AGM: manuale d'uso
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Indice
1. Introduzione ...................................................................................................... 3
1.1. Definizione .............................................................................................................................. 3
1.2. Clausola di esclusione della responsabilità .............................................................................. 3
1.3. Utilizzo dell'autenticazione EU LOGIN ..................................................................................... 3
2. Ruoli degli utenti nel sistema AGM .................................................................... 4
2.1. Corrispondente ....................................................................................................................... 4
2.1.1. Diventare corrispondente ...................................................................................................... 4
2.1.2. Predisporre e inviare l'elenco dei partecipanti ...................................................................... 6
2.1.3. Modificare l'elenco dei partecipanti .................................................................................... 10
2.2. Partecipante ......................................................................................................................... 12
2.2.1. Accedere come partecipante ............................................................................................... 13
2.2.2. Inserire i dettagli per il pagamento ..................................................................................... 16
2.2.3. Modificare le coordinate bancarie ....................................................................................... 26
2.2.4. Collegare un conto bancario ................................................................................................ 27
2.2.5. Compilare e presentare una richiesta di rimborso spese .................................................... 28
2.2.6. Modificare la richiesta di rimborso spese ............................................................................ 35
2.3. Notifiche ............................................................................................................................... 37
2.3.1. Notifiche inviate a un corrispondente ................................................................................. 37
2.3.2. Notifiche inviate a un partecipante ..................................................................................... 38
AGM: manuale d'uso
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1. INTRODUZIONE
1.1. Definizione
Il sito AGM (A new Gateway to EU Meetings) semplifica l'organizzazione delle riunioni di esperti della
Commissione europea e il rimborso delle spese. Il sito è attualmente sperimentato su un numero
limitato di gruppi di esperti e comitati. Se il risultato sarà positivo, AGM sarà esteso a tutti i gruppi di
esperti.
AGM consente agli esperti di:
ricevere gli inviti alle riunioni (con ordine del giorno e altre informazioni);
confermare la propria partecipazione;
inserire le proprie coordinate bancarie;
creare e trasmettere in via telematica la richiesta di rimborso spese.
1.2. Clausola di esclusione della responsabilità
Le informazioni contenute nel presente manuale hanno uno scopo meramente orientativo e
descrivono le modalità di utilizzo dell'applicazione AGM. Data la continua evoluzione del sistema, non
si garantisce la precisione delle descrizioni fornite. Tali informazioni non vanno considerate in alcun
modo sostitutive del diritto dell'Unione europea né intese quale interpretazione giuridica della
Commissione.
1.3. Utilizzo dell'autenticazione EU LOGIN
AGM utilizza EU LOGIN come metodo unico di autenticazione.
Consulta la nostra sezione Domande frequenti sul portale AGM per scoprire come creare un account
EU LOGIN e reimpostare la password EU LOGIN.
AGM: manuale d'uso
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2. RUOLI DEGLI UTENTI NEL SISTEMA AGM
2.1. Corrispondente
Quando rivesti il ruolo di corrispondente sei il punto di contatto per il membro del comitato o del
gruppo di esperti invitato a una riunione. Utilizzerai AGM per trasmettere alla Commissione i nomi dei
partecipanti della tua delegazione (i membri della tua organizzazione che saranno presenti alla
riunione).
Puoi redigere l'elenco dei partecipanti in ambienti diversi da AGM, e inserirlo nel sistema una volta
pronto.
Dall'organizzatore della riunione riceverai un'e-mail contenente l'invito, l'ordine del giorno e altre
informazioni relative alla riunione.
Nell'e-mail troverai anche un link al sito AGM che ti darà accesso al portale come corrispondente
della delegazione.
Fai attenzione nel condividerlo: il link autorizza chiunque ad accedere come corrispondente.
Nel sistema AGM devi inserire i dati di ciascun partecipante.
Una volta completato l'elenco, trasmettilo all'organizzatore della riunione.
2.1.1. Diventare corrispondente
Come già accennato, riceverai un'e-mail contenente l'invito e altre informazioni riguardanti la
riunione, nonché un link al sito AGM.
Qui sotto puoi vedere un esempio di invito trasmesso a un corrispondente. L'e-mail si compone di
due parti principali:
1) l'invito con gli allegati;
2) le istruzioni su come diventare corrispondente e altri link per accedere a ulteriori informazioni.
Riceverai l'invito come allegato e potrai leggerne il testo anche nel corpo dell'e-mail.
AGM: manuale d'uso
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Facendo clic su questo link diventerai corrispondente di questa riunione.
Utilizzerai l'account EU LOGIN per accedere al sistema AGM e vedrai visualizzati i dettagli della
riunione. A quel punto, potrai inserire l'elenco dei partecipanti.
AGM: manuale d'uso
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Tutti i link presenti nel disclaimer ti collegano a pagine del sito AGM in cui troverai maggiori
informazioni riguardo al sistema (domande frequenti, contatti di supporto ecc.).
Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per diventare corrispondente della riunione e stilare l'elenco dei
partecipanti nel sistema AGM.
2.1.2. Predisporre e inviare l'elenco dei partecipanti
In quanto corrispondente di una riunione, sei tenuto a inviare l'elenco dei partecipanti della tua
delegazione all'organizzatore della riunione.
Dopo aver cliccato sul link per diventare corrispondente, apparirà la seguente schermata:
Anche qui puoi vedere il testo dell'invito e accedere ai relativi documenti.
Usa il menu di navigazione (Navigation menu) per accedere ai vari menu del sistema AGM.
Fai clic su "Partecipanti (Participants)" nel menu di navigazione.
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Sarà visualizzato il tuo nome associato al ruolo di corrispondente. Se vedi più di un nome, significa
che l'invito è stato trasmesso (o inoltrato) ad altri destinatari che hanno accettato il ruolo di
corrispondente.
Attenzione! L'elenco dei partecipanti può essere inviato da un solo corrispondente: il primo che
provvede a trasmetterlo.
Dalla sezione "Partecipanti della delegazione (Delegation participants)" puoi inviare un elenco vuoto
("Send empty list") oppure aggiungere i partecipanti ("Add participant").
Una volta aggiunti, i partecipanti appariranno in questa sezione.
Il corrispondente può aggiungersi come partecipante facendo clic su "Aggiungi come partecipante
(Add as participant)" e inserendo le informazioni obbligatorie. Per concludere, fai clic su Aggiorna
(Update):
Per aggiungere altri partecipanti, puoi procedere selezionando l'opzione "come nuovo partecipante di
questo membro (as a new participant of this member)" per invitare una persona che non ha mai
partecipato a una riunione tramite AGM, altrimenti puoi cercare il partecipante per nome
selezionando "dalle ultime X riunioni (from the last X meetings)".
Apparirà la schermata riportata di seguito. Inserisci i dati dei partecipanti.
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Compila tutti i campi.
Attenzione! L'opzione "Ha diritto al rimborso spese (Entitled to claim expenses)" si applica solo ad
alcuni partecipanti.
Consulta il regolamento comunicato nell'invito per verificare quanti partecipanti possono chiedere il
rimborso delle spese.
Poi fai clic su "Aggiungi (Add)".
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Il partecipante apparirà nella sezione "Partecipanti della delegazione (Delegation participants)".
Volendo, a questo punto puoi aggiungere un altro partecipante.
Dopo aver aggiunto un partecipante, vedrai accanto al suo nome l'etichetta "Nuovo". Significa che il
partecipante è appena stato inserito nell'elenco.
Nella colonna "Partecipazione (Attendance)" trovi un punto di domanda ("?") (il corrispondente che
si aggiunge come partecipante può già confermare la propria partecipazione alla riunione). In quanto
corrispondente, potresti essere a conoscenza della risposta, ma spetta al partecipante confermare o
meno la sua partecipazione attraverso il sistema AGM.
Per modificare (Edit) i dati di un partecipante o eliminarlo (Remove) dall'elenco, fai clic sul pulsante
"Azioni (Actions)" a lato del suo nome.
Quando l'elenco dei partecipanti è pronto, fai clic sul pulsante "Invia partecipanti (Send
participants)" per trasmetterlo all'organizzatore della riunione.
Appare il messaggio riportato di seguito. Fai clic su "Accetta (Accept)" per inviare l'elenco.
Dopo l'invio non potrai più modificare l'elenco da questa schermata.
Riceverai un messaggio di conferma che ti comunica l'avvenuto invio dell'elenco all'organizzatore
della riunione. Lo stesso messaggio appare nel menu di notifica in AGM.
Contemporaneamente, ciascuno dei partecipanti del tuo elenco riceverà un'e-mail da cui apprenderà
di essere stato proposto come partecipante a una riunione.
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2.1.3. Modificare l'elenco dei partecipanti
L'elenco dei partecipanti è stato inviato all'organizzatore della riunione per la convalida.
Attendi informazioni dall'organizzatore della riunione.
L'organizzatore della riunione può decidere di convalidare l'elenco senza riserve oppure chiederti di
modificarlo. In entrambi i casi, riceverai un'e-mail e una notifica separata in AGM.
Se l'organizzatore della riunione ti chiede di modificare l'elenco dei partecipanti, riceverai questa e-
mail:
Per modificare l'elenco dei partecipanti, entra in AGM e apri la riunione.
Apri il menu "Partecipanti (Participants)": questa schermata ti apparirà ora in modalità modificabile.
Scegli il partecipante che intendi eliminare e fai clic sul pulsante "Azioni (Actions)" a lato del nome.
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Seleziona "Elimina (Remove)" per cancellare il partecipante dall'elenco.
Se ti accorgi che i dati di un partecipante non sono corretti, puoi modificarli cliccando sul pulsante
"Azioni (Actions)" vicino al nome del partecipante. Seleziona poi "Modifica (Edit)".
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Fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare le modifiche.
Quando hai apportato tutte le modifiche necessarie, invia l'elenco dei partecipanti all'organizzatore
della riunione per la convalida.
Riceverai un altro messaggio di conferma tramite e-mail e una notifica separata in AGM che ti avvisa
che l'elenco è stato inviato all'assistente della riunione per la convalida.
Contemporaneamente, il partecipante eliminato riceverà un'e-mail che lo informa che il suo
nominativo è stato eliminato dall'elenco.
2.2. Partecipante
Un partecipante è un esperto che prende parte a una riunione. Un partecipante può essere membro
di una delegazione (di solito su nomina del corrispondente) o partecipare su base individuale (su
invito diretto dell'organizzatore).
Il partecipante riceverà per e-mail una proposta di partecipazione a una riunione e un link al sistema
AGM.
In quanto partecipante, puoi accedere all'invito in AGM e consultare le altre informazioni riguardanti
la riunione.
Per prima cosa, ricevi un'e-mail che ti propone di partecipare a una riunione.
Questa e-mail contiene un link, necessario per attivare il tuo profilo utente per la riunione in
questione.
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Utilizza il link contenuto nell'e-mail per accettare o declinare l'invito e inserisci i tuoi dati personali per
ottenere l'e-pass che ti permetterà di accedere all'edificio in cui si svolgerà la riunione.
2.2.1. Accedere come partecipante
Fai clic sul link che riporta il nome della riunione a cui sei stato invitato e accedi utilizzando il tuo
account EU LOGIN.
La prima volta che apri una riunione devi collegare la riunione al tuo profilo utente.
Dovrai eseguire questa operazione una volta per ciascun gruppo di riunioni.
Facendo clic su "Attiva il mio profilo (Activate my profile)", ti apparirà l'invito alla riunione.
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In questa schermata puoi leggere l'invito, visualizzare eventuali allegati e confermare la tua
partecipazione.
Sotto al titolo dell'invito vedrai il messaggio "Non hai ancora confermato la tua partecipazione a
questa riunione (You have not confirmed the attendance to this meeting yet)".
Fai clic su Sì (Yes) per confermare la tua partecipazione; se si tratta di un evento di più giorni, troverai
selezionate di default tutte le giornate di riunione. Puoi deselezionare i giorni in cui non sarai presente
alla riunione. Se vengono deselezionati tutti i giorni, lo stato di partecipazione passa a No.
Fai clic sul menu a tendina che si apre dal nome del tuo profilo per inserire i tuoi dati personali.
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In questa pagina troverai le informazioni relative al tuo EU LOGIN. Se necessario, puoi modificare
questi dati facendo clic sul pulsante "Modifica (Change)" accanto a ciascuna voce.
Inserisci le tue informazioni di profilo e i documenti di identità. Queste informazioni servono agli
organizzatori delle riunioni per predisporre il tuo accesso con e-pass alla sede della riunione e farne
richiesta. Una volta inserite, le informazioni rimarranno valide e saranno salvate nel tuo profilo.
Questo significa che dovrai inserirle una sola volta e aggiornarle solo se necessario.
Compila la sezione "Informazioni di profilo (Profile details)" e fai clic su "Salva (Save)".
Compila la sezione "Documenti di identità (Identity documents)".
Fai clic su "Aggiungi nuovo documento (Add a new document)" per inserire gli estremi del tuo
documento di identità:
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Seleziona il tipo di documento; inserisci il numero, la data di scadenza e il paese di rilascio del
documento. Quindi fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare le informazioni.
Ricordati di aggiornare questa sezione una volta scaduto il documento d'identità attuale. In ogni invito
che riceverai ti verrà chiesto di inserire le tue informazioni di profilo. Una volta che le avrai inserite, il
sistema AGM continuerà a utilizzarle in automatico; tuttavia, ti raccomandiamo di verificare che i dati
da te forniti siano ancora validi.
Utilizzando il pulsante Modifica (Edit), disponibile accanto agli estremi del documento, puoi
aggiornare o rimuovere il documento attuale.
Puoi accedere a questa pagina anche tramite il link contenuto nell'invito.
2.2.2. Inserire i dettagli per il pagamento
Una volta che l'organizzatore della riunione ha convalidato l'elenco dei partecipanti (la convalida delle
delegazioni che ricevono un invito diretto avviene contestualmente all'invio dell'invito), tutti i
partecipanti, compreso il corrispondente, ricevono un'e-mail e una notifica separata in AGM.
Se non hai diritto al rimborso delle spese, non devi fare nulla: l'e-mail che ricevi non fa riferimento a
questa procedura.
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Se hai diritto al rimborso delle spese di viaggio, riceverai la stessa notifica con un messaggio che ti
invita a inserire le tue coordinate bancarie nel sistema AGM.
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Accedi a AGM utilizzando il tuo account EU LOGIN per visualizzare l'elenco delle riunioni (Meetings
list):
L'elenco delle riunioni mostra tutte le riunioni, passate e future, a cui è stato invitato il partecipante.
Se, per una data riunione, hai diritto al rimborso delle spese, l'informazione apparirà nella colonna
"Richiesta di rimborso spese".
Nell'esempio riportato qui sopra, la richiesta è allo stato di "Bozza (Draft)" e le coordinate bancarie
non sono state inserite.
Fai clic sul link "Vai alla richiesta di rimborso spese (Go to reimbursement)" per accedere al relativo
modulo.
(Per maggiori informazioni sul modulo di rimborso spese, cfr. Compilare e presentare una richiesta di
rimborso spese. Questa sezione ti spiega soltanto come inserire le coordinate bancarie.)
AGM: manuale d'uso
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Le tue coordinate bancarie vengono memorizzate nella seconda scheda del modulo. Fai clic sulla
scheda "Conto bancario (Bank account)" o clicca il pulsante "Inserisci conto bancario (Add new bank
account)" nella sezione Stato.
Appare la schermata "Conto bancario (Bank account)".
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Questa schermata mostra i conti bancari da te utilizzati per i rimborsi spese.
Nell'esempio fornito qui sopra non vi sono conti precedenti poiché il partecipante è alla sua prima
riunione.
2.2.2.1. Aggiungere nuovi conti bancari per gli esperti governativi
Fai clic su "Aggiungi nuovo conto bancario (Add new bank account)" per iniziare a inserire le
coordinate bancarie:
L'entità giuridica viene caricata in automatico dal sistema ABAC; questa informazione riguarda il paese
di provenienza della delegazione governativa (in questo caso il Regno Unito).
Sotto la voce Coordinate del conto (Account details), seleziona il paese. L'opzione è disponibile in
quanto il paese in cui è ubicato il conto può essere diverso da quello della delegazione. Dopo aver
selezionato il paese, saranno disponibili i campi IBAN/Numero di conto (IBAN/Account number) e
Titolare del conto (Name of account holder). Queste informazioni sono imprescindibili e vanno fornite
obbligatoriamente.
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Vi sono solo tre eccezioni, che riguardano:
l'Irish Treasury account
i ministeri francesi (conti presso il Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel –
MINEFI)
i conti italiani presso la Tesoreria Centrale dello Stato.
L'esperto che rappresenta uno Stato membro può utilizzare tali conti (se l'IBAN e il numero di conto
non sono disponibili e se conosce solo il numero di riferimento del conto di tesoreria) selezionando il
link "Conto di tesoreria" e inserendo come numero di conto un codice specifico fornito dalla
Commissione europea. Per ricevere il codice specifico, contatta [email protected]
indicando il tuo indirizzo e-mail, il tuo ministero, il paese e il conto che desideri utilizzare (se disponi di
un modulo per il rimborso di esperti utilizzato in precedenza, allegalo).
Il campo IBAN permette di inserire solo il numero corretto di lettere e numeri per ciascun paese.
Fai clic sul pulsante "Verifica (Verify)" dopo aver compilato tutti i campi richiesti nella sezione Dettagli
del conto.
Se il conto bancario esiste già nel sistema ABAC (dopo averlo selezionato, conferma nel messaggio di
avvertimento se desideri utilizzare il conto appena aggiunto), puoi procedere a inviarlo:
Se il conto bancario non è presente nel sistema ABAC, si aprirà una nuova finestra in cui l'esperto
dovrà fornire obbligatoriamente le informazioni richieste nelle sezioni Titolare del conto (Account
holder) e Agenzia della banca (Bank branch). Se hai selezionato l'opzione con cui dichiari di essere il
titolare del conto ("I certify that I am the account holder"), devi produrre obbligatoriamente un
estratto conto recente:
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Se indichi di non essere il titolare del conto ("I certify that I am NOT the account holder"), dopo aver
salvato le informazioni e confermato la creazione del conto bancario devi stampare il modulo di
identificazione finanziaria (Recent bank statement), chiedere al titolare del conto di firmarlo e
caricare una scansione del documento firmato. In questo caso non è obbligatorio produrre un estratto
conto recente. Tuttavia, se non esiste un estratto conto, il modulo di identificazione finanziaria deve
essere timbrato e firmato anche dal rappresentante della banca:
AGM: manuale d'uso
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Carica il modulo firmato e salvalo; dopo aver confermato l'aggiornamento, il modulo firmato ("signed
form") sarà disponibile nella sezione relativa ai dettagli del conto e potrai selezionare il conto
bancario e inviarlo per la convalida:
Dopo l'invio del conto per la convalida, l'esperto può ricevere un'e-mail che lo avvisa della necessità di
correggere le coordinate bancarie o di fornire un altro conto bancario:
AGM: manuale d'uso
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2.2.2.2. Aggiungere nuovi conti bancari per gli esperti privati
Fai clic su "Aggiungi nuovo conto bancario (Add new bank account)" per iniziare a inserire le tue
coordinate bancarie:
Il campo IBAN ti permette di inserire solo il numero corretto di lettere e numeri per ciascun paese.
Se sbagli a inserire l'IBAN o il numero di conto, il servizio finanziario della Commissione europea te lo
comunicherà, dopo la verifica.
Tutti i campi sono obbligatori tranne la "partita IVA (VAT number)".
Fai clic sul pulsante Verifica (Verify) dopo aver compilato tutti i campi richiesti.
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Nella schermata successiva ti sarà chiesto se desideri utilizzare questo conto bancario per il rimborso
delle spese:
Fai clic su "Ok" e nella schermata successiva conferma l'utilizzo di questo conto per il rimborso delle
spese:
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2.2.3. Modificare le coordinate bancarie
Durante il processo di convalida del conto bancario, il servizio finanziario può chiederti di modificare
le coordinate bancarie o di inserire un nuovo conto.
In tal caso, riceverai un'e-mail e una notifica in AGM.
Nell'esempio riportato qui sotto, il servizio finanziario chiede alla partecipante di aggiornare il nome
del titolare del conto fornendo la ragione sociale al posto del nominativo privato.
In questa pagina puoi vedere che, nell'inserire le coordinate bancarie, l'esperta ha fornito
accidentalmente il proprio nominativo al posto della ragione sociale.
Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per accedere al sistema AGM utilizzando il tuo account EU
LOGIN. Questa procedura ti permetterà di accedere alla schermata delle coordinate bancarie (Bank
details).
AGM: manuale d'uso
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Fai clic sull'icona "Modifica (Edit)". Appare la seguente schermata:
La schermata è visualizzata in modalità modificabile e riporta ancora i dati che hai già inserito.
Non devi fare altro che apportare le modifiche necessarie e cliccare su "Verifica (Verify)".
2.2.4. Collegare un conto bancario
Un conto bancario convalidato e utilizzato per una riunione facente capo a un gruppo di riunioni può
essere utilizzato per il rimborso di un'altra riunione dello stesso gruppo senza che sia necessaria una
nuova convalida. Tuttavia, se desideri utilizzare questo conto bancario per una riunione che fa capo a
un altro gruppo di riunioni, devi collegare il conto al nuovo gruppo di riunioni.
AGM: manuale d'uso
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Nell'esempio riportato qui sopra, il partecipante deve fornire le coordinate bancarie per farsi
rimborsare le spese sostenute per la riunione "Notifica" che fa capo al gruppo di riunioni "New
wave".
Nella sezione "Conti bancari disponibili (Available bank accounts)" puoi vedere il conto utilizzato nel
gruppo di riunioni "BUDG –AGM Acceptance". Fai clic su Seleziona questo conto, e nella schermata
successiva clicca su "Invia coordinate bancarie (Submit bank details)" per collegare il conto al nuovo
gruppo di riunioni:
2.2.5. Compilare e presentare una richiesta di rimborso spese
Se hai diritto al rimborso delle spese, sei autorizzato a presentare la relativa richiesta solo a riunione
avvenuta e dopo che l'organizzatore della riunione ha confermato la tua partecipazione.
Riceverai un'e-mail e una notifica in cui ti sarà comunicato che l'organizzatore della riunione ha
confermato la tua partecipazione.
AGM: manuale d'uso
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Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per entrare in AGM e accedi utilizzando il tuo account EU LOGIN.
Vai all'elenco delle riunioni e fai clic su "Vai alla richiesta di rimborso spese (Go to expenses claim)".
Accanto alla riunione per la quale è stata confermata la tua presenza, apparirà lo stato di "Bozza
(Draft)" riferito alla richiesta di rimborso.
Se non hai ancora inserito le tue coordinate bancarie, accanto alla richiesta di rimborso vedrai il
messaggio "inserisci le coordinate bancarie (Please enter bank account details)". Consulta qui le
istruzioni per la modifica delle coordinate bancarie.
Il modulo di rimborso spese si compone di 3 sezioni principali:
Informazioni relative al viaggio (Travel details)
Spese (Expeses)
Stato (Status)
Nell'angolo in alto a destra, il campo Ha partecipato alle sessioni (Attended sessions) indica le
sessioni per cui l'organizzatore della riunione ha confermato la tua presenza.
AGM: manuale d'uso
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Nella sezione "Informazioni relative al viaggio (Travel details)", fai clic su Modifica (Edit) (in fondo
alla sezione) per inserire i dettagli del tuo viaggio, completando i seguenti campi:
Sede di lavoro (Place of work)
Paese (Country)
Informazioni sulla partenza (Departure details)
Informazioni sull'arrivo (Arrival details)
Note dell'esperto (Expert's comments) (in questo campo puoi inserire un commento per fornire
eventuali delucidazioni).
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Fai clic su "Salva (Save)" per salvare le informazioni.
Nella sezione "Spese (Expenses)" puoi aggiungere le tipologie di spesa cliccando sul menu a tendina
"Seleziona tipologia di spesa (Select expense type)". Dopo la selezione, fai clic su "Aggiungi spesa
(Add expense)".
Le tipologie di spesa possono differire da quelle dell'elenco qui sopra in base alle regole del tuo
gruppo di riunione.
Ora aggiungi le varie tipologie di spesa.
Spese di alloggio (Accommodation expense): Inserisci il numero di notti. Carica i documenti
giustificativi, come ad esempio il conto dell'albergo (solo allegati non modificabili: PDF, JPG, PNG, TIF,
TIFF, BMP e GIF; fornisci almeno un documento giustificativo per ogni spesa di cui chiedi il rimborso).
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Una volta aggiunta, la tipologia di spesa per l'alloggio apparirà nell'Elenco delle spese (List of
expenses).
Indennità per le spese giornaliere (Daily allowance expense): Inserisci il numero di notti e carica i
documenti giustificativi. Fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare.
Spese per viaggi aerei (Airplane expense): Inserisci il prezzo corrisposto e seleziona la valuta. Se hai
acquistato un biglietto di classe business, dovrai caricare i documenti giustificativi per spiegare il
motivo di questa scelta. Carica i documenti giustificativi e clicca su "Aggiorna (Update)" per salvare.
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Elenco delle spese:
Tutte le tipologie di spesa da te inserite appariranno in questo elenco.
Accanto a ogni tipologia di spesa si trova un pulsante "Modifica (Edit)" da utilizzare per eventuali
correzioni.
È presente una riga per ogni tipo di spesa.
Gli eventuali commenti formulati dall'organizzatore della riunione durante l'iter di convalida saranno
visualizzati nella colonna "Richiesta di modifica (Request for modifications)".
Stato (Status)
Questa sezione ti presenta un quadro schematico dei passaggi da completare prima di inviare la
richiesta di rimborso spese.
I passaggi non ancora completati appaiono in rosso. I passaggi completati con esito positivo appaiono
in verde.
Nell'esempio qui sotto, sono stati completati solo il primo e l'ultimo passaggio. Questo significa che il
conto bancario è valido e che la tua partecipazione è stata confermata dall'organizzatore della
riunione. Rimangono tuttavia 3 passaggi ancora in rosso: le informazioni relative al viaggio (travel
details), le spese (expenses) e i documenti giustificativi (supporting documents).
AGM: manuale d'uso
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La richiesta di rimborso rimane in modalità "Bozza (Draft)" finché non sono stati completati tutti i
passaggi.
Una volta completate le azioni, tutti i passaggi appaiono in verde e lo stato della richiesta passa a
"Pronta per l'invio (Ready to submit)".
Il pulsante "Invia richiesta (Submit claim)" è disponibile:
Fai clic su "Invia richiesta (Submit claim)" per inviare la richiesta di rimborso spese per la convalida.
Apparirà la seguente schermata con una "Dichiarazione (Declaration)".
Spunta la casella per firmare la dichiarazione e fai clic su "Invia rimborso (Submit expenses claim)".
In alto nella schermata apparirà un messaggio in verde che conferma l'avvenuto invio della richiesta,
e lo stato passerà a "inviata (submitted)".
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La richiesta appare come "inviata (submitted)" anche nell'elenco delle riunioni:
2.2.6. Modificare la richiesta di rimborso spese
La richiesta di rimborso spese deve superare una procedura di convalida. Se la tua richiesta presenta
un problema, l'organizzatore ti chiederà di modificarla.
Riceverai un'e-mail con un link alla richiesta di rimborso spese:
AGM: manuale d'uso
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Nell'esempio riportato qui sopra, l'organizzatore chiede al partecipante di modificare una richiesta di
rimborso per la riunione "Tutti uniti". Il motivo è evidenziato in giallo.
Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per accedere alla richiesta di rimborso.
La richiesta è nella modalità "Pronta per l'invio (Ready to submit)".
Fai clic su "Vai alla richiesta di rimborso spese (Go to expenses claim)" e scorri in giù fino alla sezione
"Spese (Expenses)".
Nella colonna "Richiesta di modifica (Request for modification)" vedrai visualizzato il motivo della
modifica.
Fai clic sul pulsante "Modifica (Edit)" per procedere con le modifiche:
Fai clic su "Seleziona file (Select files)" per caricare un file.
Fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare.
Invia la richiesta per la convalida.
AGM: manuale d'uso
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Dopo che l'organizzatore avrà convalidato la tua richiesta, lo stato della "Richiesta rimborso spese
(Expenses claim)" nella relativa colonna passerà a "CONVALIDATA (VALIDATED)":
2.3. Notifiche
In quanto corrispondente o partecipante, riceverai numerose notifiche automatiche in AGM. Le
notifiche sono inviate a individui (utenti AGM reali).
Contestualmente a ciascuna notifica, riceverai anche un' e-mail all'indirizzo che hai utilizzato per
creare il tuo account EU LOGIN.
Le notifiche appaiono nella scheda Notifiche (Notifications) quando vengono eseguite alcune azioni.
Elenco delle notifiche inviate a un corrispondente
Elenco delle notifiche inviate a un partecipante (esperto)
2.3.1. Notifiche inviate a un corrispondente
Vai sul sito AGM, seleziona la scheda Notifiche (Notifications) nella schermata principale:
AGM: manuale d'uso
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Nella scheda puoi vedere tutte le notifiche che ti sono state inviate in quanto corrispondente, ad es.:
per confermarti che l'elenco dei partecipanti è stato inviato all'organizzatore della riunione;
per ricordarti di presentare l'elenco dei partecipanti anche se vuoto;
per avvisarti che l'organizzatore della riunione ti ha invitato a modificare l'elenco dei
partecipanti;
per avvisarti che l'organizzatore della riunione ha convalidato l'elenco dei partecipanti.
2.3.2. Notifiche inviate a un partecipante
Vai sul sito AGM, seleziona la scheda Notifiche (Notifications)" nella schermata principale:
AGM: manuale d'uso
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Nella scheda vedrai tutte le notifiche che ti sono state inviate in quanto esperto, ad es.:
per avvisarti che sei stato proposto come partecipante di una riunione;
per informarti che la tua partecipazione è stata convalidata;
per segnalarti che sono maturati i tempi per la presentazione della richiesta di rimborso
delle spese (se ne hai diritto): riceverai questa notifica a riunione avvenuta, quando
l'organizzatore della riunione avrà confermato la tua presenza alla riunione;
per invitarti a modificare la richiesta di rimborso spese: riceverai questa notifica se la tua
richiesta presenta un problema;
per confermarti l'avvenuta esecuzione del bonifico bancario SWIFT.
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