Offerta
Iter di gestione
1
Come si arriva all’offerta?
Prima di arrivare all’offerta vera e propria, il cliente puòrichiedere all’azienda:
la quotazione di un prodotto a catalogo (di produzione aziendale) o non a catalogo (articoli non ancora prodotti), di un ordine particolare, di un servizio.
Questa fase viene detta richiesta d’offerta.
Richiesta d’offerta
2
Modalità della richiesta d’offerta
La richiesta d’offerta può pervenire all’azienda:
• Verbalmente o telefonicamente
• Via fax
• Via e-mail
La richiesta può contenere l’indicazione del codice articolo della nostra azienda, oppure potrebbe indicare solo il riferimento originale della casa produttrice, o non indicarlo affatto fornendo un disegno tecnico per la realizzazione.
La richiesta può contenere indicazioni quali la quantità necessaria, il prezzo target, i tempi di consegna o la particolarità della commessa.
Seguendo criteri di qualità totale, la richiesta arrivata secondo le modalità elencate sopra viene protocollata (registrata). Per quanto riguarda la richiesta telefonica o verbale sono previsti moduli di raccolta della richiesta secondo i criteri contenuti nelle norme di qualità aziendali.
Richiesta d’offerta
3
Analisi della richiesta d’offerta
La persona preposta analizza la richiesta di offerta per formulare, se possibile, un’offerta al cliente.
Le strade che può intraprendere una richiesta d’offerta sono le seguenti:
• non andare a buon fine
• essere messa in attesa per una successiva formulazione
• dare seguito a un’offerta
Richiesta d’offerta
4
Richiesta d’offerta non a buon fine
La richiesta d’offerta potrebbe non trasformarsi in offerta. Questo accade quando:
• il prodotto non è di nostra produzione
• il prodotto è sconosciuto e il cliente non ci ha fornito dettagli sufficienti per identificarlo
• produrre l’articolo richiesto non rientra nei piani produttivi e/o commerciali dell’azienda.
Richiesta d’offerta
5
Richiesta d’offerta in attesa
Dopo l’analisi della richiesta, l’azienda potrebbe decidere di formulare in un secondo tempo l’offerta.
Questo accade quando:
• il prodotto non è di nostra produzione, ma l’azienda, ad esempio, intende produrlo in seguito a più richieste pervenute da diversi clienti.
Richiesta d’offerta
6
Formulazione dell’offerta
Se la richiesta permette di formulare un’offerta viene data una risposta al cliente.
Dopo che l’offerta viene inviata al cliente possono verificarsi le seguenti situazioni:
• l’offerta va a buon fine, con conseguente ricevimento dell’ordine cliente
• l’offerta non va a buon fine, con conseguente archiviazione e annotazione del motivo.
Offerta
7
A buon fine
L’offerta andata a buon fine ha prodotto un ordine cliente.
Per il principio della rintracciabilità dei dati sull’offerta verràannotato il numero d’ordine del cliente e la data di emissione dello stesso, mentre sull’ordine verrà annotato il numero di offerta protocollata.
Offerta
8
Successiva riformulazione
L’offerta prima di andare a buon fine oppure no, potrebbe attraversare fasi intermedie:
• come lo studio per la produzione di un nuovo prodotto
• l’attesa di maggiori dettagli da parte del cliente necessari per la formulazione
• aggiustamenti delle proposizioni.
Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte integrante della documentazione dell’offerta.
Offerta
9
Non a buon fine
Se un’offerta non va a buon fine i motivi possono essere molteplici, come ad esempio:
• prezzo troppo alto
• tempo di consegna che non soddisfa la richiesta
• dettagli tecnici non fattibili
Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte integrante della documentazione dell’offerta.
Offerta
10
Registrazione e gestione
Seguendo i principi della qualità totale, si dovrà tenere un archivio con le seguenti caratteristiche:
• Registro riepilogante l’iter della richiesta e dell’offerta
• Sezione richieste d’offerta
• Sezione offerte in corso, andate a buon fine o non a buon fine o in alternativa una sezione unica con annotato nel registro l’esito verificatosi
L’archivio delle richieste d’offerta e offerte è un archivio dinamico che va aggiornato continuamente per la reperibilitàdelle informazioni.
Procedure
11
Crediti
FINE
Questa presentazione può essere riprodotta nel rispetto della norma Creative Commons • Attribuzione • Non Commerciale • 2.5 Generico
CreditiMateriale sviluppato da Question&markSilvia Belli – contenuti, layout e impaginazione
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