AGM

Manuale d'uso

Data: 22/03/2017

Versione: 1.2

Versione software: V1.38.3

AGM: manuale d'uso

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Indice

1. Introduzione ...................................................................................................... 3

1.1. Definizione .............................................................................................................................. 3

1.2. Clausola di esclusione della responsabilità .............................................................................. 3

1.3. Utilizzo dell'autenticazione EU LOGIN ..................................................................................... 3

2. Ruoli degli utenti nel sistema AGM .................................................................... 4

2.1. Corrispondente ....................................................................................................................... 4

2.1.1. Diventare corrispondente ...................................................................................................... 4

2.1.2. Predisporre e inviare l'elenco dei partecipanti ...................................................................... 6

2.1.3. Modificare l'elenco dei partecipanti .................................................................................... 10

2.2. Partecipante ......................................................................................................................... 12

2.2.1. Accedere come partecipante ............................................................................................... 13

2.2.2. Inserire i dettagli per il pagamento ..................................................................................... 16

2.2.3. Modificare le coordinate bancarie ....................................................................................... 26

2.2.4. Collegare un conto bancario ................................................................................................ 27

2.2.5. Compilare e presentare una richiesta di rimborso spese .................................................... 28

2.2.6. Modificare la richiesta di rimborso spese ............................................................................ 35

2.3. Notifiche ............................................................................................................................... 37

2.3.1. Notifiche inviate a un corrispondente ................................................................................. 37

2.3.2. Notifiche inviate a un partecipante ..................................................................................... 38

AGM: manuale d'uso

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1. INTRODUZIONE

1.1. Definizione

Il sito AGM (A new Gateway to EU Meetings) semplifica l'organizzazione delle riunioni di esperti della

Commissione europea e il rimborso delle spese. Il sito è attualmente sperimentato su un numero

limitato di gruppi di esperti e comitati. Se il risultato sarà positivo, AGM sarà esteso a tutti i gruppi di

esperti.

AGM consente agli esperti di:

ricevere gli inviti alle riunioni (con ordine del giorno e altre informazioni);

confermare la propria partecipazione;

inserire le proprie coordinate bancarie;

creare e trasmettere in via telematica la richiesta di rimborso spese.

1.2. Clausola di esclusione della responsabilità

Le informazioni contenute nel presente manuale hanno uno scopo meramente orientativo e

descrivono le modalità di utilizzo dell'applicazione AGM. Data la continua evoluzione del sistema, non

si garantisce la precisione delle descrizioni fornite. Tali informazioni non vanno considerate in alcun

modo sostitutive del diritto dell'Unione europea né intese quale interpretazione giuridica della

Commissione.

1.3. Utilizzo dell'autenticazione EU LOGIN

AGM utilizza EU LOGIN come metodo unico di autenticazione.

Consulta la nostra sezione Domande frequenti sul portale AGM per scoprire come creare un account

EU LOGIN e reimpostare la password EU LOGIN.

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2. RUOLI DEGLI UTENTI NEL SISTEMA AGM

2.1. Corrispondente

Quando rivesti il ruolo di corrispondente sei il punto di contatto per il membro del comitato o del

gruppo di esperti invitato a una riunione. Utilizzerai AGM per trasmettere alla Commissione i nomi dei

partecipanti della tua delegazione (i membri della tua organizzazione che saranno presenti alla

riunione).

Puoi redigere l'elenco dei partecipanti in ambienti diversi da AGM, e inserirlo nel sistema una volta

pronto.

Dall'organizzatore della riunione riceverai un'e-mail contenente l'invito, l'ordine del giorno e altre

informazioni relative alla riunione.

Nell'e-mail troverai anche un link al sito AGM che ti darà accesso al portale come corrispondente

della delegazione.

Fai attenzione nel condividerlo: il link autorizza chiunque ad accedere come corrispondente.

Nel sistema AGM devi inserire i dati di ciascun partecipante.

Una volta completato l'elenco, trasmettilo all'organizzatore della riunione.

2.1.1. Diventare corrispondente

Come già accennato, riceverai un'e-mail contenente l'invito e altre informazioni riguardanti la

riunione, nonché un link al sito AGM.

Qui sotto puoi vedere un esempio di invito trasmesso a un corrispondente. L'e-mail si compone di

due parti principali:

1) l'invito con gli allegati;

2) le istruzioni su come diventare corrispondente e altri link per accedere a ulteriori informazioni.

Riceverai l'invito come allegato e potrai leggerne il testo anche nel corpo dell'e-mail.

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Facendo clic su questo link diventerai corrispondente di questa riunione.

Utilizzerai l'account EU LOGIN per accedere al sistema AGM e vedrai visualizzati i dettagli della

riunione. A quel punto, potrai inserire l'elenco dei partecipanti.

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Tutti i link presenti nel disclaimer ti collegano a pagine del sito AGM in cui troverai maggiori

informazioni riguardo al sistema (domande frequenti, contatti di supporto ecc.).

Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per diventare corrispondente della riunione e stilare l'elenco dei

partecipanti nel sistema AGM.

2.1.2. Predisporre e inviare l'elenco dei partecipanti

In quanto corrispondente di una riunione, sei tenuto a inviare l'elenco dei partecipanti della tua

delegazione all'organizzatore della riunione.

Dopo aver cliccato sul link per diventare corrispondente, apparirà la seguente schermata:

Anche qui puoi vedere il testo dell'invito e accedere ai relativi documenti.

Usa il menu di navigazione (Navigation menu) per accedere ai vari menu del sistema AGM.

Fai clic su "Partecipanti (Participants)" nel menu di navigazione.

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Sarà visualizzato il tuo nome associato al ruolo di corrispondente. Se vedi più di un nome, significa

che l'invito è stato trasmesso (o inoltrato) ad altri destinatari che hanno accettato il ruolo di

corrispondente.

Attenzione! L'elenco dei partecipanti può essere inviato da un solo corrispondente: il primo che

provvede a trasmetterlo.

Dalla sezione "Partecipanti della delegazione (Delegation participants)" puoi inviare un elenco vuoto

("Send empty list") oppure aggiungere i partecipanti ("Add participant").

Una volta aggiunti, i partecipanti appariranno in questa sezione.

Il corrispondente può aggiungersi come partecipante facendo clic su "Aggiungi come partecipante

(Add as participant)" e inserendo le informazioni obbligatorie. Per concludere, fai clic su Aggiorna

(Update):

Per aggiungere altri partecipanti, puoi procedere selezionando l'opzione "come nuovo partecipante di

questo membro (as a new participant of this member)" per invitare una persona che non ha mai

partecipato a una riunione tramite AGM, altrimenti puoi cercare il partecipante per nome

selezionando "dalle ultime X riunioni (from the last X meetings)".

Apparirà la schermata riportata di seguito. Inserisci i dati dei partecipanti.

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Compila tutti i campi.

Attenzione! L'opzione "Ha diritto al rimborso spese (Entitled to claim expenses)" si applica solo ad

alcuni partecipanti.

Consulta il regolamento comunicato nell'invito per verificare quanti partecipanti possono chiedere il

rimborso delle spese.

Poi fai clic su "Aggiungi (Add)".

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Il partecipante apparirà nella sezione "Partecipanti della delegazione (Delegation participants)".

Volendo, a questo punto puoi aggiungere un altro partecipante.

Dopo aver aggiunto un partecipante, vedrai accanto al suo nome l'etichetta "Nuovo". Significa che il

partecipante è appena stato inserito nell'elenco.

Nella colonna "Partecipazione (Attendance)" trovi un punto di domanda ("?") (il corrispondente che

si aggiunge come partecipante può già confermare la propria partecipazione alla riunione). In quanto

corrispondente, potresti essere a conoscenza della risposta, ma spetta al partecipante confermare o

meno la sua partecipazione attraverso il sistema AGM.

Per modificare (Edit) i dati di un partecipante o eliminarlo (Remove) dall'elenco, fai clic sul pulsante

"Azioni (Actions)" a lato del suo nome.

Quando l'elenco dei partecipanti è pronto, fai clic sul pulsante "Invia partecipanti (Send

participants)" per trasmetterlo all'organizzatore della riunione.

Appare il messaggio riportato di seguito. Fai clic su "Accetta (Accept)" per inviare l'elenco.

Dopo l'invio non potrai più modificare l'elenco da questa schermata.

Riceverai un messaggio di conferma che ti comunica l'avvenuto invio dell'elenco all'organizzatore

della riunione. Lo stesso messaggio appare nel menu di notifica in AGM.

Contemporaneamente, ciascuno dei partecipanti del tuo elenco riceverà un'e-mail da cui apprenderà

di essere stato proposto come partecipante a una riunione.

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2.1.3. Modificare l'elenco dei partecipanti

L'elenco dei partecipanti è stato inviato all'organizzatore della riunione per la convalida.

Attendi informazioni dall'organizzatore della riunione.

L'organizzatore della riunione può decidere di convalidare l'elenco senza riserve oppure chiederti di

modificarlo. In entrambi i casi, riceverai un'e-mail e una notifica separata in AGM.

Se l'organizzatore della riunione ti chiede di modificare l'elenco dei partecipanti, riceverai questa e-

mail:

Per modificare l'elenco dei partecipanti, entra in AGM e apri la riunione.

Apri il menu "Partecipanti (Participants)": questa schermata ti apparirà ora in modalità modificabile.

Scegli il partecipante che intendi eliminare e fai clic sul pulsante "Azioni (Actions)" a lato del nome.

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Seleziona "Elimina (Remove)" per cancellare il partecipante dall'elenco.

Se ti accorgi che i dati di un partecipante non sono corretti, puoi modificarli cliccando sul pulsante

"Azioni (Actions)" vicino al nome del partecipante. Seleziona poi "Modifica (Edit)".

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Fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare le modifiche.

Quando hai apportato tutte le modifiche necessarie, invia l'elenco dei partecipanti all'organizzatore

della riunione per la convalida.

Riceverai un altro messaggio di conferma tramite e-mail e una notifica separata in AGM che ti avvisa

che l'elenco è stato inviato all'assistente della riunione per la convalida.

Contemporaneamente, il partecipante eliminato riceverà un'e-mail che lo informa che il suo

nominativo è stato eliminato dall'elenco.

2.2. Partecipante

Un partecipante è un esperto che prende parte a una riunione. Un partecipante può essere membro

di una delegazione (di solito su nomina del corrispondente) o partecipare su base individuale (su

invito diretto dell'organizzatore).

Il partecipante riceverà per e-mail una proposta di partecipazione a una riunione e un link al sistema

AGM.

In quanto partecipante, puoi accedere all'invito in AGM e consultare le altre informazioni riguardanti

la riunione.

Per prima cosa, ricevi un'e-mail che ti propone di partecipare a una riunione.

Questa e-mail contiene un link, necessario per attivare il tuo profilo utente per la riunione in

questione.

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Utilizza il link contenuto nell'e-mail per accettare o declinare l'invito e inserisci i tuoi dati personali per

ottenere l'e-pass che ti permetterà di accedere all'edificio in cui si svolgerà la riunione.

2.2.1. Accedere come partecipante

Fai clic sul link che riporta il nome della riunione a cui sei stato invitato e accedi utilizzando il tuo

account EU LOGIN.

La prima volta che apri una riunione devi collegare la riunione al tuo profilo utente.

Dovrai eseguire questa operazione una volta per ciascun gruppo di riunioni.

Facendo clic su "Attiva il mio profilo (Activate my profile)", ti apparirà l'invito alla riunione.

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In questa schermata puoi leggere l'invito, visualizzare eventuali allegati e confermare la tua

partecipazione.

Sotto al titolo dell'invito vedrai il messaggio "Non hai ancora confermato la tua partecipazione a

questa riunione (You have not confirmed the attendance to this meeting yet)".

Fai clic su Sì (Yes) per confermare la tua partecipazione; se si tratta di un evento di più giorni, troverai

selezionate di default tutte le giornate di riunione. Puoi deselezionare i giorni in cui non sarai presente

alla riunione. Se vengono deselezionati tutti i giorni, lo stato di partecipazione passa a No.

Fai clic sul menu a tendina che si apre dal nome del tuo profilo per inserire i tuoi dati personali.

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In questa pagina troverai le informazioni relative al tuo EU LOGIN. Se necessario, puoi modificare

questi dati facendo clic sul pulsante "Modifica (Change)" accanto a ciascuna voce.

Inserisci le tue informazioni di profilo e i documenti di identità. Queste informazioni servono agli

organizzatori delle riunioni per predisporre il tuo accesso con e-pass alla sede della riunione e farne

richiesta. Una volta inserite, le informazioni rimarranno valide e saranno salvate nel tuo profilo.

Questo significa che dovrai inserirle una sola volta e aggiornarle solo se necessario.

Compila la sezione "Informazioni di profilo (Profile details)" e fai clic su "Salva (Save)".

Compila la sezione "Documenti di identità (Identity documents)".

Fai clic su "Aggiungi nuovo documento (Add a new document)" per inserire gli estremi del tuo

documento di identità:

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Seleziona il tipo di documento; inserisci il numero, la data di scadenza e il paese di rilascio del

documento. Quindi fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare le informazioni.

Ricordati di aggiornare questa sezione una volta scaduto il documento d'identità attuale. In ogni invito

che riceverai ti verrà chiesto di inserire le tue informazioni di profilo. Una volta che le avrai inserite, il

sistema AGM continuerà a utilizzarle in automatico; tuttavia, ti raccomandiamo di verificare che i dati

da te forniti siano ancora validi.

Utilizzando il pulsante Modifica (Edit), disponibile accanto agli estremi del documento, puoi

aggiornare o rimuovere il documento attuale.

Puoi accedere a questa pagina anche tramite il link contenuto nell'invito.

2.2.2. Inserire i dettagli per il pagamento

Una volta che l'organizzatore della riunione ha convalidato l'elenco dei partecipanti (la convalida delle

delegazioni che ricevono un invito diretto avviene contestualmente all'invio dell'invito), tutti i

partecipanti, compreso il corrispondente, ricevono un'e-mail e una notifica separata in AGM.

Se non hai diritto al rimborso delle spese, non devi fare nulla: l'e-mail che ricevi non fa riferimento a

questa procedura.

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Se hai diritto al rimborso delle spese di viaggio, riceverai la stessa notifica con un messaggio che ti

invita a inserire le tue coordinate bancarie nel sistema AGM.

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Accedi a AGM utilizzando il tuo account EU LOGIN per visualizzare l'elenco delle riunioni (Meetings

list):

L'elenco delle riunioni mostra tutte le riunioni, passate e future, a cui è stato invitato il partecipante.

Se, per una data riunione, hai diritto al rimborso delle spese, l'informazione apparirà nella colonna

"Richiesta di rimborso spese".

Nell'esempio riportato qui sopra, la richiesta è allo stato di "Bozza (Draft)" e le coordinate bancarie

non sono state inserite.

Fai clic sul link "Vai alla richiesta di rimborso spese (Go to reimbursement)" per accedere al relativo

modulo.

(Per maggiori informazioni sul modulo di rimborso spese, cfr. Compilare e presentare una richiesta di

rimborso spese. Questa sezione ti spiega soltanto come inserire le coordinate bancarie.)

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Le tue coordinate bancarie vengono memorizzate nella seconda scheda del modulo. Fai clic sulla

scheda "Conto bancario (Bank account)" o clicca il pulsante "Inserisci conto bancario (Add new bank

account)" nella sezione Stato.

Appare la schermata "Conto bancario (Bank account)".

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Questa schermata mostra i conti bancari da te utilizzati per i rimborsi spese.

Nell'esempio fornito qui sopra non vi sono conti precedenti poiché il partecipante è alla sua prima

riunione.

2.2.2.1. Aggiungere nuovi conti bancari per gli esperti governativi

Fai clic su "Aggiungi nuovo conto bancario (Add new bank account)" per iniziare a inserire le

coordinate bancarie:

L'entità giuridica viene caricata in automatico dal sistema ABAC; questa informazione riguarda il paese

di provenienza della delegazione governativa (in questo caso il Regno Unito).

Sotto la voce Coordinate del conto (Account details), seleziona il paese. L'opzione è disponibile in

quanto il paese in cui è ubicato il conto può essere diverso da quello della delegazione. Dopo aver

selezionato il paese, saranno disponibili i campi IBAN/Numero di conto (IBAN/Account number) e

Titolare del conto (Name of account holder). Queste informazioni sono imprescindibili e vanno fornite

obbligatoriamente.

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Vi sono solo tre eccezioni, che riguardano:

l'Irish Treasury account

i ministeri francesi (conti presso il Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel –

MINEFI)

i conti italiani presso la Tesoreria Centrale dello Stato.

L'esperto che rappresenta uno Stato membro può utilizzare tali conti (se l'IBAN e il numero di conto

non sono disponibili e se conosce solo il numero di riferimento del conto di tesoreria) selezionando il

link "Conto di tesoreria" e inserendo come numero di conto un codice specifico fornito dalla

Commissione europea. Per ricevere il codice specifico, contatta ec-agm-support@ec.europa.eu

indicando il tuo indirizzo e-mail, il tuo ministero, il paese e il conto che desideri utilizzare (se disponi di

un modulo per il rimborso di esperti utilizzato in precedenza, allegalo).

Il campo IBAN permette di inserire solo il numero corretto di lettere e numeri per ciascun paese.

Fai clic sul pulsante "Verifica (Verify)" dopo aver compilato tutti i campi richiesti nella sezione Dettagli

del conto.

Se il conto bancario esiste già nel sistema ABAC (dopo averlo selezionato, conferma nel messaggio di

avvertimento se desideri utilizzare il conto appena aggiunto), puoi procedere a inviarlo:

Se il conto bancario non è presente nel sistema ABAC, si aprirà una nuova finestra in cui l'esperto

dovrà fornire obbligatoriamente le informazioni richieste nelle sezioni Titolare del conto (Account

holder) e Agenzia della banca (Bank branch). Se hai selezionato l'opzione con cui dichiari di essere il

titolare del conto ("I certify that I am the account holder"), devi produrre obbligatoriamente un

estratto conto recente:

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Se indichi di non essere il titolare del conto ("I certify that I am NOT the account holder"), dopo aver

salvato le informazioni e confermato la creazione del conto bancario devi stampare il modulo di

identificazione finanziaria (Recent bank statement), chiedere al titolare del conto di firmarlo e

caricare una scansione del documento firmato. In questo caso non è obbligatorio produrre un estratto

conto recente. Tuttavia, se non esiste un estratto conto, il modulo di identificazione finanziaria deve

essere timbrato e firmato anche dal rappresentante della banca:

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Carica il modulo firmato e salvalo; dopo aver confermato l'aggiornamento, il modulo firmato ("signed

form") sarà disponibile nella sezione relativa ai dettagli del conto e potrai selezionare il conto

bancario e inviarlo per la convalida:

Dopo l'invio del conto per la convalida, l'esperto può ricevere un'e-mail che lo avvisa della necessità di

correggere le coordinate bancarie o di fornire un altro conto bancario:

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2.2.2.2. Aggiungere nuovi conti bancari per gli esperti privati

Fai clic su "Aggiungi nuovo conto bancario (Add new bank account)" per iniziare a inserire le tue

coordinate bancarie:

Il campo IBAN ti permette di inserire solo il numero corretto di lettere e numeri per ciascun paese.

Se sbagli a inserire l'IBAN o il numero di conto, il servizio finanziario della Commissione europea te lo

comunicherà, dopo la verifica.

Tutti i campi sono obbligatori tranne la "partita IVA (VAT number)".

Fai clic sul pulsante Verifica (Verify) dopo aver compilato tutti i campi richiesti.

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Nella schermata successiva ti sarà chiesto se desideri utilizzare questo conto bancario per il rimborso

delle spese:

Fai clic su "Ok" e nella schermata successiva conferma l'utilizzo di questo conto per il rimborso delle

spese:

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2.2.3. Modificare le coordinate bancarie

Durante il processo di convalida del conto bancario, il servizio finanziario può chiederti di modificare

le coordinate bancarie o di inserire un nuovo conto.

In tal caso, riceverai un'e-mail e una notifica in AGM.

Nell'esempio riportato qui sotto, il servizio finanziario chiede alla partecipante di aggiornare il nome

del titolare del conto fornendo la ragione sociale al posto del nominativo privato.

In questa pagina puoi vedere che, nell'inserire le coordinate bancarie, l'esperta ha fornito

accidentalmente il proprio nominativo al posto della ragione sociale.

Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per accedere al sistema AGM utilizzando il tuo account EU

LOGIN. Questa procedura ti permetterà di accedere alla schermata delle coordinate bancarie (Bank

details).

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Fai clic sull'icona "Modifica (Edit)". Appare la seguente schermata:

La schermata è visualizzata in modalità modificabile e riporta ancora i dati che hai già inserito.

Non devi fare altro che apportare le modifiche necessarie e cliccare su "Verifica (Verify)".

2.2.4. Collegare un conto bancario

Un conto bancario convalidato e utilizzato per una riunione facente capo a un gruppo di riunioni può

essere utilizzato per il rimborso di un'altra riunione dello stesso gruppo senza che sia necessaria una

nuova convalida. Tuttavia, se desideri utilizzare questo conto bancario per una riunione che fa capo a

un altro gruppo di riunioni, devi collegare il conto al nuovo gruppo di riunioni.

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Nell'esempio riportato qui sopra, il partecipante deve fornire le coordinate bancarie per farsi

rimborsare le spese sostenute per la riunione "Notifica" che fa capo al gruppo di riunioni "New

wave".

Nella sezione "Conti bancari disponibili (Available bank accounts)" puoi vedere il conto utilizzato nel

gruppo di riunioni "BUDG –AGM Acceptance". Fai clic su Seleziona questo conto, e nella schermata

successiva clicca su "Invia coordinate bancarie (Submit bank details)" per collegare il conto al nuovo

gruppo di riunioni:

2.2.5. Compilare e presentare una richiesta di rimborso spese

Se hai diritto al rimborso delle spese, sei autorizzato a presentare la relativa richiesta solo a riunione

avvenuta e dopo che l'organizzatore della riunione ha confermato la tua partecipazione.

Riceverai un'e-mail e una notifica in cui ti sarà comunicato che l'organizzatore della riunione ha

confermato la tua partecipazione.

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Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per entrare in AGM e accedi utilizzando il tuo account EU LOGIN.

Vai all'elenco delle riunioni e fai clic su "Vai alla richiesta di rimborso spese (Go to expenses claim)".

Accanto alla riunione per la quale è stata confermata la tua presenza, apparirà lo stato di "Bozza

(Draft)" riferito alla richiesta di rimborso.

Se non hai ancora inserito le tue coordinate bancarie, accanto alla richiesta di rimborso vedrai il

messaggio "inserisci le coordinate bancarie (Please enter bank account details)". Consulta qui le

istruzioni per la modifica delle coordinate bancarie.

Il modulo di rimborso spese si compone di 3 sezioni principali:

Informazioni relative al viaggio (Travel details)

Spese (Expeses)

Stato (Status)

Nell'angolo in alto a destra, il campo Ha partecipato alle sessioni (Attended sessions) indica le

sessioni per cui l'organizzatore della riunione ha confermato la tua presenza.

AGM: manuale d'uso

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Nella sezione "Informazioni relative al viaggio (Travel details)", fai clic su Modifica (Edit) (in fondo

alla sezione) per inserire i dettagli del tuo viaggio, completando i seguenti campi:

Sede di lavoro (Place of work)

Paese (Country)

Informazioni sulla partenza (Departure details)

Informazioni sull'arrivo (Arrival details)

Note dell'esperto (Expert's comments) (in questo campo puoi inserire un commento per fornire

eventuali delucidazioni).

AGM: manuale d'uso

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Fai clic su "Salva (Save)" per salvare le informazioni.

Nella sezione "Spese (Expenses)" puoi aggiungere le tipologie di spesa cliccando sul menu a tendina

"Seleziona tipologia di spesa (Select expense type)". Dopo la selezione, fai clic su "Aggiungi spesa

(Add expense)".

Le tipologie di spesa possono differire da quelle dell'elenco qui sopra in base alle regole del tuo

gruppo di riunione.

Ora aggiungi le varie tipologie di spesa.

Spese di alloggio (Accommodation expense): Inserisci il numero di notti. Carica i documenti

giustificativi, come ad esempio il conto dell'albergo (solo allegati non modificabili: PDF, JPG, PNG, TIF,

TIFF, BMP e GIF; fornisci almeno un documento giustificativo per ogni spesa di cui chiedi il rimborso).

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Una volta aggiunta, la tipologia di spesa per l'alloggio apparirà nell'Elenco delle spese (List of

expenses).

Indennità per le spese giornaliere (Daily allowance expense): Inserisci il numero di notti e carica i

documenti giustificativi. Fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare.

Spese per viaggi aerei (Airplane expense): Inserisci il prezzo corrisposto e seleziona la valuta. Se hai

acquistato un biglietto di classe business, dovrai caricare i documenti giustificativi per spiegare il

motivo di questa scelta. Carica i documenti giustificativi e clicca su "Aggiorna (Update)" per salvare.

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Elenco delle spese:

Tutte le tipologie di spesa da te inserite appariranno in questo elenco.

Accanto a ogni tipologia di spesa si trova un pulsante "Modifica (Edit)" da utilizzare per eventuali

correzioni.

È presente una riga per ogni tipo di spesa.

Gli eventuali commenti formulati dall'organizzatore della riunione durante l'iter di convalida saranno

visualizzati nella colonna "Richiesta di modifica (Request for modifications)".

Stato (Status)

Questa sezione ti presenta un quadro schematico dei passaggi da completare prima di inviare la

richiesta di rimborso spese.

I passaggi non ancora completati appaiono in rosso. I passaggi completati con esito positivo appaiono

in verde.

Nell'esempio qui sotto, sono stati completati solo il primo e l'ultimo passaggio. Questo significa che il

conto bancario è valido e che la tua partecipazione è stata confermata dall'organizzatore della

riunione. Rimangono tuttavia 3 passaggi ancora in rosso: le informazioni relative al viaggio (travel

details), le spese (expenses) e i documenti giustificativi (supporting documents).

AGM: manuale d'uso

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La richiesta di rimborso rimane in modalità "Bozza (Draft)" finché non sono stati completati tutti i

passaggi.

Una volta completate le azioni, tutti i passaggi appaiono in verde e lo stato della richiesta passa a

"Pronta per l'invio (Ready to submit)".

Il pulsante "Invia richiesta (Submit claim)" è disponibile:

Fai clic su "Invia richiesta (Submit claim)" per inviare la richiesta di rimborso spese per la convalida.

Apparirà la seguente schermata con una "Dichiarazione (Declaration)".

Spunta la casella per firmare la dichiarazione e fai clic su "Invia rimborso (Submit expenses claim)".

In alto nella schermata apparirà un messaggio in verde che conferma l'avvenuto invio della richiesta,

e lo stato passerà a "inviata (submitted)".

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La richiesta appare come "inviata (submitted)" anche nell'elenco delle riunioni:

2.2.6. Modificare la richiesta di rimborso spese

La richiesta di rimborso spese deve superare una procedura di convalida. Se la tua richiesta presenta

un problema, l'organizzatore ti chiederà di modificarla.

Riceverai un'e-mail con un link alla richiesta di rimborso spese:

AGM: manuale d'uso

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Nell'esempio riportato qui sopra, l'organizzatore chiede al partecipante di modificare una richiesta di

rimborso per la riunione "Tutti uniti". Il motivo è evidenziato in giallo.

Fai clic sul link contenuto nell'e-mail per accedere alla richiesta di rimborso.

La richiesta è nella modalità "Pronta per l'invio (Ready to submit)".

Fai clic su "Vai alla richiesta di rimborso spese (Go to expenses claim)" e scorri in giù fino alla sezione

"Spese (Expenses)".

Nella colonna "Richiesta di modifica (Request for modification)" vedrai visualizzato il motivo della

modifica.

Fai clic sul pulsante "Modifica (Edit)" per procedere con le modifiche:

Fai clic su "Seleziona file (Select files)" per caricare un file.

Fai clic su "Aggiorna (Update)" per salvare.

Invia la richiesta per la convalida.

AGM: manuale d'uso

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Dopo che l'organizzatore avrà convalidato la tua richiesta, lo stato della "Richiesta rimborso spese

(Expenses claim)" nella relativa colonna passerà a "CONVALIDATA (VALIDATED)":

2.3. Notifiche

In quanto corrispondente o partecipante, riceverai numerose notifiche automatiche in AGM. Le

notifiche sono inviate a individui (utenti AGM reali).

Contestualmente a ciascuna notifica, riceverai anche un' e-mail all'indirizzo che hai utilizzato per

creare il tuo account EU LOGIN.

Le notifiche appaiono nella scheda Notifiche (Notifications) quando vengono eseguite alcune azioni.

Elenco delle notifiche inviate a un corrispondente

Elenco delle notifiche inviate a un partecipante (esperto)

2.3.1. Notifiche inviate a un corrispondente

Vai sul sito AGM, seleziona la scheda Notifiche (Notifications) nella schermata principale:

AGM: manuale d'uso

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Nella scheda puoi vedere tutte le notifiche che ti sono state inviate in quanto corrispondente, ad es.:

per confermarti che l'elenco dei partecipanti è stato inviato all'organizzatore della riunione;

per ricordarti di presentare l'elenco dei partecipanti anche se vuoto;

per avvisarti che l'organizzatore della riunione ti ha invitato a modificare l'elenco dei

partecipanti;

per avvisarti che l'organizzatore della riunione ha convalidato l'elenco dei partecipanti.

2.3.2. Notifiche inviate a un partecipante

Vai sul sito AGM, seleziona la scheda Notifiche (Notifications)" nella schermata principale:

AGM: manuale d'uso

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Nella scheda vedrai tutte le notifiche che ti sono state inviate in quanto esperto, ad es.:

per avvisarti che sei stato proposto come partecipante di una riunione;

per informarti che la tua partecipazione è stata convalidata;

per segnalarti che sono maturati i tempi per la presentazione della richiesta di rimborso

delle spese (se ne hai diritto): riceverai questa notifica a riunione avvenuta, quando

l'organizzatore della riunione avrà confermato la tua presenza alla riunione;

per invitarti a modificare la richiesta di rimborso spese: riceverai questa notifica se la tua

richiesta presenta un problema;

per confermarti l'avvenuta esecuzione del bonifico bancario SWIFT.