IL SERVIZIO DI AUDIT

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Obiettivi

1. Verificare la rispondenza agli adempimenti e alle prescrizioni di legge– Manuale della conservazione

– Lettere di Nomina e di delega

– Altra documentazione disponibile

2. Valutare i rischi da: – Obsolescenza tecnologica

– Illeggibilità dei dati

– Invalidazione degli archivi ottici 

– Sicurezza fisica e logica

– Privacy

3. Proporre possibili azioni migliorative del processo di conservazione sostitutiva: – Mutuate dalle esperienze DocFlow

– Offerte dallo specifico contesto del Cliente

4. Certificare i risultati ottenuti– Da osservazione del contesto

– Tramite operazioni di campionamento

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Metodologia

I risultati emersi e valutati a ciascun livello sono poi aggregati e valutati con approccio olistico

ArchivioAttività finalizzate alla certificazione del corretto stato di generazione e mantenimento dell’archivio ottico.Vengono condotti gli opportuni campionamenti sull’archivio e verificate le azioni correttive previste dallaprocedura adottata.

Macchina Operativa Tramite osservazione diretta, sono condotte le attività finalizzate a comprendere, analizzare e valutare le operazioni svolte dal personale preposto alla conservazione sostitutiva. Sono inoltre analizzati i documenti a supporto in termini di completezza, correttezza e rispondenza a quanto osservato. Particolare attenzione è posta ai casi limite stabiliti dalla norma

Simulazioni e Riscontri praticiVengono simulate le operazioni ispettive, limitatamente a quanto previsto dal regime di conservazione

sostitutiva. Sono esclusi gli ambiti squisitamente tributari. 

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Deliverables

REPORT DELLE RILEVAZIONI– Da osservazione del contesto

• Fornendo un documento riepilogativo con le osservazioni e le conclusioni raggiunte in merito alle valutazioni quantitative e qualitative sulle procedure analizzate.

– Tramite operazioni di campionamento

• Misurazione delle discrepanze rispetto ai risultati attesi. 

• Verifica della qualità delle  immagini dei documenti analogici sottoposti a processo di conservazione

• Calcolo un indice di qualità ottenuto assegnando un peso ad ogni singola tipologia di discrepanza, che servirà per il calcolo di una media pesata delle difformità. 

AZIONI CORRETTIVE– Correlate al report delle rilevazioni  

– Scomposizione dei benefici  lungo  le dimensioni “osservanza normativa”, “efficienza di processo”,”efficacia di governo”

– Richiamo e illustrazione delle relative best practice raccolte da DocFlow

– Piano di intervento coerente con le priorità proposte

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Presidio delle azioni correttive

A garanzia dei risultati dell’audit, DocFlow è disponibile a:

trasferire  la  conoscenza  tematica  al Responsabile  della  conservazione  e/o  ai  suoi delegatipartecipare  al  reengineering dei  processi coinvoltiaddestrare gli operatori assumere  in  formula outsourcing  tutte o parte delle  attività del  processo  di  conservazione sostitutivacondurre audit periodicoincludere il cliente nell’osservatorio normativoristrutturare  gli  archivi  pregressi  per  adeguarli alla normativa vigente

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Tempistica e visione di insieme

Ente

rpris

ePe

rfor

man

ce

Cosa èsuccesso?

Perchè èsuccesso?

Cosa potrebbe succedere?

Qual è la cosache dovrà

succedere?

Cosa conviene che succeda?

ProactivityReactivity Governance

Availability

Continuity

Effectiveness

ROI

Time

Ente

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Cosa èsuccesso?

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Cosa potrebbe succedere?

Qual è la cosache dovrà

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Cosa conviene che succeda?

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Cosa conviene che succeda?

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Cosa potrebbe succedere?

Qual è la cosache dovrà

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Cosa conviene che succeda?

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Tempi• La  prima  sessione  di  audit richiede  un  tempo  compreso  tra  1  e  2  settimane lavorative e impegna tra i 2 e i 3 consulenti DocFlow

• Le  successive  sessioni di audit,  condotte a  cadenza almeno annuale, hanno una durata compresa tra 3 e 5 giorni lavorativi e impegnano 1 consulente DocFlow

Visione di insieme• L’audit è parte della linea Effective Care, pensata per la massimizzazione del ROI sui processi digitalizzati e content‐enabled. 

• A completamento dell’audit, che coprecompletamente l’area “Availability” eparzialmente quella “Continuity”, si trovano  i servizi  di  Compliance (“Effectiveness”)  con l’accesso  al  blog  tematico  e  a  convegni tematici organizzati da DocFlow.  

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