Dematerializzazione

stato dell’artee

possibili scenari

Dematerializzazione

Definizione- Sabatini Coletti on-line: parola non trovata

- Gabrielli on-line: parola non trovata

- Garzanti on-line: parola non trovata

Dematerializzazione

Definizione- Treccani on-line: s. f. [der. di dematerializzare]. –

Nel linguaggio economico-finanziario,

trasformazione di un titolo di credito (obbligazioni,

azioni, ecc.), precedentemente rappresentato da

documenti su carta, in una pura scrittura

contabile: si è proceduto alla d. dei titoli di stato.

Dematerializzazione

Quali sinonimi

- Risparmio economico (stampare quando strettamente necessario,

eliminare fotocopie, ridurre i costi di trasmissione, ecc.)?

- Informatizzazione di fasi del processo (approvazioni, integrazioni,

ecc.)?

- Riduzione del numero di documenti?

- Passaggio da documento analogico a documento informatico?

- Semplificazione/reingegnerizzazione del processo

Di cosa parliamo

- Gestione documentale (documenti amministrativi)

- Strumenti di firma

Firma digitale- Dispositivo locale

- Smart card

- Token USB

- Dispositivo remoto (HSM)

- Firma remota (con strumenti OTP)

- Firma automatica

Strumenti di firma (1/3)

Strumenti di firma (2/3)

Firma elettronica avanzata- CNS/CIE e futuro Documento unificato

- Firma grafometrica

- Username + password + PIN dispositivo

(*) D:L. 13 maggio 2011 n. 70 e successive modificazioni Art. 10 comma 3bis

“Per la realizzazione e il rilascio gratuito del documento unificato […] è autorizzata la spesa di 60 mln

di € per l’anno 2013 e di 82 mln di € a decorrere dal 2014.”

Documento unificato

(*)

Più di una semplice firma su tavoletta. Registra:Ritmo, Velocità, Pressione, Accelerazione, Movimento

Due semplici concetti

Strumenti di firma (3/3)

- Ad ogni attore lo strumento di firma più idoneo

- Ad ogni documento la firma di 'peso specifico' più adeguato

Ma attenzione!

Dematerializzazione

Tecnologie abilitanti

- Sistemi gestionali di Ateneo (U-GOV)

- Sistema di gestione documentale (Titulus)

- Strumenti di firma (ConFirma)

- Strumenti di trasmissione (form on-line, PEC, mail)

- Sistema di conservazione (Conserva)

- Sistemi di voto elettronico (uVote)

Dematerializzazione

Divisione documentale

- Team composto da competenze (*) sui domini:

- Gestione documentale

- Firma digitale/elettronica

- Conservazione

- Voto elettronico

(*) Una via di mezzo fra Chales Atano (charl.atano@ho.la.soluzione.com),

e Gianni Uru (g.uru@ho.la.soluzione.com)

Dematerializzazione

Attività propedeutiche:

- Analisi del processo (attori, sistemi, tipologie

documentali)

Obiettivi

- Descrizione del processo

- Semplificazione

- Definizione dei metadati

- Individuazione del formato del/dei file

- Definizione delle modalità di archiviazione e

conservazione

Dematerializzazione

Dematerializzazione

1. Fascicolo di personale (PTA, personale docente, personale a contratto)

1.1 Rendicontazione attività docente: registro, diario

1.2 Rendicontazione attività docente/ricercatore: timesheet

2. Fascicolo di studente3. Elezioni studentesche4. Verbalizzazione on line esami di

profitto e di laurea5. Foglio di congedo elettronico6. ESSE3-PA (decertificazione nei

confronti di altre PA)7. Questionari on line per la

valutazione della didattica8. Pagamenti on line con carta di

credito9. Mav on line10. Conferma titoli integrato con ANS

11. Rendicontazione azioni mediche da parte degli specializzandi

12. Tesi on line13. Uso della PEC (tecnologia validante nel

proporre soluzioni di dematerializzazione da e verso l’ateneo)

13.1 Ricezione attestati di malattia13.2 Ricezione DURC

14. Albo Ufficiale di Ateneo15. Certificazioni che lo studente può

richiedere a favore di privati o estero16. Ciclo attivo17. Ciclo passivo18. Gare19. Concorsi20. Strumenti di consultazione ai membri

degli organi accademici21. Missioni22. Esami (Computer Based Testing)23.Contratti della PA

Integrazione con ESSE3

- Apertura e chiusura automatica del fascicolo

- Archiviazione ed eventuale conservazione di:• Domanda di immatricolazione• Verbali di esame• Foglio di congedo• Diploma supplement• Verbale di laurea• Tesi di laurea/dottorato

- Consultabilità del fascicolo da parte dello studente e del personale di segreteria

Fascicolo di studente

Camicia del fascicolo

Domanda di immatricolazione

Verbale di esame

Documento firmato

Dematerializzazione

1. Fascicolo di personale (PTA, personale docente, personale a contratto)

1.1 Rendicontazione attività docente: registro, diario

1.2 Rendicontazione attività docente/ricercatore: timesheet

2. Fascicolo di studente3. Elezioni studentesche4. Verbalizzazione on line esami di

profitto e di laurea5. Foglio di congedo elettronico6. ESSE3-PA (decertificazione nei

confronti di altre PA)7. Questionari on line per la

valutazione della didattica8. Pagamenti on line con carta di

credito9. Mav on line10. Conferma titoli integrato con ANS

11. Rendicontazione azioni mediche da parte degli specializzandi

12. Tesi on line13. Uso della PEC (tecnologia validante nel

proporre soluzioni di dematerializzazione da e verso l’ateneo)

13.1 Ricezione attestati di malattia13.2 Ricezione DURC

14. Albo Ufficiale di Ateneo15. Certificazioni che lo studente può

richiedere a favore di privati o estero16. Ciclo attivo17. Ciclo passivo18. Gare19. Concorsi20. Strumenti di consultazione ai membri

degli organi accademici21. Missioni22. Esami (Computer Based Testing)23.Contratti della PA

- Analisi del processo- Attori

- studente- docente relatore / tutor- segreteria studenti

- Sistemi- gestionale di segreteria studenti- sistemi antiplagio- documentale (fascicolo di studente)- conservazione sostitutiva- catalogo della ricerca (per le tesi di dottorato)- divulgazione (depositi istituzionali)- Deposito legale presso BNCF, BNCR, banca dati MIUR (*)

- Documenti- Decreto nomina commissione- Domanda di conseguimento titolo- Tesi- Autorizzazione alla pubblicazione ed eventuale dichiarazione

di embargo- Verbale di laurea/conseguimento titolo- Pergamena di laurea/conseguimento titolo

Tesi di laurea/dottorato

(*) DM 8 febbraio 2013 n. 94 – art. 14 comma 3

- Descrizione del processo- Assegnazione tesi- Presentazione e accettazione domanda di laurea/dottorato- Consegna di semilavorati e consolidamento della tesi- Verifiche antiplagio- Convocazione seduta di laurea- Verbalizzazione- Archiviazione, conservazione sostitutiva e divulgazione- Consegna diploma

- Semplificazione- Ridurre i ping-pong inutili fra gli attori- Sburocratizzare (meno documenti)- Evitare il proliferare di versioni differenti della stessa tesi- Integrare i diversi sistemi coinvolti- Guidare ed organizzare il data entry- Individuare i tipi di firma più idonei

- Definizione dei metadati- Utilizzo di standard archivistici

Tesi di laurea/dottorato

- Definizione formato dei file- PDF/A o altri formati aperti ritenuti idonei alla

conservazione

- Definizione modalità di archiviazione, conservazione e diffusione

- Individuare momento idoneo per l’archiviazione- Definizione accordo di versamento

Tesi di laurea/dottorato

- Integrazione: gruppo di lavoro CINECA 2.0 (coinvolti referenti di ESSE3, Confirma, Titulus, Conserva, U-GOV Ricerca, SURplus, SDL).

- Metadati: gruppo di lavoro di definizione dei metadati- Firma: evoluzione di ConFirma verso nuove soluzioni di

firma.- Conservazione sostitutiva: definizione accordo di

versamento.

Stato dell’arte

Grazie per l’attenzione!

Paolo Vandellip.vandelli@kion.it

Charles Atano - Charl.atano@ho.la.soluzione.comGianni Uru - g.uru@ho.la.soluzione.com

Tamara de Lempicka – “Donna che dorme” 1935