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IL PROPRIO

LAVORO –

APPLICARE

INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA

UNIONE DI MICROSOFT WORD

TAGS

Stampa Unione, Microsoft Word, Microsoft Outlook

Campi unione, Intestazione, Elenco destinatari, Formula di

Apertura, Corrispondenza campi, Regole di

corrispondenza

E-mail marketing, newsletter, marketing 1to1

INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI

MICROSOFT WORD

Utilizzando la stampa unione è possibile inviare un insieme di mail ad un

elenco di destinatari, personalizzando i contenuti della lettera/mail in base

alle caratteristiche del destinatario (Per un’introduzione veloce a questa

funzionalità vedi: http://www.slideshare.net/suiteufficio/tutto-quello-che-non-

sapevi-sulla-stampa-unione-30391545)

Il file di esempio (record mail + database) è scaricabile all’indirizzo:

https://drive.google.com/file/d/0BxDwGJzy65Y7WFRzNEFGT0NPbUE/edit?usp=sharing

Ogni riferimento a persone realmente esistenti è puramente casuale

Questo tutorial mostrerà come:

• Iniziare la stampa unione con il testo della mail

• Costruire il database contatti

• Inserire campi unione nell’intestazione della mail

• Finalizzare la procedura creando un insieme di record costituiti dai testi delle singole mail uniti ai contatti del database

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Testo della mail

Selezioniamo Inizia stampa unione > mail per

attivare la visualizzazione senza interruzioni

Scriviamo il testo della mail

Per il momento omettiamo l’intestazione

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Database contatti

Selezioniamo destinatari > crea nuovo elenco

Selezioniamo Personalizza

colonne per decidere quali

campi dovrà contenere il

database

Per il momento omettiamo

l’intestazione

In alternativa alla

creazione del

database

mediante

inserimento dei

dati da tastiera, si

può anche:

• importare un

database

esistente (es. in

Access o Excel)

• usare l’elenco

contatti di

Outlook)

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Database contatti

Questi sono i campi standard.

Si possono personalizzare aggiungendo

campi nuovi, riordinandoli e cambiando il

nome.

Nel nostro caso abbiamo:

• rinominato “Riga 1 indirizzo” con

“Indirizzo”

• eliminato “Riga 2 indirizzo” ed i telefoni

• portato “Titolo” sotto al “cognome”

Una volta effettuata la personalizzazione, si può procedere con l’inserimento dati.

Ecco il nostro database:

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Campi unione

Selezioniamo Inserisci campo unione per

costruire l’intestazione personalizzata.

Nell’elenco a discesa scegliamo “Titolo” e

“Cognome”

I campi unione, che saranno popolati con

le voci del database appena creato, sono

evidenziati in grigio e nella forma

<<NOME_CAMPO>>

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Campi unione

Per far variare la formula di apertura in base

al sesso dell’intestatario

(Gent.mo/Gent.ma), selezioniamo Regole > If

1

Definiamo l’istruzione

nel modo seguente:

Se Titolo=“Sig.”

inserisci il testo

“Gent.mo”, altrimenti

inserisci il testo

“Gent.ma”

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Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail

Selezioniamo Finalizza e

unisci > modifica i singoli

documenti per creare

l’anteprima risultati (1 mail per

ogni destinatario incluso

Abilitiamo l’anteprima risultati

e navighiamo con le freccette

tra i record appena creati per

verificare la correttezza delle

e-create e per modificare i

singoli documenti, se

necessario

L’Anteprima risultati funziona come una

maschera inserimento dati di access: ad

ogni record è associata una riga del

database d’origine (in questo caso il

database contatti), con la differenza che se

andiamo a modificare il testo fuori dai campi

unione la modifica avrà effetto solo sul

singolo record senza variare né il database

contatti né il testo degli altri record

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Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail

Selezioniamo Finalizza e unisci > invia messaggi per inviare le e-mail (Ms

Word si collega automaticamente ad Outlook ed invia le e-mail ai

destinatari, utilizzando come indirizzi quelli indicati nel campo

“Indirizzo_posta_elettronica”. Troveremo i messaggi inviati direttamente

nell’apposita cartella di Outlook (messaggi in uscita / inviati a seconda

dell’esito dell’invio)

Stiamo visualizzando il primo dei

4 record di cui è composto il

databaseIntestazione del record n.1 (in

basso intestazione record n.2)

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La stampa unione è una funzionalità estremamente utile quando

si ha a che fare con database destinatari lunghi e si ha esigenza

di personalizzare il testo della mail/lettera

Il tutorial nasce per mostrare come può essere utilizzato questopotente strumento. Le procedure affrontate qui costituiscono solouna piccola parte delle sue potenzialità. E’ consigliabile leggere iltutorial con il file di esempio aperto, in modo tale da verificarepersonalmente i passaggi descritti. Il file può anche essereutilizzato come base di partenza per costruire un proprio elencostampa unione e testo della mail.

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APPLICARE

La procedura qui descritta può essere utilizzata per lapersonalizzazione dell'e-mail, che è fondamentale per accorciarele distanze con il potenziale cliente, se si sceglie di affidarsi anewsletter / e-mail marketing per promuovere la propria attività.

CONCLUSIONI