workshop FSC Online Claims Platform - it.fsc.org · dall'Ente di certificazione A. Procedura...

24.10.2013

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Tutti i diritti riservati FSC® International (FSC®

F000100)

Forest Stewardship Council®

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Online Claims Platform di FSC

Panoramica sulla OCP

Emily Crumley (FSC International)


Tutti i diritti riservati FSC® International (FSC® F000100)

Cos'è l’Online Claims Platform (OCP) di FSC?

• fornisce un metodo sicuro per archiviare i record delle transazioni fra soggetti che commercializzano prodotti FSC

• permette alle organizzazioni che commercializzano prodotti con dichiarazioni (Claim) FSC di utilizzare la piattaforma ovunque e in qualsiasi momento

• fornisce strumenti e servizi per creare, eliminare e rivedere i record delle transazioni

• fornisce strumenti e servizi pensati per le organizzazioni di qualsiasi dimensione

OCP è una piattaforma online che:



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• Talvolta le merci vengono scambiate tra le organizzazioni con dichiarazioni FSC imprecise

• Le dichiarazioni imprecise sminuiscono il valore

del logo FSC in quanto marchio di fiducia e si ripercuotono su tutti quelli che utilizzano il marchio

• Attualmente il sistema di controllo FSC non verifica regolarmente che la dichiarazione FSC registrata dal fornitore sia identica a quella registrata dal cliente.

• La OCP risolve questo problema e migliora il sistema di controllo FSC

Fonteinconfutabiled’informazione

Perché è necessaria la OCP?Forest Stewardship Council®


Errore di origine 1: Modifica della fattura

Organizzazione certificata B('cliente')

Au

dit

Ente di

certificazione B

Organizzazione certificata A('fornitore')

Au

dit

Ente di

certificazione A

crediti

Da: CH A

A: CH B

Fattura 12345

FSC Misto a

crediti crediti

Da: CH A

A: CH B

Fattura 12345

FSC Misto a

crediti

crediti

Da: CH A

A: CH B

Fattura 12345

FSC Misto a

crediti

Arch

ivia

zion

e

X

Arch

ivia

zion

e

crediti

Da: CH A

A: CH B

Fattura 12345

FSC Misto a

crediti �

Invio

Reg. mat.. Reg. mat.

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Errore di origine 2: Certificato non valido

Organizzazione certificata B('cliente')


Ente di

Certificazione A

Database delleCertificazioni FSC

(info.fsc.org)

Aggiorna

mento

crediti

Da: CH A

A: CH B

Fattura 12345

FSC Misto a

crediti crediti

Da: CH A

A: CH B

Fattura 12345

FSC Misto a

crediti

Invio

Ve

rifica

ACCETTA

RIFIUTA

L’organizzazione certificata A ha un certificato sospeso

dall'Ente di certificazione A. Procedura manuale per

l’organizzazione certificata B per verificare il certificato dei fornitori. Raramente eseguito per ciascuna dichiarazione.



Una dichiarazione (claim) = un recordOrganizzazione certificata B

('cliente')

Aud

it

Ente di Certificazione B


Aud

it

Ente dicertificazione A

Online Claims Platform(integrata con info.fsc.org)

Il fornitore riesamina le richieste ele respinge se errate

Nessun errore di origine

RAPPORTO RAPPORTO

Da: CH AA: CH B

Fattura 12345

•FSC Misto a crediti

InvioDa: CH AA: CH B

Fattura 12345

•FSC Misto a crediti

Inserisce la richiesta in OCP



Come funzionerà la OCP?

� Tutte le aziende certificate FSC(CoC o FM/CoC) useranno la OCP.

� Quando un’azienda certificata riceve merci che producono una fattura con delle dichiarazioni di prodotto FSC da parte di un’altra azienda certificata , il destinatario è responsabile di registrare la transazione nella piattaforma OCP.

• L'organizzazione B ha ricevuto merci dall'organizzazione A. L'organizzazione A ha inserito una richiesta di fattura FSC relativa alle merci. Quando l'organizzazione B accetta formalmente le merci, essa sarà responsabile di creare un record della transazione (nonostante possa richiedere che il fornitore, ossia l'organizzazione A, crei il record per suo conto)

� Ogni volta che un'organizzazione registra una transazione, l'altra parte ha l'opportunità di riesaminare il record prima della convalida

• In altre parole, l'organizzazione A può riesaminare il record creato dall'organizzazione B per verificarne l'esattezza (data, quantità, dichiarazione FSC, descrizione del prodotto)



Cosa devono fare le organizzazioni certificate?

La OCP registra soltanto le informazioni già note al fine di rispondere allo standard CoC FSC.

Se un’organizzazione certificata riceve frequentemente lo stesso prodotto con la stessa dichiarazione FSC da un fornitore, può registrare la quantità totale consolidando le richieste nell'arco di un periodo convenuto, in modo da ridurre al minimo il numero di immissioni.

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• L’organizzazione certificata possiede e controlla i dati

• La visibilità dei dati immessi è la medesima di quella dell'attuale sistema CoC

• L'accesso è strettamente controllato• Il ruolo di FSC è quello di mettere a disposizione la piattaforma

OCP, non di fornire l'accesso ad essa• I dati inseriti possono e saranno eliminati dal sistema dopo 5 anni

• Le organizzazioni certificate potranno testare il sistema in una configurazione “di prova” prima di dover utilizzare il sistema per registrare le dichiarazioni. Le terze parti non avranno visibilità dei dati a meno che questo privilegio non venga accordato dall’organizzazione certificata.

Che visibilità hanno i dati?Forest Stewardship Council®


Settembre 2013 – Versione alfaTest pilota con un numero di organizzazionicertificate

Ottobre 2013 – Versione betaDisponibile a tutte le organizzazioni certificate, che potranno utilizzare e testare la piattaforma

1 aprile 2014 – v1.0Le organizzazioni certificate si registrano e si mettonoin contatto con i fornitori

Tempistiche dell'implementazione

1 gennaio 2015 Le organizzazioni certificate iniziano a inserire le dichiarazioni FSC



Uso della OCP

• Per ciascuna organizzazione certificata viene automaticamente creato un account all’OCP privato.

− L'utente riceverà informazioni per la registrazione e dovrà confermare i dati riportati sul sito info.fsc.org.

− L'utente potrà quindi connettersi ai suoi fornitori, alla stregua di altri social network

− Sessioni formative saranno disponibili sia online sia in occasione degli incontri FSC

− La piattaforma OCP offrirà inoltre esaustivi materiali didattici

• L'utente può creare un record per una transazione dopo aver effettuato l'accesso con il proprio account OCP, oppure compilando un foglio Excel e inviandolo al proprio account OCP via e-mail.

− Mantenendo le informazioni rilevanti nei sistemi gestionali più comuni già in utilizzo, sarà inoltre possibile programmare i sistemi stessi in modo da inviare le

informazioni alla piattaforma OCP.



Aziende in possesso di certificazione

FSC ha raccolto gli input delle aziende certificate in varie parti del mondo attraverso riunionidi persona, webinar e forum online. Progetti pilota sono attualmente in corso in Europa, Cinae Russia.

Aziende NON in possesso di certificazione

FSC raccoglie input da commercianti, editori e ditte di costruzione per comprendere le sfide e le opportunità. Progetti pilota sono attualmente in corso con marchi globali e USGBC

Obiettivo generale:

• Qual'è la motivazione commerciale per fornire dati OCP alle aziende non certificate?

• Quali sono i requisiti di sistema di alto livello per offrire questi vantaggi?

• Che dati strategici possono essere raccolti dalla OCP e forniti ai soggetti non certificati?

L'input delle parti interessate

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Vantaggi della OCP

• La OCP migliorerà la fiducia nei sistemi di controllo FSC, aiutando a trainare la richiesta dei prodotti FSC

• La OCP verificherà automaticamente che i fornitori siano certificati e invierà notifiche di aggiornamento dello stato

• La OCP fornirà relazioni di sintesi di tutte le registrazioni relative al proprio profilo, utili per la preparazione dell'audit di certificazione

• È possibile (ma non necessario) registrare il "Tipo di prodotto FSC" per una transazione. Quando questo avviene, la OCP può fornire rapporti più dettagliati.

− Supporta un'agevole generazione di riepiloghi dei volumi− Fornisce informazioni sulle specie e sull'origine della raccolta



Uso della OCP: 3 metodi di immissione dei dati

3 modi per inserire le dichiarazioni nella OCP



Uso della OCP: l'interfaccia web

Verifica e contatto con i fornitori



Uso della OCP: l'interfaccia webInserire la dichiarazionepartendo dai dati inviatidal fornitore

Le informazioni della dichiarazione vengonoverificate rispetto a quellecontenute nel database FSC su info.fsc.org

Più dichiarazioni identichepossono essere combinate(sommate) in una sola comunicazione per ridurrel'immissione dati

Il fornitore e l’auditordevono poter verificarequesto processo.

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Uso della OCP: l'interfaccia del foglio Excel

L'utente può inserire le dichiarazioni manualmente a partire dalla fattura inviatagli dal fornitore, oppure utilizzare un modello di foglio di lavoro (Excel) scaricabile dall’OCP. Potrà successivamente inviare il modello alla OCP tramite e-mail. Questo processo è adatto per l'elaborazione di migliaia di dichiarazioni.

Nota: i campi 'Specie' e 'Paesi di raccolta' sono applicabili sia per il legname proveniente da FM/COC che produttori con certificazione di Legno Controllato (CW)



Uso della OCP: l'interfaccia del foglio Excel

Eventuali errori nel foglio Excel saranno rispediti all'utente tramite e-mail.



Uso della OCP: API

L'API (Application Programming Interface) fornisce all'utente un mezzo per connettersi ai sistemi preesistenti direttamente dalla OCP.

In questo modo è possibile inviare automaticamente le dichiarazioni fatte dai fornitori mano a mano che l'utente elabora le fatture in altri sistemi collegati all'API. Le dichiarazioni sono inviate tramite Internet in formato XML.



Generazione dei riepiloghi dei volumi

• La OCP può essere usata per generare un riepilogo dei volumi per tipo di prodotto per le merci in entrata e quelle in uscita

• Il riepilogo di input sarà automaticamente prodotto a partire dalledichiarazioni delle fatture registrate dall'utente

• Il riepilogo di output sarà automaticamente prodotto a partire dalledichiarazioni delle fatture registrate dai clienti (o registrate dall‘aziendastessa per loro conto).

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Generazione dei riepiloghi dei volumi - 2

• Il riepilogo dei volumi può essere usato per produrre informazioni in base al tipo di prodotto e al fornitore

• Viene automaticamente prodotto un elenco completo dei fornitori e dei lorocertificati

• Il processo di audit è semplificato



Generazione dei rapporti: Specie e Origine del legname

Il soggetto (certificato o non) che utilizza l’OCP sarà capace di controllare i record degli acquisti dai fornitori diretti ma non potrà “vedere” il resto della catena di fornitura



Dati della OCP dimostrativa

• Diverse aziende rappresentative del sistema FSC sono state coinvolte nella versione di prova

• Auspichiamo di ricevere un feedback sulla versione dimostrativa 0.9 (Alpha) per affinare l'implementazione della versione 1.0

� https://ocpdemo.fsc.org

• Abbiamo parlato con numerose aziende certificate ed enti di certificazione in varie parti del mondo e nell’ambito di varie catene di fornitura



Sicurezza

• La OCP è ospitata presso un fornitore di hosting certificato ISO27001 in Europa

• I test di penetrazione sono stati eseguiti a cura di NCC Group

• Crittografia dei dati in transito

• Crittografia dei dati a riposo (archiviati)

• I codici di tutti gli sviluppatori usano le linee guida OWASP in modo difensivo

• Uso di mod_security per la protezione contro i sistemi di attacco anomali

• Prassi previste dalla ISO27001 adottate come parte del Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni HF

• Test di business continuity e sistemi di disaster recovery

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Forest Stewardship Council ®

FSC International

Charles-de-Gaulle-Str. 553113 Bonn, Germania

T +49 (0) 228 367 66-0F +49 (0) 228 367 66-30

www.fsc.org

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Online Claims Platform di FSC

Uso dell'SSP



Cos'è l'SSP (Spredsheet Processor)?

• le dichiarazioni vengono inviate tramite un foglio di lavoro personalizzato

• permette agli utenti di inviare contemporaneamente dichiarazioni relative a più transazioni e fornitori

• consente di risparmiare tempo poiché è possibile inviare contemporaneamente grandi quantità di dichiarazioni

SSP è un metodo di registrazione delle dichiarazioni FSC nella OCP:



Come funzionerà l'SSP?

� Tutti gli utenti OCP hanno accesso all'SSP

� Un foglio di lavoro personalizzato, configurato sul loro account, potràessere scaricato dalla OCP

� Le dichiarazioni vengono inserite nel foglio di lavoro, successivamente caricato sulla OCP o inviato tramite e-mail all'areadi sincronizzazione, personale dell'utente

� Le dichiarazioni vengono verificate a fronte dei certificati degli altrisoggetti coinvolti e le eventuali dichiarazioni errate sono rispediteper la rettifica

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Accesso al foglio di lavoro

Durante la registrazione di dichiarazioni di un fornitore,

è possibile accedere al foglio di lavoro dalla sezione'Registra dichiarazioni' nellascheda 'Acquisti'. Durante la

registrazione per conto diun cliente, è possibile

accedere al foglio di lavoroda una pagina simile nella

scheda 'Vendite'.

NB: Questa pagina è attualmente allo stadio di bozza e sarà soggetta a modifiche prima del rilascio della OCP.



Modello del foglio di lavoro

È possibile accedere al foglio di lavoro dal proprio account OCP. Quella illustrata è una bozza e può essere soggetta a modifiche prima del lancio della OCP

Indirizzo di esempio




Il foglio di lavoro che l'utente scarica sarà

personalizzato in base al proprio

account






Sono richieste le stesse informazioni come per l'interfaccia utente



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Campi obbligatori

Certificato fornitore:

il numero di certificazioneFSC del fornitore

ID transazione (n. fattura): codice o numero univocoche permette di identificarela transazione

Data dichiarazione:

data in cui è avvenuta la transazione, così come figura sui relativi documenti




Campi obbligatori

Tipo di dichiarazione:

la dichiarazione FSC fattasui documenti della transazione, ad es. FSC 100%FSC MistoFSC Misto con ricicloFSC Riciclato, ecc.




Modello del foglio di lavoroCampi condizionali

% dichiarazione:

Richiesto solo quando il tipo di dichiarazione è percentuale, ad. es. FSC Misto 70%

Specie:

Le specie di fibra nel prodotto. Richiesto solo quando ilfornitore è FM o il materialeproviene da una valutazionedel rischio per il LegnoControllato (CW)

Paese di raccolta:

Il paese di approvvigionamentodi origine della fibra. Richiestosolo quando il fornitore è FM o il materiale proviene da unavalutazione del rischio per ilLegno Controllato (CW)





Campi opzionali

Tipologia di prodotto:

Il tipo di prodotto, cosìcome classificato da FSC ad es. W1.1 Legnametondo



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Campi obbligatori

Descrizione:

Una descrizione del prodotto

Quantità:

La quantità di ciascunarticolo

Unità:

Le unità di misura del prodotto(m, m3, l, libbre, kg, tonnellate, articoli)





Richieste errate

Le dichiarazioni inserite erroneamentesaranno rispedite all'utente per la

rettifica





Richieste errate

Le aree problematiche saranno evidenziate in

arancione





Richieste errate

Verrà fornita una descrizione del problema



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Ulteriori informazioni

• Per ulteriori informazioni visitare il Forum online OCPhttps://claims-forum.fsc.org/

• Per provare la piattaforma OCP dimostrativahttps://ocpdemo.fsc.org

• Verranno ciclicamente organizzati incontri online per illustrare la OCP in versionedimostrativa. È possibile visualizzare il programma e registrare la propriapartecipazione alla pagina:

http://claims-forum.fsc.org/demonstration/scheduled_webinars

• Sono inoltre previsti incontri regionali e seminari. Contattare il propriorappresentante FSC locale per maggiori informazioni.Contatti:Phil Guillery [email protected] Crumley [email protected] Warrick [email protected] Smith [email protected]



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