Alfresco, in un ora Ottobre 2010
Agenda
Il contesto: cenni al mondo ECM
Servizi di Content Management
Applicativi Client
Integrazioni
Confronto tra Edizioni
Come proseguire da qui?
ECM Tradizionale
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Alti costi Adozione Limita Complessità
Sfide dal mercato ECM
● Cloud Computing, Mobile, Banda Larga e Internet
● Cambiamenti demografici
● Nuovo standard
● Adozione Open Source nelle aziende
● Spinta verso la Riduzione dei Costi
● La crisi finanziaria
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Alfresco è...
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Lower Cost Easier to Use Adopted Faster Costi più Bassi Più Semplice Adottabile Rapidamente
I Numeri di un Successo
● Più di 1200 Clienti
● Più di 150,000 utenti della comunità open
● Superati i 2 milioni di download
● Stimati 74000 Siti
● Oltre 1,000,000 di utenti attivi
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Global Support
Evitare i Costi Nascosti
● Open Standard o Piattaforma Java EE
o Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST.
o CMIS 1.0 ready!
o Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi
o Nasce con l’idea di evitare il “vendor lock-in”
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Casi di successo - 1
Casi di successo - 2
Document Management
Collaboration
Electronic Records Management
Workflow
Web Content Management
Email Archive
Image Management
Digital Asset Management
Piattaforma ECM Completa
Due Aspetti
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Servizi “Content”
Accesso Client
Version Security
Search Metadata
Lifecycle Workflow Renditions
Web Browser
Network Drive FTP
WebDAV MS Office
Kofax
Rules / Actions
IBM Lotus Google Docs
Proprietà e Contenuti di un Documento
● Gestire ogni contenuto(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …)
● Metadati – informazioni sul contenuto o Nome, Titolo, Creatore,
Quando Creato, Dove, …
● Si può Estendere o Codice cliente, numero fattura,
protocollo, …
● Supporto per tipi custom
● Supporto agli Aspetti 12
Documento
Proprietà
Alfresco: Modello Dati Flessibile
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Tipo = Report Attributi del Tipo...
Oggetto Data Report Area di Business
Tipo = Contratto Attributi del Tipo...
Data inizio Valore
Tipo = Email Attributi del Tipo...
Oggetto Mittente Destinatario
Tipo = Caso Attributi del Tipo...
Formato
Aspect = Cliente Attributi dell’Aspect...
Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato
Proprietà
Controllo delle Versioni
● Non si traccia il nome! o Alfresco –v1.ppt o Alfresco – v1.2.ppt
o 2010-05 Alfresco.ppt
● Si collegano le versioni
● Ripristino delle versioni precedenti
● Tracciabilità totale (chi ha fatto cosa e quando)
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Documento Versioni
Controllo degli Accessi
● Blocco del file editato o Stop alla sovrapposizione
● Ruoli degli Utenti
● Sicurezza o Controllo chi accede
o Controllo che ruolo ha
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Documento Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli
Ruoli
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Controllo degli Accessi
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Patti Risley
VP of HR
Jennifer Watmore
CEO
Archiviazione dei Contenuti
● Conservazione del contenuto in uno ‘Spazio’
● Navigabile via: o Cartelle
o Tag
o Categorie
o Filtri (es. ‘favoriti’)
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Documento
Cartella
Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli
Trasformazioni e Commenti
● Creare file correlati
● Trasformare in formati differenti o es. HTML, PDF, JPG
● Consenti agli utenti di commentare i contenuti
● Commenti gestititi come oggetti separati
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Commenti
Documento
Renditions
Cartella
Versione
Sicurezza
Blocco Proprietà
Ruoli
Altri Servizi
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Regole e Azioni
● Le Regole sono applicate ad uno ‘Spazio’
● Rendono uno spazio “intelligente” (smart)
● Sono innescate da eventi o Inbound – Contenuto arriva in
uno spazio o Outbound – Contenuto lascia uno
spazio (spostato, eliminato) o Update – contenuto modificato
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Regole Azioni
Regole e Azioni
● Le Regole sono filtrate in base a: o Tutti gli elementi
o Specifico tipo MIME
o Tipo del Contento
o Categoria
● Possibile avere eventi multipli
● Possibile definire un ordinamento tra eventi
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Bozze
Approvati
Pubblicati
Esempio:
Workflow
● I documenti hanno un ciclo di vita (DLC) o Sono creati
o Sono revisionati
o Sono approvati
o Sono pubblicati
o ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dall’inizio
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Regole Azioni
Workflow
Workflow e Business Process Management (BPM)
● Basato su Jboss jBPM incorporato
● Capacità BPM Complete o Diramazioni, fusioni e
condizioni logiche
o Scripting
● Gestione Ciclo di Vita o Ruoli, Revisori, Sicurezza,
Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit
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Crea Scrive
Revisiona Commenta
Pubblica Legge
Ricerca
● Cercare con la sintassi e gli operatori di Google
● Esempi: o Tipo– type:document o Proprietà– modified:today o Data– created:“2009-01-01” o Testo– text:“alfresco faq”
● Posso combinare i criteri: o AND, OR, NOT
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Regole Azioni
Workflow Ricerca
Esempio – name: plan
Esempio– modifier: phampton
Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.
Esempio– name: plan AND modifier: phampton
Storage Policies
● Ovvero “Information Lifecycle Management” (ILM)
● Conservazione dinamica basata su regole business
● Definisce regole business
● Riduzione costi senza impatti sulle prestazioni
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Regole Azioni
Workflow Ricerca
Storage Policies
Storage Policies
● Esempi o Per tipo: grossi file video su dischi
veloci e costosi. Documenti Office su dischi più lenti ed economici
o Per dipartimento, per età, per tipo d’utilizzo, ecc…
● Applicare specifico Aspect ai contenuti per marcarli
● Utilizza Regole e Azioni per guidare il meccanismo
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SSD $$$
FC Drives
$$
SATA Drive
$
SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel
Policy Rules
Policy Rules
SMTP Listener
Shared Drive
Web
SharePoint / Office
Accedere ai Contenuti Da...
Il più diffuso ECM
● Il disco di rete condiviso!?!
● Perché? o Facile da usare
o Nessun training
o Bassi costi
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● Difficile trovare i file
● Nessun contesto
● Nessun controllo di versione
● Sicurezza inadeguata
Problemi...
Disco di Rete Condiviso
● CIFS / FTP / WebDAV o Root URL: \\<machine
name>A\Alfresco o Esattamente come un disco
condiviso o Si monta come disco o Trascinamento file dentro
Alfresco o Editare i contenuti con altri
programmi o I folder condivisi possono
essere ‘spazi smart’
o Tutte le Regole sono attive o I permessi verificati o Gestione versioni del
contenuto (se attivo)
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Gestione Documenti
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Dettagli Documento
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Project / Team Collaboration
● Cruscotto (dashboard) personalizzabile
● Ciascun progetto include: o Document Library o Calendario o WIKI o Blog o Forum di discussione o Link a URL esterne o Data lists
● Ablitato IMAP
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Gestione dei Record
● Prima soluzione RM… o Open source certificata DoD
o Compatibile CMIS 1.0
● Progettata per essere facile o Regole di auto-completamento dei
metadati
● Compilare record da… o Web (dal sito RM o altri Share)
o Email – Supporto IMAP
o CIFS – Disco Rete Condiviso
Supporto base per soluzioni di Conservazione Sos3tu3va
Records Management
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La Piattaforma Web
Alfresco Web Producer
Alfresco Web Editor
Alfresco Web Preview
Alfresco Editorial Repository
Dep
loym
ent
Work Packages, Renditions
Alfresco Web Delivery Runtime Repository
CMIS, REST
Web Application
Alfresco Web Editor
Editazione sul posto
Alfresco Web Editor Framework
Editare dalla lista
Modificare i Contenuti
Integrazione IMAP
● Server IMAP virtualizzato
● Naviga e accedi ai contenuti
o Aprire Alfresco dal client email
o Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali
o Vedere I metadati, Link ai contenuti
● “Drag & Drop” per archiviare mail
● Gestione allegati configurabile
● Funziona con tutti i normali client IMAP, nessun plug-in necessario
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Completa Gestione Contenuti
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Document Management
1 Repository costruito su 1
moderna tecnologia
Records Management
Collaboration Web Content Management
Email Archive
“Content Services” per...
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Shared Drive
WEB
SAP
MS Office
SharePoint
Google Docs
IBM Lotus
Drupal
Kofax
Any CMIS Client
FTP
WebDAV
Joomla
● Controllo automatico su un solo stack software o Supporto limitato solo a
sistemi free
● Necessario riavviare il server
Alfresco Community
Confrontiamo le Edizioni
● Completo Controllo Qualità manuale / aut. o Supporto per piattaforme
commerciali
● Clustering applicativo
● Monitoraggio JMX
● Gestione sotto-sistemi
● Storage Policies
Alfresco Enterprise
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● Sperimentale e senza alcun supporto
o Nessuna SLA
o Comunità / Wiki
● Nessuna Manutenzione o Arrangiarsi da soli!
● Installare nuove versioni
● Nessuna garanzia tecnica o legale
Community
Confrontiamo I Servizi
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● Supporto tecnico 24x7 o SLA concordate
o Portale di supporto
● Manutenzione Correttiva o Upgrade, Updates, Hot Fixes
and Back porting
● Manutenzione Evolutiva
● Consulenza specializzata
● Scudo legale
Abbonamento Enterprise
Come proseguire?
● Provando Alfresco direttamente...
● “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”) o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
● Scaricare la trial a 30 giorni o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
● YouTube o http://www.youtube.com/alfresco101
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Molti libri su Amazon
Riassumendo
● Alfresco è open standard, ad una frazione del costo delle soluzioni tradizionali
● Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM completa ed autonoma, altamente integrabile
● Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei contenuti
● Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui servizi sono utilizzabili da qualunque client
● Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli!
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Domande?
● Forum di discussione Italiano http://forums.alfresco.com/it/
● Per ulteriori informazioni scrivetemi: [email protected]
Grazie!
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