Dematerializzarela bolla di trasporto

GLI INCONTRIDI LARGO CONSUMO

Estr

atto

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Cons

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n.10

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C’è ancora del lavoro da fare per aumentarel’efficienza nell’ambito della gestione dei documenti di trasporto

e amministrativi legati alla consegna merci.Si affacciano nuove soluzioni.

© Editoriale Largo Consumo srl

GESTIONE DOCUMENTALE

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Lagestione dei documenti di trasporto e amministrativilegati alla consegna delle merci ha ancora sacche diinefficienza: deve essere stampato un numero elevato di

copie, che devono essere immesse nel sistema informativo deldestinatario al ricevimento; il feedback su eventuali difettositàè spesso intempestivo o a volte manca del tutto; nei flussi diandata e ritorno le informazioni devono essere rese disponibi-li sia in forma strutturata, leggibili dai sistemi informatici, siain forma leggibile dagli operatori umani; la notifica delle con-segne tra fornitore, 3PL, trasportatore e retailer non è sincro-nizzata e rende complessa la gestione delle contestazioni; ivincoli giuridici negli adempimenti nel processo basato su do-cumenti cartacei devono essere rispettati anche nel corrispon-dente processo “digitale”. Con l’obiettivo di affrontare questitemi e di identificare le soluzioni disponibili, Largo Consumo,in collaborazione con Credem, Di.Tech, TesiSquare e Top-key, riuniti nel Consorzio DeliveRING, e con il supporto diGea Consulenti di Direzione, ha promosso il workshop sultema “La bolla scomparsa - La dematerializzazione dei docu-

menti logistici e amministrativi per retail e fornitore”, modera-ta dal nostro giornalista Armando Garosci, di cui vi riportia-mo i contenuti. Vi invitiamo a guardare la sintesi video degliinterventi sul canale www.youtube.com/largoconsumo.Tito Zavanella, senior partner in Operation Management di

Gea Consulenti di Direzione, ha inquadrato il problema delladematerializzazione: «nel mondo si producono ogni anno cir-ca 600 miliardi di fogli di documenti, la dematerializzazionedei quali permetterebbe di destinare ad attività di maggiore va-lore fino a dieci miliardi ore uomo e di risparmiare fino a 160miliardi di euro, pur con differenze sensibili tra i diversi setto-ri. Il business del largo consumo contribuisce con circa 50 mi-liardi di fogli/anno. In particolare in Italia, la dematerializza-zione è un concetto ben noto, sul quale è stata prodotta moltaletteratura, e i cui benefici sono indiscussi. Tuttavia molteaziende sono ancora alla finestra. Il largo consumo è all’avan-guardia nella dematerializzazione delle fatture, ma ancora lon-tano da comparti quali il farmaceutico o l’automotive per i do-cumenti legati all’ordine e alla spedizione. Il ciclo dell’ordinepuò essere ricondotto a una serie di scambi fra un emittente eun ricevente ed essere affrontato con quattro approcci. Nelloscambio unilaterale degli ordini sono coinvolti la funzionevendite per il fornitore e la funzione acquisti per il cliente. Conquesto approccio si prevede che l’azienda cliente imponga alfornitore di ricevere l’ordine in modalità elettronica, e non ri-ceva a sua volta documenti strutturati dai propri fornitori. Nel-lo scambio unilaterale delle fatture, il fornitore impone al pro-prio cliente di ricevere le fatture in modalità elettronica e nonriceve a sua volta altri documenti elettronici da parte del clien-te. È spesso previsto che, oltre alla trasmissione elettronicaesista un processo parallelo di trasmissione via posta tradizio-nale delle fatture. Nell’integrazione del ciclo ordine-fattura,gli scambi documentali legati al ciclo logistico-commerciale

LOGISTICA

Dematerializzare la bolla di trasportoGLI INCONTR

I

DI LARGO CONSU

MO

Largo Consumo promuove direttamente la realizzazione o partecipa inqualità di partner, all’organizzazione di diverse tipologie di incontri(convegni, seminari, tavole rotonde ecc..) su temi di carattere produtti-vo, economico, gestionale, relazionale, aventi come riferimento i rap-porti tra la produzione in genere, la distribuzione e il consumatore fi-nale. Trattandosi di temi strettamente collegati alla cultura della rivista,l’ideale, dal punto di vista informativo, sarebbe di poterne pubblicare,di tutti, una sintesi giornalistica. Non potendo ovviamente farlo, perragioni di spazio, la redazione ne propone alcuni in questa serie diarticoli, denominata Gli Incontri di Largo Consumo.

GESTIONE DOCUMENTALE

C’è ancora del lavoro da fare per aumentare l’efficienza nell’ambito della gestionedei documenti di trasporto e amministrativi legati alla consegna merci. Si affacciano nuove soluzioni.

di Paolo Bianchi

LARGO CONSUMO n. 10/2014

��Percorso di lettura: www.largoconsumo.info/072013/PL-07313- 010.pdf (Magazzinaggio e trasporti)

Guarda la sintesi video dell’evento su:www.youtube.com/largoconsumo

Scaricato da

www.largoconsumo.info

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LOGISTICA

sono sostituiti da scambi di documenti elettronici strutturati.Con l’integrazione e dematerializzazione completa del ciclodell’ordine è possibile ottenere tutti i vantaggi della gestioneintegrata e completamente elettronica del ciclo dell’ordine, fi-no all’integrazione con la fase di pagamento».

LA TECNOLOGIA OGGI È PRONTAPer quanto riguarda le condizioni per la realizzazione, Zava-

nella ha affermato che le tecnologie e gli standard non sono piùun vincolo: «oggi ci sono software per interfacciare gli Erpaziendali, traduttori Edi, sistemi di sicurezza per la trasmissio-ne dei dati, piattaforme per la gestione documentale. Esistonoanche più standard sulla sintassi dei documenti scambiati e suiprocessi di interazione di quelli effettivamente utilizzati. Sonoinvece necessari all’interno delle aziende l’impegno dei verticiaziendali, attrezzature Itc adeguate e una cultura di processo».Venendo ai documenti di trasporto, Zavanella ha fatto nota-

re che dal 1996 il Ddt, salvo per prodotti particolari qualiquelli soggetti alle accise, non deve obbligatoriamente esseresul mezzo del trasportatore in formato cartaceo durante laconsegna della merce al cliente, purché venga inviato entro24 ore, e la firma del cliente su di esso non è obbligatoria. IlDdt può essere sostituito dalla scheda di spedizione, moltopiù semplice, e la firma come prova di consegna può esseresostituita dalla firma grafometrica, dalla lettura di un codice abarre, da una notifica di ricezione via Edi. Inoltre (dm 23 delgennaio 2004), è consentita la conservazione solo digitale deidocumenti scansionati o nativi. I benefici della dematerializ-zazione dei documenti di trasporto non sono trascurabili: si vada 1 a 4 euro/consegna per la dematerializzazione unilaterale,da 10 a 15 per la digitalizzazione dei flussi e da 15 a 20 per ladematerializzazione completa del processo».

COME RIDURRE LE IRREGOLARITÀPer ridurre o eliminare le irregolarità legate allo scambio di

documenti tra operatore logistico e distributore, è stato intro-dotto sul mercato DeliveRING, un servizio per lo scambio di-gitale del Ddt, che consente di dematerializzare la documenta-zione commerciale di consegna, comprese le eventuali conte-stazioni, nel rispetto delle normative civilistiche e tributarie.Ne hanno parlato Piergiorgio Licciardello, Business Deve-lopment Manager Di.Tech e Lorenzo Bollani, Business Pro-duct Manager TesiSquare. Secondo quest’ultimo, «il processocartaceo ha numerose criticità. Il produttore sopporta dei costiper stampare (in più copie) il Ddt ed elaborare informazionicartacee. La raccolta dei feedback sull’esito delle consegne ècomplessa, specie se esse sono effettuate da numerosi opera-tori, e i suoi tempi sono spesso incompatibili con i tempi del-la fatturazione. Il 3PL deve stampare la bolla di accompagna-mento e ha gli stessi problemi del produttore per quanto ri-guarda gli esiti delle consegne e la gestione del contenziosocon i propri subfornitori. Il ricevente sopporta una manualitàelevata nel proprio Cedi e nei punti di vendita. In questi ultimisi aggiungono possibili difficoltà di controllo tra l’ordine e lamerce dovuti all’assenza di una strumentazione adeguata.Inoltre la centrale del ricevente ha gli stessi problemi di feed-back degli altri attori della catena. Malgrado questi inconve-nienti, c’è ancora voglia di carta, anche se sta crescendo latendenza alla collaborazione tra le aziende che hanno ottimiz-zato i propri processi interni e vedono vantaggi nell’ottimiz-zare quelli interaziendali. Nelle filiere polverizzate gli opera-tori logistici possono svolgere un ruolo importante come pro-

positori di soluzioni e coordinatori della loro realizzazione,come per esempio stanno facendo i corrieri espresso».Piergiorgio Licciardello ha tratteggiato le caratteristiche

principali di DeliveRING, sottolineando come esso metta adisposizione degli operatori della filiera informazioni siastrutturate sia leggibili dall’occhio umano. In pratica viene ge-nerato il Ddt nei due formati xml e pdf, quest’ultimo con fir-ma applicativa certificata (si tratta di una firma apposta da unaapplicazione o da una persona fisica dell’emittente secondo lanormativa vigente relativa alla firma digitale, NdA). Il docu-mento viene messo sul sito ed è consultabile da emittente e ri-cevente, anche con con un cellulare o un tablet, e può essereprotetto con un pin. Il ricevente vede l’immagine elettronica,verifica la corrispondenza tra le informazioni e la merce, se-gnala e contesta eventuali discrepanze, e appone la propria fir-ma applicativa. La piattaforma archivia e conserva in formatodigitale firmato elettronicamente i documenti nella forma ori-ginale completi delle annotazioni, dei riferimenti temporali edeventuali allegati esplicativi. Se una transazione commercialenon trova soluzione nella relazione tra le parti, il fascicolo re-lativo può essere mantenuto disponibile alle parti per tutta ladurata del contenzioso giudiziale».Secondo Licciardello, il sistema offre vantaggi a tutti gli at-

tori: «il fornitore non deve più eseguire la stampa e la succes-siva scansione del Ddt copia cliente, ma solo stampare lascheda di trasporto in copia unica; si riduce la carta ed è pos-sibile integrare direttamente sistemi di conservazione digita-lizzata. I feedback sono più veloci e precisi, riducendo gli er-rori di fatturazione e i relativi contenziosi. Infine la disponibi-lità di informazioni in tempo reale migliora l’operatività dellareverse logistics, per esempio per il rientro di prodotti difetto-si o di imballi, che viene conosciuto in anticipo, e in generalerende più trasparente il rapporto con i terzisti per il processodi consegna. Anche l’operatore logistico non deve più stam-pare e scansionare il Ddt. Inoltre l’immediatezza del feedbackgli permette di monitorare più facilmente il lavoro dei proprisubfornitori e di rispettare più facilmente gli obblighi contrat-tuali sul feedback al committente relativamente all’esito delleconsegne. Per il retailer migliora l’operatività del Cedi, peresempio è possibile verificare in anticipo la congruenza tra or-dine e consegna, con risparmi di manodopera che possono ar-rivare al 50%. Per le consegne dirette al punto di vendita, il si-stema rende disponibili a livello centrale le entrate di mercecertificate per un controllo tempestivo delle fatture e per even-tuali contestazioni».

LARGO CONSUMO n. 10/2014

Fonte: Daniele Marazzi, Osservatori ICT & Management School Largoof Management – Politecnico di Milano Consumo

Benefici: emittente 1-2 /consegna – ricevente 0,7-4 /consegna

Benefici: tra 10 e 15-18 /consegna

Benefici: tra 15 e 20-25 /consegna

Cosa fa l'emittente Cosa viaggia con la merce Cosa fa il ricevente

Dematerializzazione unilaterale degli archivi Invio in conservazione

sostitutiva della propria copia del DDT

Stampa del DDT (1/2 copie)

Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ...)

Stampa/archiviazione del DDT

Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ...)

Stampa/archiviazione del DDT Stampa scheda di trasporto

Digitalizzazione dei flussi informativi

Digitalizzazione e dematerializzazione completa del processo

Documento di trasporto (DDT) Scheda di trasporto (tipicamente inclusa nel DDT)

Ricezione del DDT cartaceo Scansione del DDT Invio in conservazione sostitutiva del DDT

Documento di trasporto (DDT) Scheda di trasporto

(tipicamente inclusa nel DDT)

Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Ricezione del DDT cartaceo Archiviazione del DDT cartaceo

Scheda di trasoprto Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Invio in conservazione sostitutiva

Benefici: emittente 1-2 /consegna – ricevente 0,7-4 /consegna

Benefici: tra 10 e 15-18 /consegna

Benefici: tra 15 e 20-25 /consegna

Cosa fa l'emittente Cosa viaggia con la merce Cosa fa il ricevente

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sostitutiva della propria copia del DDT

Stampa del DDT (1/2 copie)

Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ...)

Stampa/archiviazione del DDT

Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ...)

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Digitalizzazione dei flussi informativi

Digitalizzazione e dematerializzazione completa del processo

Documento di trasporto (DDT) Scheda di trasporto (tipicamente inclusa nel DDT)

Ricezione del DDT cartaceo Scansione del DDT Invio in conservazione sostitutiva del DDT

Documento di trasporto (DDT) Scheda di trasporto

(tipicamente inclusa nel DDT)

Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Ricezione del DDT cartaceo Archiviazione del DDT cartaceo

Scheda di trasoprto Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Invio in conservazione sostitutiva

Benefici: emittente 1-2 /consegna – ricevente 0,7-4 /consegna

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Documento di trasporto (DDT) Scheda di trasporto

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Documento di trasporto (DDT) Scheda di trasporto (tipicamente inclusa nel DDT)

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Scheda di trasoprto Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Invio in conservazione sostitutiva

IL CONFRONTO TRA I VARI MODELLI DI DEMATERIALIZZAZIONE

114 LARGO CONSUMO n. 10/2014

I RISCONTRI SONO POSITIVILe esperienze di alcuni grandi gruppi della gdo che hanno

utilizzato DeliveRING sono complessivamente positive. PerMichele Caterino, responsabile dell’ufficio amministrativo diMegamark, azienda con 120 punti di vendita e 350 affiliati eche produce annualmente circa un milione di documenti re-lativi al ciclo attivo e novecentomila relativi al ciclo passivo,«tutto è iniziato due anni fa, quando nella comunicazionedell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tri-butari all’Agenzia delle Entrate sono risultati mancanti12.000 documenti. La soluzione immediata è stata la loro ri-stampa, ma a medio termine era necessario un rimedio. Deli-veRING ci ha salvati. Oggi i nostri Cedi non stampano piùdocumenti, ma generano flussi di informazioni, che permet-tono, per esempio, di vedere quando il camion è partito oquale merce sta arrivando. Nei punti di vendita due personeeffettuavano la spunta manuale impiegando da un’ora aun’ora e mezza per camion e quando arrivavano alla fine del-le pagine del Ddt c’era sempre qualche “orfano”. Oggi si ri-sparmia una persona e alla spunta non sfugge più niente. Ver-so i clienti abbiamo adottato una strategia win-win. Abbiamofornito loro un palmare laser intelligente, con il quale posso-no spuntare le consegne di merce e di materiale tecnico, inmodo da avere la certezza sull’esistenza di mancanti o ecce-denti. Abbiamo assegnato una firma digitale avanzata a ogniamministratore delegato cliente, che può indicare un respon-sabile all’interno della propria organizzazione. Il cliente puòcosì firmare la consegna (con o senza difformità). L’infor-mazione arriva sui Pc della nostra logistica che, utilizzandola radiofrequenza installata nei nostri magazzini, può imme-diatamente verificare l’effettiva esistenza delle difformità se-gnalate e avvisare il sistema gestionale per eventuali note diaddebito o di accredito. Il cambiamento è stato accolto favo-revolmente dal personale logistico, il quale si è reso contoche i benefici superano i rischi del cambiamento». Conad del Tirreno, una cooperativa di imprenditori indi-

pendenti con 216 soci per 332 punti di vendita in Toscana, La-zio e Sardegna e un fatturato sulla rete di circa 2,2 miliardi dieuro, può essere considerata un pioniere della dematerializza-zione dei documenti relativi al ciclo passivo. Ha iniziato la tra-smissione via Edi dei documenti con i fornitori nel 2003, e adoggi ha dematerializzato il 70% delle fatture ricevute e l’80%degli ordini e delle conferme d’ordine. Marco Ricci, �respon-sabile servizi e soluzioni Ict per l’area logistica, ha spiegato che«Conad del Tirreno considera gli strumenti informatici comeun mezzo per ottenere vantaggi logistici ed economici, per

esempio per ridurre il costo della riga d’ordine, che con un pro-cesso manuale ammonta a decine di euro, e per ridurre gli erro-ri. Verso i fornitori usiamo una strategia win-win: chiediamo ediamo. I fornitori reagiscono bene per quanto riguarda la fattu-razione, che è un processo che controllano, mentre non sono al-trettanto disponibili nel campo logistico. La resistenza al cam-biamento è dovuta principalmente a problemi culturali, che pe-rò si stanno attenuando, tanto che abbiamo avviato la demate-rializzazione dell’avviso di spedizione con 35 di loro. Perquanto riguarda DeliveRINg, ritengo che la concorrenza non sifaccia su questi strumenti, anzi queste piattaforme aiutano a fa-re sistema e sono vantaggiose a livello di sistema Paese».Sull’importanza della collaborazione con i fornitori ha con-

cordato Andrea Pirovano (Sma), facendo però notare che leaziende della gdo hanno moltissimi fornitori, molti dei qualipiccoli e poco propensi a queste soluzioni. Il problema rischiadi aggravarsi a partire dal 2017 con le nuove norme sull’eti-chettatura che comporteranno ulteriori necessità di tracciare lamerce, sulla base di informazioni generate dai fornitori. Lepiattaforme di dematerializzazione dovranno tenerne conto.Questo punto di vista non deve però essere generalizzato. Al-cuni fornitori di non grandi dimensioni, come Soresina conConad e Carrefour, hanno già cominciato a lavorare sull’ar-gomento.Il punto di vista di un fornitore di grandi dimensioni è stato

illustrato da Michele Crippa, già responsabile fiscale di Da-none: «abbiamo cominciato nel 2004 con la conservazione so-stitutiva, e tre o quattro anni fa con la dematerializzazione, convantaggi significativi dal punto di vista fiscale e amministrati-vo. È importante che clienti e fornitori coinvolti in questo tipodi progetti sfruttino la velocità del flusso di informazione. No-nostante i vantaggi, ci vorrà tempo prima che si arrivi a unadiffusione di massa, ma per i pionieri è più facile portare ideenuove, mentre chi arriverà più tardi troverà una situazione giàconsolidata e più difficile da modificare. La dematerializza-zione impatta sopratutto i sistemi informatici, i quali spessosono di per sé in continuo cambiamento, e la logistica, che puòtrovarsi a dovere modificare processi che funzionano in modosoddisfacente. È quindi necessario che in azienda ci sia qual-cuno che si prenda il rischio del cambiamento».Infine, l’avvocato Pierguido Carmagnani, partner dello

Studio Legale Riguzzi & Associati, ha sottolineato che, «an-che se secondo la normativa la scheda di trasporto può esse-re compilata con modalità elettroniche, purchè siano rispet-tate le disposizioni riguardanti i documenti digitali, la cartaresta inevitabile con l'attuale livello culturale medio dei vet-tori (basta notare che la metà possiede un solo veicolo). Lasituazione potrà migliorare solo se i piccoli e piccolissimitrasportatori riusciranno ad aggregarsi, e le piattaforme comeDeliveRING possono costituire un incentivo. Un vantaggiodella dematerializzazione è che in caso di contestazione evi-ta di cercare a vuoto la documentazione a sostegno, il che ag-giunge valore. Basti pensare che a volte si rinuncia a coltiva-re una eventuale vertenza per la difficoltà della ricerca deidocumenti a supporto (in particolare i Ddt). Infatti, è veroche la riserva sulla merce non deve necessariamente essere informa scritta, ma è molto difficile provare la formulazionedella riserva in assenza di documenti. In ogni caso, questadeve essere comunicata al vettore entro termini di decadenzaben precisi. La terzietà delle piattaforme è anche un valoredal punto di vista legale: una documentazione conservata daterzi qualificati potrebbe risultare più affidabile agli occhidel giudice, specie se munita di attestazioni temporali che necertificano la data di compilazioni». �

LOGISTICA

Fonte: Consorzio DeliveRING Largo Consumo

Firma remota

Integrazione applicativi logistica

Integrazione con ERP

Transcodifica anagrafica

prodotti

Transcodifica anagrafica

casuali

Invio documenti

multiformato certificati

Operatori logistici

Fornitori Retailer

Delive RING

Moduli opzionali

Conservazione sostitutiva

Shared networking

Sistemi di alerting

Statistiche e report

Formati Supportati

TXT/SPOOL

EDI PDF

Web services

Tipologie documentali

DDT (DESADV)

Riserve DDT (RECADV)

Allegati multiformato

Firma remota

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LO SCHEMA DI FUNZIONAMENTO DI DELIVERING

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