Manuale Piano ferie
Documento riservato P&S Srl
ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE
Accedere ad internet tramite uno dei più comuni browser:
• Internet explorer
• Mozzilla Firefox
• Google Chrome
Digitare l’indirizzo del sito internet di P&S: www.payroll.it e si visualizzerà la pagina sotto:
Cliccare sulla voce “AREA UTENTE” e si aprirà la pagina sotto:
Documento riservato P&S Srl
A seconda del servizio erogato selezionare il proprio portale di riferimento scegliendo tra “Paghe-WEB” o
“Project”
Documento riservato P&S Srl
cliccare su Accedi (o premere
il tasto invio)
Accesso dell’Utente
All’interno dell’applicativo sono gestite due tipologie di utenze:
• Approvatore
• Collaboratore.
Ogni dipendente dell’azienda, sia che si tratti di un approvatore, sia che si tratti di un
collaboratore, viene identificato della procedura attraverso un nome utente ed una password di
accesso.
Si aprirà la pagina per l’inserimento delle credenziali, le quali inizialmente saranno fornite da P&S.
Una volta inserite, l’utente deve selezionare e successivamente
modificarla:
Documento riservato P&S Srl
La password dovrà essere modificata al primo accesso dell’utente.
Se l’utente non accede per 30 giorni consecutivi il sistema lo disabilita automaticamente.
Documento riservato P&S Srl
Guida operativa per il collaboratore
✓ MY WORKSPCAE
✓ PIANO FERIE
Guida operativa per l’approvatore
✓ APPROVATORE
7 Documento riservato P&S Srl
Accesso
◆ MY WORKSPACE
Una volta effettuato l'accesso, attraverso il link rapido
il collaboratore ha a disposizione il proprio Workspace, che contiene le “Lista
attività”, il calendario ed i link rapidi alle funzionalità principali del
modulo HR-WorkFlow presenze.
8 Documento riservato P&S Srl
› Daily planner
Mostra il calendario del mese in elaborazione. Di default viene mostrato il dettaglio della giornata in cui si effettua il collegamento.
› Link rapidi HR-Workflow
Infine sono disponibili i link rapidi alle seguenti funzionalità:
9 Documento riservato P&S Srl
◆ PIANO FERIE
Accedendo al menù WorkFlow l’utente collaboratore visualizza le seguenti funzionalità
relative al Piano ferie:
› Inserimento pianificazione
Inserimento pianificazione effettua il collegamento alla maschera che permette
l’inserimento del piano ferie
Il piano ferie proposto quando l’utente accede è quello che comprende il mese di
sistema
10 Documento riservato P&S Srl
Per inserire una nuova richiesta è necessario posizionarsi sulla casella relativa al
giorno, utilizzare il tasto destro del mouse e scegliere la tipologia di ferie
all’interno della tendina che viene presentata
L’inserimento si conclude cliccando su “Conferma” sulla sinistra per salvare l’inserimento.
Per annullare una richiesta appena inserita, posizionarsi sulla casella relativa al giorno e
cliccando con il tasto destro del mouse selezionare #Annullare richiesta
Per inserire su più giorni consecutivi la stessa tipologia di ferie cliccare sul primo
giorno coinvolto, successivamente tenere premuto il tasto ctrl e cliccare sulle
giornate di tutto il periodo; sull’ultimo giorno, con il tasto destro del mouse è
necessario scegliere la tipologia di ferie e successivamente l’opzione “Conferma”
per salvare l’inserimento.
11 Documento riservato P&S Srl
L’inserimento delle mezze giornate prevede le stesse operazioni; l’unico
accorgimento in più riguarda la scelta iniziale dell’opzione “mattina” oppure
“pomeriggio” al posto di “intera” (che viene presentato per default)
all’interno dell’apposito campo:
› Pianificazione di gruppo
All’interno della scheda “Pianificazione Gruppo”, che in base all’impostazione del
sistema può essere mostrato oppure no, è possibile visualizzare, mese per mese,
le richieste dei colleghi che fanno parte dello stesso gruppo.
12 Documento riservato P&S Srl
› Stato pianificazione
Accedendo il dipendente/collaboratore potrà esclusivamente visualizzare lo stato delle
pianificazioni del gruppo a cui appartiene
Viene mostrata una riga per ogni dipendente, e sulle giornate vengono
segnalate eventuali pianificazioni. Posizionandosi con il mouse sulla casella
viene mostrata la descrizione della pianificazione (esempio: Ferie giornata
intera).
13 Documento riservato P&S Srl
› Stampa pianificazione
Attraverso questa funzionalità è possibile ottenere la stampa del piano ferie in formato Pdf.
E’ innanzitutto necessario selezionare il codice del piano ferie di riferimento.
Così facendo il programma compila in automatico gli estremi per periodo di piano ferie (che possono essere modificati, al fine di filtrare il contenuto del report):
Successivamente possono essere eventualmente impostati dei filtri per la generazione della stampa che riguardano l’azienda, il dipendente, i dati organico ed i dati strutturali/contrattuali).
14 Documento riservato P&S Srl
Approvatore
◆ MY DASHBOARD
La Dashboard WorkFlow è la pagina principale che può essere visualizzata all’accesso di WorkFlow.
In alternativa è raggiungibile selezionando l’applicativo HR-WorkFlow dal
menù Aree Applicative posizionato in alto a sinistra.
› Action list WF Presenze
In questa sezione vengono mostrate tutte le informazioni utili per la corretta chiusura del mese
Cliccando sulla notifica si aprirà una finestra dove l’approvatore potrà
rettificare o approvare i piani ferie
15 Documento riservato P&S Srl
Cliccando sulla finesta del mese si aprirà un ‘ulteriore finestra dove compariranno i tasti per l’approvazione o il respingimento del piano ferie
› Stato pianificazione
Attraverso questa funzione l’utente approvatore ha la possibilità di visualizzare lo
stato del proprio piano ferie e di approvare o respingere i piani ferie dei gruppi di
cui è verificatore.
Dopo aver indicato il codice del piano ferie e del gruppo di riferimento viene
mostrato lo stato richieste come segue:
Per ogni livello previsto nel sistema viene sottolineata la casella di giallo per lo stato
d’attesa e verde per l’approvazione, con i conseguenti esiti.
L’opzione “Approva” consente di approvare il piano ferie; il programma controlla
se tutti i dipendenti del gruppo hanno inseritoil piano ferie e se tutti i piani ferie
sono stati vistati al primo livello, emettendo in caso contrario una segnalazione
non bloccante.
L’opzione “Respingi” nel caso in cui sia stata data l’approvazione di livello successivo
al primo, conduce nuovamente il piano ferie allo stato di attesa.
Nel caso in cui il piano ferie sia respinto al primo livello, esso rimane visualizzato
16 Documento riservato P&S Srl
come in attesa.
In caso di prima respinta da parte dell’approvatore verranno cancellate tutte le
pianificazioni del mese e lo stato del mese sarà riportato in attesa di
approvazione del primo livello.
In caso di rettifica (modifica del collaboratore su Piano Ferie già approvato)
l'eventuale respinta dell'approvatore riporterà all'ultimo piano ferie approvato.
Cliccando sull’opzione “Calcolo Copertura” disponibile in alto a destra viene
generato un cruscotto indicativo della copertura secondo i criteri stabiliti che, in
base alle impostazioni effettuate, possono considerare anche l’elaborazione del
Monitor assenze e la Gestione eventi dell’approvatore.
Il programma ricava dunque tre criteri di copertura (minima, media e massima) ai
quali attribuisce rispettivamente i colori rossogiallo e verde.
Top Related