ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA
UNIONE DI MICROSOFT WORD
TAGS
Stampa Unione, Microsoft Word, Microsoft Outlook
Campi unione, Intestazione, Elenco destinatari, Formula di
Apertura, Corrispondenza campi, Regole di
corrispondenza
E-mail marketing, newsletter, marketing 1to1
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
Utilizzando la stampa unione è possibile inviare un insieme di mail ad un
elenco di destinatari, personalizzando i contenuti della lettera/mail in base
alle caratteristiche del destinatario (Per un’introduzione veloce a questa
funzionalità vedi: http://www.slideshare.net/suiteufficio/tutto-quello-che-non-
sapevi-sulla-stampa-unione-30391545)
Il file di esempio (record mail + database) è scaricabile all’indirizzo:
https://drive.google.com/file/d/0BxDwGJzy65Y7WFRzNEFGT0NPbUE/edit?usp=sharing
Ogni riferimento a persone realmente esistenti è puramente casuale
Questo tutorial mostrerà come:
• Iniziare la stampa unione con il testo della mail
• Costruire il database contatti
• Inserire campi unione nell’intestazione della mail
• Finalizzare la procedura creando un insieme di record costituiti dai testi delle singole mail uniti ai contatti del database
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Testo della mail
Selezioniamo Inizia stampa unione > mail per
attivare la visualizzazione senza interruzioni
Scriviamo il testo della mail
Per il momento omettiamo l’intestazione
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Database contatti
Selezioniamo destinatari > crea nuovo elenco
Selezioniamo Personalizza
colonne per decidere quali
campi dovrà contenere il
database
Per il momento omettiamo
l’intestazione
In alternativa alla
creazione del
database
mediante
inserimento dei
dati da tastiera, si
può anche:
• importare un
database
esistente (es. in
Access o Excel)
• usare l’elenco
contatti di
Outlook)
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Database contatti
Questi sono i campi standard.
Si possono personalizzare aggiungendo
campi nuovi, riordinandoli e cambiando il
nome.
Nel nostro caso abbiamo:
• rinominato “Riga 1 indirizzo” con
“Indirizzo”
• eliminato “Riga 2 indirizzo” ed i telefoni
• portato “Titolo” sotto al “cognome”
Una volta effettuata la personalizzazione, si può procedere con l’inserimento dati.
Ecco il nostro database:
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Campi unione
Selezioniamo Inserisci campo unione per
costruire l’intestazione personalizzata.
Nell’elenco a discesa scegliamo “Titolo” e
“Cognome”
I campi unione, che saranno popolati con
le voci del database appena creato, sono
evidenziati in grigio e nella forma
<<NOME_CAMPO>>
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Campi unione
Per far variare la formula di apertura in base
al sesso dell’intestatario
(Gent.mo/Gent.ma), selezioniamo Regole > If
1
Definiamo l’istruzione
nel modo seguente:
Se Titolo=“Sig.”
inserisci il testo
“Gent.mo”, altrimenti
inserisci il testo
“Gent.ma”
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail
Selezioniamo Finalizza e
unisci > modifica i singoli
documenti per creare
l’anteprima risultati (1 mail per
ogni destinatario incluso
Abilitiamo l’anteprima risultati
e navighiamo con le freccette
tra i record appena creati per
verificare la correttezza delle
e-create e per modificare i
singoli documenti, se
necessario
L’Anteprima risultati funziona come una
maschera inserimento dati di access: ad
ogni record è associata una riga del
database d’origine (in questo caso il
database contatti), con la differenza che se
andiamo a modificare il testo fuori dai campi
unione la modifica avrà effetto solo sul
singolo record senza variare né il database
contatti né il testo degli altri record
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail
Selezioniamo Finalizza e unisci > invia messaggi per inviare le e-mail (Ms
Word si collega automaticamente ad Outlook ed invia le e-mail ai
destinatari, utilizzando come indirizzi quelli indicati nel campo
“Indirizzo_posta_elettronica”. Troveremo i messaggi inviati direttamente
nell’apposita cartella di Outlook (messaggi in uscita / inviati a seconda
dell’esito dell’invio)
Stiamo visualizzando il primo dei
4 record di cui è composto il
databaseIntestazione del record n.1 (in
basso intestazione record n.2)
INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI
MICROSOFT WORD
La stampa unione è una funzionalità estremamente utile quando
si ha a che fare con database destinatari lunghi e si ha esigenza
di personalizzare il testo della mail/lettera
Il tutorial nasce per mostrare come può essere utilizzato questopotente strumento. Le procedure affrontate qui costituiscono solouna piccola parte delle sue potenzialità. E’ consigliabile leggere iltutorial con il file di esempio aperto, in modo tale da verificarepersonalmente i passaggi descritti. Il file può anche essereutilizzato come base di partenza per costruire un proprio elencostampa unione e testo della mail.
ORGANIZZARE
IL PROPRIO
LAVORO –
APPLICARE
La procedura qui descritta può essere utilizzata per lapersonalizzazione dell'e-mail, che è fondamentale per accorciarele distanze con il potenziale cliente, se si sceglie di affidarsi anewsletter / e-mail marketing per promuovere la propria attività.
CONCLUSIONI
Top Related