Benvenuti al seminario distrettuale

su comunicazione e pubblica immagine

DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Una strategia vincente per lo sviluppo della comunicazione

nei Club virtuosi

• Costruire un piano di comunicazione

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ROTARY E COMUNICAZIONE

• La funzione di comunicazione ha assunto un ruolo fondamentale nel panorama delle leve a disposizione dei CLUB e del nostro DISTRETTO per il miglioramento dei Rapporti con i soci, per la gestione dei Club e per il miglior funzionamento del Distretto e dei servizi erogabili

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ROTARY E COMUNICAZIONE

• La comunicazione assume dunque un ruolo centrale per l’agire organizzativo, come strumento di governo della complessità della realtà rotariana e non più solo come leva manageriale per la gestione dei servizi o come importante attività per assicurare la diffusione delle conoscenze indispensabili per internalizzare i valori, troppo spesso dimenticati o no conosciuti da parte dei rotariani

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ROTARY E COMUNICAZIONE

• A fianco della funzione di relazione biunivoca con i soci sul piano dell’ascolto, della informazione, dell’accesso, della valutazione della qualità del funzionamento del Club e del Distretto, la comunicazione assume valore come strumento di governo per elaborare e attuare politiche pubbliche sempre più articolate e complesse (si vedano le regole ed i principi per la costruzione del piano strategico di Club).

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ROTARY E COMUNICAZIONE

• All’aumento della complessità dei problemi ai quali la comunicazione è chiamata a rispondere, corrisponde quindi una maggiore complessità dell’articolazione organizzativa della funzione.

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Suggerimenti per unintervento efficace

• Aneddoti ed esempi• Rispetto dei tempi• Evitare di leggere gli appunti• Contatto visivo e postura corretta• Parlare con chiarezza• Dimostrarsi sicuri e a proprio agio

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ROTARY E COMUNICAZIONE

• All’aumento della complessità dei problemi ai quali la comunicazione è chiamata a rispondere, corrisponde quindi una maggiore complessità dell’articolazione organizzativa della funzione.

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Definiamo insieme un piano di comunicazione

• Il piano è uno strumento che serve a programmare le azioni di comunicazione di un Club in un arco di tempo annuale e triennale.

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L’utilità del piano

Il piano di comunicazione deve consentire di:•Razionalizzare le attività•Sviluppare i percorsi•Razionalizzare l’impiego delle diverse risorse necessarie•Assegnare i compiti•Identificare le milestone

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Come si realizza il piano di comunicazione? (1/2)

• L’analisi dello scenario• Gli obiettivi• La segmentazione del

pubblico di riferimento• La scelta delle strategie…

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• La scelta dei contenuti• La scelta delle attività e degli strumenti • La misurazione dei risultati

Come si realizza il piano di comunicazione? (1/2)

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1.1. Analisi dello scenarioAnalisi dello scenario

• L’analisi del contesto interno si riferisce

allo studio delle caratteristiche distintive

di un Club nel suo complesso che

possono fornire indicazioni sullo stato

dell’organizzazione (punti di forza e

debolezza, vision e mission).

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2. Quali obiettivi2. Quali obiettivi

• Obiettivi di policy

• Obiettivi di identità e immagine

• Obiettivi di garanzia e tutela nella

relazione con il Distretto, con gli altri Club

• Obiettivi di promozione e miglioramento

di qualità

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3. Come segmentare il pubblico di 3. Come segmentare il pubblico di riferimentoriferimento

• Pubblico interno al Club• Pubblico interno al Rotary–Altri Club–Distretto–Altri Distretti

• Pubblico esterno (Istituzioni, Media, Opinione Pubblica, Soci potenziali)

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4. Le strategie di base4. Le strategie di base• La scelta delle strategie consiste nella

traduzione dell’obiettivo in azioni e strumenti della comunicazione:

• Strategie in base ai pubblici:

– Strategia indifferenziata

– Strategia differenziata

– Strategia concentrata

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5. L’attenzione sui contenuti 5. L’attenzione sui contenuti (1/2)(1/2)

• La scelta dei contenuti è la selezione dei valori che si intendono veicolare.

• I contenuti devono essere chiari, espliciti e veritieri

• L’importanza dei calendari del Club, del Distretto e del Rotary International

• La congruenza con i calendari nazionali

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5. L’attenzione sui contenuti 5. L’attenzione sui contenuti (2/2)(2/2)

• La formazione interna• Valori e documenti del R. I.

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6. Attività e 6. Attività e strumentistrumenti

• La scelta delle attività e degli

strumenti fa riferimento a quali mezzi

di comunicazione si possono utilizzare

e la selezione avviene valutando la

coerenza con pubblici e contenuti.

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7. Misurazione dei risultati7. Misurazione dei risultati

• La misurazione dei risultati è l’ultimo step ma non il meno importante.

• L’assenza di verifica e analisi vanifica la validità e l’efficacia del piano

• E’ opportuno un monitoraggio delle varie fasi

del piano attraverso il questionario, l’intervista

e l’osservazione.

• Spesso si lavora con un’osservazione

partecipata.

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Proviamo a ValutareProviamo a Valutare

• La valutazione è fondamentale per verificare l’esito del piano.

• L’identificazione preventiva dei parametri di valutazione garantisce il risultato

• Attenzione ai metodi ed agli strumenti di valutazione

• Attenzione ai soggetti coinvolti nella valutazione

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Il piano di comunicazioneIl piano di comunicazionecome processo organizzativocome processo organizzativo

• Le tre fasi del piano• La pianificazione della comunicazione• Gli attori del piano• Le modalità e gli strumenti di coordinamento• La legittimazione formale• Le azioni di supporto al piano di comunicazione• Criticità, insegnamenti• Le ricadute del piano

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Proviamo a realizzare il piano nelle tre fasi Proviamo a realizzare il piano nelle tre fasi fondamentalifondamentali

1. Pianificazione e redazione

2. Implementazione

3. Valutazione

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Nell’ottica di una nuova governanceNell’ottica di una nuova governance

• I presupposti indispensabili

• Proposta di parametrazione

• Presupposti ed effetti del piano

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Conclusioni e proposteConclusioni e proposte

Dall’analisi effettuata emerge:

•La mancata predisposizione di un piano

•La predisposizione naif di pseudo piani

•La confusione tra piano strategico e piano di

comunicazione

•Una scarsa applicazione puntuale delle fasi di

costruzione del piano.

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Conclusioni e proposteConclusioni e proposte

• E’ opportuna una maggiore enfasi sulla

definizione degli obiettivi.

• Bisogna monitorare con frequenza.

• Il segreto è insistere sulla valutazione

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