ROTARY INTERNATIONALROTARY INTERNATIONALDISTRETTO 2070DISTRETTO 2070
SIPE – Seminario Istruzione Presidenti Eletti (Lucca – 20 Marzo 2004)
“EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA”
A cura di :
Commissione distrettuale Informatizzazione 2003-2004
SITO DISTRETTUALE 2070
ARCHITETTURA
Area Pubblicadel SITO
Area Riservatadel SITO
Accesso regolamentato aiSERVIZI dell’Area Pubblica
Accesso regolamentato agli ARCHIVI strutturati
SITO DISTRETTUALE 2070SITO DISTRETTUALE 2070
CONTENUTICONTENUTI
Qualità delle Informazioni:
ordinate
implementabili
rintracciabili
SITO DISTRETTUALE 2070SITO DISTRETTUALE 2070
CONTENUTICONTENUTI
Quantità delle Informazioni:
il Sito 2070 occupa circa 160 Mb
il Manuale di Procedura 2001 occupa
1 MB ed è costituito da circa 300 pagine
il Sito 2070 equivale quindi a circa 160
Manuali di Procedura e contiene poco
meno di 50.000 pagine
EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIAEFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA
SPECIFICA TECNICA (*)SPECIFICA TECNICA (*)
obiettivi
strumenti
tempi
vantaggi
conclusioni
(*) Per il Segretario del Club o per l’Informatico del Club, delegato dal Segretario
OBIETTIVIOBIETTIVI
compiti burocratici dei Club ridotti al minimo
un solo interlocutore per i Club: il Distretto
richieste saltuarie di informazioni eliminate
trasferimento delle informazioni semplificato
pubblicazione dell’Annuario su CD o su carta
STRUMENTISTRUMENTI predisposizione di un ampio spazio protetto all’interno dell’Area Riservata 2070
assegnazione ad ogni Club di una parte dello spazio protetto
apertura di tale parte di spazio ai Segretari dei Club, a mezzo di Codice e di Password
abilitazione dei Segretari dei Club a: visualizzare le informazioni contenute nei database inserire le informazioni relative ad un nuovo socio modificare le informazioni già archiviate (socio e club) cancellare un socio a seguito di cessazione inserire le informazioni relative all’anno seguente (club)
le fasi necessarie per la messa a regime del
sistema sono le seguenti: inserimento dei dati relativi a soci non presenti negli archivi aggiornamento dei dati relativi a soci già presenti negli archivi cancellazione dei soci che hanno lasciato i club aggiornamento dei dati relativi ai club per l’anno seguente
contemporaneamente è opportuno: sospendere lo scambio di informazioni con ICR nei due sensi mantenere lo scambio di informazioni con Evanston, come
attualmente, fino a nuove istruzioni
TEMPITEMPI
VANTAGGIVANTAGGI
i Club informatizzati operano direttamente nel proprio spazio protetto, con piena responsabilità
i Club in corso di informatizzazione continuano a colloquiare (temporaneamente) con la Segreteria distrettuale trasferendo i loro dati via fax: la Segreteria opererà nel loro spazio riservato
tutte le operazioni di trasferimento dati verso il produttore di CD per l’Annuario verso lo stampatore dell’Annuario verso Evanston (dopo futuri accordi da fare)
sono demandate al Distretto
CONCLUSIONICONCLUSIONI
a regime, cioè dopo implementazione dei database,
il Segretario del Club è impegnato per non più di
4 – 5 ore nel corso dell’annata, tempo senz’altro
adeguato per: inserire i dati dei nuovi soci (quanti in un anno: 3, 5, 8, 10 ?),
operazione che richiede 8-10 minuti al massimo per ognuno; inserire le variazioni ai dati esistenti comunicate dai soci,
(di solito qualche numero telefonico o qualche indirizzo),
operazione che può richiedere circa 5 minuti per ognuno; inserire i nuovi dati relativi al club, operazione con cadenza
annuale che può richiedere non più di 10-15 minuti; cancellare i dati di un socio a seguito di cessazione, 3 minuti.
Top Related