Forum Nazionale sulla

Dematerializzazione dei Documenti

Lecce 18 Settembre 2008

Document Management System e

Conservazione Sostitutiva

Opportunità per le Imprese

massimo.maronati@krill.eu

Menù del giorno…

DMS e Conservazione Sostitutiva

Le aziende e:

• la carta

• le informazioni

• gli obblighi e le regole

• il business

Come armonizzare tutto questo?

I Processi Documentali

La carta

Obiettivo: Processi documentali

• Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei documenti

• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non strutturate

• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”

• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di informazione:

• ottimizzata: evitando inutili repliche

• accessibile: il documento disponibile ovunque

• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia

• integra: preservata nel tempo

La carta

Obiettivo: Processi documentali

l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali

La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera

Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs supporto)

Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata

Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta

All’interno dell’azienda

Tra le aziende

La carta

Obiettivo: Processi documentali

l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)

Sistemi di gestione documentale

Integrazione tecnologica e operativa:

Internet, mail, ecc.

Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.

L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”)

Norme

Fiscalità

“Sistema” tra comunità aziendali

Stato: da controllo a supporto

La carta

Tra ieri e domani

Ieri

DomaniSupporto

Controllo

Tra Ieri e Domani

Strumenti per la Gestione dei Documenti

Document Management Systems (DMS)

• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index,

foldering, storage, retrieval, …)

• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)

• Integrazione con “la rete” (connector)

• Documenti “multimediali”

IBM Enterprise Content Management

Information Integrator

for ContentUnified Portal API Set

Computer Output,

Spools

Multimedia objects

TSM

Information Sources & existing Repositories

Internally produced

Office documents

CM OnDemand

WWW

Customer Services

Solutions

Websphere Portal

MessagePlus Open

Incoming paper,

documents,letters

SAP

Exchange

Lotus Domino

CommonStore

Business Letters,

Outgoing Documents

Document Manager

e-Forms

e-Mails,

Records Manager

Siebel Integration for CM

Lotus Workplace Web Content Management

Adobe / IBM CM

Forms Integration

Ascent Capture

CM module

Central Repository:

IBM

Content Manager

Information Integrator

for ContentUnified Portal API Set

Computer Output,

Spools

Multimedia objects

TSM

Information Sources & existing Repositories

Internally produced

Office documents

CM OnDemand

WWW

Customer Services

Solutions

Websphere Portal

MessagePlus Open

Incoming paper,

documents,letters

SAP

Exchange

Lotus Domino

CommonStore

Business Letters,

Outgoing Documents

Document Manager

e-Forms

e-Mails,

Records Manager

Siebel Integration for CM

Lotus Workplace Web Content Management

Adobe / IBM CM

Forms Integration

Ascent Capture

CM module

Central Repository:

IBM

Content Manager

Tra Ieri e Domani

Lo Stato: cosa sta facendo?

• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici

• Certification Authority (Firma Digitale)

• Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)

• Carta Identità Elettronica (CIE)

• Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali

• Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)

• Processi

• Protocollo Informatico (per la PPAA)

• Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese

• Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.

Tra Ieri e Domani

Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?

• Innanzi tutto: Cultura

• La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione

• I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali

•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)

• I processi informatici

• “disorientano”

• sono “neutri”

• misurano l’efficienza

• misurano l’efficacia

Tra Ieri e Domani

Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?

• Visione e strategia

• Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei

documenti?

• Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?

• Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo

sull’organizzazione?

• Tattica

• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)

• quali tecnologie per quali obiettivi

• diffondere motivazione al cambiamento

• ….. Cos’altro?: Proposte

Tra Ieri e Domani

Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?

• Regole

• Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)

• Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa)

• Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business)

• La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere cambiate!

• La cultura del legislatore:

• Da controllo a supporto: quando?

• Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi

• Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato

• Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!

Document Management System

• Cosa si può fare con un Document Management System:

• Catalogare i documenti (protocollo)

• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)

• Definire eventi temporali (trigger)

• Definire processi (work flow)

• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)

• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)

• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”

Document Management System

Che cos’è

• Catalogare i documenti:

• Identificare univocamente ogni singolo documento

• Facilitarne il reperimento e la consultazione

•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)

• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di documenti

• Associare un documento a più pratiche e vice versa

•Definire eventi temporali (trigger)

• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai documenti

• Registrare chi ha agito e quando

DMS

A cosa serve

• Definire processi (work flow)

• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche

• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi

•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)

• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,….

• Chi può accedere a dati sensibili

•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)

• Acquisire documenti

• Fornire dati

DMS

A cosa serve

DMS

• Lo strumento anche se flessibile, potente,“miracoloso” è

sufficiente?

• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?

• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?

• Come affrontare questo cambiamento?

• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?

Quali vantaggi per le aziende

• Gestire i “documenti senza carta”:

• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)

• Agire sugli “ortodossismi” consolidati

• Razionalizzare i processi e le procedure

• Coinvolgere il top management

In sintesi: agire sulla cultura aziendale

DMS

Quali vantaggi per le aziende

•Vantaggi del cambiamento:

• Ridurre i costi di gestione dei documenti

• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei

• Aumentare l’efficienza

• Evitare ritardi e “omissioni”

• Tracciare eventi e decisioni

• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”

DMS

Quali vantaggi per le aziende

• Come affrontare il cambiamento:

• Valutare il vantaggio economico

• Valutare l’impatto organizzativo

• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento

• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)

• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale

DMS

Quali vantaggi per le aziende

Quali vantaggi?

DMS

Quali vantaggi per le aziende

Scanner/Fax/Print

Email

Documenti

Elettronici

Input: Acquisizione

o Cattura

DBMSIntegrazione

Ambienti Legacy

(Siebel, SAP,..)

Indicizzazione,

Organizzazione,

Archiviazione,

Ricerca

e

Consultazione

Conservazione

Sostitutiva

Output:

Invio e Stampa

DMS

Eliminazione

della cartaGestione

elettronicaArchivio storico

elettronico

DMS

Quanto costa gestire un documento

Il costo per il totale trattamento (dalla

produzione alla distruzione) di una fattura

cartacea per le imprese europee è stimato tra

Euro 10,00 e 50,00*

• Costi fornitore:• redazione della fattura

• invio della fattura

• archivio

• gestione degli incassi

• copie “allegate”

• dispute e controversie

• Costi cliente:• ricevimento della fattura

• controllo e smistamento

• archivio

• gestione dei pagamenti

• copie “allegate”

• dispute e controversie

*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002

DMS

Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti

(#) costo stimato per documento al netto degli investimenti

(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.

Tipo di Gestione

Documentale

Costo

Complessivo

(1° anno) (#)

Costo

Complessivo

(dal 2° anno) (#)

Efficienza (*)

Tradizionale: completamente

cartaceo100 100 10

Misto: Invio cartaceo

conservazione sostitutiva (no

DMS)circa 96 circa 94 circa 65

Smaterializzato: DMS, fattura

elettronica e conservazione

sostitutivacirca 30 circa 25 intorno a 90

• Aumento dell’efficacia/efficienza

• Processi razionalizzati e orientati al business

• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera

• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)

• Relazioni con con la PPAA

• Solo se non in contrasto con i procsessi di business

In sintesi

Paperless company

Un caso concreto

Fast invoice tracking

Improve document sharing

Speed up invoice verification activities

Eliminate low-added value activities

Reduce paper storing to save space

Business needs

Where we started..

11Invoices

To be

stored

12 Final archiving

Incoming

Mail

2Invoice

division3 Purchasing

department

4

Selection of

Urgent

Invoices

5

Urgent

Invoices

registration

6Invoices

To be

registered

7

To be paid

8

9

10

Invoices with

Differences

(NP e AC)

Receipt

missing

Invoice to be

approved(NN)

Gerardina

AnnalisaFiorella

Simona

1

Where we arrived..

Gerardina

Annalisa

Simona

Fiorella 2

Invoices with issues are

separated, regular invoices

are registered.

All remaining steps are

performed in the system.

4Final

archiving

Invoice scanning

and archiving

Internal workflows

to address issues

3

Incoming

Mail1

Process simplification

On-line availability of invoices both from IBM content

management and our ERP system

Complete traceability of invoices

Speed up invoice verification activities

Eliminate low-added value activities

Benefits achieved

Implementation of “substitution archiving” and elimination of

paper

Extension of content management to customer invoices and

other legal documents

Steps done for project completion

Companies involved:

Ducati Motors

Ducati Corse

Invoices handled per annum

Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)

Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)

Break even: 9 months from “go live”

Global project investment: about 70K Euro

Project dimension and economic benefit

Document pass through:

Before: 4 days

After: 4 hours

Efficiency index (estimated on reclaim document)

Before: 4 hours

After: 30 seconds

Performance improvement (average)

Domande